De EU Ontbossingsverordening (EUDR) verandert hoe bedrijven omgaan met inkoop en rapportage. Vanaf december 2025 is een Due Diligence Statement (DDS) vereist voor het plaatsen of exporteren van gereguleerde grondstoffen in de EU, dat aantoont dat producten ontbossingsvrij en legaal zijn geproduceerd. Veel bedrijven vragen zich af: welke afdeling is eigenlijk verantwoordelijk voor compliance?

Het antwoord is beide. ESG-teams kunnen niet aan operationele eisen voldoen zonder ondersteuning van de supply chain, en supply chain-teams kunnen governance, rapportage en audit-gereedheid niet beheren zonder ESG. Deze gids legt uit waarom, wat elk team bijdraagt en hoe je een model van gedeelde verantwoordelijkheid opbouwt dat zendingen in beweging houdt en aan wettelijke verplichtingen voldoet.

Waarom EUDR-compliance een gedeelde verantwoordelijkheid is

Wat EUDR onderscheidt, is dat het niet simpelweg een duurzaamheidsrapportage of een inkoopstandaard is. Het is een compliance-controle met echte operationele impact. De wet vereist dat bedrijven bewijzen dat hun producten ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn voordat ze op de EU-markt kunnen worden geplaatst of geëxporteerd. In de praktijk beïnvloedt EUDR niet alleen rapportage; het verandert hoe je dagelijks inkoop, logistiek en leveranciersbeheer uitvoert. Een zending kan niet worden afgeleverd als er geen DDS is ingediend.

Om aan de wet te voldoen, moeten bedrijven twee onderling verbonden dimensies aanpakken:

• Governance en rapportage (Artikel 12): Het opzetten van een due diligence-systeem, interne beleidslijnen afstemmen, definiëren wat "verwaarloosbaar risico" betekent en voorbereiden op compliance.
  
  
• Operationele controles (Artikelen 9–11): Geolocatie- en legaliteitsgegevens van leveranciers verzamelen, ontbossingsvrije status verifiëren, risicoanalyses uitvoeren en mitigatie toepassen vóór de verzenddeadlines. Deze taken vallen volledig onder inkoop en supply chain-operaties.

Omdat de regelgeving deze twee werelden mengt, governance-toezicht en supply chain-uitvoering, kan geen enkele functie het volledig bezitten. ESG-teams missen de directe leverancierscontacten om de gegevens te verkrijgen; supply chain-teams missen het governance-mandaat om audit-gereedheid te waarborgen. Alleen een gestructureerd partnerschap kan de kloof dichten.

Hoe ESG-teams bijdragen aan EUDR-compliance

ESG-teams fungeren als de architecten van compliance. Hun rol is om de regelgeving te vertalen naar een gestructureerd systeem dat past bij de realiteit van het bedrijf en bestand is tegen regelgevende controle. In de praktijk:

• Creëren ze het due diligence-systeem: Ze ontwerpen en onderhouden het interne raamwerk dat compliance waarborgt. Dit omvat het in kaart brengen van de wettelijke vereisten van de EUDR ten opzichte van de eigen processen van het bedrijf. Dit systeem stelt de spelregels vast: hoe gegevens worden verzameld, hoe risico's worden beoordeeld en hoe bewijs wordt opgeslagen.
  
  
• Ontwikkelen en implementeren ze risicoanalyses: ESG definieert wat "verwaarloosbaar risico" betekent in de praktijk voor het bedrijf. Ze bouwen de methodologie, stellen risicocriteria vast en ontwikkelen mitigatieprocessen die leveranciers en inkoopteams moeten volgen wanneer er rode vlaggen verschijnen.
  
  
• Stellen ze data-aanvragen op en standaardiseren deze: ESG bepaalt de exacte leveranciersinformatie die vereist is volgens de wet, van geolocatiecoördinaten tot legaliteitsdocumenten, en zorgt ervoor dat er een duidelijk protocol is voor het verzamelen en registreren van deze gegevens op een audit-gereed manier.
  
