Einführung in die EUDR-Compliance-Zeitpläne - was wann zu tun ist

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) hat einen festen Zeitplan – und unzureichende Vorbereitung kann teure Störungen bedeuten. Große und mittlere Unternehmen müssen bis zum 30. Dezember 2025 compliant sein, während kleine und Kleinstunternehmen bis zum 30. Juni 2026 Zeit haben. Diese gestaffelten Termine bieten eine Übergangszeit, die jedoch schnell verstreichen kann.

Eine Vorbereitung in klar definierten Phasen stellt sicher, dass nichts bis zur letzten Minute aufgeschoben wird. EUDR-Compliance kann nicht in einem Schritt erreicht werden; es erfordert die Integration neuer Arbeitsabläufe in Ihre Prozesse, die Kontaktaufnahme mit Lieferanten und das Sammeln von Informationen. Nicht fristgerechte Compliance erhöht das Risiko von Lieferblockaden, Geldstrafen oder hektischem Erfüllen der Anforderungen unter Druck.

Die EU hat bereits eine zusätzliche 12-monatige Übergangsphase gewährt, da viele Unternehmen bis 2024 nicht bereit waren. Die Europäische Kommission bezeichnet diese zusätzliche Zeit als ein ‚wertvolles Fenster‘ zur Stärkung der Bereitschaft. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, alle Phasen der EUDR-Compliance zu durchlaufen, um sicherzustellen, dass Sie gut vorbereitet sind.

Was sind die EUDR-Deadlines?

Die wichtigsten EUDR-Durchsetzungsdaten sind wie folgt:

Was sollten Unternehmen im Q3-4 2025 für EUDR tun?

Für große und mittlere Unternehmen (mit Dezember-Deadline) ist die zweite Hälfte des Jahres 2025 entscheidend für die EUDR-Compliance. Bis Q3 2025 sollten Sie tief in der Umsetzung sein. Bis Q4 2025 sollte alles bereit sein, um bis zur Dezember-Deadline „live“ zu gehen. Hier ist ein Aktionsplan für H2 2025:

Lieferanten einbinden und onboarden (August - September 2025)

Falls noch Lieferantendaten fehlen, ist jetzt der Zeitpunkt, diese Lücken zu schließen. Kontaktieren Sie die Lieferkette - Landwirte, Produzenten, Händler - und erklären Sie klar, welche Daten Sie benötigen, wie GPS-Koordinaten von Farmen, Nachweis der Landrechtmäßigkeit und andere Herkunftsinformationen. Die benötigten Informationen variieren je nach Lieferant, basierend auf ihrer Position in der Lieferkette und dem Land, in dem sie tätig sind.

Viele Lieferanten, besonders in Ursprungsländern, sind möglicherweise mit diesen Anforderungen nicht vertraut. Nutzen Sie diese Zeit, um unvorbereitete Lieferanten zu identifizieren und ihnen zu helfen (mit Vorlagen, Schulungen etc.). Frühe Einbindung ist entscheidend, da Lieferanten in ihrer Bereitschaft variieren; je früher Sie Probleme erkennen, desto mehr Zeit haben Sie, sie zu lösen. Beispielsweise sollte ein Kaffeeimporteur, der mit Hunderten von Kleinbauern arbeitet, bis Q3 2025 beginnen, GPS-Punkte von Farmen und Beweise für Waldbedeckung zu sammeln – dies kann leicht Monate der Koordination in abgelegenen Regionen erfordern.

Produkte inventarisieren und HS-Codes zuordnen

Erstellen Sie eine umfassende Liste aller Rohstoffe und Produkte, mit denen Ihr Unternehmen handelt, und überprüfen Sie sie im Hinblick auf den Geltungsbereich der EUDR. Die Verordnung umfasst nicht nur Rohstoffe, sondern auch viele abgeleitete Produkte (z.B. Schokolade, Lederwaren, Papier). Bestimmen Sie für jeden relevanten Artikel seinen CN/HS-Code und verifizieren Sie, dass er in Anhang I der EUDR aufgeführt ist. Diese Übung stellt sicher, dass keine Produktlinie übersehen wird.

