Tijdens ons recente EUDR-gereedheidswebinar bevestigde het onderzoeksteam van Coolset dat ondanks speculaties, er geen algemeen uitstel van de EU Ontbossingsverordening (EUDR) is goedgekeurd.

Het Europees Parlement blijft bepaalde details bespreken, maar totdat er formele wetswijzigingen zijn aangenomen, moeten bedrijven ervan uitgaan dat de huidige tijdlijn nog steeds geldt: operators en handelaren moeten voldoen vanaf 30 december 2025, met volledige handhaving voor micro- en kleine primaire operators na 30 december 2026.

Zoals besproken in de sessie, komt veel van de verwarring voort uit krantenkoppen over een "uitstel". In werkelijkheid verwijst dit alleen naar een uitstel van zes maanden voor boetes voor grote en middelgrote operators (niet voor compliance zelf).

De boodschap van onze experts was duidelijk: raak niet in paniek, maar pauzeer niet. De regelgeving gaat achter de schermen nog steeds door, en de bedrijven die nu proactieve stappen ondernemen, zullen het beste gepositioneerd zijn om verstoringen te voorkomen en geloofwaardigheid te tonen aan klanten, investeerders en regelgevers.

Dit artikel vat de belangrijkste richtlijnen van ons recente webinar samen in vijf kortetermijnacties die duurzaamheid-, inkoop- en compliance-teams kunnen ondernemen om vooruitgang te tonen en voorop te blijven lopen bij de handhaving.

Wat "geen uitstel" echt betekent voor niet-MKB-bedrijven

Voor grote en middelgrote bedrijven blijft de deadline voor compliance 30 december 2026, terwijl kleine en micro-ondernemingen een jaar later volgen.

Hoewel de Europese Commissie voorstellen heeft gedaan om de handhaving te versoepelen, zijn deze gericht op het geven van nationale autoriteiten en bedrijven meer tijd om zich aan te passen aan nieuwe IT-systemen en processen, niet op het wijzigen van de kernverordening zelf. 

De bedoeling is om de uitrol praktischer te maken, bijvoorbeeld door TRACES-toegang gefaseerd in te voeren, boetes uit te stellen of duidelijkere richtlijnen te bieden over risicoclassificatie, terwijl de oorspronkelijke compliance-data intact blijven.

Stapsgewijs: hoe je klaar bent voor compliance per 1 januari 2026

Met de deadline in zicht zijn er vijf praktische stappen om vooruitgang te tonen en compliance-risico's te verminderen, zelfs als de details van de handhaving evolueren. 

Onthoud: je hoeft niet perfect te zijn op 1 januari, alleen een verdedigbaar proces te hebben.

1. Beperk je scope en leveranciers

Bevestig welke producten onder Bijlage I vallen en identificeer hun HS-codes. Breng vervolgens je belangrijkste leveranciers in kaart, waarbij je prioriteit geeft aan de leveranciers of grondstoffen die het grootste deel van je importvolume of risicoblootstelling vormen.

2. Begin vroeg met leveranciersbetrokkenheid

Begin met uitleggen waarom deze data nodig is. We raden aan om eenvoudige sjablonen of vertaalondersteuning te gebruiken om leveranciers te helpen coördinaten en legaliteitsdocumenten zonder wrijving te delen. Wacht niet op toegang tot TRACES, gegevensverzameling kan nu beginnen.

3. Test je DDS-indieningsproces

Voer een kleinschalige test uit van je Due Diligence Statement (DDS) met een of twee representatieve zendingen. Zelfs als het TRACES-portaal nog niet open is, simuleer het proces intern om ontbrekende velden en communicatiegaten tussen inkoop en compliance te identificeren.

4. Volg en documenteer voortgang

Creëer een eenvoudig dashboard of spreadsheet om leveranciersreacties, DDS-volledigheid en datakwaliteit bij te houden. Dit wordt je bewijsbasis die “redelijke stappen” richting compliance aantoont als autoriteiten bewijs van voorbereiding vragen.

5. Wijs duidelijke verantwoordelijkheid toe

Wijs één persoon of klein team aan dat verantwoordelijk is voor het coördineren van EUDR-gereedheid over gegevensverzameling, verificatie en DDS-goedkeuring. Het inbedden van deze verantwoordelijkheid binnen je ESG- of interne controleproces helpt om last-minute verwarring te voorkomen.
‍

{{product-tour-injectable}}

Wat te verzamelen en hoe te prioriteren

Met minder dan twee maanden te gaan, moeten bedrijven zich richten op het verzamelen van de minimaal noodzakelijke informatie die traceerbaarheid en legaliteit voor elke zending binnen de scope aantoont. Het doel is niet om foutloze datasets te hebben, maar om een duidelijk, verdedigbaar proces te tonen.

