Warum ist ein EUDR-Stack für Compliance unerlässlich?

Ein EUDR-Stack ist entscheidend, um die komplexe Sorgfaltspflicht und Datenverwaltung zu automatisieren, die erforderlich sind, um nachzuweisen, dass Produkte entwaldungsfrei und legal bezogen sind, wie es für Compliance erforderlich ist. Compliance bedeutet, dass vor jedem Versand eine Sorgfaltserklärung (DDS) eingereicht werden muss.

Wenn der Vorschlag der Europäischen Kommission vom Oktober 2025 angenommen wird, müssen große und mittlere Unternehmen bis zum 30. Dezember 2025 konform sein. Kleine und Mikrobetreiber haben bis zum 30. Dezember 2026 Zeit—eine Verlängerung um 6 Monate im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan. Die Durchsetzung würde nach einer kurzen Übergangszeit Anfang 2026 beginnen.

EUDR kombiniert zwei Bereiche. Erstens erfordert die Governance und Berichterstattung (Artikel 12), dass Unternehmen interne Sorgfaltssysteme einrichten, Risikoschwellen definieren und jährliche Berichte über die Compliance veröffentlichen. Zweitens verlangen die operativen Kontrollen (Artikel 9–11), dass Lieferketten Daten sammeln (GPS-Koordinaten, Landnutzungsgenehmigungen usw.), Risiken bewerten und vor dem Versand Maßnahmen ergreifen. In der Praxis bedeutet das, dass ESG-Teams das Compliance-Framework entwerfen, während Beschaffungs- und Lieferkettenteams die Daten sammeln und Kontrollen durchführen. 

Da es sowohl Strategie als auch Logistik umfasst, kann keine einzelne Abteilung EUDR „besitzen“. ESG-Teams fehlt das Lieferantennetzwerk, um Rohdaten zu sammeln, während den Betriebsteams das Mandat fehlt, diese zu strukturieren und zu berichten. Ohne einen integrierten Workflow, einen echten EUDR-Stack, riskieren Unternehmen isolierte Arbeitsweisen, blockierte Sendungen an EU-Zollstellen, finanzielle Strafen, Lieferantenabwanderung durch wiederholte Anfragen und Reputationsschäden.

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Was sind die Kernschichten eines EUDR + ESG-Workflows?

Ein vollständiger EUDR-Stack hat drei Schichten:‍

Governance-Schicht (ESG): Hier wird das Sorgfaltssystem aufgebaut. Die Rolle des ESG-Teams ist es:

• Die Regulierung in Unternehmensrichtlinien zu übersetzen.
• Die rechtlichen Anforderungen von EUDR auf Prozesse abzubilden, einschließlich der Definition, was „vernachlässigbares Risiko“ für ihr Unternehmen bedeutet.

• Genau zu bestimmen, welche Lieferantendaten benötigt werden, z.B. plotgenaue Koordinaten und Nachweise der Legalität.
• Erforderliche Berichte zu erstellen, wie die jährlichen Sorgfaltsberichte, die Betreiber für Nicht-SMEs einreichen müssen.
  

Operative Schicht (Lieferkette/Beschaffung): Dies umfasst die praktische Arbeit mit Lieferanten. Die Rolle des Lieferketten-/Beschaffungsteams ist es:

• Die erforderlichen Daten zu jeder Sendung zu sammeln, z.B. GPS-Plots, wo die Ware angebaut wurde, und Kopien von Landnutzungsgenehmigungen.
• Die Risikoanalyse für jede Bestellung durchzuführen und, falls die Regeln es erfordern, Abhilfemaßnahmen sendungsweise auszulösen. 
• EUDR-Prüfungen in Lieferantenverträge und -screenings einzubetten, damit Lieferanten wissen, welche Informationen sie im Voraus bereitstellen müssen.
• Sicherzustellen, dass ein DDS im EU-TRACES-System vorhanden ist, bevor die Sendung ausgeführt wird.
  

