Waarom emissiegegevens van leveranciers nu cruciaal zijn voor CBAM

Importeer je goederen die onder het EU Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) vallen? CBAM is nu definitief en importen vanaf januari 2026 verhogen de certificaatkosten. Dat maakt leveranciersspecifieke emissiegegevens een kostenfactor, niet alleen een rapportagevereiste.

Standaardwaarden voor de overgangsperiode van 1 oktober 2023 tot 31 december 2025 zijn niet langer voldoende.

Om correct te rapporteren, heb je werkelijke ingebedde emissiegegevens op product- en installatieniveau nodig, berekend volgens de EU-methodologie en klaar voor verificatie. Conservatieve benaderingen kunnen emissies overschatten, wat het aantal CBAM-certificaten dat je moet inleveren en je totale kosten in de loop van de tijd verhoogt.

De uitdaging? De meeste leveranciers zijn nog niet klaar. DNV meldt dat importeurs moeite hebben om fabrikanten te traceren, de complexe CBAM-methodologie te navigeren en de geloofwaardigheid van geleverde gegevens te verifiëren.

Op dit moment is emissiegegevens van de toeleveringsketen de grootste belemmering voor CBAM-compliance.

In dit artikel leggen we uit welke gegevens je van leveranciers nodig hebt, hoe je ze verzamelt en hoe softwaretools je kunnen helpen het proces te schalen en te stroomlijnen.

Wat moeten importeurs en leveranciers rapporteren onder CBAM?

Laten we eens kijken naar de belangrijkste vereisten voor beide partijen: importeurs en hun leveranciers.

Importeurs moeten ingebedde emissies per installatie, per product rapporteren

Onder CBAM zijn importeurs verplicht om de ingebedde CO₂-emissies van in-scope goederen op product- en installatieniveau te verklaren, gebaseerd op waar de goederen zijn geproduceerd. Dit betekent dat rapportage moet worden gedaan op het niveau van elke importverklaring, niet slechts één keer per product of leverancier.

Tijdens de overgangsperiode (eindigend op 31 december 2025) werd er op kwartaalbasis gerapporteerd via het CBAM Transitional Registry. Vanaf 1 januari 2026 verschuift de rapportage naar een jaarlijkse CBAM-verklaring, met het eerste jaarlijkse rapport dat uiterlijk 30 september 2027 moet worden ingediend.

Leveranciers moeten gegevens leveren volgens de Monitoring & Reporting Regulation (MRR)

Fabrikanten (operators) die CBAM-goederen naar de EU exporteren, moeten emissiegegevens verstrekken die zijn berekend met de EU Monitoring and Reporting Regulation (MRR) methodologie.

Gegevens moeten op installatieniveau worden gerapporteerd en op de juiste manier worden toegewezen aan producten en procesunits. Vanaf 2026 moeten gerapporteerde emissies worden geverifieerd door een geaccrediteerde derde partij.

Communicatie moet de door de EU verstrekte sjabloon volgen om consistentie en compatibiliteit met importeursinzendingen te waarborgen.

Waarom algemene ESG-rapporten of levenscyclusanalyses (LCA's) niet voldoende zijn

Algemene ESG-rapporten en scope 3 levenscyclusanalyses vertrouwen vaak op branchegemiddelden of algemene aannames, die niet voldoen aan de CBAM-vereisten. 

Wat nodig is, zijn gedetailleerde, nauwkeurige metingen op installatieniveau. Dat betekent het analyseren van de productiemethoden, het kwantificeren van de totale emissies op installatieniveau, het toewijzen van die emissies aan verschillende processen en het direct koppelen aan de productie van CBAM-goederen.

CBAM vereist gegevens berekend met de goedgekeurde methodologie, gebaseerd op de EU Monitoring and Reporting Regulation (MRR). 

Dit verschilt van standaard LCA-praktijken, die vaak bredere levenscyclusimpacten dekken en niet zijn ontworpen om aan te sluiten bij regelgevende rapportage. Als gevolg hiervan kunnen LCA's en EPD's duurzaamheidrapportage ondersteunen, maar ze zijn niet voldoende voor CBAM-compliance of voor het beheren van certificaatblootstelling vanaf 2026-importen.

