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Der EcoVadis-Fragebogen ist ein dokumentiertes Audit, wie Ihr Unternehmen Nachhaltigkeit managt. Er bewertet reale Praktiken – nicht nur schriftliche Zusagen – in vier Kategorien: Umwelt, Arbeits- & Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung.
Um gut abzuschneiden, müssen Unternehmen über politische Erklärungen hinausgehen. EcoVadis sucht nach Beweisen, dass Richtlinien umgesetzt werden und messbare Ergebnisse liefern. Analysten bewerten nur Antworten, die durch klare, relevante Dokumentation gestützt sind.
Die Bewertung spiegelt diesen Fokus wider: Rund 25 % der Punkte stammen aus Richtlinien, 40 % aus Maßnahmen und 35 % aus Ergebnissen. Das bedeutet, dass eine unterzeichnete Richtlinie nützlich ist – aber Beweise für Schulungen, Verfahren oder Leistungsverbesserungen mehr Gewicht haben.
Eine Platinbewertung – reserviert für die besten 1 % der Unternehmen – erfordert starke Dokumentation in allen vier Themen. Eine schwache Bewertung in nur einem Bereich (unter 30/100) disqualifiziert die Medaillenberechtigung vollständig. Wir erklären die weiteren Bewertungen in diesem Artikel.
Der EcoVadis-Fragebogen wird basierend auf der Größe, Branche und den Betriebsstandorten Ihres Unternehmens angepasst. Ein Hersteller könnte mehr Fragen zu Verschmutzung oder Energie erhalten, während ein kleines Dienstleistungsunternehmen möglicherweise weniger Umweltkriterien sieht. Insgesamt deckt er bis zu 21 Nachhaltigkeitskriterien in vier Kernthemen ab:
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Jede Frage fällt unter einen von sieben Managementindikatoren:
Jede Frage enthält mehrere Best-Practice-Optionen. Sie wählen die zutreffenden aus und laden unterstützende Dokumente hoch. Nur angehängte Dokumente werden von EcoVadis-Analysten geprüft – nicht markierte Optionen oder unbelegte Behauptungen zählen nicht.
Sie können bis zu 55 unterstützende Dokumente pro Bewertung einreichen. Das ist insgesamt, nicht pro Thema. Dokumente müssen relevant, aktuell und eigenständig sein. Fügen Sie keine nicht zusammenhängenden Dateien in einen einzigen Upload ein – EcoVadis warnt ausdrücklich vor „kombinierten Dokumenten“ und könnte sie vollständig ablehnen.
Ein kluger Ansatz ist es, hochwertige Dokumente für mehrere Fragen wiederzuverwenden. Ein Nachhaltigkeitsbericht könnte beispielsweise Antworten in allen vier Themen unterstützen – verweisen Sie einfach auf die relevanten Seitenzahlen beim Anhängen.
EcoVadis lässt Sie Ihre eigenen Fragen nicht auswählen. Sie erhalten einen vordefinierten Satz von Fragen basierend auf der Größe, Branche und dem Standort Ihres Unternehmens. Von dort aus wählen Sie nur die Optionen aus, die auf Ihr Unternehmen zutreffen – normalerweise durch Markieren von „Ja“ und Anhängen unterstützender Dokumente.
Einige Kriterien sind möglicherweise nicht relevant. Ein Softwareunternehmen könnte beispielsweise eine Frage zur Biodiversität sehen, aber keine Aktivitäten in diesem Bereich haben. In diesen Fällen können Sie die Option unmarkiert lassen, „nicht zutreffend“ auswählen, falls verfügbar, oder einen kurzen Kommentar hinzufügen, der erklärt, warum es nicht zutrifft.
Das Überspringen von Optionen, die nicht passen, schadet Ihrer Punktzahl nicht. EcoVadis konzentriert sich auf die wesentlichen Risiken für Ihren Sektor, nicht darauf, ob Sie auf jeden Punkt antworten. Das Ziel ist es, Beweise für das zu zeigen, was Sie tatsächlich umgesetzt haben – nicht Ihre Antworten mit irrelevanten Behauptungen zu füllen.
Das Ausfüllen des EcoVadis-Fragebogens kann entmutigend wirken, besonders wenn es Ihr erstes Mal ist oder Sie eine Top-Bewertung anstreben. Eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft. Im Folgenden finden Sie einen Prozess – von der Vorbereitung bis zur Einreichung – der Sie durch das erfolgreiche Ausfüllen des Fragebogens führt.
Beginnen Sie damit, Ihre Einreichungsfrist zu überprüfen – EcoVadis gibt in der Regel 30 Arbeitstage ab dem Datum, an dem Sie Ihren Fragebogen erhalten, vor. Planen Sie rückwärts von diesem Datum und bauen Sie einen Puffer für Dokumentenprüfungen oder interne Verzögerungen ein. Nach der Einreichung dauert es in der Regel 6 bis 8 Wochen, bis Sie Ihre Scorecard erhalten.
Machen Sie sich als Nächstes mit dem Layout des Fragebogens vertraut. Sie können die Excel-Version herunterladen, um Antworten offline zu teilen und zu entwerfen, oder die Online-Oberfläche direkt erkunden.
