Warum ist ein EUDR-Stack für Compliance unerlässlich?

Ein EUDR-Stack ist unerlässlich, um die komplexe Sorgfaltspflicht und Datenverwaltung zu automatisieren, die erforderlich sind, um nachzuweisen, dass Produkte entwaldungsfrei und legal bezogen sind, wie es für Compliance erforderlich ist. Compliance bedeutet, vor jedem Versand eine Sorgfaltserklärung (DDS) einzureichen.

Wenn der Vorschlag der Europäischen Kommission vom Oktober 2025 angenommen wird, müssen große und mittlere Unternehmen bis zum 30. Dezember 2025 konform sein. Kleine und Kleinstunternehmen haben bis zum 30. Dezember 2026 Zeit - eine Verlängerung um 6 Monate im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan. Die Durchsetzung würde nach einer kurzen Übergangsfrist (Januar - Juni 2026) im Sommer 2026 beginnen.

EUDR kombiniert zwei Bereiche. Erstens erfordert Governance und Berichterstattung (Artikel 12), dass Unternehmen interne Sorgfaltssysteme einrichten, Risikoschwellen definieren und jährliche Berichte über die Compliance veröffentlichen. Zweitens verlangen operative Kontrollen (Artikel 9–11), dass Lieferketten Daten sammeln (GPS-Koordinaten, Landnutzungsgenehmigungen usw.), Risiken bewerten und vor dem Versand Maßnahmen ergreifen. In der Praxis bedeutet das, dass ESG-Teams den Compliance-Rahmen entwerfen, während Beschaffungs- und Lieferkettenteams die Daten sammeln und Kontrollen durchführen. 

Da es sowohl Strategie als auch Logistik umfasst, kann keine einzelne Abteilung die EUDR „besitzen“. ESG-Teams fehlen die Lieferantennetzwerke, um Rohdaten zu sammeln, während den Betriebsabteilungen das Mandat fehlt, sie zu strukturieren und zu berichten. Ohne einen integrierten Workflow, einen echten EUDR-Stack, riskieren Unternehmen blockierte Sendungen an EU-Zollstellen, finanzielle Strafen, Lieferantenabkehr durch wiederholte Anfragen und Reputationsschäden.

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Was sind die Kernelemente eines EUDR + ESG Workflows?

Ein vollständiger EUDR-Stack hat drei Schichten:‍

Governance-Schicht (ESG): Hier wird das Sorgfaltssystem aufgebaut. Die Rolle des ESG-Teams ist es:

• Die Verordnung in Unternehmensrichtlinien zu übersetzen.
• Die rechtlichen Anforderungen von EUDR auf Prozesse abzubilden, einschließlich der Definition, was „vernachlässigbares Risiko“ für ihr Unternehmen bedeutet.

• Genau zu bestimmen, welche Lieferantendaten benötigt werden, z.B. plotbezogene Koordinaten und Nachweise der Legalität.
• Erforderliche Berichte zu erstellen, wie z.B. die jährlichen Sorgfaltsberichte, die Betreiber für Nicht-SMEs einreichen müssen.
  

Operative Schicht (Lieferkette/Beschaffung): Dies umfasst die praktische Arbeit mit Lieferanten. Die Rolle des Lieferketten-/Beschaffungsteams ist es:

• Die erforderlichen Daten zu jeder Sendung zu sammeln, z.B. GPS-Plots, wo die Ware angebaut wurde, und Kopien von Landnutzungsgenehmigungen.
• Die Risikoanalyse für jede Bestellung durchzuführen und, falls erforderlich, Maßnahmen zur Risikominderung auf einer Sendung-für-Sendung-Basis auszulösen. 
• EUDR-Prüfungen in Lieferantenverträge und -prüfungen einzubetten, damit Lieferanten wissen, welche Informationen sie im Voraus bereitstellen müssen.
• Sicherzustellen, dass ein DDS im EU-TRACES-System vorhanden ist, bevor der Versand ausgeführt wird.
  

