Waarom is een EUDR-stack essentieel voor compliance?

Een EUDR-stack is essentieel om de complexe due diligence en datamanagement te automatiseren die nodig zijn om aan te tonen dat producten ontbossingsvrij en legaal zijn, zoals vereist voor compliance. Compliance betekent dat je een Due Diligence Statement (DDS) moet indienen voordat elke zending wordt verzonden. Door de goedkeuring van het voorgestelde EUDR-uitstel van de Europese Commissie, moeten grote en middelgrote bedrijven voldoen tegen 30 december 2025, en kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) tegen 30 juni 2026. De douane zal goederen zonder DDS blokkeren en boetes kunnen oplopen tot minimaal 4% van de totale omzet in de Unie.

EUDR combineert twee domeinen. Ten eerste vereist governance en rapportage (Artikel 12) dat bedrijven interne due-diligence systemen opzetten, risicodrempels definiëren en jaarlijkse rapporten over compliance publiceren. Ten tweede vereisen operationele controles (Artikelen 9–11) dat supply chains data verzamelen (GPS-coördinaten, grondvergunningen, enz.), risico's beoordelen en mitigatie toepassen voordat zendingen vertrekken. In de praktijk betekent dit dat ESG-teams het compliance framework moeten ontwerpen terwijl inkoop- en supply chain-teams de data verzamelen en controles uitvoeren. 

Omdat het zowel strategie als logistiek omvat, kan geen enkele afdeling “eigenaar” zijn van EUDR. ESG-teams missen de leveranciersnetwerken om ruwe data te verzamelen, terwijl operaties het governance mandaat missen om het te structureren en te rapporteren. Zonder een geïntegreerde workflow, een echte EUDR-stack,  lopen bedrijven het risico op geblokkeerde zendingen bij EU-douaneposten, financiële boetes, leveranciers die afhaken door herhaalde verzoeken en reputatieschade.

{{custom-cta}}‍

Wat zijn de kernlagen van een EUDR + ESG Workflow?

Een complete EUDR-stack heeft drie lagen:‍

Governance-laag (ESG): Hier wordt het due diligence systeem gebouwd. De rol van het ESG-team is om:

• De regelgeving te vertalen naar bedrijfsbeleid.
• De juridische vereisten van EUDR in kaart te brengen voor processen, inclusief het definiëren van wat “verwaarloosbaar risico” betekent voor hun bedrijf.

• Precies te bepalen welke leveranciersdata nodig is, bijvoorbeeld perceelcoördinaten en bewijs van legaliteit.
• Eventuele vereiste rapportages af te handelen, zoals de jaarlijkse due-diligence rapporten die operators moeten indienen voor niet-MKB.
  

Operationele laag (Supply Chain/Inkoop): Dit omvat het praktische werk met leveranciers. De rol van het supply chain/inkoopteam is om:

• De vereiste data te verzamelen voor elke zending, bijvoorbeeld GPS-plotten van waar de grondstof is verbouwd en kopieën van landgebruiksvergunningen.
• De risicoanalyse uit te voeren voor elke bestelling en, indien de regels dat vereisen, mitigatieacties te starten op basis van elke zending. 
• EUDR-controles te integreren in leverancierscontracten en screening, zodat leveranciers weten welke informatie vooraf moet worden verstrekt.
• Zorgen dat er een DDS in het EU TRACES-systeem is voordat de zending wordt uitgevoerd.
  

Integratielaag (Platform/Tech): Technologie en EUDR-implementatie gaan hand in hand omdat een succesvolle platformintegratie nauw moet samenwerken met je ERP-systemen. De rol van het technische team is om:

• Een goed compliance-instrument te produceren dat gedeelde workflows biedt waarbij leveranciersinputs (bijv. data uploads en documenten) automatisch worden opgenomen in ESG's risicobeoordelingen en rapportagesjablonen. 
• Een due diligence systeem te organiseren dat een goed geïntegreerd, vast onderdeel van het bedrijf is dat beter functioneert dan systemen die onafhankelijk opereren. 

Elke laag voedt de volgende. ESG bouwt het framework, supply chain vult het met echte data en het platform zorgt ervoor dat de stroom van de ene naar de andere soepel en controleerbaar verloopt. 

Wie is verantwoordelijk voor elk deel van compliance?

EUDR-compliance wordt gedeeld over teams, waarbij ESG verantwoordelijk is voor governance en rapportage, inkoop voor leveranciersbetrokkenheid en operationele uitvoering, juridisch voor interpretatie en verdediging, en IT voor dataintegratie en traceerbaarheidssystemen. 