Achten Sie beim Überprüfen des Fragebogens darauf, welche Abschnitte basierend auf der Größe, Branche und dem Standort Ihres Unternehmens aktiviert sind. Diese Faktoren bestimmen die spezifischen Kriterien, die gelten – und wo unterstützende Dokumente erwartet werden.
Weisen Sie dann interne Verantwortliche nach Thema zu. Zum Beispiel kann HR arbeitsbezogene Inhalte unterstützen, compliance kann Ethik behandeln und Beschaffung kann die Lieferantenaufsicht ansprechen. Selbst wenn Sie alleine koordinieren, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, woher Sie Dokumente von jedem Team beziehen können.
Klären Sie den Umfang Ihrer Bewertung. EcoVadis bewertet eine spezifische Einheit – oft Ihre juristische Einheit, nicht die gesamte Gruppe. Wenn Sie planen, eine gruppenweite Richtlinie oder einen Nachhaltigkeitsbericht zu verwenden, stellen Sie sicher, dass klar ist, dass der Inhalt auf die bewertete Einheit zutrifft. Andernfalls wird er möglicherweise nicht bewertet.
Sie müssen auch grundlegende Fragen zur Größe, Struktur und zu externen Nachhaltigkeitsverpflichtungen Ihres Unternehmens beantworten (wie dem UN Global Compact oder Science Based Targets). Halten Sie unterstützende Dokumente bereit – Zertifikate, Listings oder Screenshots, die Ihre Teilnahme bestätigen.
Lesen Sie schließlich den offiziellen EcoVadis-Dokumentenleitfaden. Achten Sie besonders auf das Alter der Dokumente, die Formatierung und warum das Kombinieren nicht zusammenhängender Dateien nicht empfohlen wird. Streben Sie eine kleine Auswahl hochwertiger, relevanter Dokumente an – EcoVadis gibt Ihnen ein Limit von 55 Dateien, also nutzen Sie es strategisch.
Wenn Sie sich immer noch unsicher sind, schauen Sie im EcoVadis Help Center nach oder ziehen Sie in Betracht, Tools wie Coolset zu verwenden, um den Prozess zu vereinfachen. Aber mit Vorbereitung können die meisten mittelständischen Unternehmen diesen Schritt intern bewältigen.
Die Dokumentation ist das Rückgrat des EcoVadis-Fragebogens. Sie werden hier die meiste Zeit verbringen – und es ist gut investierte Zeit. So gehen Sie effizient vor.
Erstellen Sie ein Inventar potenzieller Beweise in allen vier Themen. Konzentrieren Sie sich auf:
Keine Panik, wenn etwas fehlt. Sie können informelle Praktiken in dieser Phase formalisieren – solange sie reale Aktivitäten widerspiegeln. Eine kurze, während des Bewertungszeitraums geschriebene und unterzeichnete Richtlinie ist gültig. Vermeiden Sie jedoch Platzhalter, Standardvorlagen oder rückdatierte Inhalte.
Wenn Sie keine Daten zu einem bestimmten Thema haben (z.B. keine Energienutzungserfassung), müssen Sie diese Antwort möglicherweise als „kein Mechanismus vorhanden“ markieren. Konzentrieren Sie Ihre Zeit auf die Bereiche, in denen Sie starke Dokumentation haben.
Tipp: Es ist üblich, Richtlinien oder Berichte einer Unternehmensgruppe zu verwenden, aber wenn diese Dokumente nicht eindeutig auf Ihre spezifische juristische Einheit verweisen, akzeptiert EcoVadis sie möglicherweise nicht zur Bewertung.
Verwenden Sie eine Tabelle, um jede Fragebogenoption mit einem oder mehreren Dokumenten zu verknüpfen. Einschließlich:
Dies verhindert nicht nur Lücken – es hilft Analysten, die Beweise schnell zu finden. Benennen Sie Dateien klar um (z.B. „Code of Ethics 2024 – Signed.pdf“) und verwenden Sie Lesezeichen oder Anmerkungen, um Prüfer zu führen.
EcoVadis erlaubt es Ihnen, ein Dokument für mehrere Antworten wiederzuverwenden, ohne dass es gegen das 55-Dateien-Limit zählt. Aber jede einzigartige Datei zählt einmal – also wählen Sie weise.
Bevor Sie hochladen, stellen Sie sicher, dass jedes Dokument:
Vermeiden Sie generische Vorlagen und gebündelte Dateien. EcoVadis lehnt ausdrücklich Einreichungen ab, bei denen nicht zusammenhängende Inhalte in ein einziges PDF gepresst werden. Eine Ausnahme: Das Gruppieren ähnlicher Beweise (z.B. mehrere ISO-Zertifikate oder KPIs nach Standort) kann in Ordnung sein, wenn sie klar beschriftet sind.
