Einführung

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist ein bahnbrechendes Gesetz, das darauf abzielt, Produkte, die mit Entwaldung in Verbindung stehen, vom EU-Markt fernzuhalten. Für Unternehmen, die als Betreiber agieren, bedeutet dies, dass sie bei jeder Bestellung in der Lieferkette mögliche Entwaldungen oder Illegalitäten prüfen müssen.

Die Verordnung wird Ende 2025 für große und mittlere Unternehmen vollständig anwendbar (und Mitte 2026 für kleine und Kleinstunternehmen). In der Praxis muss jeder Betreiber sicherstellen, dass seine Produkte „entwaldungsfrei“ (keine Rodung nach 2020) und legal produziert sind und dies dann über eine offizielle Sorgfaltserklärung erklären. 

Dieser EUDR-Berichtsleitfaden für Betreiber erklärt, warum Betreiber eine zentrale Rolle spielen, was ihre Kernverpflichtungen sind und bietet einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zur compliance. Wir behandeln auch, wie man Rückverfolgbarkeit aufrechterhält, häufige Fallstricke vermeidet und sich auf Audits vorbereitet, damit ESG-Manager, Rechtsbeauftragte und Einkaufsleiter die Anforderungen der EUDR sicher erfüllen können.

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Warum Betreiber unter der EUDR wichtig sind

Unter der EUDR tragen Betreiber die Hauptverantwortung dafür, Entwaldung aus den EU-Lieferketten fernzuhalten. Sie sind der erste Kontrollpunkt im System und müssen umfassende Sorgfaltspflichten für jede Charge regulierter Waren durchführen, bevor Waren auf den Markt gelangen oder ihn verlassen. Diese Rolle ist entscheidend: Wenn ein Betreiber eine nicht konforme (z. B. kürzlich entwaldete oder illegal produzierte) Quelle nicht identifiziert, wird dieses Risiko die gesamte Wertschöpfungskette durchdringen.

Mit anderen Worten: Betreiber sind wichtig, weil sie die „schwere Arbeit“ leisten, Daten über den Ursprung sammeln, Entwaldungsrisiken analysieren und für compliance bürgen, auf die Händler und andere Akteure weiter unten in der Lieferkette angewiesen sind. Während einige Betreiber die volle Verantwortung für Datenerhebung und Bewertung tragen, konzentrieren sich andere, die später in der Lieferkette beteiligt sind, hauptsächlich auf die Lieferkette. 

Durch die Einreichung einer ordnungsgemäßen EUDR-Sorgfaltserklärung und das Platzieren von Produkten, die alle Kriterien erfüllen, tragen Betreiber dazu bei, sicherzustellen, dass nur nachhaltige, legal beschaffte Produkte durch die EU-Märkte fließen.

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Was ist ein Betreiber unter der EUDR?

Definition und Beispiele

In EUDR-Begriffen ist ein Betreiber jede Person oder jedes Unternehmen, das „im Rahmen einer kommerziellen Tätigkeit relevante Produkte auf den EU-Markt bringt oder exportiert“. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen als Betreiber gilt, wenn es als erstes eine regulierte Ware oder ein Produkt (in den HS-Codes wie in Anhang I definiert) auf den EU-Markt bringt oder aus der EU exportiert.

Zu den Betreibern gehören:

• Importeure, die regulierte Waren in die EU bringen.

• In der EU ansässige Produzenten, die regulierte Waren lokal ernten und auf den EU-Markt bringen.

• Exporteure, die regulierte Waren aus der EU versenden.

• Hersteller, die neue Produkte (unter anderen HS-Codes klassifiziert) herstellen, die bereits auf dem Markt befindliche regulierte Materialien enthalten, wie Schokolade aus importiertem Kakao oder Möbel aus Holz.
  

An diesem Punkt ist es wichtig, zwischen Erstlinienbetreibern und nachgelagerten Betreibern zu unterscheiden. Erstlinienbetreiber sind diejenigen, die entweder relevante Produkte in die EU importieren oder regulierte Rohstoffe innerhalb der EU ernten. Sie tragen die volle Last der Sammlung von Geolokalisierung, Legalität und Entwaldungsdaten direkt von der Quelle und der Risikobewertung. 

