Introductie tot EUDR

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een wet die ervoor zorgt dat bepaalde grondstoffen op de EU-markt ontbossingsvrij zijn. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun producten niet gelinkt zijn aan ontbossing of bosdegradatie na 31 december 2020 en dat ze voldoen aan de lokale wetten in hun herkomstlanden.

EUDR geldt voor vee, hout, cacao, koffie, palmolie, soja en rubber, inclusief veel afgeleide producten. Om te voldoen, moeten bedrijven hun toeleveringsketens traceren, risico's beoordelen, problemen oplossen en officiële due diligence-verklaringen indienen. Voor de meeste bedrijven geldt de wet vanaf 30 december 2025, terwijl kleine en micro-ondernemingen tot 30 juni 2026 de tijd hebben.

Dit artikel biedt een uitgebreide zevendelige gids voor zakelijke gebruikers om te voldoen aan de EUDR, waarbij het proces wordt verdeeld in dataverzameling, risicobeoordeling, risicobeperking, traceerbaarheid, due diligence en voortdurende monitoring.

{{eudr-tool-injectable}}

Stap 1: Bevestig je rol (operator, handelaar) in het EUDR-proces

De verplichtingen van bedrijven onder EUDR zijn gebaseerd op de verschillende rollen die ze spelen in hun waardeketen en hun grootte. Daarom is het identificeren van je rol de eerste stap in het proces. 

Ben je een operator of een handelaar?

Je eerste taak is om te bepalen of je bedrijf als operator of handelaar wordt beschouwd, aangezien de verplichtingen verschillen:

Operator

Brengt producten voor het eerst op de EU-markt in de waardeketen of exporteert ze. De term operator dekt meerdere bedrijfsgevallen – hier is een overzicht met voorbeelden:

• Producenten in de EU: Een bosbouwbedrijf in Finland dat grenenhout oogst en verkoopt aan een zagerij in Duitsland
• Importeurs die voor het eerst op de EU-markt brengen: Een Nederlandse koffie-importeur die groene koffiebonen uit Colombia haalt en verkoopt aan branders in heel Europa
• Exporteurs: Een Portugese fabrikant van leren goederen die runderleer uit Frankrijk haalt, gebruikt om luxe handtassen te maken en deze exporteert naar de Verenigde Staten
• Fabrikanten die producten gebruiken die al beschikbaar zijn in de EU: Een Spaanse chocolademaker die cacaomassa koopt van een Franse importeur en gebruikt om chocoladerepen te maken voor verkoop binnen de EU

Onze EUDR-rapportagegids voor operators biedt een op maat gemaakte stapsgewijze uitleg om operators te helpen voldoen aan de vereisten van de verordening.

Handelaar

Koopt en verkoopt producten die al op de EU-markt zijn zonder ze te transformeren. Een typisch voorbeeld is een Duitse groothandelaar die bulk ongeroosterde koffiebonen koopt van een Nederlandse importeur en dezelfde koffiebonen (nog steeds ongeroosterd) verkoopt aan kleine branders en cafés in Duitsland en Oostenrijk, zonder het product te wijzigen.

Sommige bedrijven kunnen afhankelijk van de transactie zowel als operator als handelaar optreden.

Onze EUDR-rapportagegids voor handelaren biedt een op maat gemaakte stapsgewijze uitleg om handelaren te helpen voldoen aan de vereisten van de verordening.

Ben je een MKB?

Je bedrijf is een MKB als het aan minstens twee van de volgende criteria voldoet:

• Gemiddeld aantal werknemers minder dan 250
• Jaarlijkse netto-omzet onder €50 miljoen
• Jaarlijks balanstotaal onder €25 miljoen

MKB-operators profiteren van vereenvoudigde verplichtingen onder EUDR door enkele van de due diligence-stappen over te slaan. 

Niet-MKB-handelaren moeten echter volledige due diligence-verplichtingen vervullen zoals operators. MKB-handelaren hebben eenvoudigere verplichtingen die voornamelijk bestaan uit het behouden en doorgeven van informatie. Hieronder vind je een overzicht van de basisverantwoordelijkheden per rol. 

Om je specifieke verplichtingen te bepalen op basis van je sector en bedrijfsgrootte, raadpleeg onze gedetailleerde EUDR-gids.

Stap 2: Breng je producten en toeleveringsketens in kaart die onder de EUDR vallen

Niet alle producten vallen onder de EUDR. Alleen bepaalde grondstoffen en hun afgeleide producten zijn gedekt. De volgende stap is om te identificeren welke producten van je bedrijf onder de EUDR vallen. Dit houdt in dat zowel de producten als hun toeleveringsketens (oorsprong) in kaart worden gebracht.