Die einzigen gültigen Ausnahmen sind logische Konsolidierungen, wie ein Paket von ISO-Zertifikaten für mehrere Standorte oder eine Tabelle mit KPIs von verschiedenen Standorten. Selbst dann verwenden Sie diese sparsam. Im Allgemeinen halten Sie jede Datei fokussiert, klar beschriftet und relevant für ein Thema.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine saubere Auswahl gut gewählter Dokumente, eine klare Zuordnung, welches Dokument welche Fragebogenoption unterstützt (mit Seitenverweisen), und die Gewissheit haben, dass Ihre Beweise alle wichtigen Bereiche abdecken. Jetzt ist es an der Zeit, zurück in die Plattform zu gehen und mit dem Ausfüllen Ihrer Antworten zu beginnen.
Am Ende dieses Schritts streben Sie an:
Diese Vorbereitung macht das Ausfüllen des Fragebogens schneller – und erhöht Ihre Chancen auf eine Platinbewertung.
Mit Ihren vorbereiteten Dokumenten beginnen Sie, den Fragebogen direkt in der EcoVadis-Plattform auszufüllen. Es ist oft am besten, ein Thema nach dem anderen abzuarbeiten – Umwelt, dann Arbeits- & Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung – um den Fokus auf die unterstützenden Materialien zu halten.
Lesen Sie für jede Frage den von EcoVadis bereitgestellten Hilfetext und überprüfen Sie die Liste der Optionsaussagen. Wählen Sie nur diejenigen aus, die Sie vollständig mit Beweisen unterstützen können. Wenn eine Option nicht zutrifft, lassen Sie sie leer oder verwenden Sie die Option „Keine spezifische Praxis“ oder „Andere“ – seien Sie bereit, bei Bedarf im Kommentarfeld zu erklären. Wählen Sie keine Option aus, es sei denn, Sie können sie mit einem glaubwürdigen, angehängten Dokument untermauern. Analysten bewerten keine Behauptungen ohne Beweis und könnten nicht unterstützte Auswahlmöglichkeiten als Warnsignal betrachten.
Für jede ausgewählte Option laden Sie das relevante Dokument hoch oder verlinken es. Dank Ihrer Vorbereitung sollten Sie bereits wissen, was Sie anhängen müssen. Wenn eine Datei bereits verwendet wurde, hängen Sie sie erneut aus Ihrer Bibliothek an – sie wird nicht erneut gegen das 55-Dokumenten-Limit gezählt. Verwenden Sie das Beschreibungsfeld, um den Analysten zu führen: „Siehe Seite 4 – Abschnitt 2.3 beschreibt CO₂-Ziel.“ Ein kurzes Label wie „Unterzeichnete Umweltpolitik, enthält Ziel 2025“ hilft, die Überprüfung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Verwenden Sie das Kommentarfeld, um alles zu klären, was Kontext benötigt. Wenn ein Thema für Ihr Unternehmen nicht relevant ist, erklären Sie warum. Zum Beispiel: „Keine Wasserreduktionsprogramme vorhanden, da der Betrieb auf Büroumgebungen beschränkt ist.“ Wenn Sie „Andere“ wählen, beschreiben Sie, was die Praxis ist und wie sie dokumentiert ist. Aber denken Sie daran – Kommentare zählen nicht als Beweis, es sei denn, ein gültiges Dokument ist angehängt. Verwenden Sie sie zur Unterstützung der Interpretation, nicht als Ersatz für Beweise.
EcoVadis-Analysten überprüfen Einreichungen sorgfältig und können Ihre Antworten mit externen Quellen über die 360° Watch abgleichen. Vermeiden Sie Übertreibungen. Wenn nur die Hälfte Ihrer Belegschaft eine Ethikschulung erhalten hat, wählen Sie nicht „Alle Mitarbeiter geschult“. Wenn ein Bericht 35 % Frauen in Führungspositionen angibt, runden Sie nicht auf 50 % auf. Solche Inkonsistenzen können Ihre Punktzahl beeinflussen und Folgefragen auslösen.
Einige Fragen können schwer erreichbar erscheinen – wie Kohlenstoffmanagement oder Lieferantenaufsicht. Wenn Sie auch nur teilweise Schritte unternommen haben, schließen Sie sie ein. Wenn Sie beispielsweise den Stromverbrauch verfolgt, aber nicht die gesamten Emissionen erfasst haben, hängen Sie diese Energiedaten an. Wenn Sie ESG-Klauseln in Lieferantenverträgen hinzugefügt, aber noch keine Audits durchgeführt haben, teilen Sie eine Vertragsschablone. Wenn Sie wirklich keine Praktiken für eine Frage haben, wählen Sie „nicht vorhanden“, wenn verfügbar. Es bringt keine Punkte, aber es ist besser als zu raten oder zu übertreiben.
Die EcoVadis-Oberfläche wird fehlende Anhänge, unbeantwortete Pflichtfelder oder Dokumente im falschen Format oder Sprache kennzeichnen. Beheben Sie diese, bevor Sie einreichen. Analysten verlassen sich auf klare, relevante und zugängliche Beweise – jede Reibung hier kann den Prozess verlangsamen oder zu abgelehnten Antworten führen.
