Einleitung

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist ein bahnbrechendes Gesetz, das darauf abzielt, Produkte, die mit Entwaldung in Verbindung stehen, vom EU-Markt fernzuhalten. Für Unternehmen, die als Betreiber agieren, bedeutet dies, dass sie auftragsbezogene Kontrollen potenzieller Entwaldung oder Illegalitäten in der gesamten Lieferkette einbetten müssen.

Die Verordnung wird Ende 2025 für große und mittlere Unternehmen vollständig anwendbar (und Mitte 2026 für kleine und Kleinstunternehmen). Im November 2025 hat das Europäische Parlament jedoch Änderungen angenommen, die eine Verzögerung der Kernverpflichtungen um 12 Monate vorschlagen, wodurch die compliance für große und mittlere Betreiber auf den 30. Dezember 2026 und für kleine und Kleinstbetreiber auf den 30. Juni 2027 verschoben wird. 

In der Praxis muss jeder Betreiber sicherstellen, dass seine Produkte „entwaldungsfrei“ (keine Rodung nach 2020) und legal produziert sind und dies dann über eine offizielle Sorgfaltserklärung deklarieren. 

Dieser EUDR-Berichtsleitfaden für Betreiber erklärt, warum Betreiber eine Schlüsselrolle spielen, was ihre Kernverpflichtungen sind und bietet einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zur compliance. Wir behandeln auch, wie man Rückverfolgbarkeit aufrechterhält, häufige Fallstricke vermeidet und sich auf Audits vorbereitet, damit ESG-Manager, Rechtsbeauftragte und Einkaufsleiter die Anforderungen der EUDR sicher erfüllen können.

Warum Betreiber unter der EUDR wichtig sind

Unter der EUDR tragen Betreiber die Hauptverantwortung dafür, Entwaldung aus den EU-Lieferketten fernzuhalten. Sie sind der erste Kontrollpunkt im System und müssen umfassende Sorgfaltspflichten für jede Charge regulierter Waren durchführen, bevor Waren in den Markt eintreten oder ihn verlassen können. Diese Frontlinienrolle ist entscheidend: Wenn ein Betreiber eine nicht konforme (z. B. kürzlich entwaldete oder illegal produzierte) Quelle nicht identifiziert, wird dieses Risiko die gesamte Wertschöpfungskette hinunter propagiert.

Mit anderen Worten: Betreiber sind wichtig, weil sie die „schwere Arbeit“ leisten, Daten über den Ursprung sammeln, das Entwaldungsrisiko analysieren und für die compliance bürgen, auf die Händler und andere Akteure weiter unten in der Lieferkette angewiesen sind. Während einige Betreiber die volle Verantwortung für die Datenerfassung und -bewertung tragen, konzentrieren sich andere, die später in der Lieferkette beteiligt sind, hauptsächlich auf die Lieferkette. 

Indem sie eine ordnungsgemäße EUDR-Sorgfaltserklärung einreichen und nur Produkte platzieren, die alle Kriterien erfüllen, tragen Betreiber dazu bei, sicherzustellen, dass nur nachhaltige, legal beschaffte Produkte durch die EU-Märkte fließen.

Hinweis: Unter Änderungen, die das Europäische Parlament am 26. November 2025 angenommen hat, können kleine und Kleinstbetreiber in Ländern mit geringem Risiko einen vereinfachten Berichtsprozess anstelle einer vollständigen Sorgfaltspflicht befolgen. Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich.

Was ist ein Betreiber unter der EUDR?

Definition und Beispiele

In EUDR-Begriffen ist ein Betreiber jede Person oder jedes Unternehmen, das „im Rahmen einer kommerziellen Tätigkeit relevante Produkte auf den EU-Markt bringt oder exportiert“. Das bedeutet, dass, wenn Ihr Unternehmen als erstes eine regulierte Ware oder ein Produkt (in HS-Codes wie in Anhang I definiert) auf den EU-Markt einführt oder aus der EU exportiert, Sie unter der Verordnung als Betreiber gelten.

Betreiber umfassen:

• Importeure, die Waren in den EU-Markt bringen.
• EU-basierte Produzenten, die Waren lokal ernten und auf den EU-Markt bringen.
• Exporteure, die Waren aus der EU verschiffen.
• Hersteller, die neue Produkte (unter anderen HS-Codes klassifiziert) herstellen, die bereits auf dem Markt befindliche Materialien enthalten, wie Schokolade aus importiertem Kakao oder Möbel aus Holz.

