De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een wet die ervoor zorgt dat bepaalde goederen op of geëxporteerd van de EU-markt ontbossingsvrij zijn. Dit betekent dat bedrijven moeten zorgen dat hun producten niet gelinkt zijn aan ontbossing of bosdegradatie na 31 december 2020 en dat ze voldoen aan lokale wetten in hun herkomstlanden.

EUDR geldt voor vee, hout, cacao, koffie, palmolie, soja en rubber, inclusief veel afgeleide producten. Om te voldoen, moeten bedrijven hun toeleveringsketens traceren, risico's beoordelen, problemen mitigeren en officiële due diligence-verklaringen indienen. Voor de meeste bedrijven geldt de wet vanaf 30 december 2025, terwijl kleine en micro-ondernemingen tot 30 juni 2026 hebben.

Dit artikel biedt een uitgebreide zeven-stappen gids voor zakelijke gebruikers om te voldoen aan EUDR, waarbij het proces wordt opgedeeld in gegevensverzameling, risicobeoordeling, risicobeperking, traceerbaarheid, due diligence en voortdurende monitoring.

{{custom-cta}}

Stap 1: Bevestig je rol (operator, handelaar) in het EUDR-proces

De verplichtingen van bedrijven onder EUDR zijn gebaseerd op de verschillende rollen die ze spelen in hun waardeketen en hun omvang. Daarom is het identificeren van je rol de eerste stap in het proces. 

Ben je een operator of een handelaar?

Je eerste taak is om te bepalen of je bedrijf als operator of handelaar wordt beschouwd, aangezien de verplichtingen verschillen:

Operator

Brengt producten die onder de wet vallen voor het eerst op de EU-markt in de waardeketen van het product, of exporteert ze. De term operator dekt meerdere zakelijke gevallen – hier is een overzicht met voorbeelden:

• Producenten in de EU: Een bosbouwbedrijf in Finland dat dennenhout oogst en verkoopt aan een zagerij in Duitsland
• Importeurs die voor het eerst op de EU-markt brengen: Een Nederlandse koffie-importeur die groene koffiebonen uit Colombia haalt en verkoopt aan branders in heel Europa
• Exporteurs: Een Portugese fabrikant van lederwaren die runderleer uit Frankrijk haalt, gebruikt om luxe handtassen te maken en deze exporteert naar de Verenigde Staten
• Fabrikanten die producten gebruiken die al beschikbaar zijn in de EU: Een Spaanse chocolademaker die cacaomassa van een Franse importeur koopt en gebruikt om chocoladerepen te maken voor verkoop binnen de EU

Onze EUDR-rapportagegids voor operators biedt een op maat gemaakte stapsgewijze handleiding om operators te helpen voldoen aan de eisen van de verordening.

Handelaar

Koopt en verkoopt producten die onder de wet vallen en al op de EU-markt zijn zonder ze te transformeren. Een typisch voorbeeld is een Duitse groothandelaar die bulk ongebrande koffiebonen van een Nederlandse importeur koopt en dezelfde koffiebonen (nog steeds ongebrand) verkoopt aan kleine branders en cafés in heel Duitsland en Oostenrijk, zonder het product te veranderen.

Sommige bedrijven kunnen zowel als operator als handelaar optreden, afhankelijk van de transactie.

Onze EUDR-rapportagegids voor handelaren biedt een op maat gemaakte stapsgewijze handleiding om handelaren te helpen voldoen aan de eisen van de verordening.

Ben je een MKB?

Je bedrijf is een MKB als het aan ten minste twee van de volgende voldoet:

• Gemiddeld aantal werknemers minder dan 250
• Jaarlijkse netto-omzet onder €50 miljoen
• Jaarlijks balanstotaal onder €25 miljoen

MKB-operators profiteren van vereenvoudigde verplichtingen onder EUDR door enkele van de due diligence-stappen over te slaan. 

Niet-MKB-handelaren moeten echter volledige due diligence-verplichtingen nakomen zoals operators. MKB-handelaren hebben eenvoudigere verplichtingen die voornamelijk bestaan uit het bewaren en doorgeven van informatie. Hieronder vind je een overzicht van de basisverantwoordelijkheden per rol. 

Om je specifieke verplichtingen te bepalen op basis van je sector en bedrijfsomvang, raadpleeg onze gedetailleerde EUDR-gids.

