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EcoVadis-Bewertungen basieren auf Beweisen – nicht auf Absichten. Eine Richtlinie allein reicht nicht für eine gute Bewertung. Wichtig ist, dass die Richtlinie glaubwürdig, aktuell und durch Beweise gestützt ist, die zeigen, dass sie in der Praxis angewendet wird.

Dieser Leitfaden bietet eine umfassende, praxisnahe Anleitung zur Erstellung starker EcoVadis-Unterlagen. Er richtet sich an Nachhaltigkeits-, Beschaffungs- und Compliance-Teams, die häufige Fehler vermeiden, die Zusammenarbeit optimieren und Beweise präsentieren möchten, die die tatsächliche Stärke ihrer Nachhaltigkeitsprogramme widerspiegeln.

Warum Ihre EcoVadis-Dokumentation wichtiger ist, als Sie denken

EcoVadis-Bewertungen belohnen keine Absichten – sie belohnen Beweise. Eine Richtlinie ohne Nachweis ihrer Anwendung bringt keine Punkte. Und das Hochladen generischer Vorlagen zeigt nicht, dass Ihre Nachhaltigkeitspraktiken echt, aktuell oder relevant sind.

Dennoch tappen viele Unternehmen in diese Falle. Sie erfüllen Anforderungen mit Standarddokumenten, anstatt zu zeigen, wie ihre Nachhaltigkeitsverpflichtungen in den täglichen Betrieb umgesetzt werden. Das Ergebnis ist eine schlechtere Bewertung – selbst wenn ihre Praktiken solide sind.

Die Methodik von EcoVadis ist klar: Ihre Antworten im Fragebogen zählen nur, wenn sie durch glaubwürdige Dokumentation gestützt werden. Das bedeutet unterschriebene Richtlinien, datierte Berichte, verifizierte Kennzahlen und klare Verantwortlichkeiten. Dieser Leitfaden beseitigt Verwirrung und hilft Nachhaltigkeits-, Beschaffungs- und Compliance-Teams, Dokumentationen einzureichen, die einer Prüfung standhalten – und die Grundlage für eine stärkere Bewertung schaffen.

Um eine Platin-Bewertung zu erhalten, lesen Sie unseren Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Vervollständigung des EcoVadis-Fragebogens.

Warum die Qualität der Dokumentation wichtiger ist als nur Richtlinien

Eine Richtlinie allein reicht nicht aus, um in einer EcoVadis-Bewertung gut abzuschneiden. Wichtig ist, ob die Richtlinie angewendet wird – und ob Sie dies nachweisen können.

EcoVadis bewertet Unternehmen in vier Nachhaltigkeitsthemen (Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung) anhand von drei Managementsäulen: Richtlinien, Maßnahmen und Ergebnisse. Jede Antwort im Fragebogen muss durch konkrete Beweise gestützt werden. Ohne diese zählt sie nicht.

Das bedeutet, dass die Aussage, Sie führen Anti-Korruptionsschulungen durch, nicht ausreicht. Sie müssen Schulungsprotokolle, Materialien oder Abschlussnachweise bereitstellen. Behaupten Sie Emissionsreduzierungen? Fügen Sie KPI-Berichte oder Drittanbieter-Verifizierungen bei.

Starke Dokumentation ist:

• Relevant – direkt mit der gestellten Frage verknüpft.
  
  
• Vollständig – zeigt den gesamten Prozess, nicht nur die Absicht.
  
  
• Glaubwürdig – formell ausgestellt, datiert und auf Ihr Unternehmen zurückführbar.

Analysten prüfen, ob ein Dokument offiziell aussieht (z.B. Firmenlogo, Unterschrift, Datum) und ob es Ihre Antwort unterstützt. Unternehmen mit hoher Bewertung verlassen sich typischerweise auf vorhandene Materialien – wie Nachhaltigkeitsberichte, zertifizierte Managementsystemdokumentationen oder Prüfergebnisse – die klar zeigen, wie Richtlinien in der Praxis umgesetzt werden.

Fazit: Robuste Beweise verleihen Worten Gewicht. Ohne sie ist Ihre Richtlinie nur ein Platzhalter.

Welche Dokumente erwartet EcoVadis? Ein Überblick nach Themen

EcoVadis gruppiert seine Bewertung in vier zentrale Nachhaltigkeitsthemen. Jedes Thema wird über drei Säulen bewertet: Richtlinien, Maßnahmen und Ergebnisse. Um Punkte zu erhalten, müssen Unternehmen Dokumente einreichen, die ihre Antworten in jeder dieser Säulen klar unterstützen.