An diesem Punkt ist es wichtig, zwischen Erstlinienbetreibern und nachgelagerten Betreibern zu unterscheiden. Erstlinienbetreiber sind diejenigen, die entweder relevante Produkte in die EU importieren oder Rohstoffe innerhalb der EU ernten. Sie tragen die volle Last der Sammlung von Geolokalisierungs-, Legalitäts- und Entwaldungsdaten direkt von der Quelle und der Risikobewertung. 

Im Gegensatz dazu können nachgelagerte Betreiber wie Hersteller und Exporteure, die konforme Inputs verwenden, auf die Sorgfaltspflicht der vorgelagerten Betreiber zurückgreifen und auf eine bestehende DDS verweisen. Eine Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die über das EU-System eingereicht wird und bestätigt, dass ein Produkt entwaldungsfrei, legal produziert und durch eine abgeschlossene Risikobewertung unterstützt ist. Während nachgelagerte Betreiber auf eine bestehende DDS für das Rohmaterial verweisen können, müssen sie dennoch ihre eigene DDS für das Endprodukt einreichen und die vollständige Rückverfolgbarkeit sicherstellen. Die Verordnung erlaubt eine gewisse Vereinfachung in diesem Prozess, aber keine Befreiung von der compliance.

Dies unterscheidet sich von einem Händler, der Produkte kauft und verkauft, die bereits auf dem EU-Markt sind, ohne sie materiell zu verändern. Beachten Sie, dass ein Unternehmen beide Rollen spielen kann. Entscheidend ist die Transaktion und ob sie eine neue Platzierung, einen Export oder einen innergemeinschaftlichen Weiterverkauf eines regulierten Produkts darstellt.

Hier sind einige Beispiele für Betreiber:

• Ein niederländischer Importeur, der Kakaobohnen aus der Elfenbeinküste einführt, ist ein Erstlinienbetreiber. 
• Ein finnisches Forstunternehmen, das in Finnland geerntetes Holz auf dem EU-Markt verkauft, ist ebenfalls ein Betreiber, obwohl die Produktion inländisch ist.
• Ein spanischer Hersteller, der Schokolade aus Kakaopaste herstellt, die bereits von einem vorgelagerten Lieferanten importiert wurde, ist ein nachgelagerter Betreiber. 
• Ein portugiesischer Exporteur, der Ledertaschen (aus EU-Quellen stammendes Rindsleder) in die USA verschifft, ist ebenfalls ein nachgelagerter Betreiber.

Hinweis: Betreiberrollen in der Überprüfung durch das jüngste Votum des EU-Parlaments

Im Oktober 2025 hat die Europäische Kommission vorgeschlagen, die EUDR-Verpflichtungen zu straffen. Dies beinhaltete eine neue Kategorie von kleinen und Kleinstbetreibern, wie Landwirte in Ländern mit geringem Risiko, die eine vereinfachte Erklärung anstelle einer vollständigen Sorgfaltspflicht einreichen würden. Im November hat das Europäische Parlament dies erweitert und unterstützt, dass nachgelagerte Betreiber von der Einreichung einer neuen DDS befreit werden, wenn konforme Inputs bereits vorgelagert abgedeckt sind. Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich und erfordern die Zustimmung des Rates und die Veröffentlichung im Amtsblatt der EU.

Was sind die Kernverpflichtungen für Betreiber?

Überblick über die Verantwortlichkeiten

Im Zentrum der EUDR steht eine einfache Regel: Betreiber dürfen kein Produkt in Verkehr bringen oder exportieren, es sei denn, es ist nachweislich entwaldungsfrei, legal produziert und durch ein DDS abgedeckt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Rohstoffe importieren, lokal produzieren oder Waren herstellen, die unter die Regelung fallende Rohstoffe enthalten.

Für die meisten Betreiber bedeutet dies, ein Sorgfaltspflichtsystem einzurichten, um:

• Erforderliche Daten (z.B. Geolokation, Produktionsdaten, Lieferanteninformationen) zu sammeln
• Entwaldungs-, Legalitäts- und Lieferketten- oder Länderrisiken zu bewerten
• Nicht vernachlässigbare Risiken zu mindern
• Ein DDS einzureichen, bevor das Produkt auf den Markt gebracht wird
• Rückverfolgbarkeit in den Abläufen zu gewährleisten
• Daten mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren
• Jährlich zu berichten

Variationen in den Verpflichtungen

Betreiber, die aus Ländern mit geringem Risiko beziehen, können von vereinfachten Anforderungen profitieren. Sie müssen zwar weiterhin Lieferkettendaten einschließlich Entwaldungs- und Legalitätsprüfung sammeln und ein DDS einreichen, können jedoch die Schritte der Risikobewertung und -minderung überspringen. Dies gilt jedoch nur, wenn die gesamte Herkunft des Produkts als geringes Risiko verifiziert werden kann.