• ESG-team: Ontwerp en onderhoud het due diligence-systeem. Dit omvat het koppelen van de wettelijke vereisten van EUDR aan bedrijfsprocessen, het definiëren van wat als "verwaarloosbaar risico" geldt, het coördineren van vereiste openbare rapportage (zoals het jaarlijkse DDS-rapport voor niet-MKB-operators) en het trainen van interne teams en leveranciers over hoe deze regels in de praktijk toe te passen.

• Supply chain (inkoop) team: Betrek leveranciers om de vereiste gegevens (geolocaties, juridische documenten, enz.) te verzamelen en risicobeperkende maatregelen uit te voeren op zendingen. In de praktijk is inkoop de operationele motor van EUDR-compliance, waarbij elke inkooporder wordt gekoppeld aan traceerbaarheidsgegevens en elke zending zijn DDS-referentie heeft voordat deze het magazijn verlaat.

• Juridisch team: Wordt geraadpleegd voor interpretatie en verdediging. Ze beoordelen de risicocriteria en compliance-beleid van het bedrijf om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de regelgeving. Wanneer complexe of dubbelzinnige situaties zich voordoen, kunnen juridische autoriteiten verantwoordelijkheden in grensgevallen definiëren en het ESG-team begeleiden bij het correct interpreteren van de wet. Als regelgevers aankloppen, zorgt juridisch ervoor dat de due diligence-methodologie verdedigbaar en audit-klaar is, waarbij wordt gevalideerd dat het EUDR-kader in de praktijk standhoudt.

• IT of datateam: Beheer technische integraties, onderhoud up-to-date rapporten en dashboards, en zorg voor soepele gegevensstromen over inkoop- en compliance-platforms. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van software om ervoor te zorgen dat elke inkooporder is gekoppeld aan oorsprong, leveranciersgegevens en due diligence-status. 

Het adopteren van een RACI-model (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) helpt overlap te voorkomen en eigenaarschap van EUDR-compliance in kaart te brengen. Elk team speelt een rol in de compliance-taken:

Door rollen duidelijk toe te wijzen binnen het RACI-raamwerk, vermijden bedrijven de veelvoorkomende valkuil van vingerwijzen, verduidelijken ze de verantwoordelijkheid en creëren ze een soepelere weg naar compliance.

Hoe vermijd ik dubbel werk bij CSRD en EcoVadis?

Je kunt dubbel werk bij CSRD en EcoVadis vermijden door EUDR-compliancegegevens te centraliseren in een verenigd systeem, formaten te standaardiseren en leveranciers due diligence en traceerbaarheidsbewijzen te hergebruiken om beide rapportagekaders consistent te voldoen. 

De EUDR sluit aan bij de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die bedrijven verplicht informatie over duurzaamheidskwesties openbaar te maken. Specifiek vereisen de Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) (ESRS E4-2, paragraaf 24(d)) dat bedrijven, indien relevant bevonden door de dubbele materialiteitsanalyse van het bedrijf, rapporteren over beleid om ontbossing aan te pakken. Door EUDR-compliancegegevens te integreren, kunnen bedrijven hun ontbossingsbeleid onderbouwen en naleving van zowel EUDR als CSRD aantonen. In de praktijk betekent dit dat EUDR due diligence-beleid en traceerbaarheidssystemen direct binnen CSRD-rapporten worden vermeld, waardoor openbaarmakingen consistent zijn over kaders heen en worden ondersteund door verifieerbare gegevens.

EUDR-compliancegegevens kunnen ook bewijs leveren voor de EcoVadis-vragenlijst. Het EcoVadis-beoordelingsplatform beoordeelt de duurzaamheidsprestaties van bedrijven en evalueert bedrijven op verschillende thema's, waaronder duurzaam inkopen. Bedrijven kunnen dit operationaliseren door leveranciers due diligence-controles uitgevoerd onder de EUDR direct te koppelen aan EcoVadis-beoordelingen, waarbij leveranciers traceerbaarheidsgegevens en risicoscreeningresultaten worden gebruikt als gedocumenteerd bewijs van duurzame inkooppraktijken.

