Als je bedrijf verpakte goederen importeert of distribueert in de EU, draag je juridische verantwoordelijkheid voor verpakkingen die je zelf niet hebt ontworpen. Dat is de kern van de spanning die de Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) – Verordening (EU) 2025/40 – creëert voor importeurs en distributeurs.

Op grond van artikelen 18 en 19 van de PPWR moeten importeurs conformiteitsbeoordelingen verifiëren, verklaringen bewaren en technische documentatie op verzoek overleggen. Distributeurs moeten etikettering en registratievereisten bevestigen voordat ze verpakkingen beschikbaar stellen. Geen van beide rollen heeft invloed op wat de fabrikant ontwerpt, maar beide zijn aansprakelijk wanneer niet-conforme verpakkingen de EU-markt bereiken.

PPWR-compliance geldt vanaf 12 augustus 2026, met duurzaamheidsvereisten die gefaseerd worden ingevoerd tot 2038. Deze gids legt uit wat de PPWR vereist, welke documentatie importeurs nodig hebben en hoe je een voorbereidingsplan opbouwt.

Wat is de PPWR en waarom is die relevant voor importeurs en distributeurs?

De PPWR functioneert als een markttoegangsregulering. Importeurs en distributeurs mogen wettelijk gezien geen niet-conforme verpakkingen op de EU-markt brengen. Op grond van artikelen 18 en 19 hebben importeurs verificatie- en documentatieverplichtingen voor elk verpakkingstype dat ze de EU binnenbrengen. Distributeurs moeten bevestigen dat upstream-verplichtingen zijn nagekomen voordat ze verpakkingen beschikbaar stellen.

De Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) geldt identiek in alle 27 EU-lidstaten zonder nationale omzetting en vervangt de Packaging and Packaging Waste Directive (94/62/EG) door één rechtstreeks toepasselijke verordening.

Importeurs en distributeurs dragen juridische verantwoordelijkheid voor PPWR-compliance, maar hebben geen controle over het verpakkingsontwerp. Dit verantwoordelijkheidsverschil bepaalt elke operationele beslissing die volgt. Voor bedrijven die inkopen bij niet-EU-fabrikanten geldt een extra laag: de niet-EU-fabrikant moet mogelijk een geautoriseerde vertegenwoordiger aanwijzen in elke lidstaat voor EPR-verplichtingen.

{{custom-cta}}

Voor wie geldt de PPWR?

De PPWR geldt voor alle marktdeelnemers die verpakkingen op de EU-markt brengen of beschikbaar stellen. Artikel 3 definieert vier sleutelrollen, en één bedrijf kan er tegelijkertijd meerdere vervullen.

• Een fabrikant (artikel 3(13)) is elke persoon die verpakkingen produceert of laat ontwerpen of produceren en deze onder eigen naam of handelsmerk op de markt brengt.
• Een importeur (artikel 3(17)) is elke in de EU gevestigde persoon die verpakkingen uit een derde land op de EU-markt brengt.
• Een distributeur (artikel 3(18)) is elke persoon in de toeleveringsketen, anders dan de fabrikant of importeur, die verpakkingen op de markt beschikbaar stelt.
• Een producent (artikel 3(15)) is een bredere categorie die iedereen omvat die als eerste een verpakt product beschikbaar stelt op de nationale markt van een lidstaat. Deze rol activeert Extended Producer Responsibility (EPR)-verplichtingen.

Wat importeurs moeten doen op grond van artikel 18

Importeurs hebben acht specifieke verplichtingen op grond van artikel 18 van de PPWR:

• Alleen verpakkingen op de markt brengen waarvoor de fabrikant de conformiteitsbeoordeling op grond van artikel 38 heeft uitgevoerd en de technische documentatie op grond van bijlage VII heeft opgesteld
• Verifiëren dat de fabrikant de EU-Conformiteitsverklaring op grond van bijlage VIII heeft opgesteld
• Zorgen dat verpakkingen de vereiste etikettering dragen op grond van artikel 12 (latere handhaving)
• Zorgen dat hun naam, geregistreerde handelsnaam of handelsmerk en contactadres op de verpakking of bijbehorende documentatie staan vermeld
• Zorgen dat opslag- en transportomstandigheden de compliance niet in gevaar brengen
• Een kopie van de EU-Conformiteitsverklaring bewaren gedurende 5 jaar (eenmalig gebruik) of 10 jaar (herbruikbare verpakkingen) en de technische documentatie op verzoek beschikbaar stellen aan nationale autoriteiten
• Nationale autoriteiten alle informatie en documentatie verstrekken die nodig is om conformiteit aan te tonen
• Documentatie in elektronische vorm overleggen binnen 10 dagen na een gemotiveerd verzoek van een nationale autoriteit (artikel 18(8))