  
• Coördineren ze de jaarlijkse rapportage: Voor niet-MKB-operators is ESG verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse openbare rapport over due diligence-activiteiten, waarmee wordt aangetoond dat het systeem actief en effectief is.

Door dit te doen, zorgen ESG-teams ervoor dat het bedrijf een verdedigbare compliance-ruggengraat heeft. Hun raamwerken en toezicht vervangen geen supply chain-acties, maar ze zorgen ervoor dat elke operationele stap kan worden herleid naar een gestructureerd, wettelijk afgestemd systeem.

In een praktisch voorbeeld leidt het ESG-team de creatie van een scoringsraamwerk dat landrisico, verificatie op perceelniveau en leveranciersgeschiedenis weegt. Dit raamwerk wordt het referentiepunt voor elke zendingbeoordeling, maar ESG heeft nauwkeurige, tijdige leveranciersgegevens van operaties nodig om het toe te passen.

Wat supply chain-teams bijdragen aan EUDR-compliance

Supply chain-teams fungeren als de operators van compliance. Ze werken in de frontlinie van leveranciersbetrokkenheid en logistiek. In de praktijk:

• Beheren ze leveranciersrelaties en data-aanvragen: Ze zijn de directe schakel naar leveranciers voor het verzamelen van geolocatie, legaliteitsdocumenten en andere vereiste gegevens. Supply chain-teams helpen leveranciers ook dagelijks door hen te begeleiden bij formaten, systemen en deadlines, zodat informatie soepel stroomt.
  
  
• Zorgen ze voor producttraceerbaarheid: Van inkomende grondstoffen tot uitgaande eindproducten, supply chain-teams onderhouden de keten van bewaring. Ze zorgen ervoor dat conforme en niet-conforme goederen niet worden gemengd en dat elk product kan worden herleid naar zijn geverifieerde oorsprong.
  
  
• Voeren ze mitigatie uit met leveranciers: Wanneer risico's worden geïdentificeerd, moet de supply chain actie ondernemen door ontbrekende documenten op te vragen, corrigerende maatregelen te verzoeken of zelfs leveranciers te wisselen wanneer mitigatie faalt. Hun reactievermogen zorgt ervoor dat geen enkele risicovolle zending ongecontroleerd vooruitgaat.
  
  
• Organiseren ze DDS' voor verzendingen: De supply chain bewaakt en coördineert de deadlines voor DDS-indieningen, zodat aan alle vereisten is voldaan voordat de zendingen klaar zijn voor vertrek.

Door dit te doen, zorgen supply chain-teams ervoor dat het compliance-systeem van het bedrijf op de grond werkt. Bijvoorbeeld, als een leverancier in Indonesië onvolledige perceelcoördinaten verstrekt, is de supply chain degene die opvolgt, gegevensformaten standaardiseert en ervoor zorgt dat de update ESG bereikt voor risicobeoordeling, allemaal voordat de zending klaar is om te vertrekken.

Hoe het model van gedeelde verantwoordelijkheid in de praktijk werkt

De EUDR noemt niet welke functietitel de DDS ondertekent, het stelt simpelweg dat de operator of niet-MKB handelaar die het product plaatst of exporteert verantwoordelijk is. Dit maakt interne duidelijkheid essentieel.

Een praktische aanpak is verantwoordelijkheden in kaart brengen met een RACI-framework (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). In dit model:

• ESG is verantwoordelijk voor het due diligence proces en de methodologie.
  
  
• Supply chain is verantwoordelijk voor het verzamelen van leveranciersgegevens en het uitvoeren van mitigerende stappen.
  
  
• Juridische beoordelingen zorgen voor afstemming met de regelgeving.
  
  
• Inkoop stemt inkoopbeslissingen af op compliance vereisten.
  
  
• IT ondersteunt data-integratie en traceerbaarheidssystemen.
  