Belangrijke strategieën:

• Centraliseren van gegevens via een verenigd compliance-systeem, zoals het Coolset-platform, zorgt ervoor dat zodra leveranciersgegevens zijn ingevoerd, deze naadloos kunnen worden geïntegreerd in verschillende openbaarmakingsdocumenten, inclusief die voor EUDR, CSRD of EcoVadis. Deze aanpak minimaliseert leveranciersmoeheid en zorgt ook voor consistentie over verschillende rapportagevereisten.
• Standaardiseren van gegevensformaten is even cruciaal. Door gemeenschappelijke eenheden en formaten af te dwingen tijdens gegevensinvoer, kunnen bedrijven de noodzaak van handmatige gegevensreiniging en conversie voorkomen bij het hergebruiken van informatie over verschillende rapporten. Vereis overal gemeenschappelijke eenheden en formaten. Een goed geconfigureerd systeem kan deze processen automatiseren, tijd besparen en het risico op fouten verminderen.
  

Door te focussen op gemeenschappelijke gegevens en processen, verminderen teams dubbel werk en voorkomen ze dat leveranciers gek worden. EU-richtlijnen zeggen dat de verifieerbare gegevens verzameld voor EUDR due diligence kunnen worden geïntegreerd in de vereiste CSRD-duurzaamheidsrapportage, waardoor een consistente en controleerbare sectie binnen het jaarverslag wordt gegarandeerd. Deze geïntegreerde aanpak transformeert compliance van een gefragmenteerde taak naar een gestroomlijnd proces, waardoor gegevensconsistentie, verifieerbaarheid en een betrouwbaarder verhaal voor alle belanghebbenden worden gegarandeerd.

Welke technische tools zijn nodig om compliance-workflows te ondersteunen?

Het bereiken van een end-to-end EUDR-compliance-workflow op schaal betekent het benutten van de volgende software en integraties:

• ERP en systeemconnectors: Het platform moet synchroniseren met je kernbedrijfssystemen (SAP, NetSuite, Dynamics, enz.). Dit zorgt ervoor dat wanneer een inkooporder wordt aangemaakt, details zoals leverancier, product, hoeveelheid en verzendgegevens automatisch in de due diligence-tool stromen.

• Leveranciersbetrokkenheid-workflows: De software moet gestructureerde verzoeken (voor geolocatie, oogstcertificaten, enz.) verzenden en bijhouden wie heeft gereageerd. Geautomatiseerde outreach naar leveranciers via herinneringen, foutvlaggen en leveranciers self-service portals kan de gegevensverzameling versnellen. Het doel is om spreadsheetchaos te elimineren. Een digitale workflow behandelt de honderden kleine taken die nodig zijn (gegevensuploads, versiebeheer, follow-ups).

• Traceerbaarheidsbeheer-tool: Creëert een continue "keten van bewaring" die elk product dat je verkoopt terugkoppelt naar het specifieke stuk land waar de grondstoffen vandaan komen. Dit proces is cruciaal voor EUDR-compliance omdat het de uitdaging aanpakt wanneer materialen uit verschillende bronnen fysiek worden gemengd, waardoor het moeilijk is om een individueel eenheid te traceren. Door een verifieerbaar digitaal record voor elk materiaal te creëren, behouden deze tools een duidelijke zichtlijn van het eindproduct naar de bron, wat cruciaal is voor due diligence en audits.

• Risicologicamotor: Een belangrijk kenmerk is ingebouwde ontbossings- en legaliteitsrisicobeoordeling. Het platform moet scoringsmodellen inbedden of ESG-teams toestaan deze te configureren (bijv. risicobenchmarks op landniveau, satellietbeeldcontroles). Naarmate gegevens binnenkomen, kan het systeem automatisch "niet-verwaarloosbare" risico's markeren of mitigatie voorstellen met behulp van satellietgegevens, landgerelateerde openbare gegevens en leveranciersinvoer.

• DDS-automatisering en TRACES-integratie: De uiteindelijke output is de officiële DDS voor elke zending. De tool moet de DDS automatisch genereren in het formaat dat door het EU TRACES-systeem wordt geaccepteerd. Dit verwijdert handmatig papierwerk: zodra alle vereiste gegevens in het systeem zijn bevestigd, kan een klik de DDS produceren, compleet met referentienummer.

• Audittrail en rapportage: De software moet een volledig record bijhouden van elke stap – wie welk document heeft ingediend en wanneer, wijzigingen in risico-beslissingen en versies van elke DDS. Deze auditbaarheid is cruciaal voor inspecties. Het moet ook ondersteunen bij het exporteren van de gegevens voor rapporten (voor regelgevers of interne governance). Een gedeelde database zorgt ervoor dat bewijs koppelbaar is – bijvoorbeeld, elk DDS-record koppelt terug naar de originele leveranciersdocumenten en goedkeuringen.

