Einführung in die EUDR-Compliance-Zeitpläne - was wann zu tun ist

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) hat einen festen Zeitplan – und unzureichende Vorbereitung kann teure Störungen bedeuten. Große und mittlere Unternehmen müssen bis zum 30. Dezember 2025 compliant sein, während kleine und Mikro Unternehmen bis zum 30. Juni 2026 Zeit haben. Diese gestaffelten Termine bieten eine Übergangsfrist, die jedoch schnell vergehen kann.

Eine Vorbereitung in klar definierten Phasen stellt sicher, dass nichts auf den letzten Drücker erledigt wird. EUDR-Compliance kann nicht in einem Schritt abgeschlossen werden; es erfordert die Integration neuer Arbeitsabläufe in Ihre Abläufe, die Kontaktaufnahme mit Lieferanten und das Sammeln von Informationen. Die Nichteinhaltung der Fristen erhöht das Risiko von Lieferblockaden, Geldstrafen oder hektischen Bemühungen, die Anforderungen unter Druck zu erfüllen.

Die EU hat bereits eine zusätzliche 12-monatige Übergangsphase gewährt, da viele Unternehmen bis 2024 nicht bereit waren. Die Europäische Kommission bezeichnet diese zusätzliche Zeit als ein ‚wertvolles Fenster‘, um die Bereitschaft zu stärken. Dieser Artikel wird Ihnen dabei helfen, indem er Sie durch alle Phasen der EUDR-Compliance führt, damit Sie bestens vorbereitet sind.

Was sind die EUDR-Deadlines?

Die wichtigsten EUDR-Durchsetzungstermine sind wie folgt:

Was sollten Unternehmen im Q3-4 2025 für EUDR tun?

Für große und mittlere Unternehmen (mit der Frist im Dezember) ist die zweite Hälfte des Jahres 2025 entscheidend, um die EUDR-Compliance abzuschließen. Bis Q3 2025 sollten Sie tief in der Umsetzung stecken. Bis Q4 2025 sollte alles bereit sein, um bis zur Dezemberfrist „live“ zu gehen. Hier ist ein Aktionsplan für H2 2025:

Lieferanten einbinden und onboarden (August - September 2025)

Wenn noch Lieferantendaten fehlen, ist jetzt der Zeitpunkt, die Lücken zu füllen. Kontaktieren Sie die Lieferkette – Landwirte, Produzenten, Händler – und erklären Sie klar die benötigten Daten, wie GPS-Koordinaten von Farmen, Nachweise der Landlegalität und andere Herkunftsinformationen. Die erforderlichen Informationen variieren je nach Lieferant, basierend auf ihrer Position in der Lieferkette und dem Land, in dem sie tätig sind.

Viele Lieferanten, insbesondere in Ursprungsländern, sind mit diesen Anforderungen möglicherweise nicht vertraut. Nutzen Sie diese Zeit, um unvorbereitete Lieferanten zu identifizieren und ihnen zu helfen (mit Vorlagen, Schulungen usw.). Eine frühzeitige Einbindung ist entscheidend, da Lieferanten in ihrer Bereitschaft variieren; je früher Sie Probleme erkennen, desto mehr Zeit haben Sie, sie zu lösen. Zum Beispiel sollte ein Kaffeeimporteur, der mit Hunderten von Kleinbauern arbeitet, bis Q3 2025 beginnen, Farm-GPS-Punkte und Nachweise der Waldabdeckung zu sammeln – dies kann leicht Monate der Koordination in abgelegenen Regionen erfordern.

Produkte inventarisieren und HS-Codes zuordnen

Erstellen Sie eine umfassende Liste aller Rohstoffe und Produkte, mit denen Ihr Unternehmen handelt, und überprüfen Sie sie im Hinblick auf den EUDR-Geltungsbereich. Die Verordnung umfasst nicht nur Rohstoffe, sondern auch viele verarbeitete Produkte (z. B. Schokolade, Lederwaren, Papier). Bestimmen Sie für jedes relevante Produkt dessen CN/HS-Code und überprüfen Sie, ob es in Anhang I des EUDR aufgeführt ist. Diese Übung stellt sicher, dass keine Produktlinie übersehen wird.

