Introductie

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een nieuwe Europese wet die ervoor zorgt dat bepaalde grondstoffen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. Kort gezegd wil het producten die recent bosverlies veroorzaken uit de EU-markt weren. De EUDR richt zich op zeven kernproducten en afgeleide producten om de drijvende krachten achter ontbossing aan te pakken.

Waarom MKB's nog steeds binnen de scope vallen - en waarom ze moeten handelen

Cruciaal is dat bedrijven van alle groottes binnen de scope vallen; de EUDR-eisen gelden voor elk bedrijf dat de gereguleerde grondstoffen in de EU verkoopt of vanuit de EU exporteert. Dit betekent dat MKB's niet zijn vrijgesteld. Kleinere bedrijven hebben mogelijk iets eenvoudigere verplichtingen en in sommige gevallen een verlengde deadline, maar ook zij moeten actie ondernemen om aan de EUDR te voldoen.

Bekijk ons EUDR sector- en rolverdelingsartikel voor meer informatie over welke sectoren de meeste MKB's vallen.

Wat je in deze gids vindt

In dit artikel nemen we je mee door de EUDR en hoe deze specifiek van toepassing is op MKB's. We geven je een uitgebreid inzicht in de (voorwaardelijke) versoepelde eisen voor MKB-exploitanten en handelaren en schetsen hoe de compliance-tijdlijnen verschillen voor middelgrote en kleine/microbedrijven. 

{{eudr-tool-injectable}}

EUDR uitgelegd in 60 seconden (voor MKB-lezers)

Wat de verordening beoogt

De EUDR maakt deel uit van de EU Green Deal-agenda om wereldwijde ontbossing tegen te gaan (zie EUDR-pagina voor meer details). Het zorgt ervoor dat EU-consumptie van bepaalde producten niet langer ontbossing of bosdegradatie veroorzaakt. In de praktijk verbiedt de wet het op de EU-markt brengen (of exporteren) van specifieke risicovolle grondstoffen tenzij ze als "ontbossingsvrij" zijn geverifieerd en in overeenstemming met lokale wetten zijn geproduceerd. Hiervoor moeten bedrijven een zorgvuldigheidsverklaring indienen via het EU gecentraliseerd informatiesysteem, waarin formeel wordt verklaard dat: zorgvuldigheid correct is uitgevoerd; het product voldoet aan de EUDR-eisen; en ondersteunende documentatie op verzoek beschikbaar is.

Op welke bedrijven het van toepassing is

Elk bedrijf dat actief is in de toeleveringsketens van de gedekte grondstoffen – gedefinieerd als een ‘exploitant’ of een ‘handelaar’ onder de wet – moet de EUDR volgen. In essentie, als je deze grondstoffen of producten op de EU-markt plaatst en/of beschikbaar maakt, of ze exporteert, moet je bewijzen dat ze niet afkomstig zijn van recent ontbost land. 

De verordening verwijst naar deze zeven grondstoffen:

• Runderen (en afgeleide producten zoals rundvlees en leer)
• Cacao
• Koffie
• Palmolie
• Soja
• Rubber
• Hout

Naast deze producten dekt de verordening veel van hun derivaten, zoals chocolade, meubels, banden, papier en palmolie-ingrediënten.

Voor een gedetailleerd overzicht van alle gedekte grondstoffen en hun derivaten, bekijk ons sector-overzicht.

Val je onder MKB - en wat verandert er

MKB-definitie onder de EUDR

De term MKB dekt een reeks bedrijfsgroottes. De EU definieert een middelgrote, kleine of micro-onderneming op basis van het aantal werknemers en financiële drempels. 

• Middelgrote onderneming: Minder dan 250 werknemers en ≤ €50 miljoen omzet (of ≤ €25 miljoen balanstotaal)

• Kleine onderneming*: Minder dan 50 werknemers en ≤ €10 miljoen omzet (of ≤ €5 miljoen balanstotaal)

• Micro-onderneming: Minder dan 10 werknemers en ≤ €900.000 jaarlijkse omzet (of ≤ €450.000 balanstotaal)

*Netto-omzet: ≤ EUR 10.000.000 (standaard)≤ EUR 15.000.000 (maximaal toegestaan door lidstaten)

*Balanstotaal: ≤ EUR 5.000.000 (standaard)≤ EUR 7.500.000 (maximaal toegestaan door lidstaten)

Klein vs. Middelgroot - wanneer moet ik voldoen?

