Wat is de rol van interviews bij stakeholderbetrokkenheid?

Stakeholderinterviews zijn een essentieel hulpmiddel voor bedrijven om hun duurzaamheidsrapportage te verbeteren door inzichten te integreren van actoren die direct worden beïnvloed door of invloed kunnen uitoefenen op de activiteiten van het bedrijf in verschillende stadia. Het is daarom een cruciaal aspect voor de compliance van EU-regelgeving en standaarden zoals de CSRD en de ESRS. 

Het integreren van deze input in de praktijk, vooral in de context van dubbele materialiteitsbeoordelingen (DMA), helpt bedrijven om zowel materiële impact, risico's als kansen te voorzien en te beheren. Bovendien worden de behoeften, interesses en verwachtingen van stakeholders vastgelegd, wat zorgt voor toekomstbestendige bedrijven voor waardecreatie en veerkracht op de lange termijn. 

Dit artikel behandelt de beste praktijken voor het integreren van stakeholderinzichten in dubbele materialiteitsbeoordelingen om uitgebreide duurzaamheidsrapportage en compliance te bereiken. We bieden een stapsgewijze gids over hoe je verschillende soorten stakeholders kunt identificeren en hen kunt betrekken via stakeholderinterviews

Waarom zijn stakeholderinterviews essentieel voor CSRD en dubbele materialiteit?

De Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) leggen uit wat het betekent om stakeholders te betrekken en hoe dit te doen. Oudere kaders zoals NFRD richtten zich voornamelijk op milieugerelateerde of financiële openbaarmakingen. Dit is veranderd. Nu vormen stakeholderinterviews een cruciaal onderdeel van DMA's. Hoewel indirect gerelateerd, dragen ze bij aan de dialoog tussen bedrijven en stakeholders. Dit is precies wat nodig is om de uitgebreide benadering achter ESRS te bereiken. Zonder deze input zijn duurzaamheidsbeoordelingen onvolledig.

Zo is stakeholderbetrokkenheid een essentiële pijler om te voldoen aan duurzaamheidsrapportagestandaarden:

• Openbaarmakingsvereiste (ESRS 1, IRO-1): Centraal in de ESRS staat een sterk consultatiemechaniMKB. Dit vereist dat bedrijven hun impact, risico's en kansen identificeren, begrijpen en beschrijven in samenwerking met hun stakeholders. Bedrijven moeten kwaliteitsinformatie verstrekken om te voldoen aan de behoeften van stakeholders, zoals investeerders en kredietverstrekkers, regelgevers, NGO's of gemeenschappen. 
  

• Openbaarmakingsvereiste (ESRS 2, SBM-2): Communicatie is een andere pijler voor ESRS. De standaarden maken specifieke melding van veranderingen in het bedrijfsmodel op basis van stakeholderinzichten, of die mogelijk hun belangen kunnen beïnvloeden. Bovendien vereist het dat de managementorganen van een bedrijf hun bewustzijn over de impact van hun activiteiten op duurzaamheid openbaar maken. 
  

• Openbaarmakingsvereiste (ESRS 2, MDR-P): Voor bedrijven om actie te ondernemen, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van beleid en doelen op het gebied van duurzaamheid, is het niet voldoende om alleen openbaar te maken in termen van actiebereik. Bedrijven moeten hun waardeketen geografisch en in de tijd bestuderen. Dat vereist kennis van hun stakeholders en hoe zij worden beïnvloed door hun operaties.
  

• Openbaarmakingsvereiste (ESRS 2, MDR-T): Zodra actie is ondernomen, is een progressieve voortgang van stakeholderbetrokkenheid vereist voor elk materieel duurzaamheidsaspect. Bedrijven moeten openbaar maken of stakeholders bij het proces zijn betrokken en hoe.