Wenn Sie dies bis Mitte 2025 noch nicht getan haben, tun Sie es jetzt – die Zuordnung Ihres gesamten Produktkatalogs zur regulierten Liste wird klären, welche Lieferketten Due Diligence erfordern. (Als Branchenbeispiel sollte ein Lederwarenhersteller bestätigen, ob alle Arten von Leder und Häuten, die er verwendet, unter den aus Rindern gewonnenen Produkten in Anhang I aufgeführt sind. Dies beeinflusst, von welchen Lieferanten – z.B. Gerbereien oder Schlachthöfen – sie Daten sammeln müssen.)

Wählen Sie Ihre Due-Diligence-Tools und -Systeme aus

Bis Q3 ist es wichtig zu wissen, wie Sie die Daten und den Workflow für die EUDR-Compliance verwalten werden. Einige Unternehmen bauen interne Systeme auf; andere übernehmen Software von Drittanbietern. Der Schlüssel ist, ein zentrales Repository für alle erforderlichen Informationen (Geolokalisierungskoordinaten, Lieferketten-Dokumente, Risikobewertungen) zu haben und einen Mechanismus zur Erstellung der Due Diligence Statements (DDS) für jede Lieferung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung in der Lage ist, daten auf Sendungsebene zu verarbeiten und ein Audit-Trail zu führen. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch Tabellenkalkulationen verwenden, sollten Sie auf ein robusteres Tool umsteigen, das die detaillierte Aufzeichnung und Risikoanalyse der EUDR unterstützt. Denken Sie daran, dass jede Charge ein DDS benötigt, daher sollte Ihr System dies so reibungslos wie möglich gestalten.

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Schulen Sie Ihr Team und simulieren Sie den Prozess

Q4 2025 ist die Zeit, um sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter ihre Rolle in der EUDR-Compliance kennen. Beschaffungs-, Nachhaltigkeits- und Logistikteams sollten verstehen, wie Daten gesammelt werden und wann eine DDS-Einreichung ausgelöst werden muss. Es ist ratsam, die Erstellung und Einreichung einer DDS vor der Deadline zu üben. Das Online-Portal der Europäischen Kommission zur EUDR (auf der TRACES-Plattform aufgebaut) bietet eine Schulungsumgebung, in der Unternehmen sich registrieren und die Einreichung einer Due Diligence-Erklärung simulieren können. Durch das Üben im TRACES-Testsystem kann Ihr Team sich mit der Benutzeroberfläche vertraut machen und sicherstellen, dass Sie wissen, welche Informationen für jede Einreichung erforderlich sind.

Führen Sie eine interne Trockenübung durch: Nehmen Sie beispielsweise eine Hochrisiko-Lieferkette und gehen Sie alle Schritte durch – sammeln Sie deren Daten, führen Sie eine Risikobewertung durch und erstellen Sie eine Dummy-DDS – als ob Sie bereits unter EUDR versenden würden. Dieses „Pilotprojekt“ wird schnell Engpässe oder fehlende Informationen aufzeigen, während Sie noch einige Monate Zeit haben, sie zu beheben. Es ist viel besser, im Oktober 2025 festzustellen, dass Ihr Palmöllieferant keine genauen Grundstückskarten liefern kann, als im Januar 2026, wenn Ihre Lieferung beim Zoll feststeckt.

Risikobewertungs- und Minderungspläne festigen

Bis Ende 2025 sollten große/mittlere Unternehmen einen klaren Prozess zur Bewertung des Entwaldungsrisikos in jeder Lieferkette haben. Wenn Beschaffungsregionen als höheres Risiko identifiziert werden (z.B. Waren aus Gebieten mit bekannter Waldrodung), sollten Sie Minderungsmaßnahmen bereit haben. Dies könnte die Beschaffung zusätzlicher Beweise von Lieferanten, die Durchführung von Audits durch Dritte oder sogar die Anpassung Ihrer Beschaffung umfassen, falls erforderlich.