Wenn Sie dies bis Mitte 2025 nicht getan haben, tun Sie es jetzt – die Zuordnung Ihres gesamten Produktkatalogs zur regulierten Liste wird klären, welche Lieferketten einer Due Diligence bedürfen. (Als Beispiel für einen Sektor sollte ein Lederwarenhersteller bestätigen, ob alle Arten von Leder und Häuten, die er verwendet, unter den Rindfleischprodukten in Anhang I aufgeführt sind. Dies beeinflusst, von welchen Lieferanten – z. B. Gerbereien oder Schlachthöfen – sie Daten sammeln müssen.)

Wählen Sie Ihre Due-Diligence-Tools und -Systeme aus

Bis Q3 ist es wichtig zu wissen, wie Sie die Daten und den Workflow für die EUDR-Compliance verwalten werden. Einige Unternehmen entwickeln interne Systeme; andere nutzen Software von Drittanbietern. Der Schlüssel ist, ein zentrales Repository für alle erforderlichen Informationen (Geolokalisierungskoordinaten, Lieferkettendokumente, Risikobewertungen) zu haben und einen Mechanismus zur Erstellung der Due-Diligence-Erklärungen (DDS) für jede Lieferung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung in der Lage ist, Daten auf Sendungsebene zu verarbeiten und eine Prüfspur zu führen. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch Tabellenkalkulationen verwenden, sollten Sie auf ein robusteres Tool migrieren, das die detaillierten Anforderungen der EUDR an die Aufzeichnung und Risikoanalyse unterstützt. Denken Sie daran, dass jede Charge eine DDS benötigt, daher sollte Ihr System dies so effizient wie möglich gestalten.

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Schulen Sie Ihr Team und simulieren Sie den Prozess

Q4 2025 ist die Zeit, um sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter ihre Rolle in der EUDR-Compliance kennen. Beschaffungs-, Nachhaltigkeits- und Logistikteams sollten verstehen, wie Daten gesammelt werden und wann eine DDS-Einreichung ausgelöst werden muss. Es ist ratsam, das Erstellen und Einreichen einer DDS vor der Frist zu üben. Das EUDR-Onlineportal der Europäischen Kommission (auf der TRACES-Plattform aufgebaut) bietet eine Trainingsumgebung, in der Unternehmen sich registrieren und das Einreichen einer Due-Diligence-Erklärung simulieren können. Durch das Üben im TRACES-Testsystem kann Ihr Team sich mit der Benutzeroberfläche vertraut machen und sicherstellen, dass Sie wissen, welche Informationen für jede Einreichung erforderlich sind.

Führen Sie eine interne Trockenübung durch: Nehmen Sie beispielsweise eine risikoreiche Lieferkette und durchlaufen Sie alle Schritte – sammeln Sie deren Daten, führen Sie eine Risikobewertung durch und erstellen Sie eine Dummy-DDS –, als ob Sie bereits unter EUDR versenden würden. Dieses „Pilotprojekt“ wird schnell Engpässe oder fehlende Informationen aufzeigen, während Sie noch ein paar Monate Zeit haben, sie zu beheben. Es ist viel besser, im Oktober 2025 festzustellen, dass Ihr Palmöllieferant keine genauen Parzellenkarten liefern kann, als im Januar 2026, wenn Ihre Lieferung beim Zoll feststeckt.

Risikobewertungen und -minderungspläne festigen

Bis Ende 2025 sollten große/mittlere Unternehmen einen klaren Prozess zur Bewertung des Entwaldungsrisikos in jeder Lieferkette haben. Wenn Beschaffungsregionen als risikoreicher identifiziert werden (z. B. Rohstoffe aus Gebieten mit bekannter Waldrodung), sollten Sie Minderungsmaßnahmen bereit haben. Dies könnte die Beschaffung zusätzlicher Nachweise von Lieferanten, die Durchführung von Drittanbieter-Audits oder sogar die Anpassung Ihrer Beschaffung umfassen, falls erforderlich.

