Die Antwort ist: beide. ESG-Teams können ohne Unterstützung der Lieferkette die operativen Anforderungen nicht erfüllen, und Lieferkettenteams können Governance, Berichterstattung und Audit-Bereitschaft nicht ohne ESG managen. Dieser Leitfaden erklärt, warum, was jedes Team beiträgt und wie man ein Modell geteilter Verantwortung aufbaut, das Lieferungen am Laufen hält und rechtliche Verpflichtungen erfüllt.

Warum EUDR-Compliance eine geteilte Verantwortung ist

Was EUDR auszeichnet, ist, dass es nicht nur eine Nachhaltigkeitsberichterstattung oder ein Beschaffungsstandard ist. Es handelt sich um eine Compliance-Kontrolle mit echtem operativem Einfluss. Das Gesetz verlangt von Unternehmen, nachzuweisen, dass ihre Produkte entwaldungsfrei und legal produziert sind, bevor sie auf den EU-Markt gebracht oder von dort exportiert werden können. In der Praxis beeinflusst EUDR nicht nur die Berichterstattung; es verändert, wie Sie Beschaffung, Logistik und Lieferantenmanagement täglich betreiben. Eine Lieferung kann nicht erfolgen, wenn kein DDS eingereicht wird.

Um das Gesetz einzuhalten, müssen Unternehmen zwei miteinander verbundene Dimensionen: adressieren:

• Governance und Berichterstattung (Artikel 12): Einrichtung eines Sorgfaltspflichtsystems, Ausrichtung interner Richtlinien, Definition, was „vernachlässigbares Risiko“ bedeutet, und Vorbereitung auf Compliance.
  
  
• Operative Kontrollen (Artikel 9–11): Sammeln von Geolokalisierungs- und Legalitätsdaten von Lieferanten, Überprüfung des entwaldungsfreien Status, Durchführung von Risikoanalysen und Anwendung von Minderungsmaßnahmen vor den Versandfristen. Diese Aufgaben liegen fest in der Beschaffungs- und Lieferkettenoperation.

Da die Verordnung diese beiden Welten, Governance-Überwachung und Lieferkettenausführung, verbindet, kann keine einzelne Funktion sie vollständig besitzen. ESG-Teams fehlt der direkte Lieferantenkontakt, um die Daten zu erhalten; Lieferkettenteams fehlt das Governance-Mandat, um auditfähige Compliance sicherzustellen. Nur eine strukturierte Partnerschaft kann die Lücke schließen.

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Wie ESG-Teams zur EUDR-Compliance beitragen

ESG-Teams fungieren als Architekten der Compliance. Ihre Rolle besteht darin, die Verordnung in ein strukturiertes System zu übersetzen, das der Realität des Unternehmens entspricht und gleichzeitig der regulatorischen Prüfung standhält. In der Praxis:

• Erstellen sie das Sorgfaltspflichtsystem: Sie entwerfen und pflegen das interne Rahmenwerk, das die Compliance sicherstellt. Dazu gehört das Mapping der gesetzlichen Anforderungen der EUDR mit den eigenen Prozessen des Unternehmens. Dieses System legt die Spielregeln fest: wie Daten gesammelt werden, wie Risiken bewertet werden und wie Beweise gespeichert werden.
  
  
• Entwickeln und implementieren sie Risikoanalysen: ESG definiert, was „vernachlässigbares Risiko“ in der Praxis für das Unternehmen bedeutet. Sie bauen die Methodik auf, legen Risikokriterien fest und entwickeln Minderungsprozesse, die Lieferanten und Beschaffungsteams befolgen müssen, wenn rote Flaggen auftauchen.
  
  
• Standardisieren sie Datenanforderungen: ESG bestimmt die genauen Lieferanteninformationen, die nach dem Gesetz erforderlich sind, von Geolokalisierungskoordinaten bis zu Legalitätsdokumenten, und stellt sicher, dass es ein klares Protokoll für die Sammlung und Aufzeichnung dieser Daten in auditfähiger Weise gibt.
  
  
• Koordinieren sie die jährliche Berichterstattung: Für Nicht-SME-Betreiber ist ESG verantwortlich für die Erstellung des jährlichen öffentlichen Berichts über Sorgfaltspflichtaktivitäten, um Regulierungsbehörden, Investoren und Stakeholdern zu zeigen, dass das System aktiv und effektiv ist.

