{{eudr-lowrisk}}

Introductie

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een nieuwe Europese wet die ervoor zorgt dat bepaalde grondstoffen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. Het doel is om producten die verband houden met recente bosverlies uit de EU-markt te weren. De EUDR is van toepassing op zeven kernproducten en afgeleide producten en richt zich op de oorzaken van ontbossing.

Waarom MKB's niet zijn uitgesloten - en waarom ze moeten handelen

Belangrijk is dat bedrijven van alle groottes onder de verordening vallen; de eisen van de EUDR gelden voor elk bedrijf dat de gereguleerde grondstoffen in de EU verkoopt of vanuit de EU exporteert. Dit betekent dat MKB's niet zijn vrijgesteld. Kleinere bedrijven kunnen iets eenvoudigere verplichtingen hebben en soms een verlengde deadline, maar ook zij moeten actie ondernemen om aan de EUDR te voldoen.

Bekijk ons EUDR-sector- en rolverdelingsartikel voor meer informatie over in welke sectoren de meeste MKB's vallen.

Wat je in deze gids vindt

In dit artikel nemen we je mee door de EUDR en hoe deze specifiek van toepassing is op MKB's. We geven je een uitgebreid inzicht in de (voorwaardelijke) vereenvoudigde eisen voor MKB-exploitanten en -handelaren en schetsen hoe de compliance-tijdlijnen verschillen voor middelgrote en kleine/microbedrijven. 

{{eudr-tool-injectable}}

EUDR uitgelegd in 60 seconden (voor MKB-lezers)

Wat de verordening beoogt

De EUDR maakt deel uit van de Green Deal-agenda van de EU om wereldwijde ontbossing tegen te gaan (zie EUDR-pagina voor meer details). Het zorgt ervoor dat EU-consumptie van bepaalde producten niet langer ontbossing of bosdegradatie veroorzaakt. In de praktijk verbiedt de wet het op de EU-markt brengen (of exporteren) van specifieke risicovolle grondstoffen, tenzij ze als "ontbossingsvrij" zijn geverifieerd en in overeenstemming met lokale wetten zijn geproduceerd. Hiervoor moeten bedrijven een due diligence-verklaring indienen via het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU, waarin formeel wordt verklaard dat: due diligence correct is uitgevoerd; het product voldoet aan de EUDR-eisen; en ondersteunende documentatie op verzoek beschikbaar is.

Op welke bedrijven het van toepassing is

Elk bedrijf dat opereert in de toeleveringsketens van de gedekte grondstoffen – gedefinieerd als een ‘exploitant’ of een ‘handelaar’ volgens de wet – moet de EUDR volgen. In wezen, als je deze grondstoffen of producten op de EU-markt brengt en/of beschikbaar stelt, of exporteert, moet je bewijzen dat ze niet afkomstig zijn van recent ontbost land. 

De verordening verwijst naar deze zeven grondstoffen:

• Runderen (en afgeleide producten zoals rundvlees en leer)
• Cacao
• Koffie
• Palmolie
• Soja
• Rubber
• Hout

Naast deze producten dekt de verordening veel van hun derivaten, zoals chocolade, meubels, banden, papier en palmolie-ingrediënten.

Voor een gedetailleerd overzicht van alle gedekte grondstoffen en hun derivaten, bekijk ons sector-overzicht.

Val je onder het MKB - en wat verandert er

MKB-definitie onder de EUDR

De term MKB dekt een reeks bedrijfsgroottes. De EU definieert een middelgrote, kleine of micro-onderneming op basis van het aantal werknemers en financiële drempels. 

• Middelgrote onderneming: Minder dan 250 werknemers en ≤ €50 miljoen omzet (of ≤ €25 miljoen balanstotaal)

• Kleine onderneming*: Minder dan 50 werknemers en ≤ €10 miljoen omzet (of ≤ €5 miljoen balanstotaal)

• Micro-onderneming: Minder dan 10 werknemers en ≤ €900.000 jaarlijkse omzet (of ≤ €450.000 balanstotaal)

*Netto-omzet: ≤ EUR 10.000.000 (standaard)≤ EUR 15.000.000 (maximaal toegestaan door lidstaten)

*Balanstotaal: ≤ EUR 5.000.000 (standaard)≤ EUR 7.500.000 (maximaal toegestaan door lidstaten)

Klein vs. Middelgroot - wanneer moet ik voldoen?

