De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een nieuwe wet die ontbossing uit toeleveringsketens gelinkt aan de Europese markt wil elimineren. Vanaf 30 december 2025 moeten grote en middelgrote bedrijven aantonen dat belangrijke grondstoffen, zoals cacao, soja, vee, hout, koffie, rubber en palmolie, zowel ontbossingsvrij als legaal geproduceerd zijn. Kleine en micro-ondernemingen moeten voldoen tegen juni 2026. 

De verordening maakt deel uit van de Europese Green Deal en reageert op een van de grootste milieudrijvers van klimaatverandering: wereldwijde ontbossing. Tussen 1990 en 2020 ging meer dan 420 miljoen hectare bos verloren, een gebied groter dan de hele EU. Het grootste deel van dit verlies is veroorzaakt door landbouwuitbreiding gekoppeld aan slechts een handvol grondstoffen, waaronder die nu onder de EUDR vallen.

Naarmate toeleveringsketens over grenzen heen reiken en complexer worden, nemen de risico's rond ontbossing en illegale inkoop toe. De EUDR pakt dit aan met een enkel, afdwingbaar kader dat bedrijven direct verantwoordelijk maakt voor het verifiëren van de oorsprong van hun producten.

Waarom dit belangrijk is voor je bedrijf

Als je producten binnen de EU inkoopt, produceert of verkoopt, moet je verifiëren waar je producten vandaan komen en aantonen dat ze voldoen aan strikte milieu- en wettelijke normen. Deze gids helpt je bij die beoordeling en schetst hoe compliance eruitziet voor jouw branche en rol.‍
‍

{{custom-cta}}

Let op: Je kunt je ook op elk moment inschrijven voor de webinarreeks via de pop-upbanner op alle Coolset Academy-pagina's.

Wie wordt beïnvloed door de EUDR?

Hoe je toeleveringsketenactiviteit je EUDR-rol bepaalt

De EUDR maakt onderscheid tussen twee kernmarktactiviteiten. Hoewel de juridische definities technisch kunnen klinken, is hier wat ze praktisch betekenen:

• Op de markt brengen: Je brengt een product op de markt als je het als eerste in de EU introduceert, hetzij door het van buiten de EU te importeren of binnen de EU te produceren en aan te bieden voor verkoop.
• Beschikbaar maken op de markt: Je maakt een product beschikbaar als het al op de EU-markt is gebracht en je het verkoopt of distribueert. Dit geldt voor groothandelaars en detailhandelaren die inkopen bij leveranciers binnen de EU.

Op basis van deze activiteiten vallen bedrijven in een van de twee rollen:

• Operatoren: Bedrijven die gereguleerde producten op de EU-markt brengen of buiten de EU exporteren. Dit omvat importeurs, EU-producenten en exporteurs.
• Handelaren: Bedrijven die gereguleerde producten kopen en verkopen die al op de EU-markt zijn gebracht. Dit omvat distributeurs en detailhandelaren die binnen de EU inkopen.

Verantwoordelijkheden variëren per rol. Operatoren dragen de volledige due diligence last. Ze moeten gegevens van de toeleveringsketen verzamelen en verifiëren en een formele due diligence verklaring (DDS) indienen voor markttoetreding. 

Handelaren, vooral MKB's, hebben lichtere verplichtingen gericht op traceerbaarheid. Ze moeten relevante documentatie bewaren en doorgeven, maar zijn doorgaans niet verplicht om volledige due diligence uit te voeren.

Hoe de grootte van je bedrijf je EUDR-verantwoordelijkheden verandert

Je wordt als een MKB (klein of middelgroot bedrijf) beschouwd als je aan twee van de drie van de volgende criteria voldoet:

• Minder dan 250 medewerkers
• Jaaromzet onder €50 miljoen
• Jaarlijkse balanstotaal onder €25 miljoen

Grote bedrijven overschrijden deze drempels en hebben volledige compliance verplichtingen, of ze nu als operatoren of handelaren optreden, terwijl MKB's profiteren van een vereenvoudigd due diligence proces.

Het begrijpen van je rol voor elk producttype en transactie is essentieel om je verplichtingen te bepalen. Als je je rol al hebt bevestigd, verken dan hoe je stap voor stap aan de EUDR kunt voldoen.