De 5 niveaus van stakeholderbetrokkenheid

Kennis van de hierboven genoemde openbaarmakingsvereisten stelt je in staat om effectief met je stakeholders om te gaan voor het toekomstige interviewproces. Dit zijn de 5 niveaus om te volgen:

Niveau 1: Informeer je stakeholders

Het van tevoren laten weten aan de relevante stakeholders dat input vereist zal zijn, verbetert de transparantie en bevordert het vertrouwen binnen de organisatie. Deze basis is cruciaal voor DMA's en CSRD-processen. 

In relatie tot ESRS 2, SBM-2, houdt dit in dat je openbaar maakt:

1. Wie hun belangrijkste stakeholders zijn
2. Of en hoe ze met hen omgaan
3. Waarom ze betrokken zijn (het doel van betrokkenheid)
4. Hoe de betrokkenheid is gestructureerd
5. Wat uit die betrokkenheid komt en hoe die inzichten worden meegenomen in zakelijke beslissingen
6. Of de bedrijfsleiding op de hoogte is van deze inzichten

Je kunt je stakeholders hierover informeren door een e-mail te sturen of een vergadering op te zetten.

• Tip: Informeren houdt niet noodzakelijkerwijs actieve dialoog met stakeholders in. Het is echter een essentiële eerste stap om de basis te leggen voor diepere betrokkenheid in toekomstige stakeholderrelaties. 

Niveau 2: Raadpleeg je stakeholders

Zodra stakeholders goed op de hoogte zijn van de activiteiten en projecten waar het bedrijf bij betrokken is, is raadpleging de volgende logische stap. Duurzaamheidsmanagers kunnen hun stakeholders benaderen om actief input te zoeken. In de context van DMA omvat het raadplegingsproces vaak interviews waarin stakeholders hun perspectieven kunnen delen over duurzaamheidsimpact en risico's. Deze interviews zorgen voor wettelijke compliance onder IRO-1, waardoor DMA's worden geïnformeerd door echte stakeholderzorgen.

• Tip: Raadplegingsprocessen vereisen niet dat het bedrijf elke input van stakeholders in de praktijk brengt. Het is echter een cruciale stap om potentiële beperkingen bloot te leggen en, belangrijker nog, om te laten zien dat stakeholderinput zeer gewaardeerd wordt.

Niveau 3: Betrek je stakeholders

Na het verzamelen van informatie van stakeholders kan het bedrijf hebben ontdekt dat sommige input moet worden geïntegreerd. Dit is waar communicatie tweerichtingsverkeer wordt. De betrokkenheidsfase geeft stakeholders proactieve betrokkenheid en de mogelijkheid om de projecten vorm te geven waar het bedrijf bij betrokken is. Interviews en enquêtes zijn ook in deze fase gangbare methoden. 

• Tip: Om de gezamenlijke besluitvorming voor volgende fasen actief te onderhouden, denk aan het organiseren van workshops om kwesties dieper te bespreken. Adviespanels en rondetafels voor doorlopende discussies, evenals samenvattingsrapporten en roadmaps om de bijdragen van stakeholders bij toekomstige onderhandelingen bij te houden.

Niveau 4: Werk samen met je stakeholders

Een stap verder, stakeholderbetrokkenheid in de projecten vertaalt zich uiteindelijk in betekenisvolle samenwerking. Besluitvormingsprocessen maken deel uit van deze fase en stakeholders worden beschouwd als een integraal onderdeel van het bedrijf.

• Tip: Een cruciale stap in samenwerking is het vormgeven van bestuursstructuren met je stakeholders. Op basis van ESSR-openbaarmakingsvereisten, probeer rollen binnen stakeholdercomités te formaliseren om ervoor te zorgen dat ze actief bijdragen aan de ontwikkeling van de duurzaamheidsagenda. Naast alleen panelbeoordelingen te organiseren, maak ze actieve deelnemers, zodat ze hun lokale expertise over de besproken onderwerpen kunnen delen.

Niveau 5: Geef je stakeholders de macht

Het machtigen van stakeholders vormt de laatste stap van hun betrokkenheid. Het materialiseert in door stakeholders geleide uitkomsten. In deze fase hebben stakeholders de hoogste mate van autoriteit, dialoog en proactiviteit binnen het bedrijf en zijn projecten bereikt. Empowerment maakt een holistische benadering van dubbele materialiteitsbeoordeling en ESG-integratie in CSRD-projecten mogelijk.

