Introductie tot EUDR compliance tijdlijnen - wat te doen en wanneer

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) heeft een vaste tijdlijn – en niet op tijd voorbereiden kan kostbare verstoringen betekenen. Grote en middelgrote bedrijven hebben een deadline van 30 december 2025, terwijl kleine en micro bedrijven tot 30 juni 2026 hebben. Deze gespreide data geven bedrijven een overgangsperiode, maar die tijd kan snel voorbijgaan.

Voorbereiden in goed gedefinieerde fasen helpt ervoor te zorgen dat niets tot het laatste moment wordt bewaard. EUDR compliance kan niet in één enkele actie worden voltooid; het vereist het integreren van nieuwe workflows in je operaties, contact opnemen met leveranciers en het verzamelen van informatie. Niet voldoen aan de deadlines verhoogt het risico op blokkades van zendingen, boetes, of onder druk aan de eisen moeten voldoen.

De EU heeft al een extra 12 maanden overgangsperiode toegekend omdat veel bedrijven niet klaar waren in 2024, waarbij de Europese Commissie opmerkt dat deze extra tijd een 'waardevol venster' is om de gereedheid te versterken. Dit artikel helpt je daarbij, door je door alle fasen van EUDR compliance te leiden, zodat je goed voorbereid bent.

Wat zijn de EUDR deadlines?

De belangrijkste EUDR handhavingsdata zijn als volgt:

Wat moeten bedrijven doen in Q3-4 2025 voor EUDR?

Voor grote en middelgrote bedrijven (met een deadline in december) is de tweede helft van 2025 cruciaal om EUDR-compliance te behalen. Tegen Q3 2025 moet je diep in de implementatie zitten. Tegen Q4 2025 moet alles klaar zijn om 'live te gaan' tegen de decemberdeadline. Hier is een actieplan voor H2 2025:

Betrek en onboard leveranciers (augustus - september 2025)

Als er nog gegevens van leveranciers ontbreken, is dit het moment om de hiaten op te vullen. Neem contact op met upstream-partners - boeren, producenten, handelaren - en leg duidelijk uit welke gegevens je nodig hebt, zoals GPS-coördinaten van boerderijen, bewijs van landlegaliteit en andere herkomstinformatie. De informatie die je nodig hebt varieert per leverancier, afhankelijk van hun positie in de toeleveringsketen en het land waarin ze actief zijn.

Veel leveranciers, vooral in herkomstlanden, zijn mogelijk niet bekend met deze vereisten. Gebruik deze periode om onvoorbereide leveranciers te identificeren en hen te helpen (met sjablonen, trainingen, enz.). Vroege betrokkenheid is cruciaal omdat leveranciers verschillen in gereedheid; hoe eerder je problemen opmerkt, hoe meer tijd je hebt om ze op te lossen. Een koffie-importeur die met honderden kleine boeren werkt, moet bijvoorbeeld tegen Q3 2025 beginnen met het verzamelen van GPS-punten van boerderijen en bewijs van bosbedekking – dit kan gemakkelijk maanden van coördinatie in afgelegen gebieden vergen.

Inventariseer producten en map HS-codes

Maak een uitgebreide lijst van alle grondstoffen en producten waarmee je bedrijf te maken heeft en controleer ze tegen de reikwijdte van de EUDR. De regelgeving omvat niet alleen grondstoffen maar ook veel afgeleide producten (bijv. chocolade, lederwaren, papier). Voor elk item binnen de reikwijdte bepaal je de CN/HS-code en controleer je of deze is opgenomen in Bijlage I van de EUDR. Deze oefening zorgt ervoor dat geen enkele productlijn over het hoofd wordt gezien.

Als je dit nog niet hebt gedaan tegen midden 2025, doe het dan nu – het in kaart brengen van je volledige productcatalogus naar de gereguleerde lijst zal verduidelijken welke toeleveringsketens due diligence vereisen. (Als sectorvoorbeeld moet een fabrikant van lederwaren bevestigen of alle soorten leer en huiden die ze gebruiken zijn vermeld onder de rundvee-afgeleide producten in Bijlage I. Dit beïnvloedt van welke leveranciers – bijv. leerlooierijen of slachthuizen – ze gegevens moeten verzamelen.)

