‍

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) is een nieuwe wet gericht op het bestrijden van ontbossing door ervoor te zorgen dat bepaalde grondstoffen en producten ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. 

Voor handelaren, bedrijven die producten binnen de EU kopen en doorverkopen zonder enige transformatie, wordt EUDR-compliance verplicht in 2025, waarbij grote en middelgrote bedrijven moeten voldoen tegen 30 december 2025 en kleine en micro-ondernemingen tegen 30 juni 2026. Dit betekent dat elke operator of handelaar die gereguleerde producten op de EU-markt plaatst of exporteert, moet kunnen bewijzen dat de producten niet gelinkt zijn aan recente ontbossing.

Handelaren spelen een cruciale rol in dit systeem en dragen de verantwoordelijkheid om traceerbaarheidsinformatie door de hele toeleveringsketen te behouden en door te geven. Hun rol is des te belangrijker gezien hoe gefragmenteerd de grondstoffenmarkten zijn, vaak met meerdere lagen van tussenpersonen voordat producten de eindmarkt bereiken. In deze gids leggen we uit wat EUDR betekent voor handelaren en geven we praktische stappen van het identificeren van je rol tot het voorbereiden op audits om je te helpen aan de nieuwe eisen te voldoen.

Wie wordt beschouwd als handelaar onder EUDR?

Definitie van handelaren volgens EUDR

Onder EUDR worden handelaren gedefinieerd als bedrijven die producten binnen de EU-markt beschikbaar maken nadat ze al door iemand anders op de markt zijn gebracht. Simpel gezegd, als je gereguleerde grondstoffen binnen de EU koopt en verkoopt (zonder de eerste importeur, producent, exporteur of fabrikant te zijn), ben je een handelaar. Het verschil ligt in je rol in de toeleveringsketen. Operators behandelen de initiële invoer van goederen (zoals gedefinieerd in HS-codes), terwijl handelaren goederen behandelen na die initiële invoer (meestal als distributeurs, groothandelaars of retailers die inkopen bij EU-gebaseerde leveranciers). 

Voorbeelden van handelaren

Ter illustratie, hier zijn twee praktijkvoorbeelden van handelaren:

• Een kleine Duitse groothandelaar koopt ongebrande koffiebonen van een Nederlandse importeur (die al aan zijn EUDR-verplichtingen als operator heeft voldaan) en verkoopt deze door aan lokale koffiebranders. Omdat het product al door de importeur op de markt is gebracht, fungeert de groothandelaar als handelaar.
• Een grote EU-supermarktketen koopt chocoladerepen van een binnenlandse fabrikant en verkoopt deze in zijn winkels. De fabrikant bracht het product als eerste op de markt, dus de supermarkt is een handelaar in deze transactie, ook al biedt het de consument het product aan.

Hier is een praktische checklist om te controleren of je als handelaar of operator wordt beschouwd onder de EUDR.

Wat zijn de rapportageverplichtingen voor handelaren onder EUDR?

Hoewel handelaren niet het volledige due diligence-proces uitvoeren zoals operators, legt EUDR nog steeds belangrijke rapportage- en traceerbaarheidsverplichtingen op hen. De exacte verantwoordelijkheden variëren afhankelijk van de grootte van je bedrijf.

{{custom-cta}}

Niet-MKB handelaren

Als je geen MKB bent, behandelt EUDR je effectief als een downstream operator. In feite hebben niet-MKB handelaren dezelfde kernverplichtingen als grote operators. 

Je verantwoordelijkheden in een notendop:

• Je moet een due diligence-systeem opzetten en onderhouden
• Je moet een due diligence-verklaring indienen voor alle producten die je verkoopt
• Je moet alle compliance-documentatie minstens vijf jaar bewaren

​​Niet-MKB handelaren kunnen echter profiteren van een vereenvoudigde vorm van due diligence. Als je kunt vaststellen dat je upstream leverancier een goede due diligence heeft uitgevoerd, kun je hun DDS hergebruiken en verwijzen in je eigen indiening. Zelfs bij het verwijzen naar een upstream DDS blijf je wettelijk aansprakelijk als de due diligence onvolledig of onjuist was, dus het is in je belang om leveranciers zorgvuldig te beoordelen en te documenteren waarom je hun DDS vertrouwde.

MKB handelaren

EUDR biedt kleine handelaren een lichtere last. MKB handelaren zijn niet verplicht om due diligence uit te voeren of hun eigen DDS in te dienen zolang het product al gedekt was door een DDS. Ze hebben echter cruciale traceerbaarheidsverantwoordelijkheden. 

