Waarom emissiegegevens van leveranciers nu cruciaal zijn voor CBAM

Importeer je goederen die vallen onder het EU Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM)? Vanaf 1 juli 2024 moet je de daadwerkelijke ingebedde emissies van je importen van niet-EU-fabrikanten rapporteren. Standaardwaarden zijn niet langer voldoende.

Tijdens de initiële fase (1 oktober 2023 tot 30 juni 2024) konden importeurs volledig vertrouwen op standaardwaarden als geverifieerde leveranciersgegevens niet beschikbaar waren. 

Die flexibiliteit is nu aanzienlijk verminderd: standaardwaarden zijn nu alleen toegestaan voor complexe goederen, en slechts voor tot 20% van de totaal gerapporteerde emissies. Deze limiet blijft van kracht tot het einde van de overgangsperiode, op 31 december 2025.

De uitdaging? De meeste leveranciers zijn nog niet klaar. DNV meldt dat importeurs moeite hebben om fabrikanten te traceren, de complexe methodologie van CBAM te navigeren en de geloofwaardigheid van de geleverde gegevens te verifiëren.

Op dit moment zijn emissiegegevens uit de toeleveringsketen de grootste belemmering voor CBAM-compliance.

In dit artikel leggen we uit welke gegevens je van leveranciers nodig hebt, hoe je ze verzamelt en hoe softwaretools je kunnen helpen het proces op te schalen en te stroomlijnen.

Wat moeten importeurs en leveranciers rapporteren onder CBAM?

Laten we kijken naar de belangrijkste vereisten voor beide partijen: importeurs en hun leveranciers.

Importeurs moeten ingebedde emissies per installatie, per product rapporteren

Onder CBAM zijn importeurs verplicht om de ingebedde CO₂-emissies te verklaren voor elke zending van in-scope producten, expliciet gekoppeld aan de installatie waar de goederen zijn geproduceerd. Dit betekent dat rapportage moet plaatsvinden op het niveau van elke importverklaring, niet slechts één keer per product of leverancier.

Tijdens de overgangsfase (eindigend op 31 december 2025) vindt rapportage op kwartaalbasis plaats via het CBAM Transitional Registry, met details over zowel directe als indirecte emissies per CN-gecodeerde goederen. Vanaf 1 januari 2026 verschuift de rapportage naar een jaarlijkse basis, met het eerste rapport dat uiterlijk op 31 mei 2027 moet worden ingediend.

Leveranciers moeten gegevens leveren in overeenstemming met de Monitoring & Reporting Regulation (MRR)

Fabrikanten (Operators) die naar de EU exporteren, moeten emissiegegevens leveren die in lijn zijn met MRR/ETS-standaarden. 

Dit betekent dat gegevens moeten komen uit een geverifieerd monitoringsplan, met details over emissies per installatie, uitgesplitst per procesunit. 

Communicatie moet het door de EU verstrekte sjabloon volgen om consistentie en compatibiliteit met importeursinzendingen te waarborgen.

Waarom algemene ESG-rapporten of levenscyclusanalyses (LCA's) niet voldoende zijn

Algemene ESG-rapporten en scope 3 levenscyclusanalyses vertrouwen vaak op branchegemiddelden of algemene aannames, die niet voldoen aan de eisen van CBAM. 

Wat nodig is, zijn gedetailleerde, installatie-niveau metingen met hoge nauwkeurigheid. Dat betekent het analyseren van de productiemethoden, het kwantificeren van de totale emissies op installatieniveau, het toewijzen van die emissies over verschillende processen en het direct koppelen aan de productie van CBAM-gedekte goederen.

CBAM vereist gegevens berekend volgens de goedgekeurde methodologie, gebaseerd op de EU Monitoring and Reporting Regulation (MRR). 

Dit verschilt van standaard LCA-praktijken, die vaak bredere levenscyclusimpacten dekken en niet zijn ontworpen om in lijn te zijn met regelgevende rapportage. Als gevolg hiervan kunnen LCA's en EPD's nuttig zijn voor andere doeleinden, maar ze zijn niet voldoende voor CBAM-compliance.

Hoe verzamel je emissiegegevens van leveranciers voor CBAM-compliance?

