‍

EcoVadis-beoordelingen zijn gebaseerd op bewijs – niet op intenties. Alleen een beleid hebben is niet genoeg voor een sterke score. Wat telt, is of dat beleid geloofwaardig, actueel en ondersteund door bewijs is dat het in de praktijk wordt gebruikt.

Deze gids biedt een praktische handleiding voor het voorbereiden van sterke EcoVadis-ondersteunende documenten. Het is ontworpen voor duurzaamheid-, inkoop- en compliance-teams die veelgemaakte fouten willen vermijden, samenwerking willen stroomlijnen en bewijs willen presenteren dat de echte kracht van hun duurzaamheidsprogramma's weerspiegelt.

Waarom je EcoVadis-documentatie belangrijker is dan je denkt

EcoVadis-beoordelingen belonen geen intenties – ze belonen bewijs. Een beleid indienen zonder bewijs dat het wordt gebruikt, levert geen punten op. En het uploaden van generieke sjablonen toont niet aan dat je duurzaamheidspraktijken echt, recent of relevant zijn.

Toch trappen veel bedrijven in deze val. Ze vullen vakjes in met standaarddocumenten in plaats van te laten zien hoe hun duurzaamheidsverplichtingen zich vertalen naar dagelijkse operaties. Als gevolg daarvan lijdt hun score – zelfs als hun praktijken solide zijn.

De methodologie van EcoVadis is duidelijk: je antwoorden in de vragenlijst tellen alleen wanneer ze worden ondersteund door geloofwaardige documentatie. Dat betekent ondertekende beleidslijnen, gedateerde rapporten, geverifieerde statistieken en duidelijke eigenaarschap. Deze gids snijdt door de verwarring en helpt duurzaamheid-, inkoop- en compliance-teams documentatie in te dienen die bestand is tegen controle – en de basis legt voor een sterkere score.

Om een platinumscores te behalen met je antwoorden, lees onze stap-voor-stap gids voor het invullen van de EcoVadis-vragenlijst.

Waarom documentatiekwaliteit belangrijker is dan alleen beleidslijnen

Een beleid hebben is niet genoeg om goed te scoren in een EcoVadis-beoordeling. Wat telt, is of dat beleid wordt gebruikt – en of je dat kunt bewijzen.

EcoVadis beoordeelt bedrijven op vier duurzaamheidsthema's (Milieu, Arbeid & Mensenrechten, Ethiek en Duurzaam Inkopen) met behulp van drie managementpijlers: Beleid, Acties en Resultaten. Elk antwoord in de vragenlijst moet worden ondersteund door concreet bewijs. Zonder dat telt het niet mee.

Dat betekent dat aangeven dat je anti-corruptietrainingen geeft niet genoeg is. Je moet trainingslogboeken, materialen of voltooiingsrecords verstrekken. Claim je emissiereducties? Voeg KPI-rapporten of verificatie door derden toe.

Sterke documentatie is:

• Relevant – direct gekoppeld aan de gestelde vraag.
  
  
• Compleet – toont het volledige proces, niet alleen de intentie.
  
  
• Geloofwaardig – formeel uitgegeven, gedateerd en traceerbaar naar je bedrijf.

Analisten controleren of een document er officieel uitziet (bijv. bedrijfslogo, handtekening, datum) en of het je antwoord ondersteunt. Hoge scores vertrouwen doorgaans op bestaande materialen – zoals duurzaamheidsrapporten, gecertificeerde managementsysteemdocumentatie of auditresultaten – die duidelijk laten zien hoe beleidslijnen in de praktijk worden geïmplementeerd.

Kortom: robuust bewijs verandert woorden in gewicht. Zonder dat is je beleid slechts een placeholder.

Welke documenten verwacht EcoVadis? Een thema-overzicht

EcoVadis groepeert zijn beoordeling in vier kernduurzaamheidsthema's. Elk thema wordt gescoord over drie pijlers: beleid, acties en resultaten. Om punten te verdienen, moeten bedrijven documenten indienen die hun antwoorden onder elk van deze pijlers duidelijk ondersteunen.