Kort gezegd moet je als MKB handelaar:

• Informatie verzamelen en bewaren over je leveranciers, kopers en producten, inclusief de naam/adres van de leverancier en koper, en het referentienummer van de DDS van de leverancier
• Deze informatie op verzoek aan klanten of autoriteiten doorgeven
• Transactiegegevens minstens 5 jaar bewaren

In essentie verwacht de wet dat kleine handelaren de keten van eigendomsinformatie behouden. Als een MKB handelaar vermoedt dat een product mogelijk niet compliant is (bijvoorbeeld als er documentatie ontbreekt of er zijn rode vlaggen), zijn ze verplicht om onmiddellijk de autoriteiten te informeren. 

Geen enkele handelaar, ongeacht de grootte, mag bewust handelen in niet-conforme goederen. Het verkopen van een product waarvan je weet (of zou moeten weten) dat het gelinkt is aan illegale ontbossing zou EUDR schenden. 

Handelaren fungeren in wezen als de compliance-brug in de toeleveringsketen: tegen de tijd dat een product een eindgebruiker bereikt, moet er een duidelijke digitale spoor zijn naar een conforme bron. Dit betekent robuuste administratie en het vermogen om documentatie op verzoek te produceren.

Om meer te leren over de EUDR-vereisten voor MKB's, bekijk onze rapportagegids voor MKB's.

Stapsgewijs rapportageproces voor handelaren

Voldoen aan de EUDR als handelaar vereist een mix van verificatie, documentatie en interne coördinatie. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor zowel MKB- als niet-MKB-handelaren, met opmerkingen over wat MKB's kunnen overslaan.

Stap 1: Identificeer je rol en verplichtingen

Begin met verifiëren dat je als handelaar optreedt. Bevestig vervolgens of je als MKB kwalificeert volgens de EUDR-definitie. Dit onderscheid is cruciaal: MKB's hebben beperkte verplichtingen, terwijl niet-MKB-handelaren due diligence-stappen moeten volgen die vergelijkbaar zijn met die van operators. Dit bepaalt welke van de volgende stappen op jou van toepassing zijn.

Stap 2: Begrijp je leveranciers en EUDR-producten

Maak een lijst van alle producten en grondstoffen die je verhandelt en controleer welke onder de EUDR vallen. Breng vervolgens je toeleveringsketen voor die producten in kaart. Begrijp wie je leveranciers zijn, waar de producten vandaan komen en hoe je upstream toeleveringsketen eruitziet. Deze basis is essentieel voor traceerbaarheid, risicobeheer van non-compliance en auditgereedheid.

Stap 3: Richt je interne due diligence- of traceerbaarheidssysteem in

Je interne systemen moeten overeenkomen met je grootte en verplichtingen.

Niet-MKB-handelaren moeten een gedocumenteerd due diligence-systeem opzetten, inclusief:

• Een proces voor het verifiëren van de leveranciers
• Een proces voor het verzamelen en verifiëren van leverancier DDS
• Dossierbeheer voor ten minste vijf jaar
• Gedefinieerde verantwoordelijkheden en escalatiepaden
• Risicobewakingsmechanismen in gevallen waar het niet veilig is om de leveranciers te vertrouwen

MKB-handelaren hebben geen formeel systeem nodig, maar moeten wel een duidelijke, toegankelijke manier hebben om:

• DDS-referentienummers en leverancier/kopergegevens te openen en op te slaan
• Die gegevens door te geven wanneer daarom wordt gevraagd

Stap 4: (overslaan als MKB) Voer een leveranciersrijpheidsbeoordeling uit 

Niet-MKB-handelaren moeten "vaststellen" dat due diligence correct is uitgevoerd door hun leverancier, maar de wet definieert niet precies hoe dit moet. We raden aan een leveranciersrijpheidsbeoordeling uit te voeren om hun EUDR-gereedheid te evalueren. 

Belangrijke niet-uitputtende criteria zijn onder meer:

• Geschiedenis van non-compliance of overtredingen
• Beschikbaarheid van een geldige DDS
• Resultaten van een EUDR-gereedheidschecklist
• Geldigheid van de gegevens in de DDS

Deze beoordeling helpt je beslissen of je de DDS van de leverancier kunt vertrouwen en hergebruiken of dieper moet graven. Als de rijpheidsbeoordeling niet voldoende vertrouwen biedt dat de due diligence van de leverancier correct is uitgevoerd, raden we aan door te gaan met het volledige proces en zelf een degelijke due diligence uit te voeren. 