Das Ziel bis Q4 ist, dass Sie für jedes Produkt, das Sie nach dem 30. Dezember 2025 auf den Markt bringen, dokumentierte Beweise haben, dass es „vernachlässigbares Risiko“ (keine jüngste Entwaldung oder Illegalität) aufweist und zeigen können, wie Sie zu diesem Schluss gekommen sind. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um eventuelle Beweislücken zu schließen. Wenn beispielsweise die Satellitenbilder einer Plantage unklar sind, besorgen Sie sich jetzt aktualisierte Bilder oder eine Vor-Ort-Verifizierung. Bis zur Frist möchten Sie keine Vermutungen über die Compliance für jedes Produkt anstellen müssen.

Indem Sie diesen Plan für Q3–Q4 2025 befolgen, können große und mittlere Unternehmen mit Zuversicht in das Durchsetzungsdatum gehen. Zusammengefasst: Lassen Sie das Onboarding, die Systemeinrichtung oder Testläufe nicht bis zur letzten Minute warten. Wie ein Expertenleitfaden es ausdrückte, ist es zu spät, bis nur noch wenige Monate vor der Frist zu warten – Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um „ihr Liefernetzwerk zu kartieren, Dokumente zu sammeln und sogar einen Dummy-Due-Diligence-Workflow durchzuführen“, damit es keinen Last-Minute-Ansturm gibt.

Was sollte bis Dezember 2025 bereit sein, um EUDR zu erfüllen?

Da der 30. Dezember 2025 naht, müssen große und mittlere Unternehmen alle losen Enden abschließen und sicherstellen, dass sie wirklich auditbereit sind. Betrachten Sie die Wochen vor der Frist als „Einfrierperiode“ für Ihr Compliance-Projekt – alles sollte bis dahin getestet und bereit sein. Zu den wichtigsten Aufgaben, die vor dem Inkrafttreten des EUDR abgeschlossen werden müssen, gehören:

Initiale DDS finalisieren und einreichen (falls zutreffend):

Die DDS ist eine offizielle Erklärung, die bestätigt, dass die Due Diligence durchgeführt wurde und das Produkt konform ist. Sie reichen DDSs nicht tatsächlich vor Inkrafttreten des Gesetzes ein, aber Sie sollten bereit sein, sofort eine für jede Lieferung am 30. Dezember oder danach zu erstellen. Einige Unternehmen planen keine Importe in den letzten Tagen des Jahres 2025, um Komplikationen zu vermeiden; andere könnten eine freiwillige Testeinreichung versuchen, wenn das System dies zulässt. Mindestens sollten Sie eine ausgefüllte DDS-Vorlage für eine repräsentative Sendung haben, damit Sie sicher sind, dass Sie alle erforderlichen Felder unter Zeitdruck ausfüllen können.

Sicherstellen der internen Prozess- und Teambereitschaft

Bis Anfang Dezember 2025 sollte Ihr EUDR-Compliance-Prozess vollständig in interne Arbeitsabläufe integriert sein. Das bedeutet, dass Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen und dokumentiert sind; und jeder auf den Prozess oder die Software geschult ist, die Sie zur Verwaltung der EUDR-Compliance verwenden.

Das Ende des Jahres 2025 ist auch eine gute Zeit, um alle internen SOPs oder Checklisten zu aktualisieren, um sie mit EUDR in Einklang zu bringen. Zum Beispiel sollte das Standardbetriebsverfahren Ihrer Importabteilung jetzt „DDS-Referenz vor Freigabe der Sendung verifizieren“ als obligatorischen Schritt enthalten.

