Introductie

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een nieuwe Europese wet die ervoor zorgt dat bepaalde grondstoffen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. Het doel is om producten die gelinkt zijn aan recente bosverlies uit de EU-markt te weren. De EUDR is van toepassing op zeven kernproducten en afgeleide producten en richt zich op de kern van ontbossingsdrijvers.

Waarom SMEs nog steeds onder de regels vallen - en waarom ze moeten handelen

Belangrijk is dat bedrijven van alle groottes onder de regels vallen; de eisen van de EUDR gelden voor elk bedrijf dat de gereguleerde grondstoffen in de EU verkoopt of vanuit de EU exporteert. Dit betekent dat SMEs niet zijn vrijgesteld. Kleinere bedrijven hebben mogelijk iets eenvoudigere verplichtingen en in sommige gevallen een verlengde deadline, maar ook zij moeten actie ondernemen om aan de EUDR te voldoen.

Wat je in deze gids vindt

In dit artikel nemen we je mee door de EUDR en hoe deze specifiek van toepassing is op SMEs. We geven je een uitgebreid inzicht in de (voorwaardelijke) versoepelde eisen voor SME-operators en handelaren, en schetsen hoe de nalevingstijdlijnen verschillen voor middelgrote en kleine/microbedrijven. 

{{legislation-tool-injectable}}

EUDR uitgelegd in 60 seconden (voor SME-lezers)

Wat de verordening wil bereiken

De EUDR is onderdeel van de Green Deal agenda van de EU om wereldwijde ontbossing tegen te gaan (zie EUDR-pagina voor meer details). Het zorgt ervoor dat de EU-consumptie van bepaalde producten niet langer ontbossing of bosdegradatie veroorzaakt. In de praktijk verbiedt de wet het op de EU-markt brengen (of exporteren) van specifieke risicovolle grondstoffen tenzij ze als "ontbossingsvrij" zijn geverifieerd en in overeenstemming met lokale wetten zijn geproduceerd. Hiervoor moeten bedrijven een due diligence verklaring indienen via het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU, waarin formeel wordt verklaard dat: due diligence correct is uitgevoerd; het product voldoet aan de EUDR-eisen; en ondersteunende documentatie op verzoek beschikbaar is.

Op welke bedrijven is het van toepassing

Elk bedrijf dat actief is in de toeleveringsketens van de gedekte grondstoffen – gedefinieerd als een ‘operator’ of een ‘handelaar’ onder de wet – moet de EUDR volgen. In essentie, als je deze grondstoffen of producten op de EU-markt plaatst en/of beschikbaar maakt, of ze exporteert, moet je bewijzen dat ze niet van recent ontbost land afkomstig zijn. 

De verordening verwijst naar deze zeven grondstoffen:

• Vee (en afgeleide producten zoals rundvlees en leer)
• Cacao
• Koffie
• Palmolie
• Soja
• Rubber
• Hout

Naast deze producten dekt de verordening veel van hun derivaten, zoals chocolade, meubels, banden, papier en ingrediënten op basis van palmolie.

Val je onder de SME-categorie - en wat verandert er

SME-definitie onder de EUDR

De term SME dekt een scala aan bedrijfsgroottes. De EU definieert een middelgroot, klein of microbedrijf op basis van het aantal werknemers en financiële drempels. 

• Middelgroot bedrijf: Minder dan 250 werknemers en ≤ €50 miljoen omzet (of ≤ €43 miljoen balanstotaal)

• Klein bedrijf: Minder dan 50 werknemers en ≤ €10 miljoen omzet (of ≤ €10 miljoen balanstotaal)

Microbedrijf: Minder dan 10 werknemers en ≤ €2 miljoen jaaromzet (of ≤ €2 miljoen balanstotaal)

Klein vs. Middelgroot - wanneer moet ik voldoen?

Als je bedrijf in een van deze categorieën valt, wordt het voor regelgevende doeleinden als een SME beschouwd. Onder de EUDR bepaalt de grootte van het bedrijf je nalevingsdeadline. 