Integrationsschicht (Plattform/Technik): Technik und EUDR-Implementierung gehen Hand in Hand, da eine erfolgreiche Plattformintegration eng mit Ihren ERP-Systemen zusammenarbeiten muss. Die Rolle des technischen Teams ist es:

• Ein gutes Compliance-Tool zu entwickeln, das gemeinsame Workflows bietet, bei denen Lieferanteneingaben (z.B. Daten-Uploads und Dokumente) automatisch in ESG-Risikobewertungen und Berichtsvorlagen einfließen. 
• Ein Sorgfaltssystem zu organisieren, das ein gut integrierter, fester Bestandteil des Unternehmens ist, der besser funktioniert als Systeme, die unabhängig arbeiten. 

Jede Schicht speist die nächste. ESG baut das Framework, die Lieferkette füllt es mit echten Daten, und die Plattform sorgt dafür, dass der Fluss von einem zum anderen reibungslos und prüfbar ist. 

Wer ist für jeden Teil der Compliance verantwortlich?

Die EUDR-Compliance wird von mehreren Teams getragen: ESG ist für Governance und Berichterstattung verantwortlich, Beschaffung für Lieferantenbindung und operative Umsetzung, Recht für Interpretation und Verteidigung und IT für Datenintegration und Rückverfolgbarkeitssysteme. 

• ESG-Team: Gestaltung und Pflege des Sorgfaltspflichtsystems. Dazu gehört die Zuordnung der rechtlichen Anforderungen von EUDR zu Unternehmensprozessen, die Definition von „vernachlässigbarem Risiko“, die Koordination der erforderlichen öffentlichen Berichterstattung (wie des jährlichen DDS-Berichts für Nicht-SME-Betreiber) und die Schulung interner Teams und Lieferanten zur praktischen Anwendung dieser Regeln.

• Lieferkette (Beschaffung) Team: Bindung von Lieferanten zur Datenerfassung (Geolokationen, Rechtsdokumente usw.) und Durchführung von Risikominderungsmaßnahmen bei Sendungen. In der Praxis ist Beschaffung der operative Motor der EUDR-Compliance, der sicherstellt, dass jede Bestellung mit Rückverfolgbarkeitsdaten verknüpft ist und jede Sendung ihre DDS-Referenz hat, bevor sie das Lager verlässt.

• Rechtsteam: Wird für Interpretation und Verteidigung konsultiert. Sie überprüfen die Risikokriterien und Compliance-Richtlinien des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie mit der Verordnung übereinstimmen. Bei komplexen oder unklaren Situationen können rechtliche Autoritäten Verantwortlichkeiten in Grenzfällen definieren und das ESG-Team bei der angemessenen Auslegung des Gesetzes anleiten. Wenn Regulierungsbehörden anklopfen, stellt das Rechtsteam sicher, dass die Sorgfaltspflichtmethodik verteidigungsfähig und auditbereit ist und dass das EUDR-Rahmenwerk in der Praxis Bestand hat.

• IT- oder Datenteam: Verwaltung technischer Integrationen, Pflege aktueller Berichte und Dashboards und Sicherstellung reibungsloser Datenflüsse über Beschaffungs- und Compliance-Plattformen. Beispielsweise durch den Einsatz von Software, um sicherzustellen, dass jede Bestellung mit Ursprüngen, Lieferantendaten und Sorgfaltspflichtstatus verknüpft ist. 

Die Einführung eines RACI-Modells (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) hilft, Überschneidungen zu vermeiden und die Verantwortung für die EUDR-Compliance zuzuordnen. Jedes Team spielt eine Rolle bei den Compliance-Aufgaben:

Durch die klare Zuweisung von Rollen innerhalb des RACI-Rahmens vermeiden Unternehmen das häufige Problem des Fingerzeigens, klären die Verantwortlichkeit und schaffen einen reibungsloseren Weg zur Compliance.

Wie vermeide ich doppelte Arbeit bei CSRD und EcoVadis?

Doppelte Arbeit bei CSRD und EcoVadis kann vermieden werden, indem EUDR-Compliance-Daten in einem einheitlichen System zentralisiert, Formate standardisiert und Lieferantensorgfalts- und Rückverfolgbarkeitsnachweise konsistent für beide Berichtsrahmen wiederverwendet werden. 