Hoe verzamel je emissiegegevens van leveranciers voor CBAM-compliance?

Hieronder vind je een duidelijk, uitvoerbaar proces om ervoor te zorgen dat je gegevens verkrijgt die voldoen aan de CBAM-vereisten.

1. Identificeer wie je moet contacteren

Begin met het traceren van elk product naar de productiefaciliteit. Probeer daar contact te leggen met iemand die verantwoordelijk is voor milieugegevens op locatie. Dit is meestal iemand in:

• Duurzaamheids- of klimaatrapportage
• Milieu, Gezondheid en Veiligheid (EHS)
• Locatiebeheer of fabrieksmanagement
• Soms kwaliteitsborging of technische productleiders.

Vermijd het sturen van verzoeken naar algemene verkoopcontacten, omdat zij vaak geen toegang hebben tot emissiegegevens op installatieniveau.

2. Maak het verzoek eenvoudig, gestructureerd en CBAM-klaar

Voorzie leveranciers van een duidelijk, vooraf geformatteerd sjabloon (bijv. Excel of API-formulier) dat is afgestemd op het Annex IV-formaat van de EU. Wees specifiek over wat vereist is en voeg een voorbeeldbestand of ingevuld voorbeeld toe om hen te begeleiden.

Hier is een overzicht van de minimale gegevenspunten die je moet opvragen:

Voeg ook toe: 

• Een duidelijke indieningsdeadline 
• Een contactpersoon op jouw team voor vragen
• Een uitleg over wat er gebeurt als gegevens ontbreken of te laat zijn 

Je kunt alternatieve bestandsformaten toestaan, maar maak duidelijk dat deze minimale velden nog steeds moeten worden verstrekt.

3. Volg op en escaleer

Gebruik een centraal dashboard om outreach en reacties bij te houden. Stel duidelijke opvolgregels in, zoals het sturen van één herinnering en vervolgens escaleren naar inkoop- of juridische teams als leveranciers niet reageren. 

Wees expliciet over de gevolgen van ontbrekende gegevens. Leveranciers die geen emissiegegevens op installatieniveau kunnen verstrekken, moeten prioriteit krijgen voor ondersteuning, hulp van derden of vervanging om overschatte emissies en verhoogde certificaatblootstelling voor import in 2026 te voorkomen.

{{custom-cta}}

Welke gegevens moeten importeurs opvragen van leveranciers voor CBAM-compliance? 

Zorg ervoor dat je vraagt om installatie- en productspecifieke gegevens die voldoen aan de regelgevende en verificatievereisten van CBAM. Hier is wat je moet opnemen en hoe je het kunt controleren.

1. Ingebedde emissies per product en installatie

Vraag om emissiegegevens die:

• Expliciet gekoppeld zijn aan de productie-installatie en het product, niet aan bedrijfs gemiddelden
• Opgesplitst zijn in directe (Scope 1) en indirecte (Scope 2) emissies
• In lijn zijn met de rapportagestructuur in CBAM’s officiële Annex IV-sjabloon 

2. Productiemethoden en invoermaterialen

Gegevens moeten betrekking hebben op:

• Productieprocessen en routes, inclusief invoer en voorloopmaterialen
• Hoeveelheden en soorten brandstoffen, energie en grondstoffen die worden gebruikt
• Systeemgrenzen zoals gedefinieerd in CBAM’s Annex II, Sectie 3 – bijv. cementoventypes, staalproductiemethode 
• Voorloopemissies: omvat emissies ingebed in invoermaterialen 

3. Gebruikte emissiemethodologie

Verduidelijk hoe emissies zijn berekend:

• Tier-niveau (Tier 1–4), volgens MRR-normen
• Emissiefactoren en bronnen van activiteitsgegevens
• Eventuele goedgekeurde fallback- of standaardwaarden die zijn gebruikt (geldig alleen voor ≤ 20% van de totale emissies na 1 juli 2024) 
• Expliciete verklaring van de methodologie, volgens Annex IV 

4. Of de gegevens zijn geverifieerd

Vanaf 1 januari 2026 is het verplicht dat emissiegegevens worden geverifieerd door een onafhankelijke, geaccrediteerde derde partij.