Hoe ESG- en supply chain teams af te stemmen voor EUDR

EUDR is een uitdaging om te implementeren, en zonder duidelijke organisatie kan het snel conflicten en knelpunten creëren. Het afstemmen van ESG en supply chain vanaf het begin is cruciaal om problemen te voorkomen. Om deze samenwerking in de praktijk te laten werken:

1. Besteed tijd aan training en onboarding: Creëer interne sessies waarin beide teams leren over de regelgeving, verantwoordelijkheden in kaart brengen en het plan van aanpak afspreken. Iedereen moet weten wat hun rol is in het DDS-proces.
   
   
2. Werk vanuit één systeem, niet verspreide bestanden: Een centraal compliance tool, zoals Coolset’s EUDR module, is essentieel om proactief te blijven. Het voorkomt last-minute haast door leveranciersgegevens, risicobeoordelingen en DDS-ontwerpen in één bron van waarheid te houden.
   
   
3. Stel tijdlijnen en verwachtingen: Definieer hoe de teams urgente of snelle orders zullen afhandelen, en bouw compliance checks in logistieke workflows zodat geen enkele zending op het laatste moment wordt geblokkeerd.
   
   
4. Houd regelmatige synchronisaties: Plan vaste vergaderingen, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks afhankelijk van je risicoprofiel, om openstaande punten, leveranciersproblemen en aankomende deadlines te bespreken.
   
   
5. Begin nu met leveranciersonboarding: Wacht niet tot december 2025. Begin vroeg met het verzamelen van gegevens en het betrekken van leveranciers, zodat zij de tijd hebben om zich aan te passen en jij de tijd hebt om hiaten op te lossen voordat de handhaving begint.

Door deze gewoonten op te bouwen, bewegen ESG en supply chain van reactief brandjes blussen naar een voorspelbaar, proactief compliance ritme.

Veelvoorkomende valkuilen wanneer teams in silo's werken

Wanneer ESG en supply chain niet synchroon werken, kunnen kleine hiaten snel uitgroeien tot compliance of operationele mislukkingen. Enkele van de meest voorkomende valkuilen zijn:

• Ontbrekende informatie en niet-uitgelijnde leverancierscommunicatie: Als leveranciers door verschillende mensen met tegenstrijdige verzoeken worden benaderd, kunnen ze gefrustreerd of verward raken. In de praktijk leidt dit vaak tot onvolledige of inconsistente gegevens, wat betekent dat de DDS niet op tijd kan worden ingediend.
  
  
• Compliance problemen: Zonder consistente kruiscontroles bestaat het risico dat een DDS zonder de juiste controles wordt ingediend. Bijvoorbeeld, inkoop kan een eenvoudige leverancierszelfverklaring accepteren als wettigheidsevidentie, terwijl ESG officiële vergunningen of overheidsdocumenten zou hebben vereist. Dit creëert blootstelling als een autoriteit het dossier controleert.
  
  
• Operationele blokkades: Zonder duidelijke verwachtingen en verantwoordelijkheden kunnen EUDR-controles worden gemist in inkoop tijdlijnen. Het resultaat is dat zendingen op het laatste moment worden tegengehouden omdat de DDS niet klaar is, wat vertragingen in de logistiek en verloren inkomsten veroorzaakt.

De gevolgen zijn ernstig: geblokkeerde zendingen, ontevreden leveranciers en klanten, en mogelijke boetes tot 4% van de EU-omzet. Kortom, werken in silo's maakt EUDR compliance moeilijker, riskanter en kostbaarder dan nodig is.

Hoe technologie de kloof tussen ESG en supply chain kan overbruggen

Technologie kan veel van de wrijving uit EUDR compliance halen door de natuurlijke hiaten tussen ESG toezicht en supply chain uitvoering te overbruggen. Met het juiste systeem krijgt ESG inzicht in operationele workflows, en krijgt supply chain duidelijke compliance richtlijnen zonder juridische experts te hoeven worden.

