Introductie

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een baanbrekende wet die is ontworpen om producten die met ontbossing zijn verbonden, uit de EU-markt te weren. Voor bedrijven die als operators optreden, betekent dit dat ze controles moeten integreren voor mogelijke ontbossing of illegaliteiten per bestelling in de hele toeleveringsketen.

De verordening wordt eind 2025 volledig van toepassing voor grote en middelgrote ondernemingen (en medio 2026 voor kleine en microbedrijven). Echter, in november 2025 heeft het Europees Parlement amendementen aangenomen die voorstellen om de kernverplichtingen met 12 maanden uit te stellen, waardoor compliance verschuift naar 30 december 2026 voor grote en middelgrote operators en 30 juni 2027 voor kleine en micro primaire operators. 

In de praktijk moet elke operator ervoor zorgen dat hun producten “ontbossingsvrij” zijn (geen boskap na 2020) en legaal geproduceerd, en dit vervolgens verklaren via een officiële due diligence-verklaring. 

Deze EUDR-rapportagegids voor operators legt uit waarom operators een cruciale rol spelen, wat hun kernverplichtingen zijn en biedt een stapsgewijze benadering van compliance. We behandelen ook hoe je traceerbaarheid behoudt, veelvoorkomende valkuilen vermijdt en je voorbereidt op audits, zodat ESG-managers, juridische medewerkers en inkoopverantwoordelijken met vertrouwen aan de eisen van de EUDR kunnen voldoen.

Waarom operators belangrijk zijn onder EUDR

Onder de EUDR dragen operators de primaire verantwoordelijkheid om ontbossing uit EU-toeleveringsketens te houden. Ze zijn het eerste controlepunt in het systeem, verplicht om volledige due diligence uit te voeren op elke partij gereguleerde grondstoffen voordat goederen de markt kunnen betreden of verlaten. Deze frontlinie-rol is cruciaal: als een operator er niet in slaagt een niet-conforme (bijv. recent ontboste of illegaal geproduceerde) bron te identificeren, zal dat risico zich door de hele waardeketen verspreiden.

Met andere woorden, operators zijn belangrijk omdat ze het “zware werk” doen, gegevens verzamelen over herkomst, ontbossingsrisico's analyseren en instaan voor compliance, waarop handelaren en andere actoren verderop in de keten vertrouwen. Terwijl sommige operators de volledige verantwoordelijkheid voor gegevensverzameling en -beoordeling dragen, hebben anderen die later in de toeleveringsketen betrokken zijn, verantwoordelijkheden die zich voornamelijk richten op de keten van bewaring. 

Door een correcte EUDR due diligence-verklaring in te dienen en alleen producten te plaatsen die aan alle criteria voldoen, helpen operators ervoor te zorgen dat alleen duurzame, legaal verkregen producten door de EU-markten stromen.

Opmerking: Onder amendementen aangenomen door het Europees Parlement op 26 november 2025, mogen kleine en micro primaire operators in laagrisicolanden een vereenvoudigd rapportageproces volgen in plaats van volledige due diligence. Deze wijzigingen zijn nog niet wettelijk bindend.

Wat is een operator onder de EUDR?

Definitie en voorbeelden

In EUDR-termen is een operator elke persoon of bedrijf die, “in de loop van een commerciële activiteit, relevante producten op de EU-markt plaatst of exporteert”. Dit betekent dat als jouw bedrijf als eerste een gereguleerde grondstof of product (in HS-codes zoals gedefinieerd in Bijlage I) op de EU-markt introduceert of het uit de EU exporteert, je als operator onder de verordening wordt beschouwd.

Operators omvatten:

• Importeurs die onder de regeling vallende grondstoffen in de EU brengen.
• EU-gebaseerde producenten die lokaal onder de regeling vallende grondstoffen oogsten en op de EU-markt brengen.
• Exporteurs die onder de regeling vallende goederen uit de EU verzenden.
• Fabrikanten die nieuwe producten creëren (geclassificeerd onder andere HS-codes) die onder de regeling vallende materialen bevatten die al op de markt zijn gebracht, zoals chocolade gemaakt van geïmporteerde cacao of meubels gemaakt van hout.

