Waarom is een EUDR-stack essentieel voor compliance?

Een EUDR-stack is essentieel om de complexe due diligence en databeheer te automatiseren die nodig zijn om aan te tonen dat producten ontbossingsvrij en legaal zijn verkregen, zoals vereist voor compliance. Compliance betekent dat er een Due Diligence Statement (DDS) moet worden ingediend voordat elke zending wordt verzonden. Door de goedkeuring van het door de Europese Commissie voorgestelde EUDR-uitstel moeten grote en middelgrote bedrijven voldoen tegen 30 december 2025, en kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) tegen 30 juni 2026. Douane zal goederen zonder DDS blokkeren en boetes kunnen oplopen tot minstens 4% van de totale omzet in de Unie.

EUDR combineert twee domeinen. Ten eerste vereist governance en rapportage (Artikel 12) dat bedrijven interne due-diligence systemen opzetten, risicodrempels definiëren en jaarlijkse rapporten over compliance publiceren. Ten tweede eisen operationele controles (Artikelen 9–11) dat supply chains gegevens verzamelen (GPS-coördinaten, grondvergunningen, etc.), risico's beoordelen en mitigerende maatregelen toepassen voordat zendingen vertrekken. In de praktijk betekent dit dat ESG-teams het compliance framework moeten ontwerpen terwijl inkoop- en supply chain-teams de gegevens verzamelen en controles uitvoeren. 

Omdat het zowel strategie als logistiek omvat, kan geen enkele afdeling 'eigenaar' zijn van EUDR. ESG-teams missen de leveranciersnetwerken om ruwe data te verzamelen, terwijl operaties het governance-mandaat missen om het te structureren en rapporteren. Zonder een geïntegreerde workflow, een echte EUDR-stack, belanden bedrijven in silo's met het risico op geblokkeerde zendingen bij EU-douaneposten, financiële boetes, leveranciers die afhaken door herhaalde verzoeken en reputatieschade.

Wat zijn de kernlagen van een EUDR + ESG Workflow?

Een complete EUDR-stack heeft drie lagen:

1. Governance-laag (ESG): Hier wordt het due diligence systeem gebouwd. De rol van het ESG-team is om:

• De regelgeving te vertalen naar bedrijfsbeleid.
• De wettelijke vereisten van EUDR in processen te vertalen, inclusief het definiëren van wat 'verwaarloosbaar risico' betekent voor hun bedrijf.
• Precies te bepalen welke leveranciersgegevens nodig zijn, bijvoorbeeld perceelscoördinaten en bewijs van legaliteit.
• Eventuele vereiste rapportage af te handelen, zoals de jaarlijkse due-diligence rapporten die operators moeten indienen voor niet-MKB.
  

2. Operationele laag (Supply Chain/Inkoop): Dit omvat het praktische werk met leveranciers. De rol van het supply chain/inkoopteam is om:

• De vereiste gegevens te verzamelen voor elke zending, bijvoorbeeld GPS-plotten van waar de grondstof is verbouwd en kopieën van landgebruikvergunningen.
• De risicoanalyse voor elke bestelling uit te voeren en, indien de regels dat vereisen, mitigatiemaatregelen te activeren op basis van elke zending. 
• EUDR-controles in leverancierscontracten en screening te integreren, zodat leveranciers weten welke informatie vooraf moet worden verstrekt.
• Zorgen dat er een DDS in het EU TRACES-systeem staat voordat de zending wordt uitgevoerd.
  

3. Integratielaag (Platform/Tech): Technologie en EUDR-implementatie gaan hand in hand, aangezien een succesvolle platformintegratie nauw moet samenwerken met je ERP-systemen. De rol van het technische team is om:

• Een goed compliance-instrument te produceren dat gedeelde workflows biedt waarin leveranciersinputs (bijv. data-upload en documenten) automatisch worden ingevoerd in ESG's risicoanalyses en rapportagesjablonen. 
• Een due diligence systeem te organiseren dat een goed geïntegreerd, vast onderdeel van het bedrijf is dat beter werkt dan systemen die onafhankelijk opereren. 

Elke laag voedt de volgende. ESG bouwt het framework, supply chain vult het met echte data, en het platform zorgt ervoor dat de stroom van de ene naar de andere soepel en controleerbaar is. 

Wie is verantwoordelijk voor elk deel van compliance?

EUDR-compliance wordt gedeeld over teams, waarbij ESG verantwoordelijk is voor governance en rapportage, inkoop de leveranciersbetrokkenheid en operationele uitvoering afhandelt, juridisch zorgt voor interpretatie en verdediging, en IT zorgt voor dataintegratie en traceerbaarheidssystemen. 

