Was ist eine Sorgfaltserklärung unter der EUDR?

Die Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die Betreiber oder Händler gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) abgeben müssen, bevor sie regulierte Waren auf den EU-Markt bringen, verfügbar machen oder exportieren. Sie ist der offizielle Nachweis, dass alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen wurden und das Unternehmen hinter seiner compliance steht.

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt ein Unternehmen, dass:

• Die Sorgfaltspflicht gemäß Artikel 9-11 der Verordnung erfüllt wurde.
• Das Risiko von Entwaldung, Walddegradation oder Illegalität in der Lieferkette als nicht mehr als vernachlässigbar eingeschätzt wird.
• Der Betreiber oder Händler die volle rechtliche Verantwortung für die Genauigkeit der Bewertung und der auf den Markt gebrachten Produkte übernimmt.

Mit anderen Worten, die DDS ist der letzte Schritt des Sorgfaltspflichtprozesses: Ohne sie können Produkte, die unter die Verordnung fallen, nicht legal in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Sie fungiert sowohl als compliance-Schutz als auch als rechtliche Verpflichtung und ist eine der wichtigsten Verpflichtungen für Unternehmen, die mit EUDR-regulierten Waren handeln.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Jede DDS muss spezifische Informationen gemäß Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115 enthalten. Dies stellt sicher, dass die Behörden Produkte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen und überprüfen können, dass keine Entwaldung oder Illegalität mit der Lieferkette verbunden ist.

Die DDS muss umfassen:

• Produktinformationen: Harmonisiertes System (HS) oder Kombinierte Nomenklatur (CN) Codes sowie die gebräuchlichen und wissenschaftlichen Namen (optional und nur für Holz) der Ware oder des Produkts und die gehandelte Menge.
• Produktionsland: Das Land (oder die Länder), in dem die Ware angebaut, geerntet oder produziert wurde.
• Geolokalisierungsdaten: Exakte Koordinaten für alle Grundstücke, auf denen die Produktion stattfand:
  
  • Als Punktdaten, wenn das Grundstück kleiner als 4 Hektar ist.
  • Als Polygondaten, wenn das Grundstück 4 Hektar oder größer ist.
• Produktionsdaten: Der Zeitraum der Ernte oder Produktion zur Überprüfung der Einhaltung des Stichtags.
• Kontaktdaten: Name und Kontaktdaten des Betreibers oder der Nicht-SME-Händler.
• Referenznummer(n): Für Betreiber, die auf eine bestehende Sorgfaltserklärung verweisen, die Referenznummer(n) solcher Sorgfaltserklärungen
  

All diese Informationen werden in einer einzigen digitalen Erklärung konsolidiert, die zur offiziellen DDS wird, die dem EU-System vorgelegt wird.

Wer ist verantwortlich für die Einreichung der DDS und wann?

Die Pflicht zur Einreichung einer DDS hängt von der Rolle des Unternehmens in der Lieferkette und seiner Größe ab:

• Betreiber (Importeure, Hersteller, Exporteure) müssen eine DDS einreichen, bevor sie Produkte auf dem EU-Markt platzieren oder exportieren.
• Nicht-SME-Händler werden als Betreiber behandelt und müssen daher eine DDS einreichen.
• SME-Händler sind von der Einreichung befreit, müssen jedoch die DDS ihrer Lieferanten dokumentieren.

Derzeit verbindliche Fristen:

• Große und mittlere Unternehmen: 30. Dezember 2025
• SMEs: 30. Juni 2026
  

Wichtig: Im November 2025 unterstützte das Europäische Parlament eine Verschiebung der EUDR-Fristen auf den 30. Dezember 2026 für große und mittlere Betreiber und den 30. Juni 2027 für kleine und Mikrobetreiber. Der Vorschlag entfernt auch die DDS-Pflichten für Nicht-SME-Händler und definiert die nachgelagerten Verantwortlichkeiten neu. Diese Updates sind noch nicht rechtsverbindlich. Die endgültige Bestätigung wird nach den Trilogverhandlungen erwartet. Bis dahin bleiben die aktuellen Fristen und Rollen in Kraft.

In allen Fällen muss die DDS eingereicht werden, bevor das Produkt den EU-Markt betritt oder verlässt.

Wie reichen Unternehmen eine DDS praktisch ein?

Die Europäische Kommission verlangt die Einreichung der DDS über die TRACES-Plattform, das offizielle EU-Zertifizierungssystem.

Schritte:

1. Registrierung bei TRACES (Informationssystem für EUDR).
2. Eingabe von Versanddetails, HS/CN-Codes und Mengen.
3. Hochladen der Geolokalisierung.
4. Bestätigung des vernachlässigbaren Risikos.
5. Einreichen und Erhalt einer DDS-Referenznummer und einer Verifizierungsnummer.

Diese Referenznummer muss an Zollanmeldungen angehängt und mit nachgelagerten Kunden geteilt werden.

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Was sind häufige Fehler bei der Vorbereitung einer DDS?