Als je bedrijf in een van deze categorieën valt, wordt het voor regelgevingsdoeleinden als MKB beschouwd. Onder de EUDR bepaalt de bedrijfsgrootte je compliance-deadline. 

Middelgrote ondernemingen worden hetzelfde behandeld als grote bedrijven bij de invoering van de EUDR. Dit betekent dat middelgrote bedrijven moeten voldoen aan de EUDR uiterlijk 30 december 2025, samen met grote bedrijven. 

De verlengde deadline geldt alleen voor kleine en microbedrijven, die iets langer de tijd krijgen om zich voor te bereiden op de nieuwe verordening. Kleine en microbedrijven hebben een uitgestelde compliance-deadline van 30 juni 2026, tegen die tijd moeten ze volledig voldoen aan de EUDR.

Laat de term “MKB” je niet verwarren – middelgrote MKB's moeten handelen vóór december 2025, terwijl de kleinste bedrijven iets meer speelruimte krijgen.

Wat MKB's nog moeten doen onder de EUDR

Om aan de EUDR te voldoen, moeten MKB's bepaalde vereenvoudigde procedures volgen om aan te tonen dat er geen ontbossingsactiviteiten hebben plaatsgevonden. De stroomlijning van EUDR-compliance voor MKB's omvat een uitgestelde invoering, minder verplichtingen voor downstream MKB-operators, geen jaarlijkse rapportageverplichtingen en de mogelijkheid om een gemachtigde vertegenwoordiger aan te wijzen.

Minder verplichtingen voor downstream MKB-operators

Als operator (product op de markt brengen) onder EUDR ben je verplicht om due diligence uit te voeren. Dit omvat het verzamelen van gegevens, het beoordelen en mitigeren van risico's en het indienen van een due diligence-verklaring voor dat product. De uitgebreidheid van due diligence hangt af van de risicobenchmark van het bronland, waarbij degenen die uit laagrisicolanden afkomstig zijn, zijn vrijgesteld van risicobeoordelingen en -mitigaties. Alle operators, ongeacht hun grootte, hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de grondstof ontbossingsvrij en legaal is. Voor een volledig begrip van de verantwoordelijkheden van een operator onder EUDR, bekijk onze stap-voor-stap gids.

Er is echter een handige tegemoetkoming voor MKB's. Als het product van een MKB al EUDR due diligence heeft ondergaan, kunnen MKB-operators het due diligence-werk overslaan en eenvoudig het bestaande DDS-referentienummer registreren. Bijvoorbeeld, als een koffiebranderij koffie rechtstreeks van een boerderij in Guatemala importeert, dienen ze een DDS in voor die koffie. Als ze ook cacao van een EU-leverancier kopen en de cacaoleverancier al EUDR due diligence heeft ondergaan, hoeft de koffiebranderij deze niet opnieuw te doen - alleen het DDS van de cacaoleverancier te refereren.

Praktisch gezien betekent dit dat alleen MKB's die als eerste een product op de EU-markt brengen (of exporteren) due diligence moeten uitvoeren en een DDS moeten indienen. MKB-operators die als eerste in de toeleveringsketen staan, moeten het volledige due diligence-proces uitvoeren - er zijn geen snelkoppelingen. Als DD echter al is voltooid, kunnen MKB-operators DD-vereisten overslaan en het referentienummer van een eerdere DDS doorgeven.

Lichtere mitigatiemaatregelen voor alle MKB-operators

MKB-operators profiteren ook van lichtere mitigatiemaatregelen om de nalevingslasten onder EUDR te verlichten. Deze bepalingen zijn ontworpen om MKB's te ondersteunen bij het aanpassen aan de regelgeving, terwijl de integriteit van ontbossingsvrije toeleveringsketens behouden blijft.

