{{omnibus}}

‍

Van spreadsheets naar softwareoplossing voor CSRD

De invoering van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een grote stap richting meer consistentie en transparantie in duurzaamheidsrapportage in Europa. Maar het brengt ook nieuwe uitdagingen voor bedrijven die nog steeds vertrouwen op ouderwetse methoden van gegevensbeheer.

Voor veel middelgrote bedrijven lijken Excel of Google Sheets de gemakkelijkste en meest vertrouwde optie voor CSRD-rapportage. Maar deze tools hebben aanzienlijke nadelen. Naarmate je duurzaamheidsdata complexer wordt en regelgeving meer nauwkeurigheid vereist, worden spreadsheets meer een last dan een oplossing. 

Lees verder om te ontdekken waarom spreadsheets tekortschieten voor CSRD-rapportage en hoe overstappen naar speciale software compliance eenvoudiger kan maken.

Waarom duurzaamheidsmanagers vastzitten in Excel voor CSRD-rapportage

Voor veel bedrijven zijn spreadsheets al lang het favoriete hulpmiddel voor duurzaamheidsrapportage. In feite blijkt uit een KPMG-enquête uit 2024 dat bijna de helft van de grote bedrijven er nog steeds op vertrouwt om milieu-, sociale en bestuursgegevens (ESG) te beheren. En het is makkelijk te begrijpen waarom. Ze zijn gratis, eenvoudig op te zetten en vereisen geen IT-goedkeuring.

Maar naarmate rapportage complexer wordt, merken deze bedrijven dat ze vastzitten in inefficiënte, foutgevoelige workflows. Uit een Deloitte-onderzoek blijkt dat 57% van de leidinggevenden gegevenskwaliteit als hun grootste ESG-rapportage-uitdaging noemt. Het is dus duidelijk dat traditionele tools niet langer voldoen aan de strenge openbaarmakingsvereisten van vandaag.

Hoe middelgrote bedrijven hier specifiek onder lijden

In tegenstelling tot grote bedrijven met toegewijde duurzaamheidsteams en geavanceerde software, vertrouwen middelgrote bedrijven vaak op kleinere teams met meerdere verantwoordelijkheden. Dit maakt spreadsheets aantrekkelijk op korte termijn, maar op de lange termijn veroorzaken ze meer problemen dan ze oplossen. Hier is waarom:

‍

1. Spreadsheets zijn gevoelig voor menselijke fouten

Een recente studie toonde aan dat 94% van de spreadsheets voor zakelijke beslissingen fouten bevatten, meestal door menselijke fouten. Een simpele typefout, verkeerde formule of opmaakprobleem kan emissiecijfers, financiële openbaarmakingen of belangrijke ESG-metrics vervormen, wat leidt tot nalevingsrisico's, boetes en verlies van investeerdersvertrouwen.

2. Versiebeheer en dataintegriteitsproblemen

Wanneer meerdere mensen dezelfde spreadsheet bewerken, kan data per ongeluk worden overschreven, gedupliceerd of verloren gaan. Zonder een gecentraliseerd systeem om bij te houden wie wat en wanneer heeft veranderd, kunnen teams moeite hebben om duurzaamheidsprestaties nauwkeurig te volgen.

3. Niet audit-klaar 

Onder de CSRD moeten bedrijven derdenverklaringen verkrijgen, en binnenkort ook redelijke zekerheid (een striktere auditnorm). Maar spreadsheets hebben geen ingebouwde audittrails, waardoor het moeilijk is om de nauwkeurigheid van duurzaamheidsgegevens te verifiëren. Dit dwingt teams om wijzigingen handmatig bij te houden, wat kostbare tijd verspilt en audits moeilijker maakt.

4. Beperkte automatisering

CSRD-rapportage omvat het verwerken van grote hoeveelheden duurzaamheidsdata, maar spreadsheets zijn niet gebouwd voor efficiëntie. Omdat elke gegevensinvoer, berekening en validatiestap handmatig is, wordt rapportage traag en tijdrovend. Naarmate deadlines naderen, raken teams bedolven onder saaie taken die geautomatiseerd kunnen worden.

5. Geen realtime integratie

Duurzaamheidsdata komt uit verschillende bronnen: financiën, HR, supply chain, enz. Maar spreadsheets kunnen niet in realtime met deze systemen synchroniseren. In feite heeft 60% van de financiële executives moeite met ESG-data verspreid over niet-verbonden applicaties. Dit dwingt teams om data handmatig te consolideren, wat inefficiënties en foutkansen vergroot.

6. Niet compatibel met XBRL & ESEF

CSRD-rapporten moeten worden ingediend in XBRL, een mens- en machinaal leesbaar formaat, via het European Single Electronic Format (ESEF). Dit maakt rapporten gemakkelijker te standaardiseren, valideren en vergelijken tussen bedrijven.