Op dit punt is het belangrijk om onderscheid te maken tussen first-in-line operators en downstream operators. First-in-line operators zijn degenen die ofwel relevante producten in de EU importeren of grondstoffen binnen de EU oogsten. Zij dragen de volledige last van het verzamelen van geolocatie-, legaliteits- en ontbossingsgegevens direct van de bron en het beoordelen van risico's. 

Daarentegen kunnen downstream operators, zoals fabrikanten en exporteurs die conforme inputs gebruiken, vertrouwen op upstream due diligence en een bestaande DDS refereren. Een due diligence-verklaring (DDS) is de formele verklaring die via het EU-systeem wordt ingediend en bevestigt dat een product ontbossingsvrij, legaal geproduceerd en ondersteund door een voltooide risicoanalyse is. Hoewel downstream operators een bestaande DDS voor de grondstof kunnen refereren, moeten ze nog steeds hun eigen DDS voor het eindproduct indienen en volledige traceerbaarheid garanderen. De verordening staat enige vereenvoudiging in dit proces toe, maar geen vrijstelling van compliance.

Dit is anders dan een handelaar, die producten koopt en verkoopt die al op de EU-markt zijn geplaatst zonder ze materieel te transformeren. Merk op dat één bedrijf beide rollen kan vervullen. Wat telt is de transactie en of het een nieuwe plaatsing, export of intra-EU doorverkoop van een gereguleerd product vertegenwoordigt.

Hier zijn enkele voorbeelden van operators:

• Een Nederlandse importeur die cacaobonen uit Ivoorkust haalt, is een first-in-line operator. 
• Een Fins bosbouwbedrijf dat in Finland geoogst hout op de EU-markt verkoopt, is ook een operator, hoewel de productie binnenlands is.
•  Een Spaanse fabrikant die chocolade maakt van cacaopasta die al door een upstream leverancier is geïmporteerd, is een downstream operator. 
• Een Portugese exporteur die leren tassen (gemaakt van in de EU verkregen runderleer) naar de VS verzendt, is ook een downstream operator.

Opmerking: Operatorrollen in herziening in de recente stemming van het EU-Parlement

In oktober 2025 heeft de Europese Commissie voorgesteld om EUDR-verplichtingen te stroomlijnen. Dit omvatte een nieuwe categorie van kleine en micro primaire operators, zoals boeren in laagrisicolanden, die een vereenvoudigde verklaring zouden indienen in plaats van volledige due diligence. In november heeft het Europees Parlement dit uitgebreid en ondersteunde het vrijstellen van downstream operators van het indienen van een nieuwe DDS als conforme inputs al upstream zijn gedekt. Deze wijzigingen zijn nog niet wettelijk bindend en vereisen goedkeuring van de Raad en publicatie in het Publicatieblad van de EU.

Wat zijn de kernverplichtingen voor operators?

Overzicht van verantwoordelijkheden

Centraal in de EUDR staat een eenvoudige regel: operators mogen geen product plaatsen of exporteren tenzij is bewezen dat het ontbossingsvrij, legaal geproduceerd en gedekt is door een DDS. Dit geldt of je nu grondstoffen importeert, lokaal produceert of goederen vervaardigt die in-scope grondstoffen bevatten.

Voor de meeste operators betekent dit het opzetten van een due diligence-systeem om:

• Verzamelen van noodzakelijke gegevens (bijv. geolocatie, productiedata, leveranciersinfo)
• Beoordelen van ontbossing, legaliteit en risico's in de toeleveringsketen of het land
• Mitigeren van niet-verwaarloosbare risico's
• Indienen van een DDS voordat het product op de markt wordt gebracht
• Traceerbaarheid in operaties behouden
• Gegevens minimaal 5 jaar bewaren
• Jaarlijks rapporteren

Variaties in verplichtingen

Operators die uit landen met een laag risico halen, kunnen profiteren van vereenvoudigde vereisten. Hoewel ze nog steeds gegevens over de toeleveringsketen moeten verzamelen, inclusief ontbossings- en legaliteitscontrole en een DDS moeten indienen, kunnen ze de risicobeoordeling en mitigatiestappen overslaan. Dit geldt echter alleen als de volledige herkomst van het product als laag risico kan worden geverifieerd.

