Einführung

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist ein wegweisendes Gesetz, das darauf abzielt, Produkte, die mit Entwaldung in Verbindung stehen, vom EU-Markt fernzuhalten. Für Unternehmen, die als Betreiber agieren, bedeutet dies, dass sie bei jeder Bestellung in der Lieferkette auf potenzielle Entwaldung oder Rechtsverstöße prüfen müssen.

Die Verordnung wird Ende 2025 für große und mittlere Unternehmen (und Mitte 2026 für kleine und Kleinstunternehmen) vollständig anwendbar. In der Praxis muss jeder Betreiber sicherstellen, dass seine Produkte „entwaldungsfrei“ (keine Abholzung nach 2020) und legal produziert sind und dies dann über eine offizielle Sorgfaltserklärung erklären. 

Dieser EUDR-Berichtsleitfaden für Betreiber erklärt, warum Betreiber eine zentrale Rolle spielen, was ihre Kernpflichten sind und bietet einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zur Einhaltung. Wir behandeln auch, wie man die Rückverfolgbarkeit aufrechterhält, häufige Fallstricke vermeidet und sich auf Audits vorbereitet, damit ESG-Manager, Rechtsbeauftragte und Einkaufsleiter die Anforderungen der EUDR sicher erfüllen können.

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Warum Betreiber unter der EUDR wichtig sind

Unter der EUDR tragen Betreiber die Hauptverantwortung dafür, Entwaldung aus den EU-Lieferketten fernzuhalten. Sie sind der erste Kontrollpunkt im System und müssen umfassende Sorgfaltspflichten für jede Charge regulierter Waren durchführen, bevor Waren in den Markt gelangen oder ihn verlassen. Diese Rolle an vorderster Front ist entscheidend: Wenn ein Betreiber eine nicht konforme (z. B. kürzlich abgeholzte oder illegal produzierte) Quelle nicht identifiziert, wird dieses Risiko die gesamte Wertschöpfungskette durchdringen.

Mit anderen Worten, Betreiber sind wichtig, weil sie die „schwere Arbeit“ leisten, Daten über die Herkunft sammeln, Entwaldungsrisiken analysieren und die Einhaltung garantieren, auf die Händler und andere Akteure weiter unten in der Lieferkette angewiesen sind. Während einige Betreiber die volle Verantwortung für die Datenerfassung und -bewertung tragen, konzentrieren sich andere, die später in der Lieferkette beteiligt sind, hauptsächlich auf die Lieferkette. 

Durch die Einreichung einer ordnungsgemäßen EUDR-Sorgfaltserklärung und das Platzieren von Produkten, die alle Kriterien erfüllen, tragen Betreiber dazu bei, dass nur nachhaltige, legal beschaffte Produkte durch die EU-Märkte fließen.

Was ist ein Betreiber unter der EUDR?

Definition und Beispiele

In EUDR-Begriffen ist ein Betreiber jede Person oder jedes Unternehmen, das „im Rahmen einer kommerziellen Tätigkeit relevante Produkte auf den EU-Markt bringt oder exportiert“. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen als Betreiber gilt, wenn es als erstes eine regulierte Ware oder ein Produkt (in HS-Codes wie in Anhang I definiert) auf den EU-Markt bringt oder aus der EU exportiert.

Betreiber umfassen:

• Importeure, die relevante Waren in die EU bringen.

• In der EU ansässige Produzenten, die relevante Waren lokal ernten und auf den EU-Markt bringen.

• Exporteure, die relevante Waren aus der EU verschiffen.

• Hersteller, die neue Produkte (klassifiziert unter anderen HS-Codes) herstellen, die bereits auf dem Markt platzierte Materialien enthalten, wie Schokolade aus importiertem Kakao oder Möbel aus Holz.
  

An diesem Punkt ist es wichtig, zwischen Erstlinienbetreibern und nachgelagerten Betreibern zu unterscheiden. Erstlinienbetreiber sind diejenigen, die entweder relevante Produkte in die EU importieren oder relevante Rohstoffe innerhalb der EU ernten. Sie tragen die volle Last der Sammlung von Geolokalisierungs-, Legalitäts- und Entwaldungsdaten direkt von der Quelle und der Risikobewertung. 

