{{updated}}

De Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) S2 vormen een belangrijk onderdeel van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), met een specifieke focus op werknemers in de waardeketen. Deze standaard streeft naar meer transparantie in de toeleveringsketen en legt de nadruk op de impact op werknemers in de gehele waardeketen van een bedrijf.

Nu organisaties zich voorbereiden op compliance van de CSRD, is het begrijpen en correct implementeren van ESRS S2 essentieel geworden voor duurzaamheidsrapportage. ESRS S2 draait om werknemers in je waardeketen – de mensen die werken voor je leveranciers, distributeurs en andere zakenpartners. Het is een van de vier sociale standaarden die je moet volgen onder de CSRD.

De standaard vereist dat je rapporteert over:

• Hoe je bedrijf deze werknemers beïnvloedt.
• Wat je doet om negatieve impact te voorkomen.
• Hoe je risico's en kansen beheert.
• De financiële impact van deze risico's en kansen op je bedrijf.

In dit artikel bekijken we wat ESRS S2 precies is, welke gegevenspunten deze standaard dekt, hoe het samenwerkt met de bredere CSRD-implementatie en hoe bedrijven zich hierop kunnen voorbereiden. Lees verder voor alles wat je moet weten om deze standaard met vertrouwen te benaderen.

Snelle samenvatting: Wat zijn de ESRS?

Voordat we de details ingaan, laten we samenvatten waar de ESRS over gaan. 

De ESRS zijn een reeks richtlijnen die een kader bieden voor bedrijven om te rapporteren over duurzaamheid. De ESRS streeft naar een uitbreiding van de reikwijdte en kwaliteit van duurzaamheidsrapportage door bedrijven, en bevordert duurzame ontwikkeling door meer transparantie en verantwoording.

Ze bestaan uit twee overkoepelende standaarden die van toepassing zijn op alle bedrijven en tien standaarden die milieu-, sociale en governance (ESG) onderwerpen dekken. 

‍

‍

Hoe ESRS S2 zich richt op werknemers in de waardeketen

ESRS S2 kijkt naar hoe je bedrijf werknemers in de hele toeleveringsketen beïnvloedt. Zie het als je routekaart om te laten zien hoe je bedrijf de mensen in je toeleveringsketen beïnvloedt – en door hen wordt beïnvloed.

Dit betekent dat je iedereen moet overwegen, van de fabrieksarbeiders die je componenten maken tot de bezorgers die je producten distribueren. Wat zijn de negatieve effecten die je bedrijf op hen heeft? En de positieve? Waar liggen de risico's en welke acties moeten worden ondernomen om ze te minimaliseren?

De standaard omvat 71 gegevenspunten verdeeld over vijf openbaarmakingsvereisten. Maak je geen zorgen – we zullen deze later in deze gids in beheersbare stukken opdelen.

Hoe werknemers in de waardeketen zich verhouden tot de CSRD

De CSRD vereist dat je rapporteert over de sociale impact van je bedrijf over vier sociale onderwerpen. De eerste is ESRS S1, die je eigen werknemers dekt. ESRS S2 is de specifieke standaard die je vertelt hoe je moet rapporteren over werknemers in je waardeketen. ESRS S3 behandelt hoe bedrijven impact hebben op en omgaan met gemeenschappen die door hun operaties en waardeketen worden beïnvloed. ESRS S4 richt zich op de impact van een bedrijf op consumenten en eindgebruikers van zijn producten of diensten.

De sociale standaarden van de ESRS streven naar standaardisatie van ESG-rapportage over bedrijven heen, waardoor het gemakkelijker wordt om sociale prestaties te meten en te vergelijken. Deze standaardisatie verhoogt de transparantie en stelt belanghebbenden in staat om betrouwbaardere informatie te verkrijgen over de duurzaamheidsresultaten van een bedrijf op sociale gebieden.

Bovendien is het vermeldenswaard dat terwijl ESRS S1 zich bezighoudt met cijfers en statistieken, ESRS S2-S4 een andere benadering hanteren, die voornamelijk gericht is op kwalitatieve informatie. Deze benadering is logisch omdat je niet altijd een getal kunt plakken op zaken als welzijn van werknemers of gemeenschapsrelaties.  