Durch diese Maßnahmen stellen ESG-Teams sicher, dass das Unternehmen ein verteidigungsfähiges Compliance-Rückgrat hat. Ihre Rahmenwerke und Aufsicht ersetzen keine Lieferkettenaktionen, aber sie stellen sicher, dass jeder operative Schritt auf ein strukturiertes, gesetzeskonformes System zurückgeführt werden kann.

In einem praktischen Beispiel führt das ESG-Team die Erstellung eines Bewertungsrahmens an, der Länderrisiko, Verifizierung auf Grundstücksebene und Lieferantengeschichte gewichtet. Dieser Rahmen wird zum Referenzpunkt für jede Versandüberprüfung, aber ESG benötigt genaue, zeitnahe Lieferantendaten aus den Operationen, um ihn anzuwenden.

Was Lieferkettenteams zur EUDR-Compliance beitragen

Lieferkettenteams fungieren als Operatoren der Compliance. Sie arbeiten an der Frontlinie der Lieferantenbindung und Logistik. In der Praxis:

• Verwalten sie Lieferantenbeziehungen und Datenanforderungen: Sie sind die direkte Verbindung zu Lieferanten, sammeln Geolokalisierungsdaten, Legalitätsdokumente und andere erforderliche Daten. Lieferkettenteams unterstützen Lieferanten auch im Alltag, indem sie sie durch Formate, Systeme und Fristen führen, damit Informationen reibungslos fließen.
  
  
• Sorgen sie für Produktnachverfolgbarkeit: Von eingehenden Rohstoffen bis zu ausgehenden Fertigwaren halten Lieferkettenteams die Lieferkette aufrecht. Sie stellen sicher, dass konforme und nicht konforme Waren nicht vermischt werden und dass jedes Produkt auf seinen verifizierten Ursprung zurückverfolgt werden kann.
  
  
• Führen sie Minderungsmaßnahmen mit Lieferanten durch: Wenn Risiken identifiziert werden, muss die Lieferkette handeln, indem sie fehlende Dokumente anfordert, Korrekturmaßnahmen verlangt oder sogar Lieferanten wechselt, wenn die Minderung fehlschlägt. Ihre Reaktionsfähigkeit stellt sicher, dass keine riskante Lieferung unkontrolliert weitergeht.
  
  
• Organisieren sie DDS vor den Lieferungen: Die Lieferkette überwacht und koordiniert die Fristen für DDS-Einreichungen, sodass alle Anforderungen erfüllt sind, bevor die Lieferungen abfahrbereit sind.

Durch diese Maßnahmen stellen Lieferkettenteams sicher, dass das Compliance-System des Unternehmens vor Ort funktioniert. Zum Beispiel, wenn ein Lieferant in Indonesien unvollständige Grundstückskoordinaten liefert, ist die Lieferkette diejenige, die nachfasst, Datenformate standardisiert und sicherstellt, dass das Update ESG für die Risikobewertung erreicht, bevor die Lieferung bereit ist.

Wie das Modell geteilter Verantwortung in der Praxis funktioniert

Die EUDR gibt nicht an, welcher Jobtitel die DDS unterschreibt, sondern besagt lediglich, dass der Betreiber oder nicht-SME-Händler, der das Produkt platziert oder exportiert, verantwortlich ist. Dies macht interne Klarheit unerlässlich.

Ein praktischer Ansatz ist die Verantwortlichkeiten mit einem RACI-Framework zu kartieren (Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert). In diesem Modell:

• ESG ist verantwortlich für den Due-Diligence-Prozess und die Methodik.
  
  
• Die Lieferkette ist verantwortlich für die Datenerfassung der Lieferanten und die Durchführung von Minderungsmaßnahmen.
  
  
• Rechtsabteilungen überprüfen die Übereinstimmung mit der Verordnung.
  
  
• Beschaffung stimmt Beschaffungsentscheidungen mit den Compliance-Anforderungen ab.
  
  
• IT unterstützt Datenintegration und Rückverfolgbarkeitssysteme.
  

