Introductie tot EUDR compliance tijdlijnen - wat te doen en wanneer

De EU Ontbossingsverordening (EUDR) heeft een vaste tijdlijn – en niet op tijd voorbereiden kan kostbare verstoringen betekenen. Grote en middelgrote bedrijven hebben een deadline van 30 december 2025 voor compliance, terwijl kleine en micro ondernemingen meer tijd hebben, tot 30 december 2026 volgens het laatste EU-voorstel. Deze gespreide data geven bedrijven een overgangsperiode, maar die tijd kan snel voorbijgaan.

Voorbereiden in goed gedefinieerde fasen helpt ervoor te zorgen dat niets tot het laatste moment wordt uitgesteld. EUDR compliance kan niet in één actie worden voltooid; het vereist het integreren van nieuwe workflows in je operaties, contact opnemen met leveranciers en het verzamelen van informatie. Niet voldoen aan de deadlines vergroot het risico op blokkades van zendingen, boetes of het onder druk voldoen aan eisen.

De EU heeft al een extra fase-in van 12 maanden verleend omdat veel bedrijven niet klaar waren in 2024, waarbij de Europese Commissie opmerkte dat deze extra tijd een ‘waardevol venster’ is om de gereedheid te versterken. Bovendien stelde de Europese Commissie op 21 oktober 2025 een gefaseerd handhavingsplan voor dat de deadline van 30 december 2025 handhaaft voor grote en middelgrote operators, maar de compliance voor kleine en micro-operators verlengt tot 30 december 2026. Dit voorstel wordt momenteel beoordeeld en is nog niet wettelijk aangenomen.

Wat zijn de EUDR deadlines?

De belangrijkste EUDR-handhavingsdata zijn als volgt:

Wat is de overgangsperiode in het laatste EUDR-voorstel?

In het voorstel van oktober 2025 introduceerde de Europese Commissie een overgangsperiode van zes maanden voor grote en middelgrote operators van januari tot juni 2026.

Tijdens deze fase zullen regelgevers naar verwachting prioriteit geven aan begeleiding boven boetes, waardoor bedrijven tijd krijgen om systemen aan te passen en hiaten te dichten.

Dit is echter geen uitstel - alle due-diligence, traceerbaarheids- en rapportageverplichtingen blijven van toepassing vanaf 30 december 2025 voor grote en middelgrote operators. De overgangsperiode verzacht de vroege handhaving terwijl volledige compliance verplicht blijft.

Wat moeten bedrijven doen in Q3-4 2025, voor EUDR?

Voor grote en middelgrote ondernemingen (met een deadline van december 2025) is de tweede helft van 2025 cruciaal om EUDR-compliance te behalen. Tegen Q3 2025 moet je diep in de implementatie zitten. Tegen Q4 2025 moet alles klaar zijn om "live te gaan" voor de deadline in december. Hier is een actieplan voor H2 2025:

Betrek en onboard leveranciers (augustus - september 2025)

Als er nog gegevens van leveranciers ontbreken, is dit het moment om de hiaten op te vullen. Neem contact op met upstream-partijen - boeren, producenten, handelaren - en leg duidelijk uit welke gegevens je nodig hebt, zoals GPS-coördinaten van boerderijen, bewijs van landlegitimiteit en andere oorsprongsinformatie. De informatie die je nodig hebt varieert per leverancier, afhankelijk van hun positie in de toeleveringsketen en het land waarin ze opereren.

Veel leveranciers, vooral in oorspronglanden, zijn mogelijk niet bekend met deze vereisten. Gebruik deze periode om onvoorbereide leveranciers te identificeren en hen te helpen (met sjablonen, training, enz.). Vroegtijdige betrokkenheid is cruciaal omdat leveranciers verschillen in gereedheid; hoe eerder je problemen ontdekt, hoe meer tijd je hebt om ze op te lossen. Bijvoorbeeld, een koffie-importeur die met honderden kleine boeren werkt, moet tegen Q3 2025 beginnen met het verzamelen van GPS-punten van boerderijen en bewijs van bosbedekking – dit kan maanden van coördinatie in afgelegen gebieden vergen.

Inventariseer producten en kaart HS-codes

Maak een uitgebreide lijst van alle grondstoffen en producten waar je bedrijf mee werkt, en controleer ze op de reikwijdte van de EUDR. De regelgeving dekt niet alleen grondstoffen maar ook veel afgeleide producten (bijv. chocolade, lederwaren, papier). Voor elk item binnen de reikwijdte bepaal je de CN/HS-code en controleer je of deze is opgenomen in Bijlage I van de EUDR. Deze oefening zorgt ervoor dat er geen productlijn over het hoofd wordt gezien.

