Einführung

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist ein wegweisendes Gesetz, das darauf abzielt, Produkte, die mit Entwaldung in Verbindung stehen, vom EU-Markt fernzuhalten. Für Unternehmen, die als Betreiber agieren, bedeutet dies, dass sie auftragsbezogene Kontrollen auf mögliche Entwaldung oder Illegalitäten in der gesamten Lieferkette einführen müssen.

Die Verordnung wird Ende 2025 für große und mittlere Unternehmen (und Mitte 2026 für kleine und Kleinstunternehmen) vollständig anwendbar. In der Praxis muss jeder Betreiber sicherstellen, dass seine Produkte „entwaldungsfrei“ (keine Rodung nach 2020) und legal produziert sind und dies dann über eine offizielle Sorgfaltserklärung deklarieren. 

Dieser EUDR-Berichterstattungsleitfaden für Betreiber erklärt, warum Betreiber eine entscheidende Rolle spielen, was ihre Kernpflichten sind und bietet einen schrittweisen Ansatz zur Einhaltung der Vorschriften. Wir behandeln auch, wie man die Rückverfolgbarkeit aufrechterhält, häufige Fallstricke vermeidet und sich auf Audits vorbereitet, damit ESG-Manager, Rechtsbeauftragte und Einkaufsleiter die Anforderungen der EUDR sicher erfüllen können.

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Warum Betreiber unter der EUDR wichtig sind

Unter der EUDR tragen Betreiber die Hauptverantwortung dafür, Entwaldung aus den EU-Lieferketten fernzuhalten. Sie sind der erste Kontrollpunkt im System und müssen umfassende Sorgfaltspflichten für jede Charge regulierter Waren durchführen, bevor Waren in den Markt ein- oder ausgeführt werden können. Diese Rolle an vorderster Front ist entscheidend: Wenn ein Betreiber eine nicht konforme (z.B. kürzlich entwaldete oder illegal produzierte) Quelle nicht identifiziert, wird dieses Risiko die gesamte Wertschöpfungskette durchdringen.

Mit anderen Worten: Betreiber sind wichtig, weil sie die „schwere Arbeit“ leisten, Daten über den Ursprung sammeln, das Entwaldungsrisiko analysieren und für die Compliance bürgen, auf die Händler und andere Akteure weiter unten in der Lieferkette angewiesen sind. Während einige Betreiber die volle Verantwortung für die Datenerhebung und -bewertung tragen, konzentrieren sich andere, die später in der Lieferkette beteiligt sind, hauptsächlich auf die Lieferkette. 

Durch die Einreichung einer ordnungsgemäßen EUDR-Sorgfaltserklärung und das Platzieren von Produkten, die alle Kriterien erfüllen, tragen Betreiber dazu bei, sicherzustellen, dass nur nachhaltige, legal beschaffte Produkte durch die EU-Märkte fließen.

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Was ist ein Betreiber unter der EUDR?

Definition und Beispiele

In EUDR-Begriffen ist ein Betreiber jede Person oder jedes Unternehmen, das „im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit relevante Produkte auf den EU-Markt bringt oder exportiert“. Das bedeutet, dass, wenn Ihr Unternehmen als erstes eine regulierte Ware oder ein Produkt (in HS-Codes wie in Anhang I definiert) auf den EU-Markt bringt oder aus der EU exportiert, Sie als Betreiber unter der Verordnung gelten.

Betreiber umfassen:

• Importeure, die relevante Waren in die EU bringen.

• EU-basierte Produzenten, die relevante Waren lokal ernten und auf den EU-Markt bringen.

• Exporteure, die relevante Waren aus der EU verschiffen.

• Hersteller, die neue Produkte (klassifiziert unter anderen HS-Codes) herstellen, die bereits auf dem Markt befindliche relevante Materialien enthalten, wie Schokolade aus importiertem Kakao oder Möbel aus Holz.
  

An diesem Punkt ist es wichtig, zwischen Erstlinienbetreibern und nachgelagerten Betreibern zu unterscheiden. Erstlinienbetreiber sind diejenigen, die entweder relevante Produkte in die EU importieren oder relevante Rohstoffe innerhalb der EU ernten. Sie tragen die volle Last der Erhebung von Geolokalisierungs-, Legalitäts- und Entwaldungsdaten direkt von der Quelle und der Risikobewertung. 