Audit-Bereitschaftsprüfung

Behandeln Sie die Vorfristphase als abschließendes internes Audit Ihres Due-Diligence-Systems. Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Informationen gemäß Artikel 9 (Geolokalisierung, Rechtsdokumente usw.) für jeden relevanten Lieferanten gesammelt wurden und die Beweise korrekt, genau und leicht zugänglich sind.

Simulieren Sie ein Behördenaudit, indem Sie sicherstellen, dass Sie auf Anfrage innerhalb weniger Stunden jeden erforderlichen Datensatz abrufen können. Ein verteidigungsfähiges Compliance-System hängt nicht nur von der Durchführung der Arbeit ab, sondern auch davon, Beweise so zu organisieren, dass sie klar präsentiert werden können.

Risikominderungen abschließen

Beim Eintritt in das Jahr 2026 sollten keine offenen Fragen zur Compliance der Produkte bestehen, die Sie auf den Markt bringen werden. Wenn etwas nicht vollständig gelöst werden kann (z. B. ein Lieferant hat noch kein benötigtes Dokument bereitgestellt), treffen Sie eine geschäftliche Entscheidung: Entweder verschieben Sie den Import dieses Produkts oder beziehen es woanders, bis Sie Gewissheit haben. Es ist besser, eine Lieferung zu pausieren, als ein Verstoß zu riskieren.

Kommunikation mit Partnern

Informieren Sie schließlich Ihre nachgelagerten und vorgelagerten Partner über die Aktivierung des EUDR. Informieren Sie Ihre Zollmakler oder Spediteure, dass ab Ende 2025 jede Sendung eine DDS-Referenznummer benötigt – sie sollten bereit sein, diese in Zollanmeldungen aufzunehmen.

Informieren Sie ebenso Kunden (insbesondere wenn Sie ein B2B-Lieferant sind), dass Sie EUDR-konform sind und welche neuen Dokumentationen sie möglicherweise sehen werden. Klare Kommunikation stellt sicher, dass es in der Lieferkette keine Überraschungen gibt, wenn die Verordnung in Kraft tritt.

Wie sollten Sie als KMU für EUDR im Jahr 2026 planen?

Kleine und Kleinstunternehmen haben etwas mehr Spielraum – bis zum 30. Juni 2026 –, sollten jedoch nicht zögern. Die zusätzlichen sechs Monate existieren, weil KMUs in der Regel weniger Ressourcen haben, nicht weil ihre Verpflichtungen verschwinden. Tatsächlich gelten mittelgroße Unternehmen (≥50 Mitarbeiter/10 Mio. € Umsatz) nicht als „klein“ für diesen Zweck und müssen bereits bis Dez. 2025 konform sein. Das Zeitfenster Jan.–Juni 2026 ist hauptsächlich für wirklich kleine Unternehmen.

• Compliance frühzeitig starten: Wenn Sie 2025 nicht begonnen haben, beginnen Sie spätestens im Januar 2026. Beginnen Sie damit, sich über die Grundlagen zu informieren, und führen Sie dann die gleichen Grundlagen wie größere Unternehmen durch.

• Nutzen Sie vereinfachte Verfahren: Die Verordnung enthält bestimmte Vereinfachungen für KMUs, um ihre Belastung zu verringern. Insbesondere, wenn Sie ein nachgelagerter KMU-Betreiber sind (d. h. Sie beziehen ein Produkt, das bereits mit einer DDS von einem vorgelagerten Betreiber geliefert wurde), müssen Sie nicht die gesamte Due Diligence erneut durchführen. Sie können einfach die Referenznummer der bestehenden DDS sammeln und aufzeichnen. Machen Sie sich mit diesen Vereinfachungen vertraut – sie können Ihnen Aufwand sparen.