Gehen Sie in der Reihenfolge vor, die für Ihr Team sinnvoll ist. Viele Unternehmen beginnen mit Umwelt, dann Arbeits- & Menschenrechte, gefolgt von Ethik und nachhaltiger Beschaffung. Machen Sie bei Bedarf Pausen zwischen den Themen und beziehen Sie Kollegen ein, wenn Antworten deren Input erfordern. Beispielsweise sollten Sie sich mit Ihrem Facility- oder EHS-Manager abstimmen, bevor Sie emissionsbezogene Angaben abschließen. Schnelle interne Überprüfungen wie diese können später kostspielige Fehler verhindern.
Bevor Sie einreichen, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre gesamte Einreichung zu überprüfen. Dies ist Ihre letzte Chance, Lücken zu schließen, Beweise zu klären und sicherzustellen, dass Ihre Antworten so stark wie möglich sind.
Stellen Sie sicher, dass keine erforderlichen Fragen unbeantwortet bleiben. EcoVadis markiert einige Fragen als obligatorisch – insbesondere solche, die mit Hochrisikobereichen verbunden sind. Wenn Sie wirklich keine Daten haben, wählen Sie die entsprechende Option „Keine aktuelle Praxis“ und hinterlassen Sie eine kurze Erklärung im Kommentarfeld. Scannen Sie auch nach Tippfehlern oder inkonsistenten Zahlen in offenen Text- oder Datenfeldern.
Überprüfen Sie Ihre Dokumentenzahl. Die Plattform zeigt, wie viele einzigartige Dateien Sie hochgeladen haben. Wenn Sie sich dem 55-Dateien-Limit nähern, überprüfen Sie auf Redundanzen. Verwandte Inhalte – wie mehrere einseitige Zertifikate – können manchmal zu einem einzigen PDF mit klaren Labels zusammengefasst werden (z.B. „ISO 14001 – Standort 1 bis 5“). Halten Sie zusammengeführte Dokumente eng gefasst und leicht navigierbar.
Wenn Sie weit unter 55 liegen, ist das in Ordnung – es gibt keine Belohnung dafür, das Limit zu erreichen. Ein eng fokussierter Beweissatz ist oft einfacher für Analysten, genau zu bewerten.
Öffnen Sie mehrere Dateien, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt werden und nicht beschädigt sind. Stellen Sie sicher, dass verlinkte URLs zugänglich und lesbar sind. Wenn Sie eine bestimmte Seite in Ihrem Kommentar erwähnt haben, vergewissern Sie sich, dass die Seitenzahl nach der Konvertierung oder dem Hochladen noch übereinstimmt.
Treten Sie zurück und überprüfen Sie jedes Thema. Haben Sie alle drei Säulen abgedeckt – Richtlinie, Maßnahme und Ergebnis?
Wenn Ihnen eine fehlt – zum Beispiel, wenn Ihr Arbeitsbereich keine KPIs hat – gehen Sie zurück und überprüfen Sie, ob ein unterstützendes Dokument übersehen wurde. Eine fehlende Datei könnte Sie unnötig Punkte kosten.
Premium-Nutzer können ihre Entwurfsantworten herunterladen und intern teilen, bevor sie einreichen. Möglicherweise sehen Sie auch Warnungen in der Plattform über fehlende oder irrelevante Dokumente – beheben Sie diese, bevor Sie abschließen. Eine letzte interne Überprüfung durch einen Kollegen kann Probleme aufdecken, die Sie übersehen könnten.
Wenn Sie bereit sind, navigieren Sie zu „Überprüfen & Einreichen“. Nach der Einreichung sind Ihre Antworten bis zu Ihrem nächsten Zyklus gesperrt.
Die Analysephase dauert in der Regel 6 bis 8 Wochen. In dieser Zeit überprüfen EcoVadis-Analysten Ihre Antworten und Dokumente – und führen die 360° Watch durch, die nach externen Nachrichten, Kontroversen oder Verstößen sucht. Wenn ein größeres Problem erkannt wird (z.B. rechtliche Schritte oder Umweltstrafen), kann es Ihre Punktzahl beeinflussen – selbst wenn Ihre internen Antworten stark waren.
Sie erhalten eine E-Mail, wenn Ihre Scorecard bereit ist. Melden Sie sich an, um Ihre Leistung nach Themen, Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten zu sehen. Wenn Sie eine Medaille erhalten haben – insbesondere Platin (Top 1 %), Gold (Top 5 %) oder Silber (Top 15 %) – Glückwunsch! Wenn nicht, überprüfen Sie das Feedback sorgfältig. Fehlende Beweise sind einer der häufigsten Gründe für niedrigere Punktzahlen.
Indem Sie diesen Schritt sorgfältig abschließen, haben Sie nicht nur den Fragebogen abgeschlossen – Sie haben eine nachvollziehbare, gut organisierte Aufzeichnung Ihrer Nachhaltigkeitsbemühungen erstellt. Als Nächstes tauchen wir tiefer in die vier EcoVadis-Bewertungsthemen ein und was jedes davon bewertet.