Die EUDR steht im Einklang mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die Unternehmen verpflichtet, Informationen zu Nachhaltigkeitsthemen offenzulegen. Insbesondere die Europäischen Nachhaltigkeitsberichtsstandards (ESRS) (ESRS E4-2, Absatz 24(d)) verlangen von Unternehmen, falls dies durch die doppelte Wesentlichkeitsbewertung des Unternehmens als relevant erachtet wird, über Richtlinien zur Bekämpfung der Entwaldung zu berichten. Durch die Integration von EUDR-Compliance-Daten können Unternehmen ihre Entwaldungspolitik untermauern und die Einhaltung sowohl der EUDR- als auch der CSRD-Anforderungen nachweisen. In der Praxis bedeutet dies, dass EUDR-Sorgfaltspflichtrichtlinien und Rückverfolgbarkeitssysteme direkt in CSRD-Berichten referenziert werden, um sicherzustellen, dass Offenlegungen konsistent über die Rahmen hinweg und durch überprüfbare Daten gestützt sind.

EUDR-Compliance-Daten können auch als Nachweis für den EcoVadis-Fragebogen dienen. Die EcoVadis-Bewertungsplattform bewertet die Nachhaltigkeitsleistung von Unternehmen und bewertet sie in verschiedenen Themenbereichen, einschließlich nachhaltiger Beschaffung. Unternehmen können dies operationalisieren, indem sie Lieferantensorgfaltsprüfungen, die im Rahmen der EUDR durchgeführt werden, direkt mit EcoVadis-Bewertungen verknüpfen und Lieferantenrückverfolgbarkeitsdaten und Risikoscreening-Ergebnisse als dokumentierten Nachweis für nachhaltige Beschaffungspraktiken verwenden.

Schlüsselstrategien:

• Zentralisierung des Datenzugriffs durch ein einheitliches Compliance-System, wie die Plattform von Coolset, stellt sicher, dass einmal eingegebene Lieferantendaten nahtlos in verschiedene Offenlegungsdokumente integriert werden können, einschließlich derjenigen für EUDR, CSRD oder EcoVadis. Dieser Ansatz minimiert die Ermüdung der Lieferanten und stellt auch die Konsistenz über verschiedene Berichtsanforderungen hinweg sicher.
• Standardisierung von Datenformaten ist ebenso entscheidend. Durch die Durchsetzung gemeinsamer Einheiten und Formate während der Dateneingabe können Unternehmen die Notwendigkeit manueller Datenbereinigung und -konvertierung vermeiden, wenn Informationen in verschiedenen Berichten wiederverwendet werden. Erfordern Sie überall gemeinsame Einheiten und Formate. Ein gut konfiguriertes System kann diese Prozesse automatisieren, Zeit sparen und das Risiko von Fehlern verringern.
  

Durch die Konzentration auf gemeinsame Daten und Prozesse reduzieren Teams redundante Arbeit und vermeiden es, Lieferanten zu überfordern. EU-Leitlinien besagen, dass die für die EUDR-Sorgfaltspflicht gesammelten überprüfbaren Daten in die erforderliche CSRD-Nachhaltigkeitsberichterstattung integriert werden können, um einen konsistenten und prüfbaren Abschnitt im Jahresbericht zu gewährleisten. Dieser integrierte Ansatz verwandelt Compliance von einer fragmentierten Aufgabe in einen schlanken Prozess, der Datenkonsistenz, Überprüfbarkeit und eine zuverlässigere Erzählung für alle Interessengruppen sicherstellt.

Welche technischen Tools unterstützen Compliance-Workflows?

Um einen umfassenden EUDR-Compliance-Workflow in großem Maßstab zu erreichen, sind folgende Software und Integrationen erforderlich:

• ERP- und System-Connectoren: Die Plattform sollte mit Ihren zentralen Unternehmenssystemen (SAP, NetSuite, Dynamics usw.) synchronisiert werden. Dies stellt sicher, dass bei der Erstellung einer Bestellung Details wie Lieferant, Produkt, Menge und Versanddaten automatisch in das Sorgfaltspflicht-Tool fließen.