Hier ist, was Sie für jedes Thema vorbereiten sollten – insbesondere, wenn Sie in einer büro- oder dienstleistungsorientierten Branche tätig sind.

Umwelt

Das Thema Umwelt sucht nach Beweisen, dass Ihre Umweltverpflichtungen dokumentiert, umgesetzt und verfolgt werden.

Häufige Dokumente:

• Umweltrichtlinie – Eine unterschriebene, datierte Richtlinie, die Energieverbrauch, Emissionen, Abfall und Compliance abdeckt. Sollte messbare Ziele enthalten.
  
  
• Zertifizierungen & Systeme – ISO 14001-Zertifikate, EMS-Handbücher, Umweltzeichen oder behördlich ausgestellte Umweltgenehmigungen.
  
  
• Verfahren – Betriebliche Dokumente wie ein Abfallmanagementplan, ein Logbuch für energiesparende Geräte oder ein Notfallverfahren.
  
  
• KPIs & Berichte – Daten zum Energieverbrauch, zu Treibhausgasemissionen, Wasserverbrauch oder Recyclingquoten – idealerweise aus den letzten 24 Monaten. Berichte von Plattformen wie CDP qualifizieren sich ebenfalls.
  
  
• Drittanbieter-Audits – Umweltprüfungen oder ISO 14064-Verifizierungen, die zeigen, wie gut Ihr System in der Praxis funktioniert.

Tipp: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Wenn Ihr Fußabdruck hauptsächlich energiebezogen ist, betonen Sie die Energieeffizienz und Kohlenstoffdaten. Qualität schlägt Quantität.

Arbeits- & Menschenrechte

Dieses Thema bewertet, wie Ihr Unternehmen das Wohl der Mitarbeiter schützt, Arbeitsstandards einhält und Menschenrechte in den täglichen Betrieb integriert.

Häufige Dokumente:

• Menschenrechts- oder Arbeitsrichtlinie – Eine unterschriebene Richtlinie, die Diskriminierungsfreiheit, faire Löhne, Arbeitszeiten, Gesundheit und Sicherheit sowie Vereinigungsfreiheit abdeckt. Sie sollte sich auf internationale Standards wie die ILO oder die UN-Leitprinzipien beziehen.
  
  
• Gesundheits- & Sicherheitsverfahren – Handbücher, Protokolle und Notfallpläne, die einen strukturierten Ansatz für Arbeitsschutz und Sicherheit demonstrieren. ISO 45001-Zertifikate zählen hier.
  
  
• Schulungsnachweise – Beweise für Mitarbeiterschulungen zu Gesundheit und Sicherheit, Anti-Harassment, Vielfalt oder Arbeitsrechten. Dies könnte Anwesenheitsprotokolle, Präsentationsfolien oder Screenshots von internen Lernplattformen umfassen.
  
  
• Arbeitsleistungskennzahlen – Daten zu Verletzungen, Fehlzeiten, Fluktuation oder Arbeitszufriedenheit. Fügen Sie die aktuellsten zwei Jahre hinzu, wenn verfügbar.
  
  
• Audits & Vereinbarungen – Drittaudits (z.B. SMETA, SA8000), ISO-Zertifizierungen oder Tarifverträge, die Ihre Praktiken validieren.
  
  

Tipp: Richtlinien sind nur der Ausgangspunkt. Fügen Sie Dokumente hinzu, die zeigen, dass Ihre Arbeitspraktiken aktiv und messbar sind – wie Sicherheits-KPIs, Prüfergebnisse oder Nachweise laufender Schulungen. Das ist es, was EcoVadis wirklich sucht.

Ethik

Dieses Thema konzentriert sich auf die Integrität des Unternehmens – wie Ihr Unternehmen Korruption verhindert, faire Praktiken fördert und sensible Informationen schützt.

Häufige Dokumente:

• Verhaltenskodex oder Ethikrichtlinie – Ein formelles Dokument, das Erwartungen zu Themen wie Bestechung, Geschenke, Interessenkonflikte, Kartellrecht und Datenschutz festlegt. Sollte unterschrieben, datiert und von der Führung genehmigt sein.
  