• Fokus auf Risikoscreening und Prioritätsbereiche: Mit begrenztem Personal sollten KMUs zuerst risikoreiche Lieferketten priorisieren. Betrachten Sie Ihre Rohstoffe und Herkunftsländer. Wenn Sie Kakao aus einer Region mit aktiver Entwaldung oder Gummi aus einem Land beziehen, das wahrscheinlich als risikoreich eingestuft wird, konzentrieren Sie Ihre Due-Diligence-Bemühungen zuerst dort.

• Externe Ressourcen nutzen: Kleine Unternehmen sollten nicht allein vorgehen. Nutzen Sie die erste Hälfte des Jahres 2026, um Branchenverbände, EU-Leitlinien und verfügbare Tools zu nutzen. Die Europäische Kommission hat Leitfäden und ein FAQ zur EUDR-Verständnis veröffentlicht. Branchenverbände für Kaffee, Kakao, Holz usw. bieten oft Vorlagen oder kollektive Lösungen für Mitglieder an.

• KMU-Compliance abschließen: Nutzen Sie die letzten Monate vor der Frist, um alles zusammenzuführen. Ähnlich wie größere Unternehmen es früher getan haben, testen Sie die Erstellung einer DDS (wenn Sie ein Betreiber sind). Auch KMUs werden das gleiche EUDR-Informationssystem nutzen, um Erklärungen für alle Importe/Platzierungen nach dem 30. Juni einzureichen. Versuchen Sie also, sich im Frühjahr 2026 im System zu registrieren und, wenn möglich, eine Dummy-Erklärung in der Trainingsumgebung einzureichen.

Fortlaufende EUDR-Aufgaben nach Beginn der Compliance

Das Erreichen des Durchsetzungsdatums ist nicht das Ende der Reise – es ist der Beginn der kontinuierlichen Compliance. Nachdem die EUDR-Anforderungen in Kraft treten (Dez. 2025 oder Juni 2026, je nach Unternehmensgröße), müssen Unternehmen die Due Diligence in den regulären Betrieb integrieren und auf dem neuesten Stand halten. Hier sind die fortlaufenden Aufgaben und bewährten Praktiken, nachdem das Gesetz in Kraft ist:

• Due Diligence in Routineabläufe einbetten
• Lieferantenüberwachung und -einbindung aufrechterhalten
• Due-Diligence-Daten regelmäßig aktualisieren
• Dokumentation und Aufzeichnungen sorgfältig führen
• Auf Audits und Berichterstattung vorbereiten
• Über regulatorische Änderungen informiert bleiben

Im Wesentlichen treten Unternehmen nach den Durchsetzungsfristen in eine Phase der kontinuierlichen Verbesserung und Wachsamkeit ein. Regelmäßige Due-Diligence-Updates, periodische interne Audits und Reaktionsfähigkeit auf neue Risiken oder Regeln werden die Compliance-Landschaft prägen. Indem Sie dies tun, erfüllen Sie nicht nur Ihre gesetzlichen Verpflichtungen, sondern bauen auch Vertrauen bei Kunden und Regulierungsbehörden auf, dass Ihre Lieferkette über die Zeit hinweg sauber bleibt.

FAQs - EUDR-Aufgabenzeitplan und Koordination

1. Wann sollten wir mit der Vorbereitung auf die EUDR-Compliance beginnen?

Beginnen Sie sofort mit der Vorbereitung auf die EUDR – je früher, desto besser. Große und mittlere Unternehmen sollten idealerweise 2024 oder Anfang 2025 begonnen haben, um die Frist im Dezember 2025 einzuhalten. Wenn Sie dies nicht getan haben, beginnen Sie jetzt; warten Sie nicht bis ein paar Monate vor Inkrafttreten des Gesetzes. Kleine Unternehmen mit einer Frist im Juni 2026 sollten die zusätzliche Zeit nutzen, aber dennoch darauf abzielen, ihre Systeme weit vor diesem Datum in Betrieb zu haben. Kurz gesagt, geben Sie sich mindestens 6–12 Monate Vorlaufzeit für alle Datenerfassungs- und Prozessaufbauten.