Wat distributeurs moeten doen op grond van artikel 19

Distributeurs hebben lichtere maar nog steeds bindende verplichtingen:

• Verifiëren, voordat ze verpakkingen beschikbaar stellen, dat de fabrikant en importeur aan de identificatievereisten hebben voldaan en dat verpakkingen de vereiste etikettering dragen
• Bevestigen dat de producent is geregistreerd in het relevante EPR-register
• Geen verpakkingen beschikbaar stellen op de markt wanneer zij redenen hebben om aan te nemen dat deze niet voldoen aan artikelen 5 tot en met 12
• De fabrikant, importeur en markttoezichtautoriteiten informeren wanneer verpakkingen een risico vormen

Wanneer importeurs of distributeurs fabrikant worden op grond van artikel 21

Artikel 21 introduceert een cruciale drempelwaarde. Als een importeur of distributeur verpakkingen op de markt brengt onder eigen naam of handelsmerk, of verpakkingen die al op de markt zijn zodanig wijzigt dat dit de compliance beïnvloedt, behandelt de PPWR die importeur of distributeur als fabrikant. De volledige verplichtingen van artikel 15 zijn dan van toepassing, inclusief het uitvoeren van de conformiteitsbeoordeling, het opstellen van alle technische documentatie en het afgeven van de EU-Conformiteitsverklaring.

Voor bedrijven die private-label of eigen-merk verpakkingen gebruiken, betekent artikel 21 dat de compliance-last volledig bij hen ligt.

Welke PPWR-vereisten moeten importeurs en distributeurs bijhouden?

De PPWR stelt duurzaamheids- en ontwerpeisen aan alle verpakkingen die op de EU-markt worden gebracht, waaronder eisen met betrekking tot zorgwekkende stoffen, recyclebaarheid, gerecycled materiaal, composteerbare en herbruikbare verpakkingen, etikettering en strategieën voor verpakkingsminimalisatie. Artikelen 5 tot en met 12 bepalen waaraan verpakkingen moeten voldoen, en importeurs moeten verifiëren dat fabrikanten aan elk ervan hebben voldaan. De onderstaande drempelwaarden en deadlines komen rechtstreeks uit de verordening.

Zorgwekkende stoffen (artikel 5)

De gecombineerde concentratie van lood, cadmium, kwik en zeswaardig chroom in verpakkingen mag niet meer dan 100 mg/kg bedragen. Voor verpakkingen in contact met levensmiddelen gelden per- en polyfluoralkylstoffen (PFAS)-limieten vanaf 12 augustus 2026: maximaal 25 ppb voor elke afzonderlijke PFAS-stof en 250 ppb voor de totale som.

Recyclebaarheid (artikel 6)

De PPWR kent recycleerbaarheidsprestatieklassen toe aan alle verpakkingen op basis van het gewicht dat kan worden gerecycled tot secundaire grondstoffen. De klassen zijn:

• Klasse A: ≥95% recyclebaar op gewicht
• Klasse B: ≥80% recyclebaar op gewicht
• Klasse C: ≥70% recyclebaar op gewicht

Vanaf 1 januari 2030 mogen alleen verpakkingen met klassen A, B of C de markt bereiken. Vanaf 1 januari 2038 komen alleen klassen A en B in aanmerking.

De Europese Commissie zal gedelegeerde handelingen vaststellen met Design for Recycling-criteria en een methodologie voor recyclebaarheidsbeoordeling vóór 1 januari 2028. Vanaf 1 januari 2035 moeten verpakkingen ook "op schaal gerecycled" worden, wat betekent dat de infrastructuur voor inzameling, sortering en recycling in de praktijk beschikbaar is.

Gerecycled materiaal (artikel 7)

Plastic verpakkingen moeten minimale percentages gerecycled materiaal bevatten, afkomstig van post-consumer plastic afval. Vanaf 1 januari 2030:

• 30% voor contactgevoelige PET-verpakkingen
• 10% voor contactgevoelige plastic verpakkingen van andere materialen dan PET
• 35% voor eenmalige plastic drankflessen
• 35% voor alle overige plastic verpakkingen

Hogere doelstellingen gelden vanaf 1 januari 2040: 50% voor contactgevoelig PET, 25% voor andere contactgevoelige kunststoffen, 65% voor eenmalige drankflessen en 65% voor alle overige plastic verpakkingen.