Downstream operators, zoals fabrikanten die inputs gebruiken die al upstream zijn gedeclareerd, moeten ook een DDS indienen voor hun eindproduct. Ze kunnen echter verwijzen naar de eerdere DDS en hoeven de volledige risicobeoordeling niet te herhalen, zolang ze kunnen vaststellen dat de upstream operator een degelijke due diligence heeft uitgevoerd die kan worden vertrouwd. 

Update: (De door het EU-parlement aangenomen wijzigingen)

De hierboven beschreven verplichtingen weerspiegelen het huidige EUDR-kader. Echter, wijzigingen aangenomen door het Europees Parlement in november 2025 stellen extra flexibiliteit voor sommige operators voor. Met name:

• Downstream operators die inputs gebruiken die al door upstream DDS's zijn gedekt, hoeven mogelijk geen eigen DDS meer in te dienen, mits ze zorgen voor traceerbaarheid en gegevens bewaren.
• Micro- en kleine primaire operators in landen met een laag risico kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde, eenmalige verklaring in plaats van volledige due diligence, vooral als zij de oorspronkelijke producenten zijn.
• Alleen de eerste downstream operator zou verplicht zijn om DDS-identificatoren te bewaren, waardoor de verplichtingen verderop in de keten worden verlicht.

Deze wijzigingen zijn nog niet juridisch bindend en moeten nog formeel worden aangenomen.

Stapsgewijs rapportageproces voor operators

De onderstaande stappen weerspiegelen de momenteel bindende EUDR-verplichtingen voor alle operators. 

Belangrijk: Als de november 2025 wijzigingen aangenomen door het Europees Parlement worden doorgevoerd, zouden downstream operators, zoals fabrikanten of exporteurs die inputs gebruiken die al door een DDS zijn gedekt, aanzienlijk vereenvoudigde verplichtingen hebben.

{{custom-cta}}

Stap 1: Identificeer in-scope producten en leveranciers (Bijlage I)

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) richt zich op zeven belangrijke grondstoffen die verband houden met ontbossing en bosdegradatie: vee, cacao, koffie, oliepalm, rubber, soja en hout. Deze grondstoffen, samen met hun afgeleide producten, zijn gespecificeerd in Bijlage I van de verordening, waarin de relevante Harmonized System (HS) codes worden vermeld.

Om te bepalen of je producten onder de EUDR vallen, volg je deze stappen:

1. Controleer de HS-code: Identificeer de HS-code van je product en verifieer of deze in Bijlage I is vermeld. Alleen producten met HS-codes die in Bijlage I zijn gespecificeerd, vallen onder de verordening.
   
2. Beoordeel samengestelde en vervaardigde producten: Voor producten die meerdere grondstoffen bevatten, bepaal je de primaire grondstof. Voor verwerkte producten traceer je ze terug naar de grondstoffen. Due diligence is vereist voor de belangrijkste grondstof als de HS-code ervan in Bijlage I is vermeld.
   
3. Begrijp 'ex' codes: Sommige HS-codes in Bijlage I worden voorafgegaan door 'ex', wat aangeeft dat alleen specifieke producten binnen die code worden gedekt. Bijvoorbeeld, 'ex 9401' verwijst specifiek naar houten stoelen, niet alle stoelen onder die code.
   