De 7 openbaarmakingsvereisten voor ESRS S2 (en hoe ze te interpreteren)

Strategie

Openbaarmakingsvereiste SBM-2: Belangen en standpunten van belanghebbenden

Onder SBM-2 moeten bedrijven laten zien hoe hun bedrijfsstrategie en -model rekening houden met de belangen van werknemers in hun waardeketen. Dit omvat het demonstreren van:

• Belangrijkste impact op belanghebbenden: Identificeer hoe je bedrijfsbeslissingen en -activiteiten de rechten, belangen en standpunten van werknemers in de waardeketen beïnvloeden.
• Mensenrechtenoverwegingen: Leg uit hoe je de mensenrechten van werknemers respecteert en beschermt, deze overwegingen opneemt in strategische planning en bedrijfspraktijken aanpast op basis van feedback van werknemers.
• Proces voor betrokkenheid van belanghebbenden: Beschrijf je aanpak voor het verzamelen van feedback en zorgen van werknemers, het opnemen van werknemersperspectieven in besluitvorming en het monitoren en aanpakken van potentiële impact.

Deze vereiste helpt belanghebbenden te begrijpen hoe goed je bedrijf de belangen van werknemers integreert in zijn kernstrategie en ervoor zorgt dat mensenrechten in de hele waardeketen worden gerespecteerd.

Openbaarmakingsvereiste SBM-3: Materiële impact, risico's en kansen en interactie met bedrijfsmodel

Onder SBM-3 moeten bedrijven een uitgebreide analyse geven van hoe hun bedrijfsmodel werknemers in de waardeketen beïnvloedt en vice versa. Dit omvat:

• Impactbeoordeling: Hoe je strategie en bedrijfsmodel impact creëren op werknemers, hoe deze impact je strategische beslissingen beïnvloeden en de verbinding tussen werknemersgerelateerde risico's/kansen en bedrijfsstrategie.
• Werknemerscategorieën: Niet-werknemers op bedrijfslocaties, werknemers in de opwaartse waardeketen (grondstofleveranciers), werknemers in de neerwaartse waardeketen (distributeurs), werknemers in joint ventures en kwetsbare groepen (migranten, vrouwen, jonge werknemers).
• Risicoanalyse: Geografische locaties met een hoog risico op arbeidsproblemen, grondstoffen met aanzienlijke risico's op kinder- of dwangarbeid, systemische problemen in specifieke regio's, individuele incidenten en transitie-risico's van groene initiatieven.
• Positieve impactkansen: Activiteiten die positieve impact op werknemers creëren, kansen voor werkgelegenheid en bijscholing, regionale impact en 'rechtvaardige transitie'-initiatieven.

Deze vereiste helpt belanghebbenden de volledige reikwijdte van de interactie van je bedrijf met werknemers in de waardeketen te begrijpen en te beoordelen hoe goed je de bijbehorende risico's en kansen beheert.

Impact-, risico- en kansenbeheer

Openbaarmakingsvereiste S2-1 – Beleid met betrekking tot werknemers in de waardeketen

Onder S2-1 moeten bedrijven hun beleid beschrijven voor het beheren van impact op werknemers in de waardeketen. Dit omvat:

• Beleidsomvang: Beleid dat impact op werknemers in de waardeketen identificeert, beoordeelt, beheert en herstelt, inclusief of deze beleidsmaatregelen van toepassing zijn op specifieke werknemersgroepen of alle werknemers in de waardeketen.
• Mensenrechtenverplichtingen: Processen om compliance van VN-richtlijnen, Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) Verklaring, en OESO-richtlijnen, met focus op respect voor werknemersrechten, betrokkenheid van werknemers en herstelmaatregelen te monitoren.
• Specifieke beleidsgebieden: Expliciet beleid dat mensenhandel, dwangarbeid en kinderarbeid aanpakt, inclusief of het bedrijf een leveranciersgedragscode heeft.
• Internationale afstemming: Hoe beleid in lijn is met internationale standaarden, en openbaarmaking van eventuele gemelde gevallen van niet-compliance van VN-richtlijnen, IAO-verklaring of OESO-richtlijnen.

Deze vereiste helpt belanghebbenden te begrijpen hoe je bedrijf werknemersrechten beschermt en werknemersgerelateerde risico's beheert in de gehele waardeketen.