Hieronder vind je een duidelijk, uitvoerbaar proces om ervoor te zorgen dat je gegevens verkrijgt die voldoen aan de CBAM-vereisten.

1. Identificeer wie je moet contacteren

Begin met het traceren van elk product naar de productiefaciliteit. Probeer daar contact te maken met iemand die verantwoordelijk is voor milieugegevens op locatie. Dit is meestal iemand in:

• Duurzaamheids- of klimaatrapportage
• Milieu, Gezondheid en Veiligheid (EHS)
• Locatiebeheer of fabrieksmanagement
• Soms kwaliteitsborging of technische productleiders.

Vermijd het alleen sturen van verzoeken naar algemene verkoopcontacten, aangezien zij vaak geen toegang hebben tot emissiegegevens op installatieniveau.

2. Maak het verzoek eenvoudig, gestructureerd en CBAM-klaar

Voorzie leveranciers van een duidelijk, vooraf geformatteerd sjabloon (bijv. Excel of API-formulier) dat is afgestemd op het Annex IV-formaat van de EU. Wees specifiek over wat vereist is en voeg een voorbeeldbestand of ingevuld voorbeeld toe ter begeleiding.

Hier is een overzicht van de minimale gegevenspunten die je moet opvragen:

Voeg ook toe: 

• Een duidelijke inzendingsdeadline 
• Een contactpersoon op jouw team voor vragen
• Een notitie die uitlegt wat er gebeurt als gegevens ontbreken of te laat zijn 

Je kunt alternatieve bestandsformaten toestaan, maar maak duidelijk dat deze minimale velden nog steeds moeten worden verstrekt.

3. Volg op en escaleer

Gebruik een centraal dashboard om outreach en reacties bij te houden. Stel duidelijke opvolgregels in, zoals het sturen van een herinnering en vervolgens escaleren naar inkoop- of juridische teams als leveranciers niet reageren. 

Verduidelijk fallback-procedures. Bijvoorbeeld, standaardwaarden toestaan alleen tot 31 juli 2024 en daarna niet meer.

Welke gegevens moeten importeurs opvragen van leveranciers voor CBAM-compliance? 

Zorg ervoor dat je vraagt om installatie- en productspecifieke gegevens die voldoen aan de CBAM-regelgeving en verificatie-eisen. Hier is wat je moet opnemen en hoe je het kunt controleren.

1. Ingebedde emissies per product en installatie

Vraag om emissiegegevens die:

• Expliciet gekoppeld zijn aan de productie-installatie en het product, niet aan bedrijfs gemiddelden
• Opgesplitst zijn in directe (Scope 1) en indirecte (Scope 2) emissies
• Aangesloten zijn op de rapportagestructuur in CBAM’s officiële Annex IV-sjabloon 

2. Productiemethoden en invoermaterialen

Gegevens moeten omvatten:

• Productieprocessen en routes, inclusief inputs en precursor materialen
• Hoeveelheden en soorten brandstoffen, energie en grondstoffen die worden gebruikt
• Systeemgrenzen zoals gedefinieerd in CBAM’s Annex II, Sectie 3 – bijv. cementoventypes, staalproductiemethode 
• Voorloperemissies: omvat emissies ingebed in invoermaterialen 

3. Gebruikte emissiemethodologie

Verduidelijk hoe emissies zijn berekend:

• Tier-niveau (Tier 1–4), volgens MRR-normen
• Emissiefactoren en bronnen van activiteitsgegevens
• Eventuele goedgekeurde fallback- of standaardwaarden gebruikt (geldig alleen voor ≤ 20% van de totale emissies na 1 juli 2024) 
• Expliciete verklaring van methodologie, volgens Annex IV 

4. Of de gegevens zijn geverifieerd

Vraag of emissiegegevens zijn geverifieerd door een onafhankelijke, geaccrediteerde derde partij (verplicht vanaf 2026; vrijwillig maar aangemoedigd tijdens de overgang) 

Verzamel verificatiegegevens en data van verificatie en bevestig of de gegevens door de leverancier zijn geüpload naar het CBAM-register.

{{cbam-calculator-injectable}}

Wat gebeurt er als een leverancier geen emissiegegevens verstrekt?

