‍

Wat de EcoVadis-vragenlijst echt beoordeelt

De EcoVadis-vragenlijst is een gedocumenteerde audit van hoe jouw bedrijf duurzaamheid beheert. Het evalueert praktijkvoorbeelden – niet alleen schriftelijke toezeggingen – in vier categorieën: Milieu, Arbeid & Mensenrechten, Ethiek en Duurzaam Inkopen.

Om goed te scoren, moeten bedrijven verder gaan dan beleidsverklaringen. EcoVadis zoekt naar bewijs dat beleid wordt uitgevoerd en meetbare resultaten oplevert. Analisten geven alleen krediet aan antwoorden die worden ondersteund door duidelijke, relevante documentatie.

De score weerspiegelt deze focus: ongeveer 25% van de punten komt van beleid, 40% van acties en 35% van resultaten. Een ondertekend beleid is nuttig – maar bewijs van training, procedures of prestatieverbeteringen weegt zwaarder.

Een Platinum rating – gereserveerd voor de top 1% van bedrijven – vereist sterke documentatie in alle vier de thema's. Een zwakke score in slechts één gebied (onder 30/100) diskwalificeert medaille-geschiktheid volledig. We leggen de verdere beoordelingen uit in dit artikel.

Wat zit er in de EcoVadis-vragenlijst?

De EcoVadis-vragenlijst is aangepast op basis van de grootte, branche en locaties van jouw bedrijf. Een fabrikant krijgt misschien meer vragen over vervuiling of energie, terwijl een klein dienstverlenend bedrijf minder milieukriteria ziet. In totaal bestrijkt het tot 21 duurzaamheidscriteria over vier kernonderwerpen:

• Milieu
• Arbeid & Mensenrechten
• Ethiek
• Duurzaam Inkopen

Hoe vragen zijn gestructureerd

Elke vraag valt onder een van de zeven managementindicatoren:

• Beleid – schriftelijke toezeggingen zoals een gedragscode of milieubeleid
• Maatregelen – acties of procedures die zijn ingevoerd
• Rapportage – KPI's, metrics of prestatiegegevens
• Certificeringen – standaarden van derden (zoals ISO 14001)
• Endorsements – wereldwijde initiatieven die jouw bedrijf ondersteunt (bijv. UN Global Compact)
• Dekking – hoe ver een maatregel van toepassing is (site-breed, bedrijf-breed, etc.)
• 360° Watch – openbaar beschikbare info, zoals media- of NGO-rapporten

Elke vraag bevat meerdere best practice-optieverklaringen. Je selecteert de toepasselijke en uploadt ondersteunende documenten voor elk. Alleen bijgevoegde documenten worden beoordeeld door EcoVadis-analisten – niet-aangevinkte opties of ongefundeerde claims tellen niet mee.

Regels voor het uploaden van documenten

Je kunt tot 55 ondersteunende documenten per beoordeling indienen. Dat is totaal, niet per thema. Documenten moeten relevant, recent en op zichzelf staand zijn. Combineer geen niet-gerelateerde bestanden in één upload – EcoVadis waarschuwt expliciet tegen “gecombineerde documenten” en kan ze direct afwijzen.

Een slimme aanpak is om hoogwaardige documenten opnieuw te gebruiken voor meerdere vragen. Bijvoorbeeld, een duurzaamheidsrapport kan antwoorden in alle vier de thema's ondersteunen – verwijs gewoon naar de relevante paginanummers bij het bijvoegen.

Aangepaste inhoud en optionele vragen

EcoVadis laat je niet je eigen vragen kiezen. Je ontvangt een vooraf gedefinieerde set vragen op basis van de grootte, branche en locatie van jouw bedrijf. Van daaruit selecteer je alleen de opties die van toepassing zijn op jouw bedrijf – meestal door “ja” aan te vinken en ondersteunende documenten bij te voegen.

Sommige criteria zijn mogelijk niet relevant. Bijvoorbeeld, een softwarebedrijf kan een vraag over biodiversiteit zien, maar geen activiteiten in dat gebied hebben. In deze gevallen kun je de optie niet aanvinken, “niet van toepassing” selecteren indien beschikbaar, of een korte opmerking toevoegen waarom het niet van toepassing is.

Het overslaan van opties die niet passen, schaadt je score niet. EcoVadis richt zich op de materiële risico's voor jouw sector, niet of je op elke regel reageert. Het doel is om bewijs te tonen voor wat je wel hebt – niet om je antwoorden te vullen met irrelevante claims.

Stapsgewijs: hoe de EcoVadis-vragenlijst in te vullen

Het invullen van de EcoVadis-vragenlijst kan ontmoedigend aanvoelen, vooral als het je eerste keer is of als je streeft naar een topscore. Het opdelen in duidelijke stappen helpt. Hieronder staat een stapsgewijs proces – van voorbereiding tot indiening – om je te begeleiden bij het succesvol invullen van de vragenlijst.

Stap 1: Bereid voor en plan voordat je begint

Begin met het controleren van je indieningsdeadline – EcoVadis geeft meestal 30 werkdagen vanaf de datum waarop je de vragenlijst ontvangt. Plan achterwaarts vanaf die datum en bouw een buffer in voor documentbeoordelingen of interne vertragingen. Na indiening duurt het meestal 6 tot 8 weken om je scorekaart te ontvangen.

Vervolgens, raak vertrouwd met de lay-out van de vragenlijst. Je kunt de Excel-versie downloaden om te delen en offline antwoorden op te stellen, of de online interface direct verkennen.