Omdat spreadsheets dit formaat niet van nature ondersteunen, moeten bedrijven add-ons of omwegen gebruiken om rapporten handmatig te converteren, wat nalevingsrisico's en kostbare handmatige correcties verhoogt.

7. Slechte samenwerking en workflowbeheer

CSRD-rapportage vereist input van meerdere teams, maar spreadsheets missen ingebouwde tools voor workflow-tracking, goedkeuringen, taaktoewijzingen of realtime updates. Het resultaat? Miscommunicatie, vertragingen en dubbel werk.

8. Beveiligings- en vertrouwelijkheidsrisico's

Spreadsheets kunnen gemakkelijk worden gedupliceerd, gemaild of lokaal opgeslagen, wat leidt tot datalekken en ongeautoriseerde toegang. Gevoelige ESG-gegevens kunnen worden gelekt of gemanipuleerd, waardoor bedrijven risico lopen op nalevingsschendingen en reputatieschade.

9. Moeite met grote datasets

Naarmate datasets groeien, hebben spreadsheets moeite om grote hoeveelheden informatie efficiënt te verwerken. Trage laadtijden, frequente crashes en formulefouten maken het moeilijk om gegevensnauwkeurigheid te behouden. Excel's rij- en kolomlimieten beperken verdere analyse, waardoor teams datasets in meerdere bestanden moeten opsplitsen, wat complexiteit en foutkansen vergroot.

10. Onvermogen om zich aan te passen aan veranderende ESG-eisen 

Spreadsheets missen de flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende regelgeving, nieuwe rapportagekaders en uitbreidende ESG-metrics. Naarmate bedrijven hun duurzaamheidsinspanningen opschalen, wordt het vertrouwen op spreadsheets onhoudbaar, wat leidt tot inefficiënties en nalevingsrisico's.

{{custom-cta}}

Van spreadsheets naar een softwareoplossing voor CSRD

Hoewel spreadsheets misschien een gemakkelijke manier lijken om duurzaamheidsdata te beheren, kunnen ze, zoals we zojuist hebben geleerd, snel een last worden. Overschakelen naar toegewijde CSRD-software stroomlijnt compliance, vermindert fouten en bespaart je team waardevolle tijd. Hier is hoe je de overstap maakt:

1. Het juiste software kiezen

Volgens Deloitte's 2024 Sustainability Action Report is 74% van de bedrijven van plan om binnen de komende 12 maanden te investeren in nieuwe technologie om hun ESG-onthullingsmogelijkheden te verbeteren. Dit maakt de keuze van de juiste CSRD-software nog belangrijker om concurrerend en compliant te blijven. 

Onze CSRD-software koopgids (2025) leidt je precies door hoe je de beste oplossing voor je bedrijf kiest. Hier is een momentopname van de belangrijkste factoren om te overwegen:

‍

2. Integreer je nieuwe CSRD-software met huidige systemen

Duurzaamheidsdata is verspreid over meerdere bronnen: energiemanagement, supply chain, reizen, logistiek, financiën en meer. Aangezien elk systeem verschillende metrics en formaten gebruikt, verhoogt het handmatig consolideren van deze informatie in spreadsheets het risico op fouten. 

Een goed CSRD-platform automatiseert dit proces door data direct uit je bestaande tools te halen. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar verbetert ook de nauwkeurigheid van alle duurzaamheidMKBtrics.

3. Zeg vaarwel tegen frustrerende, verwarrende, niet-nalevingsspreadsheets

Uiteindelijk zijn spreadsheets gewoon niet gebouwd voor CSRD-compliance. Versiebeheerproblemen, handmatige fouten en auditchallenges maken ze riskant voor duurzaamheidsrapportage.

Door over te schakelen naar een toegewijde oplossing, kun je handmatige gegevensinvoer elimineren en rapportagefouten verminderen, moeiteloos audit-klare rapporten genereren en tijd besparen met geautomatiseerde workflows en nalevingscontrole.

Waarom Coolset de beste keuze is voor middelgrote bedrijven voor CSRD-rapportage

Spreadsheets waren misschien een praktische oplossing in het verleden, maar ze zijn niet langer geschikt voor de huidige CSRD-rapportagebehoeften. Bedrijven die erop vertrouwen, lopen risico op fouten, inefficiënties, nalevingsfouten en auditproblemen.

Overschakelen naar Coolset voor CSRD-rapportage zorgt voor: 

• Tot 60% meer inzichten dan traditionele methoden
• Nauwkeurige en audit-klare data
• Geautomatiseerde workflows en nalevingscontroles
• Taak- en activiteitsbeheer
• Integratie met bestaande bedrijfssystemen
• XBRL- en ESEF-compatibiliteit
• Schaalbare en efficiënte ESG-rapportage

‍

Laat de rompslomp van spreadsheets achter je en upgrade vandaag nog naar slimmere duurzaamheidsrapportage. Vraag vandaag nog een gratis demo aan om te zien hoe Coolset je CSRD-rapportage kan stroomlijnen voordat het te laat is.

‍