Verzamel verificatorgegevens en verificatiedata en bevestig of de gegevens door de leverancier zijn geüpload naar het CBAM-register.

{{cbam-calculator-injectable}}

Wat gebeurt er als een leverancier geen emissiegegevens verstrekt?

Als een leverancier de vereiste emissiegegevens op installatieniveau niet verstrekt, hebben importeurs een duidelijk escalatie- en mitigatiepad nodig. Standaardwaarden zijn geen standaardoptie en waren alleen toegestaan in beperkte gevallen in de overgangsperiode die eindigde op 31 december 2025.

Vanaf 2026, als je geen leveranciersspecifieke gegevens kunt verkrijgen die in lijn zijn met de EU-methodologie, loop je het risico geen conforme CBAM-verklaring voor die import te kunnen ondersteunen en kun je geconfronteerd worden met handhavings- en financiële risico's.

Handhavingsrisico's als gegevens ontbreken in rapporten

Vanaf 2026 creëert CBAM een directe financiële en compliance-verplichting.

Importeurs moeten een nauwkeurige jaarlijkse CBAM-verklaring indienen en het juiste aantal CBAM-certificaten voor hun import overhandigen. Importeurs die niet het juiste aantal CBAM-certificaten overhandigen, krijgen boetes van €100 per overtollige ton, en alleen geautoriseerde declaranten mogen CBAM-goederen importeren. 

Elke ongeautoriseerde import kan worden geblokkeerd of zwaarder worden bestraft.

Dus, wat zijn je opties om compliance te bevorderen?

Allereerst moet de prioriteit zijn om een samenwerkingsrelatie met je leveranciers op te bouwen. Velen zijn mogelijk niet bekend met CBAM-vereisten of hebben niet de interne capaciteit om conforme gegevens te verstrekken. 

Het ondersteunen van hen met duidelijke richtlijnen, trainingsmateriaal of toegang tot gebruiksvriendelijke softwaretools kan veel helpen om hen nauwkeurig en op tijd te laten rapporteren.

Zodra een basis van ondersteuning is gelegd, is het belangrijk om een duidelijk escalatieplan te definiëren voor leveranciers die niet reageren. 

Dit kan inhouden dat je CBAM-gegevensverplichtingen in leverancierscontracten opneemt, verwachtingen stelt over tijdlijnen en kwaliteit, en, waar nuttig, commerciële prikkels biedt zoals prijscategorieën of voorkeursleverancierstatus voor degenen die voldoen. 

Er moet ook een gestructureerd opvolgproces zijn: bijvoorbeeld, na een eerste verzoek en één herinnering, het probleem escaleren naar je inkoop- of juridische team met een duidelijk gevolg.

Hier is een voorbeeld van een escalatiebericht om naar niet-reagerende leveranciers te sturen:

“Beste [Leverancier],

Dit is een vervolg op het verzoek om emissiegegevens dat op [datum] is gedeeld. 

Als onderdeel van de EU CBAM-compliancevereisten moeten we geverifieerde ingebedde emissiegegevens voor jouw product ontvangen vóór [deadline]. 

Als we geen volledige reactie ontvangen, kunnen we na deze datum geen CBAM-gereguleerde goederen meer van jouw faciliteit blijven betrekken. 

Laat ons onmiddellijk weten of je ondersteuning of verduidelijking nodig hebt.”

Hoe kan software je helpen bij het beheren van CBAM-leveranciersgegevensverzameling?

Het beheren van CBAM-compliance over een wereldwijd leveranciersbestand is geen gemakkelijke taak, maar software kan het proces vereenvoudigen en opschalen. In plaats van te vertrouwen op verspreide spreadsheets en e-mailthreads, stellen digitale tools je in staat om je volledige leverancierslijst te uploaden en outreach te beheren vanaf één platform. 

Veel oplossingen worden geleverd met vooraf gebouwde data-aanvraag sjablonen die zijn afgestemd op de EU’s Monitoring and Reporting Regulation (MRR), zodat je vraagt om de juiste informatie in het juiste formaat. Vanaf daar kan het systeem automatisch herinneringen sturen naar leveranciers die niet hebben gereageerd en escalatieworkflows activeren op basis van aangepaste regels. 

