{{updated}}

De introductie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een grote mijlpaal voor meer transparantie en verantwoording in duurzaamheidsrapportage in Europa. Maar de complexe rapportage-eisen vormen ook nieuwe uitdagingen voor veel bedrijven die hierover rapporteren.

Als jouw bedrijf daarbij hoort, is het begrijpen van de Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS)—inclusief ESRS S3: Getroffen gemeenschappen—cruciaal. Naast compliance biedt deze standaard een duidelijk kader om het welzijn van de gemeenschappen die je bedrijf beïnvloedt te prioriteren, wat zorgt voor duurzame en ethische bedrijfspraktijken.

Maar wat is ESRS S3 precies en waarom is het belangrijk? Wat zijn de belangrijkste vereisten? En hoe kan jouw bedrijf effectief met ESRS S3 werken? Lees verder voor alles wat je moet weten om deze standaard met vertrouwen te benaderen.

Snelle samenvatting: Wat zijn de ESRS?

Voordat we verder gaan, laten we snel samenvatten waar de ESRS over gaan. Ontwikkeld door de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG), zijn de ESRS de gedetailleerde rapportage-eisen die bedrijven moeten volgen om te voldoen aan de CSRD. 

Ze bestaan uit twee overkoepelende standaarden die van toepassing zijn op alle bedrijven en tien thematische standaarden die milieu-, sociale en governance (ESG) kwesties behandelen. 

Wat is ESRS S3: Getroffen gemeenschappen?

Zoals je hierboven kunt zien, is ESRS S3: Getroffen gemeenschappen de derde van vier standaarden onder de sociale pijler. Het richt zich op hoe bedrijven omgaan met, invloed hebben op en de behoeften en zorgen van getroffen gemeenschappen aanpakken binnen hun operaties en waardeketens.

Het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat organisaties transparant rapporteren hoe hun activiteiten gemeenschappen beïnvloeden, inclusief zowel negatieve effecten (zoals milieuschade of sociale verdringing) als positieve bijdragen (zoals lokale werkgelegenheid of gemeenschapsontwikkeling). 

Het streeft naar het bevorderen van verantwoording, mensenrechtenbescherming en duurzame praktijken die rekening houden met het welzijn van gemeenschappen die door bedrijfsactiviteiten worden beïnvloed.

Wie zijn precies getroffen gemeenschappen?

Getroffen gemeenschappen zijn mensen of groepen die wonen of werken in gebieden die door de operaties of waardeketen van jouw organisatie worden of kunnen worden beïnvloed.

Deze gemeenschappen kunnen zowel degenen omvatten die in de buurt van de activiteiten van je bedrijf wonen (lokale gemeenschappen) als degenen die verder weg zijn. Getroffen gemeenschappen omvatten daadwerkelijk en potentieel getroffen inheemse volkeren.

Wat zijn de belangrijkste aandachtsgebieden van ESRS S3?

Bij het rapporteren over ESRS S3 zijn er vijf belangrijke gebieden die jouw bedrijf moet overwegen:

1. Begrijpen van materiële impact

Bedrijven moeten zowel de positieve als negatieve impact van hun operaties op gemeenschappen beoordelen en openbaar maken, of deze impact nu direct of indirect voortvloeit uit bedrijfsactiviteiten.

2. Betrokkenheid bij gemeenschappen

Betekenisvolle dialoog met getroffen gemeenschappen is essentieel. Bedrijven moeten uitleggen hoe ze gemeenschapsvertegenwoordigers betrekken bij besluitvorming en ervoor zorgen dat hun stemmen worden gehoord en gerespecteerd.

3. Bieden van herstelmechaniMKBn

Het opzetten van duidelijke processen voor het aanpakken van klachten of het herstellen van schade veroorzaakt door bedrijfsactiviteiten is cruciaal. Bedrijven moeten toegankelijke kanalen bieden voor gemeenschappen om zorgen te uiten en ervoor zorgen dat deze effectief worden aangepakt.