Im Gegensatz dazu können nachgelagerte Betreiber wie Hersteller und Exporteure, die konforme Eingaben verwenden, auf die Sorgfaltspflicht der vorgelagerten Akteure zurückgreifen und auf eine bestehende DDS verweisen. Eine Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die über das EU-System eingereicht wird und bestätigt, dass ein Produkt entwaldungsfrei, legal produziert und durch eine abgeschlossene Risikobewertung unterstützt ist. Während nachgelagerte Betreiber auf eine bestehende DDS für das Rohmaterial verweisen können, müssen sie dennoch ihre eigene DDS für das Endprodukt einreichen und die vollständige Rückverfolgbarkeit sicherstellen. Die Verordnung erlaubt eine gewisse Vereinfachung in diesem Prozess, aber keine Befreiung von der Einhaltung.

Dies unterscheidet sich von einem Händler, der Produkte kauft und verkauft, die bereits auf dem EU-Markt platziert wurden, ohne sie materiell zu verändern. Beachten Sie, dass ein Unternehmen beide Rollen spielen kann. Entscheidend ist die Transaktion und ob sie eine neue Platzierung, einen Export oder einen innergemeinschaftlichen Weiterverkauf eines regulierten Produkts darstellt.

Hier sind einige Beispiele für Betreiber:

• Ein niederländischer Importeur, der Kakaobohnen aus der Elfenbeinküste einführt, ist ein Erstlinienbetreiber. 

• Ein finnisches Forstunternehmen, das in Finnland geerntetes Holz auf dem EU-Markt verkauft, ist ebenfalls ein Betreiber, auch wenn die Produktion inländisch ist.

•  Ein spanischer Hersteller, der Schokolade aus Kakaopaste herstellt, die bereits von einem vorgelagerten Lieferanten importiert wurde, ist ein nachgelagerter Betreiber. 

• Ein portugiesischer Exporteur, der Lederwaren (aus EU-Quellen stammendem Rindsleder) in die USA verschifft, ist ebenfalls ein nachgelagerter Betreiber.

Was sind die Kernpflichten für Betreiber?

Überblick über die Verantwortlichkeiten

Im Zentrum der EUDR steht eine einfache Regel: Betreiber dürfen kein Produkt platzieren oder exportieren, es sei denn, es ist nachweislich entwaldungsfrei, legal produziert und durch ein DDS abgedeckt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Rohstoffe importieren, lokal produzieren oder Waren herstellen, die betroffene Rohstoffe enthalten.

Für die meisten Betreiber bedeutet dies, ein Sorgfaltspflichtsystem einzurichten, um:

• Erforderliche Daten zu sammeln (z.B. Geolokation, Produktionsdaten, Lieferanteninfo),

• Entwaldungs-, Legalitäts- und Lieferketten- oder Länderrisiken zu bewerten

• Nicht vernachlässigbare Risiken zu mindern

• Ein DDS einzureichen, bevor das Produkt auf den Markt gebracht wird

• Nachverfolgbarkeit in den Abläufen zu gewährleisten

• Daten mindestens 5 Jahre aufzubewahren

• Jährlich zu berichten

Variationen in den Verpflichtungen

Betreiber, die aus Ländern mit geringem Risiko beziehen, können von vereinfachten Anforderungen profitieren. Sie müssen zwar weiterhin Lieferkettendaten einschließlich Entwaldungs- und Legalitätsprüfung sammeln und ein DDS einreichen, können jedoch die Risikobewertung und -minderung überspringen. Dies gilt jedoch nur, wenn der gesamte Ursprung des Produkts als risikoarm verifiziert werden kann.

Nachgelagerte Betreiber, wie Hersteller, die bereits deklarierte Inputs verwenden, müssen ebenfalls ein DDS für ihr Endprodukt einreichen. Sie können jedoch auf das frühere DDS verweisen und die gesamte Risikobewertung vermeiden, solange sie sicherstellen können, dass der vorgelagerte Betreiber eine ordnungsgemäße Sorgfaltspflicht durchgeführt hat, der vertraut werden kann. 