Composteerbare verpakkingen (artikel 9)

Bepaalde verpakkingstypes moeten industrieel composteerbaar zijn vanaf 12 februari 2028: doorlatende thee- en koffiefilterzakjes en capsules voor koffie- of theesystemen voor eenmalig gebruik, zelfklevende etiketten die rechtstreeks op fruit en groenten worden aangebracht, en zeer lichte plastic draagtassen. Lidstaten mogen ook thuiscomposteerbaarheid vereisen.

Minimalisatie (artikel 10)

Vanaf 1 januari 2030 moeten alle verpakkingen zo worden ontworpen dat gewicht en volume tot het noodzakelijke minimum worden beperkt. De lege-ruimteverhouding in gegroepeerde, transport- en e-commerce-verpakkingen mag niet meer dan 50% bedragen. Verpakkingen moeten voldoen aan vijf specifieke prestatiecriteria met betrekking tot productbescherming, productieprocessen, logistiek, informatievereisten en wettelijke verplichtingen.

Herbruikbare verpakkingen (artikel 11)

Verpakkingen die zijn ontworpen voor hergebruik moeten een minimumaantal rotaties voltooien binnen een hergebruiksysteem. De PPWR stelt hergebruiksdoelstellingen voor transportverpakkingen: 40% per 1 januari 2030 en 70% per 1 januari 2040. Herbruikbare verpakkingen moeten voldoen aan specifieke ontwerpeisen, waaronder duurzaamheid, reinigbaarheid en repareerbaarheid.

Etikettering (artikel 12)

Vanaf 12 augustus 2028 moeten alle verpakkingen geharmoniseerde materiaalsamenstelling-etiketten dragen ter ondersteuning van consumentensortering. De etikettering moet een door de Commissie vastgesteld formaat volgen via uitvoeringshandelingen. Vanaf 12 februari 2029 moeten herbruikbare verpakkingen aanvullende etiketten met QR-codes dragen met informatie over het hergebruiksysteem, inzamelpunten en beschikbare statiegeldsystemen.

Welke documentatie hebben importeurs nodig voor PPWR-compliance?

Importeurs hebben toegang nodig tot twee kerndocumenten voor elk verpakkingstype dat ze op de EU-markt brengen: de EU-Conformiteitsverklaring en de technische documentatie. Importeurs stellen deze documenten niet zelf op, dat doen fabrikanten. Maar importeurs zijn wettelijk verplicht te verifiëren dat ze bestaan, kopieën te bewaren en ze op verzoek te overleggen.

EU-Conformiteitsverklaring (artikel 39, bijlage VIII)

De fabrikant geeft de EU-Conformiteitsverklaring af als schriftelijke eigen verklaring die bevestigt dat de verpakking voldoet aan de vereisten van artikelen 5 tot en met 12. Bijlage VIII specificeert de inhoud:

• Een uniek conformiteitsverklaringsnummer
• De naam, geregistreerde handelsnaam of handelsmerk en het contactadres van de fabrikant
• Een verklaring dat de verklaring onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt afgegeven
• Identificatie van de verpakking (inclusief een foto) die traceerbaarheid mogelijk maakt
• Een verklaring dat de verpakking voldoet aan de relevante vereisten van de PPWR
• Verwijzingen naar de toegepaste geharmoniseerde normen of andere technische specificaties
• De naam en het identificatienummer van een eventueel betrokken aangemelde instantie
• Datum van afgifte en handtekening van de verantwoordelijke persoon

De importeur bewaart een kopie van de EU-Conformiteitsverklaring gedurende 5 jaar nadat de laatste eenheid eenmalige verpakking op de markt is gebracht, of 10 jaar voor herbruikbare verpakkingen. De fabrikant moet de verklaring bijwerken wanneer de PPWR of geharmoniseerde normen wijzigen.

Technische documentatie (bijlage VII, module A)

De technische documentatie ondersteunt de conformiteitsbeoordeling en toont aan hoe de verpakking aan elk toepasselijk vereiste voldoet. Op grond van bijlage VII, module A (interne productiecontrole), moet deze bevatten:

• Een algemene beschrijving van de verpakking
• Conceptuele ontwerp- en productietekeningen, inclusief materiaalsamenstelling van alle componenten
• Beschrijvingen en toelichtingen die nodig zijn om de tekeningen en de werking van de verpakking te begrijpen
• Een lijst van volledig of gedeeltelijk toegepaste geharmoniseerde normen
• Resultaten van ontwerpberekeningen en -onderzoeken
• Kwalitatieve beoordelingen die compliance met recycleerbaarheids-, minimalisatie- en herbruikbaarheidsvereisten aantonen
• Testrapporten

De fabrikant stelt de technische documentatie op en onderhoudt deze. De importeur moet zorgen dat deze bestaat en kan worden overgelegd aan nationale autoriteiten op verzoek.