Integrationsschicht (Plattform/Technologie): Technik und EUDR-Implementierung gehen Hand in Hand, da eine erfolgreiche Plattformintegration eng mit Ihren ERP-Systemen zusammenarbeiten muss. Die Rolle des technischen Teams ist es:

• Ein gutes Compliance-Tool zu produzieren, das gemeinsame Workflows bietet, bei denen Lieferanteneingaben (z.B. Datenuploads und Dokumente) automatisch in die Risikobewertungen und Berichtsvorlagen von ESG einfließen. 
• Ein Sorgfaltssystem zu organisieren, das ein gut integrierter, fester Bestandteil des Unternehmens ist, der besser funktioniert als Systeme, die unabhängig arbeiten. 

Jede Schicht speist die nächste. ESG baut den Rahmen, die Lieferkette füllt ihn mit realen Daten, und die Plattform sorgt dafür, dass der Fluss von einem zum anderen reibungslos und prüfbar ist. 

Wer ist für welchen Teil der Compliance verantwortlich?

Die EUDR-Compliance wird von verschiedenen Teams getragen: ESG ist für Governance und Berichterstattung verantwortlich, Beschaffung kümmert sich um Lieferantenbindung und operative Umsetzung, Recht bietet Interpretation und Verteidigung, und IT sorgt für Datenintegration und Rückverfolgbarkeitssysteme. 

• ESG-Team: Entwicklung und Pflege des Sorgfaltspflichtsystems. Dazu gehört die Zuordnung der rechtlichen Anforderungen von EUDR zu Unternehmensprozessen, die Definition von „vernachlässigbarem Risiko“, die Koordination der erforderlichen öffentlichen Berichterstattung (wie dem jährlichen DDS-Bericht für Nicht-SME-Betreiber) und die Schulung interner Teams und Lieferanten zur praktischen Anwendung dieser Regeln.

• Lieferkette (Beschaffung) Team: Bindung von Lieferanten zur Datensammlung (Geolokationen, Rechtsdokumente usw.) und Durchführung von Risikominderungsmaßnahmen bei Sendungen. In der Praxis ist Beschaffung der operative Motor der EUDR-Compliance, der sicherstellt, dass jede Bestellung mit Rückverfolgbarkeitsdaten verknüpft ist und jede Sendung ihre DDS-Referenz vor dem Verlassen des Lagers hat.

• Rechtsabteilung: Wird für Interpretation und Verteidigung konsultiert. Sie überprüft die Risikokriterien und Compliance-Richtlinien des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie mit der Verordnung übereinstimmen. Bei komplexen oder unklaren Situationen können rechtliche Autoritäten Verantwortlichkeiten in Grenzfällen definieren und das ESG-Team bei der angemessenen Interpretation des Gesetzes anleiten. Wenn Aufsichtsbehörden anklopfen, stellt die Rechtsabteilung sicher, dass die Sorgfaltspflichtmethodik verteidigungsfähig und auditbereit ist, und validiert, dass das EUDR-Framework in der Praxis Bestand hat.

• IT- oder Datenteam: Verwaltung technischer Integrationen, Pflege aktueller Berichte und Dashboards und Sicherstellung reibungsloser Datenflüsse über Beschaffungs- und Compliance-Plattformen. Beispielsweise durch den Einsatz von Software, um sicherzustellen, dass jede Bestellung mit Ursprüngen, Lieferantendaten und Sorgfaltspflichtstatus verknüpft ist. 

Die Einführung eines RACI-Modells (Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert) hilft, Überschneidungen zu vermeiden und die Zuständigkeiten der EUDR-Compliance zuzuordnen. Jedes Team spielt eine Rolle bei den Compliance-Aufgaben:

Durch die klare Zuweisung von Rollen innerhalb des RACI-Rahmens vermeiden Unternehmen das häufige Problem des Fingerzeigens, klären die Verantwortlichkeit und schaffen einen reibungsloseren Weg zur Compliance.

Wie vermeide ich doppelte Arbeit bei CSRD und EcoVadis?

Doppelte Arbeit bei CSRD und EcoVadis lässt sich vermeiden, indem EUDR-Compliance-Daten in einem einheitlichen System zentralisiert, Formate standardisiert und Lieferantensorgfaltspflichten und Rückverfolgbarkeitsnachweise wiederverwendet werden, um beide Berichtsrahmen konsistent zu erfüllen. 