Im Gegensatz dazu können nachgelagerte Betreiber wie Hersteller und Exporteure, die konforme Inputs verwenden, auf die Sorgfaltspflicht der vorgelagerten Betreiber zurückgreifen und auf eine bestehende DDS verweisen. Eine Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die über das EU-System eingereicht wird und bestätigt, dass ein Produkt entwaldungsfrei, legal produziert und durch eine abgeschlossene Risikobewertung gestützt ist. Während nachgelagerte Betreiber auf eine bestehende DDS für das Rohmaterial verweisen können, müssen sie dennoch ihre eigene DDS für das Endprodukt einreichen und die vollständige Rückverfolgbarkeit sicherstellen. Die Verordnung erlaubt eine gewisse Vereinfachung in diesem Prozess, jedoch keine Befreiung von der compliance.

Dies unterscheidet sich von einem Händler, der Produkte kauft und verkauft, die bereits auf dem EU-Markt platziert sind, ohne sie materiell zu verändern. Beachten Sie, dass ein Unternehmen beide Rollen spielen kann. Entscheidend ist die Transaktion und ob sie eine neue Platzierung, einen Export oder einen innergemeinschaftlichen Weiterverkauf eines regulierten Produkts darstellt.

Hier sind einige Beispiele für Betreiber:

• Ein niederländischer Importeur, der Kakaobohnen aus der Elfenbeinküste einführt, ist ein Erstlinienbetreiber. 

• Ein finnisches Forstunternehmen, das in Finnland geerntetes Holz auf dem EU-Markt verkauft, ist ebenfalls ein Betreiber, auch wenn die Produktion im Inland erfolgt.

•  Ein spanischer Hersteller, der Schokolade aus Kakaopaste herstellt, die bereits von einem vorgelagerten Lieferanten importiert wurde, ist ein nachgelagerter Betreiber. 

• Ein portugiesischer Exporteur, der Ledertaschen (aus in der EU gewonnenem Rindsleder) in die USA versendet, ist ebenfalls ein nachgelagerter Betreiber.

Was sind die Kernverpflichtungen für Betreiber?

Überblick über die Verantwortlichkeiten

Im Zentrum der EUDR steht eine einfache Regel: Betreiber dürfen kein Produkt platzieren oder exportieren, es sei denn, es ist nachweislich entwaldungsfrei, legal produziert und durch ein DDS abgedeckt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Rohstoffe importieren, lokal produzieren oder Waren herstellen, die in den Geltungsbereich fallende Rohstoffe enthalten.

Für die meisten Betreiber bedeutet dies, ein Sorgfaltspflichtsystem einzurichten, um:

• Erforderliche Daten zu sammeln (z.B. Geolokalisierung, Produktionsdaten, Lieferanteninformationen),

• Entwaldung, Legalität und Lieferketten- oder Länderrisiken zu bewerten

• Nicht vernachlässigbare Risiken zu mindern

• Ein DDS einzureichen, bevor das Produkt auf den Markt gebracht wird

• Die Rückverfolgbarkeit in den Abläufen aufrechtzuerhalten

• Daten mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren

• Jährlich zu berichten

Lesen Sie unseren Artikel über EUDR-Verpflichtungen für Unternehmen für einen Überblick über Ihre umfassenderen Compliance-Verpflichtungen.

Variationen in den Verpflichtungen

Betreiber, die aus Ländern beziehen, die als risikoarm eingestuft sind, können von vereinfachten Anforderungen profitieren. Während sie weiterhin Lieferkettendaten einschließlich Entwaldungs- und Legalitätsprüfung sammeln und ein DDS einreichen müssen, können sie die Schritte der Risikobewertung und -minderung überspringen. Dies gilt jedoch nur, wenn der gesamte Ursprung des Produkts als risikoarm verifiziert werden kann.

Nachgeschaltete Betreiber, wie Hersteller, die Inputs verwenden, die bereits vorgelagert deklariert wurden, müssen ebenfalls ein DDS für ihr Endprodukt einreichen. Sie können jedoch auf das frühere DDS verweisen und die gesamte Risikobewertung vermeiden, solange sie sicherstellen können, dass der vorgelagerte Betreiber eine ordnungsgemäße Sorgfaltspflicht durchgeführt hat, der vertraut werden kann. 