Nachgelagerte Betreiber, wie Hersteller, die bereits oben deklarierte Inputs verwenden, müssen ebenfalls ein DDS für ihr Endprodukt einreichen. Sie können jedoch auf das frühere DDS verweisen und müssen die gesamte Risikobewertung nicht wiederholen, solange sie sicherstellen können, dass der vorgelagerte Betreiber eine ordnungsgemäße Sorgfaltspflicht durchgeführt hat, die vertrauenswürdig ist. 

Aktualisierung: (Die vom EU-Parlament angenommenen Änderungen)

Die oben beschriebenen Verpflichtungen spiegeln den aktuellen EUDR-Rahmen wider. Allerdings schlagen im November 2025 vom Europäischen Parlament angenommene Änderungen zusätzliche Flexibilität für einige Betreiber vor. Insbesondere:

• Nachgelagerte Betreiber, die Inputs verwenden, die bereits durch vorgelagerte DDSs abgedeckt sind, müssen möglicherweise kein eigenes DDS mehr einreichen, sofern sie die Rückverfolgbarkeit sicherstellen und Aufzeichnungen aufbewahren.
• Mikro- und kleine Primärbetreiber in Ländern mit geringem Risiko können sich für eine vereinfachte, einmalige Erklärung anstelle einer vollständigen Sorgfaltspflicht qualifizieren, insbesondere wenn sie die ursprünglichen Produzenten sind.
• Nur der erste nachgelagerte Betreiber wäre verpflichtet, DDS-Identifikatoren aufzubewahren, was die Verpflichtungen weiter unten in der Kette erleichtert.

Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich und müssen noch formell angenommen werden.

Schritt-für-Schritt-Berichterstattungsprozess für Betreiber

Die folgenden Schritte spiegeln die derzeit verbindlichen EUDR-Verpflichtungen für alle Betreiber wider. 

Wichtig: Sollten die im November 2025 vom Europäischen Parlament angenommenen Änderungen in Kraft treten, hätten nachgelagerte Betreiber, wie Hersteller oder Exporteure, die bereits durch ein DDS abgedeckte Inputs verwenden, erheblich vereinfachte Verpflichtungen.

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Schritt 1: Identifizieren Sie Produkte und Lieferanten im Geltungsbereich (Anhang I)

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) zielt auf sieben Schlüsselrohstoffe ab, die mit Entwaldung und Walddegradierung in Verbindung stehen: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz. Diese Rohstoffe sowie ihre abgeleiteten Produkte sind in Anhang I der Verordnung aufgeführt, der die relevanten Harmonisierten System (HS)-Codes auflistet.

Um festzustellen, ob Ihre Produkte unter die EUDR fallen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Prüfen Sie den HS-Code: Identifizieren Sie den HS-Code Ihres Produkts und überprüfen Sie, ob er in Anhang I aufgeführt ist. Nur Produkte mit in Anhang I angegebenen HS-Codes unterliegen der Verordnung.
   
2. Bewerten Sie zusammengesetzte und verarbeitete Produkte: Bei Produkten, die mehrere Rohstoffe enthalten, bestimmen Sie den Hauptrohstoff. Bei verarbeiteten Produkten verfolgen Sie diese bis zu den Rohstoffen zurück. Sorgfaltspflicht ist für den Hauptrohstoff erforderlich, wenn sein HS-Code in Anhang I aufgeführt ist.
   
3. Verstehen Sie 'ex'-Codes: Einige HS-Codes in Anhang I sind mit 'ex' versehen, was bedeutet, dass nur bestimmte Produkte innerhalb dieses Codes abgedeckt sind. Beispielsweise bezieht sich 'ex 9401' speziell auf Holzsitze, nicht auf alle Sitze unter diesem Code.
   
