De verordening maakt deel uit van de Europese Green Deal en reageert op een van de grootste milieudrijvers van klimaatverandering: wereldwijde ontbossing. Tussen 1990 en 2020 ging meer dan 420 miljoen hectare bos verloren, een gebied groter dan de hele EU. Het grootste deel van dit verlies is veroorzaakt door landbouwuitbreiding, gekoppeld aan slechts een handvol grondstoffen, waaronder die nu onder de EUDR vallen.

Naarmate toeleveringsketens over grenzen heen reiken en complexer worden, nemen de risico's rond ontbossing en illegale inkoop toe. De EUDR pakt dit aan met een enkel, afdwingbaar kader dat bedrijven direct verantwoordelijk maakt voor het verifiëren van de herkomst van hun producten.

Waarom dit belangrijk is voor jouw bedrijf

Als je producten binnen de EU inkoopt, produceert of verkoopt, moet je verifiëren waar je producten vandaan komen en bewijzen dat ze voldoen aan strikte milieu- en wettelijke normen. Deze gids helpt je die beoordeling te maken en schetst hoe compliance eruitziet voor jouw branche en rol.‍

{{custom-cta}}

Wie wordt beïnvloed door de EUDR?

Hoe jouw toeleveringsketenactiviteit je EUDR-rol bepaalt

De EUDR maakt onderscheid tussen twee kernmarktactiviteiten. Hoewel de juridische definities technisch kunnen klinken, is dit wat ze in de praktijk betekenen:

• Op de markt brengen: Je brengt een product op de markt als je het als eerste in de EU brengt, hetzij door het van buiten de EU te importeren of binnen de EU te produceren en aan te bieden voor verkoop.
• Beschikbaar maken op de markt: Je maakt een product beschikbaar als het al op de EU-markt is gebracht en je het verkoopt of distribueert. Dit geldt voor groothandelaars en detailhandelaren die inkopen bij leveranciers binnen de EU.

Op basis van deze activiteiten vallen bedrijven in een van de twee rollen:

• Operators: Bedrijven die gereguleerde producten op de EU-markt brengen of exporteren buiten de EU. Dit omvat importeurs, EU-producenten en exporteurs.
• Traders: Bedrijven die gereguleerde producten kopen en verkopen die al op de EU-markt zijn gebracht. Dit omvat distributeurs en detailhandelaren die inkopen binnen de EU.

Verantwoordelijkheden variëren per rol. Operators dragen de volledige due diligence last. Ze moeten gegevens van de toeleveringsketen verzamelen en verifiëren en een formele due diligence verklaring (DDS) indienen voor markttoetreding. 

Traders, vooral MKB's, hebben lichtere verplichtingen gericht op traceerbaarheid. Ze moeten relevante documentatie bewaren en doorgeven, maar zijn doorgaans niet verplicht om volledige due diligence uit te voeren.

Nieuwe rollen op basis van het voorstel van oktober 2025

Als onderdeel van de inspanning om EUDR-verantwoordelijkheden te vereenvoudigen en te stroomlijnen, heeft de Europese Commissie voorgesteld om twee extra rollen in te voeren naast de bestaande "operator" en "trader" categorieën:

• Downstream operators: Dit omvat fabrikanten en exporteurs die inputs gebruiken die al gedekt zijn door een upstream due diligence verklaring (DDS). Onder het voorstel zouden downstream operators niet langer hun eigen DDS hoeven in te dienen, maar zouden ze vertrouwen op bestaande upstream DDS zolang volledige traceerbaarheid wordt gehandhaafd.
• Kleine en micro primaire operators: Deze nieuwe categorie omvat natuurlijke personen of zeer kleine ondernemingen in landen met een laag risico die de grondstoffen zelf produceren (bijv. boeren of kleinschalige producenten). Hun verantwoordelijkheden zouden aanzienlijk lichter zijn, beperkt tot het indienen van een eenmalige vereenvoudigde verklaring met geolocatie- en productiedata in plaats van voortdurende due diligence.
  

Deze updates zijn nog steeds voorstellen, in afwachting van goedkeuring door het Europees Parlement en de Raad, en zijn nog niet wettelijk bindend.