Stap 2: Breng je producten en toeleveringsketens in kaart die onder de EUDR vallen

Niet alle producten vallen onder de EUDR. Alleen bepaalde goederen en hun afgeleide producten worden gedekt. Dus de volgende stap is om te identificeren welke producten van je bedrijf onder de EUDR vallen. Dit houdt in dat zowel de producten als hun toeleveringsketens (oorsprong) in kaart worden gebracht.

Identificeren van je producten die onder de wet vallen

EUDR vereist dat je due diligence uitvoert op de producten die je op de EU-markt wilt verkopen of exporteren. Om dit te doen, moet je echter begrijpen welke grondstoffen je gebruikt om deze producten te produceren, tenzij je zelf de producent bent. Hier is een eenvoudige lijst van wat je moet controleren:

• Lijst van goederen die onder de wet vallen in de grondstoffen die in je producten worden gebruikt.  Een supermarktketen zou meerdere goederen identificeren zoals koffie, palmolie, cacao, soja en vee.
• Koppel producten die de goederen bevatten aan HS-codes. Je kunt de volledige lijst van HS-codes die onder de wet vallen bekijken in de Bijlage I van de verordening.
• Breng grondstoffen in kaart naar eindproducten. Deze interne traceerbaarheidsmapping zal later helpen om ervoor te zorgen dat je compliant van niet-compliant bronnen kunt scheiden.

Voorbeeld: Een chocoladebedrijf moet cacao- en palmolie-ingangen koppelen aan elk eindproduct om traceerbaarheid en compliance te waarborgen.

Je toeleveringsketen en oorsprong begrijpen

Nadat je de exacte productcodes en gebruikte grondstoffen hebt geïdentificeerd (indien van toepassing), ben je klaar om de betrokken leveranciers en de landen waar de materialen vandaan komen te identificeren. 

Om je toeleveringsketen te traceren:

Identificeer leveranciers en landen van oorsprong:

De leveranciers zijn belangrijke belanghebbenden waarmee je moet samenwerken om de benodigde informatie voor EUDR-compliance te verzamelen. Het land van oorsprong van je materialen is een van de kernfactoren die je moet overwegen om ontbossing en legaliteit aan te pakken. Als je zelf de producent bent, kun je deze stap overslaan.

Bovendien, als je uit specifieke landen haalt die door de EU als laag risico voor ontbossing worden beoordeeld, kun je profiteren van een eenvoudiger due diligence-proces. Hoewel de oorspronkelijke EUDR-tekst voorzag in vereenvoudigde due diligence voor landen met een laag risico, verwierp het Europees Parlement het voorgestelde landrisicobeoordelingssysteem van de Europese Commissie in juli 2025. Totdat een herzien systeem is aangenomen, moeten bedrijven ervan uitgaan dat volledige due diligence geldt voor alle landen.

Bepaal complexiteit en diepte (bijv. aantal tussenpersonen):

Deze oefening kan je helpen begrijpen waar je mogelijk moeilijkheden hebt bij het verkrijgen van informatie, waar belangrijke risico's in de toeleveringsketen kunnen liggen. 

Stap 3: Verzamel en organiseer belangrijke gegevens die zijn opgenomen in de EUDR-rapportagevereisten

Zodra je weet wat en waar je inkoopt, kun je doorgaan met het verzamelen van de specifieke gegevens die de EUDR vereist voor compliance. Operators moeten een uitgebreide set gegevens verzamelen – zoals uiteengezet in Artikel 9 – over elke zending van goederen die ze behandelen.

Vereiste informatie:

• Geolocatiegegevens van oogstgebieden: De GPS-coördinaten van het perceel waar de goederen zijn geproduceerd. Dit kan de boerderij, plantage of boskaplocatie betekenen. Als je product meerdere ingrediënten bevat, heb je coördinaten nodig voor de oorsprong van elk relevant ingrediënt 
• Productiedatum: De datum of tijdsperiode waarin de goederen zijn geproduceerd of geoogst​. Dit is om te bewijzen dat het na de EUDR-cutoffdatum valt en is een vereist stuk informatie op basis van de verordening
• Productdetails: De beschrijving van het product, hoeveelheid en verzendingsspecificaties.
• Contacten in de toeleveringsketen: De namen, adressen en e-mails van alle leveranciers en klanten
• Bewijs van legaliteit: Je moet bewijzen dat elk product is geproduceerd in overeenstemming met de wetten van het land van oorsprong. De eerste stap hierin is het verzamelen van documenten, voornamelijk in de volgende juridische gebieden: landeigendom, oogstvergunningen, naleving van arbeidswetten, inheemse volkeren
• Ontbossingsvrije status: Satellietbeelden of landgebruikkaarten die geen ontbossing tonen in de oogstgebieden vanaf de cutoffdatum

