Waarom leveranciersbetrokkenheid het moeilijkste deel van EUDR is

De meeste gegevens die nodig zijn voor de EU Ontbossingsverordening (EUDR), zoals geolocatie, landlegitimiteit en productiebewijs, bestaan niet binnen de interne systemen van een bedrijf. Terwijl interne teams hun eigen systemen en documentatie kunnen beheren, komt het merendeel van de traceerbaarheid, legaliteit en ontbossingsgerelateerde gegevens van leveranciers en producenten stroomopwaarts, die mogelijk niet dezelfde urgentie, digitale infrastructuur of begrip van de wet delen.

In de praktijk betekent dit dat bedrijven te maken kunnen krijgen met late reacties, inconsistente bestandsformaten, onduidelijke of verouderde documenten en in sommige gevallen stilte. Als leveranciers niet betrokken zijn, is geen enkele interne voorbereiding voldoende om een conforme Due Diligence Statement (DDS) te produceren. Voor een gedetailleerde checklist van wat vereist is onder de verordening, raadpleeg onze EUDR Due Diligence Gids.

In ons recente EUDR Winter School-webinar onderzochten we de moeilijkheid van het betrekken van leveranciers.

Dit artikel breekt de discussies in dit webinar af, met de focus op de operationele realiteiten van het verzamelen van EUDR-leveranciersgegevens, het opbouwen van samenwerking en het blijven voldoen aan de eisen, zelfs bij het werken met low-tech, hoogrisico of niet-reagerende partners. Het weerspiegelt de inzichten uit de Coolset EUDR Winter School-webinarreeks, met de nadruk op praktische stappen om hiaten aan te pakken.

Welke gegevens heb ik nodig van leveranciers en waarom?

Om te voldoen aan de EUDR moet je verzend-, toeleveringsketen-, oorsprongs- en due diligence-gegevens verzamelen voor elke relevante partij. Dit omvat het bewijzen dat producten:

• Ontbossingsvrij zijn (geen ontbossing na 31 december 2020)
• Legaal geproduceerd zijn in het land van herkomst

Om dit te ondersteunen, zijn de volgende leveranciersgegevens vereist:

• Geolocatie van het productieperceel: Eén GPS-punt (voor percelen <4 ha) of een polygoonbestand (voor percelen ≥4 ha)
• Productiedatum of -periode: In lijn met het oogst- of inkoopvenster
• Producentenoverzicht: Inclusief grondeigenaar of coöperatie
• Grondbezitdocumentatie: Huur, titel of concessie
• Oogstlegitimiteitsdocumenten: Bewijs dat het product is geoogst of geproduceerd in overeenstemming met de nationale wetgeving
• Ontbossingsvrij bewijs: Coördinaten moeten overeenkomen met percelen die geen ontbossing na de afkapdatum vertonen, bij voorkeur geverifieerd met satellietbeelden

EU-gebaseerde leveranciers moeten een geldige DDS-referentie verstrekken via de TRACES-portal. Niet-EU-leveranciers moeten het volledige documentatiepakket indienen om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

{{custom-cta}}

Stapsgewijs: Hoe verzamel en valideer je leveranciersgegevens

Het proces begint lang voor de gegevensverzameling, met een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat leveranciers begrijpen wat nodig is en hoe ze het kunnen leveren.

1. Kaart en prioriteer je leveranciers

Het eerste EUDR Winter School-webinar schetst hoe je je toeleveringsketen in kaart kunt brengen. Dit kan inhouden dat je alle leveranciers met EUDR-relevante producten opsomt. 

Segmenteren op:

• Land van herkomst
• Leveranciersgrootte (MKB of groot)
• Risiconiveau (landbenchmark of bekende ontbossingsblootstelling)
• Leveranciersrol (producent, aggregator, handelaar)

Dit informeert waar je inspanningen moet richten en welke ondersteunings- of escalatiemechanismen je nodig hebt.

2. Bereid een duidelijk aanvraagpakket voor

Bouw een leveranciersgericht pakket dat het volgende bevat:

• Een korte uitleg van de EUDR en waarom de gegevens van de leverancier nodig zijn
• Een checklist van vereiste items (geolocatie, productiedata, documenten)
• Sjablonen voor veelvoorkomende formaten (bijv. GPS-gegevens, legaliteitsverklaring)
• Een uploadmethode (bijv. gedeelde schijf of gedeelde map)
• Een duidelijke deadline

Of het nu duurzaamheid, compliance of inkoop betreft, wijs een enkel aanspreekpunt toe voor elke leverancier. Dit definieert duidelijk verantwoordelijkheid, vermijdt dubbele outreach en ondersteunt betere follow-up.