Identificeren van je producten die onder de regeling vallen

EUDR vereist dat je due diligence uitvoert op de producten die je op de EU-markt wilt verkopen of exporteren. Om dit te doen, moet je begrijpen welke grondstoffen je gebruikt om deze producten te produceren, tenzij je zelf de producent bent. Hier is een eenvoudige lijst van wat je moet controleren:

• Lijst van grondstoffen in de gebruikte grondstoffen.  Een supermarktketen zou meerdere grondstoffen identificeren zoals koffie, palmolie, cacao, soja en vee.
• Koppel producten die de grondstoffen bevatten aan HS-codes. Je kunt de volledige lijst van HS-codes in de Bijlage I van de verordening bekijken.
• Koppel grondstoffen aan eindproducten. Deze interne traceerbaarheidsmapping helpt later om compliant van niet-compliant bronnen te scheiden.

Voorbeeld: Een chocoladebedrijf moet cacao en palmolie inputs koppelen aan elk eindproduct om traceerbaarheid en compliance te garanderen.

Begrijp je toeleveringsketen en oorsprong

Nadat je de exacte productcodes en gebruikte grondstoffen hebt geïdentificeerd (indien van toepassing), ben je klaar om de betrokken leveranciers en de landen waar de materialen vandaan komen te identificeren. 

Om je toeleveringsketen te traceren:

Identificeer leveranciers en landen van herkomst:

De leveranciers zijn belangrijke belanghebbenden waarmee je moet samenwerken om de benodigde informatie voor EUDR-compliance te verzamelen. Het land van herkomst van je materialen is een van de kernfactoren die je moet overwegen om ontbossing en legaliteit aan te pakken. Als je zelf de producent bent, kun je deze stap overslaan.

Bovendien, als je uit specifieke landen haalt die door de EU als laag risico voor ontbossing worden aangemerkt, kun je profiteren van een eenvoudiger due diligence-proces.

Bepaal complexiteit en diepte (bijv. aantal tussenpersonen):

Deze oefening kan je helpen te begrijpen waar je mogelijk moeilijkheden hebt bij het verkrijgen van informatie, waar belangrijke risico's in de toeleveringsketen kunnen liggen. 

{{custom-cta}}

Stap 3: Verzamel en organiseer belangrijke gegevens die zijn opgenomen in de EUDR-rapportagevereisten

Zodra je weet wat en waar je inkoopt, kun je beginnen met het verzamelen van de specifieke gegevens die de EUDR vereist voor compliance. Operators moeten een uitgebreide set gegevens verzamelen – zoals uiteengezet in Artikel 9 – over elke partij grondstof die ze behandelen.

Vereiste informatie:

• Geolocatiegegevens van oogstgebieden: De GPS-coördinaten van het perceel waar de grondstof is geproduceerd. Dit kan de boerderij, plantage of bosbouwlocatie zijn. Als je product meerdere ingrediënten bevat, heb je coördinaten nodig voor de oorsprong van elk relevant ingrediënt 
• Productiedatum: De datum of tijdsperiode waarin de grondstof is geproduceerd of geoogst. Dit is om te bewijzen dat het na de EUDR-afkapdatum valt en is een vereiste informatie op basis van de verordening
• Productdetails: De beschrijving van het product, hoeveelheid en verzendingsspecificaties.
• Contacten in de toeleveringsketen: De namen, adressen en e-mails van alle leveranciers en klanten
• Bewijs van legaliteit: Je moet bewijzen dat elk product is geproduceerd in overeenstemming met de wetten van het land van herkomst. De eerste stap hierin is het verzamelen van documenten, voornamelijk in de volgende juridische gebieden: landbezit, oogstvergunningen, naleving van arbeidswetten, inheemse volkeren
• Ontbossingsvrije status: Satellietbeelden of landgebruikskaarten die geen ontbossing in de oogstgebieden tonen vanaf de afkapdatum

Het verzamelen van deze gegevens kan een uitdaging zijn, vooral als je toeleveringsketen veel kleine boeren of tussenpersonen heeft. Begin met het creëren van een gestandaardiseerd gegevensverzamelingsproces voor leveranciers, leg de EUDR-behoeften uit en gebruik traceerbaarheidstools waar mogelijk. Sla gegevens veilig op en bewaar ze minstens vijf jaar.

Stap 4: Voer een robuuste EUDR-risicobeoordeling uit

Zodra je gegevens compleet zijn, moet je volgens Artikel 10 beoordelen of er meer dan een verwaarloosbaar risico op ontbossing of illegaliteit is voordat je producten op de EU-markt brengt of exporteert.