SMEs sind nicht von der EUDR ausgenommen, aber die Verordnung erkennt ihre begrenzte Kapazität an und passt die Anforderungen entsprechend an. Kleine und Kleinstunternehmen profitieren von einer späteren Compliance-Frist (30. Juni 2026) und sind nicht verpflichtet, jährliche Berichte zu veröffentlichen. Wenn ein SME als erster Betreiber agiert (z.B. durch den Import von Rohkakao oder die Ernte von Holz innerhalb der EU), muss es den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess befolgen, einschließlich der Einreichung eines DDS. 

Andererseits, wenn ein SME ein nachgelagerter Betreiber ist, der neue Produkte aus bereits deklarierten Materialien herstellt (wie ein kleiner Schokoladenhersteller, der EUDR-konformen Kakao verwendet), ist es überhaupt nicht erforderlich, ein DDS einzureichen. Dennoch muss es die Rückverfolgbarkeit sicherstellen und Informationen an die Behörden liefern, wenn dies angefordert wird.

Kurz gesagt, EUDR-Verpflichtungen sind nicht einheitlich. Aber ob Sie ein erster Importeur oder ein nachgelagerter Hersteller sind, das Platzieren eines in den Geltungsbereich fallenden Produkts auf oder außerhalb des EU-Marktes bringt echte Verantwortung mit sich und erfordert einen dokumentierten, datengetriebenen Sorgfaltspflichtprozess.

Wenn Sie ein kleiner Betreiber sind, lesen Sie unseren SME-Berichtsleitfaden für Klarstellungen zu Ihren Berichtspflichten.

Schritt-für-Schritt-Berichtsprozess für Betreiber

Schritt 1: Identifizieren von in den Geltungsbereich fallenden Produkten und Lieferanten (Anhang I)

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) zielt auf sieben wichtige Rohstoffe ab, die mit Entwaldung und Walddegradierung in Verbindung stehen: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalme, Gummi, Soja und Holz. Diese Rohstoffe sowie ihre abgeleiteten Produkte sind in Anhang I der Verordnung aufgeführt, der die relevanten Harmonisierten System (HS)-Codes listet.

Um festzustellen, ob Ihre Produkte unter die EUDR fallen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Überprüfen Sie den HS-Code: Identifizieren Sie den HS-Code Ihres Produkts und überprüfen Sie, ob er in Anhang I aufgeführt ist. Nur Produkte mit in Anhang I angegebenen HS-Codes unterliegen der Verordnung.
   
   
2. Bewerten Sie zusammengesetzte und hergestellte Produkte: Für Produkte, die mehrere Rohstoffe enthalten, bestimmen Sie den Hauptrohstoff. Bei verarbeiteten Produkten verfolgen Sie diese bis zu den Rohstoffen zurück. Sorgfaltspflicht ist für den Hauptrohstoff erforderlich, wenn sein HS-Code in Anhang I aufgeführt ist.
   
   
3. Verstehen Sie 'ex'-Codes: Einige HS-Codes in Anhang I sind mit 'ex' versehen, was bedeutet, dass nur bestimmte Produkte innerhalb dieses Codes abgedeckt sind. Zum Beispiel bezieht sich 'ex 9401' speziell auf Holzsitze, nicht auf alle Sitze unter diesem Code.
   
   
4. Lieferanten- und Produktinformationen kartieren: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, die jeden Lieferanten mit den spezifischen Rohstoffen und HS-Codes der von ihnen bereitgestellten Produkte verknüpfen. Rückverfolgbarkeit ist entscheidend für die Compliance und sollte Folgendes umfassen:
   

1. Lieferantenname und Kontaktdaten
   
   
2. Gelieferter Rohstoff
   
   
3. Zugehöriger HS-Code
   
   
4. Produktbeschreibungen
   

Schritt 2: Bewertung der Lieferantenreife

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie kein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Nachdem Sie Ihre Lieferanten identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob Sie sich auf die von ihnen bereitgestellten Informationen verlassen können, insbesondere wenn Sie planen, ein vorgelagertes DDS wiederzuverwenden. Dies bedeutet, zu beurteilen, wie vorbereitet und vertrauenswürdig Ihre Lieferanten sind, wenn es darum geht, die EUDR-Anforderungen zu erfüllen.

Wichtige Aspekte, die zu bewerten sind, umfassen:

• Sorgfaltspflichtsystem: Bewerten Sie, ob der Lieferant ein implementiertes und effektives Sorgfaltspflichtsystem für die EUDR hat.

• DDS-Verfügbarkeit: Bestätigen Sie, dass der Lieferant ein gültiges DDS für die relevanten Produkte bereitstellen kann.