Als leveranciers de benodigde emissiegegevens niet verstrekken, moeten importeurs een duidelijk beslissingspad volgen. Tot 31 juli 2024 is het nog mogelijk om terug te vallen op standaardwaarden. Maar vanaf 1 augustus 2024 is die optie beperkt tot complexe goederen, tot 20% van de totale gerapporteerde emissies. 

Als er geen daadwerkelijke emissiegegevens beschikbaar zijn, kan de importeur geen conforme CBAM-verklaring indienen voor die goederen. Dit stelt het bedrijf bloot aan handhavingsrisico's, zelfs tijdens de overgangsfase.

Handhavingsrisico's als gegevens ontbreken in rapporten

Hoewel importeurs nog geen CBAM-certificaten hoeven te kopen, zijn de straffen voor non-compliance reëel. 

Tussen 2023 en eind 2025 kunnen onjuiste of onvolledige rapporten resulteren in boetes variërend van €10 tot €50 per ton aan niet-gerapporteerde ingebedde emissies. 

Vanaf 2026 nemen deze risico's sterk toe. Importeurs die niet het juiste aantal CBAM-certificaten inleveren, krijgen boetes van €100 per overtollige ton, en alleen geautoriseerde declaranten mogen CBAM-goederen importeren. 

Elke ongeautoriseerde import kan worden geblokkeerd of strenger worden bestraft.

Dus, wat zijn je opties om compliance te bevorderen?

Voordat je iets anders doet, moet je prioriteit geven aan het opbouwen van een samenwerkingsrelatie met je leveranciers. Velen zijn mogelijk niet bekend met CBAM-vereisten of missen de interne capaciteit om conforme gegevens te verstrekken. 

Hen ondersteunen met duidelijke richtlijnen, trainingsmateriaal of toegang tot gebruiksvriendelijke softwaretools kan veel helpen om hen nauwkeurig en op tijd te laten rapporteren.

Zodra een basis van ondersteuning is gelegd, is het belangrijk om een duidelijk escalatieplan te definiëren voor leveranciers die niet reageren. 

Dit kan het opnemen van CBAM-gegevensverplichtingen in leverancierscontracten omvatten, verwachtingen stellen over tijdlijnen en kwaliteit, en waar nuttig, commerciële prikkels bieden zoals prijstiers of voorkeursleverancierstatus voor degenen die voldoen. 

Een gestructureerd opvolgingsproces moet ook aanwezig zijn: bijvoorbeeld, na een eerste verzoek en een herinnering, het probleem escaleren naar je inkoop- of juridische team met een duidelijk gevolg.

Hier is een voorbeeld van een escalatiebericht om naar niet-reagerende leveranciers te sturen:

“Beste [Leverancier],

Dit is een vervolg op het verzoek om emissiegegevens dat op [datum] is gedeeld. 

Als onderdeel van de EU CBAM-compliancevereisten moeten we geverifieerde ingebedde emissiegegevens voor jouw product ontvangen vóór [deadline]. 

Als we geen volledige reactie ontvangen, kunnen we na deze datum geen CBAM-gereguleerde goederen meer van jouw faciliteit blijven betrekken. 

Laat ons onmiddellijk weten als je ondersteuning of verduidelijking nodig hebt.”

Hoe kan software je helpen bij het beheren van CBAM-leveranciersgegevensverzameling?

Het beheren van CBAM-compliance over een wereldwijde leveranciersbasis is geen gemakkelijke taak, maar software kan het proces vereenvoudigen en opschalen. In plaats van te vertrouwen op verspreide spreadsheets en e-mailthreads, kunnen digitale tools je volledige leverancierslijst uploaden en outreach beheren vanaf één platform. 

Veel oplossingen worden geleverd met vooraf gebouwde gegevensverzoeksjablonen die zijn afgestemd op de EU’s Monitoring and Reporting Regulation (MRR), zodat je om de juiste informatie in het juiste formaat vraagt. Vanaf daar kan het systeem automatisch herinneringen sturen naar leveranciers die niet hebben gereageerd en escalatieworkflows activeren op basis van aangepaste regels. 

