Einführung in die EUDR

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist ein Gesetz, das sicherstellen soll, dass bestimmte Waren, die auf den EU-Markt gebracht oder von dort exportiert werden, entwaldungsfrei sind. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Produkte nicht mit Entwaldung oder Walddegradation nach dem 31. Dezember 2020 in Verbindung stehen und dass sie die lokalen Gesetze in ihren Herkunftsländern einhalten.

Die EUDR gilt für Rinder, Holz, Kakao, Kaffee, Palmöl, Soja und Gummi sowie viele daraus abgeleitete Produkte. Um die Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen ihre Lieferketten nachverfolgen, Risiken bewerten, Probleme mindern und offizielle Sorgfaltspflichtserklärungen einreichen. Für die meisten Unternehmen gilt das Gesetz ab dem 30. Dezember 2025, während kleine und Kleinstunternehmen bis zum 30. Juni 2026 Zeit haben.

Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung in sieben Schritten für Unternehmen, um die EUDR einzuhalten. Der Prozess wird in Datenerfassung, Risikobewertung, Risikominderung, Rückverfolgbarkeit, Sorgfaltspflicht und kontinuierliche Überwachung unterteilt.

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Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Rolle (Betreiber, Händler) im EUDR-Prozess

Die Verpflichtungen von Unternehmen unter der EUDR basieren auf den unterschiedlichen Rollen, die sie in ihrer Wertschöpfungskette spielen, und ihrer Größe. Daher ist die Identifizierung Ihrer Rolle der erste Schritt im Prozess. 

Sind Sie ein Betreiber oder ein Händler?

Ihre erste Aufgabe besteht darin, festzustellen, ob Ihr Unternehmen als Betreiber oder Händler gilt, da sich die Verpflichtungen unterscheiden:

Betreiber

Bringt Produkte, die unter die Verordnung fallen, erstmals auf den EU-Markt oder exportiert sie. Der Begriff Betreiber umfasst mehrere Geschäftsfälle – hier eine Übersicht mit Beispielen:

• Produzenten in der EU: Ein Forstunternehmen in Finnland, das Kiefernholz erntet und an ein Sägewerk in Deutschland verkauft
• Importeure, die erstmals auf den EU-Markt bringen: Ein niederländischer Kaffeeimporteur, der grüne Kaffeebohnen von kolumbianischen Farmen einführt und an Röstereien in ganz Europa verkauft
• Exporteure: Ein portugiesischer Hersteller von Lederwaren, der Rindsleder aus Frankreich bezieht, um luxuriöse Handtaschen herzustellen und diese in die USA exportiert
• Hersteller, die bereits in der EU verfügbare Produkte verwenden: Ein spanischer Schokoladenhersteller, der Kakaomasse von einem französischen Importeur kauft und daraus Schokoladentafeln für den Verkauf innerhalb der EU herstellt

Unser EUDR-Berichtsleitfaden für Betreiber bietet eine maßgeschneiderte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Betreibern bei der Erfüllung der Anforderungen der Verordnung zu helfen.

Händler

Kauft und verkauft Produkte, die bereits auf dem EU-Markt sind, ohne sie zu verändern. Ein typisches Beispiel ist ein deutscher Großhändler, der ungeröstete Kaffeebohnen in großen Mengen von einem niederländischen Importeur kauft und dieselben Bohnen (immer noch ungeröstet) an kleine Röstereien und Cafés in Deutschland und Österreich verkauft, ohne das Produkt zu verändern.

Einige Unternehmen können je nach Transaktion sowohl als Betreiber als auch als Händler agieren.

Unser EUDR-Berichtsleitfaden für Händler bietet eine maßgeschneiderte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Händlern bei der Erfüllung der Anforderungen der Verordnung zu helfen.

Sind Sie ein SME?

Ihr Unternehmen ist ein SME, wenn es mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt:

• Durchschnittliche Mitarbeiterzahl unter 250
• Jährlicher Nettoumsatz unter 50 Millionen €
• Jahresbilanzsumme unter 25 Millionen €

SME-Betreiber profitieren von vereinfachten Verpflichtungen unter der EUDR, indem sie einige der Sorgfaltspflichtschritte überspringen. 

Nicht-SME-Händler müssen jedoch die vollständigen Sorgfaltspflichten wie Betreiber erfüllen. SME-Händler haben einfachere Verpflichtungen, die hauptsächlich darin bestehen, Informationen zu behalten und weiterzugeben. Eine Übersicht über die grundlegenden Verantwortlichkeiten pro Rolle finden Sie unten. 