4. Kaart leveranciers- en productinformatie in: Houd gedetailleerde gegevens bij die elke leverancier koppelen aan de specifieke grondstoffen en HS-codes van de producten die ze leveren. Traceerbaarheid is cruciaal voor compliance en moet omvatten:
   
   
   • Naam en contactgegevens van de leverancier
     
   • Geleverde grondstof
     
   • Bijbehorende HS-code
     
   • Productbeschrijvingen

Stap 2: Beoordeel de volwassenheid van de leverancier

(Sla deze stap over als je geen upstream DDS hergebruikt)

Nu je je leveranciers hebt geïdentificeerd, is de volgende stap om te beoordelen of je kunt vertrouwen op de informatie die ze verstrekken, vooral als je van plan bent een upstream DDS te hergebruiken. Dit betekent het evalueren van hoe voorbereid en betrouwbaar je leveranciers zijn als het gaat om het voldoen aan de EUDR-vereisten.

Belangrijke aspecten om te beoordelen zijn onder meer:

• Due diligence-systeem: Beoordeel of de leverancier een geïmplementeerd en effectief due diligence-systeem voor de EUDR heeft.
• Beschikbaarheid van DDS: Bevestig dat de leverancier een geldige DDS kan verstrekken voor de relevante producten.
• Compliance-geschiedenis: Bekijk eventuele eerdere non-compliance kwesties of overtredingen met betrekking tot ontbossing of legaliteit.
• Geldigheid van gegevens: Controleer steekproefsgewijs de nauwkeurigheid en volledigheid van de informatie in de DDS.

Als de leverancier een hoog niveau van volwassenheid en compliance aantoont, kun je doorgaan met het hergebruiken van hun DDS. Als er echter zorgen zijn of onvoldoende informatie, is het raadzaam om je eigen uitgebreide due diligence uit te voeren. Het uitvoeren van een grondige beoordeling van de volwassenheid van de leverancier zorgt ervoor dat je voldoet aan de EUDR-vereisten en de integriteit van je toeleveringsketen handhaaft.

Stap 3: Verzamelen van vereiste gegevens

(Sla deze stap over als je een upstream DDS hergebruikt)

Zodra je hebt vastgesteld welke producten onder de EUDR vallen, begint het echte werk: gegevensverzameling. Operators moeten een uitgebreide set informatie verzamelen voor elke zending van een in-scope grondstof voordat ze doorgaan met het voltooien van de transactie. 

Belangrijke gegevenspunten zijn onder meer:

• Geolocatie van productie: Leg de exacte geografische coördinaten vast (breedte-/lengtegraad of polygoon) van elk perceel waar de grondstof is geproduceerd. Gemengde partijen vereisen coördinaten voor alle percelen.
  
• Productiedatum of -periode: Noteer wanneer de grondstof is geproduceerd of geoogst. Dit bewijst dat het product niet is gekoppeld aan ontbossing na 2020.
  
• Details en hoeveelheid van de grondstof: Specificeer wat het product is, het volume of gewicht en de bijbehorende HS-code. Als de grondstof hout is, specificeer dan ook de soort van het product.
  
• Leveranciers- en keten van bewijsmateriaal info (indien van toepassing): Documenteer de naam en het adres van je directe leverancier en eventuele andere betrokken actoren. Verzamel gegevens die het product aan zijn bron koppelen (bijv. contracten, molenrapporten).
  
• Bewijs van legaliteit: Verzamel bewijs dat het product voldoet aan de lokale wetten, zoals landbezit, oogstvergunningen of milieugoedkeuringen.
  
• Bewijs van ontbossingsvrije status: Gebruik satellietbeelden, veldrapporten of certificeringen van derden om aan te tonen dat het land na 31 december 2020 niet is ontbost of gedegradeerd.

Stap 4: Voer een risicobeoordeling uit

(Sla deze stap over als je een upstream DDS hergebruikt)

Zodra je gegevens compleet zijn, is de volgende stap om te beoordelen of er meer dan verwaarloosbaar risico is op ontbossing of illegaliteit voordat producten op de EU-markt worden geplaatst of geëxporteerd.

