Wat is een due diligence verklaring onder de EUDR?

De Due Diligence Verklaring (DDS) is de formele verklaring die operators of handelaren moeten indienen onder de EU Ontbossingsverordening (EUDR) voordat gereguleerde goederen op de EU-markt worden geplaatst, beschikbaar worden gemaakt of geëxporteerd. Het is het officiële bewijs dat alle vereiste controles zijn uitgevoerd en dat het bedrijf achter zijn compliance staat.

Door een DDS in te dienen, bevestigt een bedrijf dat:

• Due diligence is uitgevoerd in overeenstemming met Artikelen 9-11 van de verordening.
• Het risico op ontbossing, bosdegradatie of illegaliteit in de toeleveringsketen als niet meer dan verwaarloosbaar wordt beoordeeld.
• De operator of handelaar volledige juridische verantwoordelijkheid neemt voor de nauwkeurigheid van de beoordeling en de producten die op de markt worden gebracht.

Met andere woorden, de DDS is de laatste stap van het due diligence proces: zonder dit kunnen producten die onder de verordening vallen niet legaal de EU-markt betreden of verlaten. Het fungeert als zowel een compliance-waarborg als een juridische verplichting, waardoor het een van de belangrijkste verplichtingen is voor bedrijven die handelen in EUDR-gereguleerde goederen.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Elke DDS moet specifieke informatie bevatten die vereist is onder Bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115. Dit zorgt ervoor dat autoriteiten producten kunnen traceren naar hun oorsprong en kunnen verifiëren dat er geen ontbossing of illegaliteit aan de toeleveringsketen is gekoppeld.

De DDS moet het volgende dekken:

• Productinformatie: Geharmoniseerde Systeem (HS) of Gecombineerde Nomenclatuur (CN) codes, evenals de gewone en wetenschappelijke namen (optioneel en alleen voor hout) van de grondstof of het product, en de verhandelde hoeveelheid.
• Land van productie: Het land (of de landen) waar de grondstof werd verbouwd, geoogst of geproduceerd.
• Geolocatiegegevens: Exacte coördinaten voor alle percelen waar de productie plaatsvond:
  
  • Als puntgegevens als het perceel kleiner is dan 4 hectare.
  • Als polygoongegevens als het perceel 4 hectare of groter is.
• Productiedata: Het tijdvenster van oogst of productie om naleving van de cut-off datum te verifiëren.
• Contactgegevens: Naam en contactgegevens van de operator of niet-MKB handelaren.
• Referentienummer(s): Voor operators die verwijzen naar een bestaande due diligence verklaring, het referentienummer(s) van dergelijke due diligence verklaring(en)
  

Al deze informatie wordt geconsolideerd in een enkele digitale verklaring, die de officiële DDS wordt die aan het EU-systeem wordt ingediend.

Wie is verantwoordelijk voor het indienen van de DDS en wanneer?

De plicht om een DDS in te dienen hangt af van de rol van het bedrijf in de toeleveringsketen en de grootte ervan:

• Operators (importeurs, fabrikanten, exporteurs) moeten een DDS indienen voordat ze producten op de EU-markt brengen of exporteren.
• Niet-MKB handelaren worden behandeld als operators en moeten daarom een DDS indienen.
• MKB handelaren zijn vrijgesteld van zelf indienen, maar moeten wel de DDS van hun leveranciers bijhouden.

Momenteel bindende deadlines:

• Grote en middelgrote bedrijven: 30 december 2025
• MKB's: 30 juni 2026
  

Belangrijk: In november 2025 steunde het Europees Parlement een uitstel van EUDR-deadlines tot 30 december 2026 voor grote en middelgrote operators en 30 juni 2027 voor kleine en micro-operators. Het voorstel verwijdert ook DDS-verplichtingen voor niet-MKB handelaren en herdefinieert downstream verantwoordelijkheden. Deze updates zijn nog niet wettelijk bindend. Definitieve bevestiging wordt verwacht na trilogen. Tot die tijd blijven de huidige deadlines en rollen van kracht.

In alle gevallen moet de DDS worden ingediend voordat het product de EU-markt betreedt of verlaat.

Hoe dienen bedrijven een DDS in de praktijk in?

De Europese Commissie vereist DDS-indiening via het TRACES-platform, het officiële EU-certificeringssysteem.

Stappen:

1. Registreer bij TRACES (Informatiesysteem voor EUDR).
2. Voer verzendgegevens, HS/CN-codes en hoeveelheden in.
3. Upload de geolocatie.
4. Bevestig verwaarloosbaar risico.
5. Dien in en ontvang een DDS-referentienummer en een verificatienummer.

Dit referentienummer moet worden bijgevoegd bij douaneaangiften en gedeeld met downstream klanten.

{{custom-cta}}

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het voorbereiden van een DDS?