Das Ziel bis Q4 ist, dass Sie für jedes Produkt, das Sie nach dem 30. Dezember 2025 auf den Markt bringen, dokumentierte Beweise haben, dass es „vernachlässigbares Risiko“ (keine jüngste Entwaldung oder Illegalität) darstellt und zeigen können, wie Sie zu diesem Schluss gekommen sind. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um alle Beweislücken zu schließen. Wenn beispielsweise die Satellitenbilder einer Plantage unklar sind, besorgen Sie sich jetzt aktualisierte Bilder oder eine Vor-Ort-Verifizierung. Bis zur Deadline sollten Sie keine Vermutungen mehr über die Compliance für jedes Produkt anstellen müssen.

Durch die Befolgung dieses Plans für Q3–Q4 2025 können große und mittlere Unternehmen mit Zuversicht in das Durchsetzungsdatum gehen. Zusammenfassend: Lassen Sie Onboarding, Systemeinrichtung oder Testläufe nicht bis zur letzten Minute. Wie ein Expertenleitfaden sagte, ist es zu spät, nur wenige Monate vor der Deadline zu warten - Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um „ihr Liefernetzwerk zu kartieren, Dokumente zu sammeln und sogar einen Dummy-Due-Diligence-Workflow durchzuführen“, damit es keinen Last-Minute-Ansturm gibt.

Was sollte bis Dezember 2025 für die EUDR-Compliance bereit sein?

Da der 30. Dezember 2025 näher rückt, müssen große und mittlere Unternehmen alle offenen Punkte abschließen und sicherstellen, dass sie wirklich auditbereit sind. Betrachten Sie die Wochen vor der Deadline als „Einfrierperiode“ für Ihr Compliance-Projekt – alles sollte bis dahin getestet und bereit sein. Wichtige Aufgaben, die vor dem Inkrafttreten der EUDR abgeschlossen werden müssen, umfassen:

Initiale DDS finalisieren und einreichen (falls zutreffend):

Die DDS ist eine offizielle Erklärung, die bestätigt, dass Due Diligence durchgeführt wurde und das Produkt konform ist. Sie reichen DDSs nicht tatsächlich vor dem Inkrafttreten des Gesetzes ein, aber Sie sollten bereit sein, eine sofort für jede Lieferung am 30. Dezember oder danach zu erstellen. Einige Unternehmen planen keine Importe in den letzten Tagen des Jahres 2025, um Komplikationen zu vermeiden; andere könnten eine freiwillige Testeinreichung versuchen, wenn das System dies zulässt. Mindestens sollten Sie eine ausgefüllte DDS-Vorlage für eine repräsentative Lieferung haben, damit Sie sicher sind, dass Sie alle erforderlichen Felder unter Zeitdruck ausfüllen können.

Sicherstellen der internen Prozess- und Teambereitschaft

Bis Anfang Dezember 2025 sollte Ihr EUDR-Compliance-Prozess vollständig in interne Workflows integriert sein. Das bedeutet, dass Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen und dokumentiert sind; und jeder ist im Prozess oder in der Software geschult, die Sie zur Verwaltung der EUDR-Compliance verwenden.

Das Ende des Jahres 2025 ist auch ein guter Zeitpunkt, um interne SOPs oder Checklisten zu aktualisieren, um sie mit der EUDR in Einklang zu bringen. Beispielsweise sollte das Standardarbeitsverfahren Ihrer Importabteilung jetzt „DDS-Referenz vor Freigabe der Lieferung überprüfen“ als obligatorischen Schritt enthalten.