Belangrijke risicodimensies om te evalueren:

• Landelijk risiconiveau: Kijk naar bosaanwezigheid, ontbossings- en degradatietrends, sterkte van milieuwetten, landbeheer, corruptieniveaus en kwesties rond inheemse of gemeenschapsrechten.
  
• Risico op toeleveringsketenniveau: Overweeg hoeveel tussenpersonen betrokken zijn, hoe complex de verwerking is, het risico van vermenging van conforme en niet-conforme materialen, en of je partners een geschiedenis van non-compliance hebben.
  
• Risico op perceel- of leveranciersniveau: Controleer op geldige wettelijke vergunningen, eigendomsbewijzen en respect voor inheemse of derde partijen rechten. Beoordeel de ontbossingsgeschiedenis van het land en eventuele eerdere arbeids-, milieu- of natuurovertredingen.
  
• Documentatie- en gedragsrisico: Let op ontbrekende of niet-verifieerbare documenten, inconsistente gegevens, gebrek aan transparantie van de leverancier of enige geschiedenis van EUDR-gerelateerd wangedrag.

Als het land van herkomst door de EU als laag risico is geclassificeerd, hoef je geen risicobeoordeling en mitigatie uit te voeren, maar alleen als de gehele toeleveringsketen en geolocatie binnen die laag-risico-aanduiding vallen. Voor alle andere gevallen, vooral bij sourcing uit standaard- of hoogrisicolanden, wordt verwacht dat je elke risicodimensie in detail beoordeelt. Hoe hoger het risico, hoe meer controle vereist is om een verwaarloosbare risicoconclusie te rechtvaardigen.

Stap 5: Mitigeer niet-verwaarloosbaar risico

(Sla deze stap over als je een upstream DDS hergebruikt)

Als je risicobeoordeling iets meer dan verwaarloosbaar risico aantoont, moet je actie ondernemen voordat je het product op de markt brengt. Het doel is om het risico te verminderen tot een niveau waarop je met vertrouwen en geloofwaardigheid compliance kunt verklaren.

Mitigatiemaatregelen kunnen omvatten:

• Aanvullende documentatie aanvragen van je leverancier, zoals extra documentatie over landbezit.
• Audits of controles ter plaatse uitvoeren, vooral als de herkomst in een hoogrisicoland is of de gegevens onduidelijk zijn.
• Capaciteit van de leverancier verbeteren, door middel van training, het bijwerken van inkoopcontracten of het vereisen van verificatie door derden in de toekomst.
• Leveranciers of inkoopregio's wijzigen als een product niet kan worden geverifieerd of de leverancier niet meewerkt.

Na mitigatie moet je het risico opnieuw beoordelen. Als het nog steeds niet-verwaarloosbaar is, kun je niet doorgaan. Als het nu verwaarloosbaar is, en je kunt het rechtvaardigen, ben je klaar om door te gaan naar de DDS.

Stap 6: Dien een DDS in

(Sla deze stap over als je een downstream MKB-operator bent)

Zodra je due diligence-proces is voltooid en je hebt geconcludeerd dat het risico verwaarloosbaar is, moet je een DDS indienen via het online systeem van de EU voordat je het product op de markt brengt of exporteert.

De DDS wordt ingediend via het EUDR Informatiesysteem (onderdeel van het TRACES-portaal). Je voert belangrijke details in, waaronder producttype en HS-code, volume, land van herkomst, geolocatie van productiepercelen en productieperiode. Het systeem vereist ook een verklaring dat je due diligence hebt toegepast, verwaarloosbaar risico hebt gevonden en bewijs hebt behouden.

Na indiening ontvang je een DDS-referentienummer en een verificatienummer. Deze nummers moeten worden gekoppeld aan je zending en gedeeld met downstream partners, aangezien het je formele bewijs van compliance is.