Wie man ESG- und Lieferkettenteams für EUDR ausrichtet

EUDR ist eine Herausforderung bei der Einführung, und ohne klare Organisation kann es schnell zu Konflikten und Engpässen kommen. Die Ausrichtung von ESG und Lieferkette von Anfang an ist der Schlüssel zur Vermeidung von Problemen. Um diese Zusammenarbeit in der Praxis zu ermöglichen:

1. Zeit für Schulung und Einarbeitung einplanen: Interne Sitzungen erstellen, in denen beide Teams über die Verordnung lernen, Verantwortlichkeiten kartieren und den Plan vereinbaren. Jeder sollte wissen, welche Rolle er im DDS-Prozess spielt.
   
   
2. Aus einem System arbeiten, nicht aus verstreuten Dateien: Ein zentrales Compliance-Tool, wie das EUDR-Modul von Coolset, ist unerlässlich, um proaktiv zu bleiben. Es vermeidet hektische Last-Minute-Aktionen, indem es Lieferantendaten, Risikobewertungen und DDS-Entwürfe in einer einzigen Quelle bereitstellt.
   
   
3. Zeitpläne und Erwartungen festlegen: Definieren, wie die Teams dringende oder schnelle Bestellungen bearbeiten und Compliance-Prüfungen in die Logistikabläufe integrieren, damit keine Sendung in letzter Minute blockiert wird.
   
   
4. Regelmäßige Synchronisationen halten: Regelmäßige Meetings planen, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, je nach Risikoprofil, um offene Punkte, Lieferantenprobleme und bevorstehende Fristen zu überprüfen.
   
   
5. Lieferanten-Onboarding jetzt starten: Nicht bis Dezember 2025 warten. Beginnen Sie frühzeitig mit der Datenerfassung und der Einbindung der Lieferanten, damit sie Zeit haben, sich anzupassen, und Sie Zeit haben, Lücken zu schließen, bevor die Durchsetzung beginnt.

Durch den Aufbau dieser Gewohnheiten bewegen sich ESG und Lieferkette von reaktiver Brandbekämpfung zu einem vorhersehbaren, proaktiven Compliance-Rhythmus.

Häufige Fallstricke, wenn Teams in Silos arbeiten

Wenn ESG und Lieferkette nicht synchron arbeiten, können kleine Lücken schnell zu Compliance- oder Betriebsfehlern führen. Zu den häufigsten Fallstricken gehören:

• Fehlende Informationen und nicht abgestimmte Lieferantenkommunikation: Wenn Lieferanten von verschiedenen Personen mit widersprüchlichen Anfragen kontaktiert werden, können sie frustriert oder verwirrt werden. In der Praxis führt dies oft zu unvollständigen oder inkonsistenten Daten, was bedeutet, dass die DDS nicht rechtzeitig eingereicht werden kann.
  
  
• Compliance-Probleme: Ohne konsistente Überprüfungen besteht das Risiko, eine DDS ohne ordnungsgemäße Kontrollen einzureichen. Zum Beispiel könnte die Beschaffung eine einfache Lieferantenselbsterklärung als Nachweis der Legalität akzeptieren, während ESG offizielle Genehmigungen oder Regierungsdokumente verlangt hätte. Dies schafft eine Gefährdung, wenn eine Behörde die Akte prüft.
  
  
• Betriebliche Blockaden: Ohne klare Erwartungen und Verantwortlichkeiten können EUDR-Prüfungen in den Beschaffungszeitplänen übersehen werden. Das Ergebnis sind Sendungen, die in letzter Minute zurückgehalten werden, weil die DDS nicht bereit ist, was zu Verzögerungen in der Logistik und Umsatzverlusten führt.

Die Konsequenzen sind ernst: blockierte Sendungen, unzufriedene Lieferanten und Kunden sowie potenzielle Geldstrafen von bis zu 4 % des EU-Umsatzes. Kurz gesagt, die Arbeit in Silos macht die EUDR-Compliance schwieriger, riskanter und kostspieliger als nötig.

Wie Technologie die Lücke zwischen ESG und Lieferkette schließen kann

Technologie kann viel von der Reibung aus der EUDR-Compliance nehmen, indem sie die natürlichen Lücken zwischen ESG-Überwachung und Lieferkettenausführung überbrückt. Mit dem richtigen System gewinnt ESG Einblick in die Betriebsabläufe, und die Lieferkette erhält klare Compliance-Anleitungen, ohne rechtliche Experten werden zu müssen.