Im Gegensatz dazu können nachgelagerte Betreiber wie Hersteller und Exporteure, die konforme Eingaben verwenden, auf vorgelagerte Sorgfaltspflichten zurückgreifen und auf eine bestehende DDS verweisen. Eine Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die über das EU-System eingereicht wird und bestätigt, dass ein Produkt entwaldungsfrei, legal produziert und durch eine abgeschlossene Risikobewertung unterstützt ist. Während nachgelagerte Betreiber auf eine bestehende DDS für das Rohmaterial verweisen können, sind sie dennoch verpflichtet, ihre eigene DDS für das Endprodukt einzureichen und die vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen. Die Verordnung erlaubt eine gewisse Vereinfachung in diesem Prozess, aber keine Befreiung von der Compliance.

Dies unterscheidet sich von einem Händler, der Produkte kauft und verkauft, die bereits auf dem EU-Markt platziert sind, ohne sie materiell zu verändern. Beachten Sie, dass ein Unternehmen beide Rollen spielen kann. Entscheidend ist die Transaktion und ob sie eine neue Platzierung, einen Export oder einen innergemeinschaftlichen Weiterverkauf eines regulierten Produkts darstellt.

Hier sind einige Beispiele für Betreiber:

• Ein niederländischer Importeur, der Kakaobohnen aus der Elfenbeinküste einführt, ist ein Erstlinienbetreiber. 

• Ein finnisches Forstunternehmen, das in Finnland geerntetes Holz auf dem EU-Markt verkauft, ist ebenfalls ein Betreiber, obwohl die Produktion inländisch ist.

•  Ein spanischer Hersteller, der Schokolade aus bereits von einem vorgelagerten Lieferanten importierter Kakaomasse herstellt, ist ein nachgelagerter Betreiber. 

• Ein portugiesischer Exporteur, der Ledertaschen (aus in der EU bezogenem Rindsleder) in die USA verschifft, ist ebenfalls ein nachgelagerter Betreiber.

Was sind die Kernpflichten für Betreiber?

Überblick über die Verantwortlichkeiten

Im Zentrum der EUDR steht eine einfache Regel: Betreiber dürfen keine Produkte platzieren oder exportieren, es sei denn, sie sind nachweislich entwaldungsfrei, legal produziert und durch ein DDS abgedeckt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Rohstoffe importieren, lokal produzieren oder Waren herstellen, die in den Geltungsbereich fallende Rohstoffe enthalten.

Für die meisten Betreiber bedeutet dies, ein Sorgfaltspflichtsystem einzurichten, um:

• Sammeln notwendiger Daten (z.B. Geolokation, Produktionsdaten, Lieferanteninformationen),

• Bewerten von Entwaldung, Legalität und Lieferketten- oder Länderrisiken

• Minderung nicht vernachlässigbarer Risiken

• Einreichen eines DDS, bevor das Produkt auf den Markt gebracht wird

• Nachverfolgbarkeit in den Abläufen aufrechterhalten

• Daten mindestens 5 Jahre aufbewahren

• Jährlich berichten

Lesen Sie unseren Artikel über EUDR-Verpflichtungen für Unternehmen für einen Überblick über Ihre umfassenderen Compliance-Verpflichtungen.

Variationen in den Verpflichtungen

Betreiber, die aus Ländern mit niedrigem Risiko beziehen, können von vereinfachten Anforderungen profitieren. Während sie weiterhin Lieferkettendaten einschließlich Entwaldungs- und Legalitätsprüfung sammeln und ein DDS einreichen müssen, können sie die Risikoanalyse und -minderung überspringen. Dies gilt jedoch nur, wenn der gesamte Ursprung des Produkts als risikoarm verifiziert werden kann.

Nachgelagerte Betreiber, wie Hersteller, die bereits deklarierte Inputs verwenden, müssen ebenfalls ein DDS für ihr Endprodukt einreichen. Sie können jedoch auf das frühere DDS verweisen und die gesamte Risikoanalyse vermeiden, solange sie sicherstellen können, dass der vorgelagerte Betreiber eine ordnungsgemäße Sorgfaltspflicht durchgeführt hat, der vertraut werden kann. 