Hier is wat je moet voorbereiden voor elk thema – vooral als je actief bent in een kantoor- of dienstgerichte branche.

Milieu

Het thema Milieu zoekt naar bewijs dat je milieutoezeggingen zijn gedocumenteerd, geïmplementeerd en gevolgd.

Veelvoorkomende documenten:

• Milieubeleid – Een ondertekend, gedateerd beleid dat energiegebruik, emissies, afval en compliance dekt. Moet meetbare doelen bevatten.
  
  
• Certificeringen & systemen – ISO 14001-certificaten, EMS-handboeken, ecolabels of door de overheid afgegeven milieuvergunningen.
  
  
• Procedures – Operationele documenten zoals een afvalbeheerplan, logboek voor energiebesparende apparatuur of noodprocedure.
  
  
• KPI's & rapporten – Gegevens over energiegebruik, broeikasgasemissies, waterverbruik of recyclingpercentages – bij voorkeur van de laatste 24 maanden. Rapporten van platforms zoals CDP komen ook in aanmerking.
  
  
• Derde-partij audits – Milieu-audits of ISO 14064-verificatie die laten zien hoe goed je systeem in de praktijk presteert.

Tip: Focus op wat materieel is. Als je voetafdruk voornamelijk energiegerelateerd is, leg de nadruk op energieprestaties en koolstofgegevens. Kwaliteit boven kwantiteit.

Arbeid & mensenrechten

Dit thema beoordeelt hoe je bedrijf het welzijn van werknemers beschermt, arbeidsnormen handhaaft en mensenrechten in dagelijkse operaties integreert.

Veelvoorkomende documenten:

• Mensenrechten- of arbeidsbeleid – Een ondertekend beleid dat non-discriminatie, eerlijke lonen, werktijden, gezondheid en veiligheid en vrijheid van vereniging dekt. Het moet verwijzen naar internationale normen zoals de ILO of de VN-richtlijnen.
  
  
• Gezondheids- & veiligheidsprocedures – Handleidingen, protocollen en noodplannen die een gestructureerde aanpak van arbeidsgezondheid en -veiligheid aantonen. ISO 45001-certificaten tellen hier mee.
  
  
• Trainingsrecords – Bewijs van werknemersopleiding over gezondheid en veiligheid, anti-intimidatie, diversiteit of arbeidsrechten. Dit kan aanwezigheidslogboeken, presentaties of screenshots van interne leerplatforms omvatten.
  
  
• Arbeidsprestatiestatistieken – Gegevens over verwondingen, verzuim, verloop of werkplektevredenheid. Voeg de meest recente twee jaar toe indien beschikbaar.
  
  
• Audits & overeenkomsten – Derde-partij audits (bijv. SMETA, SA8000), ISO-certificeringen of collectieve arbeidsovereenkomsten die je praktijken valideren.
  
  

Tip: Beleid is slechts het startpunt. Voeg documenten toe die aantonen dat je arbeidspraktijken actief en gemeten zijn – zoals veiligheids-KPI's, auditresultaten of bewijs van voortdurende training. Dat is waar EcoVadis echt naar op zoek is.

Ethiek

Dit thema richt zich op bedrijfsintegriteit – hoe je bedrijf corruptie voorkomt, eerlijke praktijken bevordert en gevoelige informatie beschermt.

Veelvoorkomende documenten:

• Gedragscode of ethiekbeleid – Een formeel document dat verwachtingen schetst over onderwerpen zoals omkoping, geschenken, belangenconflicten, mededinging en gegevensprivacy. Moet ondertekend, gedateerd en goedgekeurd door de leiding zijn.
  