Unternehmen stoßen häufig auf Probleme bei der Vorbereitung ihrer DDS. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke:

• Unvollständige Geolokalisierungsdaten: Zum Beispiel fehlende oder ungenaue Polygondateien für Flächen über 4 Hektar.
• Falsche HS-Codes: Falsche Produktcodes aus Anhang I, die zu falschen oder ungültigen Erklärungen führen können.
• Schlechte Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Keine Versionierung oder Aktualisierung von Dateien, was es schwierig macht, Änderungen nachzuverfolgen oder Compliance während Audits nachzuweisen.
• Verspätete Einreichung: Einreichen der DDS zu nah am Versand, was zu Zollverzögerungen oder Ablehnung führen kann.

Diese Fehler zu vermeiden, erfordert einen strukturierten Compliance-Prozess mit auditfähiger Dokumentation in jedem Schritt.

Wie Coolset Unternehmen bei der Vorbereitung konformer DDS-Einreichungen unterstützt

Um die häufigen Fallstricke bei der Sorgfaltspflicht zu überwinden, wechseln viele Unternehmen von manuellen Prozessen zu dedizierter EUDR-Software. 

Coolsets Plattform ist darauf ausgelegt, die Vorbereitung der DDS sowohl schneller als auch zuverlässiger zu machen. Sie bringt Lieferantendaten, wie Geokoordinaten, Rechtsdokumente und Produktionsaufzeichnungen, in ein einziges System und überprüft automatisch auf Lücken oder Risiken, bevor eine Erklärung eingereicht wird.

Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder verstreute E-Mail-Verläufe zu verlassen, können Nachhaltigkeitsteams innerhalb einer Plattform arbeiten, die eine auditfähige DDS generiert, mit Versionskontrolle, digitalen Signaturen und Integration mit TRACES, sodass Einreichungen den EU-Formatanforderungen entsprechen. 

Aufzeichnungen werden fünf Jahre lang aufbewahrt, was Unternehmen die Sicherheit gibt, dass sie jederzeit auf Inspektionen reagieren können.

Mit diesem strukturierten Ansatz verbringen Teams weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit damit, sicherzustellen, dass ihre Produkte den Compliance-Standards entsprechen (ohne das Risiko von Versandverzögerungen oder blockierten Zollabfertigungen).

Laden Sie unseren Leitfaden zur Sorgfaltspflicht-Erklärung für Schritt-für-Schritt-Unterstützung herunter.

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FAQ - Sorgfaltspflicht-Erklärung unter EUDR

Haben Sie noch Fragen dazu, wie die DDS in der Praxis funktioniert? Unten beantworten wir die häufigsten Punkte, die Unternehmen bei der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance ansprechen.

Was ist eine Sorgfaltspflicht-Erklärung unter der EUDR?

Eine Sorgfaltspflicht-Erklärung (DDS) ist die formelle rechtliche Erklärung, die gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115) erforderlich ist. Sie muss über das TRACES-System eingereicht werden, bevor regulierte Produkte auf den EU-Markt gebracht oder von dort exportiert werden können. 

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt das Unternehmen, dass die Waren entwaldungsfrei und legal produziert sind und dass das Risiko der Nichteinhaltung als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wurde.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Gemäß Anhang II der Verordnung muss eine DDS enthalten:

• Produktdetails, einschließlich HS/CN-Codes, wissenschaftliche (optional und nur für Holz) und gebräuchliche Namen sowie Mengen.
• Produktionsland und Geolokalisierungsdaten für alle Grundstücke, bereitgestellt als Punkt- oder Polygon-Daten je nach Größe.
• Nachweis, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht abgeholzt wurde.

Wer muss eine DDS einreichen?

Unter der derzeit verbindlichen Verordnung fällt die Verpflichtung zur Einreichung der EUDR-Sorgfaltspflicht-Erklärung auf Betreiber (Importeure, Hersteller und Exporteure) sowie Nicht-SME-Händler, die als Betreiber unter der Verordnung behandelt werden.

Hinweis: Im November 2025 schlug das Europäische Parlament vor, die DDS-Pflichten für Nicht-SME-Händler zu entfernen und die Verantwortlichkeiten für nachgelagerte Akteure zu reduzieren. Nach diesem Vorschlag wären nur Betreiber, die Produkte auf den EU-Markt bringen, verpflichtet, eine DDS einzureichen. Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich. Eine endgültige Entscheidung wird nach den Trilogverhandlungen erwartet. Bis dahin bleiben die aktuellen Regeln und Verpflichtungen in Kraft.

Wann muss die DDS eingereicht werden?

Die DDS muss in TRACES eingereicht werden, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder von dort exportiert werden. Die aktuellen gesetzlichen Fristen sind der 30. Dezember 2025 (große/mittlere Unternehmen) und der 30. Juni 2026 (SMEs). Eine 12-monatige Verzögerung wurde vorgeschlagen, ist aber noch nicht gesetzlich. Bis zur Annahme bleiben die aktuellen Fristen in Kraft.