Stap 5: Verzamel de vereiste gegevens

Alle handelaren moeten gegevens verzamelen, maar de reikwijdte hangt af van je grootte. Ongeacht de grootte van je bedrijf moet je gegevens verzamelen over:

• Naam en adres van je leverancier
• Referentienummer en verificatienummer van de DDS van de leverancier
• Naam en adres van je klant

Als je een niet-MKB-handelaar bent die een upstream DDS hergebruikt, moet je naast het bovenstaande ook verzamelen:

• Informatie die bevestigt dat je het due diligence-proces van je leverancier kunt vertrouwen
• Periodieke validaties van de DDS geleverd door je leveranciers

Stap 6: Dien je due diligence-verklaring in (overslaan als MKB)

Voordat je een product verkoopt, moet je een DDS indienen via het Informatiesysteem van de EU. Als je een DDS van een leverancier hergebruikt, verwijs je ernaar in je eigen DDS en sta je in voor de geloofwaardigheid ervan.

Zorg ervoor dat je due diligence in lijn is met de EUDR-risicobenchmarks.

Stap 7: Behoud traceerbaarheid in je toeleveringsketen

Traceerbaarheid staat centraal in de EUDR. Of je nu een MKB bent of niet, je moet elk product dat je verhandelt kunnen traceren naar de oorsprong en het kunnen bewijzen.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

• Registreer elke transactie: Weet waar het product vandaan komt, wie het heeft geleverd en welke DDS het dekt.
• Koppel elke productpartij aan zijn DDS: Zorg ervoor dat elke zending of voorraadunit traceerbaar is naar een conforme bron.
• Vermijd mengen: Je mag geen producten mengen die EUDR-conform zijn met producten die dat niet zijn of met producten die geen duidelijke oorsprong of DDS hebben. Als je goederen opslaat of opnieuw verpakt, volg ze dan zorgvuldig om besmetting te voorkomen.

Tip: Bouw je systeem rond "trace-back"-logica. Vraag jezelf af: als iemand dit product van een plank zou pakken, zou je het dan helemaal terug kunnen traceren naar de boerderij of het bos waar het werd verbouwd of geoogst?

Voor MKB-handelaren kan het opzetten van een traceerbaarheidssysteem relatief eenvoudig zijn. Een goed georganiseerde database is vaak voldoende zolang het duidelijk leveranciersnamen, DDS-referenties en productpartijen koppelt. 

Voor niet-MKB-handelaren vereisen de schaal en complexiteit van de operaties echter meestal een meer gestructureerde aanpak. Grotere bedrijven moeten mogelijk speciale toeleveringsketen- of compliance-software adopteren die producten verbindt met hun bijbehorende DDS en indien nodig geolocatiegegevens en ondersteunende documentatie in één gecentraliseerd systeem. 

Belangrijk: Vergeet niet dat je alle traceerbaarheidsrecords ten minste vijf jaar moet bewaren en klaar moet zijn om ze te delen als daarom wordt gevraagd tijdens een audit.

Stap 8: Bereid je voor op audits en pas je processen aan

EUDR-audits zijn niet hypothetisch, ze maken deel uit van het handhavingsplan. Als handelaar betekent voorbereid zijn dat je weet waar je documenten zijn, hoe je er snel toegang toe krijgt en dat je kunt aantonen dat je systemen in de praktijk werken.

Hier is wat autoriteiten doorgaans zullen controleren:

• Kun je een product traceren naar zijn bron met een geldige DDS?
• Zijn je leveranciersgegevens en documentatie goed opgeslagen?
• Als je een niet-MKB bent, heb je je DDS voor alle zendingen ingediend?

Voor niet-MKB-handelaren zullen audits ook je due diligence-systeem bekijken, dus houd het gedocumenteerd en up-to-date. Voor MKB's ligt de focus op traceerbaarheid: zolang je de juiste leverancier- en DDS-informatie kunt verstrekken, sta je op solide grond.

Tip: Gebruik auditvoorbereiding als een kans om je interne processen te verbeteren. Hoe beter je documentatie vandaag stroomt, hoe gemakkelijker compliance morgen zal zijn.

Veelgemaakte fouten die handelaren kunnen maken en hoe ze te vermijden

Zelfs goedbedoelende handelaren kunnen struikelen als het gaat om EUDR-compliance. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende misvattingen die we hebben waargenomen, samen met praktische manieren om ze te vermijden.

Fout 1: Blindelings vertrouwen op leveranciers

Aannemen dat leveranciers volledig compliant zijn zonder je eigen controles uit te voeren kan nadelig zijn. EUDR legt de verantwoordelijkheid bij elk bedrijf om ervoor te zorgen dat de producten die ze verhandelen ontbossingsvrij en legaal zijn.