Voor downstream operators:

Als je een nieuw product op de markt brengt (bijv. chocolade gemaakt van geïmporteerde cacao), moet je een nieuwe DDS indienen. Als je echter inputs gebruikt die al door een geldige upstream DDS zijn gedekt, kun je naar die DDS verwijzen in je eigen indiening. Je bent nog steeds verantwoordelijk voor traceerbaarheid en ervoor zorgen dat de gerefereerde gegevens compleet en geloofwaardig zijn, maar je hoeft het volledige due diligence-proces niet te dupliceren. Het indienen van een DDS is een wettelijke vereiste. Autoriteiten kunnen je gegevens inspecteren en beoordelen of je risicoconclusie gerechtvaardigd was. Als je DDS als vals of onvolledig wordt bevonden, kan handhaving volgen, inclusief boetes of beperkingen op het plaatsen van producten op de markt.

Belangrijk (door het Parlement aangenomen wijzigingen):

Onder deze wijzigingen:

• Je zou geen nieuwe DDS meer hoeven in te dienen als er al conforme upstream-documentatie bestaat.
• Traceerbaarheidsstappen zoals leveranciersrisicobeoordeling, mitigatie en DDS-duplicatie zouden niet langer van toepassing zijn.

Je kernverantwoordelijkheden zouden zijn om:

• Geldige DDS-referenties of verklaringsidentificatoren van je upstream-leveranciers te verzamelen en te bewaren.
• Traceerbaarheids- en transactiegegevens minimaal vijf jaar te bewaren.
• Alleen de eerste downstream operator zou DDS-referenties moeten verzamelen en opslaan, anderen verderop in de keten zouden ze niet langer hoeven doorgeven.

Als je een kleine of micro primaire operator bent in een land met een laag risico, kun je in plaats daarvan een eenmalige vereenvoudigde verklaring indienen, met updates alleen nodig als er grote veranderingen optreden.

Opmerking: Deze wijzigingen zijn nog niet juridisch bindend. Totdat ze formeel zijn aangenomen, moeten downstream operators blijven voldoen aan het huidige EUDR-kader.

Probeer Coolset's producttour:

{{product-tour-injectable}}

Traceerbaarheid en auditgereedheid behouden

Traceerbaarheidseisen

EUDR-compliance bereiken is geen eenmalige taak. Het vereist systemen en routines die zorgen voor consistente, end-to-end traceerbaarheid. 

De eerste stap is om EUDR-compliance in je operaties te integreren, met duidelijke interne eigenaarschap over functies heen. Inkoop, duurzaamheid, operaties en IT-teams moeten allemaal hun rol begrijpen in het verzamelen, valideren en onderhouden van due diligence-gegevens.

Je traceerbaarheidssysteem moet gestructureerd, toegankelijk en gebouwd zijn op betrouwbare, gecentraliseerde gegevens. Dit omvat het koppelen van elke batch of zending aan zijn productieperceel, leveranciersinformatie en DDS-referentie. Operators moeten een product zonder veel moeite naar zijn bron kunnen traceren. Waar relevant, moet je ook zorgen voor scheiding van conforme en niet-conforme goederen, zowel fysiek als in registratiesystemen, vooral als je bedrijf gemengde productlijnen hanteert.

Net zo belangrijk is hoe je documentatie beveiligt. Alle compliance-bestanden, geolocatie, leveranciersrecords, vergunningen en risicobeoordelingen/mitigaties moeten versiebeheer hebben, veilig worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn. Een gestructureerd digitaal archief is cruciaal. Zorg ervoor dat je team toegang blijft houden tot records, zelfs na personeelswisselingen of systeemmigraties. De verordening vereist dat je documentatie minimaal vijf jaar bewaart, en het niet doen kan worden beschouwd als non-compliance, ongeacht de kwaliteit van je initiële due diligence.

Voorbereiden op inspecties

Zodra de handhaving begint, zullen nationale autoriteiten operators inspecteren met een risicogebaseerde benadering, wat betekent dat hoe hoger de risicoclassificatie van het land of de regio (gebaseerd op het EU-benchmarkingsysteem), hoe groter de kans dat je DDS wordt gecontroleerd. 