De 10-dagenregel

Artikel 18(8) stelt een harde deadline: op een gemotiveerd verzoek van een nationale markttoezichtautoriteit moeten importeurs alle informatie en documentatie die nodig is om conformiteit aan te tonen binnen 10 dagen overleggen, in elektronische vorm.

Voor een bedrijf dat tientallen of honderden verpakkingstypes beheert bij meerdere leveranciers, vereist het voldoen aan de 10-dagenregel een systematische aanpak van gegevensverzameling, opslag en terugvinding. Documentatie moet actueel blijven zolang verpakkingen op de markt zijn, en daarna nog jaren worden bewaard.

Wat is de PPWR-tijdlijn?

De PPWR voert vereisten gefaseerd in over meer dan een decennium. Niet elke deadline geldt rechtstreeks voor importeurs en distributeurs; sommige zijn gericht op de Commissie of lidstaten. De onderstaande tijdlijn belicht de datums die van invloed zijn op marktdeelnemers die verpakkingen op de EU-markt brengen.

Voor importeurs is de meest kritieke nabije deadline 12 augustus 2026. Vanaf die datum moet elk verpakkingstype dat op de EU-markt wordt gebracht een voltooide conformiteitsbeoordeling hebben, een geldige EU-Conformiteitsverklaring en conforme etikettering. Het documentatieverzamelingsproces moet ruim van tevoren beginnen.

Hoe bereiden importeurs en distributeurs zich voor op PPWR-compliance?

Voorbereiding op PPWR-compliance vereist een gestructureerde aanpak. De zes onderstaande stappen zijn geordend voor een compliance manager die vanaf nul begint, startend met gegevensverzameling en eindigend met auditgereedheid.

Stap 1: Breng je verpakkingsportfolio in kaart

Begin met het opstellen van een volledig overzicht van elk verpakkingstype in je productassortiment. Leg het verpakkingsmateriaal, het aantal componenten, het gewicht, de afmetingen en de verantwoordelijke leverancier per type vast. Deze basis bepaalt welke PPWR-vereisten van toepassing zijn en welke documentatie je moet verzamelen.

Voor importeurs die honderden SKU's beheren, onthult deze stap vaak verpakkingstypes en materiaalcomposities die nooit formeel zijn gedocumenteerd. Een voedselimporteur die producten inkoopt bij 15 leveranciers in Azië kan bijvoorbeeld gemengd-materiaal verpakkingen ontdekken die buiten de huidige recycleerbaarheidklassen vallen.

Stap 2: Classificeer je rol per productlijn

Bepaal voor elke productlijn of je bedrijf optreedt als importeur, distributeur of fabrikant op grond van de PPWR-definities. Let in het bijzonder op artikel 21: als verpakkingen onder je eigen naam of handelsmerk op de markt worden gebracht, draag je volledige fabrikantverplichtingen op grond van artikel 15, niet alleen importeursverplichtingen.

Een bedrijf dat goederen van derden importeert en ook eigen-merk producten verkoopt, vervult voor verschillende SKU's verschillende rollen, elk met andere compliance-verplichtingen.

Stap 3: Vraag documentatie op bij leveranciers

Vraag voor elk verpakkingstype de EU-Conformiteitsverklaring en ondersteunende technische documentatie op bij de fabrikant. Gebruik een gestandaardiseerde aanvraagsjabloon die precies aangeeft wat nodig is op grond van bijlage VII (technische documentatie) en bijlage VIII (Conformiteitsverklaring).

Wees specifiek in je verzoeken. Vraag om het unieke DoC-nummer, de lijst van toegepaste geharmoniseerde normen, de gebruikte recyclebaarheidbeoordelingsmethode en de materiaalsamenstelling van elk verpakkingscomponent. Generieke "compliance-certificaten" voldoen niet aan de PPWR-vereisten.

Stap 4: Houd inzendingen bij en markeer hiaten

Bouw een volgsysteem voor de documentatiestatus in je volledige leveranciersbasis. Registreer welke leveranciers volledige documentatie hebben ingediend, welke inzendingen onvolledig zijn en welke leveranciers niet hebben gereageerd.