Risicodimensies om te evalueren:

• Landniveau risico:
  Bosaanwezigheidstrends, ontbossings- en degradatietrends, milieubeschermingsniveaus, wetshandhaving, corruptieniveaus, landgebruik en problemen met derden
• Risico op ketenniveau:
  Aantal tussenpersonen, verwerkingscomplexiteit, risico op vermenging, niet-conforme partners
• Risico op perceel/leverancierniveau:
  Legale vergunningen en titels, inheemse rechten, bedreigde soorten, arbeids- en mensenrechtenschendingen, ontbossingsgeschiedenis, beheer na oogst
• Documentatie- en gedragsrisico:
  Ontbrekende of niet-verifieerbare documenten, leveranciersgedrag, transparantieproblemen, eerdere EUDR-misdragingen

Beoordeel elke dimensie. Als een indicator op niet-verwaarloosbaar risico wijst, is mitigatie vereist voordat je verder gaat. Onthoud: due diligence is geen afvinkoefening, het moet op jouw context worden afgestemd en grondig zijn.

Lees meer over hoe de EUDR-risicobenchmarks je due diligence-verantwoordelijkheden veranderen hier.

Stap 5: Neem risicobeperkende maatregelen indien nodig

Als je risicobeoordeling iets anders dan een verwaarloosbaar risico voor een product vindt, vereist de EUDR in Artikel 11 dat je risicobeperkende maatregelen neemt voordat je verder gaat. In praktische termen betekent dit dat je het risico actief moet verminderen tot een verwaarloosbaar niveau, anders kun je het product niet op de markt brengen. 

Zo kunnen bedrijven risicobeperking benaderen:

• Meer bewijs vragen: Vaak zijn de initiële gegevens niet voldoende om een verwaarloosbaar risico te concluderen. Vraag je leverancier om meer bewijs zoals extra landdocumenten of certificeringen
• Derde partij verificatie: Een andere mitigatiestap is onafhankelijke derde partij controles. Dit kunnen NGO-rapporten of certificeringsaudits zijn (bijv. FSC, RSPO)
• Ter plaatse audits: Als papieren bewijs niet overtuigend is, overweeg dan een audit ter plaatse. Dit kan betekenen dat je je eigen team stuurt of lokale auditors inhuurt om boerderijen of faciliteiten te bezoeken
• Leveranciersbetrokkenheid: Werk aan het verbeteren van traceerbaarheid of sluit niet-conforme percelen uit. Als een product van een leverancier momenteel niet conform is, kun je hen de kans geven om het te herstellen, bijv. door alleen van bepaalde percelen te betrekken die je verifieert, of hen te helpen betere tracking te implementeren
• Leverancier wisselen: Als risico's blijven bestaan, moet de inkoop verschuiven naar conforme bronnen. Dit is een moeilijke zakelijke beslissing, maar de regelgeving laat geen keuze als compliance niet kan worden bereikt

Na mitigatie moet je het risico opnieuw evalueren. Als het verwaarloosbaar is, kun je doorgaan naar de volgende stap. Zo niet, dan is verdere mitigatie of uitsluiting nodig. Tegen de tijd dat je klaar bent met deze stap, zou elk product dat je wilt verkopen een verwaarloosbaar ontbossingsrisicoprofiel en volledige compliance-documentatie moeten hebben.

Stap 6: Dien je EUDR due diligence-verklaring in

Zodra je het due diligence-proces hebt voltooid (informatie verzamelen, risicobeoordeling en benodigde mitigatie), vereist de EUDR een laatste formele stap: het indienen van een due diligence-verklaring (DDS). Dit is in feite een officiële verklaring dat je aan je verplichtingen hebt voldaan en dat het product aan de EUDR-vereisten voldoet. Zie het als een ondertekening dat "we ons huiswerk hebben gedaan en naar ons beste weten is dit product ontbossingsvrij en legaal."

Belangrijke details:

• Wie dient de DDS in: Het bedrijf dat het product op de markt brengt
• Hoe in te dienen: Via een EU-informatiesysteem genaamd EU Traces. Je kunt je al vertrouwd maken met hun testomgeving
• Wat is inbegrepen: Bijlage II biedt een sjabloon voor een typische due diligence-verklaring. Dit omvat productinformatie en hoeveelheden, uitkomst van risicobeoordeling, compliance-attestatie
• Hoe vaak in te dienen: Elke zending heeft een due diligence-verklaring nodig. Recente updates staan het indienen van DDS op periodieke of geaggregeerde basis toe als aan specifieke criteria wordt voldaan
• Speciale gevallen: Downstream-operators en niet-MKB-handelaren kunnen verwijzen naar de DDS van upstream-operators bij het indienen van hun eigen DDS

Elke DDS heeft een unieke referentie- en verificatienummer. Volg elke DDS op zijn unieke referentienummer en zorg ervoor dat het aan elke zending is gekoppeld.