Audit-Bereitschaftscheck

Behandeln Sie die Vor-Deadline-Phase als abschließendes internes Audit Ihres Due-Diligence-Systems. Überprüfen Sie, dass alle erforderlichen Informationen gemäß Artikel 9 (Geolokalisierung, Rechtsdokumente usw.) für jeden relevanten Lieferanten gesammelt wurden und die Beweise korrekt, genau und leicht zugänglich sind.

Simulieren Sie ein Behördenaudit, indem Sie sicherstellen, dass Sie bei Bedarf innerhalb weniger Stunden auf alle erforderlichen Aufzeichnungen zugreifen können. Ein verteidigungsfähiges Compliance-System hängt nicht nur von der Durchführung der Arbeit ab, sondern auch davon, die Beweise so zu organisieren, dass sie klar präsentiert werden können.

Risikominderungen abschließen

Zu Beginn des Jahres 2026 sollten keine offenen Fragen zur Compliance der Produkte bestehen, die Sie auf den Markt bringen werden. Wenn etwas nicht vollständig gelöst werden kann (z.B. ein Lieferant hat noch kein benötigtes Dokument bereitgestellt), treffen Sie eine geschäftliche Entscheidung: Entweder verzögern Sie den Import dieses Produkts oder beziehen Sie es anderweitig, bis Sie Sicherheit haben. Es ist besser, eine Lieferung zu pausieren, als ein Risiko einer Verletzung einzugehen.

Kommunikation mit Partnern

Schließlich sollten Sie Ihre nachgelagerten und vorgelagerten Partner über die Aktivierung der EUDR informieren. Informieren Sie Ihre Zollagenten oder Spediteure darüber, dass ab Ende 2025 jede Sendung eine DDS-Referenznummer benötigt – sie sollten bereit sein, diese in Zollanmeldungen aufzunehmen.

Informieren Sie ebenso Ihre Kunden (insbesondere wenn Sie ein B2B-Lieferant sind), dass Sie EUDR-konform sind und welche neuen Dokumentationen sie möglicherweise sehen werden. Klare Kommunikation stellt sicher, dass es keine Überraschungen in der Lieferkette gibt, wenn die Verordnung in Kraft tritt.

Wie sollten Sie sich als KMU für die EUDR im Jahr 2026 planen?

Kleine und Mikro-Unternehmen haben etwas mehr Spielraum – bis zum 30. Juni 2026 – aber sie sollten nicht zögern. Die zusätzlichen sechs Monate bestehen, weil KMUs typischerweise weniger Ressourcen haben, nicht weil ihre Verpflichtungen verschwinden. Tatsächlich gelten mittelgroße Unternehmen (≥50 Mitarbeiter/10 Mio. € Umsatz) nicht als „klein“ für diesen Zweck und müssen bereits bis Dezember 2025 konform sein. Das Zeitfenster Januar–Juni 2026 ist also hauptsächlich für wirklich kleine Unternehmen.

• Compliance frühzeitig starten: Wenn Sie 2025 nicht begonnen haben, beginnen Sie spätestens im Januar 2026. Beginnen Sie damit, sich über die Grundlagen zu informieren, und führen Sie dann dieselben Grundlagen wie größere Unternehmen durch.

• Nutzen Sie vereinfachte Verfahren: Die Verordnung sieht bestimmte Vereinfachungen für KMUs vor, um ihre Belastung zu verringern. Insbesondere wenn Sie ein nachgelagerter KMU-Betreiber sind (d.h. Sie beziehen ein Produkt, das bereits mit einer DDS von einem vorgelagerten Betreiber geliefert wurde), müssen Sie die gesamte Due Diligence nicht erneut durchführen. Sie können einfach die Referenznummer der bestehenden DDS sammeln und aufzeichnen. Machen Sie sich mit diesen Vereinfachungen vertraut – sie können Ihnen Aufwand ersparen.

