De EU-ontbossingverordening (EUDR) verandert de manier waarop bedrijven omgaan met inkoop en rapportage. Na de wijziging die op 19 december 2025 werd aangenomen (Verordening (EU) 2025/2650), gelden de kernverplichtingen vanaf 30 december 2026 voor grote en middelgrote operatoren en handelaren. Micro- en kleine operatoren hebben tot 30 juni 2027. Vanaf die datum vereist het op de markt brengen of exporteren van gereguleerde grondstoffen in de EU een Due Diligence Statement (DDS), of voor micro- en kleine primaire operatoren een eenmalige vereenvoudigde verklaring waaruit blijkt dat producten ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn.

Maar wat veel bedrijven zich afvragen is: welke afdeling is eigenlijk verantwoordelijk voor compliance?

Het antwoord is: beide. ESG-teams kunnen niet aan operationele vereisten voldoen zonder ondersteuning van supply chain, en supply chain-teams kunnen governance, rapportage en auditgereedheid niet borgen zonder ESG. Deze gids legt uit waarom, wat elke afdeling bijdraagt en hoe je een gedeeld verantwoordelijkheidsmodel opbouwt dat zendingen op gang houdt en aan wettelijke verplichtingen voldoet.

Waarom EUDR compliance een gedeelde verantwoordelijkheid is

Wat EUDR onderscheidt, is dat het niet simpelweg een duurzaamheidsrapportage of een inkoopstandaard is. Het is een compliance-verplichting met concrete operationele gevolgen. De wet vereist dat bedrijven aantonen dat hun producten ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn voordat ze op de EU-markt gebracht of geëxporteerd mogen worden. In de praktijk beïnvloedt EUDR niet alleen rapportage, maar verandert het ook hoe je dagelijks inkoop, logistiek en leveranciersbeheer uitvoert. Een zending kan niet worden geleverd als er geen DDS is ingediend.

Om aan de wet te voldoen moeten bedrijven twee onderling verbonden dimensies aanpakken:

• Governance en rapportage (artikel 12): het opzetten van een due diligence-systeem, het afstemmen van intern beleid, het definiëren van wat "verwaarloosbaar risico" betekent en het voorbereiden op compliance.
  
• Operationele beheersmaatregelen (artikelen 9-11): het verzamelen van geolocatie- en legaliteitsgegevens van leveranciers, het verifiëren van de ontbossingsvrije status, het uitvoeren van risicobeoordelingen en het treffen van mitigerende maatregelen vóór de verzenddeadlines. Deze taken liggen volledig bij inkoop en supply chain.

Omdat de verordening deze twee werelden combineert, namelijk governance en operationele uitvoering, kan geen enkele functie dit volledig alleen dragen. ESG-teams missen de directe leverancierscontacten om de benodigde data te verzamelen; supply chain-teams missen het governance-mandaat om auditklare compliance te waarborgen. Alleen een gestructureerde samenwerking kan dit gat dichten.

{{custom-cta}}

Hoe ESG-teams bijdragen aan EUDR compliance

ESG-teams fungeren als de architecten van compliance. Hun rol is om de verordening te vertalen naar een gestructureerd systeem dat past bij de realiteit van het bedrijf en bestand is tegen regulatoire toetsing. In de praktijk doen ESG-teams het volgende:

• Het due diligence-systeem opzetten: ze ontwerpen en onderhouden het interne raamwerk dat compliance waarborgt. Dit omvat het in kaart brengen van de wettelijke vereisten uit de EUDR ten opzichte van de eigen processen. Dit systeem stelt de spelregels vast: hoe data wordt verzameld, hoe risico's worden beoordeeld en hoe bewijs wordt opgeslagen.
  
• Risicobeoordelingen ontwikkelen en uitvoeren: ESG bepaalt wat "verwaarloosbaar risico" in de praktijk betekent voor het bedrijf. Ze bouwen de methodologie, stellen risicocriteria vast en ontwikkelen mitigatieprocessen die leveranciers en inkoopteams moeten volgen wanneer er signalen opduiken.
  
