Waarom leveranciersbetrokkenheid het moeilijkste deel van EUDR is

Het grootste deel van de data die nodig is voor de EU-ontbossingswetgeving (EUDR), zoals geolocatie, landrechtmatigheid en productiebewijs, bevindt zich niet in de interne systemen van een bedrijf. Interne teams hebben controle over hun eigen systemen en documentatie, maar het overgrote deel van de traceerbaarheids-, rechtmatigheids- en ontbossingsgerelateerde data is afkomstig van toeleveranciers en producenten die mogelijk niet dezelfde urgentie, digitale infrastructuur of kennis van de wet delen.

In de praktijk betekent dit dat bedrijven te maken kunnen krijgen met late reacties, inconsistente bestandsformaten, onduidelijke of verouderde documenten en soms stilte. Als leveranciers niet meewerken, is geen enkele interne voorbereiding voldoende om een conforme Due Diligence Statement (DDS) op te stellen. Voor een gedetailleerde checklist van wat de regelgeving vereist, raadpleeg onze EUDR Due Diligence Guide.

In ons recente EUDR Winter School-webinar bespraken we de uitdagingen rondom leveranciersbetrokkenheid.

Dit artikel vat de discussies uit dat webinar samen, met de nadruk op de operationele realiteit van het verzamelen van EUDR-leveranciersdata, het opbouwen van samenwerking en het waarborgen van compliance, ook wanneer je werkt met laagdrempelige, hoogrisicovolle of niet-reagerende partners. Het weerspiegelt de praktijkinzichten uit de Coolset EUDR Winter School-webinarserie, gericht op concrete stappen om lacunes aan te pakken.

Welke data heb ik nodig van leveranciers en waarom?

Om te voldoen aan de EUDR moet je voor elke relevante batch verzend-, toeleveringsketen-, herkomst- en due diligence-data verzamelen. Dit omvat het aantonen dat producten:

• Ontbossingsvrij zijn (geen ontbossing na 31 december 2020)
• Legaal geproduceerd zijn in het land van herkomst

Ter ondersteuning hiervan is de volgende leveranciersdata vereist:

• Geolocatie van het productieperceel: één GPS-punt (voor percelen <4 ha) of een polygoonbestand (voor percelen ≥4 ha)
• Productiedatum of -periode: afgestemd op het oogst- of inkoopvenster
• Producentenoverzicht: inclusief grondeigenaar of coöperatie
• Grondeigendomsdocumentatie: pacht, eigendomsakte of concessie
• Oogstrechtmatigheidsdocumenten: bewijs dat het product is geoogst of geproduceerd in overeenstemming met de nationale wetgeving
• Ontbossingsvrij bewijs: coördinaten moeten overeenkomen met percelen zonder ontbossing na de referentiedatum, bij voorkeur geverifieerd met satellietbeelden

EU-leveranciers moeten een geldige DDS-referentie aanleveren via het TRACES-portaal. Niet-EU-leveranciers moeten het volledige documentatiepakket indienen om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

{{custom-cta}}

Stap voor stap: hoe je leveranciersdata verzamelt en valideert

Het proces begint ruim voor de daadwerkelijke dataverzameling, waarbij een gestructureerde aanpak wordt aanbevolen om ervoor te zorgen dat leveranciers begrijpen wat er nodig is en hoe ze het moeten aanleveren.

1. Breng je leveranciers in kaart en stel prioriteiten

Het eerste EUDR Winter School-webinar beschrijft hoe je je toeleveringsketen in kaart brengt. Dit kan inhouden dat je alle leveranciers met EUDR-relevante producten in kaart brengt.

Segmenteer op:

• Land van herkomst
• Leveranciersomvang (MKB of groot)
• Risiconiveau (landenbenchmark of bekende ontbossingsblootstelling)
• Leveranciersrol (producent, aggregator, handelaar)

Dit bepaalt waar je je inspanningen op richt en welke ondersteunings- of escalatiemechanismen je mogelijk nodig hebt.

2. Stel een duidelijk aanvraagpakket op

Maak een pakket voor leveranciers dat het volgende bevat:

• Een korte uitleg van de EUDR en waarom de data van de leverancier nodig is
• Een checklist van vereiste items (geolocatie, productiedatums, documenten)
• Sjablonen voor gangbare formaten (bijv. GPS-data, rechtmatigheidsverklaring)
• Een uploadmethode (bijv. gedeelde schijf of gedeelde map)
• Een duidelijke deadline

Of het nu duurzaamheid, compliance of inkoop betreft, wijs één aanspreekpunt aan per leverancier. Dit definieert de verantwoordelijkheid helder, voorkomt dubbele communicatie en ondersteunt betere opvolging.