• Compliance-Historie: Überprüfen Sie vergangene Nicht-Compliance-Probleme oder Verstöße im Zusammenhang mit Entwaldung oder Legalität.

• Datenvalidität: Überprüfen Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der im DDS bereitgestellten Informationen stichprobenartig.

Wenn der Lieferant ein hohes Maß an Reife und Compliance zeigt, können Sie fortfahren, ihr DDS wiederzuverwenden. Wenn es jedoch Bedenken oder unzureichende Informationen gibt, ist es ratsam, eine eigene umfassende Sorgfaltspflicht durchzuführen. Eine gründliche Bewertung der Lieferantenreife stellt sicher, dass Sie die EUDR-Anforderungen einhalten und die Integrität Ihrer Lieferkette wahren.

Schritt 3: Erforderliche Daten sammeln

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Sie festgestellt haben, welche Produkte der EUDR unterliegen, beginnt die eigentliche Arbeit: die Datenerfassung. Betreiber müssen für jede Lieferung eines in den Geltungsbereich fallenden Rohstoffs einen umfassenden Satz von Informationen sammeln, bevor sie mit dem Abschluss der Transaktion fortfahren. 

Wichtige Datenpunkte umfassen:

• Geolokalisierung der Produktion: Erfassen Sie die genauen geografischen Koordinaten (Breitengrad/Längengrad oder Polygon) jedes Grundstücks, auf dem der Rohstoff produziert wurde. Gemischte Chargen erfordern Koordinaten für alle Grundstücke.
  
  
• Produktionsdatum oder -zeitraum: Dokumentieren Sie, wann der Rohstoff produziert oder geerntet wurde. Dies beweist, dass das Produkt nicht mit Entwaldung nach 2020 in Verbindung steht.
  
  
• Rohstoffdetails und Menge: Geben Sie an, was das Produkt ist, sein Volumen oder Gewicht und den entsprechenden HS-Code. Wenn der Rohstoff Holz ist, geben Sie auch die Art des Produkts an.
  
  
• Lieferanten- und Lieferketteninformationen (falls vorhanden): Dokumentieren Sie den Namen, die Adresse Ihres direkten Lieferanten und alle anderen beteiligten Akteure. Sammeln Sie Aufzeichnungen, die das Produkt mit seiner Quelle verknüpfen (z.B. Verträge, Mühlenberichte).
  
  
• Nachweis der Legalität: Sammeln Sie Beweise dafür, dass das Produkt den lokalen Gesetzen entspricht, wie z.B. Landnutzungsrechte, Erntegenehmigungen oder Umweltgenehmigungen.
  
  
• Nachweis des entwaldungsfreien Status: Verwenden Sie Satellitenbilder, Feldberichte oder Zertifizierungen von Drittanbietern, um zu zeigen, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht abgeholzt oder degradiert wurde.

Schritt 4: Risikobewertung durchführen

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Sobald Ihre Daten vollständig sind, besteht der nächste Schritt darin, zu bewerten, ob mehr als ein vernachlässigbares Risiko für Entwaldung oder Illegalität besteht, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden.

Wichtige Risikodimensionen, die bewertet werden müssen:

• Länderrisiko: Betrachten Sie den Waldanteil, Entwaldungs- und Degradierungstrends, die Stärke der Umweltgesetze, Landgovernance, Korruptionsniveaus und Probleme im Zusammenhang mit indigenen oder Gemeinschaftsrechten.
  
  
• Lieferkettenrisiko: Berücksichtigen Sie, wie viele Zwischenhändler beteiligt sind, wie komplex die Verarbeitung ist, das Risiko der Vermischung von konformen und nicht konformen Materialien und ob Ihre Partner eine Geschichte der Nicht-Compliance haben.
  
  
• Grundstücks- oder Lieferantenrisiko: Prüfen Sie auf gültige rechtliche Genehmigungen, Landtitel und Respekt für indigene oder Drittparteienrechte. Überprüfen Sie die Entwaldungsgeschichte des Landes und alle früheren Arbeits-, Umwelt- oder Wildtierverstöße.
  
• Dokumentations- und Verhaltensrisiko: Achten Sie auf fehlende oder nicht überprüfbare Dokumente, inkonsistente Daten, mangelnde Lieferantentransparenz oder eine Geschichte von EUDR-bezogenen Fehlverhalten.