Bijvoorbeeld, MKB's zijn vrijgesteld van het aanstellen van een compliance officer en het uitvoeren van onafhankelijke audits. In tegenstelling tot niet-MKB's, die hun interne beleidsmaatregelen en procedures onafhankelijk moeten laten auditen, biedt de EUDR-verordening verlichting van deze administratieve en financiële last voor MKB's. MKB-operators zijn ook niet onderworpen aan de jaarlijkse rapportageverplichtingen van hun due diligence-systeem.

Gemachtigde vertegenwoordigers

Operators die micro-ondernemingen zijn (<10 medewerkers en < €2 miljoen omzet en/of < €2 miljoen omzet) of een natuurlijke persoon zijn, mogen de volgende operator of handelaar in de toeleveringsketen als een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen. De gemachtigde vertegenwoordiger kan dan een due diligence-verklaring indienen namens de micro-operator, mits de gemachtigde vertegenwoordiger zelf geen natuurlijke persoon of micro-onderneming is. Hoewel dit micro-ondernemingen en natuurlijke personen vrijstelt van due diligence-verplichtingen, blijven degenen die mandateren verantwoordelijk voor de algehele naleving van het product met EUDR.

Minder verplichtingen voor MKB-handelaren

Als je een handelaar bent onder de EUDR, handelt je bedrijf alleen in producten die al door iemand anders op de EU-markt zijn gebracht. Als MKB-handelaar heb je aanzienlijk vereenvoudigde verantwoordelijkheden en fungeer je als doorgeefluik van informatie, in plaats van deze te verzamelen. MKB-handelaren hoeven geen due diligence uit te voeren of een due diligence-verklaring in te dienen. Ze zijn alleen verplicht om relevante informatie over hun leveranciers (naam; adres; DDS-referentie, etc.) te verzamelen en de informatie minimaal 5 jaar te bewaren. MKB-handelaren zijn ook onderworpen aan lichtere controles door de bevoegde autoriteiten - en ze zijn uitgesloten van verplichte quota voor controles die bevoegde autoriteiten moeten uitvoeren.

Stapsgewijze nalevingsroutekaart voor MKB-operators

Stap 1: Bevestig rol als operator

• Een operator is een natuurlijke of rechtspersoon die relevante producten op de markt brengt (inclusief via import) of deze exporteert in het kader van commerciële activiteiten
• Een enkel bedrijf kan sommige activiteiten als operator en andere als handelaar hebben - overweeg elke toeleveringsketen

Stap 2: Identificeer in-scope grondstoffen en koppel aan GN-codes

• Maak een lijst van alle producten waarmee je handelt en bepaal welke onder de EUDR vallen
• Vergeet niet dat het niet alleen om grondstoffen gaat - controleer verwerkte materialen (bijv. chocolade van cacao), je ingrediënten en componenten
• Koppel elk product aan de relevante GN-code

Stap 3: Breng je toeleveringsketen in kaart

• Breng de toeleveringsketen voor elk in-scope product in kaart, identificeer leveranciers en het land van herkomst voor elke grondstof
• Het doel is om elk ingrediënt terug te traceren naar de boerderij/plantage

Stap 4: Controleer of due diligence is uitgevoerd en er een bestaande DDS is

• Als MKB-operator, als een DDS stroomopwaarts is ingediend, ben je niet verplicht om DD uit te voeren. Maar je moet de bevoegde autoriteiten het bestaande DDS-referentienummer verstrekken op verzoek
• Voor producten/onderdelen van het product waarvoor geen DD is uitgevoerd, volg stap 5

Stap 5: (Als er geen DD is uitgevoerd) Verzamel alle vereiste gegevens (geolocatie, gegevens, informatie)

• Dit omvat geolocatie, productiedata, productdetails, bewijs van ontbossingsvrije status en legaliteit
• Voor een volledige lijst van vereisten, zie ‘Hoe te voldoen aan de EUDR’

Stap 6: (Als er geen DD is uitgevoerd) Risicobeoordeling en risicobeperking

• Als je product uit een laagrisicoland komt, kun je de risicobeoordeling en -beperking overslaan (als er geen gegronde reden is voor een risico op ontbossing)
• Als je product uit een standaard- of hoogrisicoland komt, moet je een risicobeoordeling uitvoeren - waarbij je het risico evalueert dat de grondstof in verband staat met ontbossing
• Als het risico op ontbossing niet verwaarloosbaar is, moet je ook mitigatiemaatregelen nemen (bijv. interne controle, rapportage) om het risico op ontbossing te verminderen

Stap 7: Upload of verwijs naar een due diligence-verklaring

• Als er stroomopwaarts een bestaande DDS-verklaring is, moet je de oorspronkelijke DDS van de leveranciers doorgeven wanneer de bevoegde autoriteiten hierom vragen
• Als je DD hebt uitgevoerd, upload je DDS naar EU Traces - het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU

Voor details over hoe de nieuwe risiconiveaus van landbenchmarking je DDS-verplichtingen beïnvloeden, zie ons artikel.