3. Leg uit waarom de EUDR belangrijk is

Veel leveranciers gaan ervan uit dat de EUDR optioneel is of een duplicaat van certificering. Verduidelijk het volgende:

• De EUDR is een wettelijke vereiste voor toegang tot de EU-markt
• Ontbrekende data kan voorkomen dat hun producten worden ingevoerd
• Je biedt ondersteuning, niet alleen eisen

4. Betrek leveranciers via verschillende kanalen

Houd de vaart erin door je communicatiemethoden met leveranciers te variëren:

• Bied korte, virtuele onboardinggesprekken of schermdeelsessies aan om formaten toe te lichten
• Gebruik WhatsApp of WeChat in regio's met beperkte connectiviteit
• Vertaal sjablonen of voorbeelden naar lokale talen
• Benadruk snelle winsten en houd verzoeken specifiek

Leveranciers reageren beter wanneer de communicatie persoonlijk en behulpzaam aanvoelt.

5. Verifieer en beoordeel inkomende data

Zodra leveranciers hun documenten hebben ingediend en je hun data hebt ontvangen:

• Valideer GPS-coördinaten
• Controleer of polygonen nauwkeurig zijn en geen vage grenzen bevatten
• Zorg dat productiedatums en grondeigendomstitels overeenkomen
• Vergelijk percelen met satelliettools om de ontbossingsvrije status te bevestigen

Als er iets ontbreekt of onjuist is, geef dan alleen die specifieke problemen aan. Vraag leveranciers niet het volledige proces opnieuw te doorlopen.

Hoe onboard ik leveranciers voor EUDR-compliance?

EUDR-leveranciersonboarding moet proactief zijn en afgestemd op het kennisniveau van je leveranciers.

• Leg de wet uit: Houd het eenvoudig. Gebruik beschrijvingen van 2-3 zinnen over wat de EUDR vereist.
• Gebruik voorbeelden: Deel screenshots of dummybestanden.
• Prioriteer duidelijkheid: Vervang juridische tekst door visuals of checklists.
• Maak het lokaal: Vertaal waar nodig. Verwijs naar regionale tools en voorbeelden.

Canal Chocolate, het voorbeeldbedrijf uit het Winter School-webinar, hield met elke leverancier een schermdeelsessie van 15 minuten om te laten zien hoe het geolocatiebestand, het juridische document en het uploadproces eruit moeten zien. Dit voorbeeld van visuele duidelijkheid kan dagen van heen-en-weerverkeer besparen.

Wat doe ik als leveranciers niet reageren?

Geen reactie van EUDR-leveranciers is een veelvoorkomende uitdaging die kan worden aangepakt met een combinatie van gestructureerde opvolging, escalatie en risicomitigatie.

Hier is een standaard drietraps-escalatieaanpak:

1. Herinneringsmail: Herhaal het verzoek, voeg de originele materialen opnieuw bij en stel een nieuwe deadline.
2. Bel of stuur een bericht: Gebruik WhatsApp, WeChat of telefoon om verder te verduidelijken welke ondersteuning ze nodig hebben.
3. Escaleer intern: Als de contactpersoon niet reageert, neem dan contact op met iemand anders binnen de organisatie of leg het probleem voor aan je juridische of compliance-team.

Als leveranciers nog steeds niet reageren:

• Documenteer alle contactpogingen voor auditdoeleinden
• Overweeg namens hen zelf te verklaren als je onafhankelijk betrouwbaar bewijs kunt verzamelen
• Verken alternatieve leveranciers die aan de EUDR-vereisten kunnen voldoen
• Markeer hen als hoog risico in je traceerbaarheidssysteem en beoordeel de gevolgen voor voortgezette inkoop

Aanhoudende stilte moet worden behandeld als een compliance- en bedrijfsrisico, niet slechts als een vertraging. Als dit onopgelost blijft, kan het leiden tot blokkades van zendingen of auditfouten onder de regelgeving.

Wat als je meerdere leveranciers hebt voor hetzelfde product?

