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Einführung

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist ein neues europäisches Gesetz, das sicherstellen soll, dass bestimmte Rohstoffe entwaldungsfrei und legal produziert werden. Kurz gesagt, es soll verhindern, dass Produkte, die mit kürzlichem Waldverlust in Verbindung stehen, in den EU-Markt gelangen. Die EUDR gilt für sieben Kernrohstoffe und abgeleitete Produkte und zielt darauf ab, die Hauptursachen der Entwaldung zu bekämpfen.

Warum KMU betroffen sind und handeln müssen

Entscheidend ist, dass Unternehmen jeder Größe betroffen sind; die Anforderungen der EUDR gelten für jedes Unternehmen, das die regulierten Rohstoffe in der EU verkauft oder aus der EU exportiert. Das bedeutet, dass KMU nicht ausgenommen sind. Kleinere Unternehmen haben möglicherweise etwas einfachere Pflichten und in einigen Fällen eine verlängerte Frist, aber auch sie müssen Maßnahmen ergreifen, um die EUDR einzuhalten.

Weitere Informationen darüber, in welche Sektoren die meisten KMU fallen, finden Sie in unserem Artikel zur EUDR-Sektor- und Rollenaufteilung.

Was Sie in diesem Leitfaden finden

In diesem Artikel führen wir Sie durch die EUDR und wie sie speziell für KMU gilt. Wir geben Ihnen ein umfassendes Verständnis der (bedingten) erleichterten Anforderungen für KMU-Betreiber und -Händler und erläutern, wie sich die Compliance-Zeitpläne für mittlere und kleine/mikro Unternehmen unterscheiden. 

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EUDR in 60 Sekunden erklärt (für KMU-Leser)

Ziele der Verordnung

Die EUDR ist Teil der EU-Agenda für den Green Deal zur Bekämpfung der globalen Entwaldung (siehe EUDR-Pillar-Seite für weitere Details). Sie stellt sicher, dass der EU-Konsum bestimmter Produkte nicht mehr zur Entwaldung oder Walddegradierung beiträgt. In der Praxis verbietet das Gesetz das Inverkehrbringen spezifischer Hochrisiko-Rohstoffe auf dem EU-Markt (oder deren Export), es sei denn, sie sind als „entwaldungsfrei“ verifiziert und in Übereinstimmung mit lokalen Gesetzen produziert. Dazu müssen Unternehmen eine Sorgfaltserklärung über das zentrale Informationssystem der EU einreichen, in der formell erklärt wird, dass: die Sorgfaltspflicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde; das Produkt die EUDR-Anforderungen erfüllt; und unterstützende Dokumentation auf Anfrage verfügbar ist.

Für welche Unternehmen gilt es

Jedes Unternehmen, das in den Lieferketten der betroffenen Rohstoffe tätig ist – definiert als entweder ein „Betreiber“ oder ein „Händler“ nach dem Gesetz – muss die EUDR befolgen. Im Wesentlichen, wenn Sie diese Rohstoffe oder Produkte auf dem EU-Markt platzieren und/oder verfügbar machen oder exportieren, müssen Sie nachweisen, dass sie nicht von kürzlich entwaldetem Land stammen. 

Die Verordnung bezieht sich auf diese sieben Rohstoffe:

• Rinder (und abgeleitete Produkte wie Rindfleisch und Leder)
• Kakao
• Kaffee
• Palmöl
• Soja
• Kautschuk
• Holz

Neben diesen Produkten umfasst die Verordnung viele ihrer Derivate, wie Schokolade, Möbel, Reifen, Papier und palmölbasierte Zutaten.

Für eine detaillierte Aufschlüsselung aller betroffenen Rohstoffe und ihrer Derivate, sehen Sie sich unsere sektorweise Übersicht an.

Zählen Sie als KMU - und was ändert sich

KMU-Definition unter der EUDR

Der Begriff KMU umfasst eine Reihe von Unternehmensgrößen. Die EU definiert ein mittleres, kleines oder mikrounternehmen basierend auf der Mitarbeiterzahl und finanziellen Schwellenwerten. 