EcoVadis bewertet die Nachhaltigkeitsleistung in vier Kategorien – den sogenannten „Themen“. Jedes Thema umfasst eine Vielzahl von Kriterien und trägt zu Ihrer Gesamtnote bei. Hier ist, was jedes Thema beinhaltet:
Dieses Thema bewertet, wie Ihr Unternehmen seine Umweltauswirkungen managt. Es umfasst Bereiche wie Energieverbrauch, Treibhausgasemissionen, Wasserverbrauch, Abfallmanagement, Schadstoffkontrolle und die Umweltauswirkungen von Produkten.
EcoVadis sucht nach dokumentierten Richtlinien, Klimazielen, Umsetzungsmaßnahmen und Berichten zu wichtigen Kennzahlen (wie CO₂-Emissionen oder Recyclingquoten). Unternehmen in stark betroffenen Sektoren – wie Fertigung, Landwirtschaft oder Transport – stehen in der Regel vor umfangreicheren Umweltfragen, und dieses Thema hat oft mehr Gewicht in der Bewertung für diese Branchen.
Dieses Thema konzentriert sich auf die Verantwortung Ihres Unternehmens, faire, sichere und inklusive Arbeitsbedingungen zu bieten. Es umfasst Themen wie Arbeitsschutz, Arbeitszeiten, Arbeitnehmerrechte (wie Vereinigungsfreiheit), Nichtdiskriminierung, Schulung und Entwicklung, Vielfalt und Beschwerdemechanismen.
Für größere Unternehmen oder solche, die in risikoreicheren Regionen tätig sind, betrachtet EcoVadis auch die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht – insbesondere, wie Risiken in Ihren Betrieben oder in der Lieferkette angegangen werden. Nachweise sollten unterzeichnete Richtlinien, Schulungsunterlagen und relevante Arbeitskräftekennzahlen wie Unfallraten oder Fluktuation umfassen.
Dieses Thema bewertet den Ansatz Ihres Unternehmens zu ethischem Geschäftsverhalten. Es umfasst Korruptions- und Bestechungsbekämpfung, wettbewerbswidriges Verhalten, Betrugsprävention, Interessenkonfliktmanagement und Datenschutz.
EcoVadis erwartet mindestens einen grundlegenden Ethikkodex und eine Antibestechungsrichtlinie, mit Nachweisen, wie diese umgesetzt werden – wie Schulungsprogramme, Hinweisgebersysteme oder Compliance-Audits. In der heutigen Zeit können auch Cybersecurity und Datenschutzpraktiken als Teil eines verantwortungsvollen Informationsmanagements einbezogen werden.
Dieses Thema untersucht, wie Sie Nachhaltigkeitspraktiken auf Ihre Lieferanten ausweiten. Es geht darum, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette Umwelt-, Sozial- und Ethikstandards einhält.
Sie müssen zeigen, ob Sie einen Lieferantenkodex haben, ob Nachhaltigkeit in die Lieferantenauswahl und -leistung einfließt und ob Lieferanten bewertet, geschult oder auditiert werden. Selbst kleine Schritte – wie das Hinzufügen einer ESG-Klausel zu Bestellungen oder das Screening von Hochrisikolieferanten – können zu Ihrer Bewertung beitragen.
Jedes Thema wird individuell bewertet (0–100), und Ihre Gesamtnote ist ein gewichteter Durchschnitt. Das Gewicht jedes Themas hängt von Ihrem Branchenprofil ab. Zum Beispiel kann die Umwelt für einen Chemiehersteller mehr Gewicht haben, während Ethik im Finanz- oder Beratungswesen priorisiert werden könnte.
Um Platin (die obersten 1 % aller EcoVadis-Berichterstattungsunternehmen) zu erreichen, benötigen Sie hohe Bewertungen in allen Themen. Eine schwache Bewertung in nur einem Bereich – wie das Überspringen der nachhaltigen Beschaffung – kann Ihr Unternehmen von der Medaillenberechtigung vollständig disqualifizieren. Betrachten Sie diese vier Themen als Säulen: EcoVadis belohnt Unternehmen, die alle vier auf solidem Fundament aufbauen.
Der EcoVadis-Fragebogen stellt mittelständische Unternehmen vor echte Herausforderungen – insbesondere solche ohne interne Nachhaltigkeitsteams oder ausgefeilte Dokumentationsprozesse. Hier sind die häufigsten Fallstricke und wie man sie vermeidet:
Einer der größten Fehler ist das Hochladen von Dokumenten, die die ausgewählten Antworten nicht wirklich unterstützen – wie Broschüren, vage Richtlinien oder nicht verwandte Berichte. EcoVadis-Analysten werden keine Beweise anerkennen, die eine bestimmte Option nicht klar unterstützen.
Wie man es vermeidet: Ordnen Sie jedes Dokument einer bestimmten Frage oder Option zu. Fragen Sie: „Beweist diese Datei direkt, was ich ausgewählt habe?“ Wenn die Antwort nein lautet, lassen Sie es weg. Konzentrieren Sie sich auf Qualität statt Quantität und priorisieren Sie Dokumente, die formell, datiert und spezifisch für Ihr Unternehmen sind.