Hoe het te vermijden: Voer een leveranciersrijpheidsbeoordeling uit om de betrouwbaarheid van de due diligence-processen van je leveranciers te evalueren. Dit omvat het controleren op eerdere compliance-overtredingen en ervoor zorgen dat documentatie beschikbaar, volledig en geloofwaardig is.

Fout 2: Het niet verifiëren van leveranciersgegevens

Zelfs nadat je de betrouwbaarheid van je leverancier hebt beoordeeld, kan het uitsluitend vertrouwen op de gegevens die ze verstrekken zonder onafhankelijke verificatie nog steeds riskant zijn. Blind vertrouwen is niet genoeg; handelaren moeten actief de nauwkeurigheid en volledigheid van de ontvangen gegevens bevestigen.

Hoe het te vermijden: Voer bij het hergebruiken van een due diligence-verklaring steekproeven uit op de gegevens die het bevat. Dit kan het verifiëren van coördinaten, het controleren van documentconsistentie of het vragen om verduidelijkingen van de leverancier waar nodig omvatten.

Fout 3: Misverstanden over MKB-verplichtingen

Sommige handelaren denken ten onrechte dat ze als MKB zijn vrijgesteld van alle EUDR-vereisten. Hoewel MKB's verminderde verplichtingen hebben, moeten ze nog steeds traceerbaarheid behouden en informatie verstrekken op verzoek.

Hoe het te vermijden: Beoordeel regelmatig de capaciteit van je bedrijf om EUDR-gerelateerde informatie te verzamelen en te delen. Zelfs als MKB moet je belangrijke gegevens bewaren en op elk moment klaar zijn om traceerbaarheid te bewijzen.

Fout 4: Onvolledig dossierbeheer

Ongeorganiseerde of ontbrekende dossiers kunnen leiden tot compliance-fouten. EUDR vereist dat handelaren gedetailleerde dossiers bijhouden van hun toeleveringsketens, inclusief leveranciersidentiteiten, due diligence-verklaringen en transactiegeschiedenis voor ten minste vijf jaar.

Hoe het te vermijden: Gebruik digitale tools om gegevensverzameling en opslag te automatiseren. Zorg ervoor dat elk product duidelijk is gekoppeld aan zijn DDS en leverancier. Houd bestanden gemakkelijk toegankelijk voor audits

Fout 5: Onderschatting van regelgevende controle voor niet-MKB-handelaren

Niet-MKB-handelaren gaan er soms van uit dat ze minder toezicht zullen krijgen dan operators. Integendeel, EUDR behandelt niet-MKB-handelaren expliciet als gelijkwaardig aan operators vanwege hun aanzienlijke invloed op de markt

Hoe het te vermijden: Als  je een niet-MKB bent, behandel EUDR-compliance met hetzelfde niveau van diepgang als een downstream operator zou doen. Dit omvat het bijhouden van up-to-date dossiers en ervoor zorgen dat alle compliance-maatregelen grondig worden gevolgd en gedocumenteerd.

Hoe je je voorbereidt op EUDR-audits als handelaar

EUDR-compliance eindigt niet wanneer je documenten hebt verzameld of een DDS hebt ingediend. Audits zijn een belangrijk onderdeel van handhaving en voorbereid zijn betekent het opbouwen van interne processen die je verantwoordelijkheden weerspiegelen en bestand zijn tegen controle.

Hier zijn de belangrijkste acties die handelaren moeten ondernemen bij het voorbereiden op een EUDR-audit:

1. Wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe

Begin met het maken van EUDR-compliance iemands taak of die van meerdere mensen. Wijs een algemene EUDR-leider of compliance-officier aan, maar zorg er ook voor dat je belangrijke teams betrekt waar relevant. Bijvoorbeeld, de volgende teams spelen meestal een cruciale rol bij de implementatie van EUDR:

• Inkoop: Neemt beslissingen over welke leveranciers te gebruiken
• Operaties: Verzamelt en verifieert de gegevens, beheert traceerbaarheid en opslagprocessen.
• Administratie of financiën: Kan ondersteunen met documentatie en archivering.

Gedeelde verantwoordelijkheid houdt compliance ingebed in je bedrijf en niet geïsoleerd in één team.

