Het verzamelen van leveranciersgegevens staat centraal bij EUDR-compliance. De EU-verordening ontbossing verplicht bedrijven aan te tonen dat hun gedekte grondstoffen ontbossingsvrij zijn en geproduceerd conform de relevante wetgeving in het land van herkomst. Dat bewijs hangt af van gegevens die alleen jouw leveranciers kunnen aanleveren.

Dit artikel legt uit welke gegevens je nodig hebt, hoe je ze verzamelt en hoe je de betrokkenheid van je leveranciersbasis op de lange termijn onderhoudt.

Welke gegevens de EUDR van leveranciers vereist

Voor elke zending gedekte goederen heb je nodig:

• Geolocatiegegevens: GPS-coördinaten of polygoonbegrenzing van de productiepercelen waar de grondstof is geteeld of geproduceerd
• Productiedatum: Bewijs dat het land na 31 december 2020 niet is ontbost of aangetast
• Land van herkomst: Het land waar de productie heeft plaatsgevonden
• Naleving van lokale wetgeving: Documentatie waaruit blijkt dat de productie voldeed aan relevante wetgeving in het land van herkomst, waaronder wet- en regelgeving op het gebied van landgebruik, milieu en sociale normen

De geolocatiegegevens vormen het meest technisch uitdagende onderdeel, met name bij agrarische grondstoffen waarbij de productie verspreid kan zijn over veel kleinschalige boeren.

Je leveranciersbetrokkenheidsprogramma opzetten

Effectieve EUDR-gegevensverzameling vereist een systematisch programma voor leveranciersbetrokkenheid. Belangrijke stappen:

1. Breng je toeleveringsketen in kaart

Voordat je gegevens verzamelt, moet je weten wie je directe leveranciers zijn en waar zij hun grondstoffen vandaan halen. Voor veel bedrijven betekent dit verder kijken dan Tier 1 om te begrijpen waar grondstoffen daadwerkelijk vandaan komen.

2. Verstuur gestructureerde gegevensverzoeken

Gebruik gestandaardiseerde sjablonen voor gegevensverzoeken waarin je precies aangeeft welk formaat en detailniveau je nodig hebt. Vage verzoeken leiden tot verwarring en vertragingen. Je verzoek moet de vereiste gegevensvelden bevatten, de geaccepteerde formaten voor geolocatiegegevens, de benodigde documentatie voor wettelijke compliance, en de deadline voor indiening.

3. Bied leveranciers begeleiding

Veel leveranciers, met name kleinere of minder ervaren partijen, zijn niet vertrouwd met de EUDR-vereisten. Duidelijke informatiebrochures, veelgestelde vragen en waar mogelijk trainingen verbeteren de responspercentages en gegevenskwaliteit aanzienlijk.

4. Volg systematisch op

Houd de responspercentages per leverancier bij en neem contact op met leveranciers die niet reageren. Voor leveranciers met een hoog risico of groot volume is directe outreach door je inkoopteam vaak noodzakelijk.

5. Controleer de gegevenskwaliteit

Niet alle leveranciersgegevens zijn nauwkeurig. Implementeer een reviewproces om te controleren op duidelijke fouten, inconsistenties of alarmsignalen. Voor toeleveringsketens met een hoger risico kan verificatie door derden vereist zijn.

Leveranciersbetrokkenheid op schaal beheren

Voor bedrijven met een grote leveranciersbasis wordt handmatige betrokkenheid al snel onbeheersbaar. De oplossing is een gestructureerd leveranciersportaal waarmee leveranciers zelf gegevens kunnen indienen, de voortgang wordt bijgehouden, automatische herinneringen worden verstuurd en gegevens worden gevalideerd op verwachte formaten.

Voor meer informatie over wat de EUDR vereist en hoe je je compliance-programma structureert, zie onze gids over EUDR compliance-tools.

Hoe Coolset EUDR-gegevensverzameling ondersteunt

De EUDR-module van Coolset biedt een gestructureerde workflow voor leveranciersbetrokkenheid, inclusief sjablonen voor gegevensverzoeken, een leveranciersportaal voor zelfrapportage en geautomatiseerde opvolging. Het platform houdt voltooiingspercentages bij, valideert inkomende gegevens en koppelt leveranciersinzendingen rechtstreeks aan de workflow voor de due diligence-verklaring. Boek een demo om te zien hoe het werkt.