SMEs sind von der EUDR nicht ausgenommen, aber die Verordnung erkennt ihre begrenzte Kapazität an und passt die Anforderungen entsprechend an. Kleine und Kleinstunternehmen profitieren von einer späteren Frist (30. Juni 2026) und müssen keine jährlichen Berichte veröffentlichen. Wenn ein SME als Erstbetreiber agiert (z.B. durch Import von Rohkakao oder Holzeinschlag innerhalb der EU), muss es den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess einschließlich der Einreichung eines DDS befolgen. 

Andererseits, wenn ein SME ein nachgelagerter Betreiber ist, der neue Produkte aus bereits deklarierten Materialien herstellt (wie ein kleiner Schokoladenhersteller, der EUDR-konformen Kakao verwendet), ist es nicht erforderlich, ein DDS einzureichen. Dennoch muss die Nachverfolgbarkeit gewährleistet und den Behörden auf Anfrage Informationen bereitgestellt werden.

Kurz gesagt, die EUDR-Verpflichtungen sind nicht einheitlich. Aber ob Sie ein Erstimporteur oder ein nachgelagerter Hersteller sind, das Platzieren eines betroffenen Produkts auf oder außerhalb des EU-Marktes bringt echte Verantwortung mit sich und erfordert einen dokumentierten, datengetriebenen Sorgfaltspflichtprozess.

Schritt-für-Schritt-Berichtsprozess für Betreiber

Schritt 1: Identifizieren Sie betroffene Produkte und Lieferanten (Anhang I)

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) zielt auf sieben Schlüsselrohstoffe ab, die mit Entwaldung und Walddegradation verbunden sind: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalmen, Gummi, Soja und Holz. Diese Rohstoffe sowie ihre abgeleiteten Produkte sind in Anhang I der Verordnung aufgeführt, der die relevanten Harmonisierten System (HS)-Codes auflistet.

Um festzustellen, ob Ihre Produkte unter die EUDR fallen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Überprüfen Sie den HS-Code: Identifizieren Sie den HS-Code Ihres Produkts und überprüfen Sie, ob er in Anhang I aufgeführt ist. Nur Produkte mit in Anhang I angegebenen HS-Codes unterliegen der Verordnung.
   
   
2. Bewerten Sie zusammengesetzte und hergestellte Produkte: Bestimmen Sie bei Produkten, die mehrere Rohstoffe enthalten, den Hauptrohstoff. Bei verarbeiteten Produkten verfolgen Sie sie bis zu den Rohstoffen zurück. Sorgfaltspflicht ist für den Hauptrohstoff erforderlich, wenn sein HS-Code in Anhang I aufgeführt ist.
   
   
3. Verstehen Sie 'ex'-Codes: Einige HS-Codes in Anhang I sind mit 'ex' versehen, was bedeutet, dass nur bestimmte Produkte innerhalb dieses Codes abgedeckt sind. Zum Beispiel bezieht sich 'ex 9401' speziell auf Holzsitze, nicht auf alle Sitze unter diesem Code.
   
   
4. Karten Sie Lieferanten- und Produktinformationen: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, die jeden Lieferanten mit den spezifischen Rohstoffen und HS-Codes der von ihnen bereitgestellten Produkte verknüpfen. Nachverfolgbarkeit ist entscheidend für die Einhaltung und sollte Folgendes umfassen:
   

1. Name und Kontaktdaten des Lieferanten
   
   
2. Gelieferter Rohstoff
   
   
3. Zugehöriger HS-Code
   
   
4. Produktbeschreibungen
   

Schritt 2: Bewerten Sie die Reife der Lieferanten

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie kein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Nachdem Sie Ihre Lieferanten identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob Sie sich auf die von ihnen bereitgestellten Informationen verlassen können, insbesondere wenn Sie planen, ein vorgelagertes DDS wiederzuverwenden. Dies bedeutet, zu bewerten, wie vorbereitet und vertrauenswürdig Ihre Lieferanten in Bezug auf die Erfüllung der EUDR-Anforderungen sind.

Zu bewertende Schlüsselaspekte sind:

• Sorgfaltspflichtsystem: Bewerten Sie, ob der Lieferant ein implementiertes und effektives Sorgfaltspflichtsystem für die EUDR hat.

