Tijdens ons recente EUDR-gereedheidswebinar bevestigde het onderzoeksteam van Coolset dat ondanks speculaties, er geen algemeen uitstel voor de EU Ontbossingsverordening (EUDR) is goedgekeurd.

Het Europees Parlement blijft bepaalde details bespreken, maar totdat er formele wetswijzigingen zijn aangenomen, moeten bedrijven ervan uitgaan dat de huidige tijdlijn nog steeds geldt: operators en handelaren moeten voldoen vanaf 30 december 2025, met volledige handhaving voor micro- en kleine primaire operators na 30 december 2026.

Zoals besproken in de sessie, komt veel van de verwarring door krantenkoppen over een "uitstel". In werkelijkheid verwijst dit alleen naar een uitstel van zes maanden voor boetes voor grote en middelgrote operators (niet voor de compliance zelf).

De boodschap van onze experts was duidelijk: raak niet in paniek, maar pauzeer niet. De regelgeving gaat achter de schermen nog steeds door, en de bedrijven die nu proactieve stappen ondernemen, zullen het beste gepositioneerd zijn om verstoringen te voorkomen en geloofwaardigheid te tonen aan klanten, investeerders en regelgevers.

Dit artikel vat de belangrijkste richtlijnen van ons recente webinar samen in vijf kortetermijnacties die duurzaamheid-, inkoop- en compliance-teams kunnen nemen om vooruitgang te tonen en voorop te blijven lopen bij de handhaving.

Wat "geen uitstel" echt betekent voor niet-MKB-bedrijven

Voor grote en middelgrote bedrijven blijft de compliance-deadline 30 december 2026, terwijl kleine en micro-ondernemingen een jaar later volgen.

Hoewel de Europese Commissie voorstellen heeft gedaan om de handhaving te versoepelen, richten deze zich op het geven van nationale autoriteiten en bedrijven meer tijd om zich aan te passen aan nieuwe IT-systemen en processen, niet op het wijzigen van de kernverordening zelf. 

De bedoeling is om de uitrol praktischer te maken, bijvoorbeeld door gefaseerde toegang tot TRACES, uitstel van boetes, of duidelijkere richtlijnen voor risicoclassificatie, terwijl de oorspronkelijke compliance-data intact blijven.

Stap-voor-stap: hoe je klaar bent voor compliance per 1 januari 2026

Met de deadline in zicht zijn er vijf praktische stappen om vooruitgang te tonen en het compliance-risico te verminderen, zelfs als de details van handhaving veranderen. 

Onthoud: je hoeft niet perfect te zijn op 1 januari, alleen een verdedigbaar proces te hebben.

1. Beperk je scope en leveranciers

Bevestig welke producten onder Bijlage I vallen en identificeer hun HS-codes. Breng vervolgens je belangrijkste leveranciers in kaart, waarbij je prioriteit geeft aan de leveranciers of grondstoffen die het grootste deel van je importvolume of risico vormen.

2. Begin vroeg met leveranciersbetrokkenheid

Begin met uitleggen waarom deze data nodig is. We raden aan om eenvoudige sjablonen of vertaalondersteuning te gebruiken om leveranciers te helpen coördinaten en legaliteitsdocumenten zonder problemen te delen. Wacht niet op toegang tot TRACES, dataverzameling kan nu al beginnen.

3. Test je DDS-indieningsproces

Voer een kleinschalige test uit van je Due Diligence Statement (DDS) met een of twee representatieve zendingen. Zelfs als het TRACES-portaal nog niet open is, simuleer het proces intern om ontbrekende velden en communicatiekloven tussen inkoop en compliance te identificeren.

4. Volg en documenteer voortgang

Maak een eenvoudig dashboard of spreadsheet om leveranciersreacties, DDS-volledigheid en datakwaliteit bij te houden. Dit wordt je bewijsbasis die “redelijke stappen” richting compliance toont als autoriteiten bewijs van voorbereiding vragen.

5. Wijs duidelijke verantwoordelijkheid toe

Wijs één persoon of een klein team aan dat verantwoordelijk is voor het coördineren van EUDR-gereedheid over dataverzameling, verificatie en DDS-goedkeuring. Deze verantwoordelijkheid binnen je ESG- of interne controleproces inbedden helpt last-minute verwarring te voorkomen.

{{product-tour-injectable}}

Wat te verzamelen en hoe te prioriteren

Met minder dan twee maanden te gaan, moeten bedrijven zich richten op het verzamelen van de minimale levensvatbare informatie die traceerbaarheid en legaliteit voor elke zending binnen de scope aantoont. Het doel is niet om foutloze datasets te hebben, maar om een duidelijk, verdedigbaar proces te tonen.