• Data-aanvragen standaardiseren: ESG bepaalt welke leveranciersinformatie precies vereist is op grond van de wet, van geolocatiecoördinaten tot legaliteitsdocumenten, en zorgt voor een helder protocol voor het verzamelen en vastleggen van deze data op een auditklare manier.
  
• Jaarlijkse rapportage coördineren: voor niet-MKB-operatoren is ESG verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse publieke rapport over due diligence-activiteiten, waarmee toezichthouders, investeerders en stakeholders zien dat het systeem actief en effectief is.

Zo zorgen ESG-teams ervoor dat het bedrijf beschikt over een verdedigbare compliance-basis. Hun raamwerken en toezicht vervangen de operationele uitvoering door supply chain niet, maar zorgen ervoor dat elke operationele stap herleidbaar is naar een gestructureerd, juridisch afgestemd systeem.

Een praktisch voorbeeld: het ESG-team leidt de ontwikkeling van een scoringsraamwerk dat landenrisico, verificatie op perceelniveau en leveranciershistorie weegt. Dit raamwerk wordt het referentiepunt voor elke zendingsbeoordeling, maar ESG heeft nauwkeurige en tijdige leveranciersdata van de operationele teams nodig om het toe te passen.

Wat supply chain-teams bijdragen aan EUDR compliance

Supply chain-teams fungeren als de uitvoerders van compliance. Ze werken aan de frontlinie van leverancierscontact en logistiek. In de praktijk doen supply chain-teams het volgende:

• Leveranciersrelaties en data-aanvragen beheren: zij zijn de directe schakel met leveranciers voor het verzamelen van geolocatie, legaliteitsdocumenten en andere vereiste gegevens. Supply chain-teams ondersteunen leveranciers ook dagelijks door hen te begeleiden bij formats, systemen en deadlines zodat informatie soepel doorstroomt.
  
  
• Producttracering borgen: van inkomende grondstoffen tot uitgaande eindproducten onderhouden supply chain-teams de keten van bewaring. Ze zorgen ervoor dat conforme en niet-conforme goederen niet worden gemengd en dat elk product herleidbaar is naar zijn geverifieerde oorsprong.
  
  
• Mitigatie uitvoeren met leveranciers: wanneer risico's worden geïdentificeerd, moet supply chain in actie komen door ontbrekende documenten op te vragen, corrigerende maatregelen te eisen of zelfs van leverancier te wisselen als mitigatie mislukt. Hun slagvaardigheid voorkomt dat risicovolle zendingen ongecontroleerd doorgaan.
  
  
• DDS'en organiseren vóór verzending: supply chain bewaakt en coördineert de deadlines voor DDS-indieningen zodat aan alle vereisten is voldaan voordat de zendingen vertrekken.
  
  • Voor bedrijven die inkopen bij micro- of kleine primaire operatoren kan dit ook inhouden dat het referentienummer van een bestaande DDS wordt opgevraagd in plaats van een nieuwe indiening te beheren, een proces dat nog steeds actieve coördinatie met die leveranciers vereist.

Zo zorgen supply chain-teams ervoor dat het compliance-systeem van het bedrijf in de praktijk werkt. Als een leverancier in Indonesië bijvoorbeeld onvolledige perceelcoördinaten aanlevert, is het supply chain dat opvolgt, dataformats standaardiseert en ervoor zorgt dat de update ESG bereikt voor risicobeoordeling, en dat alles vóór de zending klaar is om te vertrekken.

Hoe het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel in de praktijk werkt

De EUDR benoemt geen specifieke functietitel die de DDS ondertekent; de verordening stelt simpelweg dat de operator of niet-MKB-handelaar die het product op de markt brengt of exporteert verantwoordelijk is. Dit maakt interne duidelijkheid essentieel.

Een praktische aanpak is het in kaart brengen van verantwoordelijkheden via een RACI-raamwerk (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). In dit model:

• Is ESG accountable voor het due diligence-proces en de methodologie.
  