• DDS-Verfügbarkeit: Bestätigen Sie, dass der Lieferant ein gültiges DDS für die relevanten Produkte bereitstellen kann.

• Compliance-Historie: Überprüfen Sie vergangene Fälle von Nichteinhaltung oder Verstöße im Zusammenhang mit Entwaldung oder Legalität.

• Datenvalidität: Überprüfen Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der im DDS bereitgestellten Informationen stichprobenartig.

Wenn der Lieferant ein hohes Maß an Reife und Compliance zeigt, können Sie fortfahren, sein DDS wiederzuverwenden. Wenn es jedoch Bedenken oder unzureichende Informationen gibt, ist es ratsam, eine umfassende eigene Sorgfaltspflicht durchzuführen. Eine gründliche Bewertung der Lieferantenreife stellt sicher, dass Sie die EUDR-Anforderungen einhalten und die Integrität Ihrer Lieferkette wahren.

Schritt 3: Erforderliche Daten sammeln

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Sie festgestellt haben, welche Produkte der EUDR unterliegen, beginnt die eigentliche Arbeit: die Datenerfassung. Betreiber müssen für jede Sendung eines betroffenen Rohstoffs eine umfassende Informationssammlung durchführen, bevor sie mit der Transaktion fortfahren. 

Wichtige Datenpunkte umfassen:

• Geolokation der Produktion: Erfassen Sie die genauen geografischen Koordinaten (Breitengrad/Längengrad oder Polygon) jedes Grundstücks, auf dem der Rohstoff produziert wurde. Gemischte Lose erfordern Koordinaten für alle Grundstücke.
  
  
• Produktionsdatum oder -zeitraum: Dokumentieren Sie, wann der Rohstoff produziert oder geerntet wurde. Dies beweist, dass das Produkt nicht mit Entwaldung nach 2020 verbunden ist.
  
  
• Rohstoffdetails und Menge: Geben Sie an, was das Produkt ist, sein Volumen oder Gewicht und den entsprechenden HS-Code. Wenn der Rohstoff Holz ist, geben Sie auch die Art des Produkts an.
  
  
• Lieferanten- und Herkunftsketteninformationen (falls vorhanden): Dokumentieren Sie den Namen, die Adresse Ihres direkten Lieferanten und alle anderen beteiligten Akteure. Sammeln Sie Aufzeichnungen, die das Produkt mit seiner Quelle verknüpfen (z.B. Verträge, Mühlenberichte).
  
  
• Nachweis der Legalität: Sammeln Sie Nachweise, dass das Produkt den lokalen Gesetzen entspricht, wie z.B. Landbesitz, Erntegenehmigungen oder Umweltgenehmigungen.
  
  
• Nachweis des entwaldungsfreien Status: Verwenden Sie Satellitenbilder, Feldberichte oder Zertifizierungen von Dritten, um zu zeigen, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht entwaldet oder degradiert wurde.

Schritt 4: Risikobewertung durchführen

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Ihre Daten vollständig sind, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob mehr als ein vernachlässigbares Risiko für Entwaldung oder Illegalität besteht, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden.

Zu bewertende Schlüsselaspekte des Risikos:

• Länderrisiko: Betrachten Sie die Waldpräsenz, Entwaldungs- und Degradationstrends, die Stärke der Umweltgesetze, die Landverwaltung, Korruptionsniveaus und Probleme im Zusammenhang mit indigenen oder Gemeinschaftsrechten.
  
  
• Lieferkettenrisiko: Berücksichtigen Sie, wie viele Zwischenhändler beteiligt sind, wie komplex die Verarbeitung ist, das Risiko der Vermischung von konformen und nicht konformen Materialien und ob Ihre Partner eine Geschichte der Nichteinhaltung haben.
  
  
• Grundstücks- oder Lieferantenrisiko: Überprüfen Sie gültige rechtliche Genehmigungen, Landtitel und die Achtung indigener oder dritter Rechte. Überprüfen Sie die Entwaldungsgeschichte des Landes und vergangene Arbeits-, Umwelt- oder Wildtierverstöße.
  
