{{updated}}

Met de deadlines voor de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) in zicht, moeten bedrijven snel leren hoe ze hun duurzaamheidsrapportage kunnen afstemmen op de nieuwe normen.

Hoewel het recente Omnibusvoorstel (feb 2025) de vereisten voor sommige bedrijven kan uitstellen en de rapportagedrempel kan verhogen naar 1.000 werknemers, is het voorstel nog niet definitief. Veel bedrijven vallen nog steeds binnen de reikwijdte en vrijwillige rapportage is - meer dan ooit - een strategische zet.

De Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) zijn de richtlijnen die onder de CSRD zijn ontwikkeld en die de rapportagevereisten voor bedrijven definiëren. Ze zijn ontworpen om te standaardiseren hoe bedrijven in de EU rapporteren over milieu-, sociale en governance-onderwerpen (ESG).

Het schrijven van een ESRS-duurzaamheidsverklaring is echter geen eenvoudige taak. Een ESRS-rapport vereist veel voorbereiding—meestal enkele maanden—vooral omdat er meerdere belanghebbenden bij betrokken zijn en er meer dan 1.100 datapunten mogelijk moeten worden bekendgemaakt.

In dit artikel lopen we precies door hoe je een ESRS-duurzaamheidsverklaring schrijft volgens de CSRD-normen. We laten ook zien hoe het gebruik van de juiste duurzaamheidsmanagementsoftware het proces kan versnellen.

Eerste stappen: scope, timing en dubbele materialiteitsbeoordeling

Om je ESRS-rapport te starten, is het cruciaal om duidelijke rapportagegrenzen, tijdshorizonnen vast te stellen en een dubbele materialiteitsbeoordeling (DMA) uit te voeren. Deze stappen zorgen ervoor dat je rapporten zich richten op wat het belangrijkst is voor je bedrijf en belanghebbenden.

1. Definieer de scope van je ESRS-rapport

De scope van je ESRS-rapport moet overeenkomen met de grenzen van je financiële overzichten, maar strekt zich ook uit tot je gehele op- en neerwaartse waardeketen. Dit betekent dat je informatie moet opnemen over de materiële effecten, risico's en kansen (IRO's) die verband houden met je leveranciers, distributeurs en klanten.

Als je niet alle gegevens kunt verkrijgen, kun je schattingen zoals sector gemiddelden of proxies gebruiken. Zorg er gewoon voor dat je je richt op de belangrijkste delen van je waardeketen die je bedrijf beïnvloeden.

Voor meer informatie, raadpleeg sectie 5 van het laatste ESRS-document.

2. Stel de tijdshorizonnen voor je ESRS-rapport vast

De rapportageperiode voor je ESRS-duurzaamheidsverklaring moet ook in lijn zijn met je financiële overzichten. Indien relevant, moet je verleden, heden en toekomstige gegevens koppelen om te laten zien hoe historische informatie toekomstige uitkomsten beïnvloedt.

Je moet gegevens vergelijken met een basisjaar, tenzij specifieke ESRS-regels anders aangeven. Je kunt ook mijlpalen opnemen die zijn bereikt tussen het basisjaar en de huidige rapportageperiode indien nuttig.

Bij het voorbereiden van je ESRS-rapport moet je drie tijdsintervallen behandelen:

• Korte termijn: Dezelfde rapportageperiode als financiële overzichten.
• Middellange termijn: Tot 5 jaar.
• Lange termijn: Meer dan 5 jaar.

Als industrienormen of specifieke ESRS-regels om andere tijdsbestekken vragen, moet je dienovereenkomstig aanpassen. Je kunt de lange termijn ook verder opsplitsen om je rapport te verduidelijken, of verschillende tijdsbestekken gebruiken als deze beter de dynamiek van je bedrijf weerspiegelen (vanwege cashflow, bedrijfscycli, etc.).

Voor meer informatie, raadpleeg sectie 6 van het ESRS-document.

3. Voer een dubbele materialiteitsbeoordeling uit 

Na het definiëren van de scope en tijdshorizonnen, is de volgende stap het uitvoeren van een DMA. Dit is een verplichte stap in het rapportageproces die je helpt te bepalen welke van de 10 ESRS thematische standaarden je in je rapport moet opnemen.

Een duurzaamheidsthema kan materieel zijn vanuit twee perspectieven:

• Impactmaterialiteit: Hoe je bedrijfsactiviteiten het milieu en de samenleving beïnvloeden.
• Financiële materialiteit: Hoe duurzaamheidsrisico's en kansen de financiële prestaties van je bedrijf beïnvloeden.