Hoe de grootte van je bedrijf je EUDR-verantwoordelijkheden verandert

Je wordt beschouwd als een MKB (kleine of middelgrote onderneming) als je aan twee van de drie van de volgende criteria voldoet:

• Minder dan 250 werknemers
• Jaaromzet onder €50 miljoen
• Jaarlijkse balans totaal onder €25 miljoen

Grote bedrijven overschrijden deze drempels en hebben volledige compliance verplichtingen, of ze nu als operators of traders optreden, terwijl MKB's profiteren van een vereenvoudigd due diligence proces.

Het begrijpen van je rol voor elk producttype en transactie is essentieel om je verplichtingen te bepalen. Als je je rol al hebt bevestigd, ontdek dan hoe je stap voor stap aan de EUDR kunt voldoen.

Hoe je je rol onder EUDR bepaalt 

Om je rol onder EUDR te bepalen, overweeg de volgende controlepunten voor elk van je producten:

Belangrijkste verantwoordelijkheden per rol

Je verplichtingen onder de EUDR hangen af van drie factoren: 1) de rol van je bedrijf in de toeleveringsketen (operator of handelaar), 2) de grootte van je bedrijf (MKB of niet-MKB), en 3) of je als eerste in de keten staat of verderop.

Niet-MKB operators als eerste in de keten

Grote bedrijven die voor het eerst producten importeren, vervaardigen of exporteren, dragen de meeste verantwoordelijkheden. Deze bedrijven moeten volledige due diligence uitvoeren voor elk product voordat het de EU-markt betreedt of verlaat (Artikel 8). Dit omvat het verzamelen van geolocatiegegevens en het verifiëren dat het product legaal is geproduceerd en ontbossingsvrij is (Artikel 9), het beoordelen en mitigeren van risico's (Artikelen 10 en 11), en het indienen van een DDS via het EU Informatiesysteem (Artikel 3).

Daarnaast moeten ze hun due diligence-systeem jaarlijks herzien en publiekelijk rapporteren over hun inspanningen (Artikel 12). Alle documentatie moet ten minste vijf jaar worden bewaard (Artikel 12).

Voorbeeld: Een Italiaans bedrijf dat hout uit Brazilië importeert om vloeren in de EU te vervaardigen, kwalificeert als operator. Omdat het het product voor het eerst op de EU-markt brengt, moet het volledige due diligence uitvoeren en een DDS indienen.

MKB operators als eerste in de keten

Kleine en middelgrote ondernemingen die goederen importeren of produceren, moeten ook due diligence uitvoeren bij het op de markt brengen van een nieuw product (Artikel 8). Hun verplichtingen omvatten het verzamelen van geolocatiegegevens en het verifiëren van de legaliteit (Artikel 9), het beoordelen en mitigeren van risico's (Artikelen 10 en 11), het indienen van een DDS (Artikel 12), en het onderhouden van hun interne due diligence-systeem (Artikel 12). Ze moeten relevante documentatie vijf jaar bewaren, maar zijn niet verplicht om jaarlijkse rapporten te publiceren (Artikel 12).

Opmerking: MKB-status vrijwaart bedrijven niet van due diligence-verplichtingen bij het op de markt brengen van een product.

Voorbeeld: Een MKB dat cacaobonen van buiten de EU importeert en cacaopoeder produceert, moet due diligence uitvoeren en een DDS indienen.

Belangrijk:

Als je valt onder de nieuwe categorie "kleine en micro primaire operators" voorgesteld in de oktober 2025-amendementen, zouden je verplichtingen aanzienlijk worden verminderd. In plaats van volledige due diligence uit te voeren en een DDS voor elk product in te dienen, zou je alleen een eenmalige vereenvoudigde verklaring hoeven in te dienen met basis geolocatie- en productiedata. Je zou dan de verklaring-ID opslaan en deze met je producten doorgeven om traceerbaarheid te waarborgen.