  
• Umsetzungsverfahren – Dokumente, die Ihre Ethikrichtlinie in die Praxis umsetzen. Beispiele sind Whistleblower-Verfahren, Due-Diligence-Prozesse für Dritte oder interne Korruptionsrisikobewertungen. ISO 37001-Zertifizierung oder Compliance-Audit-Berichte passen auch hier.
  
  
• Schulungsnachweise – Nachweise von Mitarbeiterschulungen zu Themen wie Anti-Korruption, Datenschutz oder Compliance. Dies könnte Anwesenheitsprotokolle, Kursmaterialien oder LMS-Screenshots mit Abschlussdaten umfassen.
  
  
• Überwachung und Durchsetzung – Interne Prüfergebnisse, Untersuchungsergebnisse (angemessen anonymisiert) oder KPIs wie der Prozentsatz der geschulten Mitarbeiter. Externe Bewertungen (z.B. 360°-Reviews oder Integritätsaudits) können Ihre Beweise stärken.
  
  
• Ethikbezogene Zusagen – Teilnahme an Initiativen wie dem UN Global Compact oder Ethikversprechen. Diese zählen als unterstützende Beweise – aber nur, wenn sie mit Nachweisen für die interne Umsetzung gepaart sind.

Tipp: EcoVadis sucht nach mehr als nur schriftlichen Werten. Um gut abzuschneiden, zeigen Sie, wie diese Werte durch Verfahren eingebettet, in der Praxis überwacht und durch Schulungen gestärkt werden.

Nachhaltige Beschaffung

Dieses Thema bewertet, wie gut Ihr Unternehmen Nachhaltigkeitsrisiken und -erwartungen in seiner Lieferkette managt. Es geht darum, sicherzustellen, dass Lieferanten mit Ihren Umwelt-, Sozial- und Ethikstandards übereinstimmen – nicht nur mit Ihren internen Abläufen.

Häufige Dokumente:

• Lieferantenkodex oder Beschaffungsrichtlinie – Ein Dokument, das die Erwartungen an Lieferanten festlegt, einschließlich Umwelt-Compliance, Arbeitsrechte, Anti-Korruption und Menschenrechte. Dies kann ein eigenständiger Kodex oder in Ihrer Einkaufspolitik eingebettet sein.
  
  
• Bewertungsverfahren – Beweise dafür, wie Sie Lieferantenpraktiken bewerten und überwachen. Beispiele sind ESG-Risiko-Screening-Workflows, Onboarding-Fragebögen oder interne Richtlinien zur Prüfung von Lieferanten.
  
  
• Lieferantenaudits & Zertifizierungen – Dritte soziale oder Umweltprüfungen (z.B. SMETA) oder eine Liste von Lieferantenzertifizierungen wie ISO 14001 oder SA8000. Zusammenfassende Berichte oder Compliance-Überprüfungen (mit entfernten sensiblen Daten) sind hier nützlich.
  
  
• Lieferketten-KPIs – Kennzahlen, die zeigen, wie Ihre Lieferanten in Bezug auf Nachhaltigkeit abschneiden – wie der Prozentsatz der Lieferanten, die Ihren Kodex unterzeichnet haben, oder die Anzahl der in den letzten 12–24 Monaten durchgeführten Audits.
  
  
• Engagement-Initiativen – Dokumente, die zeigen, wie Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, wie Schulungsmaterialien, Sitzungsprotokolle oder gemeinsame Tools (z.B. Kohlenstoffrechner oder ESG-Berichtsvorlagen).

Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente klar auf Ihre bewertete Einheit und Lieferkette bezogen sind – nicht nur auf Ihr internes Team. Ein unterschriebener Lieferantenkodex ist ein guter Anfang, aber um höher zu punkten, untermauern Sie ihn mit realen Beweisen dafür, wie Sie umsetzen, verfolgen und nachverfolgen.

Was zählt (und was nicht): Starke vs. schwache EcoVadis-Beweise

EcoVadis bewertet nur, was es verifizieren kann. So erkennen Sie den Unterschied zwischen Dokumentationen, die Punkte bringen – und denen, die ignoriert werden. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über Beispiele pro EcoVadis-Thema:

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Fazit:
Verwenden Sie echte, aktuelle Dokumente, die zeigen, wie Ihr Unternehmen in der Praxis arbeitet. Überspringen Sie alles, was generisch, veraltet oder nicht überprüfbar ist. Wenn das Dokument keine interne Prüfung bestehen würde, wird es wahrscheinlich auch die von EcoVadis nicht bestehen.

