Wat is een due diligence verklaring onder de EUDR?

De Due Diligence Verklaring (DDS) is de formele verklaring die elke operator of handelaar moet indienen onder de EU Ontbossingsverordening (EUDR) voordat gereguleerde goederen op de EU-markt worden geplaatst, beschikbaar gesteld of geëxporteerd. Het is het officiële bewijs dat alle vereiste controles zijn uitgevoerd en dat het bedrijf achter zijn compliance staat.

Door een DDS in te dienen, bevestigt een bedrijf dat:

• Due diligence is uitgevoerd in overeenstemming met Artikelen 9–11 van de verordening.
• Het risico op ontbossing, bosdegradatie of illegaliteit in de toeleveringsketen als niet meer dan verwaarloosbaar wordt beoordeeld.
• De operator of handelaar volledige wettelijke verantwoordelijkheid neemt voor de nauwkeurigheid van de beoordeling en de producten die op de markt worden gebracht.

Met andere woorden, de DDS is de laatste stap van het due diligence proces: zonder dit kunnen producten die onder de verordening vallen niet legaal de EU-markt betreden of verlaten. Het fungeert zowel als een compliance-waarborg als een wettelijke verplichting, waardoor het een van de belangrijkste verplichtingen is voor bedrijven die handelen in EUDR-gereguleerde goederen.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Elke DDS moet specifieke informatie bevatten die vereist is onder Bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115. Dit zorgt ervoor dat autoriteiten producten kunnen traceren naar hun oorsprong en verifiëren dat er geen ontbossing of illegaliteit is gekoppeld aan de toeleveringsketen.

De DDS moet bevatten:

• Productinformatie: Geharmoniseerde Systeem (HS) of Gecombineerde Nomenclatuur (CN) codes, evenals de gangbare en wetenschappelijke namen (optioneel en alleen voor hout) van de grondstof of het product, en de verhandelde hoeveelheid.
• Land van productie: Het land (of de landen) waar de grondstof is verbouwd, geoogst of geproduceerd.
• Geolocatiegegevens: Exacte coördinaten voor alle percelen waar de productie heeft plaatsgevonden:
  
  • Als puntgegevens als het perceel kleiner is dan 4 hectare.
  • Als polygoongegevens als het perceel 4 hectare of groter is.
• Productiedata: De tijdsperiode van oogst of productie om naleving van de cut-off datum te verifiëren.
• Contactgegevens: Naam en contactgegevens van de operator of niet-MKB-handelaars.
• Referentienummer(s): Voor operators die verwijzen naar een bestaande due diligence verklaring, het referentienummer(s) van dergelijke due diligence verklaringen
  

Al deze informatie wordt geconsolideerd in een enkele digitale verklaring, die de officiële DDS wordt die bij het EU-systeem wordt ingediend.

Wie is verantwoordelijk voor het indienen van de DDS en wanneer?

De plicht om een DDS in te dienen hangt af van de rol van het bedrijf in de toeleveringsketen en de grootte:

• Operators (importeurs, fabrikanten, exporteurs) moeten een DDS indienen voordat producten op de EU-markt worden gebracht of geëxporteerd.
• Niet-MKB-handelaren worden behandeld als operators en moeten daarom een DDS indienen.
• MKB-handelaren zijn vrijgesteld van zelf indienen, maar moeten de DDS van hun leveranciers bijhouden.

Compliance-deadlines:

• Grote en middelgrote bedrijven: 30 december 2025
• MKB's: 30 juni 2026
  

In alle gevallen moet de DDS worden ingediend voordat het product de EU-markt betreedt of verlaat.

Hoe dienen bedrijven een DDS in de praktijk in?

De Europese Commissie vereist DDS-indiening via het TRACES-platform, het officiële EU-certificeringssysteem.

Stappen:

1. Registreer bij TRACES (Informatiesysteem voor EUDR).
2. Voer verzendgegevens, HS/CN-codes en hoeveelheden in.
3. Upload de geolocatie.
4. Bevestig verwaarloosbaar risico.
5. Dien in en ontvang een DDS-referentienummer en een verificatienummer.

Dit referentienummer moet worden toegevoegd aan douaneaangiften en gedeeld met downstream klanten.

{{custom-cta}}

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het voorbereiden van een DDS?