Markeer verpakkingstypes waarvoor de fabrikant geen conformiteitsbeoordeling heeft voltooid. Deze mogen wettelijk gezien niet op de EU-markt worden gebracht vanaf 12 augustus 2026. Importeurs die niet-compliance ontdekken vóór marktplaatsing vermijden het handhavingsrisico. Importeurs die dit achteraf ontdekken, riskeren boetes, productterugroepingen en markttoezichtacties.

Stap 5: Beoordeel verpakkingen aan de hand van duurzaamheidsvereisten

Toets elk verpakkingstype aan de stoffenlimieten (artikel 5), recycleerbaarheidsprestatieklassen (artikel 6) en doelstellingen voor gerecycled materiaal (artikel 7). Identificeer verpakkingen die aan de huidige vereisten voldoen maar vóór 2030 moeten worden aangepast, wanneer alleen recycleerbaarheidklassen A tot en met C zijn toegestaan en minimumvereisten voor gerecycled materiaal ingaan.

Deze beoordeling brengt ook verpakkingen aan het licht die volledig opnieuw moeten worden ontworpen. Een samengestelde plastic zak met een recycleerbaarheidklasse lager dan C kan na 1 januari 2030 niet meer op de markt blijven. Hoe eerder de importeur dit signaleert aan de fabrikant, hoe meer tijd beide partijen hebben om een alternatief te vinden.

Stap 6: Stel documentbewaring en auditgereedheid in

Sla EU-Conformiteitsverklaringen, technische documentatie en interne conformiteitsbeslissingen op in een centraal systeem met versiegeschiedenis. Bewaartermijnen zijn strikt: 5 jaar nadat de laatste eenheid eenmalige verpakking op de markt is gebracht, 10 jaar voor herbruikbare verpakkingen.

Structureer het systeem om aan de 10-dagenregel te voldoen. Als een nationale autoriteit documentatie opvraagt op grond van artikel 18(8), moet de importeur deze binnen 10 werkdagen in elektronische vorm overleggen. Dat betekent dat documenten doorzoekbaar, actueel en toegankelijk moeten zijn, niet begraven in e-mailketens of verspreid over gedeelde schijven.

Hoe kan software helpen bij PPWR-compliance?

Software helpt importeurs de operationele complexiteit van PPWR-compliance op schaal te beheren. Het bijhouden van honderden SKU's bij meerdere leveranciers, het verzamelen van Conformiteitsverklaringen in een consistent formaat, het monitoren van conformiteitsstatus per verpakkingstype en het bewaren van documentatie met volledige versiegeschiedenis zijn gegevensbeheeruitdagingen die spreadsheets niet betrouwbaar kunnen oplossen.

Coolset integreert PPWR-compliance in zijn ESG- en supply chain-platform en koppelt verpakkingsdata aan bestaande CSRD-, EUDR- en EUTR-workflows. Voor bedrijven die al leveranciersdue diligence beheren voor ontbossing of duurzaamheidsrapportage onder ESRS, voorkomt het toevoegen van verpakkingsconformiteitstracking aan hetzelfde platform dubbel werk voor compliance-teams.

De PPWR is een van de zes EU-verordeningen die supply chain-compliance tussen 2025 en 2027 ingrijpend veranderen. Voor het volledige overzicht, zie welke EU-verordeningen van invloed zijn op jouw supply chain.

Voor antwoorden op 48 praktijkvragen uit Coolsets webinar voor fabrikanten, zie de PPWR webinar Q&A.

Veelgestelde vragen

Wat is de PPWR?

De Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) is een rechtstreeks toepasselijke EU-verordening die de Packaging and Packaging Waste Directive vervangt. De PPWR stelt geharmoniseerde vereisten voor recycleerbaarheid, gerecycled materiaal, etikettering en documentatie van verpakkingen. De PPWR geldt vanaf 12 augustus 2026.

Wanneer treedt de PPWR in werking?

De PPWR is op 11 februari 2025 in werking getreden. De algemene toepassingsdatum is 12 augustus 2026, met duurzaamheidsvereisten die gefaseerd worden ingevoerd tot 2038. EU-Conformiteitsverklaringen worden verplicht vanaf 12 augustus 2026.

Wat zijn de PPWR-verplichtingen voor importeurs?

Op grond van artikel 18 moeten importeurs verifiëren dat de fabrikant de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd, de etikettering controleren, de EU-Conformiteitsverklaring 5 tot 10 jaar bewaren en technische documentatie binnen 10 dagen na een verzoek aan autoriteiten overleggen.

Wat is een PPWR-Conformiteitsverklaring?

De PPWR-