Introductie

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een nieuwe Europese wet die ervoor zorgt dat bepaalde grondstoffen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. Kort gezegd, het doel is om producten die verband houden met recente bosverlies uit de EU-markt te weren. De EUDR is van toepassing op zeven kernproducten en afgeleide producten en richt zich op de kern van de oorzaken van ontbossing.

Waarom MKB nog steeds binnen de reikwijdte valt - en waarom ze moeten handelen

Cruciaal is dat bedrijven van alle groottes binnen de reikwijdte vallen; de eisen van de EUDR gelden voor elk bedrijf dat de gereguleerde grondstoffen in de EU verkoopt of vanuit de EU exporteert. Dit betekent dat MKB niet is vrijgesteld. Kleinere bedrijven kunnen iets eenvoudigere verplichtingen hebben en in sommige gevallen een verlengde deadline, maar ook zij moeten actie ondernemen om te voldoen aan de EUDR.

Bekijk ons EUDR sector- en rolverdelingsartikel voor meer informatie over in welke sectoren de meeste MKB's vallen.

Wat je in deze gids vindt

In dit artikel nemen we je mee door de EUDR en hoe deze specifiek van toepassing is op MKB. We geven je een uitgebreid inzicht in de (voorwaardelijk) verlichte eisen voor MKB-operators en handelaren en schetsen hoe de compliance-tijdlijnen verschillen voor middelgrote en kleine/microbedrijven. 

{{eudr-tool-injectable}}

EUDR uitgelegd in 60 seconden (voor MKB-lezers)

Wat de verordening beoogt

De EUDR maakt deel uit van de EU Green Deal-agenda om wereldwijde ontbossing te bestrijden (zie EUDR-pagina voor meer details). Het zorgt ervoor dat de EU-consumptie van bepaalde producten niet langer ontbossing of bosdegradatie veroorzaakt. In de praktijk verbiedt de wet het op de EU-markt brengen (of exporteren) van specifieke risicovolle grondstoffen, tenzij ze als "ontbossingsvrij" zijn geverifieerd en in overeenstemming met lokale wetten zijn geproduceerd. Om dit te doen, vereist het dat bedrijven een due diligence-verklaring indienen via het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU, waarin formeel wordt verklaard dat: due diligence correct is uitgevoerd; het product voldoet aan de EUDR-eisen; en ondersteunende documentatie op verzoek beschikbaar is.

Op welke bedrijven het van toepassing is

Elk bedrijf dat actief is in de toeleveringsketens van de gedekte grondstoffen – gedefinieerd als een 'operator' of een 'handelaar' volgens de wet – moet de EUDR volgen. In wezen, als je deze grondstoffen of producten op de EU-markt plaatst en/of beschikbaar stelt, of ze exporteert, moet je bewijzen dat ze niet afkomstig zijn van recent ontbost land. 

De verordening verwijst naar deze zeven grondstoffen:

• Vee (en afgeleide producten zoals rundvlees en leer)
• Cacao
• Koffie
• Palmolie
• Soja
• Rubber
• Hout

Naast deze producten dekt de verordening veel van hun derivaten, zoals chocolade, meubels, banden, papier en palmolie-ingrediënten.

Voor een gedetailleerd overzicht van alle gedekte grondstoffen en hun derivaten, bekijk ons sector-overzicht.

Val je onder MKB - en wat verandert er

MKB-definitie onder de EUDR

De term MKB omvat een reeks bedrijfsgroottes. De EU definieert een middelgroot, klein of microbedrijf op basis van het aantal werknemers en financiële drempels. 

• Middelgroot bedrijf: Minder dan 250 werknemers en ≤ €50 miljoen omzet (of ≤ €25 miljoen balanstotaal)

• Klein bedrijf*: Minder dan 50 werknemers en ≤ €10 miljoen omzet (of ≤ €5 miljoen balanstotaal)

• Microbedrijf: Minder dan 10 werknemers en ≤ €900.000 jaarlijkse omzet (of ≤ €450.000 balanstotaal)

*Netto-omzet: ≤ EUR 10.000.000 (standaard)≤ EUR 15.000.000 (maximaal toegestaan door lidstaten)

*Balanstotaal: ≤ EUR 5.000.000 (standaard)≤ EUR 7.500.000 (maximaal toegestaan door lidstaten)

Klein vs. Middelgroot - wanneer moet ik voldoen?