Als je bedrijf hetzelfde product inkoopt bij meerdere leveranciers of percelen, moet je elke bron afzonderlijk behandelen onder de EUDR. Mengen is alleen toegestaan als elk bijdragend lot volledig traceerbaar en conform is.

Artikel 9 van de EUDR stelt dat operators geolocatiedata moeten verzamelen voor alle percelen waar grondstoffen worden geproduceerd, en ervoor moeten zorgen dat elke input traceerbaar, ontbossingsvrij en legaal ingekocht is.

Dit betekent dat je inputs van leveranciers alleen kunt mengen als elk bijdragend lot volledig geverifieerd is. Modellen die individuele herkomsten verhullen, zoals massabalans of het gebruik van onbekende bronnen, zijn niet conform:

• Massabalans: Een inkoopmodel waarbij inputs van zowel conforme als niet-conforme herkomsten worden gemengd, waarbij compliance wordt geclaimd op basis van hun proportioneel aandeel in plaats van volledige traceerbaarheid.
• Onbekende herkomst: Een grondstoffinput waarvoor de geografische bron niet is geïdentificeerd of niet kan worden gekoppeld aan een specifiek perceel.

Houd batches bij twijfel gescheiden, tenzij je elk onderdeel kunt herleiden tot een verifieerbare, conforme herkomst.

Hoe helpt software bij het betrekken van EUDR-leveranciers?

Leveranciersbetrokkenheid voor de EUDR kan handmatig worden gedaan, maar software vermindert tijd en risico. Slimme compliance-tools verminderen wrijving door:

• Dataverzameling te consolideren in één platform
• Responspercentages van leveranciers en bewijslacunes bij te houden
• GPS-datacapture-tools te integreren
• Automatisch satellietcontroles op ontbossingsrisico uit te voeren
• DDS en audittrails te genereren voor autoriteiten

Platforms zoals Coolset helpen bedrijven auditklaar te blijven met end-to-end traceerbaarheid, risicobeoordelingen en het genereren van due diligence statements (DDS).

Vraag hier een gratis demo aan hier om te zien hoe het past in jouw EUDR-workflow.

Hetzelfde leveranciersbetrokkenheidsproces kan tegelijkertijd meerdere EU-regelgevingen bedienen. Lees voor meer informatie over hoe EUDR-data overlapt met CSRD, CBAM en PPWR welke EU-regelgevingen van invloed zijn op jouw toeleveringsketen.

FAQ - Veelgestelde vragen

Hoe vraag ik leveranciers om geolocatiedata?

Vraag EUDR-geolocatiedata op door de compliance-vereiste duidelijk uit te leggen. Gebruik sjablonen met punt- of polygoonformaten en geef WGS84-coördinaten op. Deel mobielvriendelijke formulieren en bied eenvoudige voorbeelden. Benadruk dat geolocatie verplicht is voor het plaatsen van producten op de EU-markt onder de EU-ontbossingswetgeving (EUDR).

Welke tools kunnen leveranciers gebruiken om GPS-informatie te verzamelen?

Leveranciers kunnen GPS-coördinaten verzamelen met gratis tools zoals Google Maps, GPS Essentials, OpenStreetMap of ingebouwde smartphone-apps.

Welke data moet ik ontvangen van niet-EU-leveranciers om aan de EUDR-vereisten te voldoen?

Je moet geolocatie (punt of polygoon), productiedatum, grondeigendomsdocumenten, bewijs van legale oogst en bewijs dat het perceel ontbossingsvrij is verzamelen. Dit volledige bewijspakket is vereist om een conforme Due Diligence Statement (DDS) te genereren.

Hoe wordt gevoelige leveranciersdata verwerkt binnen het DDS- en TRACES-systeem?

Het TRACES-systeem slaat DDS-data op in een beveiligde, toegangsgecontroleerde omgeving. Alleen aangewezen autoriteiten en downstream-actoren met een geldige referentiecode kunnen relevante informatie inzien. Vertrouwelijke bedrijfsdata wordt niet openbaar gemaakt.

Kan ik door leveranciers verstrekte certificeringen vertrouwen?

Leverancierscertificeringen mogen niet blindelings worden vertrouwd voor EUDR-compliance. Verifieer dat de certificeerder voldoet aan de EUDR-normen en dat de certificering geolocatie, rechtmatigheid en ontbossingsvrij bewijs bevat. Controleer steekproefsgewijze claims altijd met satellietbeelden of verificatie door derden om het risico te beperken.