SMEs sind nicht von der EUDR ausgenommen, aber die Verordnung erkennt ihre begrenzte Kapazität an und passt die Anforderungen entsprechend an. Kleine und Kleinstunternehmen profitieren von einer späteren Compliance-Frist (30. Juni 2026) und müssen keine jährlichen Berichte veröffentlichen. Wenn ein SME als Erstbetreiber agiert (z.B. durch den Import von Rohkakao oder die Holzernte innerhalb der EU), muss es den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess befolgen, einschließlich der Einreichung eines DDS. 

Andererseits, wenn ein SME ein nachgelagerter Betreiber ist, der neue Produkte aus bereits deklarierten Materialien herstellt (wie ein kleiner Schokoladenhersteller, der EUDR-konformen Kakao verwendet), ist es nicht erforderlich, ein DDS einzureichen. Dennoch muss es die Nachverfolgbarkeit sicherstellen und Informationen auf Anfrage der Behörden bereitstellen.

Kurz gesagt, die EUDR-Verpflichtungen sind nicht einheitlich. Aber ob Sie ein Erstimporteur oder ein nachgelagerter Hersteller sind, das Platzieren eines in den Geltungsbereich fallenden Produkts auf oder außerhalb des EU-Marktes bringt echte Verantwortung mit sich und erfordert einen dokumentierten, datengesteuerten Sorgfaltspflichtprozess.

Wenn Sie ein kleiner Betreiber sind, schauen Sie sich unseren SME-Berichtsleitfaden an, um Klarheit über Ihre Berichtspflichten zu erhalten.

Schritt-für-Schritt-Berichtsprozess für Betreiber

Schritt 1: Identifizieren Sie in den Geltungsbereich fallende Produkte und Lieferanten (Anhang I)

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) zielt auf sieben Schlüsselrohstoffe ab, die mit Entwaldung und Walddegradation in Verbindung stehen: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalme, Gummi, Soja und Holz. Diese Rohstoffe sowie ihre abgeleiteten Produkte sind im Anhang I der Verordnung aufgeführt, der die relevanten Harmonisierten System (HS)-Codes auflistet.

Um festzustellen, ob Ihre Produkte unter die EUDR fallen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Überprüfen Sie den HS-Code: Identifizieren Sie den HS-Code Ihres Produkts und überprüfen Sie, ob er in Anhang I aufgeführt ist. Nur Produkte mit in Anhang I angegebenen HS-Codes unterliegen der Verordnung.
   
   
2. Bewerten Sie zusammengesetzte und hergestellte Produkte: Für Produkte, die mehrere Rohstoffe enthalten, bestimmen Sie den primären Rohstoff. Für verarbeitete Produkte verfolgen Sie diese bis zu den Rohstoffen zurück. Sorgfaltspflicht ist für den Hauptrohstoff erforderlich, wenn sein HS-Code in Anhang I aufgeführt ist.
   
   
3. Verstehen Sie 'ex'-Codes: Einige HS-Codes in Anhang I sind mit 'ex' versehen, was bedeutet, dass nur bestimmte Produkte innerhalb dieses Codes abgedeckt sind. Beispielsweise bezieht sich 'ex 9401' speziell auf Holzsitze, nicht auf alle Sitze unter diesem Code.
   
   
4. Kartieren Sie Lieferanten- und Produktinformationen: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, die jeden Lieferanten mit den spezifischen Rohstoffen und HS-Codes der von ihnen bereitgestellten Produkte verknüpfen. Nachverfolgbarkeit ist entscheidend für die Compliance und sollte Folgendes umfassen:
   

1. Name und Kontaktdaten des Lieferanten
   
   
2. Gelieferter Rohstoff
   
   
3. Zugehöriger HS-Code
   
   
4. Produktbeschreibungen
   

Schritt 2: Bewerten Sie die Reife des Lieferanten

(Diesen Schritt überspringen, wenn Sie kein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Nachdem Sie Ihre Lieferanten identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob Sie sich auf die von ihnen bereitgestellten Informationen verlassen können, insbesondere wenn Sie planen, ein vorgelagertes DDS wiederzuverwenden. Dies bedeutet, zu bewerten, wie vorbereitet und vertrauenswürdig Ihre Lieferanten in Bezug auf die Erfüllung der EUDR-Anforderungen sind.

Wichtige Aspekte, die zu bewerten sind:

• Sorgfaltspflichtsystem: Bewerten Sie, ob der Lieferant ein implementiertes und effektives Sorgfaltspflichtsystem für die EUDR hat.

• DDS-Verfügbarkeit: Bestätigen Sie, dass der Lieferant ein gültiges DDS für die relevanten Produkte bereitstellen kann.

