Einführung in die EUDR-Compliance-Zeitpläne: Was zu tun ist und wann

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) folgt einem festen Zeitplan – wer nicht rechtzeitig vorbereitet ist, riskiert kostspielige Unterbrechungen. Große und mittlere Unternehmen müssen die Anforderungen bis zum 30. Dezember 2025 erfüllen, während kleine und Kleinstunternehmen gemäß dem aktuellen EU-Vorschlag bis zum 30. Dezember 2026 Zeit haben. Diese gestaffelten Fristen bieten eine Übergangsphase, die jedoch schnell verstreichen kann.

Eine strukturierte Vorbereitung in klar definierten Phasen hilft sicherzustellen, dass nichts auf den letzten Drücker erledigt werden muss. EUDR-Compliance lässt sich nicht in einem einzigen Schritt umsetzen; sie erfordert die Integration neuer Arbeitsabläufe, die Kontaktaufnahme mit Lieferanten und die Sammlung von Informationen. Wer die Fristen versäumt, riskiert Lieferstopps, Bußgelder oder einen hektischen Nachholbedarf unter Druck.

Die EU hat bereits eine zusätzliche 12-monatige Einführungsphase gewährt, da viele Unternehmen bis 2024 noch nicht bereit waren. Die Europäische Kommission bezeichnete diese Zeit als "wertvolles Fenster" zur Stärkung der Vorbereitung. Darüber hinaus schlug die Europäische Kommission am 21. Oktober 2025 einen gestuften Durchsetzungsplan vor, der die Frist vom 30. Dezember 2025 für große und mittlere Betreiber beibehält, für kleine und Kleinstbetreiber jedoch bis zum 30. Dezember 2026 verlängert. Dieser Vorschlag wird derzeit geprüft und ist noch nicht rechtlich verbindlich.

Was sind die EUDR-Fristen?

Die wichtigsten EUDR-Durchsetzungstermine sind wie folgt:

Was ist die Übergangsfrist aus dem aktuellen EUDR-Vorschlag?

Im Vorschlag vom Oktober 2025 führte die Europäische Kommission eine sechsmonatige Übergangsfrist für große und mittlere Betreiber von Januar bis Juni 2026 ein.

In dieser Phase sollen die zuständigen Behörden Orientierung und Unterstützung gegenüber Sanktionen priorisieren, um Unternehmen Zeit zur Anpassung ihrer Systeme zu geben.

Dies ist jedoch keine Verschiebung: Alle Sorgfaltspflichten, Rückverfolgbarkeits- und Meldepflichten gelten ab dem 30. Dezember 2025 für große und mittlere Betreiber unverändert. Die Übergangsfrist mildert lediglich die frühe Durchsetzung, während die vollständige Compliance weiterhin verpflichtend bleibt.

Was sollten Unternehmen in Q3-4 2025 für die EUDR tun?

Für große und mittlere Unternehmen mit einer Frist im Dezember 2025 ist die zweite Jahreshälfte 2025 die entscheidende Phase. Im dritten Quartal sollte die Umsetzung bereits weit fortgeschritten sein. Im vierten Quartal sollte alles bereitstehen, damit der Betrieb zum Dezember-Termin aufgenommen werden kann. Hier ist ein Aktionsplan für das zweite Halbjahr 2025:

Lieferanten einbinden und onboarden (August - September 2025)

Fehlen noch Lieferantendaten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diese Lücken zu schließen. Wenden Sie sich an vorgelagerte Akteure wie Landwirte, Produzenten und Händler, und erläutern Sie klar, welche Daten benötigt werden, etwa GPS-Koordinaten von Farmen, Nachweise zur Legalität von Grundstücken und weitere Herkunftsinformationen. Die erforderlichen Informationen variieren je nach Position des Lieferanten in der Lieferkette und dem Land, in dem er tätig ist.

