Was ist eine Sorgfaltserklärung gemäß EUDR?

Die Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die Betreiber oder Händler gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) abgeben müssen, bevor sie regulierte Waren auf dem EU-Markt bereitstellen oder exportieren. Sie dient als offizieller Nachweis, dass alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen wurden und das Unternehmen hinter seiner compliance steht.

Durch die Abgabe einer DDS bestätigt ein Unternehmen, dass:

• Die Sorgfaltspflicht gemäß Artikel 9-11 der Verordnung erfüllt wurde.
• Das Risiko von Entwaldung, Waldschädigung oder Illegalität in der Lieferkette als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wird.
• Der Betreiber oder Händler die volle rechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der Bewertung und der auf dem Markt bereitgestellten Produkte übernimmt.

Mit anderen Worten, die DDS ist der letzte Schritt des Sorgfaltspflichtprozesses: Ohne sie können Produkte, die unter die Verordnung fallen, nicht legal in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Sie fungiert sowohl als compliance-Schutz als auch als rechtliche Verpflichtung und ist damit eine der wichtigsten Verpflichtungen für Unternehmen, die mit EUDR-regulierten Waren handeln.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Jede DDS muss spezifische Informationen gemäß Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115 enthalten. Dies stellt sicher, dass die Behörden Produkte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen und überprüfen können, dass keine Entwaldung oder Illegalität mit der Lieferkette verbunden ist.

Die DDS muss umfassen:

• Produktinformationen: Harmonisiertes System (HS) oder Kombinierte Nomenklatur (CN) Codes sowie die gebräuchlichen und wissenschaftlichen Namen (optional und nur für Holz) der Ware oder des Produkts und die gehandelte Menge.
• Produktionsland: Das Land (oder die Länder), in dem die Ware angebaut, geerntet oder produziert wurde.
• Geolokalisierungsdaten: Exakte Koordinaten für alle Grundstücke, auf denen die Produktion stattfand:
  
  • Als Punktdaten, wenn das Grundstück kleiner als 4 Hektar ist.
  • Als Polygondaten, wenn das Grundstück 4 Hektar oder größer ist.
• Produktionsdaten: Der Zeitrahmen der Ernte oder Produktion zur Überprüfung der Einhaltung des Stichtags.
• Kontaktdaten: Name und Kontaktdaten des Betreibers oder nicht-SME-Händlers.
• Referenznummer(n): Für Betreiber, die sich auf eine bestehende Sorgfaltserklärung beziehen, die Referenznummer(n) dieser Sorgfaltserklärung(en)
  

All diese Informationen werden in einer einzigen digitalen Erklärung konsolidiert, die zur offiziellen DDS wird, die dem EU-System vorgelegt wird.

Wer ist verantwortlich für die Einreichung der DDS und wann?

Die Pflicht zur Einreichung einer Sorgfaltserklärung hängt von der Rolle und Größe des Unternehmens in der Lieferkette ab:

• Betreiber (Importeure, Hersteller, Exporteure) müssen eine Erklärung einreichen, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden.
• Nicht-SME-Händler werden wie Betreiber behandelt und müssen daher eine Erklärung abgeben.
• SME-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen jedoch die Erklärungen ihrer Lieferanten dokumentieren.

Derzeit verbindliche Fristen:

• Große und mittlere Unternehmen: 30. Dezember 2025
• SMEs: 30. Juni 2026
  

Wichtig: Im November 2025 unterstützte das Europäische Parlament eine Verschiebung der EUDR-Fristen auf den 30. Dezember 2026 für große und mittlere Betreiber und den 30. Juni 2027 für kleine und Mikrobetreiber. Der Vorschlag hebt auch die Verpflichtungen für nicht-SME-Händler auf und definiert die nachgelagerten Verantwortlichkeiten neu. Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich. Eine endgültige Bestätigung wird nach den Trilogverhandlungen erwartet. Bis dahin bleiben die aktuellen Fristen und Rollen in Kraft.

In jedem Fall muss die Erklärung eingereicht werden, bevor das Produkt den EU-Markt betritt oder verlässt.

Wie reichen Unternehmen eine Sorgfaltserklärung ein?

Die Europäische Kommission verlangt die Einreichung der Erklärung über die TRACES-Plattform, das offizielle EU-Zertifizierungssystem.

Schritte:

1. Registrierung bei TRACES (Informationssystem für EUDR).
2. Eingabe von Versanddetails, HS/CN-Codes und Mengen.
3. Hochladen der Geolokalisierung.
4. Bestätigung des vernachlässigbaren Risikos.
5. Einreichung und Erhalt einer Referenznummer und einer Bestätigungsnummer.

Diese Referenznummer muss an Zollanmeldungen angehängt und mit nachgelagerten Kunden geteilt werden.

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Was sind häufige Fehler bei der Vorbereitung einer Erklärung?