2. Was tun, wenn die Daten, die wir für die EUDR-Compliance benötigen (z. B. Satellitenbilder oder Dokumente), nicht leicht verfügbar sind?

Wenn Sie auf eine Datenlücke stoßen (zum Beispiel, wenn ein Lieferant keine genaue Parzellenkarte bereitstellen kann) in Ihren EUDR-Vorbereitungen, ziehen Sie in Betracht, einen unabhängigen Prüfer zu senden oder einen Dienst zu nutzen, der diese Daten generieren kann. EUDR-Produkte sind darauf ausgelegt, Sie bei der Erfüllung Ihrer Datenanforderungen zu unterstützen.

In schlimmsten Fällen, wenn Sie wirklich keine ausreichenden Daten erhalten können, um eine Lieferkette zu bewerten, müssen Sie möglicherweise die Beschaffung aussetzen, bis die Compliance bestätigt werden kann. Es ist besser, eine vorübergehende Pause einzulegen, als ein Risiko der Nicht-Compliance aufgrund fehlender Informationen einzugehen.

3. Wie gehen wir mit Lieferanten um, die langsam oder nicht reaktionsfähig sind, wenn es darum geht, EUDR-Informationen bereitzustellen?

Die Reaktionsfähigkeit der Lieferanten im EUDR-Compliance-Prozess ist eine echte Herausforderung – deshalb ist es so wichtig, sie frühzeitig einzubinden. Wenn ein Lieferant langsam reagiert, versuchen Sie, Anfragen in einfachere Aufgaben zu unterteilen oder Hilfe anzubieten. Wenn beispielsweise eine Bauernkooperative keine GPS-Koordinaten bereitstellt, könnten Sie einen ungefähren Standort verwenden, den sie angegeben haben, und die Koordinaten selbst finden, dann bitten Sie sie, diese zu bestätigen. Manchmal sind Sprach- oder Technologiebarrieren das Problem – bieten Sie bei Bedarf übersetzte Anweisungen an oder lassen Sie sich von einem lokalen Agenten unterstützen.

Im erweiterten Vorlauf zu den Fristen haben einige Unternehmen sogar risikoreiche, nicht kooperative Lieferanten fallen gelassen und neue aufgenommen, die Nachverfolgbarkeit nachweisen können. Nutzen Sie Anreize und Sanktionen: Lassen Sie Lieferanten wissen, dass Compliance eine Bedingung für die zukünftige Geschäftsbeziehung ist (und nach 2025/2026 rechtlich nicht verhandelbar).

4. Können wir das Einreichen einer Due-Diligence-Erklärung üben, bevor wir es tatsächlich tun müssen?

Ja. Die Europäische Kommission hat eine Trainingsumgebung im EUDR-Informationssystem (TRACES) bereitgestellt, in der Unternehmen sich anmelden und den DDS-Einreichungsprozess simulieren können. Es wird dringend empfohlen, diese Sandbox zu nutzen. Sie lernen, welche Felder erforderlich sind, wie Sie unterstützende Dokumente anhängen und wie Sie die DDS-Referenznummer abrufen.

5. Gibt es nach der Einhaltung der Frist noch etwas zu tun?

EUDR-Compliance ist fortlaufend und iterativ, keine einmalige Aufgabe. Nach der Frist müssen Sie kontinuierlich sicherstellen, dass jedes neue Produkt oder jede Lieferung konform ist – entwaldungsfrei, legal und durch Due Diligence gestützt. Lieferketten sind dynamisch, daher müssen Sie auf Änderungen achten (neue Beschaffungsgebiete, Expansionen in Waldgebiete usw.). Mindestens einmal jährlich sollten Sie eine vollständige Überprüfung Ihres Due-Diligence-Systems durchführen, wie es die Verordnung erfordert. In der Praxis werden viele Unternehmen häufigere Stichprobenkontrollen durchführen – zum Beispiel eine monatliche Überprüfung einer Stichprobe von DDS-Einreichungen auf Genauigkeit.