Terwijl je de vragenlijst bekijkt, let op welke secties zijn geactiveerd op basis van de grootte, branche en locatie van jouw bedrijf. Deze factoren bepalen de specifieke criteria die van toepassing zijn – en waar ondersteunende documenten worden verwacht.

Wijs vervolgens interne leads per thema toe. Bijvoorbeeld, HR kan arbeidsgerelateerde inhoud ondersteunen, compliance kan ethiek behandelen, en inkoop kan leverancierscontrole adresseren. Zelfs als je solo coördineert, zorg ervoor dat je weet waar je documenten van elk team vandaan haalt.

Verduidelijk je beoordelingsbereik. EcoVadis evalueert een specifieke entiteit – vaak je juridische eenheid, niet de hele groep. Als je van plan bent een groepsbeleid of duurzaamheidsrapport te gebruiken, zorg ervoor dat het duidelijk is dat de inhoud van toepassing is op de beoordeelde entiteit. Zo niet, dan wordt het mogelijk niet gescoord.

Je moet ook basisvragen beantwoorden over de grootte, structuur en eventuele externe duurzaamheidsverbintenissen van je bedrijf (zoals de UN Global Compact of Science Based Targets). Heb ondersteunende documenten bij de hand – certificaten, lijsten of screenshots die je deelname bevestigen.

Lees ten slotte de officiële EcoVadis Document Guide. Let goed op de leeftijd van documenten, opmaak en waarom het combineren van niet-gerelateerde bestanden wordt afgeraden. Streef naar een kleine set van hoogwaardige, relevante documenten – EcoVadis geeft je een limiet van 55 bestanden, dus gebruik deze strategisch.

Als je nog steeds twijfelt, bekijk dan het EcoVadis Help Center of overweeg tools zoals Coolset te gebruiken om het proces te stroomlijnen. Maar met voorbereiding kunnen de meeste middelgrote bedrijven deze stap intern afhandelen.

Stap 2: Verzamel en organiseer je ondersteunende documenten

Documentatie is de ruggengraat van de EcoVadis-vragenlijst. Je zult hier de meeste tijd doorbrengen – en het is tijd die goed besteed is. Hier is hoe je het efficiënt aanpakt.

Begin met wat je hebt

Bouw een inventaris van potentieel bewijs over alle vier de thema's. Focus op:

• Beleid en codes – Milieu, gezondheid & veiligheid, anti-corruptie, werknemers- en leveranciersgedragscodes. Deze moeten formeel, ondertekend en gedateerd zijn om als beleidsbewijs te worden erkend.
  
  
• Procedures en actieplannen – Operationele protocollen, klachtenmechanismen, ethiektrainingsprocedures, leveranciersaudits en interne actieplannen.
  
  
• Rapporten en prestatiegegevens – ESG- of duurzaamheidsrapporten, dashboards, KPI's over koolstof, afval, training, diversiteit, leveranciersbeoordelingen. Recente metrics (binnen 2 jaar) tonen echte resultaten.
  
  
• Certificaten en audits – ISO 14001, 45001, 37001, SA8000 of geldige duurzaamheidsaudits van derden.
  
  
• Endorsements en lidmaatschappen – Documenten die deelname aan UN Global Compact, Science Based Targets of soortgelijke initiatieven bevestigen.
  
  
• Ander bewijs – Trainingsrecords, notulen, materialen voor belanghebbendenbetrokkenheid of persberichten. Extern nieuws kan ook naar voren komen in de 360° Watch van EcoVadis.

Identificeer en vul hiaten op

Raak niet in paniek als er iets ontbreekt. Je kunt informele praktijken formaliseren tijdens deze fase – zolang ze echte activiteiten weerspiegelen. Een kort, ondertekend beleid dat tijdens de beoordelingsperiode is geschreven, is geldig. Vermijd gewoon placeholders, standaard sjablonen of het terugdateren van inhoud.

Als je geen gegevens hebt voor een specifiek onderwerp (bijv. geen energiegebruikstracking), moet je dat antwoord mogelijk markeren als “geen mechanisme aanwezig”. Focus je tijd op de gebieden waar je wel sterke documentatie hebt.

Tip: Het is gebruikelijk om beleid of rapporten van een bedrijfsgroep te gebruiken, maar als die documenten niet duidelijk verwijzen naar jouw specifieke juridische entiteit, accepteert EcoVadis ze mogelijk niet voor scoring.

Koppel documenten aan vragen

Gebruik een spreadsheet om elke vragenlijstoptie aan een of meer documenten te koppelen. Inclusief:

• De vraag of optie
• De bestandsnaam(en)
• Specifieke paginanummers of secties om te benadrukken

Dit voorkomt niet alleen hiaten – het helpt analisten het bewijs snel te vinden. Hernoem bestanden duidelijk (bijv. “Gedragscode 2024 – Ondertekend.pdf”) en gebruik bladwijzers of annotaties om reviewers te begeleiden.

EcoVadis staat je toe een document opnieuw te gebruiken voor meerdere antwoorden zonder dat het meetelt tegen de limiet van 55 bestanden. Maar elk uniek bestand telt één keer – dus kies verstandig.