Niet-MKB operators verderop in de keten

Zelfs als een bedrijf werkt met materialen die al door een DDS stroomopwaarts zijn gedekt, moet het nog steeds aan bepaalde compliance-eisen voldoen als het die materialen transformeert tot nieuwe producten en deze op de markt brengt. In deze gevallen moet het bedrijf verifiëren dat stroomopwaartse due diligence correct is uitgevoerd (FAQ 3.4), een nieuwe DDS indienen die verwijst naar de stroomopwaartse DDS en het verificatienummer bevat (FAQ 3.4), een intern due diligence-systeem onderhouden (Artikel 12), en documentatie ten minste vijf jaar bewaren (Artikel 12).

Voorbeeld: Een grote meubelfabrikant die hout van een EU-zagerij gebruikt, moet zijn eigen DDS indienen bij het op de markt brengen van afgewerkte meubels, ook al was het ruwe materiaal al gedekt door een DDS.

MKB operators verderop in de keten

Wanneer MKB's inputs gebruiken die al stroomopwaarts zijn beoordeeld, ligt hun rol op traceerbaarheid in plaats van het herhalen van due diligence. Ze zijn niet verplicht een nieuwe DDS in te dienen voor de gedekte componenten. Ze moeten echter DDS-referentienummers en verificatiecodes bewaren en doorgeven (FAQ 3.5), deze opnemen in douaneaangiften bij export (FAQ 3.5), en deze delen met klanten of autoriteiten op verzoek (FAQ 3.5). Als ze zich bewust worden van non-compliance, moeten ze onmiddellijk de autoriteiten informeren. Alle nieuwe inputs die niet eerder zijn gedekt, moeten door due diligence gaan en worden gedocumenteerd in een nieuwe DDS (Artikel 8).

Voorbeeld: Een MKB dat cacaobonen koopt die al door een DDS zijn gedekt, kan vertrouwen op de stroomopwaartse documentatie bij de verkoop van chocoladeproducten, maar moet ervoor zorgen dat alle aanvullende cacaoinputs aan de EUDR-vereisten voldoen.

Belangrijk:

Op basis van het voorstel van oktober 2025, zouden zowel niet-MKB als MKB stroomafwaartse operators vereenvoudigde verantwoordelijkheden hebben. Ze zouden niet langer hun eigen DDS hoeven in te dienen bij het gebruik van inputs die al door een stroomopwaartse DDS zijn gedekt. In plaats daarvan zouden hun taken zich richten op het verzamelen en doorgeven van DDS of identificatiecodes en het onderhouden van volledige traceerbaarheidsrecords door de toeleveringsketen.

Niet-MKB handelaren

Grote distributeurs en retailers die gereguleerde producten verkopen die al op de markt zijn gebracht, moeten ook voldoen. Deze handelaren zijn verantwoordelijk voor het verifiëren dat stroomopwaartse due diligence correct is uitgevoerd (FAQ 3.4), het indienen van een nieuwe DDS die verwijst naar de bestaande DDS en het verificatienummer (FAQ 3.4), het onderhouden van een systeem dat deze verificatie ondersteunt (Artikel 12), en het bewaren van alle documentatie gedurende ten minste vijf jaar (Artikel 12).

Voorbeeld: Een grote supermarkt die chocolade verkoopt die door een ander bedrijf is gemaakt, moet zijn eigen DDS indienen die verwijst naar de DDS van de fabrikant, ook al is het product al op de EU-markt gebracht.

MKB handelaren

MKB's die gereguleerde producten distribueren die al op de markt zijn gebracht, dragen de lichtste verplichtingen. Ze zijn niet verplicht om due diligence uit te voeren of een DDS in te dienen. Ze moeten echter DDS-referenties van hun leveranciers verkrijgen en bewaren (Artikel 5), deze informatie op verzoek doorgeven aan klanten of autoriteiten (Artikel 5), en transactiegegevens ten minste vijf jaar bewaren (Artikel 5). Als ze non-compliance vermoeden, moeten ze onmiddellijk de autoriteiten op de hoogte stellen (Artikel 5).

Voorbeeld: Een kleine Duitse groothandelaar die koffie koopt van een in de EU gevestigde importeur en deze doorverkoopt aan lokale branders, kwalificeert als een MKB handelaar. Het is niet verplicht om due diligence uit te voeren, maar moet de stroomopwaartse DDS-referentie opslaan en delen.

Lees onze speciale gids voor EUDR-rapportage voor handelaren om te begrijpen wat je moet documenteren, bewaren en indienen.