Als je bedrijf in een van deze categorieën valt, wordt het voor regelgevende doeleinden als MKB beschouwd. Onder de EUDR bepaalt de bedrijfsgrootte je compliance-deadline. 

Middelgrote ondernemingen worden hetzelfde behandeld als grote bedrijven bij de uitrol van de EUDR. Dit betekent dat middelgrote bedrijven moeten voldoen aan de EUDR per 30 december 2025, samen met grote bedrijven. 

De verlengde deadline is alleen van toepassing op kleine en microbedrijven, die iets langer de tijd krijgen om zich voor te bereiden op de nieuwe verordening. Kleine en microbedrijven hebben een uitgestelde compliance-deadline van 30 juni 2026, tegen die tijd moeten ze volledig voldoen aan de EUDR.

Laat de term “MKB” je niet verwarren – middelgrote MKB's moeten handelen voor december 2025, terwijl de kleinste bedrijven iets meer speelruimte krijgen.

Wat MKB's nog moeten doen onder de EUDR

Om te voldoen aan de EUDR moeten MKB's bepaalde vereenvoudigde procedures volgen om aan te tonen dat er geen ontbossingsactiviteiten hebben plaatsgevonden. De stroomlijning van EUDR-compliance voor MKB's omvat een uitgestelde toepassing, minder verplichtingen voor downstream MKB-operators, geen jaarlijkse rapportageverplichtingen en de mogelijkheid om een gemachtigde vertegenwoordiger aan te wijzen.

Minder verplichtingen voor downstream MKB-operators

Als operator (een product op de markt brengen) onder de EUDR ben je verplicht om gepaste zorgvuldigheid uit te voeren. Dit omvat het verzamelen van gegevens, het beoordelen en beperken van risico's, en het indienen van een zorgvuldigheidsverklaring voor dat product. De uitgebreidheid van de zorgvuldigheid hangt af van de risicobenchmark van het bronland, waarbij degenen die uit laagrisicolanden afkomstig zijn, zijn vrijgesteld van risicobeperking en -beoordeling. Alle operators, ongeacht hun grootte, hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de grondstof ontbossingsvrij en legaal is. Voor een volledig begrip van de verantwoordelijkheden van een operator onder de EUDR, bekijk onze stap-voor-stap gids.

Er is echter een nuttige uitzondering gemaakt voor MKB's. Als het product van een MKB al EUDR-zorgvuldigheid heeft ondergaan, kunnen MKB-operators het herhalen van het zorgvuldigheidswerk overslaan en eenvoudig het bestaande DDS-referentienummer registreren. Bijvoorbeeld, als een koffiebranderij koffie direct van een boerderij in Guatemala importeert, dienen ze een DDS in voor die koffie. Als ze ook cacao kopen van een EU-leverancier en de cacaoleverancier al EUDR-zorgvuldigheid heeft ondergaan, hoeft de koffiebranderij het niet opnieuw te doen - alleen het DDS van de cacaoleverancier te refereren. 

Praktisch gezien betekent dit dat alleen MKB's die als eerste een product op de EU-markt brengen (of exporteren) verplicht zijn om zorgvuldigheid uit te oefenen en een DDS in te dienen. MKB-operators die als eerste in de toeleveringsketen staan, moeten het volledige zorgvuldigheidsproces uitvoeren - er zijn geen snelkoppelingen. Als DD echter al is voltooid, kunnen MKB-operators DD-vereisten overslaan en het referentienummer van een eerdere DDS doorgeven. 

Lichtere mitigatiemaatregelen voor alle MKB-operators

MKB-operators profiteren ook van lichtere mitigatiemaatregelen om de nalevingslasten onder de EUDR te verlichten. Deze bepalingen zijn ontworpen om MKB's te ondersteunen bij het aanpassen aan de regelgeving, terwijl de integriteit van ontbossingsvrije toeleveringsketens behouden blijft. 