Begin met de basis:

• Geolocatie: coördinaten of polygonen voor elk herkomstperceel
• Productiedatum of oogstperiode: bewijs van wanneer het materiaal is geproduceerd
• Legaliteitsdocumentatie: eigendomstitels, oogstvergunningen of ander lokaal bewijs van eigendom en legaliteit
• DDS-referenties: voor verhandelde materialen die al door een andere operator zijn gedekt

Begin klein: traceer één of twee complete toeleveringsketens van begin tot eind om je gegevensstroom te testen. Zelfs als formaten of sjablonen evolueren, richt je op het consistent, verifieerbaar en gekoppeld houden van records aan leveranciersidentiteiten.

Gebruik openbare tools zoals FAO Forest Watch om landgebruiksgegevens te controleren en de TRACES sandbox (wanneer beschikbaar) om indieningsworkflows te begrijpen. Je kunt contact opnemen met je nationale bevoegde autoriteit voor land-specifieke compliance-richtlijnen.

Coolset’s EUDR-module kan je ook helpen om leveranciersinput te beheren, versiebeheer te automatiseren en ervoor te zorgen dat gegevens auditklaar blijven.

Hoe tools zoals Coolset je helpen sneller te bewegen

Kort gezegd: Excel helpt je niet door de EUDR. Handmatige tracking met behulp van spreadsheets werkt misschien voor een handvol leveranciers, maar het stort snel in wanneer je met honderden of duizenden datapunten te maken hebt.

Digitale compliance-tools kunnen weken aan voorbereidingstijd besparen door traceerbaarheidsmapping, leverancierscommunicatie en DDS-generatie te automatiseren, allemaal binnen één systeem. Het doel is niet om nog een softwarelaag toe te voegen, maar om gegevensverzameling sneller, duidelijker en auditklaar te maken.

Met Coolset’s EUDR-complianceplatform:

• Leveranciers kunnen gegevens direct invoeren via meertalige formulieren, zonder aparte logins nodig te hebben.
• Het platform legt geolocatie en legaliteitsdocumentatie vast in gestructureerde vorm en genereert automatisch TRACES-klaar DDS-bestanden.
• Ingebouwde controles markeren ontbrekende informatie en behouden versiebeheer, zodat elke wijziging traceerbaar is.

Bij het evalueren van tools raden we aan te focussen op:

1. Interoperabiliteit: integratie met je ERP-, boekhoud- of ESG-systemen
2. TRACES-synchronisatie: gereedheid om DDS's direct te exporteren of in te dienen
3. Multi-tier gegevensvastlegging: de mogelijkheid voor alle leveranciersniveaus om bij te dragen zonder extra licentiebarrières

Deze functies helpen je teams om communicatie heen en weer te verminderen, dat fouten te minimaliseren en continue compliance te behouden.

Je kunt Coolset’s EUDR-platform in actie zien door vandaag nog een demo te boeken.

Veelgestelde vragen

Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende onzekerheden die in het webinar naar voren kwamen over EUDR-gereedheid.

Wat gebeurt er als het voorgestelde uitstel van de Commissie later wordt aangenomen?

Elk uitstel zou alleen de tijdlijnen verschuiven, niet de kernvereisten. Alle voorbereidingen die je nu doet, van leveranciersonboarding tot DDS-concepten, blijven geldig onder elk bijgewerkt schema.

Moet ik een DDS indienen voordat het IT-systeem live is?

Nee. Inzendingen zijn alleen vereist zodra het TRACES-portaal officieel opent voor EUDR. We moedigen bedrijven echter aan om nu intern DDS-bestanden voor te bereiden en mock-indieningen uit te voeren om klaar te zijn voor upload op dag één.

Kan ik upstream DDS-gegevens hergebruiken als operator of handelaar?

Ja. Als een leverancier of upstream operator al een DDS voor dezelfde partij heeft gemaakt, kun je hun statement-ID refereren in plaats van het te dupliceren. Maar onthoud: elke operator blijft verantwoordelijk voor het bevestigen van de nauwkeurigheid en volledigheid van hun eigen records.

Hoe moet ik omgaan met leveranciers die weigeren coördinaten te delen?

Geolocatie is een wettelijke vereiste, geen bedrijfsvoorkeur. We raden aan dit duidelijk uit te leggen en praktische ondersteuning te bieden. Bijvoorbeeld via een platform zoals Coolset, dat gelokaliseerde onboarding en stapsgewijze begeleiding biedt. Als leveranciers niet reageren, is de enige echte optie om van leverancier te veranderen.