Om je voor te bereiden, is het essentieel om te weten waar auditors naar zullen kijken: de volledigheid van je documentatie en het bewaren ervan voor vijf jaar, hoe je "verwaarloosbaar risico" hebt bepaald, of je due diligence-systeem daadwerkelijk functioneert en een jaarlijkse hercontrole van alle due diligence-gerelateerde beoordelingen. Autoriteiten kunnen traceerbaarheidstests uitvoeren en je vragen te laten zien hoe een product op de markt terug te voeren is naar een specifiek productieperceel.

Om voorbereid te blijven, moeten operators regelmatige interne audits of oefeninspecties uitvoeren. Kies een recente zending en oefen het ophalen van het volledige due diligence-bestand. Het simuleren van een audit helpt om hiaten te ontdekken, zoals ontbrekende vergunningen of verouderde coördinaten, en versterkt de paraatheid van het team onder druk.

Zie tenslotte inspectiegereedheid als een proces van continue verbetering. Monitor evoluerende risico's, verfris je leveranciersbeoordelingen minstens jaarlijks en pas je systemen aan naarmate het bedrijf groeit. Als handhaving een zwak punt onthult, sluit de kloof en werk je interne procedures bij. Behandel EUDR niet alleen als een wettelijke verplichting, maar als een basis voor veerkrachtige en verantwoorde toeleveringsketens.

Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden

Zelfs goedbedoelde operators kunnen valkuilen tegenkomen bij het voor de eerste keer navigeren van EUDR-compliance. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende fouten of misvattingen die we hebben waargenomen bij operators, samen met praktische tips over hoe ze te vermijden.

Fout 1: Alleen vertrouwen op certificeringen of leveranciersgaranties

Sommige operators gaan ervan uit dat als hun grondstoffen gecertificeerd zijn (bijv. FSC voor hout, RSPO voor palmolie) of als de leverancier een algemene nalevingsbrief heeft verstrekt, hun due diligence in feite is voltooid. 

Echter, EUDR accepteert certificeringen of beloften niet als vervanging voor je eigen due diligence. Certificeringsschema's kunnen nuttig zijn, maar ze variëren in strengheid en geen van hen voldoet volledig aan alle EUDR-vereisten op zichzelf.

Hoe het te vermijden: Behandel certificeringen en leveranciersgaranties als ondersteunend bewijs, niet als een vrijbrief. Bijvoorbeeld, als je houtleverancier FSC-gecertificeerd is, gebruik die informatie in je risicobeoordeling (het verlaagt waarschijnlijk het risico), maar verzamel nog steeds de werkelijke bosperceelcoördinaten en bevestig geen ontbossing na 2020 via onafhankelijke middelen. 

Kruis altijd kritische gegevens. Vergeet niet dat wanneer je de DDS indient, jij degene bent die wettelijk verantwoordelijk is, niet de certificeringsinstantie. Gebruik die tools dus om je te helpen, maar voer je eigen controles uit (controleer een steekproef van gecertificeerde boerderijen, enz., om hun status te valideren).

Fout 2: Het onderschatten van de benodigde tijd en moeite

Sommige bedrijven realiseren zich vlak voor de deadline (december 2025) dat ze moeten voldoen en denken dat ze alles in een week of twee kunnen regelen. EUDR-compliance houdt in dat je veel informatie moet verzamelen en mogelijk moet samenwerken met leveranciers die zelf tijd nodig hebben om zich aan te passen. Laat beginnen kan leiden tot fouten. Bijvoorbeeld, als je probeert 100 toeleveringsketens in een haast in kaart te brengen, kun je eindigen met slordige gegevens of ongecontroleerde risico's.