Als je dit niet tegen midden 2025 hebt gedaan, doe het dan nu – het in kaart brengen van je volledige productcatalogus naar de gereguleerde lijst zal verduidelijken welke toeleveringsketens due diligence vereisen. (Als sectorvoorbeeld moet een fabrikant van lederwaren bevestigen of alle soorten leer en huiden die ze gebruiken zijn opgenomen onder de rundvee-afgeleide producten in Bijlage I. Dit beïnvloedt van welke leveranciers – bijv. leerlooierijen of slachthuizen – ze gegevens moeten verzamelen.)

Selecteer je due diligence tools en systemen

Tegen Q3 is het belangrijk te weten hoe je de gegevens en workflow voor EUDR-compliance gaat beheren. Sommige bedrijven bouwen interne systemen; anderen nemen software van derden aan. Het belangrijkste is om een centrale opslagplaats te hebben voor alle vereiste informatie (geolocatiecoördinaten, toeleveringsketendocumenten, risicobeoordelingen) en een mechanisme om de due diligence verklaringen (DDS) voor elke zending te genereren.

Zorg ervoor dat je oplossing zendingniveaugegevens kan verwerken en een audittrail kan bijhouden. Als je op dit moment nog steeds spreadsheets gebruikt, overweeg dan om over te stappen naar een robuuster hulpmiddel dat voldoet aan de gedetailleerde eisen van de EUDR voor administratie en risicoanalyse. Onthoud dat elke batch een DDS nodig heeft, dus je systeem moet het zo gestroomlijnd mogelijk maken.

DDS voorbereiding

Vanaf oktober 2025 blijven alle landen geclassificeerd als standaardrisico onder de EUDR. Het Europees Parlement verwierp het voorgestelde landbenchmarkingsysteem van de Commissie in juli 2025, wat betekent dat geen enkel land momenteel profiteert van een "laag-risico" aanduiding. Alle importen vereisen daarom volledige due diligence - inclusief geolocatie, legaliteitsdocumentatie en risicobeoordelingen - ongeacht het land van herkomst.

{{custom-cta}}

Train je team en simuleer het proces

Q4 2025 is het moment om ervoor te zorgen dat alle relevante medewerkers hun rol in EUDR-compliance kennen. Inkoop-, duurzaamheids- en logistieke teams moeten begrijpen hoe ze gegevens verzamelen en wanneer ze een DDS-indiening moeten activeren. Het is verstandig om het maken en indienen van een DDS te oefenen voor de deadline. Het online portaal van de Europese Commissie EUDR (gebouwd op het TRACES-platform) biedt een trainingsomgeving waar bedrijven zich kunnen registreren en het indienen van een due diligence verklaring kunnen simuleren. Door te oefenen in het TRACES-testsysteem, kan je team vertrouwd raken met de interface en ervoor zorgen dat je weet welke informatie voor elke indiening vereist is.

Voer een interne oefening uit: neem bijvoorbeeld één risicovolle toeleveringsketen en doorloop alle stappen – verzamel de gegevens, voer een risicobeoordeling uit en genereer een dummy DDS – alsof je al onder de EUDR verzendt. Deze "pilot" zal snel eventuele knelpunten of ontbrekende informatie aan het licht brengen terwijl je nog een paar maanden hebt om ze op te lossen. Het is veel beter om in oktober 2025 te ontdekken dat je palmolie-leverancier geen nauwkeurige perceelkaarten kan leveren, dan om dat in januari 2026 te ontdekken wanneer je zending vastzit bij de douane.

Verstevig risicobeoordeling en mitigatieplannen

Tegen eind 2025 moeten grote/middelgrote bedrijven een duidelijk proces hebben voor het evalueren van ontbossingsrisico's in elke toeleveringsketen. Als er regio's zijn geïdentificeerd als hoger risico (bijv. grondstoffen uit gebieden met bekende boskap), zorg dan voor mitigatiemaatregelen. Dit kan het verkrijgen van extra bewijs van leveranciers, het uitvoeren van audits door derden of zelfs het aanpassen van je inkoop omvatten indien nodig.

Het doel tegen Q4 is dat voor elk product binnen de reikwijdte dat je na 30 december 2025 op de markt brengt, je gedocumenteerd bewijs hebt dat het "verwaarloosbaar risico" is (geen recente ontbossing of illegaliteit) en kunt aantonen hoe je tot die conclusie bent gekomen. Gebruik de resterende tijd om eventuele hiaten in het bewijs te dichten. Als bijvoorbeeld satellietbeelden van een plantage onduidelijk zijn, verkrijg dan nu bijgewerkte beelden of verificatie ter plaatse. Tegen de deadline wil je geen giswerk over compliance voor elk product.