• Mittleres Unternehmen: Weniger als 250 Mitarbeiter und ≤ €50 Millionen Umsatz (oder ≤ €25 Millionen Bilanzsumme)

• Kleines Unternehmen*: Weniger als 50 Mitarbeiter und ≤ €10 Millionen Umsatz (oder ≤ €5 Millionen Bilanzsumme)

• Mikrounternehmen: Weniger als 10 Mitarbeiter und ≤ €900.000 Jahresumsatz (oder ≤ €450.000 Bilanzsumme)

*Netto-Umsatz: ≤ EUR 10.000.000 (Standard)≤ EUR 15.000.000 (maximal erlaubt von Mitgliedstaaten)

*Bilanzsumme: ≤ EUR 5.000.000 (Standard)≤ EUR 7.500.000 (maximal erlaubt von Mitgliedstaaten)

Klein vs. Mittel - wann muss ich handeln?

Wenn Ihr Unternehmen in eine dieser Kategorien fällt, wird es für regulatorische Zwecke als KMU betrachtet. Unter der EUDR bestimmt die Unternehmensgröße Ihre Frist zur Einhaltung. 

Mittlere Unternehmen werden bei der Einführung der EUDR wie große Firmen behandelt. Das bedeutet, dass mittlere Unternehmen die EUDR bis zum 30. Dezember 2025 einhalten müssen, zusammen mit großen Unternehmen. 

Die verlängerte Frist gilt nur für kleine und Mikro-Unternehmen, die etwas länger Zeit haben, sich auf die neue Verordnung vorzubereiten. Kleine und Mikro-Unternehmen haben eine verzögerte Frist zur Einhaltung bis zum 30. Juni 2026, bis zu dem sie vollständig EUDR-konform sein müssen.

Lassen Sie sich nicht vom Begriff „KMU“ verwirren – mittlere KMU müssen bis Dezember 2025 handeln, während die kleinsten Firmen etwas mehr Spielraum haben.

Was KMU unter der EUDR noch tun müssen

Um die EUDR einzuhalten, müssen KMU bestimmte vereinfachte Verfahren befolgen, um nachzuweisen, dass keine Entwaldungsaktivitäten stattgefunden haben. Die Vereinfachung der EUDR-Compliance für KMU umfasst einen verzögerten Anwendungsbeginn, weniger Verpflichtungen für nachgelagerte KMU-Betreiber, keine jährlichen Berichtspflichten und die Möglichkeit, einen autorisierten Vertreter zu benennen.

Weniger Verpflichtungen für nachgelagerte KMU-Betreiber

Als Betreiber (ein Produkt auf den Markt bringen) unter EUDR sind Sie verpflichtet, Sorgfaltspflichten zu erfüllen. Dazu gehört das Sammeln von Daten, die Bewertung und Minderung von Risiken sowie die Einreichung einer Sorgfaltserklärung für dieses Produkt. Der Umfang der Sorgfaltspflichten hängt vom Risikobenchmark des Herkunftslandes ab, wobei diejenigen, die aus Ländern mit geringem Risiko beziehen, von der Durchführung von Risikominderungen und -bewertungen befreit sind. Alle Betreiber, unabhängig von ihrer Größe, sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Ware entwaldungsfrei und legal ist. Für ein vollständiges Verständnis der Verantwortlichkeiten eines Betreibers unter EUDR, schauen Sie sich unseren Schritt-für-Schritt-Leitfaden an.