Volg documentkwaliteitsnormen

Controleer voor het uploaden of elk document:

• Actueel – Beleid moet binnen 8 jaar zijn uitgegeven, gegevens binnen 2
• Officieel – Definitieve versies, ondertekend of goedgekeurd, geen concepten
• Bedrijfsspecifiek – Moet duidelijk van toepassing zijn op de beoordeelde entiteit
• Passend geredigeerd – Geen vertrouwelijke info

Vermijd generieke sjablonen en gebundelde bestanden. EcoVadis wijst inzendingen expliciet af waarbij niet-gerelateerde inhoud in één PDF is gepropt. Eén uitzondering: het groeperen van vergelijkbaar bewijs (bijv. meerdere ISO-certificaten of KPI's per locatie) kan prima zijn als het duidelijk is gelabeld.

De enige geldige uitzonderingen zijn logische consolidaties, zoals een batch ISO-certificaten voor meerdere locaties of een spreadsheet met KPI's van verschillende locaties. Zelfs dan, gebruik deze spaarzaam. Houd elk bestand in het algemeen gefocust, duidelijk gelabeld en relevant voor één onderwerp.

Aan het einde van deze stap zou je een schone set goed gekozen documenten moeten hebben, een duidelijke mapping van welk document welke vragenlijstoptie ondersteunt (met paginareferenties), en vertrouwen dat je bewijs alle belangrijke gebieden raakt. Nu is het tijd om terug te gaan naar het platform en je antwoorden in te vullen.

Laatste controle

Aan het einde van deze stap, streef naar:

• Een of meer documenten voor elk thema
• Bewijs dat Beleid, Acties en Resultaten dekt
• Een schone, georganiseerde mapping van welk bestand welk antwoord ondersteunt

Deze voorbereiding maakt het invullen van de vragenlijst sneller – en vergroot je kansen op een platinum score.

Stap 3: Vul de vragenlijst in, sectie voor sectie

Met je documenten gereed, begin je de vragenlijst direct in het EcoVadis-platform in te vullen. Het is vaak het beste om per thema te werken – Milieu, dan Arbeid & Mensenrechten, Ethiek en Duurzaam Inkopen – om je focus afgestemd te houden op de ondersteunende materialen.

Werk systematisch door de opties

Lees voor elke vraag de helptekst die door EcoVadis wordt verstrekt en bekijk de lijst met optieverklaringen. Selecteer alleen diegene die je volledig kunt ondersteunen met bewijs. Als een optie niet van toepassing is, laat deze dan leeg of gebruik de optie “Geen specifieke praktijk” of “Anders” – wees gewoon bereid om in het opmerkingenveld uit te leggen indien nodig. Selecteer geen optie tenzij je deze kunt onderbouwen met een geloofwaardig, bijgevoegd document. Analisten geven geen krediet aan claims zonder bewijs en kunnen ongefundeerde selecties als een rode vlag beschouwen.

Voeg de ondersteunende documenten direct toe

Upload of link voor elke geselecteerde optie naar het relevante document. Dankzij je voorbereiding weet je al wat je moet bijvoegen. Als een bestand al eerder is gebruikt, voeg het opnieuw toe vanuit je bibliotheek – het telt niet opnieuw mee voor de limiet van 55 documenten. Gebruik het beschrijvingsveld om de analist te begeleiden: “Zie pagina 4 – sectie 2.3 beschrijft CO₂-doel.” Een korte label zoals “Ondertekend milieubeleid, bevat 2025-doel” helpt de beoordeling te versnellen en zorgt ervoor dat er niets wordt gemist.

Geef extra context in opmerkingen

Gebruik het opmerkingenveld om alles te verduidelijken dat context nodig heeft. Als een onderwerp niet relevant is voor jouw bedrijf, leg dan uit waarom. Bijvoorbeeld: “Geen waterreductieprogramma's omdat de activiteiten beperkt zijn tot kantooromgevingen.” Als je “Anders” kiest, beschrijf dan wat de praktijk is en hoe deze is gedocumenteerd. Maar onthoud – opmerkingen tellen niet als bewijs tenzij een geldig document is bijgevoegd. Gebruik ze om interpretatie te ondersteunen, niet als vervanging voor bewijs.

Wees eerlijk en precies

EcoVadis-analisten beoordelen inzendingen zorgvuldig en kunnen je antwoorden vergelijken met externe bronnen via de 360° Watch. Vermijd overdrijving. Als slechts de helft van je personeel ethiektraining heeft ontvangen, selecteer dan niet “Alle werknemers getraind.” Als een rapport zegt 35% vrouwen in management, rond het dan niet af naar 50%. Dergelijke inconsistenties kunnen je score beïnvloeden en vervolgvragen oproepen.

Behandel de lastige vragen

Sommige vragen kunnen buiten bereik lijken – zoals koolstofbeheer of leverancierscontrole. Als je zelfs gedeeltelijke stappen hebt ondernomen, neem ze dan op. Bijvoorbeeld, als je elektriciteitsverbruik hebt gevolgd maar niet volledige emissies, voeg die energiedata dan bij. Als je ESG-clausules in leverancierscontracten hebt opgenomen maar nog geen audits hebt gedaan, deel dan een contractsjabloon. Als je echt geen praktijken hebt voor een vraag, selecteer dan “niet aanwezig” indien beschikbaar. Het levert geen punten op, maar het is beter dan gokken of overdrijven.

Let op waarschuwingen of richtlijnen in het platform

De EcoVadis-interface markeert ontbrekende bijlagen, onbeantwoorde verplichte velden of documenten in het verkeerde formaat of taal. Los deze op voordat je indient. Analisten vertrouwen op duidelijk, relevant en toegankelijk bewijs – elke wrijving hier kan dingen vertragen of leiden tot afgewezen antwoorden.