Als je bedrijf in een van deze categorieën valt, wordt het voor regelgevingsdoeleinden als MKB beschouwd. Onder de EUDR bepaalt de grootte van het bedrijf je compliance-deadline. 

Middelgrote bedrijven worden hetzelfde behandeld als grote bedrijven bij de uitrol van de EUDR. Dit betekent dat middelgrote bedrijven moeten voldoen aan de EUDR voor 30 december 2025, samen met grote bedrijven. 

De verlengde deadline is alleen van toepassing op kleine en microbedrijven, die iets langer de tijd krijgen om zich voor te bereiden op de nieuwe regelgeving. Kleine en microbedrijven hebben een uitgestelde compliance-deadline van 30 juni 2026, tegen die tijd moeten ze volledig voldoen aan de EUDR.

Laat de term "MKB" je niet verwarren – middelgrote MKB's moeten handelen voor december 2025, terwijl de kleinste bedrijven iets meer speelruimte krijgen.

Wat MKB nog moet doen onder de EUDR

Om te voldoen aan de EUDR moeten MKB's bepaalde vereenvoudigde procedures volgen om aan te tonen dat er geen ontbossingsactiviteiten hebben plaatsgevonden. De vereenvoudiging van EUDR-compliance voor MKB's omvat een uitgestelde toepassing, minder verplichtingen voor downstream MKB-operators, geen jaarlijkse rapportageverplichtingen en de mogelijkheid om een gemachtigde vertegenwoordiger aan te wijzen.

Minder verplichtingen voor downstream MKB-operators

Als operator (een product op de markt brengen) onder de EUDR ben je verplicht om gepaste zorgvuldigheid uit te voeren. Dit omvat het verzamelen van gegevens, het beoordelen en beperken van risico's en het indienen van een zorgvuldigheidsverklaring voor dat product. De mate van zorgvuldigheid hangt af van de risicobenchmark van het bronland, waarbij degenen die uit laagrisicolanden afkomstig zijn, vrijgesteld zijn van risicobeperking en -beoordeling. Alle operators, ongeacht de grootte, hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de grondstof ontbossingsvrij en legaal is. Voor een volledig begrip van de verantwoordelijkheden van een operator onder de EUDR, bekijk onze stap-voor-stap gids.

Er is echter een nuttige regeling getroffen voor MKB's. Als het product van een MKB al EUDR-zorgvuldigheid heeft ondergaan, kunnen MKB-operators het dupliceren van de zorgvuldigheid overslaan en eenvoudig het bestaande DDS-referentienummer registreren. Bijvoorbeeld, als een koffiebranderij koffie rechtstreeks van een boerderij in Guatemala importeert, dienen ze een DDS in voor die koffie. Als ze ook cacao kopen van een EU-leverancier en de cacaoleverancier al EUDR-zorgvuldigheid heeft ondergaan, hoeft de koffiebranderij deze niet opnieuw uit te voeren - ze hoeven alleen maar te verwijzen naar de DDS van de cacaoleverancier. 

In de praktijk betekent dit dat alleen MKB's die als eerste een product op de EU-markt plaatsen (of exporteren) verplicht zijn om zorgvuldigheid uit te oefenen en een DDS in te dienen. MKB-operators die als eerste in de toeleveringsketen staan, moeten het volledige zorgvuldigheidsproces uitvoeren - er zijn geen verkorte routes. Echter, als DD al is voltooid, kunnen MKB-operators de DD-vereisten overslaan en het referentienummer van een eerdere DDS doorgeven. 

Lichtere mitigerende maatregelen voor alle MKB-operators

MKB-operators profiteren ook van lichtere mitigerende maatregelen om de nalevingslasten onder de EUDR te verlichten. Deze bepalingen zijn ontworpen om MKB's te ondersteunen bij het aanpassen aan de regelgeving, terwijl de integriteit van ontbossingsvrije toeleveringsketens behouden blijft. 

