Introductie tot EUDR compliance tijdlijnen - wat te doen en wanneer

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) heeft een vaste tijdlijn – en niet op tijd voorbereiden kan kostbare verstoringen betekenen. Grote en middelgrote bedrijven hebben een deadline van 30 december 2025, terwijl kleine en micro ondernemingen meer tijd hebben, tot 30 december 2026 volgens het laatste EU-voorstel. Deze gefaseerde data geven bedrijven een overgangsperiode, maar die tijd kan snel voorbijgaan.

Voorbereiden in goed gedefinieerde fasen helpt ervoor te zorgen dat niets tot het laatste moment wordt uitgesteld. EUDR compliance kan niet in één actie worden voltooid; het vereist het integreren van nieuwe workflows in je operaties, het contacteren van leveranciers en het verzamelen van informatie. Niet voldoen aan de deadlines vergroot het risico op blokkades van zendingen, boetes of het onder druk voldoen aan eisen.

De EU heeft al een extra 12-maanden fase-in toegekend omdat veel bedrijven niet klaar waren in 2024, waarbij de Europese Commissie opmerkte dat deze extra tijd een ‘waardevol venster’ is om de paraatheid te versterken. Bovendien stelde de Europese Commissie op 21 oktober 2025 een gefaseerd handhavingsplan voor dat de deadline van 30 december 2025 voor grote en middelgrote operators handhaaft, maar de compliance voor kleine en micro-operators verlengt tot 30 december 2026. Dit voorstel wordt momenteel beoordeeld en is nog niet wettelijk aangenomen.

Wat zijn de EUDR deadlines?

De belangrijkste EUDR handhavingsdata zijn als volgt:

Wat is de respijtperiode in het laatste EUDR-voorstel?

In het voorstel van oktober 2025 introduceerde de Europese Commissie een respijtperiode van zes maanden voor grote en middelgrote operators van januari tot juni 2026.

Tijdens deze fase zullen regelgevers naar verwachting prioriteit geven aan begeleiding boven boetes, waardoor bedrijven tijd krijgen om systemen aan te passen en hiaten te dichten.

Dit is echter geen uitstel - alle due-diligence, traceerbaarheids- en rapportageverplichtingen gelden nog steeds vanaf 30 december 2025 voor grote en middelgrote operators. De respijtperiode verzacht de vroege handhaving terwijl volledige compliance verplicht blijft.

Wat moeten bedrijven doen in Q3-4 2025, voor EUDR?

Voor grote en middelgrote ondernemingen (met een deadline van december 2025) is de tweede helft van 2025 de cruciale periode om EUDR-compliance te behalen. Tegen Q3 2025 moet je diep in de implementatie zitten. Tegen Q4 2025 moet alles klaar zijn zodat je "live" kunt gaan tegen de decemberdeadline. Hier is een actieplan voor wat te doen in H2 2025:

Betrek en onboard leveranciers (augustus - september 2025)

Als er nog steeds gegevens van leveranciers ontbreken, is dit het moment om de hiaten op te vullen. Neem contact op met upstream - boeren, producenten, handelaren - en leg duidelijk uit welke gegevens je nodig hebt, zoals GPS-coördinaten van boerderijen, bewijs van landlegitimiteit en andere oorsprongsinformatie. De informatie die je nodig hebt varieert tussen leveranciers, afhankelijk van hun positie in de toeleveringsketen en het land waarin ze actief zijn.

Veel leveranciers, vooral in oorsprongslanden, zijn mogelijk niet bekend met deze vereisten. Gebruik deze periode om onvoorbereide leveranciers te identificeren en hen te helpen (met sjablonen, training, enz.). Vroege betrokkenheid is cruciaal omdat leveranciers verschillen in gereedheid; hoe eerder je problemen opmerkt, hoe meer tijd je hebt om ze op te lossen. Bijvoorbeeld, een koffie-importeur die met honderden kleinschalige boeren werkt, moet tegen Q3 2025 beginnen met het verzamelen van GPS-punten van boerderijen en bewijs van bosbedekking - dit kan gemakkelijk maanden van coördinatie in afgelegen gebieden vergen.

Inventariseer producten en kaart HS-codes in kaart

Maak een uitgebreide lijst van alle grondstoffen en producten waarmee je bedrijf te maken heeft en controleer ze tegen de reikwijdte van de EUDR. De regelgeving dekt niet alleen grondstoffen maar ook veel afgeleide producten (bijv. chocolade, lederwaren, papier). Bepaal voor elk item binnen de reikwijdte de CN/HS-code en controleer of deze in bijlage I van de EUDR is opgenomen. Deze oefening zorgt ervoor dat geen enkele productlijn over het hoofd wordt gezien.