4. Kartieren Sie Lieferanten- und Produktinformationen: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, die jeden Lieferanten mit den spezifischen Rohstoffen und HS-Codes der von ihnen bereitgestellten Produkte verknüpfen. Rückverfolgbarkeit ist entscheidend für die Compliance und sollte Folgendes umfassen:
   
   
   • Name und Kontaktdaten des Lieferanten
     
   • Gelieferter Rohstoff
     
   • Zugehöriger HS-Code
     
   • Produktbeschreibungen

Schritt 2: Bewerten Sie die Reife der Lieferanten

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie kein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Nachdem Sie Ihre Lieferanten identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob Sie sich auf die von ihnen bereitgestellten Informationen verlassen können, insbesondere wenn Sie planen, ein vorgelagertes DDS wiederzuverwenden. Dies bedeutet, zu bewerten, wie vorbereitet und vertrauenswürdig Ihre Lieferanten in Bezug auf die Erfüllung der EUDR-Anforderungen sind.

Wichtige Aspekte, die zu bewerten sind, umfassen:

• Sorgfaltspflichtsystem: Bewerten Sie, ob der Lieferant ein implementiertes und effektives Sorgfaltspflichtsystem für EUDR hat.
• DDS-Verfügbarkeit: Bestätigen Sie, dass der Lieferant ein gültiges DDS für die relevanten Produkte bereitstellen kann.
• Compliance-Historie: Überprüfen Sie frühere Verstöße oder Nichtkonformitäten im Zusammenhang mit Entwaldung oder Legalität.
• Datenvalidität: Überprüfen Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der im DDS bereitgestellten Informationen.

Wenn der Lieferant ein hohes Maß an Reife und Compliance zeigt, können Sie sein DDS wiederverwenden. Bei Bedenken oder unzureichenden Informationen ist es ratsam, eine eigene umfassende Sorgfaltspflicht durchzuführen. Eine gründliche Bewertung der Lieferantenreife stellt sicher, dass Sie die EUDR-Anforderungen einhalten und die Integrität Ihrer Lieferkette wahren.

Schritt 3: Erforderliche Daten sammeln

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Sie festgestellt haben, welche Produkte der EUDR unterliegen, beginnt die eigentliche Arbeit: die Datenerfassung. Betreiber müssen für jede Lieferung eines im Geltungsbereich befindlichen Rohstoffs eine umfassende Informationssammlung durchführen, bevor sie mit der Transaktion fortfahren. 

Wichtige Datenpunkte umfassen:

• Geolokation der Produktion: Erfassen Sie die genauen geografischen Koordinaten (Breitengrad/Längengrad oder Polygon) jedes Grundstücks, auf dem der Rohstoff produziert wurde. Gemischte Partien erfordern Koordinaten für alle Grundstücke.
  
• Produktionsdatum oder -zeitraum: Dokumentieren Sie, wann der Rohstoff produziert oder geerntet wurde. Dies beweist, dass das Produkt nicht mit Entwaldung nach 2020 in Verbindung steht.
  
• Rohstoffdetails und Menge: Geben Sie an, was das Produkt ist, sein Volumen oder Gewicht und den entsprechenden HS-Code. Wenn der Rohstoff Holz ist, geben Sie auch die Art des Produkts an.
  
• Lieferanten- und Lieferketteninformationen (falls vorhanden): Dokumentieren Sie den Namen und die Adresse Ihres direkten Lieferanten sowie alle anderen beteiligten Akteure. Sammeln Sie Aufzeichnungen, die das Produkt mit seiner Quelle verknüpfen (z.B. Verträge, Mühlenberichte).
  
• Nachweis der Legalität: Sammeln Sie Beweise, dass das Produkt den lokalen Gesetzen entspricht, wie z.B. Landnutzungsrechte, Erntelizenzen oder Umweltgenehmigungen.
  
• Nachweis des entwaldungsfreien Status: Verwenden Sie Satellitenbilder, Feldberichte oder Zertifizierungen von Dritten, um zu zeigen, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht abgeholzt oder degradiert wurde.

Schritt 4: Risikobewertung durchführen

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Ihre Daten vollständig sind, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob mehr als ein vernachlässigbares Risiko von Entwaldung oder Illegalität besteht, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden.

Wichtige Risikodimensionen, die bewertet werden müssen:

• Länderrisiko: Untersuchen Sie die Waldpräsenz, Entwaldungs- und Degradierungstrends, die Stärke der Umweltgesetze, die Landverwaltung, Korruptionsniveaus und Probleme im Zusammenhang mit indigenen oder Gemeinschaftsrechten.
  
• Lieferkettenrisiko: Berücksichtigen Sie, wie viele Zwischenhändler beteiligt sind, wie komplex die Verarbeitung ist, das Risiko der Vermischung von konformen und nicht konformen Materialien und ob Ihre Partner eine Geschichte der Nichtkonformität haben.
  