Bijvoorbeeld, MKB's zijn vrijgesteld van het aanstellen van een compliance officer en het uitvoeren van onafhankelijke audits. In tegenstelling tot niet-MKB's, die hun interne beleidslijnen en procedures onafhankelijk moeten laten auditen, biedt de EUDR-regelgeving verlichting van deze administratieve en financiële last voor MKB's. MKB-operators zijn ook niet onderworpen aan de jaarlijkse rapportageverplichtingen van hun zorgvuldigheidssysteem.

Gemachtigde vertegenwoordigers

Operators die micro-ondernemingen zijn (<10 medewerkers en < €2 miljoen omzet en/of < €2 miljoen omzet) of een natuurlijk persoon mogen de volgende operator of handelaar in de toeleveringsketen aanwijzen als een gemachtigde vertegenwoordiger. De gemachtigde vertegenwoordiger kan dan een zorgvuldigheidsverklaring indienen namens de micro-operator, mits de gemachtigde vertegenwoordiger zelf geen natuurlijk persoon of micro-onderneming is. Hoewel dit micro-ondernemingen en natuurlijke personen vrijstelt van zorgvuldigheidsverplichtingen, blijven degenen die machtigen verantwoordelijk voor de algehele naleving van het product met de EUDR.

Minder verplichtingen voor MKB-handelaars

Als je een handelaar bent onder de EUDR, handelt je bedrijf alleen in producten die al door iemand anders op de EU-markt zijn gebracht. Als MKB-handelaar heb je aanzienlijk vereenvoudigde verantwoordelijkheden en fungeer je om informatie door te geven, in plaats van deze te verzamelen. MKB-handelaars zijn niet verplicht om zorgvuldigheid uit te oefenen of een zorgvuldigheidsverklaring in te dienen. Ze zijn alleen verplicht om relevante informatie over hun leveranciers (naam; adres; DDS-referentie, enz.) te verzamelen en de informatie minimaal 5 jaar te bewaren. MKB-handelaars zijn ook onderworpen aan lichtere controles door de bevoegde autoriteiten - en ze zijn uitgesloten van verplichte quota voor controles die bevoegde autoriteiten moeten uitvoeren.

Stap-voor-stap nalevingsroutekaart voor MKB-operators

Stap 1: Bevestig rol als operator

• Een operator is een natuurlijke of rechtspersoon die relevante producten op de markt brengt (inclusief via import) of deze exporteert in de loop van commerciële activiteiten
• Een enkel bedrijf kan sommige activiteiten als operator en andere als handelaar hebben - overweeg elke toeleveringsketen

Stap 2: Identificeer in-scope grondstoffen en koppel aan GN-codes

• Maak een lijst van alle producten waarmee je handelt en bepaal welke onder de EUDR vallen
• Vergeet niet dat het niet alleen om grondstoffen gaat - controleer bewerkte materialen (bijv. chocolade van cacao), je ingrediënten en componenten
• Koppel elk product aan de relevante GN-code

Stap 3: Breng je toeleveringsketen in kaart

• Breng de toeleveringsketen voor elk in-scope product in kaart, identificeer leveranciers en het land van herkomst voor elke grondstof
• Het doel is om elk ingrediënt terug te traceren naar de boerderij/plantage

Stap 4: Controleer of zorgvuldigheid is uitgevoerd en er een bestaande DDS is

• Als MKB-operator, als een DDS stroomopwaarts is ingediend, ben je niet verplicht om DD uit te voeren. Maar, je moet de bevoegde autoriteiten het bestaande DDS-referentienummer verstrekken op verzoek
• Voor producten / delen van het product waar DD niet is uitgevoerd, volg stap 5 

Stap 5: (Als er geen DD is uitgevoerd) Verzamel alle vereiste gegevens (geolocatie, gegevens, informatie)

• Dit omvat geolocatie, productiedata, productdetails, bewijs van ontbossingsvrije status en legaliteit
• Voor een volledige lijst met vereisten, zie ‘Hoe te voldoen aan de EUDR’