2. Richt een due diligence- of traceerbaarheidssysteem in

Ga er niet van uit dat compliance zal gebeuren zonder enige veranderingen. Richt een intern due diligence-systeem op dat je verplichtingen weerspiegelt op basis van de bovenstaande stappen. Niet-MKB-handelaren moeten een gedocumenteerd due diligence-systeem hebben, inclusief gegevensverzameling, leveranciersbeoordeling, dossierbeheer en DDS-indieningen. MKB-handelaren hebben een duidelijk traceerbaarheidsproces nodig, zelfs zonder DDS-indiening, je moet leveranciersinformatie en DDS-referenties opslaan en kunnen ophalen op verzoek.

3. Begrijp wat auditors zullen zoeken

Auditors zullen zich doorgaans richten op vijf belangrijke gebieden. Ten eerste zullen ze je dossierbeheer controleren. Zijn je documenten compleet en toegankelijk? Ten tweede, als je een niet-MKB bent, zullen ze beoordelen hoe je hebt "vastgesteld" dat de DDS van je upstream leverancier geloofwaardig was. Ten derde zullen ze kijken of je due diligence-systeem (of traceerbaarheidssysteem, voor MKB's) daadwerkelijk aanwezig en functionerend is. Auditors kunnen ook een paar voorbeeldorders bekijken en je vragen om de compliance-reis van een product van eindverkoop tot oorsprong door te lopen. 

4. Organiseer en beveilig je documentatie.

Maak een centraal archief, of het nu een compliance-platform is, een ERP-functie of een gestructureerd mappensysteem waarin elk document duidelijk is gelabeld en gekoppeld aan het relevante product en de leverancier. Maak back-ups van alles en zorg ervoor dat alle dossiers ten minste vijf jaar worden bewaard. Als iemand je team verlaat, moet je auditspoor nog steeds intact zijn.

5. Voer oefenaudits en regelmatige controles uit

Simuleer auditscenario's per kwartaal of halfjaarlijks waarin je:

• Een product kiest en het van plank tot bron traceert.
• Je team alle gekoppelde documenten laat ophalen, inclusief DDS en leveranciersinformatie.
• Eventuele vertragingen, ontbrekende dossiers of onduidelijke verantwoordelijkheden identificeert.

Deze droge runs kunnen vertrouwen opbouwen en zwakke punten aan het licht brengen voordat er een echte inspectie plaatsvindt.

6. Los wat ontbreekt op en blijf verbeteren

Auditvoorbereiding is geen eenmalige inspanning. Als je tijdens interne beoordelingen zwakke punten identificeert, zoals inconsistente leveranciersgegevens of hiaten in dossieropslag, los ze dan meteen op. Als je bedrijf groeit en de MKB-drempel nadert, begin dan met plannen om een volledig due diligence-systeem te implementeren. De beste tijd om je proces te versterken is voordat er een auditmelding binnenkomt.

Gebruik deze korte checklist om je EUDR-auditgereedheid te beoordelen  en ervoor te zorgen dat er niets door de mazen van het net glipt.

Traceerbaarheid begint en blijft bij handelaren

Handelaren zijn meer dan alleen tussenpersonen in de toeleveringsketen, ze zijn essentiële schakels om ervoor te zorgen dat EUDR-compliance van oorsprong tot eindmarkt wordt gehandhaafd. In veel gevallen passeren producten meerdere handelaren voordat ze hun eindbestemming bereiken. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid om traceerbaarheid te behouden en door te geven vaak bij jou ligt.

De regelgeving maakt het duidelijk: elke actor moet zijn rol spelen om ervoor te zorgen dat ontbossingsgerelateerde grondstoffen buiten de EU-markt blijven. Voor handelaren betekent dit het opslaan en delen van de juiste gegevens en, voor niet-MKB's, ervoor zorgen dat due diligence correct wordt uitgevoerd.

Hier kunnen digitale tools het verschil maken. Een goed ontworpen systeem kan je verzendgegevens verbinden met productdetails, leverancier- en koperinformatie en due diligence-records allemaal op één plek. Het vereenvoudigt hoe je compliance-documenten volgt, opslaat en ophaalt. Het zorgt er ook voor dat je de juiste informatie downstream kunt sturen of tijdens audits kunt presenteren zonder vertraging of verwarring.

Coolset's EUDR-product helpt bedrijven de juiste gegevens te verzamelen, ontbossingsrisico's te controleren en Due Diligence Statements in te dienen zonder leveranciers achterna te zitten of in complexe spreadsheets te werken. Met Coolset kunnen bedrijven product- en ordergegevens importeren uit je ERP, documenten opvragen bij leveranciers en alles op één plek bijhouden. Het systeem markeert ontbrekende of risicovolle zendingen en genereert auditklare DDS-bestanden die voldoen aan het verplichte EU TRACES-formaat.

Neem contact op met ons team en bekijk de Coolset EUDR-module in actie.