  
• Implementatieprocedures – Documenten die je ethiekbeleid in de praktijk brengen. Voorbeelden zijn klokkenluidersprocedures, due diligence-processen voor derden of interne corruptierisicobeoordelingen. ISO 37001-certificering of compliance-auditrapporten passen hier ook.
  
  
• Trainingsbewijs – Records van werknemersopleiding over onderwerpen zoals anti-corruptie, gegevensbescherming of compliance. Dit kan aanwezigheidslogboeken, cursusmaterialen of LMS-screenshots met voltooiingsgegevens zijn.
  
  
• Monitoring en handhaving – Interne auditresultaten, samenvattingen van onderzoeken (op gepaste wijze geanonimiseerd) of KPI's zoals het percentage getraind personeel. Externe beoordelingen (bijv. 360°-beoordelingen of integriteitsaudits) kunnen je bewijs versterken.
  
  
• Ethiekgerelateerde goedkeuringen – Deelname aan initiatieven zoals het UN Global Compact of ethische beloftes. Deze tellen als ondersteunend bewijs – maar alleen wanneer ze gepaard gaan met bewijs van interne opvolging.

Tip: EcoVadis zoekt meer dan geschreven waarden. Om goed te scoren, laat zien hoe die waarden zijn ingebed via procedures, in de praktijk worden gemonitord en worden versterkt door training.

Duurzaam inkopen

Dit thema beoordeelt hoe goed je bedrijf duurzaamheidsrisico's en -verwachtingen beheert in de hele toeleveringsketen. Het gaat erom ervoor te zorgen dat leveranciers voldoen aan je milieustandaarden, sociale normen en ethische normen – niet alleen je interne operaties.

Veelvoorkomende documenten:

• Leveranciersgedragscode of inkoopbeleid – Een document dat de verwachtingen schetst die je aan leveranciers stelt, inclusief milieucompliance, arbeidsrechten, anti-corruptie en mensenrechten. Dit kan een op zichzelf staande code zijn of ingebed in je inkoopbeleid.
  
  
• Beoordelingsprocedures – Bewijs van hoe je leverancierspraktijken evalueert en monitort. Voorbeelden zijn ESG-risicoscreeningworkflows, onboardingvragenlijsten of interne richtlijnen voor het auditen van leveranciers.
  
  
• Leveranciersaudits & certificeringen – Derde-partij sociale of milieu-audits (bijv. SMETA), of een lijst van leverancierscertificeringen zoals ISO 14001 of SA8000. Samenvattingsrapporten of compliance-beoordelingen (met gevoelige gegevens verwijderd) zijn hier nuttig.
  
  
• Toeleveringsketen-KPI's – Statistieken die laten zien hoe je leveranciers presteren op duurzaamheid – zoals het percentage leveranciers dat je code heeft ondertekend, of het aantal audits dat in de afgelopen 12–24 maanden is uitgevoerd.
  
  
• Betrokkenheidsinitiatieven – Documenten die laten zien hoe je samenwerkt met leveranciers, zoals trainingsmaterialen, vergaderagenda's of gedeelde tools (bijv. koolstofcalculators of ESG-rapportagesjablonen).

Tip: Zorg ervoor dat alle documenten duidelijk betrekking hebben op je beoordeelde entiteit en toeleveringsketen – niet alleen je interne team. Een ondertekende leverancierscode is een goed begin, maar om hoger te scoren, ondersteun het met bewijs van hoe je implementeert, volgt en opvolgt in de praktijk.

Wat telt (en wat niet): Sterk versus zwak EcoVadis-bewijs

EcoVadis scoort alleen wat het kan verifiëren. Hier is hoe je het verschil kunt zien tussen documentatie die punten oplevert – en wat wordt genegeerd. De onderstaande tabel geeft een overzicht van voorbeelden per EcoVadis-thema:

‍

Kortom:
Gebruik echte, recente documenten die laten zien hoe je bedrijf in de praktijk werkt. Sla alles over wat generiek, verouderd of niet verifieerbaar is. Als het document geen interne controle zou doorstaan, zal het waarschijnlijk ook niet door EcoVadis worden geaccepteerd.