{{legislation-tool-injectable}}

Hoe je je rol onder de EUDR bepaalt 

Om je rol onder de EUDR te bepalen, overweeg de volgende controlepunten voor elk van je producten:

Belangrijkste verantwoordelijkheden per rol

Je verplichtingen onder de EUDR hangen af van drie factoren: 1) de rol van je bedrijf in de toeleveringsketen (operator of handelaar), 2) de grootte van je bedrijf (MKB of niet-MKB), en 3) of je als eerste in de rij staat of verderop in de keten.

Niet-MKB operators als eerste in de keten

Grote bedrijven die voor het eerst producten importeren, vervaardigen of exporteren, dragen de meeste verantwoordelijkheden. Deze bedrijven moeten volledige due diligence uitvoeren voor elk product voordat het de EU-markt betreedt of verlaat (Artikel 8). Dit omvat het verzamelen van geolocatiegegevens en het verifiëren dat het product legaal is geproduceerd en ontbossingsvrij is (Artikel 9), het beoordelen en mitigeren van risico's (Artikelen 10 en 11), en het indienen van een DDS via het EU Informatiesysteem (Artikel 3).

Daarnaast moeten ze hun due diligence-systeem jaarlijks herzien en publiekelijk rapporteren over hun inspanningen (Artikel 12). Alle documentatie moet minimaal vijf jaar worden bewaard (Artikel 12).

Voorbeeld: Een Italiaans bedrijf dat hout uit Brazilië importeert om vloeren in de EU te vervaardigen, kwalificeert als operator. Omdat het het product voor het eerst op de EU-markt brengt, moet het volledige due diligence uitvoeren en een DDS indienen.

Niet-MKB operators verderop in de keten

Zelfs als een bedrijf werkt met materialen die al door een DDS zijn gedekt, moet het nog steeds aan bepaalde compliance-eisen voldoen als het die materialen transformeert tot nieuwe producten en deze op de markt brengt. In deze gevallen moet het bedrijf verifiëren dat upstream due diligence correct is uitgevoerd (FAQ 3.4), een nieuwe DDS indienen die verwijst naar de upstream DDS en het verificatienummer bevat (FAQ 3.4), een intern due diligence-systeem onderhouden (Artikel 12), en documentatie minimaal vijf jaar bewaren (Artikel 12).

Voorbeeld: Een grote meubelfabrikant die hout van een EU-zagerij gebruikt, moet zijn eigen DDS indienen bij het op de markt brengen van afgewerkte meubels, ook al was de grondstof al door een DDS gedekt.

MKB operators als eerste in de keten

Kleine en middelgrote ondernemingen die goederen binnen de scope importeren of produceren, moeten ook due diligence uitvoeren wanneer ze een nieuw product op de markt brengen (Artikel 8). Hun verplichtingen omvatten het verzamelen van geolocatiegegevens en het verifiëren van legaliteit (Artikel 9), het beoordelen en mitigeren van risico's (Artikelen 10 en 11), het indienen van een DDS (Artikel 12), en het onderhouden van hun interne due diligence-systeem (Artikel 12). Ze moeten relevante documentatie vijf jaar bewaren, maar zijn niet verplicht om jaarlijkse rapporten te publiceren (Artikel 12).

Belangrijke opmerking: MKB-status vrijwaart bedrijven niet van due diligence-verplichtingen bij het op de markt brengen van een product.

Voorbeeld: Een MKB dat cacaobonen van buiten de EU importeert en cacaopoeder produceert, moet due diligence uitvoeren en een DDS indienen.

MKB operators verderop in de keten

Wanneer MKB's inputs gebruiken die al upstream zijn beoordeeld, ligt hun rol op traceerbaarheid in plaats van het herhalen van due diligence. Ze zijn niet verplicht een nieuwe DDS in te dienen voor de gedekte componenten. Ze moeten echter DDS-referentienummers en verificatiecodes bewaren en doorgeven (FAQ 3.5), deze opnemen in douaneaangiften bij export (FAQ 3.5), en delen met klanten of autoriteiten op verzoek (FAQ 3.5). Als ze op de hoogte zijn van non-compliance, moeten ze onmiddellijk de autoriteiten informeren. Alle nieuwe inputs die niet eerder zijn gedekt, moeten door due diligence gaan en worden gedocumenteerd in een nieuwe DDS (Artikel 8).

Voorbeeld: Een MKB dat cacaobonen koopt die al door een DDS zijn gedekt, kan vertrouwen op de upstream-documentatie bij de verkoop van chocoladeproducten, maar moet ervoor zorgen dat alle extra cacaoinputs voldoen aan de EUDR-vereisten.