Zodra leveranciersgegevens zijn ontvangen, moeten ze worden geconsolideerd en gevalideerd in een gestructureerd formaat dat naadloos integreert in je driemaandelijkse CBAM-rapportageworkflow. Dit vermindert handmatige inspanning, verkleint het risico op ontbrekende of inconsistente gegevens en helpt compliance te waarborgen.

Je kunt herhaalde gegevensverzoeken vermijden door je leveranciers eenmaal aan boord te nemen om emissiegegevens per product, per installatie te verstrekken. Je kunt vervolgens doorlopende rapportage intern beheren door die emissiegegevens in de loop van de tijd te koppelen aan je werkelijke ordervolumes.

Deze aanpak is veel beter schaalbaar, vooral voor bedrijven die tientallen of zelfs honderden getroffen leveranciers beheren, en maakt automatisering niet alleen nuttig, maar essentieel om voorop te blijven lopen op de steeds veranderende CBAM-vereisten.

Voorbereiden op CBAM? Wij kunnen helpen

Bij Coolset maken we het gemakkelijker voor bedrijven om duurzaamheids- en emissierapportage op schaal te beheren, zodat je niet hoeft te haasten om deadlines te halen, maar systemen opzet die je voorop houden. 

Klaar om CBAM-compliance te vereenvoudigen? Neem contact op om te zien hoe we jouw team kunnen ondersteunen.

FAQ – Leveranciersgegevens en CBAM-compliance

Laten we eens kijken naar enkele veelgestelde vragen over leveranciersgegevens en CBAM-compliance.

1. Wat als mijn leverancier niet reageert op gegevensverzoeken?

Als een leverancier niet reageert, kun je nog steeds standaardwaarden gebruiken tot 31 juli 2024, en alleen voor complexe goederen, en zelfs dan slechts voor maximaal 20% van de totale gerapporteerde emissies. Na die datum betekent geen gegevens geen conforme verklaring, en kunnen getroffen goederen niet meer worden gerapporteerd onder CBAM.

2. Kan ik nog steeds standaardwaarden gebruiken na augustus 2024?

Standaardwaarden kunnen alleen na 1 augustus 2024 worden gebruikt voor complexe goederen en mogen niet meer dan 20% van de gerapporteerde emissies per product bedragen. Voor alle andere goederen en percentages boven die drempel zijn daadwerkelijke emissiegegevens van de leverancier vereist.

3. Wat telt als "geverifieerde" emissiegegevens onder CBAM?

Tijdens de overgangsperiode (2023–2025) is derde partij verificatie optioneel maar aangemoedigd. Geverifieerde gegevens moeten afkomstig zijn van het installatieniveau, berekend volgens EU ETS/Monitoring and Reporting Regulation (MRR) normen, en idealiter ondersteund door een onafhankelijke, geaccrediteerde verificateur. 

Vanaf 2026 wordt derde partij verificatie verplicht.

4. Kan mijn leverancier een levenscyclusanalyse (LCA) of EPD sturen?

Nee. LCA's of Milieu Product Verklaringen (EPD's) gebruiken doorgaans gemiddelde of scope 3-emissiegegevens en komen niet overeen met de CBAM-methodologie. CBAM vereist installatie-specifieke, meter-gebaseerde emissiegegevens die voldoen aan de MRR. 

Het indienen van een LCA voldoet simpelweg niet aan de compliance-vereisten.

5. Heb ik derde partij audits van leveranciersgegevens nodig?

Nog niet, maar binnenkort wel. Derde partij verificatie is niet vereist tijdens de overgangsfase, maar wordt verplicht vanaf 1 januari 2026. Nu voorbereiden door samen te werken met verificateurs of audit-klare documentatiestandaarden in te stellen zal die overgang vergemakkelijken en toekomstige compliance-risico's verminderen.

Gerelateerde gidsen

• CBAM uitgelegd: Begrijp het mechanisme en de belangrijkste verplichtingen van importeurs
  
  
• CBAM-goederen: Zie welke productcategorieën onder CBAM vallen
  
  
• Wat is een CBAM-certificaat?: Leer hoe certificaten worden geprijsd en beheerd

• Hoe CBAM-kosten te berekenen: Schat je financiële blootstelling met behulp van daadwerkelijke emissiegegevens.