Werk per thema

Ga in de volgorde die logisch is voor jouw team. Veel bedrijven beginnen met Milieu, gaan dan naar Arbeid & Mensenrechten, gevolgd door Ethiek en Duurzaam Inkopen. Neem pauzes tussen thema's indien nodig en betrek collega's wanneer antwoorden hun input vereisen. Controleer bijvoorbeeld met je faciliteiten- of EHS-manager voordat je claims met betrekking tot emissies finaliseert. Snelle interne beoordelingen zoals deze kunnen later kostbare fouten voorkomen.

Stap 4: Controleer je antwoorden en dien in

Neem voordat je op verzenden drukt de tijd om je hele inzending te controleren. Dit is je laatste kans om hiaten te herstellen, bewijs te verduidelijken en ervoor te zorgen dat je antwoorden zo sterk mogelijk zijn.

✓ Verifieer elke vraag

Controleer of er geen verplichte vragen leeg zijn gelaten. EcoVadis markeert sommige vragen als verplicht – vooral die gekoppeld aan risicovolle gebieden. Als je echt geen gegevens hebt, selecteer dan de juiste optie “Geen huidige praktijk” en laat een korte uitleg achter in het opmerkingenveld. Scan ook op typefouten of inconsistente cijfers in open tekst of gegevensvelden.

✓ Tel je documenten

Controleer je documentenaantal. Het platform toont hoeveel unieke bestanden je hebt geüpload. Als je dicht bij de limiet van 55 bestanden bent, controleer dan op redundantie. Gerelateerde inhoud – zoals meerdere eenpagina-certificaten – kan soms worden samengevoegd tot één PDF met duidelijke labels (bijv. “ISO 14001 – Locatie 1 tot 5”). Houd samengevoegde documenten strak en gemakkelijk te navigeren.

Als je ruim onder de 55 zit, is dat prima – er is geen beloning voor het bereiken van de limiet. Een strakke, gerichte set bewijzen is vaak gemakkelijker voor analisten om nauwkeurig te scoren.

✓ Kwaliteitscontroleer elke bijlage

Open verschillende bestanden om te bevestigen dat ze correct worden weergegeven en niet beschadigd zijn. Zorg ervoor dat gelinkte URL's toegankelijk en leesbaar zijn. Als je een specifieke pagina in je opmerking hebt genoemd, controleer dan of het paginanummer nog steeds overeenkomt na conversie of upload.

✓ Zorg voor afstemming tussen antwoorden en bewijs

Stap terug en controleer elk thema. Heb je alle drie de pijlers gedekt – Beleid, Actie en Resultaten?

Als je er een hebt gemist – bijvoorbeeld, als je arbeidssectie geen KPI's heeft – ga dan terug en kijk of een ondersteunend document over het hoofd is gezien. Een ontbrekend bestand kan je onnodig punten kosten.

✓ Maak gebruik van feedback indien beschikbaar

Premium gebruikers kunnen hun conceptantwoorden downloaden en intern delen voordat ze indienen. Je kunt ook waarschuwingen in het platform zien over ontbrekende of irrelevante documenten – los deze op voordat je finaliseert. Een laatste interne beoordeling door een collega kan problemen opsporen die je misschien mist.

✓ Dien met vertrouwen in

Wanneer je klaar bent, ga naar “Controleren & Indienen”. Eenmaal ingediend, zijn je antwoorden vergrendeld tot je volgende cyclus.

De analysefase duurt meestal 6 tot 8 weken. Tijdens deze tijd beoordelen EcoVadis-analisten je antwoorden en documenten – en voeren ze de 360° Watch uit, die zoekt naar extern nieuws, controverses of overtredingen. Als een groot probleem wordt gemarkeerd (bijv. juridische actie of milieuboetes), kan dit je score beïnvloeden – zelfs als je interne antwoorden sterk waren.

✓ Volg je resultaten

Je ontvangt een e-mail wanneer je scorekaart klaar is. Log in om je prestatie per thema, sterke punten en verbeterpunten te zien. Als je een medaille hebt verdiend – vooral Platinum (top 1%), goud (top 5%) of zilver (top 15%) – gefeliciteerd. Zo niet, bekijk de feedback zorgvuldig. Ontbrekend bewijs is een van de meest voorkomende redenen voor lagere scores.

Door deze stap zorgvuldig af te sluiten, heb je niet alleen de vragenlijst voltooid – je hebt een traceerbaar, goed georganiseerd overzicht van je duurzaamheidsinspanningen opgebouwd. Vervolgens duiken we dieper in de vier EcoVadis-beoordelingsthema's en wat elk evalueert.

Wat zijn de 4 categorieën van EcoVadis?

EcoVadis beoordeelt duurzaamheidsprestaties in vier categorieën – 'thema's' genoemd. Elk thema omvat een breed scala aan criteria en draagt bij aan je totale score. Hier is wat elk thema inhoudt:

Milieu

Dit thema evalueert hoe je bedrijf zijn milieu-impact beheert. Het omvat gebieden zoals energiegebruik, broeikasgasemissies, waterverbruik, afvalbeheer, vervuilingscontrole en productimpact op het milieu.

EcoVadis zoekt naar gedocumenteerd beleid, klimaatdoelen, implementatiemaatregelen en rapportage over belangrijke statistieken (zoals CO₂-uitstoot of recyclingpercentages). Bedrijven in sectoren met hoge impact – zoals productie, landbouw of transport – krijgen doorgaans meer uitgebreide milieuvragen, en dit thema weegt vaak zwaarder in de scoring voor die branches.