Viele Lieferanten, insbesondere in Ursprungsländern, sind mit diesen Anforderungen möglicherweise nicht vertraut. Nutzen Sie diesen Zeitraum, um unvorbereitete Lieferanten zu identifizieren und sie zu unterstützen, etwa mit Vorlagen oder Schulungen. Eine frühzeitige Einbindung ist entscheidend, da die Bereitschaft der Lieferanten stark variiert. Je früher Probleme erkannt werden, desto mehr Zeit bleibt zur Lösung. Ein Kaffeeimporteur, der mit Hunderten von Kleinbauern zusammenarbeitet, sollte beispielsweise bereits im dritten Quartal 2025 mit der Erfassung von Farm-GPS-Punkten und Waldbedeckungsnachweisen beginnen, da dies in abgelegenen Regionen leicht mehrere Monate Koordinationsaufwand erfordern kann.

Produkte inventarisieren und HS-Codes zuordnen

Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Rohstoffe und Produkte, mit denen Ihr Unternehmen handelt, und prüfen Sie diese anhand des EUDR-Anwendungsbereichs. Die Verordnung erfasst nicht nur Rohstoffe, sondern auch viele Folgeprodukte wie Schokolade, Lederwaren oder Papier. Bestimmen Sie für jeden betroffenen Artikel den CN/HS-Code und überprüfen Sie, ob er in Anhang I der EUDR aufgeführt ist. Diese Übung stellt sicher, dass keine Produktlinie übersehen wird.

Falls dies bis Mitte 2025 noch nicht erfolgt ist, holen Sie es jetzt nach. Die Zuordnung Ihres gesamten Produktkatalogs zur regulierten Liste klärt, welche Lieferketten einer Sorgfaltsprüfung bedürfen. Ein Lederwaren-Hersteller sollte beispielsweise prüfen, ob alle von ihm verwendeten Leder- und Hauttypen unter den rindfleischbezogenen Produkten in Anhang I aufgeführt sind, da dies bestimmt, von welchen Lieferanten wie Gerbereien oder Schlachthöfen Daten eingeholt werden müssen.

Sorgfaltspflicht-Tools und -Systeme auswählen

Im dritten Quartal sollte feststehen, wie Daten und Arbeitsabläufe für die EUDR-Compliance verwaltet werden. Manche Unternehmen entwickeln interne Systeme, andere setzen auf Drittanbieter-Software. Entscheidend ist ein zentrales Repository für alle erforderlichen Informationen wie Geokoordinaten, Lieferkettendokumente und Risikobewertungen sowie ein Mechanismus zur Erstellung der Sorgfaltserklärungen (DDS) für jede Sendung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung sendungsbezogene Daten verarbeiten und einen Prüfpfad aufrechterhalten kann. Wer zu diesem Zeitpunkt noch mit Tabellenkalkulationen arbeitet, sollte den Wechsel zu einem robusteren Tool in Betracht ziehen, das die detaillierten Anforderungen der EUDR an Dokumentation und Risikoanalyse unterstützt. Da für jede Charge eine DDS erforderlich ist, sollte das System diesen Prozess so effizient wie möglich gestalten.

Vorbereitung der DDS

Stand Oktober 2025 werden alle Länder im Rahmen der EUDR als Standardrisiko eingestuft. Das Europäische Parlament lehnte das von der Kommission vorgeschlagene Länder-Benchmarking-System im Juli 2025 ab, sodass derzeit kein Land von einer Einstufung als "geringes Risiko" profitiert. Für alle Importe ist daher eine vollständige Sorgfaltsprüfung erforderlich, einschließlich Geolokalisierung, Legalitätsdokumentation und Risikobewertungen, unabhängig vom Ursprungsland.