In der Praxis sieht das so aus:

• Eingebaute Compliance-Prozesse: Lieferantendatenanforderungen sind durch Fragebögen und Leitfäden voreingestellt, sodass Lieferkettenteams genau wissen, was zu sammeln ist. Risiken werden in einer optimierten Plattform sichtbar gemacht, die sowohl für ESG als auch für die Lieferkette sichtbar ist. Sendungen können nicht fortschreiten, bis alle Informationen hochgeladen, überprüft und freigegeben sind, was ständige Rückfragen überflüssig macht.
  
  
• KI-gesteuerte Effizienz: Automatisierte Prüfungen und Risikobewertungen reduzieren menschliche Berührungspunkte und heben potenzielle Probleme frühzeitig hervor, wodurch Fehler und Verzögerungen minimiert werden.
  
  
• Ein-Klick-DDS-Generierung: Sobald die Daten vollständig sind, erstellt das System eine Due Diligence Statement im korrekten EU-TRACES-Format auf Knopfdruck. Entweder ESG oder die Lieferkette kann es auslösen, ohne technische Expertise oder direkten Login bei TRACES zu benötigen.
  
  

Das Ergebnis ist ein reibungsloserer, schnellerer Compliance-Prozess, bei dem beide Teams mit denselben Daten arbeiten, in Echtzeit abgestimmt bleiben und Engpässe vermeiden.

Indem verstreute Dateien und E-Mail-Ketten durch eine einzige Plattform ersetzt werden, arbeiten sowohl ESG- als auch Lieferkettenteams mit denselben Echtzeitdaten, was zu weniger Verzögerungen, weniger Duplikationen und einer stärkeren Prüfspur führt.

FAQs

Wer unterschreibt die DDS unter EUDR?

Der Betreiber (oder nicht-SME-Händler), der Produkte auf den EU-Markt bringt oder ausführt, ist gesetzlich verantwortlich für die Einreichung der Due Diligence Statement (DDS). Die Einreichung einer DDS impliziert, dass die Due Diligence ordnungsgemäß durchgeführt wurde und die Verantwortung direkt auf diesen Betreiber übergeht. Eine interne Delegation (z. B. ESG-, Rechts-, Lieferkettenteams) ist möglich, aber der Betreiber bleibt haftbar.

Können Lieferkettenteams eine DDS ohne ein ESG-Team einreichen?

Ja, aber es ist riskant. Die Lieferkette kann Lieferantendaten sammeln und einreichen, doch die EUDR erfordert Risikobewertungen, die konsistent und auditbereit sind. ESG-Teams bieten diese Governance, indem sie den Prozess überwachen, Risikokriterien definieren und Beweise validieren. Das stärkste Modell ist die Ausführung der Arbeit durch die Lieferkette unter der Aufsicht von ESG.

Brauchen SMEs beide Teams?

SME-Betreiber haben vereinfachte Verpflichtungen: Sie müssen keine vollständige Due Diligence durchführen, wenn ihre Produkte bereits einer DDS unterzogen wurden. SME-Händler müssen nur die Identität von Lieferanten/Kunden und DDS-Referenznummern aufbewahren und bereitstellen. SMEs bleiben jedoch für die Rückverfolgbarkeit verantwortlich und müssen die Compliance gegenüber den Behörden nachweisen. Dies macht eine gewisse Koordination (Beschaffung und Compliance) notwendig, auch wenn ESG-Ressourcen begrenzt sind.

Welche Rolle spielt die Beschaffung bei EUDR?

Die Beschaffung stellt sicher, dass vertragliche Beziehungen und Beschaffungspraktiken die nach Artikel 9 erforderlichen Daten liefern (z. B. Geolokalisierung, Produktionsdatum, Legaldokumente). Sie verwalten auch die Fähigkeit der Lieferanten, Fristen für Risikominderungen einzuhalten, wo erforderlich. Mit anderen Worten, die Beschaffung operationalisiert die Compliance upstream, während ESG/Recht diese validiert und dokumentiert.

Können Dritte die interne Koordination ersetzen?

Drittzertifizierungs- und Verifizierungsschemata können Risikobewertungen unterstützen, aber sie können die Due-Diligence-Verpflichtungen eines Betreibers nicht ersetzen. Zertifizierungen können nützliche Beweise für die Legalität und den entwaldungsfreien Status liefern, aber Betreiber bleiben haftbar und müssen dennoch eine DDS einreichen. Externe Audits oder Plattformen sind hilfreiche Werkzeuge, aber kein Schutz vor Haftung.

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