• Compliance-Historie: Überprüfen Sie vergangene Compliance-Probleme oder Verstöße im Zusammenhang mit Entwaldung oder Legalität.

• Datenvalidität: Überprüfen Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der im DDS bereitgestellten Informationen.

Wenn der Lieferant ein hohes Maß an Reife und Compliance zeigt, können Sie sein DDS weiterverwenden. Bei Bedenken oder unzureichenden Informationen ist es ratsam, eine eigene umfassende Sorgfaltspflicht durchzuführen. Eine gründliche Bewertung der Lieferantenreife stellt sicher, dass Sie die EUDR-Anforderungen einhalten und die Integrität Ihrer Lieferkette wahren.

Schritt 3: Erforderliche Daten sammeln

(Diesen Schritt überspringen, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Sie festgestellt haben, welche Produkte der EUDR unterliegen, beginnt die eigentliche Arbeit: die Datenerfassung. Betreiber müssen für jede Lieferung eines in den Geltungsbereich fallenden Rohstoffs eine umfassende Informationssammlung durchführen, bevor sie mit der Transaktion fortfahren. 

Wichtige Datenpunkte umfassen:

• Geolokation der Produktion: Erfassen Sie die genauen geografischen Koordinaten (Breitengrad/Längengrad oder Polygon) jedes Grundstücks, auf dem der Rohstoff produziert wurde. Gemischte Lose erfordern Koordinaten für alle Grundstücke.
  
  
• Produktionsdatum oder -zeitraum: Erfassen Sie, wann der Rohstoff produziert oder geerntet wurde. Dies beweist, dass das Produkt nicht mit Entwaldung nach 2020 in Verbindung gebracht wurde.
  
  
• Rohstoffdetails und Menge: Geben Sie an, was das Produkt ist, sein Volumen oder Gewicht und den entsprechenden HS-Code. Wenn der Rohstoff Holz ist, geben Sie auch die Art des Produkts an.
  
  
• Lieferanten- und Ketteninformationen (falls vorhanden): Dokumentieren Sie den Namen und die Adresse Ihres direkten Lieferanten sowie alle anderen beteiligten Akteure. Sammeln Sie Aufzeichnungen, die das Produkt mit seiner Quelle verknüpfen (z.B. Verträge, Mühlenberichte).
  
  
• Nachweis der Legalität: Sammeln Sie Beweise dafür, dass das Produkt den lokalen Gesetzen entspricht, z.B. Landbesitz, Erntegenehmigungen oder Umweltgenehmigungen.
  
  
• Nachweis des entwaldungsfreien Status: Verwenden Sie Satellitenbilder, Feldberichte oder Zertifizierungen Dritter, um zu zeigen, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht entwaldet oder degradiert wurde.

Schritt 4: Risikoanalyse durchführen

(Diesen Schritt überspringen, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Ihre Daten vollständig sind, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob mehr als ein vernachlässigbares Risiko für Entwaldung oder Illegalität besteht, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden.

Wichtige Risikodimensionen, die zu bewerten sind:

• Länderrisiko: Betrachten Sie die Waldpräsenz, Entwaldungs- und Degradationstrends, die Stärke der Umweltgesetze, die Landverwaltung, Korruptionsniveaus und Probleme im Zusammenhang mit indigenen oder Gemeinschaftsrechten.
  
  
• Lieferkettenrisiko: Berücksichtigen Sie, wie viele Vermittler beteiligt sind, wie komplex die Verarbeitung ist, das Risiko der Vermischung von konformen und nicht konformen Materialien und ob Ihre Partner eine Geschichte der Nichteinhaltung haben.
  
  
• Grundstücks- oder Lieferantenrisiko: Überprüfen Sie gültige rechtliche Genehmigungen, Landtitel und die Achtung indigener oder Drittparteienrechte. Überprüfen Sie die Entwaldungsgeschichte des Landes und etwaige frühere Verstöße gegen Arbeits-, Umwelt- oder Wildtiergesetze.
  
• Dokumentations- und Verhaltensrisiko: Achten Sie auf fehlende oder nicht überprüfbare Dokumente, inkonsistente Daten, mangelnde Transparenz der Lieferanten oder eine Geschichte von EUDR-bezogenen Fehlverhalten.