Bijvoorbeeld, MKB's zijn vrijgesteld van het aanstellen van een compliance officer en het uitvoeren van onafhankelijke audits. In tegenstelling tot niet-MKB's, die hun interne beleidslijnen en procedures onafhankelijk moeten laten auditen, biedt de EUDR-regelgeving verlichting van deze administratieve en financiële last voor MKB's. MKB-operators zijn ook niet onderworpen aan de jaarlijkse rapportageverplichtingen van hun zorgvuldigheidssysteem.

Gemachtigde vertegenwoordigers

Operators die micro-ondernemingen zijn (<10 medewerkers en < €2 miljoen omzet en/of < €2 miljoen omzet) of een natuurlijke persoon zijn, mogen de volgende operator of handelaar in de toeleveringsketen aanwijzen als een gemachtigde vertegenwoordiger. De gemachtigde vertegenwoordiger kan dan een zorgvuldigheidsverklaring indienen namens de micro-operator, mits de gemachtigde vertegenwoordiger zelf geen natuurlijke persoon of micro-onderneming is. Hoewel dit micro-ondernemingen en natuurlijke personen ontlast van zorgvuldigheidsverplichtingen, blijven degenen die mandateren verantwoordelijk voor de algehele naleving van het product met de EUDR.

Minder verplichtingen voor MKB-handelaren

Als je een handelaar bent onder de EUDR, handelt je bedrijf alleen in producten die al door iemand anders op de EU-markt zijn gebracht. Als MKB-handelaar heb je aanzienlijk vereenvoudigde verantwoordelijkheden en fungeer je om informatie door te geven, in plaats van deze te verzamelen. MKB-handelaren zijn niet verplicht om zorgvuldigheid uit te oefenen of een zorgvuldigheidsverklaring in te dienen. Ze zijn alleen verplicht om relevante informatie over hun leveranciers (naam; adres; DDS-referentie, etc.) te verzamelen en de informatie minimaal 5 jaar te bewaren. MKB-handelaren zijn ook onderworpen aan lichtere controles door de bevoegde autoriteiten - en ze zijn uitgesloten van verplichte quota voor controles die bevoegde autoriteiten moeten uitvoeren.

Stapsgewijze nalevingsroutekaart voor MKB-operators

Stap 1: Bevestig rol als operator

• Een operator is een natuurlijke of rechtspersoon die relevante producten op de markt brengt (inclusief via import) of deze exporteert in de loop van commerciële activiteiten
• Een enkel bedrijf kan sommige activiteiten als operator en andere als handelaar hebben - overweeg elke toeleveringsketen

Stap 2: Identificeer in-scope grondstoffen en koppel aan GN-codes

• Maak een lijst van alle producten waarmee je handelt en bepaal welke onder de EUDR vallen
• Vergeet niet, het zijn niet alleen grondstoffen - controleer verwerkte materialen (bijv. chocolade van cacao), je ingrediënten en componenten
• Koppel elk product aan de relevante GN-code

Stap 3: Breng je toeleveringsketen in kaart

• Breng de toeleveringsketen voor elk in-scope product in kaart, identificeer leveranciers en het land van herkomst voor elke grondstof
• Het doel is om elk ingrediënt terug te traceren naar zijn boerderij/plantage

Stap 4: Controleer of zorgvuldigheid is uitgevoerd en er een bestaande DDS is

• Als MKB-operator, als er upstream een DDS is ingediend, ben je niet verplicht om DD uit te voeren. Maar, je moet de bevoegde autoriteiten het bestaande DDS-referentienummer verstrekken op verzoek
• Voor producten / delen van het product waar DD niet is uitgevoerd, volg stap 5 

Stap 5: (Als er geen DD is uitgevoerd) Verzamel alle vereiste gegevens (geolocatie, gegevens, informatie)

• Dit omvat geolocatie, productiedata, productdetails, bewijs van ontbossingsvrije status en legaliteit
• Voor een volledige lijst van vereisten, zie ‘Hoe te voldoen aan de EUDR’