• Dokumentations- und Verhaltensrisiko: Achten Sie auf fehlende oder nicht überprüfbare Dokumente, inkonsistente Daten, mangelnde Lieferantentransparenz oder eine Geschichte von EUDR-bezogenen Fehlverhalten.

Wenn das Herkunftsland von der EU als risikoarm eingestuft wurde, müssen Sie keine Risikobewertung und -minderung durchführen, aber nur, wenn die gesamte Lieferkette und Geolokation innerhalb dieser risikoarmen Einstufung fällt. In allen anderen Fällen, insbesondere bei der Beschaffung aus Standard- oder Hochrisikoländern, wird erwartet, dass Sie jede Risikodimension im Detail bewerten. Je höher das Risiko, desto mehr Sorgfalt ist erforderlich, um eine vernachlässigbare Risikoerklärung zu rechtfertigen.

Schritt 5: Nicht vernachlässigbares Risiko mindern

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Wenn Ihre Risikobewertung mehr als ein vernachlässigbares Risiko zeigt, müssen Sie handeln, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen. Das Ziel ist es, das Risiko auf ein Niveau zu reduzieren, auf dem Sie die Einhaltung sicher und glaubwürdig erklären können.

Minderungsmaßnahmen können umfassen:

• Zusätzliche Dokumentation von Ihrem Lieferanten anfordern, wie z.B. zusätzliche Dokumentation zum Landbesitz.

• Durchführung von Audits oder Vor-Ort-Kontrollen, insbesondere wenn der Ursprung in einem Hochrisikoland liegt oder die Daten unklar sind.

• Verbesserung der Lieferantenkapazität, durch Schulungen, Aktualisierung von Beschaffungsverträgen oder die Anforderung einer Drittverifizierung in Zukunft.

• Wechsel der Lieferanten oder Beschaffungsregionen, wenn ein Produkt nicht verifiziert werden kann oder der Lieferant nicht kooperativ ist.

Nach der Minderung müssen Sie das Risiko neu bewerten. Wenn es immer noch nicht vernachlässigbar ist, können Sie nicht fortfahren. Wenn es jetzt vernachlässigbar ist und Sie es rechtfertigen können,  sind Sie bereit, mit dem DDS fortzufahren.

Schritt 6: Ein DDS einreichen

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein nachgelagerter SME-Betreiber sind)

Sobald Ihr Sorgfaltspflichtprozess abgeschlossen ist und Sie festgestellt haben, dass das Risiko vernachlässigbar ist, müssen Sie ein DDS über das Online-System der EU einreichen, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen oder exportieren.

Das DDS wird über das EUDR-Informationssystem (Teil des TRACES-Portals) eingereicht. Sie geben wichtige Details ein, einschließlich Produkttyp und HS-Code, Volumen, Herkunftsland, Geolokation der Produktionsgrundstücke und Produktionszeitraum. Das System erfordert auch eine Erklärung, dass Sie Sorgfaltspflicht angewendet, ein vernachlässigbares Risiko festgestellt und Beweise aufbewahrt haben.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine DDS-Referenznummer und eine Verifizierungsnummer. Diese Nummern müssen mit Ihrer Sendung verknüpft und mit nachgelagerten Partnern geteilt werden, da sie Ihr formaler Nachweis der Einhaltung sind.

Für nachgelagerte Betreiber:

Wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen (z.B. Schokolade aus importiertem Kakao), müssen Sie ein neues DDS einreichen. Wenn Sie jedoch bereits durch ein gültiges vorgelagertes DDS abgedeckte Inputs verwenden, können Sie auf dieses DDS in Ihrer eigenen Einreichung verweisen. Sie sind weiterhin für die Nachverfolgbarkeit verantwortlich und müssen sicherstellen, dass die referenzierten Daten vollständig und glaubwürdig sind, aber Sie müssen den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess nicht duplizieren.

Die Einreichung eines DDS ist eine rechtliche Verpflichtung. Die Behörden können Ihre Aufzeichnungen überprüfen und bewerten, ob Ihre Risikobewertung gerechtfertigt war. Wenn Ihr DDS als falsch oder unvollständig befunden wird, können Durchsetzungsmaßnahmen folgen, einschließlich Geldstrafen oder Beschränkungen für das Platzieren von Produkten auf dem Markt.