Arbeid & Mensenrechten

Dit thema richt zich op de verantwoordelijkheid van je bedrijf om eerlijke, veilige en inclusieve arbeidsomstandigheden te bieden. Het omvat onderwerpen zoals arbeidsgezondheid en -veiligheid, werktijden, werknemersrechten (zoals vrijheid van vereniging), non-discriminatie, training en ontwikkeling, diversiteit en klachtenmechanismen.

Voor grotere bedrijven of die opereren in risicovollere geografische gebieden kijkt EcoVadis ook naar due diligence op het gebied van mensenrechten – vooral hoe risico's worden aangepakt in je operaties of toeleveringsketen. Bewijs moet ondertekend beleid, trainingsgegevens en relevante personeelsstatistieken zoals ongevallencijfers of verloop omvatten.

Ethiek

Dit thema beoordeelt de aanpak van je bedrijf met betrekking tot ethisch zakelijk gedrag. Het omvat corruptie- en omkopingsbestrijding, anti-competitief gedrag, fraudepreventie, belangenconflictenbeheer en gegevensbescherming.

EcoVadis verwacht ten minste een basiscode voor ethiek en een anti-omkopingsbeleid, met bewijs van hoe deze worden geïmplementeerd – zoals trainingsprogramma's, klokkenluiderssystemen of compliance-audits. In de huidige context kunnen ook cyberbeveiliging en privacypraktijken worden opgenomen als onderdeel van verantwoord informatiebeheer.

Duurzame Inkoop

Dit thema onderzoekt hoe je duurzaamheid praktijken uitbreidt naar je leveranciers. Het gaat erom ervoor te zorgen dat je toeleveringsketen milieuvriendelijke, sociale en ethische normen handhaaft.

Je moet laten zien of je een leverancierscode hebt, of duurzaamheid wordt meegenomen in de selectie en prestaties van leveranciers, en of leveranciers worden beoordeeld, getraind of gecontroleerd. Zelfs kleine stappen – zoals het toevoegen van een ESG-clausule aan inkooporders of het screenen van risicovolle leveranciers – kunnen bijdragen aan je score.

Elk thema wordt individueel gescoord (0–100), en je totale score is een gewogen gemiddelde. Het gewicht van elk thema hangt af van je brancheprofiel. Bijvoorbeeld, Milieu kan zwaarder wegen voor een chemische fabrikant, terwijl Ethiek prioriteit kan hebben in financiën of consultancy.

Om Platinum te bereiken (top 1% van alle EcoVadis-rapportagebedrijven), heb je hoge scores nodig in alle thema's. Een zwakke score in slechts één gebied – zoals het overslaan van Duurzame Inkoop – kan je bedrijf volledig diskwalificeren voor medaille-eligibiliteit. Beschouw deze vier thema's als pijlers: EcoVadis beloont bedrijven die alle vier op solide grond bouwen.

Waar middelgrote bedrijven moeite mee hebben – en hoe dit te vermijden

De EcoVadis-vragenlijst vormt echte uitdagingen voor middelgrote bedrijven – vooral die zonder interne duurzaamheidsteams of verfijnde documentatieprocessen. Hier zijn de meest voorkomende valkuilen en hoe je ze kunt vermijden:

Indienen van irrelevante of zwakke documentatie

Een van de grootste fouten is documenten uploaden die de geselecteerde antwoorden niet echt ondersteunen – zoals brochures, vage beleidslijnen of niet-gerelateerde rapporten. EcoVadis-analisten zullen geen bewijs toekennen dat niet duidelijk een specifieke optie ondersteunt.

Hoe dit te vermijden: Koppel elk document aan een specifieke vraag of optie. Vraag jezelf af: “Bewijst dit bestand direct wat ik heb geselecteerd?” Als het antwoord nee is, laat het dan weg. Focus op kwaliteit boven kwantiteit en geef prioriteit aan documenten die formeel, gedateerd en specifiek voor je bedrijf zijn.

Te veel vertrouwen op beleid zonder implementatie aan te tonen

Veel bedrijven dienen solide beleid in, maar missen bewijs van daadwerkelijke actie of resultaten. Aangezien EcoVadis-scores acties en resultaten bevoordelen (ongeveer 75% van de score), kom je met alleen beleid niet ver.

Hoe dit te vermijden: Voeg voor elk beleid dat je indient bewijs toe van hoe het wordt geïmplementeerd – zoals trainingsgegevens, interne communicatie, projectfoto's of statistieken. Als je nog geen sterke resultaten hebt, begin dan nu ten minste één KPI bij te houden om vooruitgang in de loop van de tijd te laten zien.

Gebruik van verouderde of puur symbolische documenten

Verouderde beleidslijnen of haastig geschreven documenten die alleen voor EcoVadis zijn gemaakt, kunnen je geloofwaardigheid schaden. Analisten kunnen zien wanneer iets niet is gebruikt of intern is gecommuniceerd.

Hoe dit te vermijden: Vernieuw je belangrijkste beleidslijnen, laat ze opnieuw ondertekenen en zorg ervoor dat ze gedateerd zijn binnen de laatste 8 jaar (voor beleidslijnen) of 2 jaar (voor gegevens). Als je iets nieuws maakt, maak het dan betekenisvol – voeg echte voorbeelden, procedures of gebruiksbewijs toe. Vermijd generieke sjablonen tenzij je ze aanpast aan de context van je bedrijf.

