Was ist eine Sorgfaltserklärung unter der EUDR?

Die Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die jeder Betreiber oder Händler gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) einreichen muss, bevor regulierte Waren auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder exportiert werden. Sie ist der offizielle Nachweis, dass alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen sind und das Unternehmen hinter seiner compliance steht.

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt ein Unternehmen, dass:

• Die Sorgfaltspflicht gemäß Artikel 9–11 der Verordnung erfüllt wurde.
• Das Risiko von Entwaldung, Waldschädigung oder Illegalität in der Lieferkette als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wird.
• Der Betreiber oder Händler die volle rechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der Bewertung und der in Verkehr gebrachten Produkte übernimmt.

Mit anderen Worten, die DDS ist der letzte Schritt des Sorgfaltspflichtprozesses: Ohne sie dürfen Produkte, die unter die Verordnung fallen, nicht legal in den EU-Markt ein- oder ausgeführt werden. Sie fungiert sowohl als compliance-Schutz als auch als rechtliche Verpflichtung und ist eine der wichtigsten Anforderungen für Unternehmen, die mit EUDR-regulierten Waren handeln.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Jede DDS muss spezifische Informationen gemäß Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115 enthalten. Dies stellt sicher, dass die Behörden Produkte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen und überprüfen können, dass keine Entwaldung oder Illegalität mit der Lieferkette verbunden ist.

Die DDS muss umfassen:

• Produktinformationen: Harmonisiertes System (HS) oder Kombinierte Nomenklatur (CN) Codes sowie die gebräuchlichen und wissenschaftlichen Namen (optional und nur für Holz) der Ware oder des Produkts und die gehandelte Menge.
• Produktionsland: Das Land (oder die Länder), in dem die Ware angebaut, geerntet oder produziert wurde.
• Geolokalisierungsdaten: Exakte Koordinaten für alle Grundstücke, auf denen die Produktion stattfand:
  
  • Als Punktdaten, wenn das Grundstück kleiner als 4 Hektar ist.
  • Als Polygon-Daten, wenn das Grundstück 4 Hektar oder größer ist.
• Produktionsdaten: Der Ernte- oder Produktionszeitraum zur Überprüfung der Einhaltung des Stichtags.
• Kontaktdaten: Name und Kontaktdaten des Betreibers oder der Nicht-SME-Händler.
• Referenznummer(n): Für Betreiber, die auf eine bestehende Sorgfaltserklärung verweisen, die Referenznummer(n) dieser Sorgfaltserklärung(en)
  

Alle diese Informationen werden in einer einzigen digitalen Erklärung konsolidiert, die zur offiziellen DDS wird, die im EU-System eingereicht wird.

Wer ist für die Einreichung der DDS verantwortlich und wann?

Die Pflicht zur Einreichung einer DDS hängt von der Rolle des Unternehmens in der Lieferkette und seiner Größe ab:

• Betreiber (Importeure, Hersteller, Exporteure) müssen eine DDS einreichen, bevor sie Produkte auf dem EU-Markt platzieren oder exportieren.
• Nicht-KMU-Händler werden wie Betreiber behandelt und müssen daher eine DDS einreichen.
• KMU-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen jedoch die DDS ihrer Lieferanten dokumentieren.

Compliance-Deadlines:

• Große und mittelständische Unternehmen: 30. Dezember 2025
• KMUs: 30. Juni 2026
  

In allen Fällen muss die DDS eingereicht werden, bevor das Produkt den EU-Markt betritt oder verlässt.

Wie reichen Unternehmen eine DDS praktisch ein?

Die Europäische Kommission verlangt die Einreichung der DDS über die TRACES-Plattform, das offizielle EU-Zertifizierungssystem.

Schritte:

1. Registrierung bei TRACES (Informationssystem für EUDR).
2. Eingabe von Versanddetails, HS/CN-Codes und Mengen.
3. Hochladen der Geolokalisierung.
4. Bestätigung des vernachlässigbaren Risikos.
5. Einreichen und Erhalt einer DDS-Referenznummer und einer Verifizierungsnummer.

Diese Referenznummer muss an Zollanmeldungen angehängt und mit nachgelagerten Kunden geteilt werden.

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Welche häufigen Fehler gibt es bei der Vorbereitung einer DDS?

Unternehmen stoßen häufig auf Probleme bei der Vorbereitung ihrer DDS. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke, die es zu beachten gilt:

• Unvollständige Geolokalisierungsdaten: Zum Beispiel fehlende oder ungenaue Polygon-Dateien für Flächen über 4 Hektar.
• Falsche HS-Codes: Falsche Produktcodes aus Anhang I, die zu falschen oder ungültigen Erklärungen führen können.
• Schlechte Aufbewahrung von Unterlagen: Keine Versionierung oder Aktualisierung von Dateien, was es schwierig macht, Änderungen nachzuverfolgen oder Compliance während Audits nachzuweisen.
• Späte Einreichung: Einreichung der DDS zu nah am Versand, was zu Zollverzögerungen oder Ablehnung führen kann.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist ein strukturierter Compliance-Prozess mit auditfähiger Dokumentation in jedem Schritt erforderlich.