Selecteer je due diligence tools en systemen

Tegen Q3 is het belangrijk te weten hoe je de gegevens en workflow voor EUDR-compliance gaat beheren. Sommige bedrijven bouwen interne systemen; anderen adopteren software van derden. Het belangrijkste is om een centrale opslagplaats te hebben voor alle vereiste informatie (geolocatiecoördinaten, toeleveringsketendocumenten, risicoanalyses) en een mechanisme om de due diligence verklaringen (DDS) voor elke zending te genereren.

Zorg ervoor dat je oplossing zending-specifieke gegevens kan verwerken en een audittrail kan behouden. Als je op dit moment nog steeds spreadsheets gebruikt, overweeg dan om over te stappen naar een robuuster hulpmiddel dat voldoet aan de gedetailleerde recordkeeping- en risicoanalysebehoeften van de EUDR. Vergeet niet dat elke batch een DDS nodig heeft, dus je systeem moet het zo gestroomlijnd mogelijk maken.

{{custom-cta}}

Train je team en simuleer het proces

Q4 2025 is het moment om ervoor te zorgen dat alle relevante medewerkers hun rol in EUDR-compliance kennen. Inkoop-, duurzaamheids- en logistieke teams moeten begrijpen hoe ze gegevens moeten verzamelen en wanneer ze een DDS moeten indienen. Het is verstandig om het maken en indienen van een DDS te oefenen voor de deadline. Het online portaal van de Europese Commissie voor de EUDR (gebouwd op het TRACES-platform) biedt een trainingsomgeving waar bedrijven zich kunnen registreren en het indienen van een due diligence verklaring kunnen simuleren. Door te oefenen in het TRACES-testsysteem kan je team vertrouwd raken met de interface en ervoor zorgen dat je weet welke informatie voor elke indiening vereist is.

Voer een interne proefdrill uit: neem bijvoorbeeld een hoogrisico-toeleveringsketen en doorloop alle stappen – verzamel de gegevens, voer een risicoanalyse uit en genereer een dummy DDS – alsof je al onder de EUDR verscheept. Deze 'pilot' zal snel eventuele knelpunten of ontbrekende informatie aan het licht brengen terwijl je nog een paar maanden hebt om ze op te lossen. Het is veel beter om in oktober 2025 te ontdekken dat bijvoorbeeld je palmolieleverancier geen nauwkeurige perceelkaarten kan leveren, dan om het in januari 2026 te ontdekken wanneer je zending vastzit bij de douane.

Verstevig risicoanalyse en mitigatieplannen

Tegen eind 2025 moeten grote/middelgrote bedrijven een duidelijk proces hebben voor het evalueren van ontbossingsrisico's in elke toeleveringsketen. Als er regio's zijn geïdentificeerd als hoger risico (bijv. grondstoffen uit gebieden met bekende boskap), zorg dan voor mitigatiemaatregelen. Dit kan het verkrijgen van extra bewijs van leveranciers, het uitvoeren van audits door derden of zelfs het aanpassen van je inkoop omvatten indien nodig.

Het doel tegen Q4 is dat voor elk product binnen de reikwijdte dat je na 30 december 2025 op de markt brengt, je gedocumenteerd bewijs hebt dat het 'verwaarloosbaar risico' is (geen recente ontbossing of illegaliteit) en kunt laten zien hoe je tot die conclusie bent gekomen. Gebruik de resterende tijd om eventuele hiaten in bewijs te dichten. Als bijvoorbeeld de satellietbeelden van een plantage onduidelijk zijn, krijg dan nu bijgewerkte beelden of verificatie ter plaatse. Tegen de deadline wil je geen giswerk over compliance voor elk product.

Door dit Q3–Q4 2025-plan te volgen, kunnen grote en middelgrote bedrijven met vertrouwen de handhavingsdatum ingaan. Kortom, laat onboarding, systeemopzet of proefruns niet tot het laatste moment wachten. Zoals een deskundige gids het verwoordde, is wachten tot slechts een paar maanden voor de deadline te laat - bedrijven moeten de overgangsperiode gebruiken om 'hun toeleveringsnetwerk in kaart te brengen, documenten te verzamelen en zelfs een dummy due diligence workflow te draaien' zodat er geen last-minute paniek is.