Formatierungs- und Einreichungsregeln für EcoVadis-Dokumente

Das Hochladen von Dokumenten zu EcoVadis betrifft nicht nur das, was Sie einreichen – sondern auch, wie. Selbst gut vorbereitete Beweise können abgelehnt werden, wenn sie falsch eingereicht werden. Dies sind die wichtigsten Regeln und bewährten Verfahren, die jedes Unternehmen befolgen sollte.

Dokumentenlimit: Maximal 55 Dateien
EcoVadis-Bewertungen erlauben bis zu 55 unterstützende Dokumente. Dies gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Priorisieren Sie Qualität vor Quantität. Ein einziges, gut strukturiertes Dokument – wie ein Nachhaltigkeitsbericht – kann mehrere Fragebogenantworten unterstützen. 

Vermeiden Sie es, nicht zusammenhängende Dokumente in eine Datei zu bündeln, um das Limit zu umgehen. Zusammengeführte PDFs ohne klaren Zusammenhang zwischen den Inhalten werden abgelehnt. Die einzige Ausnahme sind gruppierte Beweise wie standortbezogene Zertifikate oder konsolidierte KPI-Dateien, die EcoVadis ausdrücklich zulässt.

Akzeptierte Formate und Dateigrößen

PDF wird bevorzugt, aber Word-, Excel-, PowerPoint-, Text- und Bilddateien werden ebenfalls akzeptiert. Jede Datei muss unter 30 MB sein. Vermeiden Sie passwortgeschützte oder beschädigte Dateien – Analysten können sie nicht öffnen. Wenn Sie anstelle einer Datei eine URL einreichen, wird diese Seite in ein statisches PDF umgewandelt. Überprüfen Sie, dass der Link stabil ist, keine Anmeldung erfordert und direkt auf den relevanten Inhalt verweist.

Sprache und Lesbarkeit

Dokumente können in jeder Sprache eingereicht werden. Für Sprachen außerhalb von Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Chinesisch und Japanisch sollten jedoch gescannte oder bildbasierte Dateien vermieden werden – Analysten können den Text möglicherweise nicht extrahieren. Wenn Sie in weniger verbreiteten Sprachen einreichen, fügen Sie eine englische Zusammenfassung oder Übersetzung für wichtige Dateien hinzu. Und überprüfen Sie immer, dass Ihre Scans lesbar sind; unscharfe Fotos oder dunkle Kopien können ignoriert werden.

Aktualität ist wichtig‍

Dokumente müssen aktuelle Praktiken widerspiegeln.

• Richtlinien und Verfahren: akzeptabel, wenn sie innerhalb der letzten 8 Jahre ausgestellt und noch in Gebrauch sind
• KPI-Daten und Audit-Berichte: idealerweise aus den letzten 2 Jahren
• Zertifizierungen: gültig bis zum Ablaufdatum (oder 3 Jahre, wenn kein Datum angegeben ist)

Veraltete oder undatierte Dokumente können abgewertet werden. Falls erforderlich, fügen Sie eine Titelseite hinzu, um zu klären, wann ein Dokument ausgestellt oder zuletzt überprüft wurde.

Übereinstimmung des Umfangs

Ihre Beweise müssen dem Umfang Ihrer Bewertung entsprechen – sei es eine Gruppe, eine Geschäftseinheit oder ein bestimmter Standort. Wenn Sie eine globale Richtlinie für eine lokale Bewertung einreichen, erklären Sie, wie die Richtlinie auf lokaler Ebene gilt (z.B. durch eine kurze Notiz oder Titelseite). Dokumente von nicht verwandten Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten können ignoriert werden.

Verknüpfen Sie jedes Dokument mit einer Fragebogenantwort

Einfach eine Datei hochzuladen reicht nicht aus – sie muss mindestens einer spezifischen Antwort zugeordnet werden. Sie können ein Dokument mit mehreren Fragen verknüpfen und umgekehrt. Verwenden Sie klare Dateinamen (z.B. „ABC Corp_2024_Env Policy.pdf“), damit Analysten den Inhalt schnell identifizieren können. Bestätigen Sie vor dem Einreichen, dass jede hochgeladene Datei mit einer Antwort verknüpft ist. Nicht verknüpfte Dokumente werden nicht überprüft.