Belangrijk:

Op basis van het voorstel van oktober 2025, zouden zowel MKB als niet-MKB handelaren dezelfde vereenvoudigde verantwoordelijkheden delen. Alle handelaren zouden:

• DDS of verklaring-ID's van hun leveranciers verzamelen en opslaan,
• Traceerbaarheidsrecords ten minste vijf jaar onderhouden, en
• Deze informatie op verzoek doorgeven aan klanten of autoriteiten.
  

Bedrijven met dubbele rol

Sommige bedrijven zullen zowel als operator als handelaar optreden, afhankelijk van de transactie. Bij het importeren of produceren van goederen binnen de scope, zijn ze operators en moeten ze volledige due diligence volgen. Bij het doorverkopen van goederen die al door een andere EU-entiteit op de markt zijn gebracht, zijn ze handelaren en alleen verantwoordelijk voor traceerbaarheid.

Voorbeeld: Een Poolse meubelfabrikant die hout uit Indonesië importeert, is een operator en moet volledig voldoen. Als datzelfde bedrijf ook afgewerkte houten panelen van een Franse leverancier koopt en doorverkoopt, fungeert het als handelaar voor die specifieke transactie.

Brancheoverzicht: Welke branches worden beïnvloed?

De EUDR richt zich op zeven grondstoffen die veelal in verband worden gebracht met ontbossing:

Runderen, cacao, koffie, oliepalm, rubber, soja en hout.

Maar de verordening strekt zich uit voorbij grondstoffen. Elk product dat in Bijlage I is vermeld, valt onder de EUDR, ongeacht of het ruw, verwerkt of afgewerkt is. Dit omvat alles van chocolade en banden tot houten meubels en lederwaren.

Als een grondstof wordt omgezet in een product met een andere GS-code, bijvoorbeeld sojabonen omzetten in sojameel of houten planken in houten stoelen, wordt het beschouwd als een nieuw product onder de EUDR. Dit triggert nieuwe due diligence-vereisten, zelfs als de oorspronkelijke grondstof al was beoordeeld.

Voorbeelden van EUDR-gereguleerde goederen per branche

Hieronder breken we de zeven grondstoffen af met voorbeelden van echte producten, gebruikssituaties en branchespecifieke risico's om je te helpen beoordelen wat relevant is in je toeleveringsketen.

Speciale gevallen en veelvoorkomende misverstanden

Samengestelde producten
Als een product meerdere EUDR-grondstoffen bevat, kan due diligence alleen vereist zijn voor de grondstof die is gekoppeld aan de uiteindelijke GS-code van het product.

Voorbeeld: Chocoladerepen (GS 1806) vallen onder cacao, niet onder palmolie, zelfs als beide ingrediënten zijn.

Gerecycled materiaal
Producten die volledig zijn gemaakt van gerecycled of afvalmateriaal (zoals 100% gerecycled papier) vallen niet onder de EUDR. Elk deel dat nieuw materiaal bevat, zelfs in kleine hoeveelheden, moet echter nog steeds worden getraceerd en geverifieerd.

Verpakking
Houten of papieren verpakkingen vallen binnen de scope als ze als product worden verkocht. Als het alleen wordt gebruikt om een ander item te verzenden, valt het niet binnen de scope.

Voorbeeld:

• Houten krat verkocht als los item → binnen scope
• Zelfde krat alleen gebruikt om koffie te vervoeren → buiten scope

Wat gebeurt er als je niet voldoet?

De EUDR is niet optioneel. Als je bedrijf niet aan zijn verplichtingen voldoet, kunnen de gevolgen onmiddellijk en kostbaar zijn.

Ten eerste zullen je producten de markt niet bereiken. Zonder een geldige DDS zullen douaneautoriteiten je zending blokkeren. Zelfs als een DDS is ingediend, maakt elk geïdentificeerd risico dat niet volledig is gemitigeerd het illegaal om dat product op de EU-markt te plaatsen. In de praktijk betekent dit dat zendingen aan de grens kunnen worden tegengehouden of uit de schappen kunnen worden gehaald.