Combineren van niet-gerelateerde documenten om onder de bestandslimiet te blijven

In een poging om onder de limiet van 55 documenten te blijven, combineren bedrijven soms niet-gerelateerde bestanden. EcoVadis markeert dit als slechte praktijk en kan de inzending volledig negeren.

Hoe dit te vermijden: Combineer alleen documenten wanneer ze van hetzelfde type zijn – zoals ISO-certificaten of locatie-specifieke KPI's – en label ze duidelijk. Houd anders bestanden gescheiden. Als je over de limiet zit, verwijder dan documenten die de minste waarde toevoegen of al worden gedekt door ander bewijs.

Indienen van groepsdocumenten zonder lokale context

Het gebruik van beleidslijnen of rapporten van een bedrijfsconcern is gebruikelijk, maar als die documenten je specifieke entiteit niet vermelden, kan EcoVadis ze niet erkennen.

Hoe dit te vermijden: Verduidelijk de verbinding. Voeg een opmerking of voorblad toe waarin staat dat het groepsbeleid van toepassing is op je bedrijf. Nog beter, laat je lokale leiding een adoptienota ondertekenen. Markeer het relevante gedeelte in groepsrapporten dat je eenheid vermeldt – of voeg je eigen gegevens toe ter aanvulling.

Zwakke leveranciersbetrokkenheid bij Duurzame Inkoop

Dit is een veelvoorkomende zwakke plek. Veel middelgrote bedrijven controleren leveranciers nog niet of beoordelen formeel ESG-risico's in hun waardeketen.

Hoe dit te vermijden: Begin klein. Voeg ESG-clausules toe aan contracten, deel een leverancierscode of gebruik een eenvoudige leveranciersrisicomatrix. Zelfs een conceptbeleid of een proces in een vroeg stadium kan krediet opleveren als het een echte intentie weerspiegelt om het toezicht op leveranciers uit te breiden.

Negeren van bekende controverses of externe risico's

EcoVadis gebruikt 360° Watch om openbare bronnen te scannen op negatief nieuws. Als je bedrijf problemen heeft gehad – juridisch, milieu- of sociaal – zullen analisten het waarschijnlijk zien.

Hoe dit te vermijden: Behandel bekende problemen in je inzending. Gebruik het opmerkingenveld om uit te leggen wat er is gebeurd en voeg bewijs toe van corrigerende maatregelen, zoals een audit, nieuw beleid of juridische oplossing. Transparantie helpt de impact te verminderen en toont proactief risicobeheer.

Bewust zijn van deze veelvoorkomende problemen kan je inzending een groot voordeel geven. Middelgrote bedrijven behalen misschien niet meteen Platinum – maar het vermijden van deze valkuilen maakt elke toekomstige herbeoordeling soepeler. EcoVadis gaat net zo goed over verbeteren als over scoren. Gebruik het om je interne duurzaamheidspraktijken jaar na jaar op te bouwen.

Hoe Coolset de EcoVadis-vragenlijst vereenvoudigt

Het invullen van de EcoVadis-vragenlijst kan aanvoelen als jongleren met spreadsheets, gedeelde schijven en eindeloze e-mailthreads. Coolset brengt structuur in de chaos.

Ontworpen voor middelgrote bedrijven die duurzaamheidsrapportage beheren, transformeert het de voorbereiding van EcoVadis van een geïmproviseerde, stressvolle taak naar een gestroomlijnde, herhaalbare workflow. 

Het belangrijkste is dat het je laat experimenteren, voorbereiden en verbeteren zonder de stress om het de eerste keer goed te doen – geen tijdsdruk, geen kostbare inzending, alleen een duidelijk pad naar gereedheid.

Gecentraliseerd bewijsbeheer

In plaats van door mappen of Slack-berichten te zoeken, geeft Coolset je een enkele bron van waarheid. Documenten worden één keer geüpload, georganiseerd per EcoVadis-thema en indicator, en direct gekoppeld aan de bijbehorende vragenlijst. Alles bevindt zich in één gestructureerde bibliotheek – zodat je altijd weet wat wat ondersteunt.

Geleide vragenlijstinterface

Coolset begeleidt je door elke vraag met aanwijzingen, voorbeelden en optionele sjablonen. In plaats van te raden wat EcoVadis wil, laat het platform je stap voor stap zien hoe je reageert met het juiste soort bewijs. Als je een beleid mist, kan Coolset een starttemplate bieden en je vertellen wat erin moet worden opgenomen.

Slimme antwoordmapping en autofill

Wanneer je een document in Coolset tagt – zoals een ethische code of ISO-certificaat – kan het systeem automatisch gerelateerde vragen markeren en voorstellen om antwoorden vooraf in te vullen. Dat betekent minder duplicatie, snellere invoer en minder hiaten. Het waarschuwt je ook voor onbeantwoorde vragen of ontbrekende documenten voordat het te laat is.

Ingebouwde samenwerkingstools

EcoVadis-inzendingen omvatten vaak meerdere mensen. Coolset laat je vragen toewijzen, voortgang bijhouden en opmerkingen achterlaten, allemaal op één plek. Geen verspreide spreadsheets of onduidelijke verantwoordelijkheden meer – alleen een live dashboard dat laat zien wie wat doet en waar de knelpunten zijn.

Herbruik je gegevens over kaders

Wat je voorbereidt voor EcoVadis leeft niet in een silo. Coolset helpt je dezelfde gegevens te hergebruiken voor andere kaders – zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) of koolstofrapportages. Als je je emissies of arbeidsgegevens al hebt ingevoerd, hoef je het niet opnieuw ergens anders te doen. Coolset houdt je bewijs in kaart en klaar.