Wenn das Ursprungsland von der EU als risikoarm eingestuft wurde, müssen Sie keine Risikoanalyse und -minderung durchführen, jedoch nur, wenn die gesamte Lieferkette und Geolokation in diese risikoarme Einstufung fallen. In allen anderen Fällen, insbesondere beim Bezug aus Standard- oder Hochrisikoländern, wird erwartet, dass Sie jede Risikodimension im Detail bewerten. Je höher das Risiko, desto mehr Sorgfalt ist erforderlich, um eine vernachlässigbare Risikoerklärung zu rechtfertigen.

Schritt 5: Nicht vernachlässigbares Risiko mindern

(Diesen Schritt überspringen, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Wenn Ihre Risikoanalyse mehr als ein vernachlässigbares Risiko zeigt, müssen Sie handeln, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen. Das Ziel ist es, das Risiko auf ein Niveau zu reduzieren, auf dem Sie die Compliance sicher und glaubwürdig erklären können.

Minderungsmaßnahmen können umfassen:

• Anfordern zusätzlicher Dokumentation von Ihrem Lieferanten, wie z.B. zusätzliche Dokumentation zum Landbesitz.

• Durchführen von Audits oder Vor-Ort-Kontrollen, insbesondere wenn der Ursprung in einem Hochrisikoland liegt oder die Daten unklar sind.

• Verbesserung der Lieferantenkapazität durch Schulungen, Aktualisierung von Beschaffungsverträgen oder Anforderung einer Drittparteienverifizierung in Zukunft.

• Wechseln von Lieferanten oder Bezugsregionen, wenn ein Produkt nicht verifiziert werden kann oder der Lieferant unkooperativ ist.

Nach der Minderung müssen Sie das Risiko neu bewerten. Wenn es immer noch nicht vernachlässigbar ist, können Sie nicht fortfahren. Wenn es jetzt vernachlässigbar ist und Sie es rechtfertigen können,  sind Sie bereit, mit dem DDS fortzufahren.

Schritt 6: Ein DDS einreichen

(Diesen Schritt überspringen, wenn Sie ein nachgelagerter SME-Betreiber sind)

Sobald Ihr Sorgfaltspflichtprozess abgeschlossen ist und Sie festgestellt haben, dass das Risiko vernachlässigbar ist, müssen Sie ein DDS über das Online-System der EU einreichen, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen oder exportieren. Stellen Sie sicher, dass dies mit den aktuellen EUDR-Risikogrenzwerten übereinstimmt.

Das DDS wird über das EUDR-Informationssystem (Teil des TRACES-Portals) eingereicht. Sie geben wichtige Details ein, einschließlich Produkttyp und HS-Code, Volumen, Ursprungsland, Geolokation der Produktionsgrundstücke und Produktionszeitraum. Das System erfordert auch eine Erklärung, dass Sie Sorgfaltspflicht angewendet, ein vernachlässigbares Risiko festgestellt und Beweise aufbewahrt haben.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine DDS-Referenznummer und eine Verifizierungsnummer. Diese Nummern müssen mit Ihrer Sendung verknüpft und mit nachgelagerten Partnern geteilt werden, da es Ihr formaler Nachweis der Compliance ist.

Für nachgelagerte Betreiber:

Wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen (z.B. Schokolade aus importiertem Kakao), müssen Sie ein neues DDS einreichen. Wenn Sie jedoch Inputs verwenden, die bereits durch ein gültiges vorgelagertes DDS abgedeckt sind, können Sie dieses DDS in Ihrer eigenen Einreichung referenzieren. Sie sind weiterhin für die Nachverfolgbarkeit verantwortlich und müssen sicherstellen, dass die referenzierten Daten vollständig und glaubwürdig sind, aber Sie müssen den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess nicht duplizieren.

Die Einreichung eines DDS ist eine rechtliche Verpflichtung. Die Behörden können Ihre Aufzeichnungen überprüfen und beurteilen, ob Ihre Risikoerklärung gerechtfertigt war. Wenn Ihr DDS als falsch oder unvollständig befunden wird, können Durchsetzungsmaßnahmen folgen, einschließlich Geldstrafen oder Einschränkungen beim Platzieren von Produkten auf dem Markt.

Nachverfolgbarkeit und Audit-Bereitschaft aufrechterhalten

Nachverfolgbarkeitsanforderungen

Die Erfüllung der EUDR-Compliance ist keine einmalige Aufgabe. Es erfordert Systeme und Routinen, die eine konsistente, durchgängige Nachverfolgbarkeit gewährleisten. 