Die EUDR steht im Einklang mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die Unternehmen verpflichtet, Informationen zu Nachhaltigkeitsthemen offenzulegen. Insbesondere die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) (ESRS E4-2, Absatz 24(d)) verlangen von Unternehmen, falls dies durch die doppelte Wesentlichkeitsbewertung des Unternehmens als relevant erachtet wird,  über Richtlinien zur Bekämpfung der Entwaldung zu berichten. Durch die Integration von EUDR-Compliance-Daten können Unternehmen ihre Entwaldungspolitik untermauern und die Einhaltung sowohl der EUDR- als auch der CSRD-Anforderungen nachweisen. In der Praxis bedeutet dies, dass EUDR-Sorgfaltspflicht-Richtlinien und Rückverfolgbarkeitssysteme direkt in CSRD-Berichte referenziert werden, um sicherzustellen, dass die Offenlegungen konsistent über die Rahmen hinweg sind und durch überprüfbare Daten gestützt werden.

EUDR-Compliance-Daten können auch als Nachweis für den EcoVadis-Fragebogen dienen. Die EcoVadis-Bewertungsplattform bewertet die Nachhaltigkeitsleistung von Unternehmen und bewertet sie in verschiedenen Themenbereichen, einschließlich nachhaltiger Beschaffung. Unternehmen können dies operationalisieren, indem sie die unter der EUDR durchgeführten Lieferantensorgfaltspflichtprüfungen direkt mit EcoVadis-Bewertungen verknüpfen und Lieferantenrückverfolgbarkeitsdaten und Risikoscreening-Ergebnisse als dokumentierten Nachweis für nachhaltige Beschaffungspraktiken verwenden.

Schlüsselstrategien:

• Zentralisierung des Datenzugriffs durch ein einheitliches Compliance-System wie die Coolset-Plattform stellt sicher, dass einmal eingegebene Lieferantendaten nahtlos in verschiedene Offenlegungsdokumente integriert werden können, einschließlich derer für EUDR, CSRD oder EcoVadis. Dieser Ansatz minimiert die Ermüdung der Lieferanten und sorgt auch für Konsistenz bei verschiedenen Berichtsanforderungen.
• Standardisierung von Datenformaten ist ebenso entscheidend. Durch die Durchsetzung gemeinsamer Einheiten und Formate bei der Dateneingabe können Unternehmen den Bedarf an manueller Datenbereinigung und -konvertierung bei der Wiederverwendung von Informationen in verschiedenen Berichten verhindern. Erfordern Sie überall gemeinsame Einheiten und Formate. Ein gut konfiguriertes System kann diese Prozesse automatisieren, Zeit sparen und das Risiko von Fehlern reduzieren.
  

Indem sie sich auf gemeinsame Daten und Prozesse konzentrieren, reduzieren Teams redundante Arbeit und vermeiden es, Lieferanten zu verärgern. EU-Leitlinien besagen, dass die für die EUDR-Sorgfaltspflicht gesammelten überprüfbaren Daten in die erforderliche CSRD-Nachhaltigkeitsberichterstattung integriert werden können, um einen konsistenten und prüfbaren Abschnitt im Jahresbericht sicherzustellen. Dieser integrierte Ansatz verwandelt Compliance von einer fragmentierten Aufgabe in einen optimierten Prozess, der Datenkonsistenz, Überprüfbarkeit und eine verlässlichere Erzählung für alle Stakeholder gewährleistet.

Welche technischen Werkzeuge sind erforderlich, um Compliance-Workflows zu unterstützen?

Um einen durchgängigen EUDR-Compliance-Workflow in großem Maßstab zu erreichen, sind folgende Software und Integrationen erforderlich:

• ERP- und Systemkonnektoren: Die Plattform sollte mit Ihren zentralen Unternehmenssystemen (SAP, NetSuite, Dynamics usw.) synchronisiert werden. Dies stellt sicher, dass bei der Erstellung einer Bestellung Details wie Lieferant, Produkt, Menge und Versanddaten automatisch in das Sorgfaltspflicht-Tool fließen.

