Was ist eine Sorgfaltserklärung nach der EUDR?

Die Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die jeder Betreiber oder Händler gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) abgeben muss, bevor regulierte Waren auf dem EU-Markt platziert, verfügbar gemacht oder exportiert werden. Sie ist der offizielle Nachweis, dass alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen wurden und das Unternehmen hinter seiner compliance steht.

Durch die Abgabe einer DDS bestätigt ein Unternehmen, dass:

• Die Sorgfaltspflicht gemäß Artikel 9-11 der Verordnung erfüllt wurde.
• Das Risiko von Entwaldung, Waldschädigung oder Illegalität in der Lieferkette als nicht mehr als vernachlässigbar eingeschätzt wird.
• Der Betreiber oder Händler die volle rechtliche Verantwortung für die Genauigkeit der Bewertung und der auf dem Markt befindlichen Produkte übernimmt.

Mit anderen Worten: Die DDS ist der letzte Schritt des Sorgfaltspflichtprozesses. Ohne sie können Produkte, die unter die Verordnung fallen, nicht legal in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Sie dient sowohl als compliance-Schutz als auch als rechtliche Verpflichtung und ist eine der wichtigsten Pflichten für Unternehmen, die mit EUDR-regulierten Waren handeln.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Jede DDS muss spezifische Informationen enthalten, die gemäß Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115 erforderlich sind. Dies stellt sicher, dass Behörden Produkte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen und überprüfen können, dass keine Entwaldung oder Illegalität mit der Lieferkette verbunden ist.

Die DDS muss folgende Punkte abdecken:

• Produktinformationen: Harmonisiertes System (HS) oder Kombinierte Nomenklatur (CN) Codes sowie die gebräuchlichen und wissenschaftlichen Namen (optional und nur für Holz) der Ware oder des Produkts und die gehandelte Menge.
• Produktionsland: Das Land (oder die Länder), in dem die Ware angebaut, geerntet oder produziert wurde.
• Geolokalisierungsdaten: Exakte Koordinaten für alle Grundstücke, auf denen die Produktion stattfand:
  
  • Als Punktdaten, wenn das Grundstück kleiner als 4 Hektar ist.
  • Als Polygondaten, wenn das Grundstück 4 Hektar oder größer ist.
• Produktionsdaten: Der Ernte- oder Produktionszeitraum zur Überprüfung der Einhaltung des Stichtags.
• Kontaktdaten: Name und Kontaktdaten des Betreibers oder der nicht-SME-Händler.
• Referenznummer(n): Für Betreiber, die sich auf eine bestehende Sorgfaltserklärung beziehen, die Referenznummer(n) solcher Sorgfaltserklärungen.
  

All diese Informationen werden in einer einzigen digitalen Erklärung konsolidiert, die zur offiziellen DDS wird, die dem EU-System vorgelegt wird.

Wer ist für die Einreichung der DDS verantwortlich und wann?

Die Pflicht zur Einreichung einer DDS hängt von der Rolle des Unternehmens in der Lieferkette und seiner Größe ab:

• Betreiber (Importeure, Hersteller, Exporteure) müssen eine DDS einreichen, bevor sie Produkte auf dem EU-Markt platzieren oder exportieren.
• Nicht-SME-Händler werden als Betreiber behandelt und müssen daher eine DDS einreichen.
• SME-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen jedoch Aufzeichnungen der von ihren Lieferanten bereitgestellten DDS führen.

Derzeit verbindliche Fristen:

• Große und mittlere Unternehmen: 30. Dezember 2025
• SMEs: 30. Juni 2026 (sofern nicht verschoben)
  

In allen Fällen muss die DDS eingereicht werden, bevor das Produkt den EU-Markt betritt oder verlässt.

Wichtig:

Die Europäische Kommission hat im Oktober 2025 Änderungen der EUDR vorgeschlagen, die, falls angenommen, einige dieser Verpflichtungen ändern könnten - insbesondere für kleine und Mikro-Betreiber, die aus Ländern mit geringem Risiko beziehen. Während die Frist 30. Dezember 2025 für große und mittlere Unternehmen unverändert bleibt, beinhaltet der Vorschlag eine mögliche Verlängerung um 12 Monate für bestimmte SME-Betreiber bis zum 30. Dezember 2026. Diese Änderungen sind noch nicht genehmigt. Bis sie formell angenommen werden, bleiben die aktuellen Compliance-Fristen und DDS-Einreichungsanforderungen in Kraft. Für diejenigen, die an den neuesten vorgeschlagenen Änderungen der Rollen und Verantwortlichkeiten interessiert sind, verweisen wir auf dieses Dokument.

Wie reichen Unternehmen eine DDS praktisch ein?

Die Europäische Kommission verlangt die Einreichung der DDS über die TRACES-Plattform, das offizielle EU-Zertifizierungssystem.

Schritte:

1. Registrierung bei TRACES (Informationssystem für EUDR).
2. Eingabe von Versanddetails, HS/CN-Codes und Mengen.
3. Hochladen der Geolokalisierung.
4. Bestätigung des vernachlässigbaren Risikos.
5. Einreichung und Erhalt einer DDS-Referenznummer und einer Verifizierungsnummer.