Vertraulichkeit und Freigabeeinstellungen

Hochgeladene Dokumente sind standardmäßig vertraulich und werden nur von EcoVadis-Analysten eingesehen. Sie können auch wählen, bestimmte Dateien mit Kunden zu teilen, die Ihre Scorecard anfordern. Wenn Sie sensible interne Dokumente einreichen, können Sie Details schwärzen (z.B. Mitarbeiternamen in Audit-Protokollen) – stellen Sie nur sicher, dass die Beweise klar bleiben. Reichen Sie niemals gefälschte oder manipulierte Dokumente ein. EcoVadis hat Verifizierungsprozesse, und Unehrlichkeit könnte Ihre Bewertung und Beziehungen zu Handelspartnern schädigen.

Wo Unternehmen Fehler machen – und wie man sie vermeidet

Selbst Nachhaltigkeitsführer verlieren bei EcoVadis-Bewertungen Punkte durch vermeidbare Dokumentationsfehler. Hier sind die häufigsten Fehler – und wie man sie vermeidet.

1. Unzusammenhängende Dokumente bündeln
Das Zusammenführen von Umweltpolitik, Schulungsfotos und Lieferantenrechnungen in einer PDF spart Platz – aber EcoVadis erkennt es nicht an. Analysten möchten eine Datei pro Nachweis.

Vermeiden: Einzelne, klar abgegrenzte Dokumente hochladen. Nur Inhalte gruppieren, die zusammengehören (z.B. Standortzertifikate oder KPIs). Berichte verwenden, die mehrere Themen kohärent abdecken, wie CSR- oder integrierte Jahresberichte.

2. Veraltetes oder irrelevantes Material einreichen

Ein Energiediagramm von 2017 oder ein abgelaufenes Zertifikat spiegeln keine aktuelle Leistung wider. Ebenso ist das Hochladen eines Dokuments, das nicht zur Fragestellung passt, eine verpasste Chance.

Vermeiden: Aktuelle Nachweise verwenden – vorzugsweise aus den letzten 2 Jahren für Daten und innerhalb von 8 Jahren für Richtlinien, wenn sie noch gültig sind. Sicherstellen, dass jedes Dokument die verknüpfte Antwort direkt unterstützt.

3. Handlungen ohne Nachweis beanspruchen

Etwas zu behaupten reicht nicht aus. Ohne Beweis gibt es keine Anerkennung.

Vermeiden: Jede „Ja“-Antwort im Fragebogen sollte mit mindestens einem Dokument verknüpft sein, das den Nachweis erbringt – wie ein Protokoll, Bericht oder Ergebnis. Wenn kein Nachweis vorliegt, die Antwort anpassen oder die Lücke im Kommentarfeld erklären.

4. Nur Richtlinien einreichen, ohne Umsetzung

Richtlinien allein zeigen keine Umsetzung. Ein Verhaltenskodex ist kein Beweis dafür, dass Mitarbeiter in Ethik geschult sind.

Vermeiden: Eine Balance aus Richtlinien (Verpflichtungen), Verfahren (Handlungen) und Daten (Ergebnisse) einreichen. EcoVadis bewertet alle drei Säulen – das Vernachlässigen einer wird die Bewertung beeinträchtigen.

5. Dokumente einreichen, die nicht zum Bewertungsumfang passen

Nachweise aus einer anderen Region, Geschäftseinheit oder einem nicht verwandten Standort können Analysten verwirren und zu Strafen führen.

Vermeiden: Sicherstellen, dass jedes Dokument klar mit der bewerteten Einheit in Verbindung steht. Bei Verwendung einer globalen Richtlinie erklären, wie sie auf die bewertete Einheit zutrifft.

6. Unorganisierte oder Last-Minute-Uploads

Hastige Einreichungen enthalten oft unverbundene Dokumente, Entwurfsversionen oder falsch benannte Dateien. Das bedeutet, dass Nachweise übersehen werden.

Vermeiden: Früh beginnen. Eine Woche vor der Frist mit dem Hochladen fertig sein. Dateien klar benennen, jede der richtigen Antwort zuordnen und die Einreichung von einer zweiten Person überprüfen lassen.

Tipps für einen reibungsloseren EcoVadis-Vorbereitungsprozess

Die Vorbereitung auf EcoVadis muss kein Last-Minute-Chaos sein. Mit ein paar klugen Gewohnheiten und Tools können Sie einen wiederholbaren Prozess aufbauen, der Zeit spart – und die Ergebnisse verbessert.