Door dit Q3-Q4 2025-plan te volgen, kunnen grote en middelgrote ondernemingen de handhavingsdatum met vertrouwen ingaan. Kortom, laat onboarding, systeemopzet of proefruns niet tot het laatste moment wachten. Zoals een expertgids het verwoordde, is wachten tot slechts een paar maanden voor de deadline te laat - bedrijven moeten de overgangsperiode gebruiken om "hun toeleveringsnetwerk in kaart te brengen, documenten te verzamelen en zelfs een dummy due diligence workflow uit te voeren" zodat er geen last-minute haast is.

Wat moet klaar zijn voor december 2025 om te voldoen aan de EUDR?

Met 30 december 2025 in zicht moeten grote en middelgrote bedrijven alle losse eindjes afronden en ervoor zorgen dat ze echt audit-klaar zijn. Beschouw de weken voorafgaand aan de deadline als een "bevriezingsperiode" voor je complianceproject – alles moet tegen die tijd getest en klaar zijn. Belangrijke taken die moeten worden voltooid voordat de EUDR van kracht wordt, zijn onder andere:

Voltooi en dien de eerste DDS in (indien van toepassing):

De DDS is een officiële verklaring die bevestigt dat due diligence is uitgevoerd en dat het product voldoet aan de EUDR-vereisten. Je dient geen DDS in voordat de wet van kracht wordt, maar vanaf 30 december 2025 moet elke zending binnen de reikwijdte die op de EU-markt wordt geplaatst of geëxporteerd, gedekt zijn door een DDS.

Sommige bedrijven plannen om import in de laatste dagen van 2025 te vermijden om overgangsproblemen te voorkomen, terwijl anderen het TRACES-systeem kunnen testen als vrijwillige indieningen mogelijk zijn. Bereid op zijn minst een volledige DDS-voorbeeld voor een representatieve zending voor om ervoor te zorgen dat je ze consequent en nauwkeurig kunt genereren en indienen zodra de handhaving begint.

Zorg voor interne proces- en teamgereedheid

Tegen begin december 2025 moet je EUDR-complianceproces volledig geïntegreerd zijn in interne workflows. Dit betekent dat rollen en verantwoordelijkheden zijn toegewezen en gedocumenteerd; en iedereen is getraind in het proces of de software die je gebruikt om EUDR-compliance te beheren.

Het einde van 2025 is ook een goed moment om interne SOP's of checklists bij te werken om in lijn te zijn met de EUDR. Bijvoorbeeld, de standaard operationele procedure van je importafdeling moet nu "Verifieer dat de DDS-referentie is verkregen voor vrijgave van de zending" als verplichte stap bevatten.

Auditgereedheidscontrole

Behandel de pre-deadline fase als een laatste interne audit van je due diligence systeem. Verifieer dat alle vereiste Artikel 9-informatie (geolocatie, juridische documenten, enz.) is verzameld voor elke relevante leverancier, en dat het bewijs correct, nauwkeurig en gemakkelijk toegankelijk is.

Simuleer een autoriteitsaudit door ervoor te zorgen dat je elk vereist record binnen een paar uur kunt ophalen als daarom wordt gevraagd. Een verdedigbaar compliance-systeem hangt niet alleen af van het werk, maar ook van het organiseren van bewijs zodat het duidelijk kan worden gepresenteerd.

Finaliseer risicobeperkingen

Bij het ingaan van 2026 mogen er geen openstaande vragen zijn over de compliance van producten die je op de markt zult brengen. Als iets niet volledig kan worden opgelost (bijvoorbeeld een leverancier heeft nog steeds niet het benodigde document geleverd), neem dan een zakelijke beslissing: stel het importeren van dat product uit of zoek het elders totdat je zekerheid hebt. Het is beter om een zending te pauzeren dan een overtreding te riskeren.

Communiceer met partners

Informeer ten slotte je downstream- en upstream-partners over de activering van de EUDR. Informeer je douane-expediteurs of vrachtvervoerders dat vanaf eind 2025 elke zending een DDS-referentienummer nodig heeft – zij moeten klaar zijn om dat op te nemen in douaneaangiften.

Informeer ook klanten (vooral als je een B2B-leverancier bent) dat je EUDR-compliant bent en welke nieuwe documentatie ze mogelijk zien. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat er geen verrassingen zijn in de toeleveringsketen wanneer de regelgeving van kracht wordt.