Hoe het te vermijden: Begin vroeg en test het proces. Zelfs als EUDR niet van toepassing is voor je bedrijf tot 2025/2026, begin nu met het in kaart brengen van toeleveringsketens. Probeer vandaag een proef due diligence uit te voeren op een hoogrisicoproduct. Dit zal benadrukken waar je je moet concentreren (misschien is een leverancier niet meewerkend, beter om dat nu te ontdekken)

Fout 3: Risicobeoordeling als een formaliteit beschouwen

Risicoanalyse kan genuanceerd zijn, maar een fout is om het oppervlakkig te doen, bijv. alles "verwaarloosbaar risico" verklaren zonder grondige rechtvaardiging, of een one-size-fits-all benadering gebruiken. Sommige operators kunnen aannemen dat omdat hun leverancier documenten heeft gegeven, het risico automatisch verwaarloosbaar is. Dit kan averechts werken als een autoriteit een audit uitvoert en ontdekt dat je geen rekening hebt gehouden met voor de hand liggende risicofactoren (zoals het land dat bekend staat om illegale ontbossing).

Hoe het te vermijden: Ontwikkel een duidelijke risicobeoordelingsmethodologie en documenteer deze. Maak bijvoorbeeld een checklist of scoresysteem dat de criteria uit de verordening en richtlijnen omvat (landrisiconiveau, complexiteit van de toeleveringsketen, enz.) of gebruik specifieke EUDR-software die de beoordelingen biedt. Wees eerlijk in evaluaties, als iets een gemiddeld risico is, markeer het dan aanvankelijk als zodanig en mitigeer vervolgens. 

Het is veel beter om te laten zien dat je een gemiddeld risico hebt geïdentificeerd en mitigerende stappen hebt ondernomen, dan te doen alsof het vanaf het begin verwaarloosbaar was. Als je risicoconclusie niet met bewijs kan worden verdedigd, dan is het niet echt verwaarloosbaar.

Fout 4: Slechte administratie en gebrek aan auditspoor

Na het doorlopen van de due diligence-stappen, falen sommige operators in het op orde houden van de documentatie. Misschien zijn bestanden verspreid over e-mails, of begrijpt slechts één persoon de mappenstructuur. In een jaar of twee wordt het moeilijk om het exacte bewijs te achterhalen dat voor een bepaalde zending is gebruikt. Dit is riskant als er een audit plaatsvindt. Het onvermogen om snel records te tonen kan worden gezien als non-compliance, zelfs als je wel het werk hebt gedaan.

‍Hoe het te vermijden: Voer duidelijke en consistente administratiepraktijken in. Elke DDS moet worden gekoppeld aan een bijbehorend documentpakket, idealiter gevolgd in een gedeelde database of spreadsheet met referentienummers, datums, grondstoffen en bestandslocaties. Gebruik cloudopslag met toegangscontroles en audit je archief regelmatig als onderdeel van oefeninspecties. 

Zorg ervoor dat records toegankelijk blijven bij teamwisselingen of systeemmigraties, en bewaar ze veilig voor minimaal vijf jaar. Veel EUDR-compliance-tools kunnen veel van dit werk automatiseren, van documentkoppeling tot auditklare opslag,  waardoor je traceerbaarheidssysteem sneller, veiliger en schaalbaarder wordt.

Conclusie en volgende stappen

Onder de EUDR spelen operators een centrale rol bij het voorkomen dat producten die verband houden met ontbossing de EU-markt betreden of verlaten. Of je nu grondstoffen importeert, goederen lokaal produceert of afgewerkte producten exporteert, je bent de eerste verdedigingslinie  en de primaire partij die verantwoordelijk is voor het waarborgen van volledige compliance.

Dit betekent meer dan alleen een vinkje zetten. Operators moeten in-scope producten identificeren, geolocatie- en juridische gegevens verzamelen, risico's beoordelen en mitigeren, een due diligence-verklaring indienen en een robuust traceerbaarheidssysteem handhaven. Elk van deze stappen moet worden gedocumenteerd, verdedigbaar en afgestemd op je toeleveringsketen.

Coolset's EUDR-oplossing helpt bedrijven de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te beoordelen en DDS's in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens uit hun ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen en alles op één plek bewaren. Het systeem markeert ontbrekende of hoogrisicozendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat.

Vraag een demo aan om de oplossing in actie te zien.