Früh beginnen und Verantwortung zuweisen

Behandeln Sie EcoVadis wie ein Projekt. Bilden Sie ein kleines Team, sobald Sie die Frist kennen – typischerweise bestehend aus Nachhaltigkeits-, HR-, Beschaffungs-, Compliance- und EHS-Teams. Ordnen Sie jedem EcoVadis-Thema einen internen Verantwortlichen zu (z.B. Arbeit an HR, Ethik an die Rechtsabteilung). Setzen Sie Fristen und halten Sie die Verantwortlichen zur Rechenschaft. Exportieren Sie den Fragenkatalog von EcoVadis nach Excel und verwenden Sie ihn als Checkliste zur Aufgabenverteilung.

Vorhandenes wiederverwenden

Die meisten Nachweise existieren bereits in Ihrem Unternehmen – von CSRD-Berichten und ISO-Systemen bis hin zu internen Prüfungsprotokollen und Schulungsunterlagen. Beginnen Sie nicht bei Null. Erstellen Sie eine zentrale „ESG-Bibliothek“, in der Teams wichtige Richtlinien, KPIs, Zertifikate und Berichte speichern können. Tools wie Coolsets CSRD Data Library erleichtern dies, indem sie Dokumente an einem Ort organisieren, bereit zur Nutzung über verschiedene Rahmenwerke hinweg.

Richtlinien und Überprüfungszyklen verfolgen

Führen Sie eine aktuelle Liste Ihrer Richtlinien mit Versionsdaten, Verantwortlichen und nächsten Überprüfungsfristen. Dies hilft, die Einreichung veralteter Dokumente zu vermeiden – und erinnert Sie daran, wann Aktualisierungen fällig sind. Ein einfaches Tabellenblatt reicht aus, aber automatisierte Tools (wie Coolsets Policy Tracker) können Überprüfungsdaten kennzeichnen und sicherstellen, dass Dokumente aktuell bleiben.

Automatisieren, was möglich ist

Wenn Sie an mehrere Rahmenwerke berichten, spart Automatisierung Zeit. Software wie Coolset kann Ihre ESG-KPIs zentralisieren, Daten über Bewertungen hinweg verknüpfen und vorhandene Nachweise hervorheben, die zu EcoVadis passen. Es vermeidet auch Versionskontrollprobleme, indem es eine einzige Quelle der Wahrheit für wichtige Dateien beibehält.

Abteilungsübergreifend verbunden bleiben

Warten Sie nicht bis zur EcoVadis-Frist, um Input zu sammeln. Halten Sie vierteljährliche Abstimmungen mit wichtigen Abteilungen ab, um zu verfolgen, was passiert – neue Lieferantenaudits, aktualisierte Handbücher oder neue Schulungsinitiativen. Verwenden Sie gemeinsame Laufwerke oder Projektmanagement-Tools, in denen Teams Dokumente ablegen können, sobald sie erstellt werden.

Einen Probelauf durchführen

Bevor Sie einreichen, führen Sie eine simulierte Bewertung durch. Gehen Sie den Fragenkatalog durch und prüfen Sie, ob Sie für jede Antwort Nachweise haben. Lücken zeigen, wo Sie neue Prozesse benötigen – oder einfach nur eine bessere Dokumentation. Einige Unternehmen ziehen Berater oder Prüfer hinzu, um ihre Nachweise im Voraus zu stärken.

FAQ: EcoVadis-Unterlagen

F: Können wir Dokumente aus einer früheren Bewertung wiederverwenden?
Ja. Wenn ein Dokument noch gültig ist, wiederverwenden. EcoVadis ermöglicht es, zuvor hochgeladene Dateien mit Ihrem neuen Fragebogen zu verknüpfen, ohne sie erneut hochzuladen. Diese wiederverwendeten Dateien zählen nicht zur 55-Dokumenten-Grenze. Überprüfen Sie nur, dass jedes wiederverwendete Dokument noch relevant und aktuell ist – insbesondere für KPIs oder Richtlinien, die sich geändert haben könnten. Und stellen Sie sicher, dass jede Datei mit den richtigen Fragen in Ihrer neuen Einreichung verknüpft ist.

F: Wir haben mehr als 55 relevante Dokumente. Was sollen wir tun? 