• Tip: Het machtigen van je stakeholders is niet alleen een statisch stadium, maar een direct en doorlopend proces van stakeholderbetrokkenheid. Het bouwt betekenisvolle relaties op en creëert uiteindelijk duurzaamheidsbestuur.

Je stakeholderinterviews plannen

De groep stakeholders voor je bedrijf kan te breed zijn; of je weet gewoon niet waar te beginnen. In dat geval is de beste weg om je stakeholders in kaart te brengen. Dit geeft je een duidelijk overzicht, classificeert ze en laat zien hoe ze het beste bijdragen aan de doelen van je duurzaamheidsstrategie en DMA-processen. 

{{custom-cta}}

Wie te betrekken? Interne vs. externe stakeholders

De eerste stap voor het in kaart brengen van stakeholders is begrijpen wie je stakeholders zijn. Terugkijkend naar de ESRS-vereisten voor stakeholderbetrokkenheid, vereist mapping zowel het identificeren van de aard van de impact (hoe stakeholders worden beïnvloed) als de positie van de impact (waar deze stakeholders binnen het bedrijf zijn gepositioneerd).

Wat betreft de aard van de impact kunnen stakeholders worden geclassificeerd als direct en indirect:

• Directe stakeholders zijn degenen die direct door het bedrijf worden beïnvloed. Dit betekent ook dat ze meer invloed hebben op de bedrijfsvoering. Als gevolg daarvan is hun interesse in de projecten van een bedrijf groter. 
• Indirecte stakeholders zijn niet direct betrokken of beïnvloed door de bedrijfsvoering. Ze spelen een rol, maar die is niet zo direct. 

Wat betreft de positie van de impact is er een verschil tussen interne en externe stakeholders:

• Interne stakeholders van een bedrijf omvatten werknemers, managers, investeerders en aandeelhouders.
• Externe stakeholders van een bedrijf omvatten meestal klanten, lokale gemeenschappen, leveranciers, NGO's en regelgevers zoals overheidsinstellingen.

Hoe ze te betrekken? Prioriteren van stakeholders

Zodra verschillende soorten stakeholders zijn geïdentificeerd, moet je ze prioriteren. Prioriteren betekent bepalen welke stakeholders de meeste aandacht en middelen moeten krijgen op basis van hun invloed, interesse, kennis, ESG-volwassenheid, omvang en relatie met het bedrijf. Een praktische manier om dit te doen is door elke stakeholder te scoren op een schaal van 1 tot 5 voor elk criterium, waarbij 1 het laagste en 5 het hoogste is. De cumulatieve score helpt stakeholders te rangschikken, hoewel er enkele uitzonderingen kunnen zijn.

1. Invloed 

Invloedrijke stakeholders hebben de macht om de beslissingen van het bedrijf over specifieke zaken te beïnvloeden. Om invloed te evalueren, overweeg:

• Kan deze stakeholder ons beleid, strategie of bedrijfsmodel beïnvloeden? (1-2 punten als dat niet zo is)
• Hebben ze regelgevende, financiële of reputatiemacht? (3-4 punten als dat zo is)
• Als ze een zorg uiten, hoe dringend moeten we dan handelen? (5 punten als het dringend is)

Regelgevers scoren bijvoorbeeld meestal hoog (5) in duurzaamheidscontexten vanwege hun wetgevende macht.

2. Interesse

Interesse illustreert het niveau van bezorgdheid van stakeholders in het project van het bedrijf. Om interesse te beoordelen, overweeg:

• Hoe uitgesproken is deze stakeholder over ESG-onderwerpen? (1-2 punten als dat niet zo is)
• Hebben ze eerder om ESG-rapportages gevraagd of duurzaamheidszorgen geuit? (3 punten als ze gedeeltelijk betrokken zijn)
• Zouden ze worden beïnvloed door het beheer van klimaat- of sociale risico's door het bedrijf? (5 punten als ze sterk worden beïnvloed)

NGO's scoren vaak hoog (5) vanwege hun sterke pleidooi voor duurzaamheid.

