Tijdens ons recente EUDR-readiness webinar bevestigde het onderzoeksteam van Coolset dat er, ondanks alle speculatie, geen algemeen uitstel van de EU-ontbossingswetgeving (EUDR) is goedgekeurd.

Het Europees Parlement debatteert nog over bepaalde details, maar totdat er formeel wijzigingen zijn aangenomen, moeten bedrijven ervan uitgaan dat de huidige tijdlijn nog steeds geldt: operators en traders moeten vanaf 30 december 2025 voldoen aan de regelgeving, met volledige handhaving voor micro- en kleine primaire operators vanaf 30 december 2026.

Zoals besproken tijdens de sessie, komt veel verwarring voort uit berichten over een "uitstel". In werkelijkheid verwijst dit alleen naar een periode van zes maanden waarin grote en middelgrote operators geen boetes opgelegd krijgen, en niet naar uitstel van compliance zelf.

De boodschap van onze experts was duidelijk: geen paniek, maar ook niet stilzitten. De regelgeving wordt achter de schermen verder uitgewerkt, en bedrijven die nu proactief handelen, staan het sterkst om verstoringen te vermijden en geloofwaardigheid te tonen aan klanten, investeerders en toezichthouders.

Dit artikel vat de belangrijkste aanbevelingen uit ons recente webinar samen in vijf kortetermijnacties die sustainability-, inkoop- en complianceteams kunnen nemen om vooruitgang te boeken en handhaving voor te blijven.

Wat "geen uitstel" betekent voor niet-MKB-bedrijven

Voor grote en middelgrote bedrijven blijft de compliancedeadline 30 december 2026, terwijl kleine en micro-ondernemingen een jaar later volgen.

Hoewel de Europese Commissie voorstellen heeft gedaan om de handhaving soepeler te laten verlopen, zijn deze gericht op het geven van meer tijd aan nationale autoriteiten en bedrijven om zich aan te passen aan nieuwe IT-systemen en processen, niet op het wijzigen van de kern van de regelgeving zelf.

Het doel is om de uitrol praktischer te maken, bijvoorbeeld door TRACES-toegang gefaseerd in te voeren, boetes uit te stellen of duidelijkere richtlijnen te bieden voor risicoklassificatie, terwijl de oorspronkelijke compliancedatums intact blijven.

Stap voor stap: hoe je compliance bereikt voor 1 januari 2026

Met de deadline in zicht zijn er vijf praktische stappen om vooruitgang aan te tonen en compliancerisico te beperken, ook terwijl de details van de handhaving nog evolueren.

Onthoud: je hoeft op 1 januari niet alles perfect te hebben, alleen een verdedigbaar proces.

1. Bepaal je scope en leveranciers

Bevestig welke producten onder Bijlage I vallen en identificeer de bijbehorende HS-codes. Breng vervolgens je belangrijkste leveranciers in kaart, met prioriteit voor de leveranciers of grondstoffen die het grootste deel van je importvolume of risicoblootstelling vertegenwoordigen.

2. Begin vroeg met leverancierscontact

Begin met uitleggen waarom deze gegevens nodig zijn. We raden aan om eenvoudige templates of vertaalondersteuning te gebruiken om leveranciers te helpen coördinaten en legaliteitsdocumenten zonder drempel te delen. Wacht niet op TRACES-toegang, het verzamelen van gegevens kan nu al beginnen.

3. Test je DDS-indieningsproces

Voer een kleinschalige test uit van je Due Diligence Statement (DDS) met één of twee representatieve zendingen. Zelfs als het TRACES-portaal nog niet open is, kun je het proces intern simuleren om ontbrekende velden en communicatieproblemen tussen inkoop en compliance te identificeren.

4. Volg en documenteer voortgang

Maak een eenvoudig dashboard of spreadsheet om leveranciersreacties, DDS-volledigheid en datakwaliteit bij te houden. Dit wordt je bewijsbasis die aantoont dat je "redelijke stappen" hebt gezet richting compliance als autoriteiten om bewijs van voorbereiding vragen.

5. Wijs duidelijke verantwoordelijkheid toe

Wijs één persoon of een klein team aan dat verantwoordelijk is voor de coördinatie van EUDR-readiness op het gebied van dataverzameling, verificatie en DDS-goedkeuring. Door deze verantwoordelijkheid te verankeren in je ESG- of interne controleproces voorkom je last-minute verwarring.
‍

{{product-tour-injectable}}

Wat je moet verzamelen en hoe je prioriteiten stelt

Met minder dan twee maanden te gaan, moeten bedrijven zich richten op het verzamelen van de minimaal benodigde informatie die traceerbaarheid en legaliteit aantoont voor elke in-scope zending. Het doel is niet om foutloze datasets te hebben, maar om een duidelijk en verdedigbaar proces te laten zien.

