Was ist eine Sorgfaltspflichtenerklärung unter der EUDR?

Die Sorgfaltspflichtenerklärung (DDS) ist die formelle Erklärung, die jeder Betreiber oder Händler gemäß der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) einreichen muss, bevor regulierte Waren auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht, verfügbar gemacht oder exportiert werden. Sie ist der offizielle Nachweis, dass alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen sind und das Unternehmen hinter seiner Compliance steht.

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt ein Unternehmen, dass:

• Die Sorgfaltspflicht gemäß Artikel 9–11 der Verordnung durchgeführt wurde.
• Das Risiko von Entwaldung, Waldschädigung oder Illegalität in der Lieferkette als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wird.
• Der Betreiber oder Händler die volle rechtliche Verantwortung für die Genauigkeit der Bewertung und der auf dem Markt befindlichen Produkte übernimmt.

Mit anderen Worten, die DDS ist der letzte Schritt des Sorgfaltspflichtprozesses: Ohne sie können Produkte, die unter die Verordnung fallen, nicht legal in den oder aus dem EU-Markt gelangen. Sie dient sowohl als Compliance-Schutz als auch als rechtliche Verpflichtung und ist damit eine der wichtigsten Verpflichtungen für Unternehmen, die mit EUDR-regulierten Waren handeln.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Jede DDS muss spezifische Informationen gemäß Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115 enthalten. Dies stellt sicher, dass die Behörden Produkte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen und überprüfen können, dass keine Entwaldung oder Illegalität mit der Lieferkette verbunden ist.

Die DDS muss umfassen:

• Produktinformationen: Harmonisiertes System (HS) oder Kombinierte Nomenklatur (CN) Codes, sowie die gebräuchlichen und wissenschaftlichen Namen (optional und nur für Holz) der Ware oder des Produkts und die gehandelte Menge.
• Produktionsland: Das Land (oder die Länder), in dem die Ware angebaut, geerntet oder produziert wurde.
• Geolokalisierungsdaten: Exakte Koordinaten für alle Grundstücke, auf denen die Produktion stattfand:
  
  • Als Punktdaten, wenn das Grundstück kleiner als 4 Hektar ist.
  • Als Polygondaten, wenn das Grundstück 4 Hektar oder größer ist.
• Produktionsdaten: Der Ernte- oder Produktionszeitraum, um die Einhaltung des Stichtags zu überprüfen.
• Kontaktdaten: Name und Kontaktdaten des Betreibers oder Nicht-SME-Händlers.
• Referenznummer(n): Für Betreiber, die sich auf eine bestehende Sorgfaltspflichtenerklärung beziehen, die Referenznummer(n) solcher Sorgfaltspflichtenerklärungen
  

All diese Informationen werden in einer einzigen digitalen Erklärung konsolidiert, die zur offiziellen DDS wird, die im EU-System eingereicht wird.

Wer ist verantwortlich für die Einreichung der DDS und wann?

Die Pflicht zur Einreichung einer DDS hängt von der Rolle und Größe des Unternehmens in der Lieferkette ab:

• Betreiber (Importeure, Hersteller, Exporteure) müssen eine DDS einreichen, bevor Produkte auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden.
• Nicht-SME-Händler werden als Betreiber behandelt und müssen daher eine DDS einreichen.
• SME-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen aber die DDS ihrer Lieferanten dokumentieren.

Compliance-Deadlines:

• Große und mittlere Unternehmen: 30. Dezember 2025
• SMEs: 30. Juni 2026
  

In allen Fällen muss die DDS eingereicht werden, bevor das Produkt in den oder aus dem EU-Markt gelangt.

Wie reichen Unternehmen eine DDS praktisch ein?

Die Europäische Kommission verlangt die Einreichung der DDS über die TRACES-Plattform, das offizielle EU-Zertifizierungssystem.

Schritte:

1. Registrierung bei TRACES (Informationssystem für EUDR).
2. Eingabe von Versanddetails, HS/CN-Codes und Mengen.
3. Hochladen der Geolokalisierung.
4. Bestätigung des vernachlässigbaren Risikos.
5. Einreichen und Erhalt einer DDS-Referenznummer und einer Verifizierungsnummer.

Diese Referenznummer muss an Zollanmeldungen angehängt und mit nachgelagerten Kunden geteilt werden.

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Was sind häufige Fehler bei der Vorbereitung einer DDS?

Unternehmen stoßen häufig auf Probleme bei der Vorbereitung ihrer DDS. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke, die zu beachten sind:

• Unvollständige Geolokalisierungsdaten: Zum Beispiel fehlende oder ungenaue Polygondateien für Parzellen über 4 Hektar.
• Falsche HS-Codes: Falsche Produktcodes aus Anhang I, die zu falschen oder ungültigen Erklärungen führen können.
• Schlechte Aufbewahrung von Unterlagen: Keine Versionierung oder Aktualisierung von Dateien, was es schwierig macht, Änderungen nachzuverfolgen oder Compliance während Audits nachzuweisen.
• Späte Einreichung: Einreichung der DDS zu nah am Versand, was zu Zollverzögerungen oder Ablehnungen führen kann.