Um Ihre spezifischen Verpflichtungen basierend auf Ihrem Sektor und Ihrer Unternehmensgröße zu bestimmen, konsultieren Sie unseren detaillierten EUDR-Leitfaden.

Schritt 2: Kartieren Sie Ihre Produkte und Lieferketten, die in der EUDR enthalten sind

Nicht alle Produkte unterliegen der EUDR. Nur bestimmte Rohstoffe und deren abgeleitete Produkte sind abgedeckt. Der nächste Schritt besteht darin, zu identifizieren, welche Ihrer Unternehmensprodukte unter die EUDR fallen. Dies umfasst die Kartierung sowohl der Produkte als auch ihrer Lieferketten (Herkünfte).

Identifizierung Ihrer Produkte im Geltungsbereich

Die EUDR verlangt von Ihnen, Sorgfaltspflichten für die Produkte auszuüben, die Sie auf dem EU-Markt verkaufen oder exportieren möchten. Um dies zu tun, müssen Sie jedoch verstehen, welche Rohstoffe Sie zur Herstellung dieser Produkte verwenden, es sei denn, Sie sind selbst der Produzent. Hier ist eine einfache Liste, was Sie überprüfen sollten:

• Listen Sie Rohstoffe im Geltungsbereich auf, die in Ihren Produkten verwendet werden.  Eine Supermarktkette würde mehrere Rohstoffe wie Kaffee, Palmöl, Kakao, Soja und Rinder identifizieren.
• Ordnen Sie Produkte, die die Rohstoffe im Geltungsbereich enthalten, HS-Codes zu. Sie können die vollständige Liste der HS-Codes im Geltungsbereich im Anhang I der Verordnung einsehen.
• Kartieren Sie Rohstoffe zu Endprodukten. Diese interne Rückverfolgbarkeitskartierung wird später helfen, sicherzustellen, dass Sie konforme von nicht konformen Quellen trennen können.

Beispiel: Ein Schokoladenunternehmen sollte Kakaound Palmölzutaten mit jedem Endprodukt verknüpfen, um Rückverfolgbarkeit und Compliance sicherzustellen.

Verständnis Ihrer Lieferkette und Herkunft

Nachdem Sie die genauen Produktcodes und verwendeten Rohstoffe (falls vorhanden) identifiziert haben, sind Sie bereit, die beteiligten Lieferanten und die Länder, aus denen die Materialien stammen, zu identifizieren. 

Um Ihre Lieferkette zu verfolgen:

Identifizieren Sie Lieferanten und Herkunftsländer:

Die Lieferanten sind wichtige Akteure, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen, um die benötigten Informationen für die EUDR-Compliance zu sammeln. Das Herkunftsland Ihrer Materialien ist einer der Kernfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, um Entwaldung und Legalität anzugehen. Wenn Sie selbst der Produzent sind, können Sie diesen Schritt überspringen.

Darüber hinaus können Sie von einem einfacheren Sorgfaltspflichtprozess profitieren, wenn Sie aus bestimmten Ländern beziehen, die von der EU als risikoarm für Entwaldung eingestuft wurden.

Bestimmen Sie Komplexität und Tiefe (z. B. Anzahl der Zwischenhändler):

Diese Übung kann Ihnen helfen, zu verstehen, wo Sie möglicherweise Schwierigkeiten beim Zugriff auf Informationen haben, wo wichtige Risiken in der Lieferkette liegen könnten. 

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Schritt 3: Sammeln und organisieren Sie die wichtigsten Daten, die in den EUDR-Berichtspflichten enthalten sind

Sobald Sie wissen, was und wo Sie beschaffen, können Sie mit dem Sammeln der spezifischen Daten beginnen, die die EUDR für die Compliance erfordert. Betreiber müssen eine umfassende Datensammlung – wie in Artikel 9 beschrieben – über jede Warensendung, die sie handhaben, sammeln.