• Grundstücks- oder Lieferantenrisiko: Überprüfen Sie gültige rechtliche Genehmigungen, Landtitel und die Achtung indigener oder dritter Rechte. Überprüfen Sie die Entwaldungsgeschichte des Landes und etwaige frühere Verstöße gegen Arbeits-, Umwelt- oder Wildtiergesetze.
  
• Dokumentations- und Verhaltensrisiko: Achten Sie auf fehlende oder nicht überprüfbare Dokumente, inkonsistente Daten, mangelnde Transparenz der Lieferanten oder jegliche Geschichte von EUDR-bezogenen Fehlverhalten.

Wenn das Ursprungsland von der EU als geringes Risiko eingestuft wurde, müssen Sie keine Risikobewertung und -minderung durchführen, es sei denn, die gesamte Lieferkette und Geolokation fallen unter diese Einstufung als geringes Risiko. In allen anderen Fällen, insbesondere beim Bezug aus Standard- oder Hochrisikoländern, wird erwartet, dass Sie jede Risikodimension im Detail bewerten. Je höher das Risiko, desto mehr Sorgfalt ist erforderlich, um eine vernachlässigbare Risikoerklärung zu rechtfertigen.

Schritt 5: Nicht vernachlässigbare Risiken mindern

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Wenn Ihre Risikobewertung mehr als ein vernachlässigbares Risiko zeigt, müssen Sie handeln, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen. Das Ziel ist es, das Risiko auf ein Niveau zu reduzieren, auf dem Sie die Compliance sicher und glaubwürdig erklären können.

Minderungsmaßnahmen können umfassen:

• Anfordern zusätzlicher Dokumentation von Ihrem Lieferanten, wie z.B. zusätzliche Dokumentation über Landbesitz.
• Durchführen von Audits oder Vor-Ort-Kontrollen, insbesondere wenn der Ursprung in einem Hochrisikoland liegt oder die Daten unklar sind.
• Verbesserung der Lieferantenkapazität durch Schulungen, Aktualisierung von Beschaffungsverträgen oder Erfordernis einer Drittverifizierung in Zukunft.
• Lieferanten oder Beschaffungsregionen wechseln, wenn ein Produkt nicht verifiziert werden kann oder der Lieferant nicht kooperativ ist.

Nach der Minderung müssen Sie das Risiko neu bewerten. Wenn es immer noch nicht vernachlässigbar ist, können Sie nicht fortfahren. Wenn es jetzt vernachlässigbar ist und Sie es rechtfertigen können,  sind Sie bereit, mit dem DDS fortzufahren.

Schritt 6: Ein DDS einreichen

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein nachgelagerter SME-Betreiber sind)

Sobald Ihr Sorgfaltspflichtprozess abgeschlossen ist und Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass das Risiko vernachlässigbar ist, müssen Sie ein DDS über das Online-System der EU einreichen, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen oder exportieren.

Das DDS wird über das EUDR-Informationssystem (Teil des TRACES-Portals) eingereicht. Sie geben wichtige Details ein, einschließlich Produkttyp und HS-Code, Volumen, Ursprungsland, Geolokation der Produktionsgrundstücke und Produktionszeitraum. Das System erfordert auch eine Erklärung, dass Sie Sorgfaltspflicht angewendet, ein vernachlässigbares Risiko festgestellt und Beweise aufbewahrt haben.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine DDS-Referenznummer und eine Verifizierungsnummer. Diese Nummern müssen mit Ihrer Sendung verknüpft und mit nachgelagerten Partnern geteilt werden, da sie Ihr formaler Nachweis der Compliance sind.

Für nachgelagerte Betreiber:

Wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen (z.B. Schokolade aus importiertem Kakao), müssen Sie ein neues DDS einreichen. Wenn Sie jedoch Inputs verwenden, die bereits durch ein gültiges vorgelagertes DDS abgedeckt sind, können Sie dieses DDS in Ihrer eigenen Einreichung referenzieren. Sie sind weiterhin für die Rückverfolgbarkeit und die Sicherstellung verantwortlich, dass die referenzierten Daten vollständig und glaubwürdig sind, müssen jedoch den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess nicht duplizieren. Die Einreichung eines DDS ist eine gesetzliche Verpflichtung. Behörden können Ihre Daten überprüfen und bewerten, ob Ihre Risikobewertung gerechtfertigt war. Wenn Ihr DDS als falsch oder unvollständig befunden wird, können Durchsetzungsmaßnahmen folgen, einschließlich Geldstrafen oder Beschränkungen für das Inverkehrbringen von Produkten.