• Lieferantenbindungs-Workflows: Die Software sollte strukturierte Anfragen (für Geolokation, Erntezertifikate usw.) senden und verfolgen, wer geantwortet hat. Automatisierte Ansprache von Lieferanten durch Erinnerungen, Fehlerkennzeichnungen und Lieferanten-Self-Service-Portale kann die Datenerfassung beschleunigen. Ziel ist es, das Chaos von Tabellenkalkulationen zu beseitigen. Ein digitaler Workflow bewältigt die Hunderte kleiner Aufgaben, die erforderlich sind (Datenuploads, Versionskontrolle, Nachverfolgungen).

• Rückverfolgbarkeitsmanagement-Tool: Erstellt eine kontinuierliche "Kette des Eigentums", die jedes verkaufte Produkt mit dem spezifischen Grundstück verbindet, auf dem seine Rohstoffe entstanden sind. Dieser Prozess ist entscheidend für die EUDR-Compliance, da er das Problem adressiert, wenn Materialien aus verschiedenen Quellen physisch vermischt werden, was es schwierig macht, eine einzelne Einheit zu verfolgen. Durch die Erstellung eines überprüfbaren digitalen Datensatzes für jedes Material behalten diese Tools eine klare Sichtlinie vom fertigen Produkt bis zu seiner Quelle, was für Sorgfaltspflicht und Audits entscheidend ist.

• Risikologik-Engine: Ein wichtiges Merkmal ist die eingebaute Entwaldungs- und Legalitätsrisikobewertung. Die Plattform sollte Bewertungsmodelle einbetten oder ESG-Teams die Konfiguration ermöglichen (z.B. länderspezifische Risikobenchmarks, Satellitenbildprüfungen). Wenn Daten eingehen, kann das System automatisch "nicht vernachlässigbare" Risiken kennzeichnen oder zur Minderung auffordern, indem Satellitendaten, länderspezifische öffentliche Daten und Lieferanteneingaben genutzt werden.

• DDS-Automatisierung und TRACES-Integration: Das endgültige Ergebnis ist das offizielle DDS für jede Sendung. Das Tool sollte das DDS im von der EU akzeptierten Format automatisch generieren. Dies beseitigt manuelle Papierarbeit: Sobald alle erforderlichen Daten im System bestätigt sind, kann ein Klick das DDS mit Referenznummer erzeugen.

• Audit-Trail und Berichterstattung: Die Software muss einen vollständigen Datensatz jedes Schritts aufbewahren – wer welches Dokument wann eingereicht hat, Änderungen an Risikobewertungen und Versionen jedes DDS. Diese Auditierbarkeit ist für Inspektionen entscheidend. Sie sollte auch den Export der Daten für Berichte (für Regulierungsbehörden oder interne Governance) unterstützen. Eine gemeinsame Datenbank stellt sicher, dass Beweise verknüpfbar sind – zum Beispiel ist jeder DDS-Datensatz mit den ursprünglichen Lieferantendokumenten und Genehmigungen verknüpft.

Die Coolset-Plattform kombiniert diese Funktionen und schafft ein einheitliches System, das die Compliance über mehrere Rahmen hinweg unterstützt und sicherstellt, dass ein Datensatz für EUDR, CSRD, EcoVadis und CBAM-Berichterstattung dient. 

Was ist der Vorteil, jetzt einen EUDR-Stack zu organisieren?

Der Aufbau des EUDR-Stacks schafft eine Grundlage für proaktives Lieferkettenmanagement, schnellere Berichtszyklen und stärkere operative Resilienz. Frühes Handeln bringt konkrete Vorteile:

