Wat is een due diligence-verklaring onder de EUDR?

De Due Diligence-verklaring (DDS) is de formele verklaring die operators of handelaren moeten indienen onder de EU-ontbossingswetgeving (EUDR) voordat ze gereguleerde goederen op de EU-markt brengen, beschikbaar stellen of exporteren. Het is het officiële bewijs dat alle vereiste controles zijn uitgevoerd en dat het bedrijf achter zijn compliance staat.

Door een DDS in te dienen, bevestigt een bedrijf dat:

• Due diligence is uitgevoerd conform artikelen 9-11 van de verordening.
• Het risico op ontbossing, bosdegradatie of illegaliteit in de toeleveringsketen als verwaarloosbaar is beoordeeld.
• De operator of handelaar de volledige juridische verantwoordelijkheid aanvaardt voor de juistheid van de beoordeling en de producten die op de markt worden gebracht.

De DDS is de laatste stap in het due diligence-proces: zonder deze verklaring mogen producten die onder de verordening vallen de EU-markt niet legaal betreden of verlaten. Het fungeert als zowel een compliance-waarborg als een juridische verplichting, waardoor het een van de belangrijkste verplichtingen is voor bedrijven die handelen in EUDR-gereguleerde goederen.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Elke DDS moet specifieke informatie bevatten zoals vereist in Bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115. Dit stelt autoriteiten in staat producten terug te herleiden naar hun oorsprong en te verifiëren dat er geen ontbossing of illegaliteit aan de toeleveringsketen is verbonden.

De DDS moet het volgende omvatten:

• Productinformatie: HS- of GN-codes, evenals de gangbare en wetenschappelijke namen (optioneel en alleen voor hout) van de grondstof of het product, en de verhandelde hoeveelheid.
• Land van productie: het land (of de landen) waar de grondstof is geteeld, geoogst of geproduceerd.
• Geolocatiegegevens: exacte coördinaten van alle percelen waar productie heeft plaatsgevonden:
  
  • Als puntdata als het perceel kleiner is dan 4 hectare.
  • Als polygoondata als het perceel 4 hectare of groter is.
• Productiedata: de periode van oogst of productie om compliance met de afkapdatum te verifiëren.
• Contactgegevens: naam en contactgegevens van de operator of niet-MKB-handelaren.
• Referentienummer(s): voor operators die verwijzen naar een bestaande due diligence-verklaring, de referentienummer(s) van die verklaring(en).
  

Al deze informatie wordt samengevoegd in één digitale verklaring, die de officiële DDS wordt die bij het EU-systeem wordt ingediend.

Wie is verantwoordelijk voor het indienen van de DDS en wanneer?

De verplichting om een DDS in te dienen hangt af van de rol van het bedrijf in de toeleveringsketen en de bedrijfsomvang:

• Operators (importeurs, fabrikanten, exporteurs) moeten een DDS indienen voordat producten op de EU-markt worden gebracht of geëxporteerd.
• Niet-MKB-handelaren worden behandeld als operators en zijn daarom verplicht een DDS in te dienen.
• MKB-handelaren zijn vrijgesteld van het zelf indienen, maar moeten de DDS van hun leveranciers bewaren.

Momenteel geldende deadlines:

• Grote en middelgrote bedrijven: 30 december 2025
• MKB: 30 juni 2026
  

Belangrijk: In november 2025 stemde het Europees Parlement voor uitstel van de EUDR-deadlines naar 30 december 2026 voor grote en middelgrote operators en 30 juni 2027 voor kleine en micro-operators. Het voorstel schrapt ook de DDS-verplichtingen voor niet-MKB-handelaren en herdefiniëert de verantwoordelijkheden stroomafwaarts. Deze wijzigingen zijn nog niet juridisch bindend. Definitieve bevestiging wordt verwacht na de trilogueonderhandelingen. Tot die tijd blijven de huidige deadlines en rollen van kracht.

In alle gevallen moet de DDS worden ingediend voordat het product de EU-markt betreedt of verlaat.

Hoe dienen bedrijven een DDS in de praktijk in?

De Europese Commissie vereist dat de DDS wordt ingediend via het TRACES-platform, het officiële EU-certificeringssysteem.

Stappen:

1. Registreer je bij TRACES (informatiesysteem voor de EUDR).
2. Voer verzendgegevens, HS/GN-codes en hoeveelheden in.
3. Upload de geolocatie.
4. Bevestig het verwaarloosbare risico.
5. Dien in en ontvang een DDS-referentienummer en een verificatienummer.

Dit referentienummer moet worden toegevoegd aan douaneaangiften en worden gedeeld met afnemers.

{{custom-cta}}

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van een DDS?