Wichtig (vom Parlament angenommene Änderungen):

Unter diesen Änderungen:

• Sie müssten kein neues DDS einreichen, wenn bereits konforme vorgelagerte Dokumentation existiert.
• Rückverfolgbarkeitsschritte wie Lieferantenrisikobewertung, Minderung und DDS-Duplikation würden nicht mehr gelten.

Ihre Kernverantwortlichkeiten wären:

• Sammeln und Aufbewahren gültiger DDS-Referenzen oder Deklarationsidentifikatoren von Ihren vorgelagerten Lieferanten.
• Rückverfolgbarkeits- und Transaktionsaufzeichnungen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren.
• Nur der erste nachgelagerte Betreiber müsste DDS-Referenzen sammeln und speichern, andere weiter unten in der Kette wären nicht mehr verpflichtet, sie weiterzugeben.

Wenn Sie als kleiner oder mikro Primärbetreiber in einem Land mit geringem Risiko qualifizieren, können Sie stattdessen eine einmalige vereinfachte Erklärung abgeben, mit Aktualisierungen nur bei wesentlichen Änderungen.

Hinweis: Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich. Bis zur formellen Annahme müssen nachgelagerte Betreiber weiterhin den aktuellen EUDR-Rahmen einhalten.

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Rückverfolgbarkeit und Audit-Bereitschaft aufrechterhalten

Rückverfolgbarkeitsanforderungen

Die Erfüllung der EUDR-Compliance ist keine einmalige Aufgabe. Es erfordert Systeme und Routinen, die eine konsistente, durchgängige Rückverfolgbarkeit gewährleisten. 

Der erste Schritt besteht darin, die EUDR-Compliance in Ihre Abläufe zu integrieren, mit klarer interner Verantwortung über Funktionen hinweg. Beschaffung, Nachhaltigkeit, Betrieb und IT-Teams sollten alle ihre Rolle beim Sammeln, Validieren und Aufrechterhalten von Sorgfaltspflichtdaten verstehen.

Ihr Rückverfolgbarkeitssystem sollte strukturiert, zugänglich und auf zuverlässigen, zentralisierten Daten aufgebaut sein. Dies umfasst die Verknüpfung jeder Charge oder Sendung mit ihrem Produktionsgrundstück, Lieferanteninformationen und DDS-Referenz. Betreiber sollten in der Lage sein, ein Produkt mit minimalem Aufwand bis zu seiner Quelle zurückzuverfolgen. Wo relevant, müssen Sie auch die Trennung von konformen und nicht konformen Waren sicherstellen, sowohl physisch als auch in Aufzeichnungssystemen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen gemischte Produktlinien führt.

Ebenso wichtig ist, wie Sie Dokumentationen schützen. Alle Compliance-Dateien, Geolokationen, Lieferantenaufzeichnungen, Genehmigungen und Risikobewertungen/-minderungen sollten versionskontrolliert, sicher gespeichert und leicht abrufbar sein. Ein strukturiertes digitales Archiv ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auch nach Personalwechseln oder Systemmigrationen auf Aufzeichnungen zugreifen kann. Die Verordnung verlangt, dass Sie Dokumentationen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, und das Versäumnis, dies zu tun, kann als Nichtkonformität gewertet werden, unabhängig von der Qualität Ihrer ursprünglichen Sorgfaltspflicht.

Vorbereitung auf Inspektionen

Sobald die Durchsetzung beginnt, werden nationale Behörden Betreiber anhand eines risikobasierten Ansatzes inspizieren, was bedeutet, dass je höher die Risikoklassifizierung des Landes oder der Region (basierend auf dem EU-Benchmarking-System), desto wahrscheinlicher wird Ihr DDS überprüft. 

Um sich vorzubereiten, ist es wichtig zu wissen, wonach Prüfer suchen werden: die Vollständigkeit Ihrer Dokumentation und deren Aufbewahrung für fünf Jahre, wie Sie "vernachlässigbares Risiko" bestimmt haben, ob Ihr Sorgfaltspflichtsystem tatsächlich funktioniert und eine jährliche Überprüfung aller Sorgfaltspflichtbezogenen Bewertungen. Behörden können Rückverfolgbarkeitstests durchführen und verlangen, dass Sie zeigen, wie ein Produkt auf dem Markt mit einem bestimmten Produktionsgrundstück verknüpft ist.