Der erste Schritt besteht darin, die EUDR-Compliance in Ihre Abläufe zu integrieren, mit klarer interner Verantwortung über alle Funktionen hinweg. Beschaffung, Nachhaltigkeit, Betrieb und IT-Teams sollten alle ihre Rolle beim Sammeln, Validieren und Aufrechterhalten von Sorgfaltspflichtdaten verstehen.

Ihr Nachverfolgbarkeitssystem sollte strukturiert, zugänglich und auf zuverlässigen, zentralisierten Daten aufgebaut sein. Dies umfasst die Verknüpfung jeder Charge oder Sendung mit ihrem Produktionsgrundstück, Lieferanteninformationen und DDS-Referenz. Betreiber sollten in der Lage sein, ein Produkt mit minimalem Aufwand auf seine Quelle zurückzuverfolgen. Wo relevant, müssen Sie auch die Trennung von konformen und nicht konformen Waren sicherstellen, sowohl physisch als auch in Aufzeichnungssystemen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen gemischte Produktlinien handhabt.

Ebenso wichtig ist, wie Sie die Dokumentation sichern. Alle Compliance-Dateien, Geolokationen, Lieferantenaufzeichnungen, Genehmigungen und Risikoanalysen/-minderungen sollten versionskontrolliert, sicher gespeichert und leicht abrufbar sein. Ein strukturiertes digitales Archiv ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auch nach Personalwechseln oder Systemmigrationen auf Aufzeichnungen zugreifen kann. Die Verordnung verlangt, dass Sie die Dokumentation mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, und das Versäumnis, dies zu tun, kann als Nichteinhaltung gewertet werden, unabhängig von der Qualität Ihrer anfänglichen Sorgfaltspflicht.

Vorbereitung auf Inspektionen

Sobald die Durchsetzung beginnt, werden nationale Behörden Betreiber anhand eines risikobasierten Ansatzes überprüfen, was bedeutet, dass je höher die Risikoklassifizierung des Landes oder der Region (basierend auf dem EU-Benchmarking-System), desto wahrscheinlicher wird Ihr DDS überprüft. 

Um sich vorzubereiten, ist es wichtig zu wissen, wonach Prüfer suchen werden: die Vollständigkeit Ihrer Dokumentation und deren Aufbewahrung für fünf Jahre, wie Sie "vernachlässigbares Risiko" bestimmt haben, ob Ihr Sorgfaltspflichtsystem tatsächlich funktioniert und eine jährliche Überprüfung aller Sorgfaltspflichtbezogenen Bewertungen. Die Behörden können Nachverfolgbarkeitstests durchführen und verlangen, dass Sie zeigen, wie ein Produkt auf dem Markt mit einem bestimmten Produktionsgrundstück verknüpft ist.

Um vorbereitet zu bleiben, sollten Betreiber regelmäßige interne Audits oder Scheininspektionen durchführen. Wählen Sie eine kürzlich erfolgte Sendung aus und üben Sie das Abrufen der vollständigen Sorgfaltspflichtdatei. Das Simulieren einer Prüfung hilft, Lücken aufzudecken, wie fehlende Genehmigungen oder veraltete Koordinaten, und stärkt die Team-Bereitschaft unter Druck.

Schließlich betrachten Sie die Inspektionsbereitschaft als einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Überwachen Sie sich entwickelnde Risiken, aktualisieren Sie Ihre Lieferantenbewertungen mindestens jährlich und passen Sie Ihre Systeme an, wenn das Geschäft wächst. Wenn die Durchsetzung einen Schwachpunkt aufdeckt, schließen Sie die Lücke und aktualisieren Sie Ihre internen Verfahren. Betrachten Sie die EUDR nicht nur als regulatorische Verpflichtung, sondern als Grundlage für widerstandsfähige und verantwortungsvolle Lieferketten.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Selbst gut gemeinte Betreiber können bei der erstmaligen Navigation der EUDR-Compliance auf Fallstricke stoßen. Nachfolgend sind einige der häufigsten Fehler oder Missverständnisse aufgeführt, die wir bei Betreibern beobachtet haben, zusammen mit praktischen Tipps, wie man sie vermeidet.