Allerdings wurde eine hilfreiche Erleichterung für KMU eingeführt. Wenn das Produkt eines KMU bereits einer EUDR-Sorgfaltspflicht unterzogen wurde, können KMU-Betreiber die doppelte Arbeit der Sorgfaltspflicht überspringen und einfach die bestehende DDS-Referenznummer aufzeichnen. Zum Beispiel, wenn ein Kaffeeröster Kaffee direkt von einer Farm in Guatemala importiert, reicht er eine DDS für diesen Kaffee ein. Wenn er auch Kakao von einem EU-Lieferanten kauft und der Kakaolieferant bereits einer EUDR-Sorgfaltspflicht unterzogen wurde, muss der Kaffeeröster sie nicht erneut durchführen - er verweist einfach auf die DDS des Kakaolieferanten. 

Praktisch bedeutet dies, dass nur KMU, die als Erste ein Produkt auf den EU-Markt bringen (oder exportieren), verpflichtet sind, Sorgfaltspflichten auszuüben und eine DDS einzureichen. KMU-Betreiber, die als Erste in der Lieferkette sind, müssen den vollständigen Sorgfaltsprozess durchlaufen - es gibt keine Abkürzungen. Wenn jedoch die Sorgfaltspflicht bereits erfüllt wurde, können KMU-Betreiber die Anforderungen überspringen und die Referenznummer einer vorherigen DDS weitergeben. 

Leichtere Minderungsmaßnahmen für alle KMU-Betreiber

KMU-Betreiber profitieren auch von leichteren Minderungsmaßnahmen zur Entlastung der Compliance-Belastungen unter EUDR. Diese Bestimmungen sollen KMU bei der Anpassung an die Vorschriften unterstützen, während die Integrität entwaldungsfreier Lieferketten gewahrt bleibt. 

Zum Beispiel sind KMU von der Ernennung eines Compliance-Beauftragten und der Durchführung unabhängiger Audits befreit. Im Gegensatz zu Nicht-KMU, die ihre internen Richtlinien und Verfahren unabhängig prüfen lassen müssen, bietet die EUDR-Verordnung KMU eine Entlastung von dieser administrativen und finanziellen Belastung. KMU-Betreiber unterliegen auch nicht den jährlichen Berichtspflichten ihres Sorgfaltssystems.

Autorisierte Vertreter

Betreiber, die Kleinstunternehmen (<10 Mitarbeiter und < 2 Millionen € Umsatz und/oder < 2 Millionen € Umsatz) oder natürliche Personen sind, dürfen den nächsten Betreiber oder Händler in der Lieferkette als autorisierten Vertreter benennen. Der autorisierte Vertreter kann dann eine Sorgfaltserklärung im Namen des Mikrobetreibers einreichen, vorausgesetzt, der autorisierte Vertreter ist selbst keine natürliche Person oder kein Kleinstunternehmen. Während dies Kleinstunternehmen und natürliche Personen von der Belastung mit Sorgfaltspflichten befreit, bleiben diejenigen, die mandatiert werden, für die Gesamtcompliance des Produkts mit EUDR verantwortlich.

Weniger Verpflichtungen für KMU-Händler

Wenn Sie ein Händler unter der EUDR sind, handelt Ihr Unternehmen nur mit Produkten, die bereits von jemand anderem auf den EU-Markt gebracht wurden. Als KMU-Händler haben Sie erheblich vereinfachte Verantwortlichkeiten und agieren, um Informationen weiterzugeben, anstatt sie zu sammeln. KMU-Händler sind nicht verpflichtet, Sorgfaltspflichten auszuüben oder eine Sorgfaltserklärung einzureichen. Sie sind nur verpflichtet, relevante Informationen über ihre Lieferanten (Name; Adresse; DDS-Referenz usw.) zu sammeln und die Informationen für mindestens 5 Jahre aufzubewahren. KMU-Händler unterliegen auch leichteren Kontrollen durch die zuständigen Behörden - und sie sind von den obligatorischen Quoten für Kontrollen ausgenommen, die die zuständigen Behörden durchführen müssen.