Nachverfolgbarkeit und Audit-Bereitschaft aufrechterhalten

Nachverfolgbarkeitsanforderungen

Die Einhaltung der EUDR ist keine einmalige Aufgabe. Es erfordert Systeme und Routinen, die eine konsistente, durchgängige Nachverfolgbarkeit gewährleisten. 

Der erste Schritt besteht darin, die EUDR-Compliance in Ihre Abläufe zu integrieren, mit klarer interner Verantwortung über Funktionen hinweg. Beschaffung, Nachhaltigkeit, Betrieb und IT-Teams sollten alle ihre Rolle beim Sammeln, Validieren und Aufrechterhalten von Sorgfaltspflichtdaten verstehen.

Ihr Nachverfolgbarkeitssystem sollte strukturiert, zugänglich und auf zuverlässigen, zentralisierten Daten aufgebaut sein. Dies umfasst die Verknüpfung jeder Charge oder Sendung mit ihrem Produktionsgrundstück, Lieferanteninformationen und der DDS-Referenz. Betreiber sollten in der Lage sein, ein Produkt mit minimalem Aufwand zu seiner Quelle zurückzuverfolgen. Wo relevant, müssen Sie auch die Trennung von konformen und nicht konformen Waren sicherstellen, sowohl physisch als auch in Aufzeichnungssystemen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen gemischte Produktlinien handhabt.

Ebenso wichtig ist, wie Sie Dokumentationen sichern. Alle Compliance-Dateien, Geolokationen, Lieferantenaufzeichnungen, Genehmigungen und Risikobewertungen/-minderungen sollten versioniert, sicher gespeichert und leicht abrufbar sein. Ein strukturiertes digitales Archiv ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auch nach Personalwechseln oder Systemmigrationen noch auf Aufzeichnungen zugreifen kann. Die Verordnung verlangt, dass Sie Dokumentationen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, und das Versäumnis, dies zu tun, kann als Nichteinhaltung gewertet werden, unabhängig von der Qualität Ihrer ursprünglichen Sorgfaltspflicht.

Vorbereitung auf Inspektionen

Sobald die Durchsetzung beginnt, werden nationale Behörden Betreiber mit einem risikobasierten Ansatz inspizieren, was bedeutet, dass je höher die Risikoklassifizierung des Landes oder der Region (basierend auf dem EU-Benchmarking-System), desto wahrscheinlicher wird Ihr DDS überprüft. 

Um sich vorzubereiten, ist es wichtig zu wissen, wonach Prüfer suchen: die Vollständigkeit Ihrer Dokumentation und deren Aufbewahrung für fünf Jahre, wie Sie "vernachlässigbares Risiko" bestimmt haben, ob Ihr Sorgfaltspflichtsystem tatsächlich funktioniert und eine jährliche Überprüfung aller Sorgfaltspflicht-bezogenen Bewertungen. Die Behörden können Nachverfolgbarkeitstests durchführen und verlangen, dass Sie zeigen, wie ein Produkt auf dem Markt mit einem bestimmten Produktionsgrundstück verknüpft ist.

Um vorbereitet zu bleiben, sollten Betreiber regelmäßige interne Audits oder simulierte Inspektionen durchführen. Wählen Sie eine kürzlich erfolgte Sendung aus und üben Sie das Abrufen der vollständigen Sorgfaltspflichtakte. Die Simulation einer Prüfung hilft, Lücken aufzudecken, wie fehlende Genehmigungen oder veraltete Koordinaten, und stärkt die Teambereitschaft unter Druck.

Betrachten Sie schließlich die Inspektionsbereitschaft als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Überwachen Sie sich entwickelnde Risiken, aktualisieren Sie Ihre Lieferantenbewertungen mindestens jährlich und passen Sie Ihre Systeme an, wenn das Geschäft wächst. Wenn die Durchsetzung eine Schwachstelle aufdeckt, schließen Sie die Lücke und aktualisieren Sie Ihre internen Verfahren. Betrachten Sie die EUDR nicht nur als regulatorische Verpflichtung, sondern als Grundlage für widerstandsfähige und verantwortungsvolle Lieferketten.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Selbst gut gemeinte Betreiber können bei der erstmaligen Navigation der EUDR-Compliance auf Fallstricke stoßen. Nachfolgend sind einige der häufigsten Fehler oder Missverständnisse aufgeführt, die wir bei Betreibern beobachtet haben, zusammen mit praktischen Tipps, wie man sie vermeidet.