Bedrijven lopen vaak tegen problemen aan bij het voorbereiden van hun DDS. Hier zijn enkele van de meest voorkomende valkuilen om op te letten:

• Onvolledige geolocatiegegevens: Bijvoorbeeld ontbrekende of onnauwkeurige polygoonbestanden voor percelen groter dan 4 hectare.
• Onjuiste HS-codes: Foutieve productcodes uit Bijlage I, wat kan leiden tot valse of ongeldige verklaringen.
• Slechte administratie: Geen versiebeheer of updates van bestanden, waardoor het moeilijk is om wijzigingen te traceren of compliance tijdens audits te bewijzen.
• Late indiening: Het indienen van de DDS te dicht bij de verzending, wat kan leiden tot douanevertragingen of afwijzing.

Het vermijden van deze fouten vereist een gestructureerd compliance-proces met audit-klare documentatie bij elke stap.

Hoe Coolset bedrijven helpt bij het voorbereiden van conforme DDS-indieningen

Om de veelvoorkomende valkuilen in due diligence te overwinnen, stappen veel bedrijven over van handmatige processen naar speciale EUDR-software. 

Coolset's platform is ontworpen om de voorbereiding van DDS zowel sneller als betrouwbaarder te maken. Het brengt leveranciersgegevens, zoals geolocatiecoördinaten, juridische documenten en productierecords, in één systeem, waarbij automatisch wordt gecontroleerd op hiaten of risico's voordat een verklaring wordt ingediend.

In plaats van te vertrouwen op spreadsheets of verspreide e-mailketens, kunnen duurzaamheidsteams werken binnen één platform dat een audit-klare DDS genereert, compleet met versiebeheer, digitale handtekeningen en integratie met TRACES zodat indieningen voldoen aan de EU-formaatvereisten. 

Records worden vijf jaar bewaard, waardoor bedrijven vertrouwen hebben dat ze op elk moment kunnen reageren op inspecties.

Met deze gestructureerde aanpak besteden teams minder tijd aan het verzamelen van informatie en meer tijd aan het waarborgen dat hun producten voldoen aan de compliance-standaarden (zonder het risico van verzendvertragingen of geblokkeerde douane-inklaring).

Download onze Due Diligence Statement-gids voor stapsgewijze ondersteuning.

FAQ – Due diligence-verklaring onder EUDR

Heb je nog vragen over hoe de DDS in de praktijk werkt? Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende punten die bedrijven naar voren brengen bij het voorbereiden op EUDR-compliance.

Wat is een due diligence-verklaring onder de EUDR?

Een Due Diligence Statement (DDS) is de formele juridische verklaring die vereist is onder de EU Ontbossingsverordening (Verordening (EU) 2023/1115). Het moet worden ingediend via het TRACES-systeem voordat gereguleerde producten op de EU-markt kunnen worden gebracht of geëxporteerd. 

Door een DDS in te dienen, bevestigt het bedrijf dat de goederen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn en dat het risico op non-compliance als niet meer dan verwaarloosbaar is beoordeeld.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Volgens Bijlage II van de verordening moet een DDS bevatten:

• Productdetails, inclusief HS/CN-codes, wetenschappelijke (optioneel en alleen voor hout) en algemene namen, en hoeveelheden.
• Land van productie en geolocatiegegevens voor alle percelen, verstrekt als punt- of polygoongegevens afhankelijk van de grootte.
• Bewijs dat het land na 31 december 2020 niet aan ontbossing is onderworpen.

Wie moet een DDS indienen?

De verplichting ligt bij operators (importeurs, fabrikanten en exporteurs) evenals niet-MKB-handelaren, die als operators worden behandeld onder de verordening. MKB-handelaren zijn vrijgesteld van zelf indienen, maar moeten in staat zijn om referenties naar de DDS die door hun upstream leveranciers zijn ingediend te verstrekken wanneer daarom wordt gevraagd.

Wanneer moet de DDS worden ingediend?

De DDS moet worden ingediend voordat het product op de EU-markt wordt gebracht of daarbuiten wordt geëxporteerd. De eerste compliance-deadlines zijn 30 december 2025 voor grote en middelgrote bedrijven en 30 juni 2026 voor MKB's.

Kunnen MKB's het indienen van een DDS vermijden?

Ja. MKB-handelaren hoeven hun eigen DDS niet in te dienen via TRACES. Ze moeten echter de DDS-referentienummers van hun leveranciers (of gelijkwaardige verificatie-informatie) verzamelen en bewaren en leveranciersgegevens minimaal vijf jaar bewaren, om aan de autoriteiten te verstrekken indien daarom wordt gevraagd.

Voor MKB-operators (degenen die producten importeren of op de EU-markt brengen) moet due diligence worden uitgevoerd en een DDS worden ingediend via TRACES, tenzij er al een upstream DDS bestaat. In dat geval kunnen ze vertrouwen op de bestaande DDS-referentie in plaats van een nieuwe in te dienen.