Wenn das Herkunftsland von der EU als risikoarm eingestuft wurde, müssen Sie keine Risikobewertung und -minderung durchführen, jedoch nur, wenn die gesamte Lieferkette und Geolokalisierung innerhalb dieser risikoarmen Einstufung fällt. In allen anderen Fällen, insbesondere beim Bezug aus Standard- oder Hochrisikoländern, wird erwartet, dass Sie jede Risikodimension im Detail bewerten. Je höher das Risiko, desto mehr Sorgfalt ist erforderlich, um eine vernachlässigbare Risikokonklusion zu rechtfertigen.

Schritt 5: Nicht vernachlässigbares Risiko mindern

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein vorgelagertes DDS wiederverwenden)

Wenn Ihre Risikobewertung mehr als ein vernachlässigbares Risiko zeigt, müssen Sie handeln, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen. Das Ziel ist es, das Risiko auf ein Niveau zu reduzieren, auf dem Sie die Compliance sicher und glaubwürdig erklären können.

Minderungsmaßnahmen können Folgendes umfassen:

• Anfordern zusätzlicher Dokumentation von Ihrem Lieferanten, wie z.B. zusätzliche Dokumentation über Landbesitz.

• Durchführen von Audits oder Vor-Ort-Kontrollen, insbesondere wenn der Ursprung in einem Hochrisikoland liegt oder die Daten unklar sind.

• Verbesserung der Lieferantenkapazität durch Schulungen, Aktualisierung von Beschaffungsverträgen oder Anforderung einer Drittparteienverifizierung in Zukunft.

• Wechseln von Lieferanten oder Beschaffungsregionen, wenn ein Produkt nicht verifiziert werden kann oder der Lieferant nicht kooperativ ist.

Nach der Minderung müssen Sie das Risiko neu bewerten. Wenn es immer noch nicht vernachlässigbar ist, können Sie nicht fortfahren. Wenn es jetzt vernachlässigbar ist und Sie es rechtfertigen können, sind Sie bereit, mit dem DDS fortzufahren.

Schritt 6: Ein DDS einreichen

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein nachgelagerter SME-Betreiber sind)

Sobald Ihr Sorgfaltspflichtprozess abgeschlossen ist und Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass das Risiko vernachlässigbar ist, müssen Sie ein DDS über das Online-System der EU einreichen, bevor Sie das Produkt auf den Markt bringen oder exportieren. Stellen Sie sicher, dass dies mit den neuesten EUDR-Risikoschwellen übereinstimmt.

Das DDS wird über das EUDR-Informationssystem (Teil des TRACES-Portals) eingereicht. Sie geben wichtige Details ein, einschließlich Produkttyp und HS-Code, Volumen, Herkunftsland, Geolokalisierung der Produktionsgrundstücke und Produktionszeitraum. Das System erfordert auch eine Erklärung, dass Sie Sorgfaltspflicht angewendet, ein vernachlässigbares Risiko festgestellt und Beweise aufbewahrt haben.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine DDS-Referenznummer und eine Verifizierungsnummer. Diese Nummern müssen mit Ihrer Sendung verknüpft und mit nachgelagerten Partnern geteilt werden, da sie Ihr formeller Nachweis der Compliance sind.

Für nachgelagerte Betreiber:

Wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen (z.B. Schokolade aus importiertem Kakao), müssen Sie ein neues DDS einreichen. Wenn Sie jedoch bereits durch ein gültiges vorgelagertes DDS abgedeckte Inputs verwenden, können Sie auf dieses DDS in Ihrer eigenen Einreichung verweisen. Sie sind weiterhin für die Rückverfolgbarkeit verantwortlich und müssen sicherstellen, dass die referenzierten Daten vollständig und glaubwürdig sind, aber Sie müssen den vollständigen Sorgfaltspflichtprozess nicht duplizieren.

Die Einreichung eines DDS ist eine rechtliche Verpflichtung. Behörden können Ihre Aufzeichnungen überprüfen und bewerten, ob Ihre Risikokonklusion gerechtfertigt war. Wenn Ihr DDS als falsch oder unvollständig befunden wird, können Durchsetzungsmaßnahmen folgen, einschließlich Geldstrafen oder Einschränkungen bei der Platzierung von Produkten auf dem Markt.