Fehler 1: Sich ausschließlich auf Zertifizierungen oder Lieferantenzusicherungen verlassen

Einige Betreiber gehen davon aus, dass ihre Rohstoffe zertifiziert sind (z.B. FSC für Holz, RSPO für Palmöl) oder wenn der Lieferant ein allgemeines Konformitätsschreiben bereitgestellt hat, dann ist ihre Sorgfaltspflicht im Wesentlichen erledigt. 

Die EUDR akzeptiert jedoch keine Zertifizierungen oder Zusagen als Ersatz für Ihre eigene Sorgfaltspflicht. Zertifizierungssysteme können hilfreich sein, variieren jedoch in der Strenge, und keines von ihnen erfüllt alle EUDR-Anforderungen vollständig.

Wie man es vermeidet: Behandeln Sie Zertifizierungen und Lieferantenzusicherungen als unterstützende Beweise, nicht als Freifahrtschein. Wenn Ihr Holzlieferant beispielsweise FSC-zertifiziert ist, verwenden Sie diese Informationen in Ihrer Risikobewertung (es senkt wahrscheinlich das Risiko), sammeln Sie jedoch dennoch die tatsächlichen Waldgrundstückskoordinaten und bestätigen Sie keine Entwaldung nach 2020 auf unabhängige Weise. 

Überprüfen Sie immer kritische Daten. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie das DDS einreichen, rechtlich verantwortlich sind, nicht die Zertifizierungsstelle. Verwenden Sie diese Tools also zur Unterstützung, führen Sie jedoch Ihre eigenen Überprüfungen durch (stichprobenartige Überprüfung einer Auswahl zertifizierter Betriebe usw., um deren Status zu validieren).

Fehler 2: Den Zeit- und Arbeitsaufwand unterschätzen

Einige Unternehmen erkennen kurz vor der Frist (Dezember 2025), dass sie konform sein müssen und denken, sie können alles in ein oder zwei Wochen zusammenstellen. Die Einhaltung der EUDR erfordert das Sammeln vieler Informationen und möglicherweise die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die selbst Zeit benötigen, um sich anzupassen. Ein später Start kann zu Fehlern führen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, 100 Lieferketten in Eile zu kartieren, könnten Sie am Ende schlampige Daten oder ungeprüfte Risiken haben.

Wie man es vermeidet: Beginnen Sie frühzeitig und testen Sie den Prozess. Auch wenn die EUDR für Ihr Unternehmen erst 2025/2026 gilt, beginnen Sie jetzt mit der Kartierung der Lieferketten. Versuchen Sie heute eine Test-Sorgfaltspflicht für ein hochriskantes Produkt. Dies wird aufzeigen, wo Sie sich konzentrieren müssen (vielleicht ist ein Lieferant unkooperativ, besser, das jetzt herauszufinden)

Fehler 3: Risikobewertung als Formalität behandeln

Risikobewertung kann nuanciert sein, aber ein Fehler ist, sie oberflächlich durchzuführen, z.B. alles als "vernachlässigbares Risiko" zu deklarieren, ohne gründliche Begründung, oder einen einheitlichen Ansatz zu verwenden. Einige Betreiber könnten annehmen, dass das Risiko automatisch vernachlässigbar ist, da ihr Lieferant Dokumente bereitgestellt hat. Dies könnte nach hinten losgehen, wenn eine Behörde prüft und feststellt, dass Sie offensichtliche Risikofaktoren nicht berücksichtigt haben (wie das Land ist bekannt für illegale Entwaldung).