Ingebouwde begeleiding en ondersteuning

Coolset is gebouwd voor bedrijven zonder fulltime duurzaamheidsmedewerkers. Het platform bevat uitleg in eenvoudige taal, documentensjablonen, verbeteringsadviezen en indien nodig – toegang tot deskundige hulp. Het is niet alleen software; het is structuur, begeleiding en duidelijkheid op maat voor de realiteit van de middenmarkt.

Coolset verandert de EcoVadis-vragenlijst van een handmatige chaos in een herhaalbaar systeem: verzamelen → taggen → invullen → beoordelen → exporteren. Het helpt ervoor te zorgen dat er niets belangrijks wordt gemist en dat je minder tijd besteedt aan het achtervolgen van documenten – en meer tijd aan het aantonen van impact.

Om te zien hoe dit in de praktijk werkt, boek een demo van het Coolset EcoVadis-platform en leer hoe je je inzending kunt stroomlijnen met ingebouwde begeleiding, bewijsmapping en samenwerkingsworkflows. Je kunt ook een rondleiding aanvragen van onze CSRD-bewijsmappingtool om je voor te bereiden op bredere ESG-rapportage – allemaal vanaf hetzelfde platform.

FAQ – De EcoVadis-vragenlijst

Antwoorden op de meest voorkomende vragen van middelgrote bedrijven die voor het eerst de EcoVadis-beoordeling aanpakken.

Hoe vul ik de EcoVadis-vragenlijst succesvol in?

Begin met het verzamelen van je documentatie – beleidslijnen, procedures, rapporten, statistieken en certificeringen. Werk vervolgens de vragenlijst door door alleen de opties te selecteren die je kunt ondersteunen met duidelijk, gedateerd bewijs. Voeg één document per geselecteerde optie toe en gebruik commentaarvakken om alles wat niet meteen duidelijk is te verduidelijken (bijv. paginanummers of hoe het document van toepassing is).

Claim niet wat je niet kunt bewijzen – niet-ondersteunde antwoorden tellen niet mee. Betrek relevante afdelingen, controleer je invoer dubbel en blijf binnen de limiet van 55 documenten. Volg een gestructureerd proces zoals dat in deze gids en je vermijdt misstappen terwijl je tijd bespaart.

Wat zijn de documentatievereisten voor EcoVadis?

EcoVadis staat maximaal 55 ondersteunende documenten per beoordeling toe. Om geaccepteerd te worden, moeten documenten:

• Direct de geselecteerde vraag of optie ondersteunen
  
  
• Recent zijn (beleidslijnen binnen 8 jaar, gegevens/rapporten binnen 2 jaar)
  
  
• Formeel zijn (goedgekeurd, ondertekend, op bedrijfsbriefhoofd of in definitief PDF-formaat)
  
  
• Op zichzelf staand zijn – vermijd het samenvoegen van niet-gerelateerde documenten in één bestand
  
  

Geaccepteerde formaten zijn onder andere PDF, Word, Excel en PPT (PDF heeft de voorkeur). URL's zijn toegestaan, maar moeten openbaar en stabiel zijn. Als je in een minder gebruikelijke taal indient, voeg dan een korte Engelse samenvatting toe. Je kunt bestanden ook als vertrouwelijk markeren – EcoVadis-analisten zijn gebonden aan vertrouwelijkheid, en klanten zien geen bewijs tenzij direct gedeeld.

Hoe lang duurt het om de EcoVadis-vragenlijst in te vullen?

Dat hangt ervan af. Sommige bedrijven zijn binnen een paar dagen klaar – anderen doen er enkele weken over. De grootste tijdsfactor is hoe goed je voorbereid bent.

Als je documenten klaar zijn en je team op één lijn zit, kan het invullen van de vragenlijst slechts een paar dagen duren. Zonder voorbereiding strekt het proces zich uit over weken van documentenjacht en coördinatie. EcoVadis geeft standaard 30 werkdagen. Veel middelgrote bedrijven gebruiken het grootste deel van die tijd.

Pro tip: Maak een gedeelde documentbibliotheek, wijs interne leads aan en overweeg tools zoals Coolset te gebruiken om handmatig werk te verminderen en de voltooiing te versnellen.

Wat zijn de vier thema's van de EcoVadis-beoordeling?

EcoVadis evalueert je duurzaamheidsbeheer over vier belangrijke thema's:

• Milieu – Beleid en prestaties op het gebied van emissies, energie, afval, water, vervuiling en milieurisico
  
  
• Arbeid & Mensenrechten – Arbeidsomstandigheden, veiligheid, werknemersrechten, diversiteit en due diligence op het gebied van mensenrechten
  
  
• Ethiek – Corruptiebestrijding, zakelijke integriteit, gegevensprivacy, eerlijke concurrentie, compliance en klokkenluiderssystemen
  
  
• Duurzame Inkoop – Leverancierscode, ESG-criteria in selectie, audits en capaciteitsopbouw in de toeleveringsketen
  
  

Elk thema wordt gescoord op 100 en gewogen op basis van je branche. Om een medaille te verdienen, heb je sterke, gedocumenteerde prestaties nodig in alle vier. Elk thema dat onder de 30 scoort, maakt je bedrijf niet in aanmerking voor medailles – dus balans is belangrijk.

Hoe kan ik een Platinum EcoVadis-beoordeling behalen?