4. Ontwikkelen van duidelijke beleidslijnen en doelen

Organisaties moeten hun beleid voor het beheren van impact op gemeenschappen uiteenzetten en meetbare doelen stellen die in lijn zijn met internationale standaarden.

5. Beheren van impact, risico's en kansen

Bedrijven moeten systemen implementeren om de effectiviteit van hun acties te monitoren en evalueren bij het verminderen van risico's, het verbeteren van positieve resultaten en het aanpakken van afhankelijkheden binnen hun waardeketen.

Waarom is ESRS S3 belangrijk?

Naast het helpen van bedrijven om te voldoen aan de CSRD, biedt ESRS S3 bredere voordelen voor zowel bedrijven als de samenleving. Het bevordert afstemming met wereldwijde standaarden voor mensenrechten en bedrijfsverantwoordelijkheid, en stimuleert bedrijven om de volledige reikwijdte van hun maatschappelijke voetafdruk te overwegen.

Transparante rapportage bevordert vertrouwen bij belanghebbenden, waaronder investeerders, gemeenschappen en regelgevers. In feite toonde een wereldwijde studie van Deloitte en The Fletcher School aan dat meer dan 80% van de investeerders actief op zoek is naar duurzaamheidsinformatie tijdens hun due diligence-processen.

Proactief risico's identificeren en aanpakken met betrekking tot gemeenschapsimpact helpt bedrijven ook om hun reputatie te beschermen en mogelijke financiële tegenslagen te vermijden.

De 5 openbaarmakingsvereisten voor ESRS S3 (en hoe ze te implementeren)

Nu we wat achtergrondinformatie over ESRS S3 hebben, laten we de openbaarmakingsvereisten in meer detail bekijken.

Algemene openbaarmakingen – ESRS 2 SBM-2: Belangen en opvattingen van belanghebbenden

Organisaties moeten openbaar maken hoe de belangen, opvattingen en rechten van aanzienlijk getroffen gemeenschappen hun strategie en bedrijfsmodel beïnvloeden.

Dit omvat het aanpakken van mensenrechtenkwesties, rechten van inheemse volkeren waar van toepassing, en hoe deze overwegingen operationele en strategische beslissingen vormgeven. De openbaarmaking moet benadrukken of deze belanghebbenden via directe betrokkenheid of geloofwaardige vertegenwoordigers worden geïntegreerd.

Algemene openbaarmakingen – ESRS 2 SBM-3: Materiële invloeden, risico's en kansen

Organisaties moeten uitleggen hoe feitelijke en potentiële materiële invloeden met betrekking tot getroffen gemeenschappen hun strategie en bedrijfsmodel beïnvloeden. Dit omvat:

• Het identificeren van de oorsprong van deze invloeden in de waardeketen.
• Details geven over specifieke getroffen gemeenschappen (bijv. inheemse groepen, lokale bewoners nabij operaties, stroomafwaartse gemeenschappen).
• Beschrijven of invloeden systemisch zijn of verband houden met geïsoleerde incidenten.
• Kansen benadrukken om gemeenschappen te ondersteunen door middel van positieve bijdragen, zoals capaciteitsopbouw of andere gemeenschapsgerichte initiatieven.

Openbaarmakingsvereiste S3-1: Beleid met betrekking tot getroffen gemeenschappen

Om aan S3-1 te voldoen, moeten organisaties beleid openbaar maken dat materiële invloeden, risico's en kansen met betrekking tot getroffen gemeenschappen aanpakt. Dit omvat:

• Uitleggen hoe beleid is ontworpen om invloeden te identificeren, te beoordelen en te beheren.
• Benadrukken van afstemming met erkende internationale normen, zoals de VN-richtlijnen voor bedrijven en mensenrechten.
• Rapporteren van gevallen van niet-compliance binnen de operaties of waardeketen van de organisatie.

Organisaties moeten ook uitleggen hoe beleid wordt gecommuniceerd aan werknemers, getroffen gemeenschappen of andere belanghebbenden, met behulp van tools zoals websites of sociale media. Speciale aandacht moet worden besteed aan beleid dat inheemse gemeenschappen of andere kwetsbare groepen betreft.