Als je dit tegen midden 2025 nog niet hebt gedaan, doe het dan nu - het in kaart brengen van je hele productcatalogus met de gereguleerde lijst zal verduidelijken welke toeleveringsketens due diligence vereisen. (Als sectorvoorbeeld moet een fabrikant van lederwaren bevestigen of alle soorten leer en huiden die ze gebruiken zijn opgenomen onder de producten afgeleid van vee in bijlage I. Dit beïnvloedt van welke leveranciers - bijv. looierijen of slachthuizen - ze gegevens moeten verzamelen.)

Selecteer je due diligence-tools en -systemen

Tegen Q3 is het belangrijk te weten hoe je de gegevens en workflow voor EUDR-compliance beheert. Sommige bedrijven bouwen interne systemen; anderen nemen software van derden aan. Het belangrijkste is om een centrale opslagplaats te hebben voor alle vereiste informatie (geolocatiecoördinaten, documenten van de toeleveringsketen, risicobeoordelingen) en een mechanisme om de due diligence-verklaringen (DDS) voor elke zending te genereren.

Zorg ervoor dat je oplossing zendingniveaugegevens kan verwerken en een audittrail kan bijhouden. Als je op dit moment nog steeds spreadsheets gebruikt, overweeg dan om over te stappen naar een robuuster hulpmiddel dat voldoet aan de gedetailleerde documentatie- en risicoanalysebehoeften van de EUDR. Vergeet niet dat elke batch een DDS nodig heeft, dus je systeem moet dit zo gestroomlijnd mogelijk maken.

DDS-voorbereiding

Vanaf oktober 2025 blijven alle landen geclassificeerd als standaardrisico onder de EUDR. Het Europees Parlement verwierp het voorgestelde landbenchmarkingsysteem van de Commissie in juli 2025, wat betekent dat geen enkel land momenteel profiteert van een "laagrisico"-aanduiding. Alle importen vereisen daarom volledige due diligence - inclusief geolocatie, legaliteitsdocumentatie en risicobeoordelingen - ongeacht het land van herkomst.

{{custom-cta}}

Train je team en simuleer het proces

Q4 2025 is de tijd om ervoor te zorgen dat alle relevante medewerkers hun rol in EUDR-compliance kennen. Inkoop-, duurzaamheids- en logistieke teams moeten begrijpen hoe ze gegevens moeten verzamelen en wanneer ze een DDS-indiening moeten activeren. Het is verstandig om het maken en indienen van een DDS vóór de deadline te oefenen. Het EUDR online portal (gebouwd op het TRACES-platform) biedt een trainingsomgeving waar bedrijven zich kunnen registreren en het indienen van een due diligence-verklaring kunnen simuleren. Door te oefenen in het TRACES-testsysteem kan je team vertrouwd raken met de interface en ervoor zorgen dat je weet welke informatie voor elke indiening vereist is.

Voer een interne oefening uit: neem bijvoorbeeld één risicovolle toeleveringsketen en doorloop alle stappen - verzamel de gegevens, voer een risicobeoordeling uit en genereer een dummy DDS - alsof je al onder de EUDR verscheept. Deze "pilot" zal snel eventuele knelpunten of ontbrekende informatie aan het licht brengen terwijl je nog een paar maanden hebt om ze op te lossen. Het is veel beter om in oktober 2025 te ontdekken dat je palmolieleverancier geen nauwkeurige perceelkaarten kan leveren, dan om dat in januari 2026 te ontdekken wanneer je zending vastzit bij de douane.

Verstevig risicobeoordeling en mitigatieplannen

Tegen het einde van 2025 moeten grote/middelgrote bedrijven een duidelijk proces hebben voor het evalueren van ontbossingsrisico's in elke toeleveringsketen. Als er hogere risico's worden geïdentificeerd in bepaalde inkoopregio's (bijv. grondstoffen uit gebieden met bekende boskap), moet je mitigerende maatregelen klaar hebben. Dit kan het verkrijgen van aanvullend bewijs van leveranciers omvatten, het uitvoeren van audits door derden of zelfs het aanpassen van je inkoop indien nodig.

Het doel tegen Q4 is dat je voor elk product binnen de reikwijdte dat je na 30 december 2025 op de markt brengt, gedocumenteerd bewijs hebt dat het "verwaarloosbaar risico" is (geen recente ontbossing of illegaliteit) en kunt aantonen hoe je tot die conclusie bent gekomen. Gebruik de resterende tijd om eventuele hiaten in bewijs te dichten. Als bijvoorbeeld de satellietbeelden van een plantage onduidelijk zijn, krijg dan nu bijgewerkte beelden of verificatie ter plaatse. Tegen de deadline wil je geen giswerk over compliance voor elk product.