Bedrijven lopen vaak tegen problemen aan bij het voorbereiden van hun DDS. Hier zijn enkele van de meest voorkomende valkuilen om op te letten:

• Onvolledige geolocatiegegevens: Bijvoorbeeld ontbrekende of onnauwkeurige polygoonbestanden voor percelen groter dan 4 hectare.
• Onjuiste HS-codes: Foutieve productcodes uit Bijlage I, wat kan leiden tot valse of ongeldige verklaringen.
• Slechte administratie: Geen versiebeheer of updates van bestanden, waardoor het moeilijk is om wijzigingen te traceren of compliance aan te tonen tijdens audits.
• Late indiening: Het indienen van de DDS te dicht bij verzending, wat douanevertragingen of volledige afwijzing kan veroorzaken.

Het vermijden van deze fouten vereist een gestructureerd complianceproces met auditklare documentatie bij elke stap.

Hoe helpt Coolset bedrijven bij het voorbereiden van conforme DDS-indieningen

Om de veelvoorkomende valkuilen in due diligence te overwinnen, stappen veel bedrijven af van handmatige processen en adopteren ze speciale EUDR-software. 

Coolset's platform is ontworpen om DDS-voorbereiding zowel sneller als betrouwbaarder te maken. Het brengt leveranciersgegevens, zoals geolocatiecoördinaten, juridische documenten en productierecords, in één systeem, waarbij automatisch wordt gecontroleerd op hiaten of risico's voordat een verklaring wordt ingediend.

In plaats van te vertrouwen op spreadsheets of verspreide e-mailketens, kunnen duurzaamheidsteams werken binnen één platform dat een auditklare DDS genereert, compleet met versiebeheer, digitale handtekeningen en integratie met TRACES zodat indieningen voldoen aan EU-formatvereisten. 

Records worden vijf jaar bewaard, waardoor bedrijven er vertrouwen in hebben dat ze op elk moment op inspecties kunnen reageren.

Met deze gestructureerde aanpak besteden teams minder tijd aan het najagen van informatie en meer tijd aan het ervoor zorgen dat hun producten voldoen aan de compliance-standaarden (zonder het risico van verzendvertragingen of geblokkeerde douane-inklaring).

Download onze Due Diligence Verklaring gids voor stapsgewijze ondersteuning.

‍

FAQ - Due diligence verklaring onder EUDR

Heb je nog vragen over hoe de DDS in de praktijk werkt? Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende punten die bedrijven naar voren brengen bij het voorbereiden op EUDR-compliance.

Wat is een due diligence verklaring onder de EUDR?

Een Due Diligence Verklaring (DDS) is de formele juridische verklaring die vereist is onder de EU Ontbossingsverordening (Verordening (EU) 2023/1115). Deze moet worden ingediend via het TRACES-systeem voordat gereguleerde producten op de EU-markt kunnen worden gebracht of geëxporteerd. 

Door een DDS in te dienen, bevestigt het bedrijf dat de goederen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn, en dat het risico op non-compliance als niet meer dan verwaarloosbaar is beoordeeld.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Volgens Bijlage II van de verordening moet een DDS bevatten:

• Productdetails, inclusief HS/CN-codes, wetenschappelijke (optioneel en alleen voor hout) en algemene namen, en hoeveelheden.
• Land van productie en geolocatiegegevens voor alle percelen, verstrekt als punt- of polygoongegevens afhankelijk van de grootte.
• Bewijs dat het land na 31 december 2020 niet aan ontbossing is onderworpen.

Wie moet een DDS indienen?

Onder de momenteel bindende verordening rust de verplichting om een EUDR due diligence verklaring in te dienen op operators (importeurs, fabrikanten en exporteurs) evenals niet-MKB handelaren, die als operators worden behandeld onder de verordening.

Opmerking: In november 2025 stelde het Europees Parlement voor om DDS-verplichtingen te verwijderen voor niet-MKB handelaren en de verantwoordelijkheden voor downstream-acteurs te beperken. Onder dit voorstel zouden alleen operators die producten op de EU-markt brengen verplicht zijn om een DDS in te dienen. Deze wijzigingen zijn nog niet wettelijk bindend. Een definitieve beslissing wordt verwacht na trilogen. Tot die tijd blijven de huidige regels en verplichtingen van kracht.

Wanneer moet de DDS worden ingediend?

De DDS moet worden ingediend in TRACES voordat producten op de markt worden gebracht of geëxporteerd vanuit de EU. De huidige wettelijke deadlines zijn 30 dec 2025 (grote/middelgrote bedrijven) en 30 juni 2026 (MKB's). Een uitstel van 12 maanden is voorgesteld maar is nog geen wet. Totdat deze is aangenomen, blijven de huidige deadlines van kracht.