Middelgrote bedrijven worden hetzelfde behandeld als grote bedrijven bij de invoering van de EUDR. Dit betekent dat middelgrote bedrijven moeten voldoen aan de EUDR tegen 30 december 2025, samen met grote bedrijven. 

De verlengde deadline is alleen van toepassing op kleine en microbedrijven, die iets langer de tijd krijgen om zich voor te bereiden op de nieuwe regelgeving. Kleine en microbedrijven hebben een uitgestelde nalevingsdeadline van 30 juni 2026, tegen die tijd moeten ze volledig voldoen aan de EUDR.

Laat de term “SME” je niet verwarren – middelgrote SMEs moeten tegen december 2025 handelen, terwijl de kleinste bedrijven iets meer speelruimte krijgen.

Wat SMEs nog moeten doen onder de EUDR

Om te voldoen aan de EUDR moeten SMEs bepaalde vereenvoudigde procedures volgen om aan te tonen dat er geen ontbossingsactiviteiten hebben plaatsgevonden. De vereenvoudiging van EUDR-naleving voor SMEs omvat een uitgestelde inwerkingtreding, minder verplichtingen voor downstream SME-operators, geen jaarlijkse rapportageverplichtingen en de mogelijkheid om een gemachtigde vertegenwoordiger aan te wijzen.

Minder verplichtingen voor downstream SME-operators

Als operator (een product op de markt brengen) onder de EUDR ben je verplicht om zorgvuldigheidseisen uit te voeren. Dit omvat het verzamelen van gegevens, het beoordelen en beperken van risico's en het indienen van een zorgvuldigheidsverklaring voor dat product. De mate van zorgvuldigheid hangt af van de risicobenchmark van het bronland, waarbij degenen die uit laagrisicolanden komen, zijn vrijgesteld van risicobeoordelingen en -beperkingen. Alle operators, ongeacht hun grootte, hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de grondstof ontbossingsvrij en legaal is. Voor een volledig begrip van de verantwoordelijkheden van een operator onder de EUDR, bekijk onze stap-voor-stap gids.

Er is echter een handige uitzondering gemaakt voor SMEs. Als het product van een SME al EUDR-zorgvuldigheid heeft ondergaan, kunnen SME-operators het dupliceren van het zorgvuldigheidswerk overslaan en eenvoudig het bestaande DDS-referentienummer registreren. Bijvoorbeeld, als een koffiebranderij koffie direct van een boerderij in Guatemala importeert, dienen ze een DDS in voor die koffie. Als ze ook cacao kopen van een EU-leverancier en de cacaoleverancier al EUDR-zorgvuldigheid heeft ondergaan, hoeft de koffiebranderij deze niet opnieuw te doen - alleen het DDS van de cacaoleverancier te refereren. 

Praktisch gezien betekent dit dat alleen SMEs die als eerste een product op de EU-markt plaatsen (of exporteren) verplicht zijn om zorgvuldigheidseisen uit te voeren en een DDS in te dienen. SME-operators die als eerste in de toeleveringsketen zitten, moeten het volledige zorgvuldigheidsproces uitvoeren - er zijn geen shortcuts. Echter, als DD al is voltooid, kunnen SME-operators DD-vereisten overslaan en het referentienummer van een eerdere DDS doorgeven. 

Lichtere mitigatiemaatregelen voor alle SME-operators

SME-operators profiteren ook van lichtere mitigatiemaatregelen om de nalevingslasten onder de EUDR te verlichten. Deze bepalingen zijn ontworpen om SMEs te ondersteunen bij het aanpassen aan de regelgeving, terwijl de integriteit van ontbossingsvrije toeleveringsketens behouden blijft. 

Bijvoorbeeld, SMEs zijn vrijgesteld van het aanstellen van een nalevingsfunctionaris en het uitvoeren van onafhankelijke audits. In tegenstelling tot niet-SMEs, die hun interne beleid en procedures onafhankelijk moeten laten auditen, biedt de EUDR-regelgeving verlichting van deze administratieve en financiële last voor SMEs. SME-operators zijn ook niet onderworpen aan de jaarlijkse rapportageverplichtingen van hun zorgvuldigheidssysteem.