Viele Unternehmen reichen solide Richtlinien ein, es fehlt jedoch der Nachweis von realen Maßnahmen oder Ergebnissen. Da die EcoVadis-Bewertung Maßnahmen und Ergebnisse bevorzugt (etwa 75 % der Bewertung), reichen Richtlinien allein nicht aus.
Wie man es vermeidet: Fügen Sie für jede eingereichte Richtlinie Nachweise hinzu, wie sie umgesetzt wird – wie Schulungsunterlagen, interne Kommunikation, Projektfotos oder Kennzahlen. Wenn Sie noch keine starken Ergebnisse haben, beginnen Sie jetzt mindestens eine KPI zu verfolgen, um Fortschritte im Laufe der Zeit zu zeigen.
Veraltete Richtlinien oder hastig erstellte Dokumente, die nur für EcoVadis erstellt wurden, können Ihre Glaubwürdigkeit schädigen. Analysten können erkennen, wenn etwas nicht genutzt oder intern kommuniziert wurde.
Wie man es vermeidet: Aktualisieren Sie Ihre wichtigsten Richtlinien, lassen Sie sie erneut unterzeichnen und stellen Sie sicher, dass sie innerhalb der letzten 8 Jahre (für Richtlinien) oder 2 Jahre (für Daten) datiert sind. Wenn Sie etwas Neues erstellen, machen Sie es sinnvoll – fügen Sie tatsächliche Beispiele, Verfahren oder Nutzungsnachweise hinzu. Vermeiden Sie generische Vorlagen, es sei denn, Sie passen sie an den Kontext Ihres Unternehmens an.
Um unter dem Limit von 55 Dokumenten zu bleiben, kombinieren Unternehmen manchmal nicht verwandte Dateien. EcoVadis kennzeichnet dies als schlechte Praxis und kann die Einreichung vollständig ignorieren.
Wie man es vermeidet: Kombinieren Sie Dokumente nur, wenn sie vom gleichen Typ sind – wie ISO-Zertifikate oder standortspezifische KPIs – und kennzeichnen Sie sie klar. Andernfalls halten Sie Dateien getrennt. Wenn Sie über dem Limit sind, entfernen Sie Dokumente, die den geringsten Wert hinzufügen oder bereits in anderen Beweisen abgedeckt sind.
Die Verwendung von Richtlinien oder Berichten einer Unternehmensgruppe ist üblich, aber wenn diese Dokumente Ihre spezifische Einheit nicht erwähnen, kann EcoVadis sie nicht anerkennen.
Wie man es vermeidet: Klären Sie die Verbindung. Fügen Sie einen Kommentar oder eine Titelseite hinzu, die besagt, dass die Gruppenrichtlinie für Ihr Unternehmen gilt. Noch besser, lassen Sie Ihre lokale Führung eine Annahmeerklärung unterzeichnen. Heben Sie den relevanten Abschnitt in Gruppenberichten hervor, der Ihre Einheit erwähnt – oder fügen Sie Ihre eigenen Daten hinzu, um sie zu ergänzen.
Dies ist eine häufige Schwachstelle. Viele mittelständische Unternehmen auditieren Lieferanten noch nicht oder bewerten ESG-Risiken in ihrer Wertschöpfungskette formell.
Wie man es vermeidet: Beginnen Sie klein. Fügen Sie ESG-Klauseln zu Verträgen hinzu, teilen Sie einen Lieferantenkodex oder verwenden Sie eine einfache Lieferantenrisikomatrix. Selbst ein Entwurf einer Richtlinie oder ein Frühphasenprozess kann Anerkennung finden, wenn er echtes Engagement zur Erweiterung der Lieferantenaufsicht widerspiegelt.
EcoVadis verwendet 360° Watch, um öffentliche Quellen nach negativen Nachrichten zu durchsuchen. Wenn Ihr Unternehmen mit Problemen konfrontiert war – rechtlich, umweltbezogen oder sozial – werden Analysten dies wahrscheinlich sehen.
Wie man es vermeidet: Gehen Sie bekannte Probleme in Ihrer Einreichung an. Verwenden Sie das Kommentarfeld, um zu erklären, was passiert ist, und fügen Sie Nachweise für Korrekturmaßnahmen bei, wie ein Audit, eine neue Richtlinie oder eine rechtliche Lösung. Transparenz hilft, Auswirkungen zu mindern und zeigt proaktives Risikomanagement.
Sich dieser häufigen Herausforderungen bewusst zu sein, kann Ihrer Einreichung einen großen Vorteil verschaffen. Mittelständische Unternehmen erreichen möglicherweise nicht sofort Platin – aber das Vermeiden dieser Fallen macht jede zukünftige Neubewertung reibungsloser. EcoVadis geht genauso um Verbesserung wie um Bewertung. Nutzen Sie es, um Ihre internen Nachhaltigkeitspraktiken Jahr für Jahr aufzubauen.
Das Ausfüllen des EcoVadis-Fragebogens kann sich wie Jonglieren mit Tabellen, gemeinsamen Laufwerken und endlosen E-Mail-Threads anfühlen. Coolset bringt Struktur ins Chaos.