Niet-MKB handelaren

Grote distributeurs en retailers die gereguleerde producten verkopen die al op de markt zijn gebracht, moeten ook voldoen. Deze handelaren zijn verantwoordelijk voor het verifiëren dat upstream due diligence correct is uitgevoerd (FAQ 3.4), het indienen van een nieuwe DDS die verwijst naar de bestaande DDS en het verificatienummer (FAQ 3.4), het onderhouden van een systeem dat deze verificatie ondersteunt (Artikel 12), en het bewaren van alle documentatie voor minimaal vijf jaar (Artikel 12).

Voorbeeld: Een grote supermarkt die chocolade verkoopt die door een ander bedrijf is gemaakt, moet zijn eigen DDS indienen met verwijzing naar de DDS van de fabrikant, ook al is het product al op de EU-markt gebracht.

MKB handelaren

MKB's die gereguleerde producten distribueren die al op de markt zijn gebracht, dragen de lichtste verplichtingen. Ze zijn niet verplicht om due diligence uit te voeren of een DDS in te dienen. Ze moeten echter DDS-referenties van hun leveranciers verkrijgen en bewaren (Artikel 5), deze informatie doorgeven aan klanten of autoriteiten op verzoek (Artikel 5), en transactiegegevens minimaal vijf jaar bewaren (Artikel 5). Als ze vermoeden dat er sprake is van non-compliance, moeten ze onmiddellijk de autoriteiten op de hoogte stellen (Artikel 5).

Voorbeeld: Een kleine Duitse groothandel die koffie van een EU-gebaseerde importeur koopt en doorverkoopt aan lokale branders kwalificeert als een MKB handelaar. Het is niet verplicht om due diligence uit te voeren, maar moet de upstream DDS-referentie opslaan en delen.

Lees onze speciale gids voor EUDR-rapportage voor handelaren om te begrijpen wat je moet documenteren, bewaren en indienen.

Dubbelrol bedrijven

Sommige bedrijven zullen zowel als operator als handelaar optreden, afhankelijk van de transactie. Bij het importeren of produceren van goederen binnen de scope zijn ze operators en moeten ze volledige due diligence volgen. Bij het doorverkopen van goederen die al door een andere EU-entiteit op de markt zijn gebracht, zijn ze handelaren en alleen verantwoordelijk voor traceerbaarheid.

Voorbeeld: Een Poolse meubelfabrikant die hout uit Indonesië importeert, is een operator en moet volledig voldoen. Als datzelfde bedrijf ook afgewerkte houten panelen van een Franse leverancier koopt en doorverkoopt, fungeert het als handelaar voor die specifieke transactie.

Brancheoverzicht: Welke branches worden beïnvloed?

De EUDR richt zich op zeven grondstoffen die veelal in verband worden gebracht met ontbossing:

Runderen, cacao, koffie, oliepalm, rubber, soja en hout.

Maar de regelgeving strekt zich uit voorbij grondstoffen. Elk product dat is vermeld in Bijlage I valt onder de EUDR, ongeacht of het ruw, verwerkt of afgewerkt is. Dit omvat alles van chocolade en banden tot houten meubels en lederwaren.

Als een grondstof wordt omgezet in een product met een andere HS-code, bijvoorbeeld sojabonen omzetten in sojameel of houten planken in houten stoelen, wordt het als een nieuw product beschouwd onder de EUDR. Dit triggert nieuwe due diligence-vereisten, zelfs als de oorspronkelijke grondstof al was beoordeeld.

Voorbeelden van EUDR-gereguleerde goederen per branche

Hieronder geven we een overzicht van de zeven grondstoffen met voorbeelden uit de praktijk, gebruiksscenario's en branche-specifieke risico's om je te helpen beoordelen wat relevant is in je toeleveringsketen.

Speciale gevallen en veelvoorkomende misverstanden

Samengestelde producten
Als een product meerdere EUDR-grondstoffen bevat, kan due diligence alleen vereist zijn voor de grondstof die is gekoppeld aan de uiteindelijke HS-code van het product.

Voorbeeld: Chocoladerepen (HS 1806) vallen onder cacao, niet onder palmolie, zelfs als beide ingrediënten zijn.

Gerecycled materiaal
Producten die volledig zijn gemaakt van gerecycled of afvalmateriaal (zoals 100% gerecycled papier) vallen niet onder de EUDR. Echter, elk deel dat nieuw gewonnen materiaal bevat, zelfs in kleine hoeveelheden, moet nog steeds worden getraceerd en geverifieerd.