Gemachtigde vertegenwoordigers

Operators die micro-ondernemingen zijn (<10 medewerkers en < €2 miljoen omzet en/of < €2 miljoen omzet) of een natuurlijk persoon mogen de volgende operator of handelaar in de toeleveringsketen aanwijzen als een gemachtigde vertegenwoordiger. De gemachtigde vertegenwoordiger kan dan een zorgvuldigheidsverklaring indienen namens de micro-operator, mits de gemachtigde vertegenwoordiger zelf geen natuurlijk persoon of micro-onderneming is. Hoewel dit micro-ondernemingen en natuurlijke personen vrijstelt van de zorgvuldigheidsverplichtingen, blijven degenen die mandateren verantwoordelijk voor de algehele naleving van het product met de EUDR.

Minder verplichtingen voor SME-handelaars

Als je een handelaar bent onder de EUDR, handelt je bedrijf alleen in producten die al door iemand anders op de EU-markt zijn gebracht. Als SME-handelaar heb je aanzienlijk vereenvoudigde verantwoordelijkheden en fungeer je om informatie door te geven in plaats van deze te verzamelen. SME-handelaars zijn niet verplicht om zorgvuldigheidseisen uit te voeren of een zorgvuldigheidsverklaring in te dienen. Ze zijn alleen verplicht om relevante informatie over hun leveranciers (naam; adres; DDS-referentie, etc.) te verzamelen en deze informatie minimaal 5 jaar te bewaren. SME-handelaars zijn ook onderworpen aan lichtere controles door de bevoegde autoriteiten - en ze zijn uitgesloten van verplichte quota voor controles die bevoegde autoriteiten moeten uitvoeren.

Stap-voor-stap nalevingsroutekaart voor SME-operators

Stap 1: Bevestig rol als operator

• Een operator is een natuurlijke of rechtspersoon die relevante producten op de markt brengt (inclusief via een import) of deze exporteert in het kader van commerciële activiteiten
• Een enkel bedrijf kan sommige activiteiten als operator en andere als handelaar hebben - overweeg elke toeleveringsketen

Stap 2: Identificeer in-scope grondstoffen en koppel aan GN-codes

• Maak een lijst van alle producten waarmee je handelt en bepaal welke onder de EUDR vallen
• Vergeet niet dat het niet alleen om grondstoffen gaat - controleer verwerkte materialen (bijv. chocolade van cacao), je ingrediënten en componenten
• Koppel elk product aan de relevante GN-code

Stap 3: Breng je toeleveringsketen in kaart

• Breng de toeleveringsketen in kaart voor elk in-scope product, identificeer leveranciers en het land van herkomst voor elke grondstof
• Het doel is om elk ingrediënt terug te traceren naar zijn boerderij/plantage

Stap 4: Controleer of zorgvuldigheid is uitgevoerd en er een bestaande DDS is

• Als SME-operator, als een DDS stroomopwaarts is ingediend, ben je niet verplicht om DD uit te voeren. Maar je moet de bevoegde autoriteiten het bestaande DDS-referentienummer verstrekken op verzoek
• Voor producten / delen van het product waar DD niet is uitgevoerd, volg stap 5 

Stap 5: (Als er geen DD is uitgevoerd) Verzamel alle vereiste gegevens (geolocatie, gegevens, informatie)

• Dit omvat geolocatie, productiedata, productdetails, bewijs van ontbossingsvrije status en legaliteit
• Voor een volledige lijst van vereisten, zie ‘Hoe te voldoen aan de EUDR’