Wat moet klaar zijn voor december 2025 om te voldoen aan de EUDR?

Naarmate 30 december 2025 nadert, moeten grote en middelgrote bedrijven eventuele losse eindjes afronden en ervoor zorgen dat ze echt auditklaar zijn. Beschouw de weken voorafgaand aan de deadline als een 'freeze'-periode voor je complianceproject – alles moet dan getest en klaar zijn. Belangrijke taken die moeten worden voltooid voordat de EUDR van kracht wordt, zijn onder meer:

Finaliseer en dien de eerste DDS in (indien van toepassing):

De DDS is een officiële verklaring die bevestigt dat due diligence is uitgevoerd en het product compliant is. Je dient DDS'en niet in voordat de wet van kracht is, maar je moet klaar zijn om er onmiddellijk een te genereren voor elke zending op 30 december of daarna. Sommige bedrijven plannen geen import in de laatste dagen van 2025 om complicaties te vermijden; anderen kunnen een vrijwillige testindiening proberen als het systeem dit toestaat. Zorg er op zijn minst voor dat je een ingevuld DDS-sjabloon hebt voor een representatieve zending, zodat je er zeker van bent dat je alle vereiste velden onder tijdsdruk kunt invullen.

Zorg voor interne proces- en teamgereedheid

Begin december 2025 moet je EUDR-complianceproces volledig geïntegreerd zijn in interne workflows. Dit betekent dat rollen en verantwoordelijkheden zijn toegewezen en gedocumenteerd; en iedereen is getraind in het proces of de software die je gebruikt om EUDR-compliance te beheren.

Het einde van 2025 is ook een goed moment om interne SOP's of checklists bij te werken om in lijn te zijn met de EUDR. Bijvoorbeeld, de standaard operationele procedure van je importafdeling moet nu 'Verifieer dat de DDS-referentie is verkregen voordat de zending wordt vrijgegeven' als een verplichte stap bevatten.

Auditgereedheidscontrole

Behandel de fase voorafgaand aan de deadline als een laatste interne audit van je due diligence-systeem. Verifieer dat alle vereiste informatie volgens Artikel 9 (geolocatie, juridische documenten, enz.) is verzameld voor elke relevante leverancier, en dat het bewijs correct, nauwkeurig en gemakkelijk toegankelijk is.

Simuleer een autoriteitsaudit door ervoor te zorgen dat je elk vereist record binnen enkele uren kunt ophalen als daarom wordt gevraagd. Een verdedigbaar compliance-systeem hangt niet alleen af van het werk doen, maar ook van het organiseren van bewijs zodat het duidelijk kan worden gepresenteerd.

Finaliseer risicobeperking

In 2026 mogen er geen openstaande vragen zijn over de compliance van producten die je op de markt zult brengen. Als iets niet volledig kan worden opgelost (bijvoorbeeld een leverancier heeft nog steeds geen benodigd document geleverd), neem dan een zakelijke beslissing: vertraag het importeren van dat product of betrek het elders totdat je zekerheid hebt. Het is beter om een zending te pauzeren dan het risico te lopen op een overtreding.

Communiceer met partners

Informeer ten slotte je downstream- en upstream-partners over de activering van de EUDR. Informeer je douane-expediteurs of vrachtvervoerders dat vanaf eind 2025 elke zending een DDS-referentienummer nodig heeft – ze moeten klaar zijn om dat op te nemen in douaneaangiften.

Informeer ook klanten (vooral als je een B2B-leverancier bent) dat je EUDR-compliant bent en welke nieuwe documentatie ze mogelijk zien. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat er geen verrassingen zijn in de toeleveringsketen wanneer de regelgeving van kracht wordt.