Het proces omvat het beoordelen van IRO's in je gehele waardeketen, met behulp van zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens. Bedrijven moeten interne en externe belanghebbenden betrekken om een volledig beeld te krijgen van hun ESG-impact en zowel korte- als langetermijneffecten in overweging nemen. 

De resultaten van deze beoordeling bepalen de focus van je duurzaamheidsrapportages.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat, onder de CSRD, je DMA-proces en de resultaten ervan onderworpen zullen zijn aan audits door derden. Dit betekent dat het essentieel is om alle aannames, stappen en eventuele drempels die tijdens je beoordeling zijn gebruikt, duidelijk te documenteren.

Voor meer gedetailleerde richtlijnen, bekijk ons artikel over dit onderwerp of download onze gratis gids om je door het proces te leiden. Je kunt ook secties 3–3.7 van het ESRS-document raadplegen voor meer informatie.

{{custom-cta}}

Volgende stap: Gap-analyse en gegevensverzameling

Na het bepalen van de scope en materiële kwesties, is de volgende fase ervoor zorgen dat je de juiste data hebt voor je ESRS-duurzaamheidsrapport. Dit houdt in dat je een gap-analyse uitvoert om ontbrekende data te identificeren en vervolgens de benodigde informatie over je materiële onderwerpen verzamelt.

4. Voer een gap-analyse uit

Een gap-analyse helpt je beoordelen of je bedrijf momenteel alle vereiste data verzamelt voor elk materieel duurzaamheidsonderwerp dat in je DMA is geïdentificeerd. Deze stap is cruciaal voor organisaties die nieuw zijn in duurzaamheidsrapportage of die overstappen van kaders zoals GRI of TCFD.

• Voor bedrijven met bestaande ESG-rapporten, bekijk je meest recente rapport en vergelijk het met de ESRS-rapportagevereisten om eventuele datagaten te ontdekken.
• Voor bedrijven die nieuw zijn in duurzaamheidsrapportage, neem contact op met relevante afdelingen om te achterhalen welke data wordt verzameld of gerapporteerd, zoals:
  • HR voor personeelsdata (bijv. diversiteit, verloopcijfers).
  • Operations voor milieudata (bijv. energieverbruik, afvalbeheer).
  • Finance voor financiële materialiteitsindicatoren.

Deze interne outreach zorgt ervoor dat alle benodigde afdelingen betrokken zijn bij het leveren van de relevante datapunten voor het rapport.

5. Verzamel data over materiële onderwerpen

Zodra de gap-analyse is voltooid, is de volgende stap het verzamelen van data over elk geïdentificeerd materieel onderwerp. De ESRS biedt specifieke instructies over hoe elk indicator moet worden gerapporteerd, wat zorgt voor vergelijkbaarheid tussen brancheën en perioden.

• Kwantitatieve data: Zorg ervoor dat je de benodigde metrics verzamelt (bijv. koolstofemissies, waterverbruik) en dat ze worden uitgesplitst waar nodig (bijv. per land of operatie).
• Kwalitatieve data: Verzamel informatie over het beleid, actieplannen en doelen van je bedrijf voor elk materieel issue.

Sommige data is mogelijk al beschikbaar, vooral in grotere organisaties met gevestigde systemen. Voor nieuwe of opkomende onderwerpen moeten bedrijven mogelijk nieuwe dataverzamelingsprocessen opzetten of bestaande verfijnen. Het implementeren van CSRD-compliance software zoals Coolset kan dit proces stroomlijnen en zorgen voor dataconsistentie tussen afdelingen.

Tot slot: Bereid en structureer je ESRS-rapport

Na het verzamelen van je data is het tijd om de data te organiseren voor elk geïdentificeerd materieel duurzaamheidsonderwerp.

6. Formatteer en structureer je rapport volgens ESRS-vereisten

De CSRD vereist dat bedrijven duurzaamheidsrapporten indienen in .XBRL, een formaat dat zowel voor mensen als machines leesbaar is. Bedrijven moeten XBRL’s taxonomie gebruiken om data van meer dan 1.000 datapunten digitaal te taggen. 

Je ESRS-duurzaamheidsverklaring moet een aparte sectie zijn binnen je managementrapport. Het moet worden georganiseerd in vier secties in de volgende volgorde:

1. Algemene informatie (ESRS 2) 
2. Milieu-informatie (ESRS E1-5)
3. Sociale informatie (ESRS S1-4)
4. Governance-informatie (ESRS G1)

In de milieu-informatie sectie moet je een sectie toevoegen over hoe je operaties in lijn zijn met de EU Taxonomy Regulation (Regulation 2020/852).