Erforderliche Informationen:

• Geolokalisierungsdaten der Erntegebiete: Die GPS-Koordinaten des Grundstücks, auf dem die Ware produziert wurde. Dies könnte die Farm, die Plantage oder der Forstwirtschaftsort sein. Wenn Ihr Produkt mehrere Zutaten enthält, benötigen Sie Koordinaten für den Ursprung jeder relevanten Zutat 
• Produktionsdatum: Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Ware produziert oder geerntet wurde. Dies ist erforderlich, um zu beweisen, dass es nach den EUDR-Stichtag-Anforderungen fällt und ist ein erforderliches Informationsstück gemäß der Verordnung
• Produktdetails: Die Beschreibung des Produkts, Menge und Versanddetails.
• Kontakte der Lieferkette: Die Namen, Adressen und E-Mails aller Lieferanten und Kunden
• Nachweis der Legalität: Sie müssen nachweisen, dass jedes Produkt gemäß den Gesetzen des Herkunftslandes produziert wurde. Der erste Schritt besteht darin, Dokumente hauptsächlich in den folgenden Rechtsbereichen zu sammeln: Landbesitz, Erntegenehmigungen, Arbeitsrechtskonformität, indigene Völker
• Entwaldungsfreier Status: Satellitenbilder oder Landnutzungskarten, die keine Entwaldung in den Erntegebieten ab dem Stichtag zeigen

Das Sammeln dieser Daten kann herausfordernd sein, insbesondere wenn Ihre Lieferkette viele kleine Landwirte oder Zwischenhändler umfasst. Beginnen Sie mit der Erstellung eines standardisierten Datenerfassungsprozesses für Lieferanten, erklären Sie die EUDR-Anforderungen und verwenden Sie Rückverfolgbarkeitstools, wo möglich. Speichern Sie Daten sicher und bewahren Sie sie mindestens fünf Jahre auf.

Schritt 4: Führen Sie eine umfassende EUDR-Risikobewertung durch

Sobald Ihre Daten vollständig sind, müssen Sie gemäß Artikel 10 bewerten, ob ein mehr als vernachlässigbares Risiko für Entwaldung oder Illegalität besteht, bevor Produkte auf dem EU-Markt platziert oder exportiert werden.

Zu bewertende Risikodimensionen:

• Länderrisiko:
  Trends der Waldpräsenz, Entwaldungs- und Degradierungstrends, Umweltschutz, Gesetzesvollzug, Korruptionsniveau, Landnutzung und Drittparteienprobleme
• Lieferkettenrisiko:
  Anzahl der Zwischenhändler, Verarbeitungskomplexität, Vermischungsrisiko, nicht konforme Partner
• Grundstücks-/Lieferantenrisiko:
  Rechtliche Genehmigungen und Titel, indigene Rechte, gefährdete Arten, Arbeits- und Menschenrechtsverletzungen, Entwaldungsgeschichte, Nachernte-Management
• Dokumentations- und Verhaltensrisiko:
  Fehlende oder nicht verifizierbare Dokumente, Lieferantenverhalten, Transparenzprobleme, frühere EUDR-Verstöße

Bewerten Sie jede Dimension. Wenn ein Indikator auf ein nicht vernachlässigbares Risiko hinweist, ist eine Minderung erforderlich, bevor Sie fortfahren. Denken Sie daran: Due Diligence ist keine Abhakübung, sie muss auf Ihren Kontext zugeschnitten und gründlich sein.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die EUDR-Risikobenchmarks Ihre Due Diligence-Verantwortlichkeiten verändern hier.

Schritt 5: Risikominderungsmaßnahmen ergreifen

Wenn Ihre Risikobewertung ein anderes als ein vernachlässigbares Risiko für ein Produkt ergibt, verlangt die EUDR in Artikel 11, dass Sie Risikominderungsmaßnahmen ergreifen, bevor Sie fortfahren. Praktisch bedeutet dies, dass Sie das Risiko aktiv auf ein vernachlässigbares Niveau reduzieren müssen, andernfalls können Sie das Produkt nicht auf den Markt bringen. 