• ESG-teams: Ontwerpen en onderhouden het due diligence-systeem. Dit omvat het koppelen van de juridische vereisten van EUDR aan bedrijfsprocessen, het definiëren van wat als "verwaarloosbaar risico" telt, het coördineren van vereiste openbare rapportage (zoals het jaarlijkse DDS-rapport voor niet-MKB-operators) en het trainen van interne teams en leveranciers over hoe deze regels in de praktijk toe te passen.
• Supply chain (inkoop) team: Betrek leveranciers om de vereiste gegevens (geolocaties, juridische documenten, etc.) te verzamelen en risicobeperkende maatregelen op zendingen uit te voeren. In de praktijk is inkoop de operationele motor van EUDR-compliance, waarbij elke inkooporder wordt gekoppeld aan traceerbaarheidsgegevens en elke zending zijn DDS-referentie heeft voordat deze het magazijn verlaat.
• Juridisch team: Wordt geraadpleegd voor interpretatie en verdediging. Ze beoordelen de risicocriteria en compliance-beleid van het bedrijf om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de regelgeving. Wanneer complexe of dubbelzinnige situaties zich voordoen, kunnen juridische autoriteiten verantwoordelijkheden in randgevallen definiëren en het ESG-team begeleiden bij het correct interpreteren van de wet. Als toezichthouders aankloppen, zorgt juridisch ervoor dat de due diligence-methodologie verdedigbaar en audit-klaar is, en valideert dat het EUDR-raamwerk in de praktijk standhoudt.
• IT of datateams: Beheren technische integraties, onderhouden actuele rapporten en dashboards, en zorgen voor soepele gegevensstromen over inkoop- en complianceplatforms. Bijvoorbeeld door software te gebruiken om ervoor te zorgen dat elke inkooporder is gekoppeld aan oorsprong, leveranciersgegevens en due diligence-status. 

Het aannemen van een RACI-model (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) helpt overlappingen te voorkomen en eigenaarschap van EUDR-compliance in kaart te brengen. Elk team speelt een rol in de compliance-taken:

Door rollen duidelijk toe te wijzen binnen het RACI-raamwerk, vermijden bedrijven de veelvoorkomende valkuil van vingerwijzen, verduidelijken ze de verantwoordelijkheid en creëren ze een soepelere weg naar compliance.

Hoe voorkom ik dubbel werk tussen CSRD en EcoVadis?

Je kunt dubbel werk tussen CSRD en EcoVadis voorkomen door EUDR-compliancegegevens te centraliseren in een verenigd systeem, formaten te standaardiseren en leveranciers-due diligence en traceerbaarheidsbewijzen te hergebruiken om beide rapportagekaders consistent te voldoen. 

De EUDR is in lijn met de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die vereist dat bedrijven informatie over duurzaamheidskwesties openbaar maken. Specifiek vereisen de Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) (ESRS E4-2, paragraaf 24(d)) dat bedrijven, indien relevant bevonden door de dubbele materialiteitsanalyse, rapporteren over beleid om ontbossing aan te pakken. Door EUDR-compliancegegevens te integreren, kunnen bedrijven hun ontbossingsbeleid onderbouwen en naleving van zowel EUDR als CSRD-vereisten aantonen. In de praktijk betekent dit dat EUDR due diligence-beleid en traceerbaarheidssystemen direct binnen CSRD-rapporten worden verwezen, waardoor openbaarmakingen consistent zijn over kaders en ondersteund door verifieerbare gegevens.

EUDR-compliancegegevens kunnen ook bewijs leveren voor de EcoVadis-vragenlijst. Het EcoVadis-beoordelingsplatform beoordeelt de duurzaamheidsprestaties van bedrijven en evalueert bedrijven op verschillende thema's, waaronder duurzaam inkopen. Bedrijven kunnen dit operationaliseren door due diligence-controles van leveranciers die zijn uitgevoerd onder de EUDR direct te koppelen aan EcoVadis-beoordelingen, gebruikmakend van leveranciers-traceerbaarheidsgegevens en risicoscreeningresultaten als gedocumenteerd bewijs van duurzame inkooppraktijken.