Hoe je als MKB moet plannen voor de EUDR in 2026

Kleine en micro-ondernemingen hebben iets meer ademruimte – tot 30 juni 2026 – maar ze moeten niet uitstellen. De extra zes maanden bestaan omdat MKB's doorgaans minder middelen hebben, niet omdat hun verplichtingen verdwijnen. In feite worden middelgrote bedrijven (≥50 werknemers/€10M omzet) niet als 'klein' beschouwd voor dit doel en moeten ze al voldoen tegen december 2025. Dus het venster januari-juni 2026 is voornamelijk voor echt kleine bedrijven.

• Begin vroeg met compliance: als je in 2025 niet bent begonnen, begin dan uiterlijk in januari 2026. Begin met jezelf te onderwijzen over de basisprincipes en voer vervolgens dezelfde basisprincipes uit als grotere bedrijven.

• Maak gebruik van vereenvoudigde procedures: De regelgeving biedt bepaalde vereenvoudigingen voor MKB's om hun last te verlichten. Met name als je een downstream-MKB-operator bent (d.w.z. je betrekt een product dat al met een DDS van een upstream-operator kwam), hoef je niet de hele due diligence opnieuw te doen. Je kunt eenvoudig het referentienummer van de bestaande DDS verzamelen en registreren. Maak je vertrouwd met deze vereenvoudigingen – ze kunnen je moeite besparen.

• Focus op risicoscreening en prioritaire gebieden: Met beperkt personeel moeten MKB's eerst prioriteit geven aan hoogrisico-toeleveringsketens. Kijk naar je grondstoffen en herkomstlanden. Als je cacao betrekt uit een regio met actieve ontbossing, of rubber uit een land dat waarschijnlijk als hoogrisico wordt geclassificeerd, richt dan je due diligence-inspanningen daar eerst op.

• Maak gebruik van externe bronnen: Kleine bedrijven moeten het niet alleen doen. Gebruik de eerste helft van 2026 om gebruik te maken van brancheverenigingen, EU-richtlijnen en beschikbare tools. De Europese Commissie heeft richtsnoerdocumenten en een FAQ gepubliceerd voor het begrijpen van de EUDR. Branchegroepen voor koffie, cacao, hout, enz., bieden vaak sjablonen of collectieve oplossingen voor leden.

• Finaliseer MKB-compliance: Gebruik de laatste paar maanden voor de deadline om alles samen te brengen. Net zoals grotere bedrijven eerder deden, test het voorbereiden van een DDS (als je een operator bent). Zelfs MKB's zullen hetzelfde EUDR-informatiesysteem gebruiken om verklaringen in te dienen voor eventuele importen/plaatsingen na 30 juni. Probeer je dus in het voorjaar van 2026 in het systeem te registreren en dien indien mogelijk een dummy-verklaring in in de trainingsomgeving.

Doorlopende EUDR-taken zodra compliance begint

Het bereiken van de handhavingsdatum is niet het einde van de reis – het is het begin van voortdurende compliance. Nadat de EUDR-vereisten van kracht worden (december 2025 of juni 2026, afhankelijk van de bedrijfsgrootte), moeten bedrijven due diligence integreren in reguliere operaties en deze up-to-date houden. Hier zijn de doorlopende taken en best practices nadat de wet van kracht is:

• Integreer due diligence in routinematige workflows
• Beheer en betrek leveranciers voortdurend
• Werk due diligence-gegevens regelmatig bij
• Documenteer en houd nauwkeurig gegevens bij
• Bereid je voor op audits en rapportage
• Blijf op de hoogte van regelgevende veranderingen

Kortom, na de handhavingsdeadlines gaan bedrijven een fase van voortdurende verbetering en waakzaamheid in. Regelmatige updates van due diligence, periodieke interne audits en responsiviteit op nieuwe risico's of regels zullen het compliance-landschap kenmerken. Door dit te doen, voldoe je niet alleen aan je wettelijke verplichtingen, maar bouw je ook vertrouwen op bij klanten en regelgevers dat je toeleveringsketen schoon blijft in de loop van de tijd.