Wie Coolset Unternehmen bei der Vorbereitung konformer DDS-Einreichungen unterstützt

Um die häufigen Fallstricke bei der Sorgfaltspflicht zu überwinden, wechseln viele Unternehmen von manuellen Prozessen zu spezialisierter EUDR-Software. 

Die Coolset-Plattform ist darauf ausgelegt, die Vorbereitung der DDS sowohl schneller als auch zuverlässiger zu machen. Sie integriert Lieferantendaten wie Geokoordinaten, Rechtsdokumente und Produktionsnachweise in ein einziges System und überprüft automatisch auf Lücken oder Risiken, bevor eine Erklärung eingereicht wird.

Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder verstreute E-Mail-Verläufe zu verlassen, können Nachhaltigkeitsteams innerhalb einer Plattform arbeiten, die eine auditfähige DDS generiert, komplett mit Versionskontrolle, digitalen Signaturen und Integration mit TRACES, sodass die Einreichungen den EU-Formatanforderungen entsprechen. 

Aufzeichnungen werden fünf Jahre lang aufbewahrt, was den Unternehmen das Vertrauen gibt, dass sie jederzeit auf Inspektionen reagieren können.

Mit diesem strukturierten Ansatz verbringen Teams weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit damit, sicherzustellen, dass ihre Produkte die Compliance-Standards erfüllen (ohne das Risiko von Versandverzögerungen oder blockierten Zollabfertigungen).

Laden Sie unseren Leitfaden zur Sorgfaltserklärung herunter, um Schritt-für-Schritt-Unterstützung zu erhalten.

FAQ – Sorgfaltserklärung unter EUDR

Haben Sie noch Fragen dazu, wie die DDS in der Praxis funktioniert? Im Folgenden beantworten wir die häufigsten Punkte, die Unternehmen bei der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance ansprechen.

Was ist eine Sorgfaltserklärung unter der EUDR?

Eine Sorgfaltserklärung (DDS) ist die formale rechtliche Erklärung, die gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115) erforderlich ist. Sie muss über das TRACES-System eingereicht werden, bevor regulierte Produkte auf dem EU-Markt platziert oder von diesem exportiert werden können. 

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt das Unternehmen, dass die Waren entwaldungsfrei und legal produziert sind und dass das Risiko der Nichteinhaltung als nicht mehr als vernachlässigbar eingeschätzt wurde.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Gemäß Anhang II der Verordnung muss eine DDS enthalten:

• Produktdetails, einschließlich HS/CN-Codes, wissenschaftlicher (optional und nur für Holz) und gebräuchlicher Namen sowie Mengen.
• Produktionsland und Geolokalisierungsdaten für alle Grundstücke, bereitgestellt als Punkt- oder Polygon-Daten je nach Größe.
• Nachweis, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht entwaldet wurde.

Wer muss eine DDS einreichen?

Die Verpflichtung liegt bei Betreibern (Importeuren, Herstellern und Exporteuren) sowie Nicht-KMU-Händlern, die gemäß der Verordnung als Betreiber behandelt werden. KMU-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen jedoch in der Lage sein, auf Anfrage Referenzen zur DDS ihrer vorgelagerten Lieferanten bereitzustellen.

Wann muss die DDS eingereicht werden?

Die DDS muss eingereicht werden, bevor das Produkt auf dem EU-Markt platziert oder außerhalb davon exportiert wird. Die ersten Compliance-Deadlines sind der 30. Dezember 2025 für große und mittelständische Unternehmen und der 30. Juni 2026 für KMUs.

Können KMUs die Einreichung einer DDS vermeiden?

Ja. KMU-Händler sind nicht verpflichtet, ihre eigene DDS über TRACES einzureichen. Sie müssen jedoch die DDS-Referenznummern ihrer Lieferanten (oder gleichwertige Verifizierungsinformationen) sammeln und die Lieferantendetails mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, um sie den Behörden auf Anfrage bereitzustellen.

Für KMU-Betreiber (die Produkte auf dem EU-Markt importieren oder platzieren) muss die Sorgfaltspflicht erfüllt und eine DDS über TRACES eingereicht werden, es sei denn, es existiert bereits eine vorgelagerte DDS. In diesem Fall können sie sich auf die bestehende DDS-Referenz stützen, anstatt eine neue einzureichen.