Zodra leveranciersgegevens zijn ontvangen, moeten ze worden geconsolideerd en gevalideerd in een gestructureerd formaat dat naadloos integreert in je jaarlijkse CBAM-rapportageworkflow. Dit vermindert handmatige inspanning, verkleint het risico op ontbrekende of inconsistente gegevens en helpt compliance te waarborgen.

Je kunt herhaalde gegevensverzoeken vermijden door je leveranciers eenmaal te onboarden om emissiegegevens per product, per installatie te verstrekken. Je kunt dan de voortdurende rapportage intern beheren door die emissiegegevens in de loop van de tijd te koppelen aan je werkelijke ordervolumes.

Deze aanpak is veel schaalbaarder, vooral voor bedrijven die tientallen of zelfs honderden getroffen leveranciers beheren, en maakt automatisering niet alleen nuttig, maar essentieel om voorop te blijven lopen op de evoluerende eisen van CBAM.

Voorbereiden op CBAM? Wij kunnen helpen

Bij Coolset maken we het gemakkelijker voor bedrijven om duurzaamheid en emissierapportage op schaal te beheren, zodat je niet haastig deadlines hoeft te halen, maar systemen opzet die je voorop houden. 

Klaar om CBAM-compliance te vereenvoudigen? Neem contact op om te zien hoe we jouw team kunnen ondersteunen.

FAQ – Leveranciersgegevens en CBAM-compliance

Laten we enkele veelgestelde vragen over leveranciersgegevens en CBAM-compliance bekijken.

1. Wat als mijn leverancier niet reageert op gegevensverzoeken?

Als een leverancier geen emissiegegevens op installatieniveau verstrekt die in lijn zijn met de EU-methodologie, loop je het risico geen conforme CBAM-verklaring te kunnen ondersteunen. In de praktijk betekent dit dat je moet escaleren, ondersteuning moet bieden, derden moet betrekken of van leverancier moet wisselen om opgeblazen emissies en handhavingsrisico's te vermijden.

2. Kan ik nog steeds standaardwaarden gebruiken na augustus 2024?

Standaardwaarden zijn geen standaardoptie meer in 2026. CBAM-compliance hangt nu af van leveranciersspecifieke emissiegegevens die op installatieniveau zijn berekend. Vertrouwen op fallback-benaderingen kan emissies overschatten en het aantal CBAM-certificaten dat je moet overhandigen verhogen.

3. Wat telt als "geverifieerde" emissiegegevens onder CBAM?

Tijdens de overgangsperiode (2023–2025) is derde partij verificatie optioneel maar aangemoedigd. Geverifieerde emissiegegevens zijn gegevens op installatieniveau die zijn berekend volgens EU ETS/Monitoring and Reporting Regulation (MRR) normen, en ondersteund door een onafhankelijke, geaccrediteerde verificator. 

4. Kan mijn leverancier een levenscyclusanalyse (LCA) of EPD sturen?

Nee. LCA's of Milieuproductverklaringen (EPD's) gebruiken meestal gemiddelde of scope 3-emissiegegevens en komen niet overeen met de CBAM-methodologie. CBAM vereist installatie-specifieke, meter-gebaseerde emissiegegevens die voldoen aan de MRR. 

Het indienen van een LCA voldoet simpelweg niet aan de compliancevereisten.

5. Heb ik derde partij audits van leveranciersgegevens nodig?

Ja, derde partij verificatie is verplicht vanaf 1 januari 2026. Importeurs moeten ervoor zorgen dat leveranciersgegevens en documentatie auditklaar zijn ruim voor de jaarlijkse declaratie-deadlines.

Gerelateerde gidsen

• CBAM uitgelegd: Begrijp het mechanisme en de belangrijkste verplichtingen voor importeurs
  
  
• CBAM-goederen: Zie welke productcategorieën onder CBAM vallen
  
  
• Wat is een CBAM-certificaat?: Leer hoe certificaten worden geprijsd en beheerd

• Hoe CBAM-kosten te berekenen: Schat je financiële blootstelling in met behulp van werkelijke emissiegegevens.