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Team schulen und Prozesse simulieren

Im vierten Quartal 2025 sollten alle relevanten Mitarbeitenden ihre Rollen im EUDR-Compliance-Prozess kennen. Einkauf, Nachhaltigkeit und Logistik müssen wissen, wie Daten erfasst und wann eine DDS-Einreichung ausgelöst wird. Es empfiehlt sich, die Erstellung und Einreichung einer DDS vor dem Stichtag zu üben. Das EUDR-Online-Portal der Europäischen Kommission, das auf der TRACES-Plattform basiert, bietet eine Trainingsumgebung, in der Unternehmen die Einreichung einer Sorgfaltserklärung simulieren können. Durch das Üben im TRACES-Testsystem kann sich Ihr Team mit der Oberfläche vertraut machen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen für jede Einreichung bekannt sind.

Führen Sie einen internen Probelauf durch: Nehmen Sie beispielsweise eine risikoreiche Lieferkette und durchlaufen Sie alle Schritte, von der Datenerfassung über die Risikobewertung bis zur Erstellung einer Muster-DDS, als würden Sie bereits unter EUDR versenden. Dieser Pilottest deckt schnell Engpässe oder fehlende Informationen auf, solange noch Zeit zur Behebung bleibt. Es ist weitaus besser, im Oktober 2025 festzustellen, dass ein Palmöllieferant keine präzisen Parzellenkarten liefern kann, als dies im Januar 2026 zu entdecken, wenn eine Sendung im Zoll feststeckt.

Risikobewertung und Minderungsmaßnahmen abschließen

Bis Ende 2025 sollten große und mittlere Unternehmen über einen klaren Prozess zur Bewertung des Entwaldungsrisikos in jeder Lieferkette verfügen. Für Beschaffungsregionen mit erhöhtem Risiko, etwa Rohstoffe aus Gebieten mit bekannter Waldrodung, sollten Minderungsmaßnahmen bereitstehen. Dazu können zusätzliche Belege von Lieferanten, Drittprüfungen oder gegebenenfalls eine Anpassung der Beschaffung gehören.

Das Ziel im vierten Quartal ist, dass für jedes in den Geltungsbereich fallende Produkt, das nach dem 30. Dezember 2025 auf den Markt gebracht wird, ein dokumentierter Nachweis des "vernachlässigbaren Risikos" vorliegt, also kein jüngerer Entwaldungs- oder Rechtsverstoß, und nachvollziehbar ist, wie diese Einschätzung zustande kam. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Beweislücken zu schließen. Ist die Satellitenaufnahme einer Plantage unklar, beschaffen Sie jetzt aktuellere Bilder oder eine Vor-Ort-Überprüfung. Bis zum Stichtag sollte für jedes Produkt keinerlei Unsicherheit hinsichtlich der Compliance bestehen.

Wer diesen Plan für Q3 und Q4 2025 umsetzt, kann dem Durchsetzungsdatum mit Zuversicht entgegensehen. Kurz gesagt: Lieferanten-Onboarding, Systemeinrichtung und Probeläufe sollten nicht auf den letzten Moment verschoben werden. Wie ein Expertenratgeber es formulierte: Wer erst wenige Monate vor dem Stichtag beginnt, ist zu spät dran. Unternehmen sollten die Übergangsphase nutzen, um ihr Liefernetzwerk zu kartieren, Dokumente zu sammeln und einen Muster-Sorgfaltspflicht-Workflow durchzuführen, damit es keinen Endspurt gibt.

Was sollte bis Dezember 2025 für die EUDR-Compliance bereitstehen?

Mit dem 30. Dezember 2025 vor Augen müssen große und mittlere Unternehmen offene Punkte abschließen und sicherstellen, dass sie wirklich prüfungsbereit sind. Die Wochen vor dem Stichtag sollten als "Einfrierphase" des Compliance-Projekts betrachtet werden: Alles sollte bis dahin getestet und einsatzbereit sein. Zu den wichtigsten Aufgaben vor dem Inkrafttreten der EUDR gehören:

Erste DDS finalisieren und einreichen (falls zutreffend):

Die DDS ist eine offizielle Erklärung, die bestätigt, dass eine Sorgfaltsprüfung durchgeführt wurde und das Produkt die EUDR-Anforderungen erfüllt. DDS werden nicht vor Inkrafttreten des Gesetzes eingereicht, aber ab dem 30. Dezember 2025 muss jede in den Geltungsbereich fallende Sendung, die auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder aus ihm ausgeführt wird, durch eine solche Erklärung abgedeckt sein.

