Wat is een due diligence-verklaring onder de EUDR?

De Due Diligence Statement (DDS) is de formele verklaring die elke operator of handelaar moet indienen onder de EU Ontbossingsverordening (EUDR) voordat gereguleerde goederen op de EU-markt worden geplaatst, beschikbaar worden gesteld of geëxporteerd. Het is het officiële bewijs dat alle vereiste controles zijn uitgevoerd en dat het bedrijf achter zijn compliance staat.

Door een DDS in te dienen, bevestigt een bedrijf dat:

• Due diligence is uitgevoerd in overeenstemming met Artikelen 9–11 van de verordening.
• Het risico op ontbossing, bosdegradatie of illegaliteit in de toeleveringsketen als niet meer dan verwaarloosbaar wordt beoordeeld.
• De operator of handelaar volledige juridische verantwoordelijkheid neemt voor de nauwkeurigheid van de beoordeling en de producten die op de markt worden gebracht.

Met andere woorden, de DDS is de laatste stap van het due diligence-proces: zonder deze verklaring kunnen producten die onder de verordening vallen niet legaal de EU-markt betreden of verlaten. Het fungeert zowel als compliance-waarborg als juridische verplichting, waardoor het een van de belangrijkste verplichtingen is voor bedrijven die handelen in EUDR-gereguleerde goederen.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Elke DDS moet specifieke informatie bevatten die vereist is onder Bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115. Dit zorgt ervoor dat autoriteiten producten kunnen traceren naar hun oorsprong en kunnen verifiëren dat er geen ontbossing of illegaliteit is gekoppeld aan de toeleveringsketen.

De DDS moet de volgende zaken omvatten:

• Productinformatie: Geharmoniseerd Systeem (HS) of Gecombineerde Nomenclatuur (CN) codes, evenals de algemene en wetenschappelijke namen (optioneel en alleen voor hout) van de grondstof of het product, en de verhandelde hoeveelheid.
• Land van productie: Het land (of de landen) waar de grondstof is geteeld, geoogst of geproduceerd.
• Geolocatiegegevens: Exacte coördinaten voor alle percelen waar de productie heeft plaatsgevonden:
  
  • Als puntgegevens als het perceel kleiner is dan 4 hectare.
  • Als polygoongegevens als het perceel 4 hectare of groter is.
• Productiedata: Het tijdsvenster van oogst of productie om naleving van de cut-off datum te verifiëren.
• Contactgegevens: Naam en contactgegevens van de operator of niet-MKB-handelaren.
• Referentienummer(s): Voor operators die verwijzen naar een bestaande due diligence-verklaring, het referentienummer(s) van dergelijke due diligence-verklaring(en)
  

Al deze informatie wordt samengevoegd tot een enkele digitale verklaring, die de officiële DDS wordt die bij het EU-systeem wordt ingediend.

Wie is verantwoordelijk voor het indienen van de DDS en wanneer?

De plicht om een DDS in te dienen hangt af van de rol van het bedrijf in de toeleveringsketen en de grootte:

• Operators (importeurs, fabrikanten, exporteurs) moeten een DDS indienen voordat ze producten op de EU-markt brengen of exporteren.
• Niet-MKB handelaren worden behandeld als operators en moeten daarom een DDS indienen.
• MKB handelaren zijn vrijgesteld van zelf indienen, maar moeten de DDS van hun leveranciers bijhouden.

Compliance deadlines:

• Grote en middelgrote bedrijven: 30 december 2025
• MKB: 30 juni 2026
  

In alle gevallen moet de DDS worden ingediend voordat het product de EU-markt betreedt of verlaat.

Hoe dienen bedrijven een DDS in de praktijk in?

De Europese Commissie vereist indiening van de DDS via het TRACES platform, het officiële EU-certificeringssysteem.

Stappen:

1. Registreer bij TRACES (Informatiesysteem voor EUDR).
2. Voer verzendgegevens, HS/CN-codes en hoeveelheden in.
3. Upload de geolocatie.
4. Bevestig verwaarloosbaar risico.
5. Dien in en ontvang een DDS-referentienummer en een verificatienummer.

Dit referentienummer moet worden bijgevoegd aan douaneaangiften en gedeeld met downstream klanten.

{{custom-cta}}

Wat zijn veelvoorkomende fouten bij het voorbereiden van een DDS?