Onder het voorstel van 21 oktober zouden bevoegde autoriteiten een overgangsperiode van zes maanden toepassen van januari tot juni 2026 voor grote en middelgrote operators. Gedurende deze tijd zou de handhaving zich richten op educatie en ondersteuning in plaats van op straffen. Juridische verplichtingen blijven echter van toepassing - operators worden geacht vanaf dag één te voldoen.

Hoe je als MKB moet plannen voor EUDR in 2026

Kleine en micro-ondernemingen kunnen tot 30 december 2026 krijgen om te voldoen aan de EU Ontbossingsverordening (EUDR) - als het voorstel van de Europese Commissie van oktober 2025 wordt aangenomen. Dit voorstel wordt nog beoordeeld door het Europees Parlement en de Raad, dus de tijdlijn is nog niet juridisch bindend. Tot formele goedkeuring blijft de enige bindende handhavingsdatum voor MKB's 30 juni 2025.

Als je een kleine operator bent, beschouw 2026 dan als je opstartjaar - niet als een pauze.

• Bevestig de grootte van je bedrijf. Controleer of je in aanmerking komt voor MKB of micro-onderneming:
  ‍
  • Klein: <50 werknemers of ≤€10M omzet
  • Micro: <10 werknemers of ≤€2M omzet

Als je een van beide drempels overschrijdt, geldt de deadline van 2025.

• Begin vroeg met compliance: als je in 2025 niet bent begonnen, begin dan uiterlijk in januari 2026. Begin met jezelf te informeren over de basisprincipes en voer vervolgens dezelfde basisprincipes uit als grotere bedrijven.

• Maak gebruik van vereenvoudigde procedures: de regelgeving biedt bepaalde vereenvoudigingen voor MKB's om hun last te verlichten. Met name als je een downstream MKB-operator bent (d.w.z. je haalt een product dat al met een DDS van een upstream-operator kwam), hoef je niet de hele due diligence opnieuw te doen. Je kunt eenvoudig het referentienummer van de bestaande DDS verzamelen en registreren. Maak je vertrouwd met deze vereenvoudigingen – ze kunnen je inspanningen besparen.

• Focus op risicoscreening en prioriteitsgebieden: met beperkt personeel moeten MKB's prioriteit geven aan risicovolle toeleveringsketens. Kijk naar je grondstoffen en herkomstlanden. Als je cacao haalt uit een regio met actieve ontbossing, of rubber uit een land dat waarschijnlijk als risicovol wordt geclassificeerd, richt je due diligence-inspanningen daar eerst op.

• Maak gebruik van externe bronnen: kleine bedrijven moeten het niet alleen doen. Gebruik de eerste helft van 2026 om brancheverenigingen, EU-richtlijnen en beschikbare tools te benutten. De Europese Commissie heeft richtsnoerdocumenten en een FAQ op maat voor het begrijpen van de EUDR gepubliceerd. Branchegroepen voor koffie, cacao, hout, enz., bieden vaak sjablonen of collectieve oplossingen voor leden.

• Finaliseer MKB-compliance: gebruik de tweede helft van 2026 om alles samen te brengen. Net als grotere bedrijven eerder deden, test je het voorbereiden van een DDS (als je een operator bent). Zelfs MKB's zullen hetzelfde EUDR-informatiesysteem gebruiken om verklaringen in te dienen voor alle importen/plaatsingen. Probeer je zo snel mogelijk in het systeem te registreren en dien een dummy-verklaring in indien mogelijk in de trainingsomgeving.

Doorlopende EUDR-taken zodra compliance begint

Het bereiken van de handhavingsdatum is niet het einde van de reis – het is het begin van voortdurende compliance. Nadat de EUDR-vereisten van kracht worden (december 2025 of december 2026, afhankelijk van de bedrijfsgrootte), moeten bedrijven due diligence in hun reguliere operaties opnemen en up-to-date houden. Hier zijn de doorlopende taken en beste praktijken nadat de wet van kracht is:

• Integreer due diligence in routinematige workflows
• Onderhoud leveranciersmonitoring en -betrokkenheid
• Werk due diligence-gegevens regelmatig bij
• Documenteer en houd nauwkeurig administratie bij
• Bereid je voor op audits en rapportages
• Blijf op de hoogte van regelgevingswijzigingen

Kortom, na de handhavingsdeadlines gaan bedrijven een fase van voortdurende verbetering en waakzaamheid in. Regelmatige updates van due diligence, periodieke interne audits en responsiviteit op nieuwe risico's of regels zullen het compliance-landschap kenmerken. Door dit te doen, voldoe je niet alleen aan je wettelijke verplichtingen, maar bouw je ook vertrouwen op bij klanten en regelgevers dat je toeleveringsketen schoon blijft in de loop van de tijd.