Openbaarmakingsvereiste S2-2: Processen voor betrokkenheid met werknemers in de waardeketen

Onder S2-2 moeten bedrijven uitleggen hoe ze betrokkenheid aangaan met werknemers in de waardeketen over impact die hen beïnvloedt. Dit omvat:

• Betrokkenheidsaanpak: Of betrokkenheid direct met werknemers plaatsvindt, via vertegenwoordigers of via geloofwaardige tussenpersonen, inclusief de stadia, typen en frequentie van betrokkenheid
• Operationele verantwoordelijkheid: De functie en senior rol die verantwoordelijk is voor het waarborgen dat betrokkenheid plaatsvindt en resultaten invloed hebben op bedrijfsbeslissingen
• Raamakkoorden: Eventuele wereldwijde overeenkomsten met vakbondsfederaties met betrekking tot werknemersrechten, inclusief hoe deze helpen om werknemersperspectieven te begrijpen
• Kwetsbare werknemers: Stappen die worden ondernomen om perspectieven van mogelijk kwetsbare of gemarginaliseerde werknemers te begrijpen (bijv. vrouwen, migranten, werknemers met een handicap)

Deze vereiste helpt belanghebbenden te begrijpen hoe je bedrijf werknemersperspectieven opneemt in zijn besluitvormingsprocessen en impact op werknemers in de waardeketen beheert.

Openbaarmakingsvereiste S2-3: Processen om negatieve impact te herstellen en kanalen voor het uiten van zorgen

Onder S2-3 moeten bedrijven hun processen beschrijven voor het aanpakken van negatieve impact op werknemers in de waardeketen en hoe werknemers hun zorgen kunnen uiten. Dit omvat:

• Herstelbenadering: Algemene processen voor het bieden of bijdragen aan herstel wanneer negatieve impact optreedt, inclusief hoe het bedrijf de effectiviteit van herstel beoordeelt
• Communicatiekanalen: Specifieke kanalen (zowel door het bedrijf beheerd als door derden) beschikbaar voor werknemers om zorgen te uiten, inclusief hoe deze kanalen beschikbaar worden gesteld op de werkplekken van werknemers
• Monitoring en bescherming: Hoe problemen worden gevolgd en aangepakt, hoe de effectiviteit van kanalen wordt gewaarborgd en beleid dat werknemers beschermt tegen represailles bij het gebruik van deze kanalen
• Kanaalbeoordeling: Hoe het bedrijf de bewustwording en het vertrouwen van werknemers in deze kanalen evalueert, inclusief betrokkenheid van belanghebbenden bij effectiviteitsmonitoring

Deze vereiste helpt belanghebbenden te begrijpen hoe je bedrijf werknemerszorgen aanpakt en effectieve herstelprocessen biedt in de gehele waardeketen.

Openbaarmakingsvereiste S2-4: Actie ondernemen op materiële impact en beheren van risico's en kansen

Onder S2-4 moeten bedrijven hun aanpak voor het beheren van impact op werknemers in de waardeketen uitgebreid documenteren. Dit omvat:

Actieplanning en middelen

• Gedocumenteerde actieplannen voor het voorkomen, beperken en herstellen van negatieve impact.
• Middelenallocatie voor impactbeheer.
• Processen voor het identificeren van geschikte acties.
• Integratie met bedrijfspraktijken en besluitvorming.

Impactbeheerbenadering

• Preventie- en mitigatiestrategieën voor negatieve impact.
• Initiatieven om positieve impact te creëren.
• Herstelprocessen voor daadwerkelijke impact.
• Effectiviteitsvolg- en beoordelingMKBthoden.

Risico- en kansenbeheer

• Plannen om materiële risico's van werknemersimpact en afhankelijkheden aan te pakken.
• Strategieën om kansen met betrekking tot werknemers in de waardeketen na te streven.
• Prestatiemonitoring en effectiviteitsvolging.
• Samenwerking in de branche en capaciteitsopbouwinitiatieven.

Integratie van bedrijfspraktijken

• Acties om negatieve impact te voorkomen door inkoop- en verkooppraktijken.
• Aanpak om impactpreventie in balans te brengen met bedrijfspressie.
• Rapportage en beheer van mensenrechtenincidenten.
• Middelenallocatie voor impactbeheer.

Deze vereiste helpt belanghebbenden te begrijpen hoe je bedrijf actief werknemersgerelateerde impact, risico's en kansen beheert in de gehele waardeketen.