Openbaarmakingsvereiste S3-2: Processen voor betrokkenheid bij getroffen gemeenschappen

Om aan S3-2 te voldoen, moeten bedrijven hun processen voor betrokkenheid bij getroffen gemeenschappen over materiële invloeden openbaar maken. Openbaarmakingen moeten omvatten:

• Methoden van betrokkenheid, zoals directe interacties, consultaties of vertegenwoordigers.
• Wanneer en hoe deze betrokkenheden plaatsvinden, inclusief frequentie en besluitvormingsstadia.
• Inspanningen om gemarginaliseerde of kwetsbare groepen te betrekken, inclusief inheemse volkeren, met respect voor hun recht op vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming.

Bedrijven moeten ook uitleggen hoe ze de effectiviteit van deze betrokkenheden beoordelen. Als er geen betrokkenheidsproces bestaat, moeten organisaties dit openbaar maken en een plan opstellen om er een te creëren.

Openbaarmakingsvereiste S3-3: Processen om negatieve invloeden te herstellen en kanalen voor het uiten van zorgen

S3-3 vereist dat organisaties openbaar maken hoe ze het herstel van negatieve invloeden beheren en kanalen bieden voor getroffen gemeenschappen om zorgen te uiten. Dit omvat:

• Beschrijven van klachtenmechaniMKBn of andere kanalen die beschikbaar zijn voor gemeenschappen om problemen te melden.
• Stappen om de effectiviteit van deze mechaniMKBn te waarborgen, inclusief opvolgprocessen.
• Beleid om individuen te beschermen tegen represailles voor het uiten van zorgen.

Organisaties moeten ook rapporteren hoe ze de effectiviteit van herstelprocessen monitoren en beoordelen, waarbij transparantie en verantwoording worden gewaarborgd.

Openbaarmakingsvereiste S3-4: Acties op materiële invloeden en risicobeperking

Onder S3-4 moeten organisaties hun strategieën openbaar maken voor het aanpakken van significante gemeenschapsinvloeden. Dit omvat acties om:

• Negatieve invloeden te voorkomen, te beperken en te herstellen.
• Positieve bijdragen aan getroffen gemeenschappen te verbeteren.

Bedrijven moeten ook uitleggen hoe ze de effectiviteit van deze acties evalueren en de processen die ze gebruiken om risico's en kansen met betrekking tot gemeenschapsinvloeden te beheren. Deze vereiste zorgt voor verantwoording en moedigt bedrijven aan om zinvolle maatregelen te nemen die het welzijn van getroffen gemeenschappen prioriteren.

Openbaarmakingsvereiste S3-5: Doelen voor het beheren van materiële invloeden, risico's en kansen

S3-5 vereist dat organisaties meetbare, tijdgebonden doelen stellen en openbaar maken die gericht zijn op:

• Het verminderen van negatieve invloeden.
• Het bevorderen van positieve bijdragen aan getroffen gemeenschappen.
• Het effectief beheren van risico's en kansen.

Bedrijven moeten uitleggen hoe deze doelen worden ontwikkeld, of getroffen gemeenschappen bij het proces betrokken waren, en hoe de voortgang wordt gevolgd en gemonitord. Duidelijke, actiegerichte doelen tonen een toewijding aan het verbeteren van het welzijn van de gemeenschap en helpen vertrouwen op te bouwen bij belanghebbenden.

Hoe de ESRS S3 openbaarmakingsvereisten te implementeren

Het implementeren van ESRS S3 kan complex aanvoelen, maar door het op te splitsen in uitvoerbare stappen wordt het proces beheersbaarder. Hier is hoe je bedrijf het kan benaderen:

1. Voer een dubbele materialiteitsbeoordeling uit

Niet elke ESRS thematische standaard is verplicht om over te rapporteren—alleen die als materieel voor je bedrijf worden beschouwd. Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling is een verplichte eerste stap om te bepalen of de invloeden, risico's en kansen met betrekking tot getroffen gemeenschappen (en andere ESRS-onderwerpen) significant zijn voor je bedrijf en belanghebbenden.