Schritt-für-Schritt-Compliance-Roadmap für KMU-Betreiber

Schritt 1: Rolle als Betreiber bestätigen

• Ein Betreiber ist eine natürliche oder juristische Person, die relevante Produkte auf den Markt bringt (einschließlich durch Import) oder sie im Rahmen einer kommerziellen Tätigkeit exportiert
• Ein einzelnes Unternehmen kann einige Aktivitäten als Betreiber und andere als Händler haben - betrachten Sie jede Lieferkette

Schritt 2: In-scope-Waren identifizieren und CN-Codes zuordnen

• Listen Sie alle Produkte auf, mit denen Sie handeln, und bestimmen Sie, welche unter die EUDR fallen
• Denken Sie daran, es sind nicht nur Rohstoffe - überprüfen Sie verarbeitete Materialien (z. B. Schokolade aus Kakao), Ihre Zutaten und Komponenten
• Ordnen Sie jedes Produkt dem entsprechenden CN-Code zu

Schritt 3: Lieferkette kartieren

• Kartieren Sie die Lieferkette für jedes in-scope-Produkt, identifizieren Sie Lieferanten und das Ursprungsland für jede Ware
• Das Ziel ist es, jede Zutat bis zu ihrer Farm/Plantage zurückzuverfolgen

Schritt 4: Prüfen, ob Sorgfaltspflicht ausgeübt wurde und eine bestehende DDS vorhanden ist

• Als KMU-Betreiber, wenn eine DDS upstream eingereicht wurde, sind Sie nicht verpflichtet, DD auszuüben. Aber Sie sollten den zuständigen Behörden auf Anfrage die bestehende DDS-Referenznummer zur Verfügung stellen
• Für Produkte/Teile des Produkts, bei denen keine DD ausgeübt wurde, folgen Sie Schritt 5 

Schritt 5: (Wenn keine DD ausgeübt wurde) Alle erforderlichen Daten sammeln (Geolokalisierung, Daten, Informationen)

• Dazu gehören Geolokalisierung, Produktionsdaten, Produktdetails, Nachweise für entwaldungsfreien Status und Legalität
• Für eine vollständige Liste der Anforderungen siehe ‘Wie man die EUDR einhält’

Schritt 6: (Wenn keine DD ausgeübt wurde) Risikobewertung und Risikominderung

• Wenn Ihr Produkt aus einem Land mit geringem Risiko stammt, können Sie die Risikobewertung und -minderung überspringen (wenn kein begründeter Verdacht auf ein Entwaldungsrisiko besteht)
• Wenn Ihr Produkt aus einem Standard- oder Hochrisikoland stammt, müssen Sie eine Risikobewertung durchführen - das Risiko bewerten, dass die Ware mit Entwaldung verbunden ist
• Wenn das Entwaldungsrisiko nicht vernachlässigbar ist, müssen Sie auch Minderungsmaßnahmen ergreifen (z. B. interne Kontrolle, Berichterstattung)  um das Entwaldungsrisiko zu reduzieren

Schritt 7: Eine Sorgfaltserklärung hochladen oder referenzieren

• Wenn eine bestehende DDS-Erklärung upstream existiert, müssen Sie die ursprüngliche Lieferanten-DDS weitergeben, wenn dies von den zuständigen Behörden angefordert wird
• Wenn Sie DD abgeschlossen haben, laden Sie Ihre DDS auf EU Traces hoch - das zentrale Informationssystem der EU

Für Details, wie die neuen Länder-Benchmarking-Risikostufen Ihre DDS-Verpflichtungen beeinflussen, siehe unseren Artikel.