‍Stap 8: Bewaar gegevens 5 jaar

• De EUDR vereist dat operators alle informatie en documentatie minimaal 5 jaar bewaren

{{custom-cta}}

Voorbeeld: hoe een kleine koffiebranderij zich voorbereidt op EUDR

Ter illustratie beschouwen we een hypothetische koffiebranderij (GreenBeanz) gevestigd in de EU. GreenBeanz heeft 25 medewerkers en haalt hun koffiebonen uit verschillende herkomsten. Onder EUDR worden ze beschouwd als een 'klein' bedrijf en hebben ze een nalevingsdeadline van 30 juni 2026. Zo bereiden ze zich voor:

• Toeleveringsketens in kaart brengen - door elk koffieproduct dat ze verkopen op te sommen en te identificeren of ze een 'operator' of 'handelaar' en 'stroomopwaarts' of 'stroomafwaarts' zijn voor elk product

• Geolocatie en boerderijgegevens verzamelen voor producten waar ze 'downstream MKB-operators' zijn - met behulp van nauwkeurige satellietbeelden en een EUDR-softwareoplossing om naleving te waarborgen, en gegevens uit spreadsheets te houden

• Due diligence-verklaringen verzamelen - bestaande DDS van stroomopwaartse leveranciers verzamelen (en DD uitvoeren waar ze niet bestaan)

• Gegevensbeheer - georganiseerde en gedocumenteerde gegevens bijhouden

• Training en procesintegratie - het team trainen in nieuwe procedures

• Continue monitoring - op de hoogte blijven van EUDR-regelgeving en veranderende risicobenchmarks

Samengevat nemen GreenBeanz een proactieve aanpak om klaar te zijn voor de EUDR-nalevingsdeadline: toeleveringsketens in kaart brengen, verantwoordelijkheden identificeren en gegevens bijhouden. Het is een aanzienlijke inspanning voor een klein bedrijf en velen kiezen ervoor om te vertrouwen op software of externe ondersteuning om met vertrouwen due diligence-verklaringen in te dienen.

Veelgemaakte fouten door MKB's

Zelfs met de beste bedoelingen kunnen MKB's gemakkelijk in de val lopen van misvattingen of over het hoofd geziene zaken met betrekking tot EUDR. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten om te vermijden:

• Denken dat middelgrote bedrijven tot 2026 de tijd hebben - dat hebben ze niet: Middelgrote ondernemingen vallen onder de eerste golf deadline van 30 december 2025, hetzelfde als veel grotere bedrijven

• Aannemen dat 'klein' betekent dat je vrijgesteld bent: er zijn geen grootteverplichtingen voor de kernverplichtingen, MKB's moeten nog steeds voldoen, met enkele vereenvoudigde processen

• Over het hoofd zien van 'afgeleide' producten in je aanbod: EUDR is van toepassing op meer dan alleen de zeven vermelde grondstoffen. Zorg ervoor dat je controleert of je ook handelt in afgeleide producten

• Het verzamelen van geolocatiegegevens overslaan bij het uitvoeren van due diligence: MKB's kunnen in de verleiding komen om dit te negeren, of aannemen dat het adres van de boerderij voldoende is. Het is een fout - geolocatie is verplicht als je de eerste in de rij bent om due diligence uit te voeren

• Het niet bijhouden en verwijzen naar DDS (voor handelaren): terwijl MKB-handelaren geen zware due diligence hebben, zijn ze nog steeds verplicht om het bewijs van de due diligence van hun leverancier te verzamelen en op te slaan

Door zich bewust te zijn van deze veelgemaakte fouten, kunnen MKB's proactieve stappen ondernemen om ze te vermijden. EUDR-compliance is absoluut haalbaar voor kleine en middelgrote bedrijven - het vereist alleen vroege planning, aandacht voor detail en een duidelijk begrip van je rol. Gebruik checklists om ervoor te zorgen dat je alle basisprincipes dekt, en aarzel niet om gezaghebbende bronnen of deskundig advies in te winnen voor gebieden van onzekerheid.