Aufrechterhaltung der Rückverfolgbarkeit und Prüfungsbereitschaft

Rückverfolgbarkeitsanforderungen

Die Erreichung der EUDR-Compliance ist keine einmalige Aufgabe. Es erfordert Systeme und Routinen, die eine konsistente, durchgängige Rückverfolgbarkeit sicherstellen. 

Der erste Schritt besteht darin, die EUDR-Compliance in Ihre Abläufe zu integrieren, mit klarer interner Verantwortung über Funktionen hinweg. Beschaffung, Nachhaltigkeit, Betrieb und IT-Teams sollten alle ihre Rolle bei der Sammlung, Validierung und Aufrechterhaltung von Sorgfaltspflichtdaten verstehen.

Ihr Rückverfolgbarkeitssystem sollte strukturiert, zugänglich und auf zuverlässigen, zentralisierten Daten aufgebaut sein. Dies umfasst die Verknüpfung jeder Charge oder Sendung mit ihrem Produktionsgrundstück, Lieferanteninformationen und der DDS-Referenz. Betreiber sollten in der Lage sein, ein Produkt mit minimalem Aufwand auf seine Quelle zurückzuführen. Wo relevant, müssen Sie auch die Trennung von konformen und nicht konformen Waren sicherstellen, sowohl physisch als auch in Aufzeichnungssystemen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen gemischte Produktlinien handhabt.

Ebenso wichtig ist, wie Sie die Dokumentation sichern. Alle Compliance-Dateien, Geolokalisierung, Lieferantenaufzeichnungen, Genehmigungen und Risikobewertungen/-minderungen sollten versionskontrolliert, sicher gespeichert und leicht abrufbar sein. Ein strukturiertes digitales Archiv ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auch nach Personalwechseln oder Systemmigrationen weiterhin Zugriff auf Aufzeichnungen hat. Die Verordnung verlangt, dass Sie die Dokumentation mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, und das Versäumnis, dies zu tun, kann als Nicht-Compliance gewertet werden, unabhängig von der Qualität Ihrer ursprünglichen Sorgfaltspflicht.

Vorbereitung auf Inspektionen

Sobald die Durchsetzung beginnt, werden nationale Behörden Betreiber mit einem risikobasierten Ansatz inspizieren, was bedeutet, dass je höher die Risikoklassifizierung des Landes oder der Region (basierend auf dem EU-Benchmarking-System), desto wahrscheinlicher wird Ihr DDS überprüft. 

Um sich vorzubereiten, ist es entscheidend zu wissen, wonach Prüfer suchen werden: die Vollständigkeit Ihrer Dokumentation und Aufbewahrung für fünf Jahre, wie Sie "vernachlässigbares Risiko" bestimmt haben, ob Ihr Sorgfaltspflichtsystem tatsächlich funktioniert und eine jährliche Überprüfung aller Sorgfaltspflicht-bezogenen Bewertungen. Behörden können Rückverfolgbarkeitstests durchführen und verlangen, dass Sie zeigen, wie ein Produkt auf dem Markt auf ein bestimmtes Produktionsgrundstück zurückgeführt wird.

Um vorbereitet zu bleiben, sollten Betreiber regelmäßige interne Audits oder Scheininspektionen durchführen. Wählen Sie eine kürzlich erfolgte Sendung aus und üben Sie das Abrufen der vollständigen Sorgfaltspflichtakte. Die Simulation einer Prüfung hilft, Lücken aufzudecken, wie fehlende Genehmigungen oder veraltete Koordinaten, und stärkt die Teambereitschaft unter Druck.

Betrachten Sie schließlich die Prüfungsbereitschaft als einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Überwachen Sie sich entwickelnde Risiken, aktualisieren Sie Ihre Lieferantenbewertungen mindestens jährlich und passen Sie Ihre Systeme an, wenn das Geschäft wächst. Wenn die Durchsetzung einen Schwachpunkt aufdeckt, schließen Sie die Lücke und aktualisieren Sie Ihre internen Verfahren. Betrachten Sie die EUDR nicht nur als regulatorische Verpflichtung, sondern als Grundlage für widerstandsfähige und verantwortungsvolle Lieferketten.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Auch gut gemeinte Betreiber können bei der erstmaligen Navigation der EUDR-Compliance in Fallstricke geraten. Nachfolgend sind einige der häufigsten Fehler oder Missverständnisse aufgeführt, die wir bei Betreibern beobachtet haben, zusammen mit praktischen Tipps, wie man sie vermeidet.