Einige Unternehmen planen, Importe in den letzten Tagen des Jahres 2025 zu vermeiden, um Übergangsprobleme zu verhindern, während andere das TRACES-System testen möchten, sofern freiwillige Einreichungen möglich sind. Mindestens sollte eine vollständige Muster-DDS für eine repräsentative Sendung vorbereitet werden, um sicherzustellen, dass diese nach Beginn der Durchsetzung konsistent und korrekt erstellt und eingereicht werden kann.

Interne Prozesse und Teambereitschaft sicherstellen

Bis Anfang Dezember 2025 sollte der EUDR-Compliance-Prozess vollständig in die internen Arbeitsabläufe integriert sein. Das bedeutet: Rollen und Verantwortlichkeiten sind zugewiesen und dokumentiert, und alle Beteiligten sind im Umgang mit dem Prozess oder der eingesetzten Software geschult.

Das Jahresende 2025 ist auch ein guter Zeitpunkt, interne SOPs oder Checklisten an die EUDR anzupassen. So sollte das Standardverfahren der Importabteilung nun den obligatorischen Schritt "DDS-Referenznummer vor Freigabe der Sendung prüfen" enthalten.

Prüfungsbereitschaft kontrollieren

Behandeln Sie die Phase vor dem Stichtag als abschließendes internes Audit Ihres Sorgfaltspflicht-Systems. Überprüfen Sie, ob alle nach Artikel 9 erforderlichen Informationen wie Geokoordinaten und Rechtsdokumente für jeden relevanten Lieferanten vorliegen und ob die Nachweise korrekt, vollständig und leicht zugänglich sind.

Simulieren Sie ein Behörden-Audit, indem Sie sicherstellen, dass Sie jede erforderliche Unterlage auf Anfrage innerhalb weniger Stunden vorlegen können. Ein belastbares Compliance-System hängt nicht nur davon ab, die Arbeit zu erledigen, sondern auch davon, die Nachweise so zu organisieren, dass sie klar präsentiert werden können.

Risikomaßnahmen abschließen

Mit Beginn des Jahres 2026 sollten keine offenen Fragen zur Compliance der auf den Markt gebrachten Produkte mehr bestehen. Kann ein Problem nicht vollständig gelöst werden, etwa weil ein Lieferant ein benötigtes Dokument noch nicht geliefert hat, ist eine Geschäftsentscheidung zu treffen: Entweder wird der Import dieses Produkts verzögert oder es wird anderweitig beschafft, bis Gewissheit besteht. Eine vorübergehende Pause ist besser als das Risiko eines Verstoßes durch fehlende Informationen.

Mit Partnern kommunizieren

Informieren Sie abschließend Ihre vor- und nachgelagerten Partner über das Inkrafttreten der EUDR. Teilen Sie Ihren Zollmaklern oder Spediteuren mit, dass ab Ende 2025 jede Sendung eine DDS-Referenznummer benötigt, die in den Zollanmeldungen angegeben werden muss.

Informieren Sie ebenso Ihre Kunden, insbesondere wenn Sie als B2B-Lieferant tätig sind, dass Sie EUDR-konform sind und welche neuen Dokumente sie künftig erhalten werden. Eine klare Kommunikation verhindert Überraschungen in der Lieferkette, wenn die Verordnung in Kraft tritt.

Gemäß dem Vorschlag vom 21. Oktober würden die zuständigen Behörden für große und mittlere Betreiber von Januar bis Juni 2026 eine sechsmonatige Übergangsfrist anwenden. In dieser Zeit würde die Durchsetzung auf Aufklärung und Unterstützung ausgerichtet sein, nicht auf Sanktionen. Die rechtlichen Verpflichtungen gelten jedoch weiterhin: Betreiber sind ab dem ersten Tag zur Einhaltung verpflichtet.