Door dit Q3-Q4 2025-plan te volgen, kunnen grote en middelgrote ondernemingen met vertrouwen de handhavingsdatum ingaan. Samenvattend: laat onboarding, systeemopzet of proefruns niet tot het laatste moment wachten. Zoals een expertgids het verwoordde: wachten tot slechts een paar maanden voor de deadline is te laat - bedrijven moeten de overgangsperiode gebruiken om "hun toeleveringsnetwerk in kaart te brengen, documenten te verzamelen en zelfs een dummy due diligence-workflow te draaien" zodat er geen last-minute paniek is.

Wat moet klaar zijn voor december 2025 om te voldoen aan de EUDR?

Naarmate 30 december 2025 nadert, moeten grote en middelgrote bedrijven alle losse eindjes afronden en ervoor zorgen dat ze echt auditklaar zijn. Beschouw de weken voorafgaand aan de deadline als een "bevriezingsperiode" voor je complianceproject - alles moet dan getest en gereed zijn. Belangrijke taken die moeten worden voltooid voordat de EUDR van kracht wordt, zijn onder meer:

Voltooi en dien de eerste DDS in (indien van toepassing):

De DDS is een officiële verklaring die bevestigt dat due diligence is uitgevoerd en dat het product voldoet aan de EUDR-vereisten. Je dient geen DDS in voordat de wet van kracht wordt, maar vanaf 30 december 2025 moet elke zending binnen de reikwijdte die op of vanuit de EU-markt wordt geplaatst, worden gedekt door een DDS.

Sommige bedrijven zijn van plan om import in de laatste dagen van 2025 te vermijden om overgangsproblemen te voorkomen, terwijl anderen mogelijk het TRACES-systeem testen als vrijwillige indieningen mogelijk zijn. Bereid op zijn minst een volledige DDS-voorbeeld voor een representatieve zending voor om ervoor te zorgen dat je ze consistent en nauwkeurig kunt genereren en indienen zodra de handhaving begint.

Zorg voor interne proces- en teamgereedheid

Tegen begin december 2025 moet je EUDR-complianceproces volledig zijn geïntegreerd in interne workflows. Dit betekent dat rollen en verantwoordelijkheden zijn toegewezen en gedocumenteerd; en dat iedereen is getraind in het proces of de software die je gebruikt om EUDR-compliance te beheren.

Het einde van 2025 is ook een goed moment om interne SOP's of checklists bij te werken om af te stemmen op de EUDR. Bijvoorbeeld, de standaard operationele procedure van je importafdeling moet nu "Verifieer dat de DDS-referentie is verkregen vóór vrijgave van de zending" als verplichte stap bevatten.

Auditgereedheidscontrole

Behandel de pre-deadlinefase als een laatste interne audit van je due diligence-systeem. Verifieer dat alle vereiste informatie uit artikel 9 (geolocatie, juridische documenten, enz.) is verzameld voor elke relevante leverancier en dat het bewijs correct, nauwkeurig en gemakkelijk toegankelijk is.

Simuleer een autoriteitsaudit door ervoor te zorgen dat je elk vereist record binnen enkele uren kunt ophalen als daarom wordt gevraagd. Een verdedigbaar compliance-systeem hangt niet alleen af van het werk, maar ook van het organiseren van bewijs zodat het duidelijk kan worden gepresenteerd.

Finaliseer risicobeperkingen

Bij het ingaan van 2026 mogen er geen openstaande vragen zijn over de naleving van producten die je op de markt zult brengen. Als iets niet volledig kan worden opgelost (bijvoorbeeld een leverancier heeft nog steeds geen benodigd document geleverd), neem dan een zakelijke beslissing: vertraag het importeren van dat product of haal het elders vandaan totdat je zekerheid hebt. Het is beter om een zending te pauzeren dan het risico te lopen op een overtreding.

Communiceer met partners

Informeer ten slotte je downstream- en upstream-partners over de inschakeling van de EUDR. Informeer je douane-expediteurs of vrachtvervoerders dat vanaf eind 2025 elke zending een DDS-referentienummer nodig heeft - ze moeten klaar zijn om dat op te nemen in douaneaangiften.

Informeer ook klanten (vooral als je een B2B-leverancier bent) dat je EUDR-compliant bent en welke nieuwe documentatie ze mogelijk zien. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat er geen verrassingen zijn in de toeleveringsketen wanneer de regelgeving van kracht wordt.