Platinum is de hoogste medaille van EcoVadis, toegekend aan de top 1% van bedrijven op basis van hun scores. Hoewel het percentielgebaseerd is, scoren Platinum-bedrijven doorgaans in de hoge 70 of hoger – vaak 78 tot 85+.

Om voor Platinum te gaan:

• Scoor hoog in alle vier de thema's – Geen enkele themascore mag onder de 70 vallen. Als er zelfs maar één onder de 30 zakt, ben je volledig gediskwalificeerd voor medailles.
  
  
• Balans tussen beleid, actie en resultaten – Je hebt formele beleidslijnen nodig, duidelijk bewijs van implementatie (bijv. training, audits) en bijgehouden resultaten (bijv. KPI's, reducties of behaalde doelen).
  
  
• Inclusief certificeringen en goedkeuringen – Externe validatie (bijv. ISO 14001, 45001, 37001) en lidmaatschappen zoals het UN Global Compact kunnen je inzending versterken.
  
  
• Behandel 360° Watch-risico's – Openbare controverses kunnen de Platinum-geschiktheid blokkeren. Als er problemen zijn, toon dan herstel in je inzending (bijv. corrigerende maatregelen of bijgewerkte procedures).
  
  
• Wees nauwkeurig – Geef paginareferenties voor elk document en controleer op hiaten. Kleine omissies kunnen het verschil maken tussen Goud en Platinum.
  
  
• Gebruik scorecard-feedback – Als je deze cyclus geen Platinum haalt, bekijk dan de verbetergebieden en sluit hiaten voordat je opnieuw beoordeelt.
  
  

Platinum is een streefdoel – maar haalbaar met consistente verbetering, sterke documentatie en een schoon extern profiel.

Wat is de EcoVadis 360° Watch, en moet ik iets doen?

360° Watch is EcoVadis's externe monitoringtool. Het scant wereldwijde media, NGO-rapporten, overheidslijsten en databases op nieuws – positief of negatief – met betrekking tot je bedrijf.

Je hoeft niets in te dienen voor 360° Watch. Het wordt onafhankelijk beheerd door EcoVadis-analisten en AI-tools. Maar het beïnvloedt nog steeds je score:

• Geen problemen? Geweldig – dit deel van je score is waarschijnlijk vol of bijna vol.
  
  
• Negatieve bevindingen? Als ze worden gecategoriseerd als "groot" of "ernstig," kunnen ze je themascores verlagen en medailles tot drie jaar blokkeren.
  
  
• Hoe je je kunt voorbereiden: Als je op de hoogte bent van eerdere incidenten (bijv. een arbeidsongeval of boete), behandel ze dan proactief in je inzending. Voeg een opmerking toe of voeg een document bij waarin wordt getoond hoe het probleem is opgelost.
  
  

De 360° Watch is goed voor maximaal 20% van elke themascore. Het is ontworpen om ervoor te zorgen dat je interne documentatie overeenkomt met de externe realiteit. Werk transparant en behandel bekende risico's – dat is de beste manier om op koers te blijven.

Heb ik een betaald EcoVadis-abonnement nodig om de vragenlijst in te vullen?

Ja. Om je vragenlijst in te dienen en een scorekaart te ontvangen, moet je een jaarlijks EcoVadis-abonnement kiezen. Hier is een kort overzicht:

• Basis – Maakt voltooiing en delen met een of meer klanten mogelijk. Je krijgt een totale score en generieke verbetergebieden. Ideaal voor bedrijven die aan een klantvereiste voldoen met minimale investering.
  
  
• Premium – Ontgrendelt gedetailleerde scores, benchmarkvergelijkingen, volledige verbeterplannen en onbeperkt delen met klanten. Het stelt je ook in staat om de vragenlijst te downloaden en waarschuwingen te krijgen voordat je deze indient. Dit is de meest populaire laag.
  
  
• Corporate – Voor bedrijven met meerdere dochterondernemingen. Inclusief geconsolideerde dashboards, volumekortingen en een toegewijde accountmanager.
  
  
• Select – Voegt analistdebriefings, ondersteuning bij het vooraf invullen en snellere reactietijden toe. Het meest geschikt voor bedrijven die deskundige begeleiding en snellere verbeteringen zoeken.
  
  

Je wordt gevraagd om een plan te kiezen bij de indieningsfase. Alle plannen omvatten toegang tot het platform, ondersteuning en de beoordeling zelf. Als je volledige zichtbaarheid en bruikbare inzichten wilt, is Premium de beste keuze voor de meeste middelgrote bedrijven die streven naar langdurige verbetering.

Laatste gedachten

Het aanpakken van de EcoVadis-vragenlijst kan complex aanvoelen – maar met een duidelijke strategie en de juiste tools wordt het een beheersbare, zelfs waardevolle oefening. Deze gids heeft uitgelegd wat de vragenlijst echt beoordeelt, stap voor stap uitgelegd hoe je het moet benaderen en aangegeven waar middelgrote bedrijven vaak struikelen.

En je hoeft het niet alleen te doen. Een platform zoals Coolset kan de chaos verminderen – door documentverspreiding om te zetten in gestructureerd bewijs, teams op één lijn te brengen en je vertrouwen te geven in elk antwoord.

Of je nu streeft naar je eerste medaille of een Platinum-score, succes begint met voorbereiding en transparantie. Laat zien wat je doet, onderbouw het met bewijs en gebruik elke beoordeling om de lat hoger te leggen.

Klaar om je volgende inzending te stroomlijnen? Boek een demo en neem de complexiteit uit EcoVadis.