3. Leg uit waarom EUDR belangrijk is

Veel leveranciers zullen aannemen dat EUDR optioneel is of dubbelop met certificering. Verduidelijk:

• EUDR is een wettelijke vereiste voor toegang tot de EU-markt
• Ontbrekende gegevens kunnen voorkomen dat hun producten worden geïmporteerd
• Je biedt ondersteuning, niet alleen eisen

4. Betrek leveranciers via verschillende kanalen

Houd de vaart erin door je communicatiemethoden met je leveranciers te variëren:

• Bied korte, virtuele onboardinggesprekken of schermdelen aan om formaten te verduidelijken
• Gebruik WhatsApp of WeChat in regio's met lage connectiviteit
• Vertaal sjablonen of voorbeelden in lokale talen
• Benadruk snelle successen en houd verzoeken specifiek

Leveranciers reageren beter wanneer de outreach persoonlijk en behulpzaam aanvoelt.

5. Verifieer en beoordeel binnenkomende gegevens

Zodra leveranciers hun documenten hebben ingediend en je hun gegevens hebt ontvangen:

• Valideer GPS-coördinaten
• Controleer of polygonen nauwkeurig zijn en niet overgetrokken of vage grenzen bevatten
• Zorg ervoor dat productiedata en grondtitels overeenkomen
• Kruisverwijs percelen met satelliettools om ontbossingsvrije status te bevestigen

Als er iets ontbreekt of onjuist is, markeer alleen die problemen. Vermijd het vragen aan leveranciers om het volledige proces opnieuw te doen.

Zie onze checklist voor het betrekken van EUDR-leveranciers hieronder:

Hoe onboard ik leveranciers voor EUDR-compliance?

EUDR-leveranciers moeten proactief worden benaderd en afgestemd op hun kennisniveau.

• Leg de wet uit: Houd het simpel. Gebruik 2-3 zinnen om wat EUDR vereist te beschrijven.
• Gebruik voorbeelden: Deel screenshots of voorbeeldbestanden.
• Geef prioriteit aan duidelijkheid: Vervang juridische tekst door visuals of checklists.
• Maak het lokaal: Vertaal waar nodig. Verwijs naar regionale tools en voorbeelden.

Canal Chocolate, het voorbeeldbedrijf uit het Winter School-webinar, hield een 15-minuten durende schermdeelgesprek met elke leverancier om te laten zien hoe het geolocatiebestand, het juridische document en het uploadproces eruit moeten zien. Dit voorbeeld van visuele duidelijkheid kan dagen van heen-en-weer communicatie besparen.

Zie hoe ons product EUDR-compliance beheersbaarder maakt, van leveranciersbetrokkenheid tot documentvalidatie. Boek hier een gratis demo.

{{product-tour-injectable}}

Wat te doen als leveranciers niet reageren?

Niet-reageren van EUDR-leveranciers is een veelvoorkomende uitdaging die kan worden aangepakt met gestructureerde follow-up, escalatie en risicobeperking. 

Hier is een standaard drie-stappen-escalatiebenadering:

1. Herinneringsmail: Herhaal het verzoek, voeg de originele materialen opnieuw toe en geef een nieuwe deadline.
2. Bel of stuur een bericht: Gebruik WhatsApp, WeChat of telefoon om verder te verduidelijken welke ondersteuning ze nodig hebben.
3. Escaleer intern: Als de contactpersoon niet reageert, neem contact op met iemand anders binnen de organisatie of bespreek het probleem met je juridische of compliance-team.

Als leveranciers nog steeds niet reageren:

• Documenteer alle pogingen tot contact voor auditdoeleinden
• Overweeg om namens hen zelfverklaringen af te leggen als je onafhankelijk betrouwbaar bewijs kunt verzamelen
• Verken alternatieve leveranciers die aan de EUDR-eisen kunnen voldoen
• Markeer ze als hoog risico in je traceerbaarheidssysteem en beoordeel de gevolgen voor voortgezet inkopen

Aanhoudende stilte moet worden behandeld als een compliance- en bedrijfsrisico, niet alleen als een vertraging. Als het onopgelost blijft, kan het leiden tot verzendblokkades of auditfalen onder de regelgeving.