3. Kennis

Sommige stakeholders hebben misschien meer expertise dan anderen in DMA- en CSRD-projecten. Om te evalueren, vraag:

• Hebben ze diepgaande ESG-expertise? (Lage score als ze geen experts zijn)
• Zijn ze bekend met regelgevende kaders of industriestandaarden? (2-3 punten voor matige kennis)
• Kunnen ze helpen bij het verfijnen van materialiteitsbeoordelingen? (4-5 punten als dat zo is)

Experts zoals wetenschappers en ESG-professionals scoren meestal het hoogst.

4. ESG-volwassenheid

Toont het ontwikkelingsniveau van stakeholdergroepen in het integreren van ESG in hun activiteiten en doelstellingen. Om ESG-volwassenheid te beoordelen:

• Publiceert deze stakeholder een duurzaamheidsrapport? (1-2 punten als dat niet zo is)
• Stellen ze ESG-doelen of nemen ze deel aan ESG-gerelateerde partnerschappen?  (3 punten voor matige betrokkenheid)
• Verwachten ze duurzaamheidsprestaties van hun leveranciers of partners?  (5 punten als dat zo is)

Stakeholders met langdurige rapportagekaders behalen de hoogste score.

5. Omvang

De omvang van de stakeholder wordt bepaald door naar verschillende factoren te kijken, zoals geografische reikwijdte of aantal werknemers. Typisch:

• Is dit een lokale, nationale of mondiale stakeholder? (Lagere score voor lokaal, hoger voor mondiaal)
• Hoe groot is hun organisatie? (Intermediaire score voor middelgrote instellingen)
• Zou hun betrokkenheid de DMA-dekking aanzienlijk uitbreiden? (5 punten voor internationale stakeholders)

6. Relatie

De sterkte van je relatie met een stakeholder kan invloed hebben op de prioritering. Overweeg:

• Werken we nauw met hen samen? (Lagere score voor minimaal contact; hoger voor regelmatige interactie en partnerschappen)
• Begrijpen ze onze bedrijfscontext? (Intermediaire score als ze enige bekendheid hebben; hoger als ze duidelijk begrip tonen)
• Zijn ze waarschijnlijk bereid om samen te werken of eerlijke feedback te geven? (Score 5 voor hoog vertrouwen en actieve deelname aan wederzijdse projecten)

Belangrijke klanten en strategische partners scoren hier meestal hoog.

Effectief stakeholderinterviews houden: Een stapsgewijze gids 

Je bedrijf is nu klaar om te beginnen met stakeholderinterviews. Hier is een tijdlijn om te helpen met het proces:

Stap 1 - Leg de basis voor de interviews

Bereid je van tevoren voor op je interviews met de geselecteerde stakeholders. Deze stap is cruciaal omdat het de kwaliteit, effectiviteit en potentiële succes van de interviews zou verzekeren, en de vertaling van de verkregen inzichten in de Dubbele Materialiteitsbeoordeling van je bedrijf.

Tip: Om effectief voor te bereiden op het interview, definieer de interviewdoelen, vragen en het team dat ze zal uitvoeren.  

Voordat je het interview met je stakeholders begint, zorg ervoor dat je jezelf deze vragen stelt en ze communiceert aan de geïnterviewden.

• Wat is het doel van het interview? Hoe sluit het interview aan bij CSRD en DMA? 

• Waarom zijn de inzichten van die specifieke stakeholder waardevol voor het bedrijf en zijn projecten?

• Hoe verwacht je het perspectief van de stakeholder te gebruiken in de projecten?

• Voor welke stakeholders geeft dit project prioriteit aan het voldoen aan hun behoeften, interesses en verwachtingen? 

• Welke belangen van stakeholders komen het meest overeen met de projectdoelen?