Fehler 1: Sich ausschließlich auf Zertifizierungen oder Lieferantenzusicherungen verlassen

Einige Betreiber gehen davon aus, dass, wenn ihre Rohstoffe zertifiziert sind (z.B. FSC für Holz, RSPO für Palmöl) oder wenn der Lieferant einen allgemeinen Compliance-Brief bereitgestellt hat, ihre Sorgfaltspflicht im Wesentlichen erledigt ist. 

Die EUDR akzeptiert jedoch keine Zertifizierungen oder Versprechen als Ersatz für Ihre eigene Sorgfaltspflicht. Zertifizierungsschemata können hilfreich sein, aber sie variieren in ihrer Strenge und keines von ihnen erfüllt alle EUDR-Anforderungen vollständig.

Wie man es vermeidet: Behandeln Sie Zertifizierungen und Lieferantenzusicherungen als unterstützende Beweise, nicht als Freifahrtschein. Wenn Ihr Holzlieferant beispielsweise FSC-zertifiziert ist, verwenden Sie diese Informationen in Ihrer Risikoanalyse (es senkt wahrscheinlich das Risiko), aber sammeln Sie dennoch die tatsächlichen Waldgrundstückskoordinaten und bestätigen Sie keine Entwaldung nach 2020 auf unabhängige Weise. 

Überprüfen Sie immer kritische Daten. Denken Sie daran, dass Sie bei der Einreichung des DDS rechtlich verantwortlich sind, nicht die Zertifizierungsstelle. Verwenden Sie diese Tools also, um Ihnen zu helfen, aber führen Sie Ihre eigenen Überprüfungen durch (stichprobenartige Überprüfung einer Auswahl zertifizierter Farmen usw., um ihren Status zu validieren).

Fehler 2: Den Zeit- und Arbeitsaufwand unterschätzen

Einige Unternehmen erkennen kurz vor der Frist (Dezember 2025), dass sie sich anpassen müssen, und denken, sie könnten alles in ein oder zwei Wochen zusammenstellen. Die EUDR-Compliance erfordert das Sammeln vieler Informationen und möglicherweise die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die selbst Zeit benötigen, um sich anzupassen. Ein später Start kann zu Fehlern führen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, 100 Lieferketten in Eile zu kartieren, können Sie am Ende schlampige Daten oder ungeprüfte Risiken haben.

Wie man es vermeidet: Beginnen Sie früh und testen Sie den Prozess. Auch wenn die EUDR für Ihr Unternehmen erst 2025/2026 gilt, beginnen Sie jetzt mit der Kartierung der Lieferketten. Versuchen Sie heute eine Test-Sorgfaltspflicht für ein hochriskantes Produkt. Dies wird aufzeigen, wo Sie sich konzentrieren müssen (vielleicht ist ein Lieferant unkooperativ, besser, das jetzt herauszufinden)

Fehler 3: Risikoanalyse als Formalität behandeln

Die Risikoanalyse kann nuanciert sein, aber ein Fehler besteht darin, sie oberflächlich durchzuführen, z.B. alles als "vernachlässigbares Risiko" zu deklarieren, ohne gründliche Begründung, oder einen einheitlichen Ansatz zu verwenden. Einige Betreiber könnten annehmen, dass, da ihr Lieferant Dokumente bereitgestellt hat, das Risiko automatisch vernachlässigbar ist. Dies könnte nach hinten losgehen, wenn eine Behörde prüft und feststellt, dass Sie offensichtliche Risikofaktoren nicht berücksichtigt haben (wie das Land ist bekannt für illegale Entwaldung).

Wie man es vermeidet: Entwickeln Sie eine klare Risikoanalyse-Methodik und dokumentieren Sie sie. Erstellen Sie beispielsweise eine Checkliste oder ein Bewertungssystem, das die Kriterien aus der Verordnung und den Leitlinien abdeckt (Länderrisikoniveau, Lieferkettenkomplexität usw.) oder verwenden Sie eine spezifische EUDR-Software, die die Bewertungen bereitstellt. Seien Sie ehrlich in den Bewertungen, wenn etwas mittleres Risiko ist, markieren Sie es zunächst als solches und mindern Sie dann. 

Es ist weit besser zu zeigen, dass Sie ein mittleres Risiko identifiziert und Minderungsmaßnahmen ergriffen haben, als vorzugeben, es sei von Anfang an vernachlässigbar gewesen. Wenn Ihre Risikoerklärung nicht mit Beweisen verteidigt werden kann, dann ist sie nicht wirklich vernachlässigbar.