Opmaak- en indieningsregels voor EcoVadis-documenten

Het uploaden van documenten naar EcoVadis gaat niet alleen over wat je indient – het gaat ook over hoe. Zelfs goed voorbereid bewijs kan worden afgewezen als het verkeerd wordt ingediend. Dit zijn de belangrijkste regels en best practices die elk bedrijf moet volgen.

Documentlimiet: maximaal 55 bestanden
EcoVadis-beoordelingen staan maximaal 55 ondersteunende documenten toe. Dat geldt voor alle bedrijven, ongeacht grootte of sector. Geef prioriteit aan kwaliteit boven kwantiteit. Een enkel, goed gestructureerd document – zoals een duurzaamheidsrapport – kan meerdere antwoorden in de vragenlijst ondersteunen. 

Vermijd het samenvoegen van niet-gerelateerde documenten in één bestand om de limiet te omzeilen. Samengevoegde PDF's zonder duidelijke link tussen de inhoud worden afgewezen. De enige uitzondering is gegroepeerd bewijs zoals certificaten op siteniveau of geconsolideerde KPI-bestanden, die EcoVadis expliciet toestaat.

Geaccepteerde formaten en bestandsgroottes

PDF heeft de voorkeur, maar Word-, Excel-, PowerPoint-, tekst- en afbeeldingsbestanden worden ook geaccepteerd. Elk bestand moet kleiner zijn dan 30 MB. Vermijd wachtwoordbeveiligde of beschadigde bestanden – analisten kunnen ze niet openen. Als je in plaats van een bestand een URL indient, converteert het platform die pagina naar een statische PDF. Controleer of de link stabiel is, geen inlog vereist en direct naar de relevante inhoud wijst.

Taal en leesbaarheid

Documenten kunnen in elke taal worden ingediend. Voor talen buiten Engels, Frans, Spaans, Duits, Chinees en Japans, vermijd gescande of op afbeeldingen gebaseerde bestanden – analisten kunnen mogelijk de tekst niet extraheren. Als je in minder gebruikelijke talen indient, voeg dan een Engelse samenvatting of vertaling toe voor belangrijke bestanden. En controleer altijd of je scans leesbaar zijn; wazige foto's of donkere kopieën kunnen worden genegeerd.

Recency matters‍

Documenten moeten de huidige praktijken weerspiegelen.

• Beleid en procedures: acceptabel als ze in de afgelopen 8 jaar zijn uitgegeven en nog steeds in gebruik zijn
• KPI-gegevens en auditrapporten: bij voorkeur van de afgelopen 2 jaar
• Certificeringen: geldig tot de vervaldatum (of 3 jaar als er geen datum is vermeld)

Verouderde of ongedateerde documenten kunnen worden afgewezen. Voeg indien nodig een voorpagina toe om te verduidelijken wanneer een document is uitgegeven of voor het laatst is beoordeeld.

Scope alignment

Je bewijs moet overeenkomen met de scope van je beoordeling – of dat nu een groep, een bedrijfseenheid of een specifieke locatie is. Als je een wereldwijd beleid indient voor een lokale beoordeling, leg dan uit hoe het beleid op lokaal niveau van toepassing is (bijv. via een korte notitie of voorpagina). Documenten van niet-gerelateerde dochterondernemingen of bedrijfseenheden kunnen worden genegeerd.

Koppel elk document aan een antwoord in de vragenlijst

Gewoon een bestand uploaden is niet genoeg – het moet aan minstens één specifiek antwoord worden gekoppeld. Je kunt één document aan meerdere vragen koppelen en vice versa. Gebruik duidelijke bestandsnamen (bijv. "ABC Corp_2024_Env Policy.pdf") zodat analisten de inhoud snel kunnen identificeren. Controleer voor het indienen of elk geüpload bestand aan een antwoord is gekoppeld. Niet-gekoppelde documenten worden niet beoordeeld.