Eenmaal op de markt kunnen niet-conforme goederen in beslag worden genomen. EU-lidstaten hebben de bevoegdheid om producten die in verband worden gebracht met ontbossing of onvoldoende due diligence te inspecteren, terug te trekken of te vernietigen. Ze kunnen ook verdere verkoop stopzetten of bedrijfsactiviteiten die aan die goederen zijn gekoppeld tijdelijk opschorten. Een partij hout die in verband wordt gebracht met illegale houtkap kan bijvoorbeeld in beslag worden genomen terwijl de rest wordt geblokkeerd voor verkoop totdat corrigerende stappen zijn ondernomen.

Financiële boetes zijn hoog. Afhankelijk van de lidstaat kunnen ernstige of herhaalde overtredingen leiden tot boetes van maximaal 4% van je EU-omzet, met extra boetes voor elke niet-conforme zending. In gevallen van fraude, zoals het indienen van valse documenten, kan strafrechtelijke vervolging van toepassing zijn.

Zelfs zonder formele straffen is operationele verstoring een reëel risico. Bedrijven die uit risicovolle gebieden inkopen, worden regelmatig geïnspecteerd. Als documentatie onvolledig is of wordt gemarkeerd, verwacht dan vertragingen, extra kosten en mogelijk contractverlies. Deze neveneffecten, van gemiste leveringsdeadlines tot ontevreden klanten, kunnen snel oplopen.

Ten slotte is er de reputatieschade. EUDR-compliance wordt snel een basisvereiste in contracten en inkoop. Tekortschieten kan relaties schaden, ongewenste media-aandacht trekken en onderzoek van NGO's, consumenten en investeerders uitnodigen.

Veranderende handhavingstijdlijnen voor boetes

Op basis van het voorstel van oktober 2025 zou de start van de handhaving van boetes onder de EUDR gefaseerd zijn om bedrijven de tijd te geven hun compliance-systemen te testen, aan te passen en te verbeteren voordat ze met sancties worden geconfronteerd.

• Niet-MKB operators en handelaren zouden nog steeds verplicht zijn om te voldoen tegen 30 december 2025, maar de handhaving van boetes zou zes maanden later beginnen, waardoor ze tot 30 juni 2026 de tijd hebben om zonder boetes te opereren terwijl ze hun processen verfijnen.
• Voor MKB's zou dezelfde aanpak worden toegepast, aangezien hun compliance-deadline en handhaving van boetes 30 december 2026 zou zijn.
  

Deze overgangsperiode is ontworpen om leren en aanpassing te bevorderen, zodat bedrijven de betrouwbaarheid van hun due diligence- en rapportagesystemen kunnen waarborgen voordat de volledige handhaving begint.

Volgende stappen

Het begrijpen van je EUDR-verplichtingen is slechts de eerste stap. De volgende stap is het toepassen van het kader op je eigen operaties.

Begin met het identificeren welke van je producten onder de scope van de verordening vallen. Breng je een product voor het eerst op de EU-markt door het te importeren of binnen de EU te vervaardigen? Transformeer je een grondstof in iets nieuws met een andere GS-code? Verkoop je goederen door die al door een andere in de EU gevestigde leverancier op de EU-markt zijn gebracht? En kwalificeer je als een MKB, of overschrijd je de drempels die een groot bedrijf definiëren?

Het beantwoorden van deze vragen zal je rol verduidelijken, of je nu optreedt als operator of handelaar, en je specifieke verplichtingen bepalen. Dat kan betekenen dat je volledige due diligence uitvoert en een DDS indient, of ervoor zorgt dat je traceerbaarheidsdocumentatie bewaart en doorgeeft.

Zodra je rol duidelijk is, kun je beginnen met het bouwen van de interne systemen, leveranciersworkflows en documentatieprocessen die nodig zijn om compliant te blijven.

Bij Coolset helpen we bedrijven EUDR-compliance te vereenvoudigen door traceerbaarheid uitvoerbaar te maken. Of je nu net begint of je voorbereidt op volledige implementatie, ons platform is ontworpen om elke stap van het proces te ondersteunen.

Coolset's EUDR-product helpt bedrijven de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te controleren en Due Diligence Statements in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens uit je ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat.

Voldoe aan de EUDR met Coolset's platform hier.