Metrieken en doelen

Openbaarmakingsvereiste S2-5: Doelen met betrekking tot het beheren van impact en kansen

Onder S2-5 moeten bedrijven hun tijdgebonden en resultaatgerichte doelen voor werknemers in de waardeketen openbaar maken. Dit omvat:

• Doelcategorieën: Specifieke doelen voor het verminderen van negatieve impact, het bevorderen van positieve impact en het beheren van materiële risico's en kansen met betrekking tot werknemers in de waardeketen
• Doelstellingsproces: Hoe doelen worden vastgesteld, inclusief betrokkenheid van werknemers of hun vertegenwoordigers bij het stellen van doelen, het volgen van prestaties en het identificeren van verbeteringen
• Prestatievolging: Hoe het bedrijf vooruitgang meet ten opzichte van doelen en lessen implementeert uit prestatiebeoordeling
• Werknemersbetrokkenheid: Hoe werknemers, hun vertegenwoordigers of geloofwaardige tussenpersonen betrokken zijn bij doelstelling, prestatiemonitoring en verbeterprocessen

Deze vereiste helpt belanghebbenden te begrijpen hoe je bedrijf voortgang meet en stimuleert in het beheren van werknemersgerelateerde impact in de gehele waardeketen.

Praktische tips voor het implementeren van ESRS S2 openbaarmakingsvereisten

‍

1. Begrijp je ESRS S2 rapportagetijdlijn

Als je bedrijf minder dan 750 werknemers heeft, heb je meer flexibiliteit bij het implementeren van sociale ESRS-standaarden. De Europese Commissie (EC) heeft een praktische fase-in benadering gecreëerd die kleinere bedrijven tot twee extra jaren geeft om hun rapportagesystemen voor te bereiden.

Dit betekent dat je tijdelijk kunt uitstellen om te rapporteren over zaken met betrekking tot werknemers in de waardeketen onder ESRS S2, wat je organisatie waardevolle tijd geeft om:

• Juiste gegevensverzamelsystemen op te bouwen.
• Aanvankelijke nalevingskosten te spreiden.
• Effectieve monitoringprocessen te ontwikkelen.
• Relevant personeel op te leiden.
• Rapportagekaders op te stellen.

De EC heeft deze benadering specifiek ontworpen om kleinere bedrijven te helpen de overgang te beheren terwijl de rapportagekwaliteit behouden blijft. Gebruik deze extra tijd strategisch om robuuste systemen te ontwikkelen die aan je langetermijnrapportagebehoeften voldoen. Hoewel je flexibiliteit hebt qua timing, begin vroeg met plannen om een soepele overgang naar volledige ESRS S2-compliance te garanderen.

2. Ontwikkel en communiceer beleid

Begin met het ontwikkelen van uitgebreide beleidslijnen die de rechten van werknemers in de waardeketen beschermen, met expliciete aandacht voor kritieke kwesties zoals mensenhandel, gedwongen arbeid en kinderarbeid. Je beleidskader moet een leverancierscode bevatten die in lijn is met internationale normen zoals de UN Guiding Principles en ILO-conventies. Stel duidelijke communicatiekanalen in om ervoor te zorgen dat deze beleidslijnen alle belanghebbenden bereiken, van leveranciers tot werknemers, en creëer mechaniMKBn om compliance en effectiviteit te monitoren. Vergeet niet om regelmatig beleid te herzien en bij te werken om veranderende regelgeving en behoeften van belanghebbenden te weerspiegelen.

3. Voer een dubbele materialiteitsbeoordeling uit

ESRS S2 richt zich op drie belangrijke gebieden die de fundamentele aspecten van werknemersrechten en welzijn in de hele waardeketen omvatten. Hier is een meer gedetailleerd overzicht van elk subonderwerp:

ESRS S2 sub-onderwerp 1 – Arbeidsomstandigheden

• Kernaspecten van werkgelegenheid: Behandelt veilige werkgelegenheid, werktijdregelingen en adequate loonstructuren om basisveiligheid voor werknemers te garanderen.
• Werknemersvertegenwoordiging: Omvat mechaniMKBn voor sociale dialoog, vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingsrechten om werknemers een stem te geven.
• Werkomgeving: Behandelt werk-privébalans en gezondheids- en veiligheidsmaatregelen om het welzijn van werknemers te behouden.

ESRS S2 sub-onderwerp 2 – Gelijke behandeling en kansen voor iedereen

• Fundamentele gelijkheid: Richt zich op gendergelijkheid, principes van gelijke beloning en diversiteitsinitiatieven om eerlijke behandeling te waarborgen.
• Ontwikkelingsmogelijkheden: Omvat opleidingsprogramma's en vaardigheidsontwikkeling om carrièregroei te ondersteunen.
• Beschermingsmaatregelen: Behandelt preventie van intimidatie op de werkplek en inclusie van personen met een handicap om een veilige, inclusieve omgeving te creëren.