Veelgestelde vragen - EUDR-taaktiming en coördinatie

1. Wanneer moeten we beginnen met voorbereiden op EUDR-compliance?

Begin onmiddellijk met voorbereiden op EUDR – hoe eerder, hoe beter. Grote en middelgrote bedrijven hadden idealiter in 2024 of begin 2025 moeten beginnen om de deadline van december 2025 te halen. Als je dat nog niet hebt gedaan, begin dan nu; wacht niet tot een paar maanden voordat de wet van kracht wordt. Kleine bedrijven met een deadline in juni 2026 moeten de extra tijd gebruiken, maar toch streven naar het hebben van hun systemen ruim voor die datum. Kortom, geef jezelf minstens 6-12 maanden voorbereidingstijd voor alle gegevensverzameling en procesopzet.

2. Wat als de gegevens die we nodig hebben voor EUDR-compliance (bijv. satellietbeelden of documenten) niet direct beschikbaar zijn?

Als je een gegevenskloof tegenkomt (bijvoorbeeld een leverancier kan geen nauwkeurige perceelkaart leveren) in je EUDR-voorbereidingen, overweeg dan om een onafhankelijke verificateur te sturen of een dienst te gebruiken die die gegevens kan genereren. EUDR-producten zijn gebouwd om je te ondersteunen bij het voldoen aan je gegevensvereisten.

In worst-case scenario's, als je echt niet voldoende gegevens kunt krijgen om een toeleveringsketen te beoordelen, moet je mogelijk stoppen met het betrekken ervan totdat compliance kan worden bevestigd. Het is beter om een tijdelijke pauze te hebben dan het risico te lopen op non-compliance vanwege ontbrekende informatie.

3. Hoe gaan we om met leveranciers die traag of niet responsief zijn bij het leveren van EUDR-informatie?

Leverancierresponsiviteit in het EUDR-complianceproces is een echte uitdaging – daarom is het zo belangrijk om ze vroeg te betrekken. Als een leverancier traag reageert, probeer dan verzoeken op te splitsen in eenvoudigere taken, of bied hulp aan. Als een boerencoöperatie bijvoorbeeld geen GPS-coördinaten verstrekt, kun je een geschatte locatie gebruiken die ze hebben gegeven en zelf de coördinaten vinden, en hen vervolgens vragen om te bevestigen. Soms zijn taal- of technologiebarrières het probleem – bied vertaalde instructies aan indien nodig, of laat een lokale agent helpen.

In de uitgebreide aanloop naar de deadlines hebben sommige bedrijven zelfs niet-coöperatieve leveranciers met hoog risico laten vallen en nieuwe leveranciers aangenomen die traceerbaarheid kunnen aantonen. Gebruik wortels en stokken: laat leveranciers weten dat compliance een voorwaarde is voor zakendoen in de toekomst (en na 2025/2026 is het wettelijk niet-onderhandelbaar).

4. Kunnen we oefenen met het indienen van een Due Diligence Verklaring voordat we het daadwerkelijk moeten doen?

Ja. De Europese Commissie heeft een trainingsomgeving op het EUDR-informatiesysteem (TRACES) waar bedrijven kunnen inloggen en het DDS-indieningsproces kunnen simuleren. Het wordt sterk aanbevolen om deze sandbox te gebruiken. Je leert welke velden vereist zijn, hoe je ondersteunende documenten kunt bijvoegen en hoe je het DDS-referentienummer kunt ophalen.

5. Is er nog iets te doen nadat we aan de deadline hebben voldaan?

EUDR-compliance is doorlopend en iteratief, geen eenmalige taak. Na de deadline moet je continu ervoor zorgen dat elk nieuw product of elke nieuwe zending compliant is – ontbossingsvrij, legaal en ondersteund door due diligence. Toeleveringsketens zijn dynamisch, dus je moet alert zijn op veranderingen (nieuwe inkoopgebieden, uitbreidingen naar bosfronten, enz.). Minimaal moet je jaarlijks een volledige beoordeling van je due diligence-systeem uitvoeren zoals vereist door de regelgeving. In de praktijk zullen veel bedrijven vaker steekproeven doen – bijvoorbeeld een maandelijkse beoordeling van een steekproef van DDS-indieningen op nauwkeurigheid.