Het verzamelen van deze gegevens kan een uitdaging zijn, vooral als je toeleveringsketen veel kleine boeren of tussenpersonen heeft. Begin met het creëren van een gestandaardiseerd gegevensverzamelingsproces voor leveranciers, leg de EUDR-behoeften uit en gebruik traceerbaarheidstools waar mogelijk. Sla gegevens veilig op en bewaar ze minstens vijf jaar.

Stap 4: Voer een robuuste EUDR-risicobeoordeling uit

Zodra je gegevens compleet zijn, op basis van Artikel 10, moet je beoordelen of er meer dan verwaarloosbaar risico is op ontbossing of illegaliteit voordat je producten op de EU-markt plaatst of exporteert.

Risicodimensies om te evalueren:

• Landniveau risico:
  Bosaanwezigheidstrends, ontbossing en degradatietrends, milieubeschermingsniveaus wetshandhaving, corruptieniveaus, landgebruik en problemen van derden
• Risico op toeleveringsketenniveau:
  Aantal tussenpersonen, verwerkingscomplexiteit, risico van vermenging, niet-conforme partners
• Risico op perceel/leverancierniveau:
  Legale vergunningen en titels, inheemse rechten, bedreigde soorten, schendingen van arbeids- en mensenrechten, ontbossingsgeschiedenis, post-oogstbeheer
• Risico op documentatie en gedrag:
  Ontbrekende of niet-verifieerbare documenten, leveranciersgedrag, transparantieproblemen, eerdere EUDR-overtredingen

Beoordeel elke dimensie. Als een indicator niet-verwaarloosbaar risico suggereert, is mitigatie vereist voordat je verder gaat. Onthoud: due diligence is geen afvinkoefening, het moet op je context zijn afgestemd en grondig zijn.

Leer meer over hoe de EUDR-risicobenchmarks je due diligence-verantwoordelijkheden veranderen hier.

Stap 5: Neem risicobeperkende maatregelen indien nodig

Als je risicobeoordeling iets anders dan verwaarloosbaar risico voor een product vindt, vereist de EUDR in Artikel 11 dat je risicobeperkende maatregelen neemt voordat je verder gaat. Praktisch gezien betekent dit dat je het risico actief moet verminderen tot een verwaarloosbaar niveau, anders kun je het product niet op de markt brengen. 

Zo kunnen bedrijven risicobeperking benaderen:

• Meer bewijs vragen: Vaak zijn de initiële gegevens niet voldoende om een verwaarloosbaar risico te concluderen. Neem contact op met je leverancier voor meer bewijs zoals extra landdocumenten of certificeringen
• Derde partij verificatie: Een andere stap is onafhankelijke controles. Dit kunnen NGO-rapporten of certificeringsaudits zijn (bijv. FSC, RSPO)
• Ter plaatse audits: Als papieren bewijs niet overtuigend is, overweeg een audit ter plaatse. Dit kan betekenen dat je je eigen team stuurt of lokale auditors inhuurt om boerderijen of faciliteiten te bezoeken
• Leverancier betrokkenheid: Werk aan het verbeteren van traceerbaarheid of sluit niet-conforme percelen uit. Als een product van een leverancier momenteel niet voldoet, kun je hen de kans geven om dit te verhelpen, bijv. door alleen van bepaalde percelen te betrekken die je verifieert, of hen te helpen betere tracking te implementeren
• Leverancier wisselen: Als risico's blijven bestaan, moet de inkoop verschuiven naar conforme bronnen. Dit is een moeilijke zakelijke beslissing, maar de regelgeving laat geen keuze als compliance niet kan worden bereikt

Na beperking moet je het risico opnieuw evalueren. Als het verwaarloosbaar is, kun je doorgaan naar de volgende stap. Zo niet, dan is verdere beperking of uitsluiting nodig. Tegen de tijd dat je klaar bent met deze stap, moet elk product dat je wilt verkopen een verwaarloosbaar ontbossingsrisicoprofiel en volledige compliance-documentatie hebben.