Diese Referenznummer muss den Zollanmeldungen beigefügt und mit nachgelagerten Kunden geteilt werden.

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Was sind häufige Fehler bei der Vorbereitung einer DDS?

Unternehmen stoßen häufig auf Probleme bei der Vorbereitung ihrer DDS. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke, auf die man achten sollte:

• Unvollständige Geolokalisierungsdaten: Zum Beispiel fehlende oder ungenaue Polygondateien für Parzellen über 4 Hektar.
• Falsche HS-Codes: Falsche Produktcodes aus Anhang I, die zu falschen oder ungültigen Erklärungen führen können.
• Schlechte Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Keine Versionierung oder Aktualisierung von Dateien, was es schwierig macht, Änderungen nachzuverfolgen oder Compliance während Audits nachzuweisen.
• Späte Einreichung: Einreichung der DDS zu nah am Versand, was zu Zollverzögerungen oder vollständiger Ablehnung führen kann.

Das Vermeiden dieser Fehler erfordert einen strukturierten Compliance-Prozess mit auditfähiger Dokumentation in jedem Schritt.

Wie Coolset Unternehmen bei der Vorbereitung konformer DDS-Einreichungen unterstützt

Um die häufigen Fallstricke bei der Sorgfaltspflicht zu überwinden, verlassen sich viele Unternehmen nicht mehr auf manuelle Prozesse und setzen auf spezialisierte EUDR-Software. 

Die Coolset-Plattform ist darauf ausgelegt, die Vorbereitung der DDS sowohl schneller als auch zuverlässiger zu machen. Sie integriert Lieferantendaten wie Geokoordinaten, Rechtsdokumente und Produktionsaufzeichnungen in ein einziges System und überprüft automatisch auf Lücken oder Risiken, bevor eine Erklärung eingereicht wird.

Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder verstreute E-Mail-Verläufe zu verlassen, können Nachhaltigkeitsteams innerhalb einer Plattform arbeiten, die eine auditfähige DDS generiert, komplett mit Versionskontrolle, digitalen Signaturen und Integration mit TRACES, sodass die Einreichungen den EU-Formatanforderungen entsprechen. 

Aufzeichnungen werden fünf Jahre lang aufbewahrt, was den Unternehmen die Sicherheit gibt, dass sie jederzeit auf Inspektionen reagieren können.

Mit diesem strukturierten Ansatz verbringen Teams weniger Zeit damit, Informationen zu jagen, und mehr Zeit damit, sicherzustellen, dass ihre Produkte den Compliance-Standards entsprechen (ohne das Risiko von Versandverzögerungen oder blockierten Zollabfertigungen).

Laden Sie unseren Leitfaden zur Sorgfaltspflicht-Erklärung für Schritt-für-Schritt-Unterstützung herunter.

FAQ - Sorgfaltspflicht-Erklärung unter EUDR

Haben Sie noch Fragen dazu, wie die DDS in der Praxis funktioniert? Unten beantworten wir die häufigsten Punkte, die Unternehmen bei der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance ansprechen.

Was ist eine Sorgfaltspflicht-Erklärung unter der EUDR?

Eine Sorgfaltspflicht-Erklärung (DDS) ist die formelle rechtliche Erklärung, die gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115) erforderlich ist. Sie muss über das TRACES-System eingereicht werden, bevor regulierte Produkte auf dem EU-Markt platziert oder aus diesem exportiert werden können. 

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt das Unternehmen, dass die Waren entwaldungsfrei und legal produziert sind und dass das Risiko der Nichteinhaltung als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wurde.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Laut Anhang II der Verordnung muss eine DDS enthalten:

• Produktdetails, einschließlich HS/CN-Codes, wissenschaftlicher (optional und nur für Holz) und gebräuchlicher Namen sowie Mengen.
• Produktionsland und Geolokalisierungsdaten für alle Grundstücke, bereitgestellt als Punkt- oder Polygon-Daten je nach Größe.
• Nachweis, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht abgeholzt wurde.

Wer muss eine DDS einreichen?

Die Verpflichtung liegt bei Betreibern (Importeuren, Herstellern und Exporteuren) sowie bei Nicht-SME-Händlern, die gemäß der Verordnung als Betreiber behandelt werden. SME-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen jedoch in der Lage sein, auf Anfrage Referenzen zur von ihren vorgelagerten Lieferanten eingereichten DDS bereitzustellen.

Wichtig: Unter dem Vorschlag der Europäischen Kommission vom Oktober 2025 könnten einige kleine und Mikro-Betreiber, die ausschließlich aus Ländern mit geringem Risiko beziehen, für eine weitere Verzögerung ihrer DDS-Frist bis zum 30. Dezember 2026 in Frage kommen. Diese Änderung ist noch nicht in Kraft.

Wann muss die DDS eingereicht werden?

Die DDS muss eingereicht werden, bevor das Produkt auf dem EU-Markt platziert oder außerhalb davon exportiert wird. Die ersten Compliance-Fristen sind der 30. Dezember 2025 für große und mittlere Unternehmen und der 30. Juni 2026 für SMEs. Kleine und Mikro-Unternehmen könnten von einer verzögerten Compliance-Frist bis zum 30. Dezember 2026 profitieren.