Entwickelt für mittelständische Unternehmen, die Nachhaltigkeitsberichterstattung verwalten, verwandelt es die EcoVadis-Vorbereitung von einer improvisierten, stressigen Aufgabe in einen strukturierten, wiederholbaren Workflow.
Am wichtigsten ist, dass es Ihnen ermöglicht, zu experimentieren, sich vorzubereiten und zu verbessern, ohne den Stress, es beim ersten Mal richtig zu machen – kein Zeitdruck, keine kostspielige Einreichung, nur ein klarer Weg zur Bereitschaft.
Anstatt in Ordnern oder Slack-Nachrichten zu suchen, bietet Coolset Ihnen eine einzige Quelle der Wahrheit. Dokumente werden einmal hochgeladen, nach EcoVadis-Thema und -Indikator organisiert und direkt dem entsprechenden Fragebogen zugeordnet. Alles befindet sich in einer strukturierten Bibliothek – sodass Sie immer wissen, was was unterstützt.
Coolset führt Sie durch jede Frage mit Eingabeaufforderungen, Beispielen und optionalen Vorlagen. Anstatt zu raten, was EcoVadis möchte, zeigt Ihnen die Plattform – Schritt für Schritt – wie Sie mit der richtigen Art von Beweisen antworten. Wenn Ihnen eine Richtlinie fehlt, kann Coolset eine Startvorlage anbieten und Ihnen sagen, was enthalten sein muss.
Wenn Sie ein Dokument in Coolset taggen – wie einen Ethikkodex oder ein ISO-Zertifikat – kann das System automatisch verwandte Fragen kennzeichnen und vorschlagen, Antworten vorzufüllen. Das bedeutet weniger Duplikate, schnellere Eingaben und weniger Lücken. Es warnt Sie auch vor unbeantworteten Fragen oder fehlenden Dokumenten, bevor es zu spät ist.
EcoVadis-Einreichungen umfassen oft mehrere Personen. Coolset ermöglicht es Ihnen, Fragen zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Kommentare an einem Ort zu hinterlassen. Keine verstreuten Tabellen oder unklaren Verantwortlichkeiten mehr – nur ein Live-Dashboard, das zeigt, wer was tut und wo die Engpässe sind.
Was Sie für EcoVadis vorbereiten, lebt nicht in einem Silo. Coolset hilft Ihnen, dieselben Daten für andere Rahmenwerke wiederzuverwenden – wie die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) oder Kohlenstoffoffenlegungen. Wenn Sie Ihre Emissionen oder Arbeitsdaten bereits eingegeben haben, müssen Sie dies nicht erneut an anderer Stelle tun. Coolset hält Ihre Beweise kartiert und bereit.
Coolset ist für Unternehmen ohne Vollzeit-Nachhaltigkeitspersonal konzipiert. Die Plattform enthält leicht verständliche Erklärungen, Dokumentvorlagen, Verbesserungstipps und bei Bedarf – Zugang zu Expertenhilfe. Es ist nicht nur Software; es ist Struktur, Anleitung und Klarheit, die auf die Realitäten des Mittelmarktes zugeschnitten sind.
Coolset verwandelt den EcoVadis-Fragebogen von einem manuellen Durcheinander in ein wiederholbares System: sammeln → taggen → ausfüllen → überprüfen → exportieren. Es hilft sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird und dass Sie weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen – und mehr Zeit damit, Wirkung zu demonstrieren.
Um zu sehen, wie dies in der Praxis funktioniert, buchen Sie eine Demo der Coolset EcoVadis-Plattform und erfahren Sie, wie Sie Ihre Einreichung mit integrierter Anleitung, Evidenzzuordnung und kollaborativen Workflows optimieren können. Sie können auch eine Einführung in unser CSRD-Evidenzzuordnungstool anfordern, um sich auf eine breitere ESG-Berichterstattung vorzubereiten – alles von derselben Plattform aus.
Antworten auf die häufigsten Fragen von mittelständischen Unternehmen, die sich zum ersten Mal mit der EcoVadis-Bewertung befassen.
Beginnen Sie mit dem Sammeln Ihrer Dokumentation – Richtlinien, Verfahren, Berichte, Kennzahlen und Zertifizierungen. Arbeiten Sie dann den Fragebogen durch, indem Sie nur die Optionen auswählen, die Sie mit klaren, datierten Beweisen unterstützen können. Fügen Sie jeder ausgewählten Option ein Dokument bei und verwenden Sie Kommentarfelder, um alles zu klären, was nicht sofort offensichtlich ist (z. B. Seitenzahlen oder wie das Dokument gilt).
Behaupten Sie nicht, was Sie nicht beweisen können – unbelegte Antworten zählen nicht. Beteiligen Sie relevante Abteilungen, überprüfen Sie Ihre Eingaben doppelt und bleiben Sie innerhalb des Limits von 55 Dokumenten. Folgen Sie einem strukturierten Prozess wie dem in diesem Leitfaden und Sie vermeiden Fehler und sparen Zeit.