Fehler 4: Schlechte Aufbewahrung von Aufzeichnungen und fehlende Prüfspur‍

Nach dem Durchlaufen der Sorgfaltspflichtschritte versäumen es einige Betreiber, die Dokumentation in Ordnung zu halten. Vielleicht sind Dateien über E-Mails verstreut oder nur eine Person versteht die Ordnerstruktur. 

In einem oder zwei Jahren wird es schwierig, die genauen Beweise für eine bestimmte Sendung abzurufen. Dies ist riskant, wenn geprüft wird. Die Unfähigkeit, schnell Aufzeichnungen zu zeigen, könnte als Nichteinhaltung angesehen werden, selbst wenn Sie die Arbeit gemacht haben.

Wie man es vermeidet: Führen Sie klare und konsistente Aufbewahrungspraktiken ein. Jedes DDS sollte mit einem entsprechenden Dokumentenpaket verknüpft sein, idealerweise in einer gemeinsamen Datenbank oder Tabelle mit Referenznummern, Daten, Rohstoffen und Speicherorten verfolgt. Verwenden Sie Cloud-Speicher mit Zugriffskontrollen und überprüfen Sie regelmäßig Ihr Archiv im Rahmen von Scheininspektionen. 

Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen durch Teamwechsel oder Systemmigrationen zugänglich bleiben und speichern Sie sie sicher für mindestens fünf Jahre. Viele EUDR-Compliance-Tools können einen Großteil davon automatisieren, von der Dokumentenverknüpfung bis zur auditbereiten Speicherung, wodurch Ihr Nachverfolgbarkeitssystem schneller, sicherer und skalierbarer wird.

Fazit und nächste Schritte

Unter der EUDR spielen Betreiber eine zentrale Rolle bei der Verhinderung des Eintritts oder Austritts von Produkten, die mit Entwaldung in Verbindung stehen, auf oder vom EU-Markt. Ob Sie Rohstoffe importieren, Waren lokal produzieren oder Fertigprodukte exportieren, Sie sind die erste Verteidigungslinie  und die primär verantwortliche Partei für die Sicherstellung der vollständigen Compliance.

Dies bedeutet mehr als nur das Abhaken eines Kästchens. Betreiber müssen in den Geltungsbereich fallende Produkte identifizieren, Geolokations- und Rechtsdaten sammeln, Risiken bewerten und mindern, eine Sorgfaltspflicht-Erklärung einreichen und ein robustes Nachverfolgbarkeitssystem aufrechterhalten. Jeder dieser Schritte muss dokumentiert, verteidigbar und auf Ihre Lieferkette zugeschnitten sein.

Wenn Sie noch nicht begonnen haben, ist jetzt die Zeit. Beginnen Sie mit der Kartierung Ihrer Lieferketten, identifizieren Sie, welche Produkte unter Anhang I fallen, und bestimmen Sie, ob Sie als Erstbetreiber oder nachgelagerter Betreiber agieren. Verstehen Sie Ihre Lieferanten, Ihre Rolle und den Aufwand, den die Compliance erfordern wird, basierend auf Ihrer Risikobelastung und Unternehmensgröße.

Überlegen Sie schließlich, ob eine dedizierte EUDR-Compliance-Lösung Ihnen helfen könnte, diesen Prozess im großen Maßstab zu verwalten. Die richtige Software kann Ihre Daten zentralisieren, die Nachverfolgbarkeit automatisieren, die DDS-Einreichung vereinfachen und Sie auditbereit halten, Zeit sparen und das Risiko verringern, wenn die Durchsetzung näher rückt.

Coolsets EUDR-Produkt hilft Unternehmen, die richtigen Daten zu sammeln, Entwaldungsrisiken zu überprüfen und Sorgfaltspflicht-Erklärungen einzureichen, ohne Lieferanten hinterherzujagen oder in komplexen Tabellen zu arbeiten. Mit Coolset können Unternehmen Produkt- und Bestelldaten aus Ihrem ERP importieren, Dokumente von Lieferanten anfordern und alles an einem Ort verfolgen. Das System kennzeichnet fehlende oder gefährdete Sendungen und generiert auditbereite DDS-Dateien, die dem obligatorischen EU-TRACES-Format folgen. Das Produkt wird im August 2025 auf den Markt kommen. Treten Sie der Warteliste hier bei.