Vertrouwelijkheid en deelinstellingen

Geüploade documenten zijn standaard vertrouwelijk en worden alleen gezien door EcoVadis-analisten. Je kunt er ook voor kiezen om specifieke bestanden te delen met klanten die je scorekaart aanvragen. Als je gevoelige interne documenten indient, kun je details redigeren (bijv. namen van werknemers in auditlogboeken) – zorg er alleen voor dat het bewijs duidelijk blijft. Dien nooit valse of vervalste documenten in. EcoVadis heeft verificatieprocessen en oneerlijkheid kan je score en relaties met handelspartners schaden.

Waar bedrijven de fout ingaan – en hoe het te vermijden

Zelfs leiders in duurzaamheid kunnen punten verliezen bij EcoVadis-beoordelingen door vermijdbare documentatiefouten. Hier zijn de meest voorkomende misstappen – en hoe je ze kunt vermijden.

1. Onverwante documenten samenvoegen in één bestand
Het samenvoegen van je milieubeleid, trainingsfoto's en leveranciersfactuur in één PDF bespaart misschien ruimte – maar EcoVadis geeft er geen punten voor. Analisten willen één bestand per bewijsstuk.

Vermijd het: Upload afzonderlijke, duidelijk afgebakende documenten. Groepeer alleen inhoud die van nature bij elkaar hoort (bijv. sitecertificaten of multi-site KPI's). Gebruik rapporten die meerdere thema's samenhangend dekken, zoals een CSR of geïntegreerd jaarverslag.

2. Verouderd of irrelevant materiaal indienen

Een energiegrafiek uit 2017 of een verlopen certificering weerspiegelt geen actuele prestaties. Evenzo is het uploaden van een document dat niet bij het onderwerp van de vraag past een gemiste kans.

Vermijd het: Houd je aan recent bewijs – bij voorkeur van de laatste 2 jaar voor gegevens, en binnen 8 jaar voor beleid als ze nog van kracht zijn. Zorg ervoor dat elk document direct de vraag ondersteunt waarmee het is gekoppeld.

3. Acties claimen zonder bewijs

Zeggen dat je iets doet is niet genoeg. Als je het niet kunt bewijzen, krijg je geen punten.

Vermijd het: Elk "ja"-antwoord in de vragenlijst moet gekoppeld zijn aan ten minste één document dat bewijs toont – zoals een logboek, rapport of resultaat. Als er geen bewijs is, pas het antwoord aan of leg de kloof uit in het opmerkingenveld.

4. Alleen beleid indienen, zonder opvolging

Beleid alleen toont geen implementatie aan. Een gedragscode is geen bewijs dat werknemers zijn getraind in ethiek.

Vermijd het: Voeg een balans toe van beleid (toezeggingen), procedures (acties) en gegevens (resultaten). EcoVadis scoort op alle drie de pijlers – het negeren van één zal je score schaden.

5. Documenten uploaden die niet overeenkomen met je beoordelingsscope

Bewijs indienen van een andere regio, bedrijfsunit of niet-gerelateerde site kan analisten verwarren en leiden tot straffen.

Vermijd het: Zorg ervoor dat elk document duidelijk betrekking heeft op de beoordeelde entiteit. Als je een wereldwijd beleid gebruikt, leg dan uit hoe het van toepassing is op de entiteit in scope.

6. Ongeorganiseerde of last-minute uploads

Gehaaste inzendingen bevatten vaak niet-gekoppelde documenten, conceptversies of verkeerd benoemde bestanden. Dat betekent dat bewijs wordt gemist.

Vermijd het: Begin vroeg. Rond de uploads een week voor de deadline af. Geef bestanden duidelijke namen, koppel elk aan het juiste antwoord en bekijk je inzending met een tweede paar ogen.