EcoVadis erlaubt bis zu 55 unterstützende Dokumente pro Bewertung. Um akzeptiert zu werden, müssen Dokumente:
Akzeptierte Formate sind PDF, Word, Excel und PPT (PDF bevorzugt). URLs sind erlaubt, müssen jedoch öffentlich und stabil sein. Wenn Sie in einer weniger verbreiteten Sprache einreichen, fügen Sie eine kurze englische Zusammenfassung hinzu. Sie können Dateien auch als vertraulich markieren – EcoVadis-Analysten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, und Kunden sehen Beweise nur, wenn sie direkt geteilt werden.
Es hängt davon ab. Einige Unternehmen sind in wenigen Tagen fertig – andere benötigen mehrere Wochen. Der größte Zeitfaktor ist, wie gut Sie vorbereitet sind.
Wenn Ihre Dokumente bereit sind und Ihr Team abgestimmt ist, kann das Ausfüllen des Fragebogens nur wenige Tage dauern. Ohne Vorbereitung zieht sich der Prozess über Wochen des Dokumentensuchens und der Koordination hin. EcoVadis gibt standardmäßig 30 Geschäftstage. Viele mittelständische Unternehmen nutzen die meiste Zeit davon.
Profi-Tipp: Erstellen Sie eine gemeinsame Dokumentenbibliothek, weisen Sie interne Verantwortliche zu und ziehen Sie in Betracht, Tools wie Coolset zu verwenden, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Fertigstellung zu beschleunigen.
EcoVadis bewertet Ihr Nachhaltigkeitsmanagement in vier Schlüsselthemen:
Jedes Thema wird mit bis zu 100 Punkten bewertet und gewichtet basierend auf Ihrer Branche. Um eine Medaille zu erhalten, benötigen Sie starke, dokumentierte Leistungen in allen vier Bereichen. Ein Thema, das unter 30 Punkten liegt, macht Ihr Unternehmen für Medaillen unberechtigt – daher ist Ausgewogenheit wichtig.
Platin ist die höchste Medaille von EcoVadis, die den obersten 1 % der Unternehmen basierend auf ihren Bewertungen verliehen wird. Obwohl sie prozentual basiert, erzielen Platin-Unternehmen typischerweise Bewertungen in den hohen 70ern oder darüber – oft 78 bis 85+.
Um Platin anzustreben:
Platin ist ein ehrgeiziges Ziel – aber erreichbar mit konsequenter Verbesserung, starker Dokumentation und einem sauberen externen Profil.
360° Watch ist das externe Überwachungstool von EcoVadis. Es durchsucht globale Medien, NGO-Berichte, Regierungslisten und Datenbanken nach Nachrichten – positiv oder negativ – die Ihr Unternehmen betreffen.
Sie reichen nichts für 360° Watch ein. Es wird unabhängig von EcoVadis-Analysten und KI-Tools verwaltet. Aber es beeinflusst dennoch Ihre Bewertung:
Die 360° Watch macht bis zu 20 % jeder Themenbewertung aus. Sie soll sicherstellen, dass Ihre interne Dokumentation mit der externen Realität übereinstimmt. Arbeiten Sie transparent und gehen Sie bekannte Risiken an – das ist der beste Weg, um auf Kurs zu bleiben.
Ja. Um Ihren Fragebogen einzureichen und eine Scorecard zu erhalten, müssen Sie einen jährlichen EcoVadis-Abonnementplan wählen. Hier ist eine kurze Übersicht:
Sie werden aufgefordert, einen Plan bei der Einreichung auszuwählen. Alle Pläne beinhalten Zugang zur Plattform, Unterstützung und die Bewertung selbst. Wenn Sie vollständige Transparenz und umsetzbare Einblicke wünschen, ist Premium die beste Wahl für die meisten mittelständischen Unternehmen, die auf langfristige Verbesserung abzielen.
Die Bewältigung des EcoVadis-Fragebogens kann komplex erscheinen – aber mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools wird es zu einer überschaubaren, sogar wertvollen Übung. Dieser Leitfaden hat aufgeschlüsselt, was der Fragebogen wirklich bewertet, Schritt für Schritt dargelegt, wie man ihn angeht, und aufgezeigt, wo mittelständische Unternehmen oft stolpern.
Und Sie müssen es nicht alleine tun. Eine Plattform wie Coolset kann das Chaos beseitigen – Dokumentenwirrwarr in strukturierte Beweise verwandeln, Teams ausrichten und Ihnen Vertrauen in jede Antwort geben.
Egal, ob Sie Ihre erste Medaille oder eine Platin-Bewertung anstreben, der Erfolg beginnt mit Vorbereitung und Transparenz. Zeigen Sie, was Sie tun, untermauern Sie es mit Beweisen und nutzen Sie jede Bewertung, um die Messlatte weiter zu erhöhen.
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Updated on March 24, 2025 - This article reflects the latest EU Omnibus regulatory changes and is accurate as of March 24, 2025. Its content has been reviewed to provide the most up-to-date guidance on ESG reporting in Europe.
Updated on July 25, 2025 - This article references a previous version of the EUDR country risk benchmarking system. On July 9, the European Parliament rejected the proposed classification. We are actively monitoring the latest developments. For the most up-to-date guidance, read our updated article on the EUDR benchmarking vote. In the meantime, assume full due diligence applies across all regions.
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