Qualität und Breite priorisieren. Wählen Sie Dokumente, die umfassend sind (wie Nachhaltigkeitsberichte oder ISO-Handbücher) und mehrere Bereiche abdecken. Konzentrieren Sie sich auf Themen mit hohem Gewicht basierend auf Ihrer Branche (z.B. Emissionen oder Arbeitsrechte). Sie können verwandte Inhalte zusammenführen – wie ein Schulungsdeck und Anwesenheitsprotokoll – aber vermeiden Sie das Bündeln unzusammenhängender Dokumente nur um Platz zu sparen. Wenn Sie wirklich mehr als 55 teilen müssen, vermerken Sie im Fragebogen, dass auf Anfrage zusätzliche Nachweise verfügbar sind.

F: Müssen wir unsere Dokumente ins Englische übersetzen?

Nicht immer. EcoVadis akzeptiert Dokumente in vielen Sprachen, einschließlich Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Chinesisch und Japanisch – auch wenn sie gescannt sind. Für andere Sprachen entweder bearbeitbaren Text einreichen (wie Word oder durchsuchbare PDFs), damit Analysten Übersetzungstools verwenden können, oder eine kurze englische Zusammenfassung bereitstellen. Vermeiden Sie das Einreichen nicht bearbeitbarer Scans in nicht unterstützten Sprachen – wenn Analysten es nicht lesen können, wird es nicht gezählt.

F: Sind hochgeladene Dokumente für unsere Kunden sichtbar?

Standardmäßig nein. Dokumente sind vertraulich zwischen Ihnen und EcoVadis, es sei denn, Sie entscheiden sich ausdrücklich, sie zu teilen. Sie können die Freigabeeinstellungen pro Datei steuern. Viele Unternehmen teilen öffentlich zugängliche Dokumente (wie Nachhaltigkeitsberichte) und halten interne Prüfungen privat. Sensible Informationen bei Bedarf schwärzen – aber nicht übertreiben. Wenn Sie unsicher sind, überprüfen Sie die Vertraulichkeitspolitik von EcoVadis im Help Center.

F: Was, wenn wir kein Dokument für etwas haben, das EcoVadis fragt?

Nicht vortäuschen. Wenn Sie kein Dokument haben, sagen Sie es. Das Einreichen von Platzhaltern oder Last-Minute-Dateien, die nur für die Bewertung erstellt wurden, kann Ihre Glaubwürdigkeit schädigen. Erklären Sie stattdessen die Lücke in einem Kommentar (z.B. „Richtlinie in Entwicklung, erwartet bis Q4“). Sie erhalten jetzt keine Punkte für diese Frage, aber Sie zeigen Absicht – und vermeiden das Risiko, wegen ungültiger Nachweise markiert zu werden.

F: Kann ein Dokument für mehrere Fragen verwendet werden?

Ja – und Sie sollten dies zu Ihrem Vorteil nutzen. Eine einzelne Datei (wie Ihr Nachhaltigkeitsbericht) kann mit mehreren Fragebogenantworten verknüpft werden. Stellen Sie nur sicher, dass der Inhalt jede Antwort klar unterstützt. Verwenden Sie Dateinamen und interne Überschriften, die Analysten helfen, das zu finden, was sie brauchen. Sie können auch mehrere Dokumente an dieselbe Frage anhängen, wenn nötig.

Erste Schritte

Indem Sie den obigen Leitfaden befolgen, können Nachhaltigkeits-, Beschaffungs- und Compliance-Teams – insbesondere in bürobasierten Branchen – die Qualität und Wirkung ihrer EcoVadis-Einreichungen erheblich verbessern. Die Vorbereitung von EcoVadis-Unterlagen ist nicht nur eine Pflichtübung. Es ist eine Gelegenheit, die Nachhaltigkeitsreife Ihres Unternehmens, die betriebliche Disziplin und die Bereitschaft, den wachsenden Erwartungen der Stakeholder gerecht zu werden, zu demonstrieren.

Konzentrieren Sie sich auf das, was EcoVadis am meisten schätzt: Relevanz, Aktualität und Glaubwürdigkeit. Vermeiden Sie häufige Fallstricke, strukturieren Sie Ihre Arbeitsabläufe frühzeitig und nutzen Sie interne Tools – wie Richtlinienverfolger, ESG-Bibliotheken oder Coolsets Automatisierungsfunktionen – um voraus zu sein. Mit den richtigen Nachweisen und einem klaren Prozess wird Ihre Dokumentation mehr als nur ein Beweis. Sie wird zu einer Geschichte des Fortschritts – und zu einem Treiber des Vertrauens.