Verpakking
Houten of papieren verpakkingen vallen binnen de scope als ze als product worden verkocht. Als ze simpelweg worden gebruikt om een ander item te verzenden, vallen ze niet binnen de scope.

Voorbeeld:

• Houten krat verkocht als los item → binnen scope
• Zelfde krat alleen gebruikt om koffie te vervoeren → buiten scope

Wat gebeurt er als je niet voldoet?

De EUDR is niet optioneel. Als je bedrijf niet aan zijn verplichtingen voldoet, kunnen de gevolgen direct en kostbaar zijn.

Ten eerste zullen je producten de markt niet bereiken. Zonder een geldige DDS zullen douaneautoriteiten je zending blokkeren. Zelfs als een DDS is ingediend, maakt elk geïdentificeerd risico dat niet volledig is gemitigeerd het illegaal om dat product op de EU-markt te brengen. In de praktijk betekent dit dat zendingen aan de grens kunnen worden vastgehouden of uit de schappen kunnen worden gehaald.

Eenmaal op de markt kunnen niet-conforme goederen in beslag worden genomen. EU-lidstaten hebben de bevoegdheid om producten die in verband worden gebracht met ontbossing of onvoldoende due diligence te inspecteren, in te trekken of te vernietigen. Ze kunnen ook verdere verkoop stopzetten of bedrijfsactiviteiten die aan die goederen zijn gekoppeld tijdelijk opschorten. Een partij hout die in verband wordt gebracht met illegale houtkap, kan bijvoorbeeld worden geconfisqueerd terwijl de rest wordt geblokkeerd voor verkoop totdat corrigerende stappen zijn genomen.

Financiële boetes zijn fors. Afhankelijk van de lidstaat kunnen ernstige of herhaalde overtredingen leiden tot boetes van maximaal 4% van je EU-omzet, met extra boetes voor elke niet-conforme zending. In gevallen van fraude, zoals het indienen van valse documenten, kan strafrechtelijke vervolging van toepassing zijn.

Zelfs zonder formele straffen is operationele verstoring een reëel risico. Bedrijven die uit risicovolle gebieden inkopen, worden regelmatig geïnspecteerd. Als documentatie onvolledig is of wordt gemarkeerd, kun je vertragingen, extra kosten en mogelijk contractverliezen verwachten. Deze neveneffecten, van gemiste leveringsdeadlines tot ontevreden klanten, kunnen snel oplopen.

Ten slotte is er de reputatieschade. EUDR-compliance wordt snel een basisvereiste in contracten en inkoop. Niet voldoen kan relaties schaden, ongewenste media-aandacht aantrekken en controle van NGO's, consumenten en investeerders uitlokken.

Volgende stappen

Het begrijpen van je EUDR-verplichtingen is slechts de eerste stap. De volgende stap is het toepassen van het kader op je eigen operaties.

Begin met het identificeren welke van je producten onder de scope van de regelgeving vallen. Breng je een product voor het eerst op de EU-markt, hetzij door het te importeren of binnen de EU te vervaardigen? Zet je een grondstof om in iets nieuws met een andere HS-code? Verkoop je goederen die al door een andere EU-gebaseerde leverancier op de EU-markt zijn gebracht? En kwalificeer je als een MKB, of overschrijd je de drempels die een groot bedrijf definiëren?

Het beantwoorden van deze vragen zal je rol verduidelijken, of je nu als operator of als handelaar optreedt, en je specifieke verplichtingen bepalen. Dat kan betekenen dat je volledige due diligence uitvoert en een DDS indient, of ervoor zorgt dat je traceerbaarheidsdocumentatie behoudt en doorgeeft.

Zodra je rol duidelijk is, kun je beginnen met het opbouwen van de interne systemen, leveranciersworkflows en documentatieprocessen die nodig zijn om compliant te blijven.

Bij Coolset helpen we bedrijven om EUDR-compliance te vereenvoudigen door traceerbaarheid actiegericht te maken. Of je nu net begint of je voorbereidt op volledige implementatie, ons platform is ontworpen om elke stap van het proces te ondersteunen.

Het EUDR-product van Coolset helpt bedrijven de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te controleren, en Due Diligence Statements in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of te werken in complexe spreadsheets. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens uit je ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen, en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat.

Het product wordt gelanceerd in augustus 2025. Meld je hier aan voor de wachtlijst.