Diese Fehler zu vermeiden erfordert einen strukturierten Compliance-Prozess mit auditfähiger Dokumentation in jedem Schritt.

Wie Coolset Unternehmen bei der Vorbereitung konformer DDS-Einreichungen unterstützt

Um die häufigen Fallstricke bei der Sorgfaltspflicht zu überwinden, verlassen sich viele Unternehmen auf dedizierte EUDR-Software anstelle manueller Prozesse. 

Coolsets Plattform ist darauf ausgelegt, die DDS-Vorbereitung sowohl schneller als auch zuverlässiger zu machen. Sie integriert Lieferantendaten wie Geokoordinaten, Rechtsdokumente und Produktionsunterlagen in ein einziges System und überprüft automatisch auf Lücken oder Risiken, bevor eine Erklärung eingereicht wird.

Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder verstreute E-Mail-Verläufe zu verlassen, können Nachhaltigkeitsteams innerhalb einer Plattform arbeiten, die eine auditfähige DDS generiert, komplett mit Versionskontrolle, digitalen Signaturen und Integration mit TRACES, sodass Einreichungen den EU-Formatanforderungen entsprechen. 

Unterlagen werden fünf Jahre lang aufbewahrt, was Unternehmen die Sicherheit gibt, jederzeit auf Inspektionen reagieren zu können.

Mit diesem strukturierten Ansatz verbringen Teams weniger Zeit mit der Informationsbeschaffung und mehr Zeit damit, sicherzustellen, dass ihre Produkte die Compliance-Standards erfüllen (ohne Risiko von Versandverzögerungen oder blockierten Zollabfertigungen).

Laden Sie unseren Leitfaden zur Sorgfaltspflicht-Erklärung für schrittweise Unterstützung herunter.

FAQ – Sorgfaltspflicht-Erklärung unter EUDR

Haben Sie noch Fragen dazu, wie die DDS in der Praxis funktioniert? Im Folgenden beantworten wir die häufigsten Punkte, die Unternehmen bei der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance ansprechen.

Was ist eine Sorgfaltspflicht-Erklärung unter der EUDR?

Eine Sorgfaltspflicht-Erklärung (DDS) ist die formelle rechtliche Erklärung, die unter der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115) erforderlich ist. Sie muss über das TRACES-System eingereicht werden, bevor regulierte Produkte auf den EU-Markt gebracht oder aus diesem exportiert werden können. 

Durch die Einreichung einer DDS bestätigt das Unternehmen, dass die Waren entwaldungsfrei, legal produziert sind und das Risiko der Nichteinhaltung als nicht mehr als vernachlässigbar bewertet wurde.

Welche Informationen muss eine DDS enthalten?

Laut Anhang II der Verordnung muss eine DDS enthalten:

• Produktdetails, einschließlich HS/CN-Codes, wissenschaftliche (optional und nur für Holz) und gebräuchliche Namen sowie Mengen.
• Produktionsland und Geolokalisierungsdaten für alle Grundstücke, bereitgestellt als Punkt- oder Polygondaten, abhängig von der Größe.
• Nachweis, dass das Land nach dem 31. Dezember 2020 nicht abgeholzt wurde.

Wer muss eine DDS einreichen?

Die Verpflichtung liegt bei Betreibern (Importeuren, Herstellern und Exporteuren) sowie bei nicht-SME-Händlern, die unter der Verordnung als Betreiber behandelt werden. SME-Händler sind von der eigenen Einreichung befreit, müssen jedoch in der Lage sein, auf Anfrage der Behörden auf die von ihren vorgelagerten Lieferanten eingereichten DDS zu verweisen.

Wann muss die DDS eingereicht werden?

Die DDS muss eingereicht werden, bevor das Produkt auf den EU-Markt gebracht oder aus diesem exportiert wird. Die ersten Compliance-Deadlines sind der 30. Dezember 2025 für große und mittlere Unternehmen und der 30. Juni 2026 für SMEs.

Können SMEs die Einreichung einer DDS vermeiden?

Ja. SME-Händler sind nicht verpflichtet, ihre eigene DDS über TRACES einzureichen. Sie müssen jedoch die DDS-Referenznummern ihrer Lieferanten (oder gleichwertige Verifizierungsinformationen) sammeln und Lieferantendetails mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, um sie auf Anfrage den Behörden zur Verfügung zu stellen.

Für SME-Betreiber (die Produkte in die EU importieren oder auf den Markt bringen) muss die Sorgfaltspflicht durchgeführt und eine DDS über TRACES eingereicht werden, es sei denn, es existiert bereits eine vorgelagerte DDS. In diesem Fall können sie sich auf die bestehende DDS-Referenz stützen, anstatt eine neue einzureichen.