So können Unternehmen die Risikominderung angehen:

• Weitere Beweise anfordern: Oft reichen die Anfangsdaten nicht aus, um ein vernachlässigbares Risiko zu bestätigen. Wenden Sie sich erneut an Ihren Lieferanten, um weitere Beweise wie zusätzliche Landdokumente oder Zertifizierungen zu erhalten
• Drittparteiverifizierung: Ein weiterer Schritt zur Minderung ist die unabhängige Überprüfung durch Dritte. Dies könnten NGO-Berichte oder Zertifizierungsaudits (z. B. FSC, RSPO) sein
• Vor-Ort-Audits: Wenn Papiernachweise nicht überzeugend sind, ziehen Sie ein Vor-Ort-Audit in Betracht. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihr eigenes Team entsenden oder lokale Prüfer beauftragen, um Farmen oder Einrichtungen zu besuchen
• Lieferantenengagement: Arbeiten Sie daran, die Rückverfolgbarkeit zu verbessern oder nicht konforme Parzellen auszuschließen. Wenn ein Produkt eines Lieferanten derzeit nicht konform ist, könnten Sie ihm die Möglichkeit geben, dies zu beheben, z. B. nur von bestimmten, von Ihnen verifizierten Parzellen zu beziehen oder ihm bei der Implementierung besserer Nachverfolgung zu helfen
• Lieferantenwechsel: Wenn Risiken bestehen bleiben, muss die Beschaffung auf konforme Quellen umgestellt werden. Dies ist eine schwierige Geschäftsentscheidung, aber die Verordnung lässt keine Wahl, wenn Compliance nicht erreicht werden kann

Nach der Minderung sollten Sie das Risiko erneut bewerten. Wenn es vernachlässigbar ist, können Sie zum nächsten Schritt übergehen. Wenn nicht, sind weitere Minderung oder Ausschluss erforderlich. Bis Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, sollte jedes Produkt, das Sie verkaufen möchten, ein vernachlässigbares Entwaldungsrisikoprofil und vollständige Compliance-Dokumentation aufweisen.

Schritt 6: Einreichung der EUDR-Due-Diligence-Erklärung

Sobald Sie den Due-Diligence-Prozess abgeschlossen haben (Informationssammlung, Risikobewertung und erforderliche Minderung), erfordert die EUDR einen letzten formalen Schritt: die Einreichung einer Due-Diligence-Erklärung (DDS). Dies ist im Wesentlichen eine offizielle Erklärung, dass Sie Ihre Verpflichtungen erfüllt haben und dass das Produkt den EUDR-Anforderungen entspricht. Betrachten Sie es als Unterschrift, dass „wir unsere Hausaufgaben gemacht haben und nach bestem Wissen und Gewissen dieses Produkt entwaldungsfrei und legal ist.“

Wichtige Details:

• Wer reicht die DDS ein: Das Unternehmen, das das Produkt auf den Markt bringt
• Wie man einreicht: Über ein EU-Informationssystem namens EU Traces. Sie können sich bereits mit ihrer Testumgebung vertraut machen
• Was enthalten ist: Anhang II bietet eine Vorlage für eine typische Due-Diligence-Erklärung. Diese enthält Produktinformationen und Mengen, das Ergebnis der Risikobewertung, Compliance-Bestätigung
• Wie oft einzureichen: Jede Lieferung benötigt eine Due-Diligence-Erklärung. Aktuelle Updates erlauben die Einreichung von DDS auf periodischer oder aggregierter Basis, wenn bestimmte Kriterien zutreffen
• Sonderfälle: Nachgelagerte Betreiber und Nicht-SME-Händler können auf die DDS von vorgelagerten Betreibern verweisen, während sie ihre eigene DDS einreichen

Jede DDS hat eine eindeutige Referenz- und Verifizierungsnummer. Verfolgen Sie jede DDS anhand ihrer eindeutigen Referenznummer und stellen Sie sicher, dass sie mit jeder Lieferung verknüpft ist.

Schritt 7: Überwachen und aktualisieren

EUDR-Compliance ist keine einmalige Aufgabe. Unternehmen müssen kontinuierlich sicherstellen, dass Lieferketten entwaldungsfrei und gesetzeskonform bleiben.

• Stellen Sie sicher, dass jede neue Charge von Produkten, die in den Geltungsbereich fallen, vor ihrer Markteinführung bis zum Ursprung rückverfolgbar ist. Machen Sie dies zu einem routinemäßigen Bestandteil der Beschaffung
• Überwachen Sie Änderungen im Länderrisiko oder in den Beschaffungsbedingungen
• Speichern Sie alle Due-Diligence-Daten, Risikobewertungen und Erklärungen mindestens fünf Jahre lang. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team sie schnell abrufen kann, falls eine Prüfung erforderlich ist
• Bereiten Sie sich auf Prüfungen durch EU-Behörden vor. Haben Sie einen klaren Prozess für die Beantwortung von Dokumentenanfragen und die Demonstration der Compliance

Jährliche Berichterstattung

Nicht-SME-Betreiber müssen jährliche Zusammenfassungen der Due-Diligence-Aktivitäten veröffentlichen. Die ersten Berichte sind bis Ende 2026 fällig.