Wie man es vermeidet: Entwickeln Sie eine klare Risikobewertungsmethodik und dokumentieren Sie sie. Erstellen Sie beispielsweise eine Checkliste oder ein Bewertungssystem, das die Kriterien aus der Verordnung und den Leitlinien abdeckt (Länderrisikostufe, Lieferkettenkomplexität usw.) oder verwenden Sie eine spezielle EUDR-Software, die die Bewertungen bereitstellt. Seien Sie ehrlich in den Bewertungen, wenn etwas mittleres Risiko ist, markieren Sie es zunächst als solches und mindern Sie es dann. 

Es ist weit besser zu zeigen, dass Sie ein mittleres Risiko identifiziert und Minderungsmaßnahmen ergriffen haben, als zu behaupten, es sei von Anfang an vernachlässigbar gewesen. Wenn Ihre Risikobewertung nicht mit Beweisen verteidigt werden kann, dann ist sie nicht wirklich vernachlässigbar.

Fehler 4: Schlechte Aufbewahrung und fehlende Prüfspur‍

Nach dem Durchlaufen der Sorgfaltspflichtschritte versäumen es einige Betreiber, die Dokumentation in Ordnung zu halten. Vielleicht sind Dateien über E-Mails verstreut oder nur eine Person versteht die Ordnerstruktur. 

In ein oder zwei Jahren wird es schwierig, die genauen Beweise für eine bestimmte Sendung abzurufen. Dies ist riskant, wenn geprüft wird. Die Unfähigkeit, Aufzeichnungen umgehend vorzulegen, könnte als Nichteinhaltung angesehen werden, selbst wenn Sie die Arbeit gemacht haben.

Wie man es vermeidet: Setzen Sie klare und konsistente Aufbewahrungspraktiken um. Jedes DDS sollte mit einem entsprechenden Dokumentenpaket verknüpft sein, idealerweise in einer gemeinsamen Datenbank oder Tabelle mit Referenznummern, Daten, Rohstoffen und Dateistandorten nachverfolgt. Verwenden Sie Cloud-Speicher mit Zugriffskontrollen und überprüfen Sie regelmäßig Ihr Archiv im Rahmen von simulierten Inspektionen. 

Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen auch bei Personalwechseln oder Systemmigrationen zugänglich bleiben und speichern Sie sie sicher für mindestens fünf Jahre. Viele EUDR-Compliance-Tools können einen Großteil davon automatisieren, von der Dokumentenverknüpfung bis zur auditfähigen Speicherung,  was Ihr Nachverfolgbarkeitssystem schneller, sicherer und skalierbarer macht.

Fazit und nächste Schritte

Unter der EUDR spielen Betreiber eine zentrale Rolle bei der Verhinderung, dass mit Entwaldung verbundene Produkte in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Ob Sie Rohstoffe importieren, Waren lokal produzieren oder Fertigprodukte exportieren, Sie sind die erste Verteidigungslinie  und die primäre Partei, die für die vollständige Einhaltung verantwortlich ist.

Dies bedeutet mehr als nur ein Kästchen anzukreuzen. Betreiber müssen betroffene Produkte identifizieren, Geolokations- und Rechtsdaten sammeln, Risiken bewerten und mindern, eine Sorgfaltspflichtserklärung einreichen und ein robustes Nachverfolgbarkeitssystem aufrechterhalten. Jeder dieser Schritte muss dokumentiert, verteidigbar und auf Ihre Lieferkette zugeschnitten sein.

Wenn Sie noch nicht begonnen haben, ist jetzt die Zeit. Beginnen Sie mit der Kartierung Ihrer Lieferketten, identifizieren Sie, welche Produkte unter Anhang I fallen, und bestimmen Sie, ob Sie als Erstbetreiber oder nachgelagerter Betreiber agieren. Verstehen Sie Ihre Lieferanten, Ihre Rolle und den Aufwand, den die Einhaltung erfordert, basierend auf Ihrem Risikopotenzial und Ihrer Unternehmensgröße.

Überlegen Sie schließlich, ob eine dedizierte EUDR-Compliance-Lösung Ihnen helfen könnte, diesen Prozess in großem Maßstab zu verwalten. Die richtige Software kann Ihre Daten zentralisieren, die Nachverfolgbarkeit automatisieren, die DDS-Einreichung vereinfachen und Sie auditbereit halten, Zeit sparen und das Risiko verringern, wenn die Durchsetzung näher rückt.