Begin met de basis:

• Geolocatie: coördinaten of polygonen voor elk herkomstperceel
• Productiedatum of oogstperiode: bewijs van wanneer het materiaal is geproduceerd
• Legaliteitsdocumentatie: eigendomstitels, oogstvergunningen of ander lokaal bewijs van eigendom en legaliteit
• DDS-referenties: voor verhandelde materialen die al gedekt zijn door de verklaring van een andere operator

Begin klein: traceer een of twee volledige toeleveringsketens van begin tot eind om je gegevensstroom te testen. Zelfs als formats of sjablonen evolueren, richt je op het consistent, verifieerbaar en gekoppeld houden van gegevens aan leveranciersidentiteiten.

Gebruik openbare tools zoals FAO Forest Watch om landgebruiksgegevens te controleren en de TRACES sandbox (wanneer beschikbaar) om indieningsworkflows te begrijpen. Je kunt contact opnemen met je nationale bevoegde autoriteit voor land-specifieke compliance-richtlijnen.

Coolset’s EUDR-module kan je ook helpen om leveranciersinput te beheren, versiebeheer te automatiseren en ervoor te zorgen dat gegevens auditklaar blijven.

Hoe tools zoals Coolset je helpen sneller te bewegen

Kort gezegd: Excel brengt je niet door EUDR. Handmatige tracking met spreadsheets werkt misschien voor een handvol leveranciers, maar het breekt snel af bij het omgaan met honderden of duizenden datapunten.

Digitale compliance-tools kunnen weken voorbereidingstijd besparen door traceerbaarheid in kaart te brengen, leverancierscommunicatie en DDS-generatie te automatiseren, allemaal binnen één systeem. Het doel is niet om een extra softwarelaag toe te voegen, maar om gegevensverzameling sneller, duidelijker en auditklaar te maken.

Met Coolset’s EUDR-complianceplatform:

• Leveranciers kunnen gegevens direct invoeren via meertalige formulieren, zonder aparte inloggegevens.
• Het platform legt geolocatie en legaliteitsdocumentatie vast in gestructureerde vorm en genereert automatisch TRACES-klare DDS-bestanden.
• Ingebouwde controles markeren ontbrekende informatie en behouden versiebeheer, zodat elke wijziging traceerbaar is.

Bij het evalueren van tools raden we aan te focussen op:

1. Interoperabiliteit: integratie met je ERP-, boekhoud- of ESG-systemen
2. TRACES-synchronisatie: gereedheid om DDS's direct te exporteren of in te dienen
3. Multi-tier gegevensverzameling: de mogelijkheid voor alle leveranciersniveaus om bij te dragen zonder extra licentiebarrières

Deze functies helpen je teams om heen-en-weer communicatie te verminderen, gegevensfouten te minimaliseren en continue compliance te behouden.

Je kunt Coolset’s EUDR-platform in actie zien door vandaag nog een demo te boeken.

Veelgestelde vragen

Laten we enkele van de meest voorkomende onzekerheden bekijken die in het webinar naar voren kwamen over EUDR-gereedheid.

Wat gebeurt er als het voorgestelde uitstel van de Commissie later wordt aangenomen?

Elk uitstel zou simpelweg tijdlijnen verschuiven, niet de kernvereisten. Alle voorbereidingen die je nu doet, van leveranciersonboarding tot DDS-ontwerpen, blijven geldig onder elk bijgewerkt schema.

Moet ik een DDS indienen voordat het IT-systeem live is?

Nee. Inzendingen zijn pas vereist zodra het TRACES-portaal officieel opent voor EUDR. We moedigen bedrijven echter aan om intern concept-DDS-bestanden voor te bereiden en nu al mock-inzendingen uit te voeren om klaar te zijn voor upload op dag één.

Kan ik upstream DDS-gegevens hergebruiken als operator of handelaar?

Ja. Als een leverancier of upstream operator al een DDS voor dezelfde batch heeft gemaakt, kun je hun verklaring-ID refereren in plaats van deze te dupliceren. Maar onthoud: elke operator blijft verantwoordelijk voor het bevestigen van de nauwkeurigheid en volledigheid van hun eigen gegevens.

Hoe moet ik omgaan met leveranciers die weigeren coördinaten te delen?

Geolocatie is een wettelijke vereiste, geen bedrijfsvoorkeur. We raden aan dit duidelijk uit te leggen en praktische ondersteuning te bieden. Bijvoorbeeld via een platform zoals Coolset, dat gelokaliseerde onboarding en stapsgewijze begeleiding biedt. Als leveranciers niet reageren, is de enige echte optie om van leverancier te veranderen.