Belangrijke strategieën:

• Data-toegang centraliseren via een verenigd compliance-systeem, zoals Coolset's platform, zorgt ervoor dat zodra leveranciersgegevens zijn ingevoerd, deze naadloos kunnen worden geïntegreerd in verschillende openbaarmakingsdocumenten, inclusief die voor EUDR, CSRD of EcoVadis. Deze aanpak minimaliseert leveranciersmoeheid en zorgt ook voor consistentie over verschillende rapportagevereisten.
• Dataformaten standaardiseren is even cruciaal. Door gemeenschappelijke eenheden en formaten tijdens gegevensinvoer af te dwingen, kunnen bedrijven de noodzaak van handmatige gegevensreiniging en conversie voorkomen bij het hergebruiken van informatie in verschillende rapporten. Vereis overal gemeenschappelijke eenheden en formaten. Een goed geconfigureerd systeem kan deze processen automatiseren, tijd besparen en het risico op fouten verminderen.
  

Door te focussen op gemeenschappelijke data en processen, verminderen teams overbodig werk en voorkomen ze dat leveranciers gek worden. EU-richtlijnen zeggen dat de verifieerbare gegevens die zijn verzameld voor EUDR due diligence kunnen worden geïntegreerd in de vereiste CSRD-duurzaamheidsrapportage, waardoor een consistente en controleerbare sectie binnen het jaarverslag wordt gewaarborgd. Deze geïntegreerde aanpak transformeert compliance van een gefragmenteerde taak naar een gestroomlijnd proces, waardoor gegevensconsistentie, verifieerbaarheid en een betrouwbaarder verhaal voor alle belanghebbenden worden gewaarborgd.

Welke technische tools zijn nodig om compliance-workflows te ondersteunen?

Het bereiken van een end-to-end EUDR-compliance-workflow op schaal betekent het benutten van de volgende software en integraties:

• ERP en systeemconnectoren: Het platform moet synchroniseren met je kernbedrijfssystemen (SAP, NetSuite, Dynamics, etc.). Dit zorgt ervoor dat wanneer een inkooporder wordt aangemaakt, details zoals leverancier, product, hoeveelheid en zendinggegevens automatisch in de due diligence-tool stromen.
• Leveranciersbetrokkenheid-workflows: De software moet gestructureerde verzoeken sturen (voor geolocatie, oogstcertificaten, etc.) en bijhouden wie heeft gereageerd. Geautomatiseerde outreach naar leveranciers via herinneringen, foutvlaggen en zelfbedieningsportalen voor leveranciers kan de gegevensverzameling versnellen. Het doel is om spreadsheetchaos te elimineren. Een digitale workflow behandelt de honderden kleine taken die nodig zijn (gegevensuploads, versiebeheer, follow-ups).
• Traceerbaarheidsbeheer-tool: Creëert een continue "keten van bewaring" die elk product dat je verkoopt koppelt aan het specifieke stuk land waar de grondstoffen vandaan komen. Dit proces is cruciaal voor EUDR-compliance omdat het de uitdaging aanpakt wanneer materialen uit verschillende bronnen fysiek worden gemengd, waardoor het moeilijk is om een individueel eenheid te traceren. Door een verifieerbaar digitaal record voor elk materiaal te creëren, behouden deze tools een duidelijke zichtlijn van het eindproduct naar de bron, wat cruciaal is voor due diligence en audits.
• Risicologicamotor: Een belangrijk kenmerk is ingebouwde ontbossings- en legaliteitsrisicobeoordeling. Het platform moet scoringsmodellen inbedden of ESG-teams toestaan deze te configureren (bijv. risicobenchmarks op landniveau, satellietbeeldcontroles). Naarmate gegevens binnenkomen, kan het systeem automatisch "niet-verwaarloosbare" risico's markeren of mitigatie voorstellen met behulp van satellietgegevens, landgerelateerde openbare gegevens en leveranciersinvoer.
• DDS-automatisering en TRACES-integratie: De uiteindelijke output is de officiële DDS voor elke zending. De tool moet de DDS automatisch genereren in het formaat dat door het EU TRACES-systeem wordt geaccepteerd. Dit verwijdert handmatig papierwerk: zodra alle vereiste gegevens in het systeem zijn bevestigd, kan een klik de DDS produceren, compleet met referentienummer.
• Audittrail en rapportage: De software moet een volledig record bijhouden van elke stap – wie welk document heeft ingediend en wanneer, wijzigingen in risico-beslissingen en versies van elke DDS. Deze auditbaarheid is cruciaal voor inspecties. Het moet ook het exporteren van de gegevens voor rapporten ondersteunen (voor toezichthouders of interne governance). Een gedeelde database zorgt ervoor dat bewijs koppelbaar is – bijvoorbeeld, elk DDS-record koppelt terug naar de oorspronkelijke leveranciersdocumenten en goedkeuringen.