Um vorbereitet zu bleiben, sollten Betreiber regelmäßige interne Audits oder simulierte Inspektionen durchführen. Wählen Sie eine kürzlich erfolgte Sendung aus und üben Sie das Abrufen der vollständigen Sorgfaltspflichtakte. Die Simulation einer Prüfung hilft, Lücken aufzudecken, wie fehlende Genehmigungen oder veraltete Koordinaten, und stärkt die Team-Bereitschaft unter Druck.

Schließlich sollten Sie die Inspektionsbereitschaft als einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung betrachten. Überwachen Sie sich entwickelnde Risiken, aktualisieren Sie Ihre Lieferantenbewertungen mindestens jährlich und passen Sie Ihre Systeme an, wenn das Geschäft wächst. Wenn die Durchsetzung einen Schwachpunkt aufdeckt, schließen Sie die Lücke und aktualisieren Sie Ihre internen Verfahren. Betrachten Sie die EUDR nicht nur als regulatorische Verpflichtung, sondern als Grundlage für widerstandsfähige und verantwortungsvolle Lieferketten.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Selbst gut gemeinte Betreiber können bei der erstmaligen Navigation der EUDR-Compliance auf Fallstricke stoßen. Im Folgenden sind einige der häufigsten Fehler oder Missverständnisse aufgeführt, die wir bei Betreibern beobachtet haben, zusammen mit praktischen Tipps, wie man sie vermeiden kann.

Fehler 1: Sich ausschließlich auf Zertifizierungen oder Lieferantenzusicherungen verlassen

Einige Betreiber gehen davon aus, dass ihre Rohstoffe zertifiziert sind (z.B. FSC für Holz, RSPO für Palmöl) oder dass der Lieferant ein allgemeines Compliance-Schreiben bereitgestellt hat, dann ist ihre Sorgfaltspflicht im Wesentlichen erledigt. 

Die EUDR akzeptiert jedoch keine Zertifizierungen oder Versprechen als Ersatz für Ihre eigene Sorgfaltspflicht. Zertifizierungssysteme können hilfreich sein, aber sie variieren in der Strenge und keine von ihnen erfüllt alle EUDR-Anforderungen vollständig.

Wie man es vermeidet: Behandeln Sie Zertifizierungen und Lieferantenzusicherungen als unterstützende Beweise, nicht als Freifahrtschein. Wenn Ihr Holzlieferant beispielsweise FSC-zertifiziert ist, verwenden Sie diese Informationen in Ihrer Risikobewertung (es senkt wahrscheinlich das Risiko), aber sammeln Sie dennoch die tatsächlichen Waldgrundstückskoordinaten und bestätigen Sie keine Entwaldung nach 2020 auf unabhängige Weise. 

Überprüfen Sie immer kritische Daten. Denken Sie daran, dass Sie beim Einreichen des DDS rechtlich verantwortlich sind, nicht die Zertifizierungsstelle. Verwenden Sie diese Tools also als Hilfsmittel, aber führen Sie Ihre eigenen Überprüfungen durch (stichprobenartige Überprüfung zertifizierter Farmen usw., um ihren Status zu validieren).

Fehler 2: Den Zeit- und Arbeitsaufwand unterschätzen

Einige Unternehmen erkennen kurz vor der Frist (Dezember 2025), dass sie konform sein müssen und glauben, dass sie alles in ein oder zwei Wochen zusammenstellen können. Die EUDR-Compliance erfordert das Sammeln vieler Informationen und möglicherweise die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die selbst Zeit benötigen, um sich anzupassen. Ein später Start kann zu Fehlern führen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, 100 Lieferketten in Eile zu kartieren, könnten Sie mit schlampigen Daten oder ungeprüften Risiken enden.

Wie man es vermeidet: Beginnen Sie frühzeitig und testen Sie den Prozess. Auch wenn die EUDR für Ihr Unternehmen erst 2025/2026 gilt, beginnen Sie jetzt mit der Kartierung der Lieferketten. Versuchen Sie heute eine Test-Sorgfaltspflicht für ein hochriskantes Produkt. Dies wird aufzeigen, wo Sie sich konzentrieren müssen (vielleicht ist ein Lieferant unkooperativ, besser, das jetzt herauszufinden)

Fehler 3: Risikobewertung als Formalität behandeln

Risikobewertung kann nuanciert sein, aber ein Fehler ist, sie oberflächlich zu machen, z.B. alles als "vernachlässigbares Risiko" zu deklarieren, ohne gründliche Begründung, oder einen Einheitsansatz zu verwenden. Einige Betreiber könnten annehmen, dass das Risiko automatisch vernachlässigbar ist, da ihr Lieferant Dokumente bereitgestellt hat. Dies könnte nach hinten losgehen, wenn eine Behörde prüft und feststellt, dass Sie offensichtliche Risikofaktoren (wie das Land ist bekannt für illegale Entwaldung) nicht berücksichtigt haben.