Tips voor een soepelere EcoVadis voorbereidingsworkflow

Voorbereiden op EcoVadis hoeft geen last-minute gedoe te zijn. Met een paar slimme gewoonten en tools kun je een herhaalbaar proces opbouwen dat tijd bespaart – en de resultaten verbetert.

Begin vroeg en wijs eigenaarschap toe

Behandel EcoVadis als een project. Vorm een kleine taskforce zodra je de deadline weet – meestal met duurzaamheid, HR, inkoop, compliance en EHS-teams. Koppel elk EcoVadis-thema aan een interne eigenaar (bijv. arbeid aan HR, ethiek aan juridisch). Stel deadlines in en houd mensen verantwoordelijk. Exporteer de vragenlijst van EcoVadis naar Excel en gebruik deze als checklist voor het toewijzen van verantwoordelijkheden.

Herbruik wat al bestaat

Het meeste bewijs bevindt zich al in je bedrijf – van CSRD-rapporten en ISO-systemen tot interne auditlogboeken en trainingsrecords. Begin niet vanaf nul. Creëer een centrale "ESG-bibliotheek" waar teams belangrijke beleidslijnen, KPI's, certificeringen en rapporten kunnen opslaan. Tools zoals Coolset's CSRD Data Library maken dit gemakkelijker door documenten op één plek te organiseren, klaar voor gebruik in verschillende kaders.

Volg beleids- en beoordelingscycli

Houd een live lijst bij van je beleidslijnen, met versiedata, eigenaren en volgende beoordelingsdeadlines. Dit helpt je te voorkomen dat je verouderde documenten indient – en herinnert je eraan wanneer updates nodig zijn. Zelfs een spreadsheet werkt, maar geautomatiseerde tools (zoals Coolset's Policy Tracker) kunnen beoordelingsdata markeren en ervoor zorgen dat documenten actueel blijven.

Automatiseer wat je kunt

Als je aan meerdere kaders rapporteert, bespaart automatisering tijd. Software zoals Coolset kan je ESG-KPI's centraliseren, gegevens koppelen aan beoordelingen en bestaand bewijs dat aansluit bij EcoVadis naar boven halen. Het vermijdt ook versiebeheerproblemen door een enkele bron van waarheid voor belangrijke bestanden te behouden.

Blijf verbonden tussen afdelingen

Wacht niet tot de EcoVadis-deadline om input te verzamelen. Houd driemaandelijkse check-ins met belangrijke afdelingen om bij te houden wat er gebeurt – nieuwe leveranciersaudits, bijgewerkte handboeken of nieuwe trainingsinitiatieven. Gebruik gedeelde schijven of projectmanagementtools waar teams documenten kunnen plaatsen zodra ze zijn gemaakt.

Doe een proefrondje

Voordat je indient, doe een proefbeoordeling. Ga door de vragenlijst en controleer of je bewijs hebt voor elk antwoord. Gaten tonen waar je mogelijk nieuwe processen nodig hebt – of gewoon betere documentatie. Sommige bedrijven schakelen consultants of auditors in om hun bewijs vooraf te versterken.

FAQ: EcoVadis ondersteunende documenten

Q: Kunnen we documenten hergebruiken van een eerdere beoordeling?
Ja. Als een document nog steeds geldig is, hergebruik het dan. EcoVadis laat je eerder geüploade bestanden koppelen aan je nieuwe vragenlijst zonder ze opnieuw te uploaden. Deze hergebruikte bestanden tellen niet mee voor de 55-documenten limiet. Controleer gewoon of elk hergebruikt document nog steeds relevant en up-to-date is – vooral voor KPI's of beleid die mogelijk zijn gewijzigd. En zorg ervoor dat elk bestand is gekoppeld aan de juiste vragen in je nieuwe inzending.

Q: We hebben meer dan 55 relevante documenten. Wat moeten we doen? 