Stap 2 - Benader je stakeholders 

Communicatie is de sleutel. Wees duidelijk over het doel van de interviews en de context van het CSRD- en DMA-project. Stakeholders moeten weten wat er van hen wordt verwacht, zodat ze zich op hun gemak voelen om hun inzichten te delen. Transparantie vergroot het vertrouwen en zorgt voor actieve communicatie en oprechte deelname van stakeholders.

Tip: Het delen van een tijdlijn van het interviewproces is een waardevolle zet om dit vertrouwen op te bouwen. Denk aan het opstellen van een agenda om verwachtingen af te stemmen.

• Wat is de verwachte duur van het interview?

Stap 3 - Betrek je stakeholders 

De volgende stap is om je stakeholders doelbewust te betrekken. Dit is de fase waarin de daadwerkelijke interviews beginnen plaats te vinden. Op dit niveau beginnen de eerder gevolgde stappen betekenis te krijgen. Vooral het opstellen van een duidelijke agenda en het waarborgen van transparantie en vertrouwen. Om effectief met stakeholders te communiceren, is actief luisteren cruciaal om hun workflow en processen te begrijpen, en hoe ze de bedrijfsvoering van je bedrijf beïnvloeden en vice versa. 

Tip: Gebruik vervolgvragen om het idee verder te ontwikkelen en een gedetailleerd beeld te schetsen. Dit laat je geïnterviewden zien dat je actief betrokken bent en luistert, wat hun betrokkenheid verbetert. 

Interview scripts en vragen

Nu ben je klaar om te beginnen met de interviewvragen.

Voor Dubbele Materialiteitsbeoordeling is het bijzonder relevant om onderscheid te maken tussen soorten risico's en soorten impact. 

Impactvragen omvatten:

1. Welke duurzaamheidsonderwerpen denk je dat het bedrijf in de toekomst zou moeten focussen?

2. Welke milieuproblemen zijn het meest urgent in jouw regio of branche?

3. Welke milieuproblemen ervaar je in je toeleveringsketen?

4. Hoe beïnvloedt het bedrijf lokale gemeenschappen of ecosystemen?

5. Hoe kunnen we ons grondstoffengebruik optimaliseren om een circulaire economie te ondersteunen?

6. Welke partnerschappen of samenwerkingen moeten we nastreven om onze afvalvermindering en recyclinginspanningen te verbeteren?

7. Zijn er sociale of governance-kwesties die belangrijk zijn voor jouw organisatie of stakeholdergroep?

8. Hoe kunnen we gezondheids- en veiligheidsmaatregelen, gendergelijkheid en gelijke behandeling en kansen op de werkplek verbeteren?

Risicovragen omvatten:

1. Welke risico's of kansen zullen de grootste impact hebben op de financiële prestaties van het bedrijf in de komende 5-10 jaar?

2. Welke duurzaamheidsgerelateerde risico's (bijv. klimaatverandering, regelgevende veranderingen) kunnen het bedrijf financieel schaden?

3. Welke uitdagingen en kansen zie je voor ons bedrijf bij het aanpassen aan klimaatverandering?

4. Zijn er duurzaamheidstrends die nieuwe kansen voor het bedrijf kunnen bieden?

5. Hoe kunnen onze energiebeheerpraktijken onze inspanningen voor klimaatverandering ondersteunen?

6. Hoe kunnen we de sociale dialoog tussen management en werknemers verbeteren?

4. Volg de voortgang met je stakeholders

In contact blijven met je netwerk van stakeholders is cruciaal voor CSRD-processen. Hier is wat je bedrijf moet doen om voortdurende betrokkenheid na stakeholderinterviews te verzekeren:

• Plan aankomende vergaderingen om een continue dialoog over duurzaamheidskwesties te verzekeren en zorg ervoor dat je stakeholders betrokken blijven in de loop van de tijd.

• Deel updates met stakeholders zodat ze op de hoogte zijn van hoe hun input bijdraagt aan de daadwerkelijke projecten. Dit zou je relatie versterken, wat nuttig is als je volgend jaar opnieuw contact wilt opnemen om de DMA bij te werken. 