Wie SMEs die EUDR-Compliance 2026 planen sollten

Kleine und Kleinstunternehmen könnten bis zum 30. Dezember 2026 Zeit erhalten, die Anforderungen der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) zu erfüllen, sofern der Vorschlag der Europäischen Kommission vom Oktober 2025 angenommen wird. Dieser Vorschlag wird noch vom Europäischen Parlament und dem Rat geprüft und ist daher noch nicht rechtlich bindend. Bis zur formellen Genehmigung bleibt der 30. Juni 2025 der einzige verbindliche Durchsetzungstermin für SMEs.

Wenn Sie ein kleiner Betreiber sind, sollten Sie 2026 als Anlaufphase betrachten, nicht als Pause.

• Überprüfen Sie Ihre Unternehmensgröße. Prüfen Sie, ob Sie als SME oder Kleinstunternehmen qualifizieren:
  ‍
  • Klein: <50 Mitarbeitende oder ≤10 Mio. Euro Umsatz
  • Kleinstunternehmen: <10 Mitarbeitende oder ≤2 Mio. Euro Umsatz

Überschreiten Sie einen dieser Schwellenwerte, gilt die Frist von 2025.

• Starten Sie frühzeitig mit der Compliance: Falls Sie 2025 noch nicht begonnen haben, starten Sie spätestens im Januar 2026. Machen Sie sich zunächst mit den Grundlagen vertraut und führen Sie dann dieselben grundlegenden Schritte durch wie größere Unternehmen.

• Nutzen Sie vereinfachte Verfahren: Die Verordnung sieht bestimmte Vereinfachungen für SMEs vor, um deren Aufwand zu reduzieren. Wenn Sie als nachgelagerter SME-Betreiber ein Produkt beziehen, das bereits mit einer DDS eines vorgelagerten Betreibers geliefert wurde, müssen Sie keine vollständige Sorgfaltsprüfung erneut durchführen. Sie können einfach die Referenznummer der bestehenden DDS erfassen und dokumentieren. Machen Sie sich mit diesen Vereinfachungen vertraut, sie können Ihnen erheblichen Aufwand ersparen.

• Priorisieren Sie Risikoprüfung und Schwerpunktbereiche: Mit begrenzten Ressourcen sollten SMEs zunächst risikoreiche Lieferketten in den Fokus nehmen. Analysieren Sie Ihre Rohstoffe und Ursprungsländer. Beziehen Sie Kakao aus einer Region mit aktiver Entwaldung oder Kautschuk aus einem Land, das voraussichtlich als Hochrisikoland eingestuft wird, konzentrieren Sie Ihre Sorgfaltsbemühungen dort zuerst.

• Nutzen Sie externe Ressourcen: Kleine Unternehmen sollten nicht allein vorgehen. Nutzen Sie die erste Jahreshälfte 2026, um Branchenverbände, EU-Leitlinien und verfügbare Tools einzusetzen. Die Europäische Kommission hat Leitfäden und ein FAQ zum Verständnis der EUDR veröffentlicht. Branchenverbände für Kaffee, Kakao, Holz und andere Sektoren bieten häufig Vorlagen oder kollektive Lösungen für ihre Mitglieder an.

• SME-Compliance abschließen: Nutzen Sie die zweite Jahreshälfte 2026, um alles zusammenzuführen. Ähnlich wie größere Unternehmen es zuvor getan haben, üben Sie die Erstellung einer DDS, sofern Sie Betreiber sind. Auch SMEs nutzen dasselbe EUDR-Informationssystem zur Einreichung von Erklärungen für Importe und Inverkehrbringen. Registrieren Sie sich daher so früh wie möglich im System und reichen Sie nach Möglichkeit eine Muster-Erklärung in der Trainingsumgebung ein.

Laufende EUDR-Aufgaben nach Beginn der Compliance

Das Erreichen des Durchsetzungstermins ist nicht das Ende, sondern der Beginn einer kontinuierlichen Compliance.