Fehler 1: Sich ausschließlich auf Zertifizierungen oder Lieferantenzusicherungen verlassen

Einige Betreiber gehen davon aus, dass ihre Rohstoffe zertifiziert sind (z.B. FSC für Holz, RSPO für Palmöl) oder wenn der Lieferant ein allgemeines Compliance-Schreiben bereitgestellt hat, dann ist ihre Sorgfaltspflicht im Wesentlichen abgeschlossen. 

Die EUDR akzeptiert jedoch keine Zertifizierungen oder Versprechen als Ersatz für Ihre eigene Sorgfaltspflicht. Zertifizierungssysteme können hilfreich sein, aber sie variieren in der Strenge und keines von ihnen erfüllt allein alle EUDR-Anforderungen vollständig.

Wie man es vermeidet: Behandeln Sie Zertifizierungen und Lieferantenzusicherungen als unterstützende Beweise, nicht als Freifahrtschein. Wenn Ihr Holzlieferant beispielsweise FSC-zertifiziert ist, verwenden Sie diese Informationen in Ihrer Risikobewertung (sie senkt wahrscheinlich das Risiko), sammeln Sie jedoch dennoch die tatsächlichen Koordinaten des Waldgrundstücks und bestätigen Sie keine Entwaldung nach 2020 auf unabhängige Weise. 

Überprüfen Sie immer kritische Daten. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie das DDS einreichen, rechtlich verantwortlich sind, nicht die Zertifizierungsstelle. Verwenden Sie diese Tools also, um Ihnen zu helfen, aber führen Sie Ihre eigenen Überprüfungen durch (stichprobenartige Überprüfung einer Auswahl zertifizierter Betriebe usw., um ihren Status zu validieren).

Fehler 2: Den Zeit- und Arbeitsaufwand unterschätzen

Einige Unternehmen erkennen kurz vor der Frist (Dezember 2025), dass sie konform sein müssen und denken, sie können alles in einer Woche oder zwei zusammenstellen. Die EUDR-Compliance erfordert das Sammeln vieler Informationen und möglicherweise die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die selbst Zeit benötigen, um sich anzupassen. Ein später Start kann zu Fehlern führen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, 100 Lieferketten in Eile zu kartieren, können Sie am Ende schlampige Daten oder ungeprüfte Risiken haben.

Wie man es vermeidet: Beginnen Sie frühzeitig und testen Sie den Prozess. Selbst wenn die EUDR für Ihr Unternehmen erst 2025/2026 gilt, beginnen Sie jetzt mit der Kartierung der Lieferketten. Versuchen Sie heute eine Test-Sorgfaltspflicht bei einem Hochrisikoprodukt. Dies wird aufzeigen, wo Sie sich konzentrieren müssen (vielleicht ist ein Lieferant unkooperativ, besser, das jetzt herauszufinden)

Fehler 3: Die Risikobewertung als Formalität behandeln

Die Risikoanalyse kann nuanciert sein, aber ein Fehler besteht darin, sie oberflächlich durchzuführen, z.B. alles als "vernachlässigbares Risiko" zu deklarieren, ohne gründliche Begründung, oder einen einheitlichen Ansatz zu verwenden. Einige Betreiber könnten annehmen, dass das Risiko automatisch vernachlässigbar ist, da ihr Lieferant Dokumente bereitgestellt hat. Dies könnte nach hinten losgehen, wenn eine Behörde prüft und feststellt, dass Sie offensichtliche Risikofaktoren nicht berücksichtigt haben (wie das Land ist bekannt für illegale Entwaldung).

Wie man es vermeidet: Entwickeln Sie eine klare Risikobewertungsmethodik und dokumentieren Sie sie. Erstellen Sie beispielsweise eine Checkliste oder ein Punktesystem, das die Kriterien aus der Verordnung und den Leitlinien abdeckt (Länderrisikostufe, Lieferkettenkomplexität usw.) oder verwenden Sie eine spezielle EUDR-Software, die die Bewertungen bereitstellt. Seien Sie ehrlich in den Bewertungen, wenn etwas mittleres Risiko ist, markieren Sie es zunächst als solches und mindern Sie dann. 

Es ist viel besser zu zeigen, dass Sie ein mittleres Risiko identifiziert und Minderungsmaßnahmen ergriffen haben, als von Anfang an vorzugeben, es sei vernachlässigbar. Wenn Ihre Risikokonklusion nicht mit Beweisen verteidigt werden kann, dann ist sie nicht wirklich vernachlässigbar.