Geef prioriteit aan kwaliteit en breedte. Kies documenten die uitgebreid zijn (zoals duurzaamheidsrapporten of ISO-handleidingen) en meerdere gebieden dekken. Focus op onderwerpen met een hoog gewicht op basis van je branche (bijv. emissies of arbeidsrechten). Je kunt gerelateerde inhoud samenvoegen – zoals een trainingsdeck en aanwezigheidslogboek – maar vermijd het samenvoegen van niet-gerelateerde documenten alleen om ruimte te besparen. Als je echt meer dan 55 moet delen, vermeld dan in de opmerkingen van de vragenlijst dat aanvullend bewijs op verzoek beschikbaar is.

Q: Moeten we onze documenten naar het Engels vertalen?

Niet altijd. EcoVadis accepteert documenten in veel talen, waaronder Engels, Frans, Duits, Spaans, Chinees en Japans – zelfs als ze gescand zijn. Voor andere talen, dien bewerkbare tekst in (zoals Word of doorzoekbare PDF's) zodat analisten vertaaltools kunnen gebruiken, of geef een korte Engelse samenvatting. Vermijd het indienen van niet-bewerkbare scans in niet-ondersteunde talen – als analisten het niet kunnen lezen, telt het niet mee.

Q: Zijn geüploade documenten zichtbaar voor onze klanten?

Standaard niet. Documenten zijn vertrouwelijk tussen jou en EcoVadis, tenzij je ervoor kiest ze te delen. Je kunt de deelinstellingen per bestand beheren. Veel bedrijven delen openbaar beschikbare documenten (zoals duurzaamheidsrapporten) en houden interne audits privé. Redigeer gevoelige informatie indien nodig – maar overdrijf het niet. Als je twijfelt, controleer dan het vertrouwelijkheidsbeleid van EcoVadis in het Help Center.

Q: Wat als we geen document hebben voor iets waar EcoVadis om vraagt?

Doe niet alsof. Als je geen document hebt, zeg het dan. Het indienen van placeholders of last-minute bestanden die alleen voor de beoordeling zijn gemaakt, kan je geloofwaardigheid schaden. Leg in plaats daarvan de kloof uit in een opmerking (bijv. "Beleid in ontwikkeling, verwacht tegen Q4"). Je verdient nu geen punten voor die vraag, maar je toont intentie – en vermijdt het risico om gemarkeerd te worden voor ongeldig bewijs.

Q: Kan één document voor meerdere vragen worden gebruikt?

Ja – en je zou dit in je voordeel moeten gebruiken. Een enkel bestand (zoals je duurzaamheidsrapport) kan worden gekoppeld aan verschillende vragenlijstantwoorden. Zorg er gewoon voor dat de inhoud elk antwoord duidelijk ondersteunt. Gebruik bestandsnamen en interne koppen die analisten helpen vinden wat ze nodig hebben. Je kunt ook meerdere documenten aan dezelfde vraag koppelen indien nodig.

Aan de slag

Door de bovenstaande richtlijnen te volgen, kunnen duurzaamheidsteams, inkoop en compliance – vooral in kantoorbranches – de kwaliteit en impact van hun EcoVadis-inzendingen aanzienlijk verbeteren. Het voorbereiden van EcoVadis ondersteunende documenten is niet alleen een vinkje zetten. Het is een kans om de duurzaamheid, operationele discipline en gereedheid van je bedrijf te tonen om aan de groeiende verwachtingen van belanghebbenden te voldoen.

Focus op wat EcoVadis het meest waardeert: relevantie, actualiteit en geloofwaardigheid. Vermijd veelvoorkomende valkuilen, structureer je workflows vroeg en gebruik interne tools – zoals beleidstrackers, ESG-bibliotheken of Coolset's automatiseringsfuncties – om voorop te blijven. Met het juiste bewijs en een duidelijk proces wordt je documentatie meer dan bewijs. Het wordt een verhaal van vooruitgang – en een drijvende kracht van vertrouwen.