Coolset's platform combineert deze functies, waardoor een enkel systeem ontstaat dat multi-framework compliance ondersteunt en ervoor zorgt dat één dataset dient voor EUDR, CSRD, EcoVadis en CBAM-rapportage. 

Wat is het voordeel van het nu organiseren van een EUDR-stack?

Het nu opbouwen van de EUDR-stack creëert een basis voor proactief supply chain management, snellere rapportagecycli en sterkere operationele veerkracht. Vroegtijdig handelen levert concrete voordelen op:

• Voldoe aan compliance-deadlines: De klok tikt. De regelgeving treedt in werking op 30 december 2025 voor grotere bedrijven en 30 juni 2026 voor MKB's. Vroege adoptanten zullen ruim voor de handhaving klaar zijn.
• Voorkom geblokkeerde zendingen: Douaneautoriteiten zullen goederen niet vrijgeven zonder een geldige DDS. Bedrijven die op het laatste moment papierwerk najagen, riskeren dat zendingen aan de grens worden vastgehouden. Een geïntegreerde stack zorgt ervoor dat elke zending zijn DDS op tijd krijgt.
• Verminder leveranciersmoeheid: Een verenigde workflow betekent dat leveranciers één set vragen krijgen, niet meerdere verzoeken van verschillende afdelingen of voor verschillende regelgevingen. Dit bouwt goodwill op en verbetert de gegevenskwaliteit.
• Versterk ESG-credibiliteit: Traceerbare supply chains zijn een marktdifferentiator. Investeerders van vandaag eisen transparantie: een recente enquête vond dat bijna driekwart van de investeerders supply chain governance als "zeer" of "extreem" belangrijk beoordeelt. Het aantonen van EUDR-compliance (met volledig gedocumenteerd due diligence-proces) signaleert sterk ESG-management en kan reputatie en beoordelingen verbeteren.

{{custom-cta}}

Het opzetten van een gedeeld EUDR-ESG-systeem nu betekent dat het toevoegen van nieuwe regelgeving later veel minder inspanning zal vergen. De dataruggegraat die je bouwt, zal ook dienen voor aankomende regels. 

Bedrijven die vandaag investeren in de geïntegreerde EUDR-stack minimaliseren verstoring en bouwen veerkracht op. Ze zullen soepel overgaan naar de nieuwe regels, boetes en vertragingen vermijden en beter gepositioneerd zijn om te reageren op toekomstige duurzaamheidsmandaten.

Neem contact op met ons team om onze EUDR-module in actie te zien.

FAQ – Een EUDR-stack opbouwen

Wat is de EUDR-stack? 

Een gezamenlijke workflow waarin ESG-governance en supply chain-uitvoering zijn verenigd in een enkele compliance-ruggegraat. Het betekent dat één systeem zowel de beleidskant (risicodefinities, rapportage) als de operationele kant (leveranciersgegevens, DDS-indieningen) afhandelt.

Overlapt EUDR-gegevens met CSRD of EcoVadis? 

Ja, maar de overlap is indirect. EUDR-gegevens kunnen CSRD-openbaarmakingen ondersteunen door beleid over ontbossing te bewijzen (ESRS E4-2, paragraaf 24(d)) of EcoVadis-scores versterken door te dienen als bewijs onder het thema "Duurzaam inkopen".

Wie is verantwoordelijk als ESG en supply chain het oneens zijn? 

Juridisch blijft de operator (of grote handelaar) die producten op de EU-markt plaatst verantwoordelijk. In de praktijk definieert het ESG-team de regels en voert het supply chain-team ze uit. Beide teams moeten op één lijn zitten, maar de uiteindelijke aansprakelijkheid ligt bij de operator.

Hoe kunnen MKB's een vereenvoudigde stack opbouwen? 

MKB-operators hebben nog steeds volledige traceerbaarheid nodig en moeten DDS'en indienen. Kleinere bedrijven werken echter vaak met minder leveranciers en kunnen upstream DDS'en hergebruiken bij het kopen van reeds gedeclareerde goederen. MKB's moeten nog steeds controles integreren in inkoop, maar met een lichtere workflow en eenvoudigere tools.

Kunnen certificeringen de EUDR-stack vervangen? 

Nee. EUDR-richtlijnen verklaren dat operators due diligence moeten uitvoeren voordat ze relevante producten op de markt brengen of exporteren. Certificeringen kunnen echter EUDR due diligence ondersteunen door te worden gebruikt als een risicobeperkende maatregel, maar alleen als het specifieke risico duidelijk wordt begrepen.