Coolset's platform combineert deze functies, waardoor een enkel systeem ontstaat dat multi-framework compliance ondersteunt, zodat één dataset dient voor EUDR, CSRD, EcoVadis en CBAM-rapportage. 

Wat is het voordeel van nu een EUDR-stack organiseren?

Het bouwen van de EUDR-stack nu creëert een basis voor proactief supply chain management, snellere rapportagecycli en sterkere operationele veerkracht. Vroeg handelen levert concrete voordelen op:

• Voldoe aan compliance-deadlines: De klok tikt. De regelgeving treedt in werking op 30 december 2025 voor grotere bedrijven en 30 juni 2026 voor MKB's. Vroege adoptanten zullen ruim voor de handhaving klaar zijn.
• Voorkom geblokkeerde zendingen: Douaneautoriteiten zullen goederen niet vrijgeven zonder een geldige DDS. Bedrijven die op het laatste moment papieren achterna zitten, riskeren dat zendingen aan de grens worden vastgehouden. Een geïntegreerde stack zorgt ervoor dat elke zending op tijd zijn DDS krijgt.
• Verminder leveranciersmoeheid: Een verenigde workflow betekent dat leveranciers één set vragen krijgen, niet meerdere verzoeken van verschillende afdelingen of voor verschillende regelgevingen. Dit bouwt goodwill op en verbetert de gegevenskwaliteit.
• Versterk ESG-credibiliteit: Traceerbare supply chains zijn een marktdifferentiator. Vandaag de dag eisen investeerders transparantie: een recente enquête vond dat bijna driekwart van de investeerders supply chain governance als "zeer" of "extreem" belangrijk beoordeelt. Het aantonen van EUDR-compliance (met volledig gedocumenteerd due diligence-proces) signaleert sterk ESG-management en kan reputatie en beoordelingen verbeteren.

Het opzetten van een gedeeld EUDR-ESG-systeem nu betekent dat het toevoegen van nieuwe regelgeving later veel minder inspanning zal vergen. De databackbone die je bouwt, zal ook dienen voor aankomende regels. 

Bedrijven die vandaag investeren in de geïntegreerde EUDR-stack minimaliseren verstoringen en bouwen veerkracht op. Ze zullen soepel overgaan naar de nieuwe regels, boetes en vertragingen vermijden en beter gepositioneerd zijn om te reageren op toekomstige duurzaamheidsmandaten.

Neem contact op met ons team om onze EUDR-module in actie te zien.

FAQ – Een EUDR-stack bouwen

Wat is de EUDR-stack? 

Een gezamenlijke workflow waarin ESG-governance en supply chain-uitvoering zijn verenigd in een enkele compliance-backbone. Het betekent dat één systeem zowel de beleidskant (risicodefinities, rapportage) als de operationele kant (leveranciersgegevens, DDS-indieningen) afhandelt.

Overlapt EUDR-gegevens met CSRD of EcoVadis? 

Ja, maar de overlap is indirect. EUDR-gegevens kunnen CSRD-openbaarmakingen ondersteunen door beleid over ontbossing te onderbouwen (ESRS E4-2, paragraaf 24(d)) of EcoVadis-scores versterken door te dienen als bewijs onder het thema "Duurzaam inkopen".

Wie is verantwoordelijk als ESG en supply chain het oneens zijn? 

Juridisch blijft de operator (of grote handelaar) die producten op de EU-markt plaatst verantwoordelijk. In de praktijk definieert het ESG-team de regels en voert het supply chain-team deze uit. Beide teams moeten op één lijn zitten, maar de uiteindelijke aansprakelijkheid ligt bij de operator.

Hoe kunnen MKB's een vereenvoudigde stack bouwen? 

MKB-operators hebben nog steeds volledige traceerbaarheid nodig en moeten DDS's indienen. Echter, kleinere bedrijven werken vaak met minder leveranciers en kunnen upstream DDS's hergebruiken bij het kopen van reeds gedeclareerde goederen. MKB's moeten nog steeds controles integreren in inkoop, maar met een lichtere workflow en eenvoudigere tools.

Kunnen certificeringen de EUDR-stack vervangen? 

Nee. EUDR-richtlijnen verklaren dat operators due diligence moeten uitvoeren voordat relevante producten op de markt worden gebracht of geëxporteerd. Certificeringen kunnen echter EUDR due diligence ondersteunen door te worden gebruikt als een risicobeperkende maatregel, maar alleen als het specifieke risico duidelijk wordt begrepen.