Hoe software kan helpen

Coolset's EUDR-oplossing helpt bedrijven de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te controleren en Due Diligence Statements in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens uit je ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat.

Neem contact op met ons team om onze EUDR-module in actie te zien.

FAQ - EUDR voor MKB

1. Is de EUDR van toepassing op kleine en middelgrote ondernemingen (MKB)?

Ja. De EU Deforestation Regulation (EUDR) is van toepassing op bedrijven van alle groottes. MKB's zijn niet vrijgesteld. Terwijl kleine en micro-ondernemingen een uitgestelde deadline hebben (30 juni 2026), moeten middelgrote ondernemingen voldoen tegen 30 december 2025, dezelfde deadline als grote bedrijven. Alle in-scope MKB's moeten nog steeds hun rol (operator of handelaar) identificeren, gegevens van de toeleveringsketen verzamelen en waar nodig due diligence uitvoeren of doorgeven.

2. Wat is het verschil tussen een MKB-operator en een MKB-handelaar?

Onder de EUDR:

• MKB-operators zijn verantwoordelijk voor het voor het eerst op de EU-markt brengen van een product of het exporteren ervan. Ze moeten een due diligence-verklaring indienen, tenzij er al stroomopwaarts een is ingediend.
• MKB-handelaren verkopen producten die al op de markt zijn gebracht. Ze hoeven geen DDS in te dienen, maar moeten leveranciersinformatie bewaren en due diligence-referentienummers vijf jaar lang doorgeven.

3. Wat als het product al stroomopwaarts due diligence heeft ondergaan?

MKB's profiteren van een belangrijke vereenvoudiging. Als een product al stroomopwaarts aan EUDR-conforme due diligence is onderworpen (bijvoorbeeld door een leverancier), kan een MKB-operator of handelaar de bestaande DDS doorgeven in plaats van het proces te dupliceren. Dit geldt alleen als de oorspronkelijke DDS geldig en toegankelijk is.

4. Welke gegevens moeten MKB-operators verzamelen voor EUDR-naleving?

Als due diligence vereist is, moeten MKB-operators verzamelen:

• Geolocatiecoördinaten van het land waar de grondstof is geproduceerd
• Productiedatum (bevestiging dat het land na 31 december 2020 niet is ontbost)
• Leveranciersgegevens en legaliteitsdocumentatie (zoals landrechten en vergunningen)
• Bevestiging dat het product ontbossingsvrij en legaal is, inclusief eventuele risicobeoordeling en mitigatiemaatregelen

Alle informatie moet minimaal vijf jaar worden bewaard en indien van toepassing via het EU TRACES-systeem worden ingediend.

5. Wat zijn de straffen voor niet-naleving?

Straffen voor niet-naleving van de EUDR kunnen zijn:

• Blokkering van niet-conforme producten om de EU-markt te betreden
• Boetes tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet
• Inbeslagname van goederen en winsten
• Tijdelijke verboden op overheidscontracten of het op de markt brengen van goederen

Zelfs kleine bedrijven zijn onderworpen aan controles en audits. MKB's worden geadviseerd om vroegtijdig te handelen om verstoringen in de toeleveringsketen of regelgevende acties te voorkomen zodra de handhaving begint.

Gerelateerde artikelen:

• ‍De EUDR: Wat bedrijven moeten weten en doen vanaf juli 2025
  ‍
• EUDR-rollen en gedekte sectoren: Leer wie moet voldoen aan de EUDR

• EUDR voor operators: Bekijk onze stapsgewijze gids voor naleving

• EUDR voor handelaren: Bekijk onze stapsgewijze gids voor naleving

• EUDR-landrisicobenchmarking afgewezen: Zie hoe de laatste wijzigingen je naleving beïnvloeden