Stap 6: (Als er geen DD is uitgevoerd) Risicobeoordeling en risicobeperking

• Als je product afkomstig is uit een laagrisicoland, kun je de risicobeoordeling en -beperking overslaan (als er geen gegronde reden is om aan te nemen dat er een risico op ontbossing is)
• Als je product afkomstig is uit een standaard- of hoogrisicoland, moet je een risicobeoordeling uitvoeren - waarbij je het risico evalueert dat de grondstof is gekoppeld aan ontbossing
• Als het risico op ontbossing niet te verwaarlozen is, moet je ook mitigerende maatregelen nemen (bijv. interne controle, rapportage)  om het risico op ontbossing te verminderen

Stap 7: Upload of verwijs naar een zorgvuldigheidsverklaring

• Als er stroomopwaarts een bestaande DDS-verklaring bestaat, moet je de oorspronkelijke leveranciers DDS doorgeven wanneer daarom wordt gevraagd door bevoegde autoriteiten
• Als je DD hebt voltooid, upload je je DDS naar EU Traces - het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU

Voor details over hoe de nieuwe land-benchmarking risiconiveaus je DDS-verplichtingen beïnvloeden, zie ons artikel.

‍Stap 8: Bewaar gegevens 5 jaar

• De EUDR vereist dat operators alle informatie en documentatie minimaal 5 jaar bewaren

{{custom-cta}}

Voorbeeld: hoe een kleine koffiebranderij zich voorbereidt op de EUDR

Ter illustratie beschouwen we een hypothetische koffiebranderij (GreenBeanz) gevestigd in de EU. GreenBeanz heeft 25 medewerkers en haalt hun koffiebonen uit verschillende herkomsten. Onder de EUDR worden ze beschouwd als een 'kleine' onderneming en hebben ze een nalevingsdeadline van 30 juni 2026. Hier is hoe ze zich voorbereiden:

• Toeleveringsketens in kaart brengen - door elk koffieproduct dat ze verkopen op te sommen en te identificeren of ze een 'operator' of 'handelaar' en 'stroomopwaarts' of 'stroomafwaarts' zijn voor elk product

• Geolocatie en boerderijgegevens verzamelen voor producten waarbij ze 'stroomafwaartse MKB-operators' zijn - met behulp van nauwkeurige satellietbeelden en een EUDR-softwareoplossing om naleving te garanderen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gehouden

• Zorgvuldigheidsverklaringen verzamelen - bestaande DDS van stroomopwaartse leveranciers verzamelen (en DD uitvoeren waar ze niet bestaan)

• Gegevensbeheer - georganiseerde en gedocumenteerde gegevens bijhouden

• Training en procesintegratie - het team trainen in nieuwe procedures

• Continue monitoring - op de hoogte blijven van EUDR-regelgeving en veranderende risicobenchmarks

Kortom, GreenBeanz neemt een proactieve benadering om klaar te zijn voor de EUDR-nalevingsdeadline: toeleveringsketens in kaart brengen, verantwoordelijkheden identificeren en gegevens bijhouden. Het is een aanzienlijke inspanning voor een klein bedrijf, en velen kiezen ervoor om te vertrouwen op software of ondersteuning van derden om met vertrouwen zorgvuldigheidsverklaringen in te dienen.

Veelgemaakte fouten door MKB's

Zelfs met de beste bedoelingen kunnen MKB's gemakkelijk in de val lopen door misvattingen of nalatigheden met betrekking tot de EUDR. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten om te vermijden:

• Denken dat middelgrote bedrijven tot 2026 hebben - dat hebben ze niet: Middelgrote ondernemingen vallen onder de eerste golf deadline van 30 december 2025, hetzelfde als veel grotere bedrijven

• Aannemen dat 'klein' betekent dat je vrijgesteld bent: er zijn geen grootteverplichtingen voor de kernverplichtingen, MKB's moeten nog steeds voldoen, met enkele vereenvoudigde processen

• Over het hoofd zien van 'afgeleide' producten in je aanbod: EUDR is van toepassing op meer dan alleen de zeven genoemde grondstoffen. Zorg ervoor dat je controleert of je ook handelt in afgeleide producten

• Het overslaan van het verzamelen van geolocatiegegevens bij het uitvoeren van zorgvuldigheid: MKB's kunnen in de verleiding komen om dit te negeren, of aannemen dat het adres van de boerderij voldoende is. Het is een fout - geolocatie is verplicht als je de eerste bent die zorgvuldigheid uitoefent