• Fokus auf Risikoscreening und Prioritätsbereiche: Mit begrenztem Personal sollten KMUs zuerst Hochrisiko-Lieferketten priorisieren. Betrachten Sie Ihre Rohstoffe und Herkunftsländer. Wenn Sie Kakao aus einer Region mit aktiver Entwaldung oder Gummi aus einem Land beziehen, das wahrscheinlich als Hochrisiko eingestuft wird, konzentrieren Sie Ihre Due-Diligence-Bemühungen zuerst dort.

• Externe Ressourcen nutzen: Kleine Unternehmen sollten es nicht allein versuchen. Nutzen Sie die erste Hälfte des Jahres 2026, um Branchenverbände, EU-Leitlinien und verfügbare Tools zu nutzen. Die Europäische Kommission hat Leitfäden und eine FAQ zur EUDR veröffentlicht. Branchenverbände für Kaffee, Kakao, Holz usw. bieten oft Vorlagen oder kollektive Lösungen für Mitglieder an.

• KMU-Compliance abschließen: Nutzen Sie die letzten Monate vor der Deadline, um alles zusammenzuführen. Ähnlich wie es größere Unternehmen zuvor getan haben, testen Sie die Vorbereitung einer DDS (wenn Sie ein Betreiber sind). Auch KMUs werden dasselbe EUDR-Informationssystem nutzen, um Erklärungen für alle Importe/Platzierungen nach dem 30. Juni einzureichen. Versuchen Sie also, sich im Frühjahr 2026 im System zu registrieren und eine Dummy-Erklärung im Schulungsumfeld einzureichen, wenn möglich.

Laufende EUDR-Aufgaben nach Beginn der Compliance

Das Erreichen des Durchsetzungsdatums ist nicht das Ende der Reise – es ist der Beginn der kontinuierlichen Compliance. Nachdem die EUDR-Anforderungen in Kraft treten (Dezember 2025 oder Juni 2026, je nach Unternehmensgröße), müssen Unternehmen die Due Diligence in die regulären Abläufe integrieren und auf dem neuesten Stand halten. Hier sind die laufenden Aufgaben und bewährten Verfahren, nachdem das Gesetz in Kraft ist:

• Due Diligence in Routine-Workflows einbetten
• Lieferantenüberwachung und -einbindung aufrechterhalten
• Due-Diligence-Daten regelmäßig aktualisieren
• Dokumentation und Aufzeichnungen sorgfältig führen
• Auf Audits und Berichterstattung vorbereiten
• Über regulatorische Änderungen informiert bleiben

Im Wesentlichen treten Unternehmen nach den Durchsetzungsfristen in eine Phase der kontinuierlichen Verbesserung und Wachsamkeit ein. Regelmäßige Due-Diligence-Updates, periodische interne Audits und Reaktionsfähigkeit auf neue Risiken oder Regeln werden die Compliance-Landschaft prägen. Indem Sie dies tun, erfüllen Sie nicht nur Ihre gesetzlichen Verpflichtungen, sondern bauen auch Vertrauen bei Kunden und Regulierungsbehörden auf, dass Ihre Lieferkette über die Zeit sauber bleibt.

FAQs - EUDR-Aufgabenzeitpunkt und Koordination

1. Wann sollten wir mit der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance beginnen?

Beginnen Sie sofort mit der Vorbereitung auf die EUDR – je früher, desto besser. Große und mittlere Unternehmen sollten idealerweise 2024 oder Anfang 2025 begonnen haben, um die Deadline im Dezember 2025 zu erreichen. Wenn Sie das nicht getan haben, beginnen Sie jetzt; warten Sie nicht bis ein paar Monate vor Inkrafttreten des Gesetzes. Kleine Unternehmen mit einer Deadline im Juni 2026 sollten die zusätzliche Zeit nutzen, aber dennoch darauf abzielen, ihre Systeme lange vor diesem Datum in Betrieb zu haben. Kurz gesagt, geben Sie sich mindestens 6–12 Monate Vorlaufzeit für die gesamte Datenerfassung und Prozessaufsetzung.