Wie man es vermeidet: Entwickeln Sie eine klare Risikobewertungsmethodik und dokumentieren Sie sie. Erstellen Sie beispielsweise eine Checkliste oder ein Bewertungssystem, das die Kriterien aus der Verordnung und den Leitlinien abdeckt (Länderrisikostufe, Lieferkettenkomplexität usw.) oder verwenden Sie eine spezifische EUDR-Software, die die Bewertungen bereitstellt. Seien Sie ehrlich in den Bewertungen, wenn etwas mittleres Risiko ist, markieren Sie es zunächst als solches und mindern Sie dann. 

Es ist weitaus besser zu zeigen, dass Sie ein mittleres Risiko identifiziert und Minderungsmaßnahmen ergriffen haben, als von Anfang an vorzugeben, es sei vernachlässigbar. Wenn Ihre Risikobewertung nicht mit Beweisen verteidigt werden kann, dann ist sie nicht wirklich vernachlässigbar.

Fehler 4: Schlechte Aufbewahrung von Aufzeichnungen und fehlende Prüfspur

Nach dem Durchlaufen der Sorgfaltspflichtschritte versäumen es einige Betreiber, die Dokumentation in Ordnung zu halten. Vielleicht sind Dateien über E-Mails verstreut oder nur eine Person versteht die Ordnerstruktur. In ein oder zwei Jahren wird es schwierig, die genauen Beweise für eine bestimmte Sendung abzurufen. Dies ist riskant, wenn geprüft wird. Die Unfähigkeit, Aufzeichnungen schnell vorzulegen, könnte als Nichtkonformität angesehen werden, selbst wenn Sie die Arbeit gemacht haben.

‍Wie man es vermeidet: Führen Sie klare und konsistente Aufbewahrungspraktiken ein. Jedes DDS sollte mit einem entsprechenden Dokumentenpaket verknüpft sein, idealerweise in einer gemeinsamen Datenbank oder Tabelle mit Referenznummern, Daten, Rohstoffen und Dateistandorten verfolgt. Verwenden Sie Cloud-Speicher mit Zugriffskontrollen und überprüfen Sie regelmäßig Ihr Archiv im Rahmen von simulierten Inspektionen. 

Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen auch bei Teamwechseln oder Systemmigrationen zugänglich bleiben und speichern Sie sie sicher für mindestens fünf Jahre. Viele EUDR-Compliance-Tools können einen Großteil davon automatisieren, von der Dokumentenverknüpfung bis zur prüfbereiten Speicherung,  was Ihr Rückverfolgbarkeitssystem schneller, sicherer und skalierbarer macht.

Fazit und nächste Schritte

Unter der EUDR spielen Betreiber eine zentrale Rolle bei der Verhinderung, dass Produkte, die mit Entwaldung in Verbindung stehen, in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Egal, ob Sie Rohstoffe importieren, Waren lokal produzieren oder fertige Produkte exportieren, Sie sind die erste Verteidigungslinie  und die Hauptverantwortlichen für die Sicherstellung der vollständigen Compliance.

Dies bedeutet mehr als nur das Abhaken einer Box. Betreiber müssen Produkte im Geltungsbereich identifizieren, Geolokations- und Rechtsdaten sammeln, Risiken bewerten und mindern, eine Sorgfaltspflicht-Erklärung einreichen und ein robustes Rückverfolgbarkeitssystem aufrechterhalten. Jeder dieser Schritte muss dokumentiert, vertretbar und auf Ihre Lieferkette zugeschnitten sein.

Coolsets EUDR-Lösung hilft Unternehmen, die richtigen Daten zu sammeln, Entwaldungsrisiken zu bewerten und DDSs einzureichen, ohne Lieferanten hinterherzujagen oder in komplexen Tabellen zu arbeiten. Mit Coolset können Unternehmen Produkt- und Bestelldaten aus ihrem ERP importieren, Dokumente von Lieferanten anfordern und alles an einem Ort aufbewahren. Das System markiert fehlende oder hochriskante Sendungen und generiert prüfbereite DDS-Dateien, die dem obligatorischen EU-TRACES-Format entsprechen.

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