• Is supply chain responsible voor het verzamelen van leveranciersdata en de uitvoering van mitigatiestappen.
  
• Toetst Legal de afstemming met de verordening.
  
• Stemt Inkoop inkoopbeslissingen af op compliance-vereisten.
  
• Ondersteunt IT de data-integratie en traceerbaarheidssystemen.
  
  

Hoe je ESG en supply chain afstemt voor EUDR

EUDR is een uitdaging om te implementeren en zonder heldere organisatie kan het snel leiden tot conflicten en knelpunten. ESG en supply chain vanaf het begin op één lijn krijgen is essentieel om problemen te voorkomen. Om deze samenwerking in de praktijk te laten werken:

1. Investeer in training en onboarding: organiseer interne sessies waarin beide teams de verordening leren kennen, verantwoordelijkheden in kaart brengen en het plan van aanpak afstemmen. Iedereen moet de sessie verlaten met een helder beeld van zijn of haar rol in het DDS-proces.
   
   
2. Werk vanuit één systeem, niet vanuit verspreide bestanden: een centraal compliance-instrument, zoals de EUDR-module van Coolset, is essentieel om proactief te blijven. Het voorkomt last-minute chaos door leveranciersdata, risicobeoordelingen en DDS-concepten op één centrale plek samen te brengen.
   
   
3. Stel tijdlijnen en verwachtingen vast: bepaal hoe de teams omgaan met urgente of snelle orders en integreer compliance-checks in logistieke workflows zodat geen enkele zending op het laatste moment wordt geblokkeerd.
   
   
4. Plan vaste overlegmomenten: plan terugkerende meetings, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks afhankelijk van je risicoprofiel, om openstaande punten, leveranciersissues en aankomende deadlines te bespreken.
   
   
5. Begin nu met het onboarden van leveranciers: wacht niet tot december 2025. Begin vroeg met het verzamelen van data en het betrekken van leveranciers, zodat zij tijd hebben om zich aan te passen en jij tijd hebt om hiaten op te lossen voordat handhaving van kracht wordt.

Door deze gewoonten op te bouwen, verschuiven ESG en supply chain van reactief brandjes blussen naar een voorspelbaar en proactief compliance-ritme.

Veelgemaakte fouten wanneer teams in silo's werken

Wanneer ESG en supply chain niet synchroon lopen, kunnen kleine hiaten snel uitgroeien tot compliance- of operationele problemen. De meest voorkomende valkuilen zijn:

• Ontbrekende informatie en tegenstrijdige leverancierscommunicatie: als leveranciers door verschillende mensen worden benaderd met conflicterende verzoeken, kunnen ze gefrustreerd of verward raken. In de praktijk leidt dit vaak tot onvolledige of inconsistente data, waardoor de DDS niet op tijd kan worden ingediend.
  
• Compliance-risico's: zonder consistente kruiscontroles bestaat het risico dat een DDS wordt ingediend zonder adequate beheersmaatregelen. Zo kan inkoop een eenvoudige leveranciersverklaring accepteren als legaliteitsbewijs, terwijl ESG officiële vergunningen of overheidsdocumenten zou hebben vereist. Dit creëert kwetsbaarheid als een autoriteit het dossier controleert.
  
• Operationele blokkades: zonder heldere verwachtingen en verantwoordelijkheden kunnen EUDR-checks worden gemist in inkooptijdlijnen. Het gevolg is dat zendingen op het laatste moment worden tegengehouden omdat de DDS niet klaar is, wat leidt tot vertragingen in de logistiek en omzetverlies.

De gevolgen zijn ernstig: geblokkeerde zendingen, ontevreden leveranciers en klanten, en mogelijke boetes van maximaal 4% van de EU-omzet. Kortom, werken in silo's maakt EUDR compliance moeilijker, risicovoller en kostbaarder dan nodig is.

Hoe technologie de kloof tussen ESG en supply chain overbrugt

Technologie kan veel wrijving uit EUDR compliance halen door de natuurlijke kloof tussen ESG-toezicht en operationele uitvoering door supply chain te overbruggen. Met het juiste systeem krijgt ESG inzicht in operationele workflows en krijgt supply chain heldere compliance-richtlijnen zonder juridisch expert te hoeven worden.