Als je bedrijf klimaatverandering (ESRS E1) niet materieel acht, moet je een gedetailleerde uitleg geven waarom dit het geval is. Deze uitleg moet uitgebreid en duidelijk gerechtvaardigd zijn, aangezien klimaatverandering als een cruciaal issue wordt beschouwd. Voor andere onderwerpen volstaat over het algemeen een korte verklaring.

Voor elk materieel onderwerp moet je de Minimum Disclosure Requirements (MDRs) opnemen naast de onderwerp-specifieke informatie. Als je bedrijf geen acties, doelen of beleid heeft met betrekking tot een onderwerp, moet je dat duidelijk vermelden.

ESRS 2: Algemene openbaarmakingen moeten worden gerapporteerd ongeacht de DMA. Voor ESRS E1-5, neem openbaarmakingen op over het proces dat is gebruikt om materiële IRO's te identificeren en te beoordelen.

De onderstaande tabel, zoals te vinden in Appendix F van het ESRS-document biedt een voorbeeldillustratie van hoe een ESRS-duurzaamheidsverklaring kan worden gestructureerd. Het gaat ervan uit dat biodiversiteit en ecosystemen, vervuiling en getroffen gemeenschappen niet materieel zijn.

Zorg ervoor dat het rapport voldoet aan kwalitatieve kenmerken

Je ESRS-rapport moet voldoen aan specifieke kwaliteitsnormen zoals beschreven in Appendix B van het ESRS-document. Deze normen zorgen ervoor dat de informatie zowel nuttig is voor belanghebbenden als voldoet aan de ESRS-normen:

• Relevantie: Neem alleen informatie op die belangrijk is voor het begrijpen van de duurzaamheids-IRO's van je bedrijf. Dit zorgt ervoor dat het rapport is gericht op materiële onderwerpen.
• Getrouwe weergave: De data en verklaringen in je rapport moeten nauwkeurig, compleet en vrij van materiële fouten zijn. Het moet de reële impact van je bedrijf duidelijk weerspiegelen.
• Vergelijkbaarheid: Informatie moet consistent worden gepresenteerd over tijd en verschillende rapportageperioden, zodat belanghebbenden gemakkelijk je duurzaamheidsresultaten kunnen vergelijken en evalueren.
• Verifieerbaarheid: De informatie in het rapport moet worden ondersteund door bewijs, zodat externe partijen de nauwkeurigheid van de data en claims kunnen verifiëren.
• Begrijpelijkheid: Zorg ervoor dat je rapport duidelijk en gemakkelijk te volgen is, zelfs voor mensen die geen experts zijn. Dit betekent het vermijden van onnodig jargon en het presenteren van informatie op een gestructureerde en logische manier.

Gebruik de juiste duurzaamheidsmanagementsoftware om tijd te besparen 

Zoals je kunt zien, is het opstellen van een ESRS-rapport een complex, meerstapsproces dat maanden van voorbereiding en input van meerdere belanghebbenden vereist. Met boetes voor niet-compliance die in Duitsland kunnen oplopen tot 10 miljoen euro, is het cruciaal om het goed te doen.

Daar kan de juiste software een wereld van verschil maken. 

Coolset’s duurzaamheidsmanagement- en compliance-software automatiseert het hele proces van het schrijven van je ESRS-duurzaamheidsverklaring.

Ons platform gebruikt vooraf gebouwde enquêtes om je door elke stap van de DMA te begeleiden, met de resultaten weergegeven op een gemakkelijk leesbare materialiteitsmatrix. Op basis van deze uitkomsten ontgrendelt de software alleen de relevante ESRS-openbaarmakingen, zodat je je kunt concentreren op wat essentieel is en geen tijd verspilt aan het verzamelen van onnodige data.

Geselecteerde voorgestelde antwoorden stroomlijnen verder het rapportageproces, en je kunt ook ondersteunend bewijs bijvoegen om je claims te onderbouwen. Zodra je rapport klaar is, kun je het exporteren in het .XBRL-formaat voor een soepele indiening.

Probeer Coolset zelf met onze zelfgeleide demo hieronder, of vraag een persoonlijke rondleiding aan met een van onze productexperts vandaag nog.

{{product-tour-injectable}}