In de praktijk ziet dit er als volgt uit:

• Ingebouwde conforme processen: Leveranciersgegevensbehoeften zijn vooraf ingesteld via vragenlijsten en gidsen, zodat supply chain teams precies weten wat ze moeten verzamelen. Risico's worden gesignaleerd in een gestroomlijnd platform, zichtbaar voor zowel ESG als supply chain. Zendingen kunnen niet verder totdat alle informatie is geüpload, gecontroleerd en goedgekeurd, waardoor de noodzaak voor constante heen-en-weer vergaderingen wordt geëlimineerd.
  
  
• AI-gedreven efficiëntie: Geautomatiseerde controles en risicoscores verminderen menselijke contactpunten en wijzen vroegtijdig op potentiële problemen, waardoor fouten en vertragingen worden geminimaliseerd.
  
  
• Eén-klik DDS generatie: Zodra de gegevens compleet zijn, produceert het systeem een Due Diligence Statement in het juiste EU TRACES-formaat met één druk op de knop. Zowel ESG als supply chain kunnen het activeren zonder technische expertise of directe login naar TRACES.
  
  

Het resultaat is een soepelere, snellere compliance-proces waarbij beide teams werken vanuit dezelfde dataset, in realtime op elkaar afgestemd blijven en knelpunten vermijden.

Door verspreide bestanden en e-mailketens te vervangen door een enkel platform, werken zowel ESG als supply chain teams vanuit dezelfde realtime dataset, wat betekent minder vertragingen, minder duplicatie en een sterkere audit trail.

Veelgestelde vragen

Wie ondertekent de DDS onder EUDR?

De operator (of niet-MKB handelaar) die producten op de EU-markt plaatst of exporteert, is wettelijk verantwoordelijk voor het indienen van de Due Diligence Statement (DDS). Het indienen van een DDS impliceert dat due diligence correct is uitgevoerd en verschuift de verantwoordelijkheid direct naar die operator. Interne delegatie (bijv. ESG, juridische, supply chain teams) is mogelijk, maar de operator blijft aansprakelijk.

Kunnen supply chain teams een DDS indienen zonder een ESG team?

Ja, maar het is riskant. Supply chain kan leveranciersgegevens verzamelen en indienen, maar de EUDR vereist risicobeoordelingen die consistent en audit-klaar zijn. ESG teams bieden dat toezicht door het proces te begeleiden, risicocriteria te definiëren en bewijs te valideren. Het sterkste model is dat supply chain het werk uitvoert onder toezicht van ESG.

Hebben MKB's beide teams nodig?

MKB-operators hebben vereenvoudigde verplichtingen: ze hoeven geen volledige due diligence uit te voeren als hun producten al onderworpen waren aan een DDS stroomopwaarts. MKB-handelaren hoeven alleen de identiteit van de leverancier/klant en DDS-referentienummers bij te houden en te verstrekken. MKB's blijven echter verantwoordelijk voor traceerbaarheid en moeten compliance aan autoriteiten aantonen. Dit maakt enige vorm van coördinatie (inkoop en compliance) noodzakelijk, zelfs als ESG-middelen beperkt zijn.

Wat is de rol van inkoop in EUDR?

Inkoop zorgt ervoor dat contractuele relaties en inkooppraktijken de gegevens leveren die vereist zijn onder Artikel 9 (bijv. geolocatie, productiedatum, wettigheidsdocumenten). Ze beheren ook het vermogen van leveranciers om deadlines voor risicobeperking te halen indien nodig. Met andere woorden, inkoop operationaliseert compliance stroomopwaarts, terwijl ESG/juridische het valideren en documenteren.

Kunnen derden interne coördinatie vervangen?

Certificering en verificatieschema's van derden kunnen risicobeoordelingen ondersteunen, maar ze kunnen de due diligence verplichtingen van een operator niet vervangen. Certificeringen kunnen nuttig bewijs leveren over wettigheid en ontbossingsvrije status, maar operators blijven aansprakelijk en moeten nog steeds een DDS indienen. Externe audits of platforms zijn nuttige hulpmiddelen, geen schild tegen aansprakelijkheid.

‍