Onder het voorstel van 21 oktober zouden bevoegde autoriteiten een overgangsperiode van zes maanden toepassen van januari tot juni 2026 voor grote en middelgrote operators. Tijdens deze periode zou de handhaving zich richten op educatie en ondersteuning in plaats van op straffen. Juridische verplichtingen blijven echter van toepassing - operators worden verwacht vanaf dag één te voldoen.

Hoe je als MKB moet plannen voor EUDR in 2026

Kleine en micro-ondernemingen kunnen tot 30 december 2026 krijgen om te voldoen aan de EU-ontbossingsverordening (EUDR) - als het voorstel van de Europese Commissie van oktober 2025 wordt aangenomen. Dit voorstel wordt nog beoordeeld door het Europees Parlement en de Raad, dus de tijdlijn is nog niet juridisch bindend. Tot formele goedkeuring blijft de enige bindende handhavingsdatum voor MKB's 30 juni 2025.

Als je een kleine operator bent, beschouw 2026 dan als je opstartjaar - niet als een pauze.

• Bevestig de grootte van je bedrijf. Controleer of je in aanmerking komt als MKB of micro-onderneming:
  ‍
  • Klein: <50 werknemers of ≤€10M omzet
  • Micro: <10 werknemers of ≤€2M omzet

Als je een van beide drempels overschrijdt, geldt de deadline van 2025.

• Begin vroeg met compliance: als je in 2025 niet bent begonnen, begin dan uiterlijk in januari 2026. Begin met jezelf te informeren over de basisprincipes en voer vervolgens dezelfde basisprincipes uit als grotere bedrijven.

• Maak gebruik van vereenvoudigde procedures: de verordening biedt bepaalde vereenvoudigingen voor MKB's om hun last te verlichten. Met name als je een downstream MKB-operator bent (d.w.z. je haalt een product dat al met een DDS van een upstream-operator kwam), hoef je niet de hele due diligence opnieuw te doen. Je kunt eenvoudig het referentienummer van de bestaande DDS verzamelen en registreren. Maak jezelf vertrouwd met deze vereenvoudigingen - ze kunnen je inspanningen besparen.

• Focus op risicoscreening en prioriteitsgebieden: met beperkte staf moeten MKB's prioriteit geven aan toeleveringsketens met hoog risico. Kijk naar je grondstoffen en landen van herkomst. Als je cacao inkoopt uit een regio met actieve ontbossing, of rubber uit een land dat waarschijnlijk als hoog risico wordt geclassificeerd, richt je due diligence-inspanningen daar eerst op.

• Maak gebruik van externe bronnen: kleine bedrijven moeten het niet alleen doen. Gebruik de eerste helft van 2026 om brancheverenigingen, EU-richtlijnen en beschikbare tools te benutten. De Europese Commissie heeft richtsnoerdocumenten en een FAQ gepubliceerd voor het begrijpen van de EUDR. Branchegroepen voor koffie, cacao, hout, enz., bieden vaak sjablonen of collectieve oplossingen voor leden.

• Finaliseer MKB-compliance: gebruik de tweede helft van 2026 om alles samen te voegen. Net als grotere bedrijven eerder deden, test het voorbereiden van een DDS (als je een operator bent). Zelfs MKB's zullen hetzelfde EUDR-informatiesysteem gebruiken om verklaringen in te dienen voor alle importen/plaatsingen. Probeer je zo snel mogelijk in het systeem te registreren en dien indien mogelijk een dummy-verklaring in in de trainingsomgeving.

Doorlopende EUDR-taken zodra compliance begint

Het bereiken van de handhavingsdatum is niet het einde van de reis - het is het begin van voortdurende compliance. Nadat de EUDR-vereisten van kracht worden (december 2025 of december 2026, afhankelijk van de grootte van het bedrijf), moeten bedrijven due diligence integreren in reguliere operaties en deze up-to-date houden. Hier zijn de doorlopende taken en best practices nadat de wet van kracht is:

• Integreer due diligence in routinematige workflows
• Houd leveranciersmonitoring en -betrokkenheid bij
• Werk due diligence-gegevens regelmatig bij
• Documenteer en houd nauwkeurig gegevens bij
• Bereid je voor op audits en rapportage
• Blijf op de hoogte van regelgevingswijzigingen

Kortom, na de handhavingsdeadlines gaan bedrijven een fase van voortdurende verbetering en waakzaamheid in. Regelmatige updates van due diligence, periodieke interne audits en responsiviteit op nieuwe risico's of regels zullen het compliance-landschap kenmerken. Door dit te doen, voldoe je niet alleen aan je wettelijke verplichtingen, maar bouw je ook vertrouwen op bij klanten en regelgevers dat je toeleveringsketen op de lange termijn schoon blijft.