‍Schritt 8: Aufzeichnungen für 5 Jahre aufbewahren

• Die EUDR verlangt von Betreibern, alle Informationen und Dokumentationen für mindestens 5 Jahre aufzubewahren

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Beispiel: wie sich ein kleiner Kaffeeröster auf die EUDR vorbereitet

Um dies zu veranschaulichen, betrachten wir einen hypothetischen Kaffeeröster (GreenBeanz) mit Sitz in der EU. GreenBeanz hat 25 Mitarbeiter und bezieht seine Kaffeebohnen aus verschiedenen Herkunftsländern. Unter EUDR gelten sie als ‚kleines‘ Unternehmen und haben eine Compliance-Deadline am 30. Juni 2026. So bereiten sie sich vor:

• Lieferketten kartieren - indem sie jedes Kaffeeprodukt, das sie verkaufen, auflisten und identifizieren, ob sie für jedes Produkt ein ‚Betreiber‘ oder ‚Händler‘ und ‚upstream‘ oder ‚downstream‘ sind

• Geolokalisierungs- und Farmdaten sammeln für Produkte, bei denen sie ‚downstream KMU-Betreiber‘ sind - mit genauen Satellitenbildern und einer EUDR-Softwarelösung, um die Compliance sicherzustellen, und Daten aus Tabellenkalkulationen fernzuhalten

• Sorgfaltserklärungen sammeln - bestehende DDS von upstream Lieferanten sammeln (und DD ausüben, wo sie nicht existieren)

• Aufzeichnungen führen - organisierte und dokumentierte Aufzeichnungen pflegen

• Schulung und Prozessintegration - das Team in neuen Verfahren schulen

• Kontinuierliche Überwachung - auf dem Laufenden bleiben mit EUDR-Vorschriften und sich ändernden Risikobenchmarks

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass GreenBeanz einen proaktiven Ansatz verfolgt, um bereit für die EUDR-Compliance-Deadline zu sein: Lieferketten kartieren, Verantwortlichkeiten identifizieren und Aufzeichnungen führen. Es ist ein erheblicher Aufwand für ein kleines Unternehmen, und viele entscheiden sich dafür, auf Software oder Unterstützung durch Dritte zu setzen, um Sorgfaltserklärungen sicher einzureichen.

Häufige Fehler, die KMU machen

Selbst mit den besten Absichten ist es leicht für KMU, durch Missverständnisse oder Nachlässigkeiten in Bezug auf die EUDR in Schwierigkeiten zu geraten. Hier sind einige häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:

• Denken, dass mittelgroße Unternehmen bis 2026 Zeit haben - das tun sie nicht: Mittelgroße Unternehmen fallen unter die erste Welle Deadline am 30. Dezember 2025, dieselbe wie viel größere Unternehmen

• Annehmen, ‚klein‘ bedeutet, dass Sie ausgenommen sind: es gibt keine Größenverpflichtungen für die Kernverpflichtungen, KMU müssen dennoch einhalten, mit einigen vereinfachten Prozessen

• Übersehen von ‚abgeleiteten‘ Produkten in Ihrem Angebot: EUDR gilt für mehr als nur die sieben gelisteten Waren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch überprüfen, ob Sie mit abgeleiteten Produkten handeln

• Das Sammeln von Geolokalisierungsdaten bei der Ausübung der Sorgfaltspflicht überspringen: KMU könnten versucht sein, dies zu ignorieren oder anzunehmen, dass die Adresse der Farm ausreicht. Es ist ein Fehler - Geolokalisierung ist obligatorisch, wenn Sie die Ersten in der Reihe sind, um Sorgfaltspflichten auszuüben

• Nichtverfolgung und Referenzierung von DDS (für Händler): während KMU-Händler keine schweren Sorgfaltspflichten haben, sind sie dennoch verpflichtet, Beweise für die Sorgfaltspflicht ihrer Lieferanten zu sammeln und aufzubewahren

Indem sie sich dieser häufigen Fehler bewusst sind, können KMU proaktive Schritte unternehmen, um sie zu vermeiden. Die Einhaltung der EUDR ist für kleine und mittlere Unternehmen absolut machbar - es erfordert nur frühe Planung, Aufmerksamkeit für Details und ein klares Verständnis Ihrer Rolle. Verwenden Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abdecken, und zögern Sie nicht, autoritative Ressourcen oder Expertenrat für alle unsicheren Bereiche zu suchen.