In de praktijk ziet dat er zo uit:

• Ingebouwde conforme processen: leveranciersdatavereisten zijn vooraf ingesteld via vragenlijsten en handleidingen, zodat supply chain-teams precies weten wat ze moeten verzamelen. Risico's worden zichtbaar gemaakt in een overzichtelijk platform dat toegankelijk is voor zowel ESG als supply chain. Zendingen kunnen pas verder worden verwerkt als alle informatie is geüpload, gecontroleerd en goedgekeurd, waardoor constante afstemming overbodig wordt.
  
• AI-gedreven efficiëntie: geautomatiseerde controles en risicoscoring verminderen handmatige stappen en signaleren potentiële problemen vroegtijdig, waardoor fouten en vertragingen worden geminimaliseerd.
  
• DDS-generatie met één klik: zodra de data compleet is, genereert het systeem een Due Diligence Statement in het juiste EU TRACES-formaat met één klik. Zowel ESG als supply chain kan dit activeren, zonder technische expertise of directe toegang tot TRACES.

Het resultaat is een soepeler en sneller compliance-proces waarbij beide teams werken vanuit dezelfde dataset, in real time op één lijn blijven en knelpunten vermijden.

Door verspreide bestanden en e-mailketens te vervangen door een centraal platform werken zowel ESG als supply chain-teams vanuit dezelfde real-time dataset, wat leidt tot minder vertragingen, minder dubbel werk en een sterkere audittrail.

{{product-tour-injectable}}

Plan vandaag nog een gratis demo met Coolset.

Veelgestelde vragen

Wie ondertekent de DDS onder de EUDR?

De verordening legt de verantwoordelijkheid bij de operator of niet-MKB-handelaar die het product op de markt brengt of exporteert, niet bij een specifieke functietitel. In de praktijk ondertekent degene die juridische aansprakelijkheid draagt binnen jouw organisatie de DDS. ESG en supply chain-teams leveren de data aan; een compliance- of juridisch verantwoordelijke is doorgaans eigenaar van de indiening zelf.

Kunnen supply chain-teams een DDS indienen zonder een ESG-team?

Technisch gezien wel, maar dat brengt grote risico's met zich mee. Supply chain beschikt over de operationele data, maar ESG levert de governance-structuur, audittrail en juridisch toezicht die een indiening verdedigbaar maken. Zonder die laag kan een DDS operationeel compleet zijn maar toch de toets niet doorstaan als bevoegde autoriteiten om een beoordeling vragen.

Hebben MKB-bedrijven beide teams nodig?

Dat hangt af van de omvang. Micro- en kleine primaire operatoren die op 31 december 2024 als zodanig zijn aangemerkt, kunnen gebruikmaken van een vereenvoudigde verklaring die verwijst naar een bestaande DDS. Andere MKB-handelaren hebben nog steeds volledige verplichtingen. In beide gevallen blijft enige afstemming tussen teams noodzakelijk; de schaal verschilt alleen.

Wat is de rol van inkoop bij EUDR?

Inkoop bepaalt wie überhaupt de supply chain binnenkomt, waardoor deze functie cruciaal is in de upstream fase. EUDR maakt leveranciersselectie tot een juridische overweging. Inkoop moet criteria voor ontbossingsvrije en legale productie integreren in inkoopbeslissingen, en dat in samenwerking met supply chain en ESG vanaf het begin, niet pas nadat risico's zijn gesignaleerd.

Kunnen derde partijen interne afstemming vervangen?

Nee. Platforms en certificeringsinstanties kunnen ondersteuning bieden bij dataverzameling en verificatie, maar de juridische verantwoordelijkheid voor de DDS blijft bij de operator of niet-MKB-handelaar. Externe tools verminderen de operationele last, maar governance, goedkeuring en auditgereedheid vereisen nog steeds heldere interne eigenaarschap die geen derde partij kan overnemen.