Fehler 4: Schlechte Aufbewahrung von Unterlagen und fehlende Prüfspur‍

Nach dem Durchlaufen der Sorgfaltspflichtschritte versäumen es einige Betreiber, die Dokumentation in Ordnung zu halten. Vielleicht sind Dateien über E-Mails verstreut oder nur eine Person versteht die Ordnerstruktur. 

In ein oder zwei Jahren wird es schwierig, die genauen Beweise für eine bestimmte Sendung abzurufen. Dies ist riskant, wenn geprüft wird. Die Unfähigkeit, Aufzeichnungen schnell zu zeigen, könnte als Nicht-Compliance angesehen werden, selbst wenn Sie die Arbeit gemacht haben.

Wie man es vermeidet: Führen Sie klare und konsistente Aufbewahrungspraktiken ein. Jedes DDS sollte mit einem entsprechenden Dokumentenpaket verknüpft sein, idealerweise in einer gemeinsamen Datenbank oder Tabelle mit Referenznummern, Daten, Rohstoffen und Dateispeicherorten verfolgt werden. Verwenden Sie Cloud-Speicher mit Zugriffskontrollen und überprüfen Sie regelmäßig Ihr Archiv im Rahmen von Scheininspektionen. 

Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen auch bei Teamwechseln oder Systemmigrationen zugänglich bleiben und speichern Sie sie sicher für mindestens fünf Jahre. Viele EUDR-Compliance-Tools können einen Großteil davon automatisieren, von der Dokumentenverknüpfung bis zur prüfungsbereiten Speicherung, was Ihr Rückverfolgbarkeitssystem schneller, sicherer und skalierbarer macht.

Fazit und nächste Schritte

Unter der EUDR spielen Betreiber eine zentrale Rolle bei der Verhinderung von mit Entwaldung verbundenen Produkten, die in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Ob Sie Rohstoffe importieren, Waren lokal produzieren oder fertige Produkte exportieren, Sie sind die erste Verteidigungslinie  und die primäre Partei, die für die vollständige Compliance verantwortlich ist.

Dies bedeutet mehr als nur ein Kästchen anzukreuzen. Betreiber müssen in den Geltungsbereich fallende Produkte identifizieren, Geolokalisierungs- und Rechtsdaten sammeln, Risiken bewerten und mindern, eine Sorgfaltserklärung einreichen und ein robustes Rückverfolgbarkeitssystem aufrechterhalten. Jeder dieser Schritte muss dokumentiert, verteidigbar und auf Ihre Lieferkette zugeschnitten sein.

Wenn Sie noch nicht begonnen haben, ist jetzt die Zeit. Beginnen Sie mit der Kartierung Ihrer Lieferketten, identifizieren Sie, welche Produkte unter Anhang I fallen, und bestimmen Sie, ob Sie als erster oder nachgelagerter Betreiber agieren. Verstehen Sie Ihre Lieferanten, Ihre Rolle und den Aufwand, den die Compliance basierend auf Ihrem Risikopotenzial und Ihrer Unternehmensgröße erfordert.

Überlegen Sie schließlich, ob eine dedizierte EUDR-Compliance-Lösung Ihnen helfen könnte, diesen Prozess im großen Maßstab zu verwalten. Die richtige Software kann Ihre Daten zentralisieren, die Rückverfolgbarkeit automatisieren, die DDS-Einreichung vereinfachen und Sie prüfungsbereit halten, Zeit sparen und das Risiko reduzieren, wenn die Durchsetzung näher rückt.

Das EUDR-Produkt von Coolset hilft Unternehmen, die richtigen Daten zu sammeln, Entwaldungsrisiken zu überprüfen und Sorgfaltserklärungen einzureichen, ohne Lieferanten zu verfolgen oder in komplexen Tabellen zu arbeiten. Mit Coolset können Unternehmen Produkt- und Bestelldaten aus Ihrem ERP importieren, Dokumente von Lieferanten anfordern und alles an einem Ort verfolgen. Das System markiert fehlende oder gefährdete Sendungen und erstellt prüfungsbereite DDS-Dateien, die dem obligatorischen EU-TRACES-Format folgen. Das Produkt wird im August 2025 eingeführt. Treten Sie der Warteliste hier bei.