Bedrijven lopen regelmatig tegen problemen aan bij het opstellen van hun DDS. Dit zijn de meest voorkomende valkuilen:

• Onvolledige geolocatiegegevens: Bijvoorbeeld ontbrekende of onnauwkeurige polygoonbestanden voor percelen groter dan 4 hectare.
• Onjuiste HS-codes: Het verkeerd rapporteren van productcodes uit Bijlage I, wat kan leiden tot onjuiste of ongeldige verklaringen.
• Slechte documentatie: Het niet versiebeheren of bijwerken van bestanden, waardoor het moeilijk wordt om wijzigingen te traceren of compliance aan te tonen tijdens audits.
• Te laat indienen: De DDS te kort voor de verzending indienen, wat douanevertraging of afwijzing kan veroorzaken.

Het vermijden van deze fouten vereist een gestructureerd compliance-proces met auditklare documentatie bij elke stap.

Hoe helpt Coolset bedrijven bij het opstellen van een conforme DDS

Om de veelvoorkomende valkuilen in due diligence te vermijden, stappen veel bedrijven over van handmatige processen naar dedicated EUDR-software.

Het platform van Coolset is ontworpen om de voorbereiding van de DDS sneller en betrouwbaarder te maken. Het brengt leveranciersgegevens, zoals geolocatiecoördinaten, juridische documenten en productieregistraties, samen in één systeem dat automatisch controleert op hiaten of risico's voordat een verklaring wordt ingediend.

In plaats van te werken met spreadsheets of verspreide e-mailconversaties, kunnen duurzaamheidsteams werken binnen één platform dat een auditklare DDS genereert, compleet met versiebeheer, digitale handtekeningen en integratie met TRACES zodat indieningen voldoen aan de EU-formaatvereisten.

Gegevens worden vijf jaar bewaard, zodat bedrijven er zeker van kunnen zijn dat ze op elk moment kunnen reageren op inspecties.

Met deze gestructureerde aanpak besteden teams minder tijd aan het najagen van informatie en meer tijd aan het waarborgen dat hun producten voldoen aan de compliance-normen, zonder het risico op verzendvertragingen of geblokkeerde douaneafhandeling.

Download onze Due Diligence Statement-gids voor stapsgewijze ondersteuning.

‍

FAQ - Due diligence-verklaring onder de EUDR

Nog vragen over hoe de DDS in de praktijk werkt? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen van bedrijven die zich voorbereiden op EUDR-compliance.

Wat is een due diligence-verklaring onder de EUDR?

Een Due Diligence-verklaring (DDS) is de formele juridische verklaring die vereist is onder de EU-ontbossingswetgeving (Verordening (EU) 2023/1115). Deze moet worden ingediend via het TRACES-systeem voordat gereguleerde producten op de EU-markt worden gebracht of geëxporteerd.

Door een DDS in te dienen, bevestigt het bedrijf dat de goederen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn, en dat het risico op non-compliance als verwaarloosbaar is beoordeeld.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Volgens Bijlage II van de verordening moet een DDS het volgende bevatten:

• Productgegevens, inclusief HS/GN-codes, wetenschappelijke (optioneel en alleen voor hout) en gangbare namen, en hoeveelheden.
• Land van productie en geolocatiegegevens voor alle percelen, verstrekt als punt- of polygoondata afhankelijk van de omvang.
• Bewijs dat het land na 31 december 2020 niet onderhevig is geweest aan ontbossing.

Wie moet een DDS indienen?

Onder de momenteel bindende verordening rust de verplichting tot het indienen van een EUDR due diligence-verklaring op operators (importeurs, fabrikanten en exporteurs) en niet-MKB-handelaren, die onder de verordening als operators worden behandeld.

Let op: In november 2025 stelde het Europees Parlement voor om de DDS-verplichtingen te schrappen voor niet-MKB-handelaren en de verantwoordelijkheden voor stroomafwaartse actoren te beperken. Onder dit voorstel zouden alleen operators die producten op de EU-markt brengen een DDS moeten indienen. Deze wijzigingen zijn nog niet juridisch bindend. Een definitief besluit wordt verwacht na de trilogueonderhandelingen. Tot die tijd blijven de huidige regels en verplichtingen van kracht.

Wanneer moet de DDS worden ingediend?

De DDS moet in TRACES worden ingediend voordat producten op de EU-markt worden gebracht of daaruit worden geëxporteerd. De huidige wettelijke deadlines zijn 30 december 2025 (grote en middelgrote bedrijven) en 30 juni 2026 (MKB). Een uitstel van 12 maanden is voorgesteld maar nog geen wet. Tot die tijd blijven de huidige deadlines van kracht.

‍