2. Was, wenn die Daten, die wir für die EUDR-Compliance benötigen (z.B. Satellitenbilder oder Dokumente), nicht leicht verfügbar sind?

Wenn Sie auf eine Datenlücke stoßen (zum Beispiel kann ein Lieferant keine genaue Grundstückskarte bereitstellen) in Ihren EUDR-Vorbereitungen, erwägen Sie, einen unabhängigen Prüfer zu senden oder einen Dienst zu nutzen, der diese Daten generieren kann. EUDR-Produkte sind darauf ausgelegt, Sie bei der Erfüllung Ihrer Datenanforderungen zu unterstützen.

In den schlimmsten Fällen, wenn Sie wirklich keine ausreichenden Daten erhalten können, um eine Lieferkette zu bewerten, müssen Sie möglicherweise das Sourcing von dieser vorübergehend einstellen, bis die Compliance bestätigt werden kann. Es ist besser, eine vorübergehende Pause einzulegen, als das Risiko einer Nichteinhaltung aufgrund fehlender Informationen einzugehen.

3. Wie gehen wir mit Lieferanten um, die langsam oder nicht reagierend sind, wenn es darum geht, EUDR-Informationen bereitzustellen?

Die Reaktionsfähigkeit der Lieferanten im EUDR-Compliance-Prozess ist eine echte Herausforderung – deshalb ist es so wichtig, sie frühzeitig einzubinden. Wenn ein Lieferant langsam reagiert, versuchen Sie, Anfragen in einfachere Aufgaben aufzuteilen oder Hilfe anzubieten. Wenn zum Beispiel eine Bauernkooperative keine GPS-Koordinaten bereitstellt, könnten Sie eine ungefähre Lage verwenden, die sie angegeben haben, und die Koordinaten selbst finden, dann bitten Sie sie um Bestätigung. Manchmal sind Sprach- oder Technologiebarrieren das Problem – bieten Sie bei Bedarf übersetzte Anweisungen an oder lassen Sie sich von einem lokalen Vertreter helfen.

Im verlängerten Vorlauf zu den Deadlines haben einige Unternehmen sogar nicht kooperative Lieferanten mit hohem Risiko fallen gelassen und neue aufgenommen, die Nachverfolgbarkeit demonstrieren können. Verwenden Sie Zuckerbrot und Peitsche: Lassen Sie Lieferanten wissen, dass Compliance eine Bedingung für die zukünftige Geschäftsbeziehung ist (und nach 2025/2026 ist es gesetzlich nicht verhandelbar).

4. Können wir die Einreichung einer Due Diligence-Erklärung üben, bevor wir sie tatsächlich einreichen müssen?

Ja. Die Europäische Kommission hat eine Schulungsumgebung im EUDR-Informationssystem (TRACES) bereitgestellt, in der Unternehmen sich einloggen und den DDS-Einreichungsprozess simulieren können. Es wird dringend empfohlen, diese Sandbox zu nutzen. Sie lernen, welche Felder erforderlich sind, wie Sie unterstützende Dokumente anhängen und wie Sie die DDS-Referenznummer abrufen.

5. Gibt es nach der Einhaltung der Deadline noch etwas zu tun?

EUDR-Compliance ist fortlaufend und iterativ, keine einmalige Aufgabe. Nach der Deadline müssen Sie kontinuierlich sicherstellen, dass jedes neue Produkt oder jede neue Lieferung konform ist – entwaldungsfrei, legal und durch Due Diligence abgesichert. Lieferketten sind dynamisch, daher müssen Sie auf Änderungen achten (neue Beschaffungsgebiete, Expansionen in Waldgebiete usw.). Mindestens einmal jährlich eine vollständige Überprüfung Ihres Due-Diligence-Systems durchführen, wie es die Verordnung vorschreibt. In der Praxis werden viele Unternehmen häufigere Stichprobenkontrollen durchführen – zum Beispiel eine monatliche Überprüfung einer Stichprobe von DDS-Einreichungen auf Genauigkeit.