Stap 6: (Als er geen DD is uitgevoerd) Risicobeoordeling en risicobeperking

• Als je product afkomstig is uit een laagrisicoland, kun je de risicobeoordeling en -beperking overslaan (als er geen gegronde bezorgdheid is over een risico op ontbossing)
• Als je product afkomstig is uit een standaard- of hoogrisicoland, moet je een risicobeoordeling uitvoeren - waarbij je het risico evalueert dat de grondstof in verband staat met ontbossing
• Als het risico op ontbossing niet te verwaarlozen is, moet je ook mitigatiemaatregelen nemen (bijv. interne controle, rapportage)  om het risico op ontbossing te verminderen

Stap 7: Upload of verwijs naar een zorgvuldigheidsverklaring

• Als er upstream een bestaande DDS-verklaring is, moet je de oorspronkelijke DDS van de leveranciers doorgeven wanneer daarom wordt gevraagd door de bevoegde autoriteiten
• Als je DD hebt voltooid, upload je je DDS naar EU Traces - het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU

Voor details over hoe de nieuwe land-benchmarking risiconiveaus je DDS-verplichtingen beïnvloeden, zie ons artikel.

‍Stap 8: Bewaar gegevens voor 5 jaar

• De EUDR vereist dat operators alle informatie en documentatie minimaal 5 jaar bewaren

{{custom-cta}}

Voorbeeld: hoe een kleine koffiebranderij zich voorbereidt op de EUDR

Ter illustratie beschouwen we een hypothetische koffiebranderij (GreenBeanz) gevestigd in de EU. GreenBeanz heeft 25 medewerkers en haalt hun koffiebonen uit verschillende herkomsten. Onder de EUDR worden ze beschouwd als een 'kleine' onderneming en hebben ze een nalevingsdeadline van 30 juni 2026. Zo bereiden ze zich voor:

• Toeleveringsketens in kaart brengen - door elk koffieproduct dat ze verkopen op te sommen en te identificeren of ze een 'operator' of 'handelaar' en 'upstream' of 'downstream' zijn voor elk product

• Geolocatie en boerderijgegevens verzamelen voor producten waar ze 'downstream MKB-operators' zijn - met behulp van nauwkeurige satellietbeelden en een EUDR-softwareoplossing om naleving te garanderen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gehouden

• Zorgvuldigheidsverklaringen verzamelen - bestaande DDS van upstream-leveranciers verzamelen (en DD uitvoeren waar ze niet bestaan)

• Gegevensbeheer - georganiseerde en gedocumenteerde gegevens bijhouden

• Training en procesintegratie - het team trainen in nieuwe procedures

• Continue monitoring - op de hoogte blijven van EUDR-regelgeving en veranderende risicobenchmarks

Samenvattend nemen GreenBeanz een proactieve benadering om klaar te zijn voor de EUDR-nalevingsdeadline: toeleveringsketens in kaart brengen, verantwoordelijkheden identificeren en gegevens bijhouden. Het is een aanzienlijke inspanning voor een klein bedrijf en velen kiezen ervoor om te vertrouwen op software of ondersteuning van derden om met vertrouwen zorgvuldigheidsverklaringen in te dienen.

Veelgemaakte fouten door MKB's

Zelfs met de beste bedoelingen is het gemakkelijk voor MKB's om in de val te lopen van misvattingen of vergissingen met betrekking tot de EUDR. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten om te vermijden:

• Denken dat middelgrote bedrijven tot 2026 de tijd hebben - dat is niet zo: Middelgrote ondernemingen vallen onder de eerste golf deadline van 30 december 2025, hetzelfde als veel grotere bedrijven

• Aannemen dat 'klein' betekent dat je bent vrijgesteld: er zijn geen grootteverplichtingen voor de kernverplichtingen, MKB's moeten nog steeds voldoen, met enkele vereenvoudigde processen

• Over het hoofd zien van 'afgeleide' producten in je aanbod: EUDR geldt voor meer dan alleen de zeven vermelde grondstoffen. Zorg ervoor dat je controleert of je handelt in afgeleide producten ook

• Het overslaan van het verzamelen van geolocatiegegevens bij het uitvoeren van zorgvuldigheid: MKB's kunnen geneigd zijn dit te negeren, of aannemen dat het adres van de boerderij voldoende is. Het is een vergissing - geolocatie is verplicht als je de eerste bent die zorgvuldigheid uitvoert