Wat als je meerdere leveranciers voor hetzelfde product hebt?

Als je bedrijf hetzelfde product van meerdere leveranciers of percelen betrekt, moet je elke bron afzonderlijk behandelen onder de EUDR. Mengen is alleen toegestaan als elk bijdragend lot volledig traceerbaar en compliant is.

Artikel 9 van de EUDR stelt dat exploitanten geolocatiegegevens moeten verzamelen voor alle percelen waar grondstoffen worden geproduceerd en ervoor moeten zorgen dat elke input traceerbaar, ontbossingsvrij en legaal is verkregen.

Dit betekent dat je inputs van leveranciers alleen kunt mengen als elk bijdragend lot volledig is geverifieerd. Modellen die individuele oorsprongen verdoezelen, zoals massabalans of gebruik van onbekende bronnen, zijn niet compliant: 

• Massabalans: Een inkoopmodel waarin inputs van zowel conforme als niet-conforme oorsprongen worden gemengd, waarbij compliance wordt geclaimd op basis van hun proportionele aandeel in plaats van volledige traceerbaarheid.
• Onbekende oorsprong: Een grondstofinput waarvan de geografische bron niet is geïdentificeerd of niet kan worden gekoppeld aan een specifiek perceel.

Bij twijfel, houd batches gescheiden tenzij je elke component kunt traceren naar een verifieerbare, conforme oorsprong. 

Hoe helpt software bij het betrekken van EUDR-leveranciers?

Leveranciersbetrokkenheid voor EUDR kan handmatig worden gedaan, maar software vermindert tijd en risico. Slimme compliance-tools verminderen wrijving door:

• Gegevensverzameling op één platform te consolideren
• Reactiesnelheden van leveranciers en bewijsleemtes bij te houden
• GPS-gegevensverzamelingstools te integreren
• Automatisch satellietontbossingsrisicocontroles uit te voeren
• DDS en audittrails voor autoriteiten te genereren

Platforms zoals Coolset helpen bedrijven auditklaar te blijven met end-to-end traceerbaarheid, risicobeoordelingen en due diligence statement (DDS) generatie.

Vraag een gratis demo aan hier om te zien hoe het in je EUDR-werkstroom past.

FAQ - Veelgestelde Vragen

Hoe vraag ik leveranciers om geolocatiegegevens?

Vraag EUDR-geolocatiegegevens aan door de compliance-eis duidelijk uit te leggen. Gebruik sjablonen met punt- of polygoonformaten en specificeer WGS84-coördinaten. Deel mobielvriendelijke formulieren en bied eenvoudige voorbeelden. Benadruk dat geolocatie verplicht is voor het op de EU-markt brengen van producten onder de EU-ontbossingsverordening (EUDR).

Welke tools kunnen leveranciers gebruiken om GPS-info te verzamelen?

Leveranciers kunnen GPS-coördinaten verzamelen met gratis tools zoals Google Maps, GPS Essentials, OpenStreetMap of ingebouwde smartphone-apps. 

Welke gegevens moet ik ontvangen van niet-EU-leveranciers om aan de EUDR-eisen te voldoen?

Je moet geolocatie (punt of polygoon), productiedatum, eigendomsdocumenten, bewijs van legale oogst en bewijs dat het perceel ontbossingsvrij is verzamelen. Dit volledige bewijspakket is vereist om een conforme Due Diligence Statement (DDS) te genereren.

Hoe wordt gevoelige leveranciersdata behandeld binnen het DDS en TRACES-systeem?

Het TRACES-systeem slaat DDS-gegevens op in een beveiligde, toegangsgecontroleerde omgeving. Alleen aangewezen autoriteiten en downstream-acteurs met een geldige referentiecode kunnen relevante informatie bekijken. Vertrouwelijke bedrijfsgegevens worden niet openbaar gemaakt.

Kan ik vertrouwen op door leveranciers verstrekte certificeringen?

Leverancierscertificeringen moeten niet blindelings worden vertrouwd voor EUDR-compliance. Verifieer dat de certificeringsinstantie voldoet aan EUDR-normen en dat de certificering geolocatie, legaliteit en ontbossingsvrij bewijs omvat. Controleer altijd steekproefclaims met satellietbeelden of derde partij verificatie om risico te verminderen.

‍