Veelgestelde vragen - EUDR-taakplanning en coördinatie

1. Wanneer moeten we beginnen met voorbereiden op EUDR-compliance?

Begin onmiddellijk met de voorbereiding op de EUDR - hoe eerder, hoe beter. Grote en middelgrote bedrijven hadden idealiter in 2024 of begin 2025 moeten beginnen om de deadline van december 2025 te halen. Als je dat nog niet hebt gedaan, begin dan nu; wacht niet tot een paar maanden voordat de wet van toepassing is. Kleine en microbedrijven met de voorgestelde deadline van december 2026 moeten de extra tijd gebruiken, maar toch streven naar het hebben van hun systemen ruim voor die datum. Kortom, geef jezelf minstens 6-12 maanden voorbereidingstijd voor alle gegevensverzameling en procesopzet.

2. Wat als de gegevens die we nodig hebben voor EUDR-compliance (bijv. satellietbeelden of documenten) niet direct beschikbaar zijn?

Als je een gegevenskloof tegenkomt (bijvoorbeeld dat een leverancier geen nauwkeurige perceelkaart kan leveren) in je EUDR-voorbereidingen, overweeg dan om een onafhankelijke verificateur te sturen of een dienst te gebruiken die die gegevens kan genereren. EUDR-producten zijn ontwikkeld om je te ondersteunen bij het voldoen aan je gegevensvereisten.

In het slechtste geval, als je echt niet voldoende gegevens kunt krijgen om een toeleveringsketen te beoordelen, moet je mogelijk stoppen met het inkopen ervan totdat compliance kan worden bevestigd. Het is beter om een tijdelijke pauze in te lassen dan het risico te lopen op non-compliance vanwege ontbrekende informatie.

3. Hoe gaan we om met leveranciers die traag of niet reagerend zijn bij het verstrekken van EUDR-informatie?

Leveranciersresponsiviteit in het EUDR-complianceproces is een echte uitdaging - daarom is het zo belangrijk om ze vroegtijdig te betrekken. Als een leverancier traag reageert, probeer dan verzoeken op te splitsen in eenvoudigere taken of bied hulp aan. Als bijvoorbeeld een boerencoöperatie geen GPS-coördinaten verstrekt, kun je een geschatte locatie gebruiken die ze hebben gegeven en zelf de coördinaten vinden, en hen dan vragen om te bevestigen. Soms zijn taal- of technologiebarrières het probleem - bied indien nodig vertaalde instructies aan of laat een lokale agent helpen.

In de verlengde aanloop naar de deadlines hebben sommige bedrijven zelfs niet-coöperatieve leveranciers met hoog risico laten vallen en nieuwe leveranciers aangetrokken die traceerbaarheid kunnen aantonen. Gebruik wortels en stokken: laat leveranciers weten dat compliance een voorwaarde is voor zakendoen in de toekomst (en na 2025/2026 is het wettelijk niet-onderhandelbaar).

4. Kunnen we oefenen met het indienen van een Due Diligence Statement voordat we het daadwerkelijk moeten doen?

Ja. De Europese Commissie heeft een trainingsomgeving op het EUDR-informatiesysteem (TRACES) beschikbaar gesteld waar bedrijven kunnen inloggen en het DDS-indieningsproces kunnen simuleren. Het wordt sterk aanbevolen om deze sandbox te gebruiken. Je leert welke velden vereist zijn, hoe je ondersteunende documenten kunt bijvoegen en hoe je het DDS-referentienummer kunt ophalen.

5. Is er nog iets te doen nadat we aan de deadline hebben voldaan?

EUDR-compliance is doorlopend en iteratief, geen eenmalige taak. Na de deadline moet je continu ervoor zorgen dat elk nieuw product of elke nieuwe zending compliant is - ontbossingsvrij, legaal en ondersteund door due diligence. Toeleveringsketens zijn dynamisch, dus je moet monitoren op veranderingen (nieuwe inkoopgebieden, uitbreidingen naar bosfronten, enz.). Voer minimaal jaarlijks een volledige beoordeling van je due diligence-systeem uit zoals vereist door de regelgeving. In de praktijk zullen veel bedrijven vaker steekproeven uitvoeren - bijvoorbeeld een maandelijkse beoordeling van een steekproef van DDS-indieningen op nauwkeurigheid.