Stap 7: Monitor en update in de tijd

EUDR-compliance is geen eenmalige taak. Bedrijven moeten continu zorgen dat toeleveringsketens ontbossingsvrij en legaal compliant blijven.

• Zorg ervoor dat elke nieuwe partij van producten binnen de scope traceerbaar is tot de oorsprong voordat deze op de markt wordt gebracht. Maak dit een routineonderdeel van inkoop
• Monitor veranderingen in landrisico of inkoopomstandigheden
• Bewaar alle due diligence-gegevens, risicobeoordelingen en verklaringen minstens vijf jaar. Zorg ervoor dat je team ze snel kan ophalen in geval van een audit
• Bereid je voor op audits door EU-autoriteiten. Heb een duidelijk proces voor het reageren op documentverzoeken en het aantonen van compliance

Jaarlijkse rapportage

Niet-MKB-operators moeten jaarlijkse samenvattingen van due diligence-activiteiten publiceren. Eerste rapporten moeten uiterlijk eind 2026 worden ingediend.

EUDR compliance checklist

Om de stapsgewijze handleiding af te ronden, hier is een EUDR compliance checklist die de belangrijkste acties samenvat. Gebruik dit als een snel referentiepunt om ervoor te zorgen dat je alle basis hebt gedekt:

Door deze EUDR-checklist te volgen, kunnen bedrijven systematisch werken aan compliance en ervoor zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Vroege voorbereiding is cruciaal – elk van deze stappen kan tijd kosten, vooral voor complexe toeleveringsketens.

Technologie gebruiken om compliance te vereenvoudigen

Het handmatig beheren van EUDR-compliance kan snel overweldigend worden, vooral naarmate toeleveringsketens groeien. Digitale tools maken een verschil door:

• Centraliseren van gegevensverzameling: Het opslaan en organiseren van leveranciersgegevens, GPS-coördinaten en compliance-documenten op één plek zonder verspreide spreadsheets
• Automatiseren van risicoscreening: Direct markeren van hoogrisicoleveranciers of regio's met ingebouwde risicobeoordelingen
• Live ontbossingsscreening: Gebruik van remote sensing met behulp van satellieten om ontbossingstrends te volgen
• Toeleveringsketen in kaart brengen: Visualisatie van productstromen van oorsprong tot markt en onderhoud van traceerbaarheid over inputs en outputs
• Beheer van due diligence-verklaring: Voorbereiden en volgen van inzendingen via integraties met het EU-portaal
• Voortdurende monitoring: Het bieden van waarschuwingen voor ontbrekende documenten, verlopen certificeringen of veranderingen in inkooprisico

Kortom, investeren in een digitaal due diligence-systeem verandert een complexe compliance-last in een meer geautomatiseerd, traceerbaar proces. Het helpt ook bij andere synergieën voor duurzaamheidsrapportage – bijvoorbeeld, de gegevens die voor EUDR worden verzameld (zoals traceerbaarheid van de toeleveringsketen) kunnen worden gebruikt voor bredere ESG-rapportage of aankomende regelgeving zoals CSDDD. 

Het gebruik van technologie zorgt ervoor dat de basis sterk blijft en minder arbeidsintensief wordt na verloop van tijd. Schaalbare oplossingen zoals Coolset zijn ontworpen om middelgrote bedrijven op precies deze manier te ondersteunen – door een alles-in-één platform te bieden om gegevens, due diligence-workflows en rapportage voor regelgeving zoals EUDR te beheren. Het resultaat is niet alleen tijdsbesparing en verminderd risico op fouten, maar ook bruikbare inzichten die je toeleveringsketentransparantie verder kunnen verbeteren dan alleen compliance.

Volgende stappen voor bedrijven

Ga verder en evalueer hoe goed je bedrijf is voorbereid op de zeven stappen. Identificeer hiaten in leveranciersgegevens, interne processen of rapportagesystemen en beslis of extra ondersteuning nodig is. Als het handmatig beheren hiervan onhoudbaar lijkt, overweeg dan of een platform zoals Coolset kan helpen om je compliance te stroomlijnen, risico's te verminderen en mee te groeien met je activiteiten.

Coolset's EUDR-product helpt bedrijven om de juiste gegevens te verzamelen, te controleren op ontbossingsrisico en Due Diligence Statements in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens uit je ERP importeren, documenten van leveranciers opvragen en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat. Het product wordt gelanceerd in augustus 2025. Meld je aan voor de wachtlijst hier.