Dit omvat het beoordelen van zowel impactmaterialiteit: Hoe je bedrijf gemeenschappen beïnvloedt, direct of indirect, als financiële materialiteit: Hoe gemeenschapsgerelateerde invloeden de financiële prestaties van je bedrijf beïnvloeden.

Enkele belangrijke subonderwerpen om tijdens de beoordeling voor ESRS S3 te overwegen zijn:

• Economische, sociale en culturele rechten: Evalueer hoe je operaties levensonderhoud, onderwijs, gezondheidszorg en cultureel erfgoed beïnvloeden.
• Burgerlijke en politieke rechten: Identificeer potentiële risico's voor vrijheid van meningsuiting, vreedzame vergadering en landrechten.
• Rechten van inheemse volkeren: Besteed speciale aandacht aan hun unieke behoeften, zoals het waarborgen van vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming voor activiteiten die hun land of cultuur kunnen beïnvloeden.

Of het nu via je toeleveringsketen, fysieke operaties, werkgelegenheidspraktijken of hulpbronnengebruik is, bijna elk bedrijf zal op een bepaald niveau invloed hebben op gemeenschappen. Als gevolg hiervan zal je beoordeling hoogstwaarschijnlijk uitwijzen dat invloeden op getroffen gemeenschappen materieel zijn, wat vereist dat je rapporteert over ESRS S3 onder de CSRD.

{{custom-cta}}

2. Stel beleid en governance vast

Vervolgens is het belangrijk om duidelijke beleidslijnen te ontwikkelen die uiteenzetten hoe je organisatie haar invloeden op getroffen gemeenschappen zal beheren. Deze beleidslijnen moeten de processen voor het identificeren, beoordelen en beheren van materiële invloeden aanpakken, terwijl ze in lijn zijn met internationale normen.

Effectieve communicatie is hier cruciaal—deel deze beleidslijnen met belanghebbenden, inclusief werknemers en getroffen gemeenschappen, om ervoor te zorgen dat ze goed worden begrepen en geïmplementeerd. Wijs governanceverantwoordelijkheden toe aan specifieke rollen binnen je organisatie om verantwoordelijkheid te behouden en effectieve controle te bieden.

3. Betrek getroffen gemeenschappen

Betekenisvolle betrokkenheidsprocessen zijn essentieel voor het betrekken van getroffen gemeenschappen bij beslissingen die hen beïnvloeden. Dit omvat het voeren van consultaties direct of via geloofwaardige vertegenwoordigers, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle stemmen worden gehoord en gerespecteerd. 

Inclusiviteit is cruciaal, vooral voor gemarginaliseerde groepen zoals inheemse volkeren, vrouwen of lage-inkomenspopulaties. Regelmatige communicatiekanalen moeten worden opgezet om gemeenschappen geïnformeerd te houden, hun feedback aan te moedigen en vertrouwen tussen je organisatie en de getroffen groepen te bevorderen.

Goed om te weten: Bedrijven die actief betrokken zijn bij hun gemeenschappen zijn meer geneigd om vertrouwen en loyaliteit onder klanten op te bouwen, wat leidt tot toegenomen merkwaarde en zakelijk succes.

4. Implementeer herstelkanalen

Organisaties moeten mechaniMKBn creëren die getroffen gemeenschappen in staat stellen om zorgen te uiten en ervoor zorgen dat deze zorgen effectief worden aangepakt. KlachtenmechaniMKBn moeten toegankelijk, transparant en vertrouwd zijn door de gemeenschappen die ze bedienen, met waarborgen om individuen te beschermen tegen represailles.

Een 2023 studie door de World Benchmarking Alliance (WBA) vond dat 91% van de bedrijven klachtenmechaniMKBn voor werknemers biedt en 76% breidt ze uit naar externe belanghebbenden. Echter, slechts 5% zorgt ervoor dat deze systemen worden vertrouwd, en slechts 10% betrekt gebruikers bij hun ontwerp, prestaties en verbetering.