• Einhaltung von Fristen: Wenn der Vorschlag vom Oktober 2025 angenommen wird, müssen große und mittlere Unternehmen bis zum 30. Dezember 2025 konform sein. Kleine und Mikrobetreiber haben möglicherweise bis zum 30. Dezember 2026 Zeit. Zollkontrollen und Strafen folgen kurz darauf im Sommer 2026.‍
• Vermeidung blockierter Sendungen: Zollbehörden werden Waren ohne gültiges DDS nicht freigeben. Unternehmen, die in letzter Minute Papierkram erledigen, riskieren, dass Sendungen an der Grenze aufgehalten werden. Ein integrierter Stack stellt sicher, dass jede Sendung ihr DDS rechtzeitig erhält.‍
• Reduzierung der Lieferantenbelastung: Ein einheitlicher Workflow bedeutet, dass Lieferanten einen Satz von Fragen erhalten und nicht mehrere Anfragen von verschiedenen Abteilungen oder für verschiedene Vorschriften. Dies baut Vertrauen auf und verbessert die Datenqualität.‍
• Stärkung der ESG-Glaubwürdigkeit: Rückverfolgbare Lieferketten sind ein Marktvorteil. Investoren von heute verlangen Transparenz: Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass fast drei Viertel der Investoren die Governance der Lieferkette als „sehr“ oder „äußerst“ wichtig bewerten. Die Demonstration der EUDR-Compliance (mit vollständig dokumentiertem Sorgfaltspflichtprozess) signalisiert starkes ESG-Management und kann Reputation und Bewertungen verbessern.

Der Aufbau eines gemeinsamen EUDR-ESG-Systems bedeutet, dass das Hinzufügen neuer Vorschriften später viel weniger Aufwand erfordert. Das von Ihnen aufgebaute Daten-Backbone wird auch für kommende Regeln dienen. 

Unternehmen, die heute in den integrierten EUDR-Stack investieren, minimieren Störungen und bauen Resilienz auf. Sie werden reibungslos auf die neuen Regeln umstellen, Strafen und Verzögerungen vermeiden und besser auf zukünftige Nachhaltigkeitsanforderungen reagieren können.

Kontaktieren Sie unser Team, um unser EUDR-Modul in Aktion zu sehen.

FAQ – Aufbau eines EUDR-Stacks

Was ist der EUDR-Stack? 

Ein gemeinsamer Workflow, bei dem ESG-Governance und Lieferkettenausführung in einem einzigen Compliance-Backbone vereint sind. Es bedeutet, dass ein System sowohl die politische Seite (Risikodefinitionen, Berichterstattung) als auch die operative Seite (Lieferantendaten, DDS-Einreichungen) abwickelt.

Überschneidet sich EUDR-Daten mit CSRD oder EcoVadis? 

Ja, aber die Überschneidung ist indirekt. EUDR-Daten können CSRD-Offenlegungen unterstützen, indem sie Richtlinien zur Entwaldung (ESRS E4-2, Abs. 24(d)) belegen oder EcoVadis-Bewertungen stärken, indem sie als Nachweis im Rahmen des Themas „Nachhaltige Beschaffung“ dienen.

Wer ist verantwortlich, wenn ESG und Lieferkette uneins sind? 

Rechtlich bleibt der Betreiber (oder große Händler), der Produkte auf den EU-Markt bringt, verantwortlich. In der Praxis definiert das ESG-Team die Regeln und das Lieferkettenteam setzt sie um. Beide Teams müssen sich abstimmen, aber die endgültige Haftung liegt beim Betreiber.

Wie können KMUs einen vereinfachten Stack aufbauen? 

SME-Betreiber benötigen vollständige Rückverfolgbarkeit und müssen DDSs einreichen, wenn sie die Ersten sind, die Produkte auf den Markt bringen. Sie können jedoch auf vorgelagerte DDSs verweisen, wenn sie bereits deklarierte Waren beziehen. Der Vorschlag der Kommission vom Oktober 2025 könnte leichtere Verpflichtungen für kleine und Mikrobetreiber einführen, die nur aus Ländern mit geringem Risiko beziehen, aber diese Änderungen sind noch nicht genehmigt.

Können Zertifizierungen den EUDR-Stack ersetzen? 

Nein. EUDR-Leitlinien erklären, dass Betreiber vor dem Inverkehrbringen oder Export von relevanten Produkten Sorgfaltspflicht ausüben müssen. Zertifizierungen können jedoch die EUDR-Sorgfaltspflicht unterstützen, indem sie als Risikominderungsmaßnahme verwendet werden, aber nur, wenn das spezifische Risiko klar verstanden wird.