Wie Software helfen kann

Coolsets EUDR-Lösung hilft Unternehmen, die richtigen Daten zu sammeln, das Entwaldungsrisiko zu überprüfen und Sorgfaltserklärungen einzureichen, ohne Lieferanten zu jagen oder in komplexen Tabellenkalkulationen zu arbeiten. Mit Coolset können Unternehmen Produkt- und Bestelldaten aus Ihrem ERP importieren, Dokumente von Lieferanten anfordern und alles an einem Ort verfolgen. Das System markiert fehlende oder gefährdete Sendungen und generiert auditfähige DDS-Dateien, die dem obligatorischen EU-TRACES-Format folgen.

Kontaktieren Sie unser Team, um unser EUDR-Modul in Aktion zu sehen.

FAQ - EUDR für KMU

1. Gilt die EUDR für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)?

Ja. Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) gilt für Unternehmen jeder Größe. KMU sind nicht ausgenommen. Während kleine und Kleinstunternehmen eine verschobene Frist (30. Juni 2026) haben, müssen mittelgroße Unternehmen bis zum 30. Dezember 2025, derselben Frist wie große Unternehmen, einhalten. Alle in-scope KMU müssen dennoch ihre Rolle (Betreiber oder Händler) identifizieren, Lieferkettendaten sammeln und gegebenenfalls Sorgfaltspflichten ausüben oder weitergeben.

2. Was ist der Unterschied zwischen einem KMU-Betreiber und einem KMU-Händler?

Unter der EUDR:

• KMU-Betreiber sind verantwortlich dafür, ein Produkt erstmals auf den EU-Markt zu bringen oder es zu exportieren. Sie müssen eine Sorgfaltserklärung einreichen, es sei denn, eine wurde bereits upstream eingereicht.
• KMU-Händler verkaufen Produkte weiter, die bereits auf den Markt gebracht wurden. Sie müssen keine DDS einreichen, aber Lieferanteninformationen aufbewahren und Sorgfaltsreferenznummern fünf Jahre lang weitergeben.

3. Was, wenn das Produkt bereits upstream einer Sorgfaltspflicht unterzogen wurde?

KMU profitieren von einer wichtigen Vereinfachung. Wenn ein Produkt bereits upstream einer EUDR-konformen Sorgfaltspflicht unterzogen wurde (zum Beispiel durch einen Lieferanten), kann ein KMU-Betreiber oder -Händler die bestehende DDS weitergeben, anstatt den Prozess zu duplizieren. Dies gilt nur, wenn die ursprüngliche DDS gültig und zugänglich ist.

4. Welche Daten müssen KMU-Betreiber für die EUDR-Compliance sammeln?

Wenn Sorgfaltspflichten erforderlich sind, müssen KMU-Betreiber folgende Daten sammeln:

• Geolokalisierungskoordinaten des Landes, in dem die Ware produziert wurde
• Produktionsdatum (Bestätigung, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht abgeholzt wurde)
• Lieferantendetails und Legalitätsdokumentation (wie Landrechte und Genehmigungen)
• Bestätigung, dass das Produkt entwaldungsfrei und legal ist, einschließlich aller durchgeführten Risikobewertungen und Minderungsmaßnahmen

Alle Informationen müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt und gegebenenfalls über das TRACES-System der EU eingereicht werden.

5. Was sind die Strafen für Nichteinhaltung?

Strafen für Nichteinhaltung der EUDR können umfassen:

• Sperrung nicht konformer Produkte vom Eintritt in den EU-Markt
• Geldstrafen bis zu 4 % des jährlichen EU-Umsatzes
• Beschlagnahme von Waren und Gewinnen
• Vorübergehende Ausschlüsse von öffentlichen Aufträgen oder vom Inverkehrbringen von Waren

Auch kleine Unternehmen unterliegen Kontrollen und Audits. KMU wird geraten, frühzeitig zu handeln, um Lieferunterbrechungen oder regulatorische Maßnahmen zu vermeiden, sobald die Durchsetzung beginnt.

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