Om ervoor te zorgen dat deze mechaniMKBn effectief zijn, moet je bedrijf deze mechaniMKBn regelmatig monitoren en evalueren, met de focus op het tijdig en eerlijk oplossen van problemen.

5. Onderneem actie op invloeden, risico's en kansen

Actie ondernemen op materiële invloeden, risico's en kansen vereist een proactieve benadering. Ontwikkel specifieke maatregelen om negatieve invloeden op gemeenschappen te voorkomen, te beperken en te herstellen door middel van gerichte initiatieven.

 Investeer in programma's die positief bijdragen, zoals het ondersteunen van lokale bedrijven, het verbeteren van infrastructuur of het verbeteren van toegang tot onderwijs. Samenwerking met lokale belanghebbenden kan helpen om je inspanningen af te stemmen op de behoeften van de gemeenschap en de positieve resultaten van je acties te versterken.

6. Volg en rapporteer over effectiviteit

Om verantwoording te waarborgen, stel meetbare doelen om de effectiviteit van je acties te beoordelen. De voortgang naar deze doelen moet worden gevolgd met behulp van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), die inzicht geven in wat werkt en waar verbeteringen nodig zijn. 

Evalueer regelmatig de resultaten om mogelijkheden voor verfijning te identificeren, en deel deze bevindingen transparant met belanghebbenden om vertrouwen op te bouwen en je toewijding aan voortdurende verbetering te tonen.

7. Wijs middelen toe

Zorg ervoor dat er voldoende middelen—financieel, menselijk en technisch—worden toegewezen aan het implementeren en onderhouden van je ESRS S3-nalevingsinspanningen. 

Wijs duidelijk rollen en verantwoordelijkheden toe aan specifieke teams of individuen binnen je organisatie, en investeer in training om de interne capaciteit voor het beheren van gemeenschapsinvloeden te verbeteren. Deze toewijding van middelen is cruciaal voor langdurig succes.

8. Documenteer en openbaar

De laatste stap is het voorbereiden van gedetailleerde openbaarmakingen die in lijn zijn met de ESRS S3-vereisten. Dit omvat het samenvatten van je beleid, governancepraktijken en genomen acties, evenals het leveren van bewijs van gemeenschapsbetrokkenheid, klachtenmechaniMKBn en vooruitgang naar je doelen. 

Gebruik gestandaardiseerde tools en frameworks om ervoor te zorgen dat je rapportage consistent en vergelijkbaar is, waardoor belanghebbenden een duidelijk en nauwkeurig beeld krijgen van je inspanningen om gemeenschapsinvloeden aan te pakken. Om je te helpen, hebben we hier een lijst met rapportagebest practices hier ontwikkeld.

Selecteer de juiste software voor je ESRS S3-rapportage

Om aan de ESRS S3-vereisten te voldoen, moeten organisaties zich richten op het opbouwen van sterke processen voor betrokkenheid bij getroffen gemeenschappen, het volgen van invloeden en het waarborgen van transparantie in hun beleid en acties. 

Het implementeren van tools die gegevensverzameling en rapportage stroomlijnen kan bedrijven helpen deze vereisten efficiënt te beheren, terwijl ze ook zinvolle relaties creëren met de gemeenschappen die ze beïnvloeden. 

Door duurzaamheidsbeheer- en nalevingssoftware zoals Coolset te adopteren om gegevens te organiseren en te analyseren, kunnen bedrijven proactief gemeenschapszorgen aanpakken, de effectiviteit van hun acties meten en hun duurzaamheidsdoelen met vertrouwen bereiken.

Als je op zoek bent naar een oplossing om compliance te vereenvoudigen en transparantie te verbeteren, ontdek hoe Coolset je rapportagebehoeften kan ondersteunen. Probeer onze interactieve producttour hieronder of boek vandaag nog een gratis adviesgesprek.