Veelgestelde vragen - EUDR-taakplanning en coördinatie

1. Wanneer moeten we beginnen met voorbereiden op EUDR-compliance?

Begin onmiddellijk met voorbereiden op de EUDR – hoe eerder, hoe beter. Grote en middelgrote bedrijven hadden idealiter in 2024 of begin 2025 moeten beginnen om de deadline van december 2025 te halen. Als je dat nog niet hebt gedaan, begin dan nu; wacht niet tot een paar maanden voordat de wet van toepassing is. Kleine en microbedrijven met de voorgestelde deadline van december 2026 moeten de extra tijd gebruiken, maar toch streven naar het hebben van hun systemen ruim voor die datum. Kortom, geef jezelf minimaal 6-12 maanden voorbereidingstijd voor alle gegevensverzameling en procesopzet.

2. Wat als de gegevens die we nodig hebben voor EUDR-compliance (bijv. satellietbeelden of documenten) niet direct beschikbaar zijn?

Als je een gegevenskloof tegenkomt (bijvoorbeeld een leverancier kan geen nauwkeurige perceelkaart leveren) in je EUDR-voorbereidingen, overweeg dan om een onafhankelijke verificateur te sturen of een dienst te gebruiken die die gegevens kan genereren. EUDR-producten zijn ontworpen om je te ondersteunen bij het voldoen aan je gegevensvereisten.

In het ergste geval, als je echt niet voldoende gegevens kunt krijgen om een toeleveringsketen te beoordelen, moet je mogelijk stoppen met inkopen totdat compliance kan worden bevestigd. Het is beter om een tijdelijke pauze in te lassen dan het risico te lopen op non-compliance vanwege ontbrekende informatie.

3. Hoe gaan we om met leveranciers die traag of niet-reagerend zijn bij het leveren van EUDR-informatie?

De responsiviteit van leveranciers in het EUDR-complianceproces is een echte uitdaging – daarom is het zo belangrijk om ze vroegtijdig te betrekken. Als een leverancier traag reageert, probeer dan verzoeken op te splitsen in eenvoudigere taken, of bied hulp aan. Als een boerencoöperatie bijvoorbeeld geen GPS-coördinaten verstrekt, kun je een geschatte locatie gebruiken die ze hebben gegeven en zelf de coördinaten vinden, en hen vervolgens vragen om te bevestigen. Soms zijn taal- of technologiebarrières het probleem – geef indien nodig vertaalde instructies of laat een lokale agent helpen.

In de uitgebreide aanloop naar de deadlines hebben sommige bedrijven zelfs risicovolle, niet-coöperatieve leveranciers laten vallen en nieuwe leveranciers aangetrokken die traceerbaarheid kunnen aantonen. Gebruik wortels en stokken: laat leveranciers weten dat compliance een voorwaarde is voor zakendoen in de toekomst (en na 2025/2026 is het juridisch niet-onderhandelbaar).

4. Kunnen we oefenen met het indienen van een Due Diligence Verklaring voordat we dat daadwerkelijk moeten doen?

Ja. De Europese Commissie heeft een trainingsomgeving op het EUDR-informatiesysteem (TRACES) waar bedrijven kunnen inloggen en het DDS-indieningsproces kunnen simuleren. Het wordt sterk aanbevolen om deze sandbox te gebruiken. Je leert welke velden vereist zijn, hoe je ondersteunende documenten toevoegt en hoe je het DDS-referentienummer ophaalt.

5. Is er nog iets te doen nadat we aan de deadline hebben voldaan?

EUDR-compliance is doorlopend en iteratief, geen eenmalige taak. Na de deadline moet je continu ervoor zorgen dat elk nieuw product of elke nieuwe zending compliant is – ontbossingsvrij, legaal en ondersteund door due diligence. Toeleveringsketens zijn dynamisch, dus je moet monitoren op veranderingen (nieuwe inkoopgebieden, uitbreidingen naar bosgebieden, enz.). Minimaal moet je jaarlijks een volledige beoordeling van je due diligence-systeem uitvoeren zoals vereist door de regelgeving. In de praktijk zullen veel bedrijven vaker steekproeven doen – bijvoorbeeld een maandelijkse beoordeling van een steekproef van DDS-indieningen op nauwkeurigheid.