Stap 6: (Als er geen DD is uitgevoerd) Risicobeoordeling en risicobeperking

• Als je product afkomstig is uit een laagrisicoland, kun je de risicobeoordeling en -beperking overslaan (als er geen gegronde reden is om aan te nemen dat er een risico op ontbossing is)
• Als je product afkomstig is uit een standaard- of hoogrisicoland, moet je een risicobeoordeling uitvoeren - het risico evalueren dat de grondstof verband houdt met ontbossing
• Als het risico op ontbossing niet verwaarloosbaar is, moet je ook mitigatiemaatregelen nemen (bijv. interne controle, rapportage)  om het risico op ontbossing te verminderen

Stap 7: Upload of verwijs naar een zorgvuldigheidsverklaring

• Als er stroomopwaarts een bestaande DDS-verklaring is, moet je het originele DDS van de leveranciers doorgeven wanneer de bevoegde autoriteiten daarom vragen
• Als je DD hebt voltooid, upload je DDS naar EU Traces - het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU

Stap 8: Bewaar gegevens 5 jaar

• De EUDR vereist dat operators alle informatie en documentatie minimaal 5 jaar bewaren

{{custom-cta}}

Voorbeeld: hoe een kleine koffiebranderij zich voorbereidt op de EUDR

Ter illustratie bekijken we een hypothetische koffiebranderij (GreenBeanz) gevestigd in de EU. GreenBeanz heeft 25 medewerkers en haalt hun koffiebonen uit verschillende herkomsten. Onder de EUDR worden ze beschouwd als een 'kleine' onderneming en hebben ze een nalevingsdeadline van 30 juni 2026. Zo bereiden ze zich voor:

• Toeleveringsketens in kaart brengen - door elk koffieproduct dat ze verkopen te inventariseren en te identificeren of ze een 'operator' of 'handelaar' en 'stroomopwaarts' of 'stroomafwaarts' zijn voor elk product

• Geolocatie- en boerderijgegevens verzamelen voor producten waarbij ze 'stroomafwaartse SME-operators' zijn - met behulp van nauwkeurige satellietbeelden en een EUDR-softwareoplossing om naleving te waarborgen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gehouden

• Zorgvuldigheidsverklaringen verzamelen - bestaande DDS van stroomopwaartse leveranciers verzamelen (en DD uitvoeren waar ze niet bestaan)

• Gegevensbeheer - georganiseerde en gedocumenteerde gegevens bijhouden

• Training en procesintegratie - het team trainen in nieuwe procedures

• Continue monitoring - op de hoogte blijven van EUDR-regelgeving en veranderende risicobenchmarks

Kortom, GreenBeanz neemt een proactieve benadering om klaar te zijn voor de EUDR-nalevingsdeadline: toeleveringsketens in kaart brengen, verantwoordelijkheden identificeren en gegevens bijhouden. Het is een aanzienlijke inspanning voor een klein bedrijf en velen kiezen ervoor om te vertrouwen op software of externe ondersteuning om zorgvuldigheidsverklaringen met vertrouwen in te dienen.

Veelgemaakte fouten die SMEs maken

Zelfs met de beste bedoelingen is het gemakkelijk voor SMEs om in de val te lopen van misvattingen of vergissingen met betrekking tot de EUDR. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten om te vermijden:

• Denken dat middelgrote bedrijven tot 2026 hebben - dat hebben ze niet: Middelgrote ondernemingen vallen onder de eerste golf deadline van 30 december 2025, hetzelfde als veel grotere bedrijven

• Aannemen dat 'klein' betekent dat je bent vrijgesteld: er zijn geen grootteverplichtingen voor de kernverplichtingen, SMEs moeten nog steeds voldoen, met enkele vereenvoudigde processen

• Over het hoofd zien van 'afgeleide' producten in je aanbod: EUDR is van toepassing op meer dan alleen de zeven vermelde grondstoffen. Zorg ervoor dat je controleert of je ook handelt in afgeleide producten

• Het overslaan van het verzamelen van geolocatiegegevens bij het uitvoeren van zorgvuldigheid: SMEs kunnen in de verleiding komen om dit te negeren, of aannemen dat het adres van de boerderij voldoende is. Het is een vergissing - geolocatie is verplicht als je de eerste in de rij bent om zorgvuldigheid uit te oefenen