Begin met de essentials:

• Geolocatie: coördinaten of polygonen voor elk perceel van herkomst
• Productiedatum of oogstperiode: bewijs van wanneer het materiaal is geproduceerd
• Legaliteitsdocumentatie: grondeigendomsbewijzen, oogstvergunningen of ander lokaal bewijs van eigendom en legaliteit
• DDS-referenties: voor verhandelde materialen die al zijn gedekt door de verklaring van een andere operator

Begin klein: traceer één of twee volledige toeleveringsketens van begin tot eind om je gegevensstroom te testen. Zelfs als formats of templates nog evolueren, focus dan op het consistent, verifieerbaar en gekoppeld houden van gegevens aan leveranciersidentiteiten.

Gebruik publieke tools zoals FAO Forest Watch om landgebruiksgegevens te controleren en de TRACES-sandbox (wanneer beschikbaar) om indieningsworkflows te begrijpen. Je kunt contact opnemen met je nationale bevoegde autoriteit voor landspecifieke compliancebegeleiding.

De EUDR-module van Coolset kan je ook helpen bij het beheren van leveranciersinput, het automatiseren van versiebeheer en het waarborgen dat gegevens auditklaar blijven.

Hoe tools zoals Coolset je sneller laten werken

Simpel gezegd: Excel is niet toereikend voor EUDR. Handmatige tracking via spreadsheets werkt misschien voor een handvol leveranciers, maar schiet al snel tekort bij honderden of duizenden datapunten.

Digitale compliance-tools kunnen weken aan voorbereidingstijd besparen door het automatiseren van traceerbaarheidsmapping, leverancierscommunicatie en DDS-generatie, allemaal binnen één systeem. Het doel is niet om een extra softwarelaag toe te voegen, maar om dataverzameling sneller, duidelijker en auditklaar te maken.

Met het EUDR compliance-platform van Coolset:

• Leveranciers kunnen gegevens rechtstreeks invoeren via meertalige formulieren, zonder aparte inloggegevens.
• Het platform legt geolocatie en legaliteitsdocumentatie vast in gestructureerde vorm en genereert automatisch TRACES-klare DDS-bestanden.
• Ingebouwde controles signaleren ontbrekende informatie en bewaken versiebeheer, zodat elke wijziging traceerbaar is.

Bij het evalueren van tools raden we aan te focussen op:

1. Interoperabiliteit: integratie met je ERP-, boekhoud- of ESG-systemen
2. TRACES-synchronisatie: gereedheid om DDS-bestanden direct te exporteren of in te dienen
3. Meerlaagse dataverzameling: de mogelijkheid voor alle leveranciersniveaus om bij te dragen zonder extra licentiedrempels

Deze functies helpen je teams heen-en-weerverkeer te verminderen, datafouten te minimaliseren en doorlopende compliance te waarborgen.

Je kunt het EUDR-platform van Coolset in actie zien door een demo te boeken.

Veelgestelde vragen

Hieronder bespreken we enkele van de meest voorkomende vragen die tijdens het webinar over EUDR-readiness werden gesteld.

Wat gebeurt er als het voorgestelde uitstel van de Commissie later wordt aangenomen?

Elk uitstel zou alleen de tijdlijnen verschuiven, niet de kernvereisten. Alle voorbereidingen die je nu treft, van het onboarden van leveranciers tot DDS-concepten, blijven geldig onder een eventueel bijgewerkt schema.

Moet ik een DDS indienen voordat het IT-systeem live is?

Nee. Indieningen zijn pas vereist zodra het TRACES-portaal officieel opengaat voor EUDR. We moedigen bedrijven echter aan om intern concept-DDS-bestanden voor te bereiden en nu al proefindieningen te doen, zodat je op dag één klaar bent voor upload.

Kan ik upstream DDS-gegevens hergebruiken als operator of trader?

Ja. Als een leverancier of upstream operator al een DDS heeft aangemaakt voor dezelfde batch, kun je verwijzen naar hun statement-ID in plaats van het te dupliceren. Maar onthoud: elke operator blijft verantwoordelijk voor het bevestigen van de juistheid en volledigheid van zijn eigen gegevens.

Hoe ga ik om met leveranciers die weigeren coördinaten te delen?

Geolocatie is een wettelijke vereiste, geen bedrijfsvoorkeur. We raden aan dit duidelijk uit te leggen en praktische ondersteuning te bieden, bijvoorbeeld via een platform zoals Coolset, dat gelokaliseerde onboarding en stapsgewijze begeleiding biedt. Als leveranciers niet reageren, is de enige echte optie om van leverancier te wisselen.