Unternehmen stoßen häufig auf Probleme bei der Vorbereitung ihrer Erklärung. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke:

• Unvollständige Geolokalisierungsdaten: Zum Beispiel fehlende oder ungenaue Polygondateien für Flächen über 4 Hektar.
• Falsche HS-Codes: Falsche Produktcodes aus Anhang I, die zu falschen oder ungültigen Erklärungen führen können.
• Schlechte Dokumentation: Keine Versionierung oder Aktualisierung von Dateien, was es schwierig macht, Änderungen nachzuverfolgen oder die Einhaltung während Audits nachzuweisen.
• Späte Einreichung: Zu nah am Versand eingereicht, was zu Zollverzögerungen oder Ablehnungen führen kann.

Diese Fehler zu vermeiden erfordert einen strukturierten Prozess mit auditfähiger Dokumentation in jedem Schritt.

Wie Coolset Unternehmen bei der Vorbereitung konformer Erklärungen unterstützt

Um die häufigen Fallstricke bei der Sorgfaltspflicht zu überwinden, wechseln viele Unternehmen von manuellen Prozessen zu dedizierter EUDR-Software. 

Coolsets Plattform ist darauf ausgelegt, die Vorbereitung der Erklärung sowohl schneller als auch zuverlässiger zu machen. Sie integriert Lieferantendaten, wie Geokoordinaten, rechtliche Dokumente und Produktionsaufzeichnungen, in ein System und überprüft automatisch auf Lücken oder Risiken, bevor eine Erklärung eingereicht wird.

Anstatt auf Tabellenkalkulationen oder verstreute E-Mail-Verläufe zu setzen, können Nachhaltigkeitsteams innerhalb einer Plattform arbeiten, die eine auditfähige Erklärung generiert, einschließlich Versionskontrolle, digitaler Signaturen und Integration mit TRACES, sodass die Einreichungen den EU-Formatanforderungen entsprechen. 

Aufzeichnungen werden fünf Jahre lang aufbewahrt, sodass Unternehmen sicher sein können, jederzeit auf Inspektionen reagieren zu können.

Mit diesem strukturierten Ansatz verbringen Teams weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit damit, sicherzustellen, dass ihre Produkte den Standards entsprechen (ohne das Risiko von Versandverzögerungen oder blockierten Zollabfertigungen).

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FAQ - Sorgfaltserklärung unter EUDR

Haben Sie noch Fragen dazu, wie die Erklärung in der Praxis funktioniert? Im Folgenden beantworten wir die häufigsten Punkte, die Unternehmen bei der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance ansprechen.

Was ist eine Sorgfaltserklärung unter der EUDR?

Eine Sorgfaltserklärung ist die formale rechtliche Erklärung, die gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115) erforderlich ist. Sie muss über das TRACES-System eingereicht werden, bevor regulierte Produkte auf den EU-Markt gebracht oder von dort exportiert werden können. 

Durch die Einreichung einer Erklärung bestätigt das Unternehmen, dass die Waren entwaldungsfrei und legal produziert sind und dass das Risiko der Nichteinhaltung als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wurde.

Welche Informationen muss eine Erklärung enthalten?

Laut Anhang II der Verordnung muss eine Erklärung folgende Informationen enthalten:

• Produktdetails, einschließlich HS/CN-Codes, wissenschaftlicher (optional und nur für Holz) und gebräuchlicher Namen sowie Mengen.
• Produktionsland und Geolokalisierungsdaten für alle Grundstücke, angegeben als Punkt- oder Polygon-Daten je nach Größe.
• Nachweis, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht entwaldet wurde.

Wer muss eine Erklärung einreichen?

Gemäß der derzeit verbindlichen Verordnung liegt die Verpflichtung zur Einreichung der EUDR-Sorgfaltserklärung bei Betreibern (Importeuren, Herstellern und Exporteuren) sowie bei nicht-SME-Händlern, die unter der Verordnung als Betreiber behandelt werden.

Hinweis: Im November 2025 schlug das Europäische Parlament vor, die Verpflichtungen für nicht-SME-Händler aufzuheben und die Verantwortlichkeiten für nachgelagerte Akteure zu reduzieren. Nach diesem Vorschlag müssten nur Betreiber, die Produkte auf den EU-Markt bringen, eine Erklärung einreichen. Diese Änderungen sind noch nicht rechtsverbindlich. Eine endgültige Entscheidung wird nach den Trilogverhandlungen erwartet. Bis dahin bleiben die aktuellen Regeln und Verpflichtungen in Kraft.

Wann muss die Erklärung eingereicht werden?

Die Erklärung muss in TRACES eingereicht werden, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder von dort exportiert werden. Die aktuellen gesetzlichen Fristen sind der 30. Dezember 2025 (große/mittlere Unternehmen) und der 30. Juni 2026 (SMEs). Eine 12-monatige Verzögerung wurde vorgeschlagen, ist aber noch nicht gesetzlich verankert. Bis zur Annahme bleiben die aktuellen Fristen in Kraft.