Opmerking: De due diligence-eisen gelden momenteel voor alle inkooplanden, omdat er geen goedgekeurd benchmarksysteem is. Bedrijven moeten doorgaan met risicobeperking in de veronderstelling dat volledige compliance vereist is.

Stap 6: Dien je EUDR due diligence verklaring in

Zodra je het due diligence-proces hebt voltooid (informatie verzamelen, risicobeoordeling en benodigde beperking), vereist de EUDR een laatste formele stap: het indienen van een due diligence verklaring (DDS). Dit is in feite een officiële verklaring dat je aan je verplichtingen hebt voldaan en dat het product voldoet aan de EUDR-vereisten. Zie het als ondertekenen dat "we ons huiswerk hebben gedaan, en naar ons beste weten is dit product ontbossingsvrij en legaal."

Voor een stapsgewijze uitleg van het EUDR due diligence-proces, lees de nieuwste vereisten in ons artikel.

Belangrijke details:

• Wie dient de DDS in: Het bedrijf dat het product op de markt brengt
• Hoe in te dienen: Via een EU-informatiesysteem genaamd EU Traces. Je kunt al vertrouwd raken met hun testomgeving
• Wat is inbegrepen: Bijlage II biedt een sjabloon voor een typische due diligence verklaring. Dit omvat productinformatie en hoeveelheden, uitkomst van risicobeoordeling, compliance-attestatie
• Hoe vaak in te dienen: Elke zending heeft een due diligence verklaring nodig. Recente updates staan de indiening van DDS op periodieke of geaggregeerde basis toe als aan specifieke criteria wordt voldaan
• Speciale gevallen: Downstream-operators en niet-MKB-handelaren kunnen verwijzen naar de DDS van upstream-operators bij het indienen van hun eigen DDS

Elke DDS heeft een unieke referentie en verificatienummer. Volg elke DDS op zijn unieke referentienummer en zorg ervoor dat het is gekoppeld aan elke zending.

Stap 7: Monitor en update in de tijd

EUDR compliance is geen eenmalige taak. Bedrijven moeten continu zorgen dat toeleveringsketens ontbossingsvrij en legaal compliant blijven.

• Zorg ervoor dat elke nieuwe partij van producten binnen de scope traceerbaar is naar de oorsprong voordat het op de markt wordt gebracht. Maak dit een routineonderdeel van inkoop
• Monitor veranderingen in landrisico of inkoopomstandigheden
• Bewaar alle due diligence gegevens, risicobeoordelingen en verklaringen minstens vijf jaar. Zorg ervoor dat je team ze snel kan ophalen in geval van een audit
• Bereid je voor op audits door EU-autoriteiten. Heb een duidelijk proces voor het reageren op documentverzoeken en het aantonen van compliance

Bekijk onze EUDR inkoopintegratiegids om ervoor te zorgen dat leveranciersbeoordeling voldoet aan de nieuwste regelgeving.

Jaarlijkse rapportage

Niet-MKB-operators moeten jaarlijkse samenvattingen van due diligence activiteiten publiceren. Eerste rapporten moeten eind 2026 worden ingediend.

EUDR compliance checklist

Om de stapsgewijze handleiding af te ronden, is hier een EUDR compliance checklist die de belangrijkste acties samenvat. Gebruik dit als een snelle referentie om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet:

Door deze EUDR checklist te volgen, kunnen bedrijven systematisch werken aan compliance en ervoor zorgen dat niets wordt overgeslagen. Vroege voorbereiding is cruciaal – elk van deze stappen kan tijd kosten, vooral voor complexe toeleveringsketens.