• Het niet bijhouden en refereren van DDS (voor handelaren): terwijl SME-handelaren geen zware zorgvuldigheid hebben, moeten ze nog steeds het bewijs van de zorgvuldigheid van hun leverancier verzamelen en bewaren

Door zich bewust te zijn van deze veelgemaakte fouten, kunnen SMEs proactieve stappen ondernemen om ze te vermijden. EUDR-naleving is absoluut haalbaar voor kleine en middelgrote bedrijven - het vereist alleen vroege planning, aandacht voor detail en een duidelijk begrip van je rol. Gebruik checklists om ervoor te zorgen dat je alle basisprincipes dekt en aarzel niet om gezaghebbende bronnen of deskundig advies in te winnen voor eventuele onduidelijkheden.

Veelgestelde vragen (FAQs) over EUDR voor SMEs

1. Is de EUDR van toepassing op kleine en middelgrote ondernemingen (SMEs)?

Ja. De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is van toepassing op bedrijven van alle groottes. SMEs zijn niet vrijgesteld. Terwijl kleine en micro-ondernemingen een uitgestelde deadline hebben (30 juni 2026), moeten middelgrote ondernemingen voldoen tegen 30 december 2025, dezelfde deadline als grote bedrijven. Alle in-scope SMEs moeten nog steeds hun rol identificeren (operator of handelaar), toeleveringsketengegevens verzamelen en waar nodig zorgvuldigheid uitvoeren of doorgeven.

2. Wat is het verschil tussen een SME-operator en een SME-handelaar?

Onder de EUDR:

• SME-operators zijn verantwoordelijk voor het voor de eerste keer op de EU-markt brengen van een product of het exporteren ervan. Ze moeten een zorgvuldigheidsverklaring indienen, tenzij er al stroomopwaarts een is ingediend.
• SME-handelaren verkopen producten door die al op de markt zijn gebracht. Ze hoeven geen DDS in te dienen, maar moeten leveranciersinformatie bewaren en zorgvuldigheidsreferentienummers vijf jaar lang doorgeven.

3. Wat als het product al stroomopwaarts zorgvuldigheid heeft ondergaan?

SMEs profiteren van een belangrijke vereenvoudiging. Als een product al stroomopwaarts (bijvoorbeeld door een leverancier) aan EUDR-conforme zorgvuldigheid is onderworpen, kan een SME-operator of handelaar de bestaande DDS doorgeven in plaats van het proces te dupliceren. Dit geldt alleen als de originele DDS geldig en toegankelijk is.

4. Welke gegevens moeten SME-operators verzamelen voor EUDR-naleving?

Als zorgvuldigheid vereist is, moeten SME-operators verzamelen:

• Geolocatiecoördinaten van het land waar de grondstof is geproduceerd
• Productiedatum (bevestigend dat het land na 31 december 2020 niet is ontbost)
• Leveranciersgegevens en legaliteitsdocumentatie (zoals landrechten en vergunningen)
• Bevestiging dat het product ontbossingsvrij en legaal is, inclusief eventuele risicobeoordelingen en mitigatiemaatregelen die zijn genomen

Alle informatie moet minimaal vijf jaar worden bewaard en indien van toepassing via het TRACES-systeem van de EU worden ingediend.

5. Wat zijn de straffen voor niet-naleving?

Straffen voor niet-naleving van de EUDR kunnen onder meer zijn:

• Blokkeren van niet-conforme producten om de EU-markt te betreden
• Boetes tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet
• Inbeslagname van goederen en winsten
• Tijdelijke verboden op overheidscontracten of het op de markt brengen van goederen

Zelfs kleine bedrijven zijn onderworpen aan controles en audits. SMEs worden geadviseerd om vroegtijdig actie te ondernemen om verstoringen in de toeleveringsketen of regelgevende maatregelen te voorkomen zodra de handhaving begint.