• Bevorder feedback, nodig stakeholders uit om te beoordelen en te evalueren hoe hun inzichten de resultaten hebben gevormd. Dit weerspiegelt dat hun bijdragen relevant blijven, wat het niveau van responsiviteit, aanpassingsvermogen en transparantie van je bedrijf verhoogt. 

Compliance checklist voor stakeholderinterviews

Voldoen aan minimale vereisten is net zo belangrijk als het voorbereiden van stakeholderinterviews.

Zorg ervoor dat de volgende stappen zijn voltooid om ervoor te zorgen dat je proces voldoet aan regelgevende en ethische normen:

1. Controleer compliance van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Bevestig dat je bedrijf in lijn is met gegevensbeschermingspraktijken. Om er zeker van te zijn, behandel persoonlijke gegevens van stakeholders in overeenstemming met AVG. 

2. Bekijk en ga akkoord met de Algemene Voorwaarden 

Zorg ervoor dat persoonlijke gegevens veilig worden behandeld. Om passend gebruik van privacy en vertrouwelijkheid te waarborgen, verzamel, bewaar en gebruik hun informatie alleen voor het interview en betrokkenheidsdoeleinden. Stuur documenten met algemene voorwaarden naar je stakeholders om ervoor te zorgen dat ze deze bekijken en ermee instemmen. 

3. Verzamel e-mailadressen en contactgegevens voor effectieve communicatie met je stakeholders 

Om de conversatie met je stakeholders voort te zetten en feedback te ontvangen, verzamel e-mailadressen en contactgegevens.

Veelvoorkomende valkuilen om te vermijden

Om efficiënt met stakeholders te communiceren via interviews, optimaliseer het proces zodat de inzichten nauwkeurig worden vastgelegd. Hier zijn vier veelvoorkomende valkuilen die je stakeholderbetrokkenheidsproces kunnen ondermijnen, en wat je in plaats daarvan moet doen:

Feedback te algemeen behandelen

De diversiteit van je stakeholdergroepen is zeer waardevol. Feedback te algemeen behandelen kan leiden tot vage conclusies. In DMAs doet detail ertoe. Zoek in plaats daarvan naar gesegmenteerde feedback voor elk type stakeholder, leg specifieke zorgen vast die verband houden met bepaalde impacts en gebruik matrices om complexe reacties te analyseren. 

Het gebruik van hulpmiddelen voor het vastleggen van inzichten verwaarlozen

Stakeholderinterviews zijn waarschijnlijk complex. Om ervoor te zorgen dat alle informatie correct wordt opgeslagen, registreer, transcribeer en syntheseer de input. Het gebruik van kunstmatige intelligentie kan nuttig zijn. Houd je aantekeningen georganiseerd voor traceerbaarheid en audit-gereedheid.

Interviews behandelen als formaliteiten

Interviews moeten een oprechte kans zijn voor dialoog en inzicht, niet alleen een formaliteit. Bied stakeholders open communicatie. Maak in de praktijk duidelijk hoe hun input beslissingen zal beïnvloeden en in openbaarmakingen zal worden weerspiegeld, en wees bereid om actief te luisteren en stakeholderinput te verkennen.

Stakeholderinterviews transformeren naar duurzaamheidsnaleving

Stakeholderinterviews hebben bewezen meer te zijn dan een nalevingsoefening. Ze zijn kritieke hulpmiddelen om de complexiteit van Dubbele Materialiteitsbeoordelingen en EU-normen te navigeren. Wanneer goed uitgevoerd, ontsluiten stakeholderinterviews waardevolle inzichten voor de bedrijfsvoering, waardoor ze duurzaamheidsstrategieën kunnen vormgeven en langdurige stakeholderbetrokkenheid kunnen opbouwen. 

Wat nu? 

Als je wilt weten hoe je naadloos je stakeholders kunt betrekken, gegevens kunt verzamelen en audit-gereed rapporten kunt genereren, allemaal op één platform, neem contact op met ons duurzaamheidsteam.