• Het niet bijhouden en refereren van DDS (voor handelaren): hoewel MKB-handelaren geen zware zorgvuldigheid hebben, moeten ze nog steeds het bewijs van de zorgvuldigheid van hun leverancier verzamelen en opslaan

Door zich bewust te zijn van deze veelgemaakte fouten, kunnen MKB's proactieve stappen ondernemen om ze te vermijden. EUDR-compliance is absoluut haalbaar voor kleine en middelgrote bedrijven - het vereist alleen vroege planning, aandacht voor detail en een duidelijk begrip van je rol. Gebruik checklists om ervoor te zorgen dat je alle basisprincipes dekt en aarzel niet om gezaghebbende bronnen of deskundig advies in te winnen voor eventuele onduidelijke gebieden.

Coolset's EUDR-product helpt bedrijven om de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te controleren en zorgvuldigheidsverklaringen in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en bestelgegevens uit je ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat. Het product wordt gelanceerd in augustus 2025. Meld je aan voor de wachtlijst hier.

Veelgestelde vragen (FAQ) over EUDR voor MKB's

1. Is de EUDR van toepassing op kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's)?

Ja. De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is van toepassing op bedrijven van alle groottes. MKB's zijn niet vrijgesteld. Terwijl kleine en micro-ondernemingen een uitgestelde deadline hebben (30 juni 2026), moeten middelgrote ondernemingen voldoen vóór 30 december 2025, dezelfde deadline als grote bedrijven. Alle in-scope MKB's moeten nog steeds hun rol (operator of handelaar) identificeren, gegevens van de toeleveringsketen verzamelen en waar nodig zorgvuldigheid uitvoeren of doorgeven.

2. Wat is het verschil tussen een MKB-operator en een MKB-handelaar?

Onder de EUDR:

• MKB-operators zijn verantwoordelijk voor het voor de eerste keer op de EU-markt brengen van een product of het exporteren ervan. Ze moeten een zorgvuldigheidsverklaring indienen, tenzij er upstream al een is ingediend.
• MKB-handelaren verkopen producten die al op de markt zijn gebracht. Ze hoeven geen DDS in te dienen, maar moeten leveranciersinformatie bewaren en zorgvuldigheidsreferentienummers vijf jaar lang doorgeven.

3. Wat als het product upstream al zorgvuldigheid heeft ondergaan?

MKB's profiteren van een belangrijke vereenvoudiging. Als een product upstream al EUDR-conforme zorgvuldigheid heeft ondergaan (bijvoorbeeld door een leverancier), kan een MKB-operator of handelaar de bestaande DDS doorgeven in plaats van het proces te dupliceren. Dit geldt alleen als de oorspronkelijke DDS geldig en toegankelijk is.

4. Welke gegevens moeten MKB-operators verzamelen voor EUDR-compliance?

Als zorgvuldigheid vereist is, moeten MKB-operators het volgende verzamelen:

• Geolocatiecoördinaten van het land waar de grondstof is geproduceerd
• Productiedatum (waarmee wordt bevestigd dat het land niet na 31 december 2020 is ontbost)
• Leveranciersgegevens en legaliteitsdocumentatie (zoals landrechten en vergunningen)
• Bevestiging dat het product ontbossingsvrij en legaal is, inclusief eventuele risicobeoordeling en genomen mitigatiemaatregelen

Alle informatie moet minimaal vijf jaar worden bewaard en indien van toepassing via het TRACES-systeem van de EU worden ingediend.

5. Wat zijn de straffen voor niet-naleving?

Straffen voor niet-naleving van de EUDR kunnen omvatten:

• Blokkeren van niet-conforme producten om de EU-markt te betreden
• Boetes tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet
• Inbeslagname van goederen en winsten
• Tijdelijke verboden op overheidscontracten of het op de markt brengen van goederen

Zelfs kleine bedrijven zijn onderworpen aan controles en audits. MKB's wordt geadviseerd om vroegtijdig actie te ondernemen om verstoringen in de toeleveringsketen of regelgevende maatregelen te voorkomen zodra de handhaving begint.