Bedrijven lopen vaak tegen problemen aan bij het voorbereiden van hun DDS. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen om op te letten:

• Onvolledige geolocatiedata: Bijvoorbeeld ontbrekende of onnauwkeurige polygoonbestanden voor percelen groter dan 4 hectare.
• Onjuiste HS-codes: Verkeerde productcodes uit Bijlage I rapporteren, wat kan leiden tot valse of ongeldige verklaringen.
• Slechte administratie: Geen versies of updates van bestanden bijhouden, waardoor het moeilijk is om wijzigingen te traceren of compliance tijdens audits te bewijzen.
• Late indiening: De DDS te dicht bij verzending indienen, wat douanevertragingen of afwijzing kan veroorzaken.

Het vermijden van deze fouten vereist een gestructureerd complianceproces met auditklare documentatie bij elke stap.

Hoe Coolset bedrijven helpt bij het voorbereiden van conforme DDS-indieningen

Om de veelvoorkomende valkuilen in due diligence te overwinnen, stappen veel bedrijven over van handmatige processen naar speciale EUDR-software. 

Coolset’s platform is ontworpen om de voorbereiding van DDS zowel sneller als betrouwbaarder te maken. Het brengt leveranciersgegevens, zoals geolocatiecoördinaten, juridische documenten en productierecords, in één systeem, waarbij automatisch wordt gecontroleerd op hiaten of risico's voordat een verklaring wordt ingediend.

In plaats van te vertrouwen op spreadsheets of verspreide e-mailketens, kunnen duurzaamheidsteams binnen één platform werken dat een auditklare DDS genereert, compleet met versiebeheer, digitale handtekeningen en integratie met TRACES zodat indieningen voldoen aan EU-formaatvereisten. 

Records worden vijf jaar bewaard, waardoor bedrijven vertrouwen hebben dat ze op elk moment kunnen reageren op inspecties.

Met deze gestructureerde aanpak besteden teams minder tijd aan het achterhalen van informatie en meer tijd aan het waarborgen dat hun producten voldoen aan de compliance-standaarden (zonder het risico van verzendvertragingen of geblokkeerde douane-inklaring).

Download onze Due Diligence Verklaring gids voor stapsgewijze ondersteuning.

FAQ – Due diligence verklaring onder EUDR

Heb je nog vragen over hoe de DDS in de praktijk werkt? Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende punten die bedrijven aan de orde stellen bij de voorbereiding op EUDR compliance.

Wat is een due diligence verklaring onder de EUDR?

Een Due Diligence Verklaring (DDS) is de formele juridische verklaring die vereist is onder de EU Ontbossingsverordening (Verordening (EU) 2023/1115). Het moet worden ingediend via het TRACES-systeem voordat gereguleerde producten op de EU-markt kunnen worden geplaatst of geëxporteerd. 

Door een DDS in te dienen, bevestigt het bedrijf dat de goederen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn, en dat het risico op non-compliance als niet meer dan verwaarloosbaar is beoordeeld.

Welke informatie moet een DDS bevatten?

Volgens Bijlage II van de verordening moet een DDS bevatten:

• Productdetails, inclusief HS/CN-codes, wetenschappelijke (optioneel en alleen voor hout) en gewone namen, en hoeveelheden.
• Land van productie en geolocatiedata voor alle percelen, verstrekt als punt- of polygoongegevens afhankelijk van de grootte.
• Bewijs dat het land na 31 december 2020 niet aan ontbossing is onderworpen.

Wie moet een DDS indienen?

De verplichting ligt bij operators (importeurs, fabrikanten en exporteurs) evenals niet-MKB handelaren, die als operators worden behandeld onder de verordening. MKB handelaren zijn vrijgesteld van zelf indienen, maar moeten in staat zijn om referenties naar de DDS van hun upstream leveranciers te verstrekken wanneer daarom wordt gevraagd.

Wanneer moet de DDS worden ingediend?

De DDS moet worden ingediend voordat het product op de EU-markt wordt geplaatst of daarbuiten wordt geëxporteerd. De eerste compliance deadlines zijn 30 december 2025 voor grote en middelgrote bedrijven en 30 juni 2026 voor MKB's.

Kunnen MKB's het indienen van een DDS vermijden?

Ja. MKB handelaren zijn niet verplicht om hun eigen DDS via TRACES in te dienen. Ze moeten echter de DDS-referentienummers (of gelijkwaardige verificatie-informatie) van hun leveranciers verzamelen en bewaren en leveranciersgegevens minstens vijf jaar bewaren, om aan de autoriteiten te verstrekken indien daarom wordt gevraagd.

Voor MKB operators (die producten importeren of op de EU-markt brengen) moet due diligence worden uitgevoerd en een DDS worden ingediend via TRACES, tenzij er al een upstream DDS bestaat. In dat geval kunnen ze vertrouwen op de bestaande DDS-referentie in plaats van een nieuwe in te dienen.