EUDR-Compliance-Checkliste

Um den Schritt-für-Schritt-Leitfaden abzuschließen, hier eine EUDR-Compliance-Checkliste, die die wichtigsten Maßnahmen zusammenfasst. Verwenden Sie dies als Schnellreferenz, um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben:

Durch die Befolgung dieser EUDR-Checkliste können Unternehmen systematisch die Compliance durchlaufen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend – jeder dieser Schritte kann Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei komplexen Lieferketten.

Technologie nutzen, um Compliance zu vereinfachen

Die manuelle Verwaltung der EUDR-Compliance kann schnell überwältigend werden, insbesondere wenn Lieferketten wachsen. Digitale Werkzeuge machen einen Unterschied, indem sie:

• Zentralisierung der Datenerfassung: Speicherung und Organisation von Lieferantendaten, GPS-Koordinaten und Compliance-Dokumenten an einem Ort ohne verstreute Tabellen
• Automatisierung der Risikoüberprüfung: Sofortige Markierung von Hochrisikolieferanten oder -regionen mit integrierten Risikobewertungen
• Live-Entwaldungsüberwachung: Nutzung von Fernerkundung mit Satelliten zur Verfolgung von Entwaldungstrends
• Lieferkettenabbildung: Visualisierung der Produktflüsse vom Ursprung bis zum Markt und Aufrechterhaltung der Rückverfolgbarkeit über Eingaben und Ausgaben hinweg
• Verwaltung von Due-Diligence-Erklärungen: Vorbereitung und Verfolgung von Einreichungen durch Integrationen mit dem EU-Portal
• Laufende Überwachung: Bereitstellung von Warnungen für fehlende Dokumente, ablaufende Zertifizierungen oder Änderungen im Beschaffungsrisiko

Kurz gesagt, die Investition in ein digitales Due-Diligence-System verwandelt eine komplexe Compliance-Belastung in einen automatisierteren, nachvollziehbaren Prozess. Es hilft auch bei anderen Synergien der Nachhaltigkeitsberichterstattung – zum Beispiel können die für die EUDR gesammelten Daten (wie die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette) in breitere ESG-Berichterstattung oder kommende Vorschriften wie CSDDD einfließen. 

Die Nutzung von Technologie stellt sicher, dass die Grundlage stark und weniger arbeitsintensiv bleibt. Skalierbare Lösungen wie Coolset sind genau dafür konzipiert, mittelständische Unternehmen zu unterstützen – indem sie eine All-in-One-Plattform zur Verwaltung von Daten, Due-Diligence-Workflows und Berichterstattung für Vorschriften wie die EUDR bereitstellen. Das Ergebnis sind nicht nur Zeitersparnis und ein reduziertes Fehlerrisiko, sondern auch umsetzbare Einblicke, die Ihre Lieferkettentransparenz über die Compliance hinaus verbessern können.

Nächste Schritte für Unternehmen

Gehen Sie weiter und bewerten Sie, wie gut Ihr Unternehmen auf die sieben Schritte vorbereitet ist. Identifizieren Sie Lücken in Lieferantendaten, internen Prozessen oder Berichtssystemen und entscheiden Sie, ob zusätzliche Unterstützung erforderlich ist. Wenn die manuelle Verwaltung untragbar erscheint, überlegen Sie, ob eine Plattform wie Coolset helfen könnte, Ihre Compliance zu vereinfachen, Risiken zu reduzieren und mit Ihren Abläufen zu skalieren.

Das EUDR-Produkt von Coolset hilft Unternehmen, die richtigen Daten zu sammeln, das Entwaldungsrisiko zu überprüfen und Due-Diligence-Erklärungen einzureichen, ohne Lieferanten zu verfolgen oder in komplexen Tabellen zu arbeiten. Mit Coolset können Unternehmen Produkt- und Bestelldaten aus Ihrem ERP importieren, Dokumente von Lieferanten anfordern und alles an einem Ort verfolgen. Das System markiert fehlende oder gefährdete Sendungen und generiert auditbereite DDS-Dateien, die dem obligatorischen EU-TRACES-Format entsprechen. Das Produkt wird im August 2025 eingeführt. Treten Sie der Warteliste hier bei.