• Het niet bijhouden en verwijzen naar DDS (voor handelaren): hoewel MKB-handelaars geen zware zorgvuldigheid hebben, moeten ze nog steeds het bewijs van de zorgvuldigheid van hun leverancier verzamelen en opslaan

Door zich bewust te zijn van deze veelgemaakte fouten, kunnen MKB's proactieve stappen ondernemen om ze te vermijden. EUDR-naleving is absoluut haalbaar voor kleine en middelgrote bedrijven - het vereist alleen vroege planning, aandacht voor detail en een duidelijk begrip van je rol. Gebruik checklists om ervoor te zorgen dat je alles dekt, en aarzel niet om gezaghebbende bronnen of deskundig advies in te winnen voor eventuele onduidelijkheden.

Coolset's EUDR-product helpt bedrijven om de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te controleren en zorgvuldigheidsverklaringen in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en bestelgegevens uit je ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat. Het product wordt gelanceerd in augustus 2025. Meld je aan voor de wachtlijst hier.

Veelgestelde vragen (FAQ's) over EUDR voor MKB's

1. Is de EUDR van toepassing op kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's)?

Ja. De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is van toepassing op bedrijven van alle groottes. MKB's zijn niet vrijgesteld. Terwijl kleine en micro-ondernemingen een uitgestelde deadline hebben (30 juni 2026), moeten middelgrote ondernemingen voldoen tegen 30 december 2025, dezelfde deadline als grote bedrijven. Alle in-scope MKB's moeten nog steeds hun rol (operator of handelaar) identificeren, toeleveringsketengegevens verzamelen en waar nodig zorgvuldigheid uitvoeren of doorgeven.

2. Wat is het verschil tussen een MKB-operator en een MKB-handelaar?

Onder de EUDR:

• MKB-operators zijn verantwoordelijk voor het voor de eerste keer op de EU-markt brengen van een product of het exporteren ervan. Ze moeten een zorgvuldigheidsverklaring indienen, tenzij er al stroomopwaarts een is ingediend.
• MKB-handelaars verkopen producten die al op de markt zijn gebracht. Ze hoeven geen DDS in te dienen, maar moeten leveranciersinformatie bewaren en zorgvuldigheidsreferentienummers vijf jaar doorgeven.

3. Wat als het product al stroomopwaarts zorgvuldigheid heeft ondergaan?

MKB's profiteren van een belangrijke vereenvoudiging. Als een product al stroomopwaarts aan EUDR-conforme zorgvuldigheid is onderworpen (bijvoorbeeld door een leverancier), kan een MKB-operator of handelaar de bestaande DDS doorgeven in plaats van het proces te dupliceren. Dit geldt alleen als de oorspronkelijke DDS geldig en toegankelijk is.

4. Welke gegevens moeten MKB-operators verzamelen voor EUDR-naleving?

Als zorgvuldigheid vereist is, moeten MKB-operators verzamelen:

• Geolocatiecoördinaten van het land waar de grondstof is geproduceerd
• Productiedatum (bevestiging dat het land na 31 december 2020 niet is ontbost)
• Leveranciersgegevens en legaliteitsdocumentatie (zoals landrechten en vergunningen)
• Bevestiging dat het product ontbossingsvrij en legaal is, inclusief eventuele risicobeoordeling en mitigerende maatregelen

Alle informatie moet minimaal vijf jaar worden bewaard en indien van toepassing via het TRACES-systeem van de EU worden ingediend.

5. Wat zijn de straffen voor niet-naleving?

Straffen voor niet-naleving van de EUDR kunnen zijn:

• Blokkering van niet-conforme producten om de EU-markt te betreden
• Boetes tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet
• Inbeslagname van goederen en winsten
• Tijdelijke verboden op overheidscontracten of het op de markt brengen van goederen

Zelfs kleine bedrijven zijn onderworpen aan controles en audits. MKB's worden geadviseerd om vroegtijdig te handelen om verstoringen van de toeleveringsketen of regelgevende maatregelen te voorkomen zodra de handhaving begint.