• Lieferantenbindungs-Workflows: Die Software sollte strukturierte Anfragen (für Geolokation, Erntezertifikate usw.) senden und verfolgen, wer geantwortet hat. Automatisierte Anfragen an Lieferanten durch Erinnerungen, Fehlerkennzeichnungen und Lieferanten-Self-Service-Portale können die Datenerfassung beschleunigen. Das Ziel ist es, das Chaos von Tabellenkalkulationen zu beseitigen. Ein digitaler Workflow bearbeitet die Hunderte von kleinen Aufgaben, die erforderlich sind (Datenuploads, Versionskontrolle, Nachverfolgungen).

• Rückverfolgbarkeitsmanagement-Tool: Erstellt eine kontinuierliche „Kette des Eigentums“, die jedes verkaufte Produkt mit dem spezifischen Grundstück verbindet, auf dem seine Rohstoffe entstanden sind. Dieser Prozess ist entscheidend für die EUDR-Compliance, da er das Problem angeht, wenn Materialien aus verschiedenen Quellen physisch vermischt werden, was es schwierig macht, eine einzelne Einheit zu verfolgen. Durch die Erstellung eines überprüfbaren digitalen Datensatzes für jedes Material behalten diese Tools eine klare Sichtlinie vom Endprodukt bis zu seiner Quelle, was für die Sorgfaltspflicht und Audits entscheidend ist.

• Risiko-Logik-Engine: Ein wichtiges Merkmal ist eingebaute Entwaldungs- und Legalitätsrisikobewertung. Die Plattform sollte Bewertungsmodelle einbetten oder ESG-Teams die Möglichkeit geben, sie zu konfigurieren (z. B. länderspezifische Risikobenchmarks, Satellitenbildüberprüfungen). Wenn Daten eingehen, kann das System automatisch „nicht vernachlässigbare“ Risiken kennzeichnen oder eine Minderung mithilfe von Satellitendaten, länderspezifischen öffentlichen Daten und Lieferanteneingaben anregen.

• DDS-Automatisierung und TRACES-Integration: Das ultimative Ergebnis ist das offizielle DDS für jede Sendung. Das Tool sollte das DDS automatisch generieren im von der EU akzeptierten TRACES-Format. Dies beseitigt manuelle Papierarbeit: Sobald alle erforderlichen Daten im System bestätigt sind, kann ein Klick das DDS mit Referenznummer erzeugen.

• Audit-Trail und Berichterstattung: Die Software muss einen vollständigen Datensatz über jeden Schritt führen – wer welches Dokument wann eingereicht hat, Änderungen an Risikobeschlüssen und Versionen jedes DDS. Diese Auditierbarkeit ist entscheidend für Inspektionen. Es sollte auch den Export der Daten für Berichte (für Regulierungsbehörden oder interne Governance) unterstützen. Eine gemeinsame Datenbank stellt sicher, dass Nachweise verknüpfbar sind – zum Beispiel ist jeder DDS-Datensatz mit den ursprünglichen Lieferantendokumenten und Genehmigungen verknüpft.

Coolset’s Plattform kombiniert diese Funktionen, und schafft ein einziges System, das die Compliance mit mehreren Rahmenwerken unterstützt und sicherstellt, dass ein Datensatz für EUDR, CSRD, EcoVadis und CBAM-Berichterstattung dient. 

Was ist der Vorteil, jetzt einen EUDR-Stack zu organisieren?

Der Aufbau des EUDR-Stacks schafft eine Grundlage für proaktives Lieferkettenmanagement, schnellere Berichtszyklen und stärkere operative Resilienz. Frühes Handeln liefert konkrete Vorteile:

• Einhaltung von Fristen: Die Uhr tickt. Die Verordnung tritt am 30. Dezember 2025 für größere Unternehmen und am 30. Juni 2026 für SMEs in Kraft. Frühzeitige Anwender werden bereit sein, lange bevor die Durchsetzung zunimmt.
• Vermeidung blockierter Sendungen: Zollbehörden werden Waren ohne gültiges DDS nicht freigeben. Unternehmen, die auf letzte Minute Papierkram setzen, riskieren, dass Sendungen an der Grenze festgehalten werden. Ein integrierter Stack stellt sicher, dass jede Sendung ihr DDS rechtzeitig erhält.
• Reduzierung der Lieferantenbelastung: Ein einheitlicher Workflow bedeutet, dass Lieferanten einen Satz von Fragen erhalten, nicht mehrere Anfragen von verschiedenen Abteilungen oder für verschiedene Vorschriften. Dies baut Vertrauen auf und verbessert die Datenqualität.
• Stärkung der ESG-Glaubwürdigkeit: Rückverfolgbare Lieferketten sind ein Marktdifferenzierer. Investoren von heute verlangen Transparenz: Eine aktuelle Umfrage ergab, dass fast drei Viertel der Investoren die Governance der Lieferkette als „sehr“ oder „äußerst“ wichtig bewerten. Die Demonstration der EUDR-Compliance (mit vollständig dokumentiertem Sorgfaltspflichtprozess) signalisiert ein starkes ESG-Management und kann den Ruf und die Bewertungen verbessern.

Der Aufbau eines gemeinsamen EUDR-ESG-Systems bedeutet, dass neue Vorschriften später mit viel weniger Aufwand integriert werden können. Das Daten-Backbone, das Sie aufbauen, wird auch zukünftigen Regeln dienen. 

Unternehmen, die heute in den integrierten EUDR-Stack investieren, minimieren Störungen und bauen Resilienz auf. Sie werden reibungslos auf die neuen Regeln umsteigen, Strafen und Verzögerungen vermeiden und besser auf zukünftige Nachhaltigkeitsanforderungen reagieren können.

Kontaktieren Sie unser Team, um unser EUDR-Modul in Aktion zu sehen.

FAQ – Aufbau eines EUDR-Stacks

Was ist der EUDR-Stack? 

Ein gemeinsamer Workflow, bei dem ESG-Governance und Lieferkettenausführung in einem einzigen Compliance-Backbone vereint sind. Es bedeutet, dass ein System sowohl die politische Seite (Risikodefinitionen, Berichterstattung) als auch die operative Seite (Lieferantendaten, DDS-Einreichungen) abwickelt.

Überschneidet sich EUDR-Daten mit CSRD oder EcoVadis? 

Ja, aber die Überschneidung ist indirekt. EUDR-Daten können CSRD-Offenlegungen unterstützen, indem sie Richtlinien zur Entwaldung (ESRS E4-2, Abs. 24(d)) belegen oder EcoVadis-Scores stärken, indem sie als Nachweis im Rahmen des Themas „Nachhaltige Beschaffung“ dienen.

Wer ist verantwortlich, wenn ESG und Lieferkette uneinig sind? 

Rechtlich bleibt der Betreiber (oder große Händler), der Produkte auf den EU-Markt bringt, verantwortlich. In der Praxis definiert das ESG-Team die Regeln und das Lieferkettenteam setzt sie um. Beide Teams müssen sich abstimmen, aber die endgültige Haftung liegt beim Betreiber.

Wie können SMEs einen vereinfachten Stack aufbauen? 

SME-Betreiber benötigen dennoch vollständige Rückverfolgbarkeit und müssen DDSs einreichen. Kleinere Unternehmen arbeiten jedoch oft mit weniger Lieferanten und können vorgelagerte DDSs wiederverwenden, wenn sie bereits deklarierte Waren kaufen. SMEs sollten dennoch Überprüfungen in die Beschaffung integrieren, jedoch mit einem einfacheren Workflow und einfacheren Tools.

Können Zertifizierungen den EUDR-Stack ersetzen? 

Nein. EUDR-Leitlinien erklären, dass Betreiber vor dem Inverkehrbringen oder Export relevanter Produkte Sorgfaltspflicht walten lassen müssen. Zertifizierungen können jedoch die EUDR-Sorgfaltspflicht unterstützen, indem sie als Risikominderungsmaßnahme verwendet werden, jedoch nur, wenn das spezifische Risiko klar verstanden wird.