Technologie benutten om compliance te vereenvoudigen

Het handmatig beheren van EUDR compliance kan snel overweldigend worden, vooral naarmate toeleveringsketens groeien. Digitale tools maken een verschil door:

• Centraliseren van gegevensverzameling: Opslaan en organiseren van leveranciersgegevens, GPS-coördinaten en compliance-documenten op één plek zonder verspreide spreadsheets
• Automatiseren van risico screening: Direct markeren van hoogrisico leveranciers of regio's met ingebouwde risicobeoordelingen
• Live ontbossingsscreening: Gebruik van remote sensing met behulp van satellieten om ontbossingstrends te volgen
• Toeleveringsketen in kaart brengen: Visualisatie van productstromen van oorsprong tot markt en onderhoud van traceerbaarheid over inputs en outputs
• Beheer van due diligence verklaringen: Voorbereiden en volgen van indieningen via integraties met het EU-portaal
• Voortdurende monitoring: Waarschuwingen geven voor ontbrekende documenten, verlopen certificeringen of veranderingen in inkooprisico

Kortom, investeren in een digitaal due diligence systeem verandert een complexe compliance last in een meer geautomatiseerd, traceerbaar proces. Het helpt ook bij andere synergieën voor duurzaamheidsrapportage – bijvoorbeeld, de gegevens die voor EUDR worden verzameld (zoals traceerbaarheid van de toeleveringsketen) kunnen worden gebruikt voor bredere ESG-rapportage of aankomende regelgeving zoals CSDDD. 

Het benutten van technologie zorgt ervoor dat de basis sterk blijft en minder arbeidsintensief wordt na verloop van tijd. Schaalbare oplossingen zoals Coolset zijn ontworpen om middelgrote bedrijven op precies deze manier te ondersteunen – door een alles-in-één platform te bieden om gegevens, due diligence workflows en rapportage voor regelgeving zoals EUDR te beheren. Het resultaat is niet alleen tijdsbesparing en verminderd risico op fouten, maar ook bruikbare inzichten die je toeleveringsketentransparantie verder kunnen verbeteren dan alleen compliance.

Volgende stappen voor bedrijven

Ga verder en evalueer hoe goed je bedrijf is voorbereid op de zeven stappen. Identificeer hiaten in leveranciersgegevens, interne processen of rapportagesystemen en beslis of extra ondersteuning nodig is. Als het handmatig beheren hiervan onhoudbaar lijkt, overweeg dan of een platform zoals Coolset kan helpen je compliance te stroomlijnen, risico te verminderen en mee te schalen met je activiteiten.

Coolset’s EUDR-oplossing helpt bedrijven de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico te controleren en Due Diligence Verklaringen in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens importeren uit je ERP, documenten aanvragen bij leveranciers en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert audit-klare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat.

Veelgestelde vragen – EUDR compliance en due diligence

1. Wat is de EU Ontbossingsverordening (EUDR)?

De EU Ontbossingsverordening vereist dat bedrijven ervoor zorgen dat goederen binnen de scope (zoals koffie, cacao, soja, palmolie, vee, rubber en hout) die op de EU-markt worden geplaatst of geëxporteerd, niet zijn gekoppeld aan ontbossing of bosdegradatie na 30 december 2025 voor grote en middelgrote bedrijven, en tot 30 juni 2026 voor kleine en micro-ondernemingen.

2. Wie moet voldoen aan de EUDR?

Operators en handelaren die goederen binnen de scope in de EU behandelen, moeten voldoen. De regels verschillen op basis van de rol en grootte van het bedrijf. MKB-handelaren hebben vereenvoudigde vereisten, terwijl niet-MKB-handelaren en operators volledige due diligence moeten uitvoeren.

3. Welke gegevens zijn nodig voor EUDR compliance?

Je hebt nodig:

• GPS-coördinaten van het land waar de goederen zijn geproduceerd

• Oogst/productiedata

• Bewijs van legaliteit (vergunningen, naleving arbeidswetgeving, etc.)

• Satellietbeelden die een ontbossingsvrije status tonen

• Leveranciersnamen en contactgegevens.

4. Wat houdt EUDR due diligence in?

EUDR due diligence omvat zeven stappen:

1. Bepaal je rol (operator of handelaar)
2. Identificeer producten en leveranciers binnen de scope
3. Verzamel gegevens (bijv. geolocatie, legaliteit, productiedatum)
4. Voer een risicobeoordeling uit
5. Beperk eventuele niet-verwaarloosbare risico's
6. Dien een due diligence verklaring in
7. Monitor en update regelmatig.

5. Kan technologie helpen bij EUDR compliance?

Ja. Platforms zoals Coolset kunnen gegevensverzameling automatiseren, toeleveringsketens in kaart brengen, compliance-status bijhouden en DDS-indieningen beheren - waardoor compliance sneller, betrouwbaarder en schaalbaarder wordt.