ESRS S2 sub-onderwerp 3 – Andere werkgerelateerde rechten

• Basis mensenrechten: Behandelt preventie van kinderarbeid en gedwongen arbeid als fundamentele werknemersbescherming
• Leefomstandigheden: Behandelt adequate huisvesting, water- en sanitaire voorzieningen voor werknemers
• Moderne zorgen: Omvat gegevensbeveiliging en privacybescherming op de digitale werkplek

Door gegevens te verzamelen en te rapporteren over deze subonderwerpen, kunnen bedrijven hun inzet voor het handhaven van ethische en duurzame praktijken in hun waardeketen aantonen, mogelijke negatieve effecten aanpakken en positieve resultaten voor werknemers bevorderen.

4. Betrek werknemers in de waardeketen

Implementeer een robuuste strategie voor werknemersbetrokkenheid die tweerichtingscommunicatie in je waardeketen prioriteert. Stel regelmatige dialoogkanalen in, zoals werknemerscommissies en feedbacksessies, ondersteund door formele mechaniMKBn voor werknemers om veilig en vertrouwelijk zorgen te uiten. Documenteer systematisch alle betrokkenheidsactiviteiten, inclusief uitkomsten en vervolgacties, terwijl je sterke bescherming biedt voor werknemers die zich uitspreken. Het belangrijkste is een omgeving creëren waarin werknemers zich veilig voelen om hun ervaringen en zorgen te delen, wetende dat hun inbreng tot betekenisvolle actie zal leiden.

5. Definieer je klachtenmechaniMKBn

Ontwikkel toegankelijke en veilige kanalen voor werknemers om zorgen te melden zonder angst voor vergelding. Ontwerp je systeem om verschillende talen en leesniveaus te accommoderen, met duidelijke procedures voor het afhandelen van klachten en het beschermen van degenen die zich uitspreken. Regelmatige monitoring zorgt voor de effectiviteit van deze kanalen.

6. Definieer (resultaatgerichte) doelen

Richt je op het definiëren van doelen die direct de impact op het leven van werknemers meten in plaats van alleen activiteiten bij te houden. Bijvoorbeeld, in plaats van een doel te stellen als "voer 10 leveranciersaudits uit," streef naar resultaten zoals "verminder ernstige veiligheidsincidenten met X%" of "bereik compliance van leefbaar loon bij Y% van de leveranciers tegen 2030." Creëer specifieke KPI's die echte veranderingen meten in arbeidsomstandigheden, gelijke behandeling en fundamentele rechten. Elk doel moet zijn:

• Gefocust op werknemersresultaten.
• Meetbaar door duidelijke metrics.
• Tijdgebonden met specifieke deadlines.
• In lijn met geïdentificeerde materiële impacten.
• Bijgehouden door regelmatige beoordelingscycli.

Deze resultaatgerichte aanpak zorgt ervoor dat je inspanningen leiden tot betekenisvolle verbeteringen in het welzijn van werknemers in plaats van alleen het afvinken van nalevingsvakken. Regelmatige beoordelingen helpen beoordelen of doelen de beoogde positieve impact voor werknemers in je waardeketen opleveren.

7. Maak een actieplan (inclusief preventieve maatregelen)

Een sterke preventieve aanpak is cruciaal voor het beschermen van werknemersrechten in je waardeketen. Begin met het ontwikkelen van uitgebreide screeningsprotocollen voor leveranciers en het implementeren van robuuste pre-employment checks die potentiële problemen kunnen opsporen voordat ze zich voordoen. Je organisatie moet zich richten op het opbouwen van een cultuur van preventie in plaats van reactie. Belangrijke preventieve maatregelen zijn onder meer:

• Regelmatige due diligence en audits van leveranciers.
• Vroegtijdige waarschuwingssystemen voor schendingen van rechten.
• Programma's voor inspectie van werkplekveiligheid.
• Antidiscriminatieprotocollen en training.
• Noodprocedures.

Succes hangt af van duidelijke eigenaarschap en voldoende middelen voor deze maatregelen. Regelmatige training zorgt ervoor dat je team preventieve protocollen effectief kan implementeren, terwijl open communicatiekanalen helpen potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en aan te pakken. Vergeet niet om je preventieve maatregelen regelmatig te herzien en bij te werken om opkomende risico's aan te pakken en hun effectiviteit te behouden.

8. Identificeer risico's en kansen

Implementeer een proactieve aanpak voor het identificeren en beheren van zowel risico's als kansen met betrekking tot werknemers in de waardeketen. Regelmatige beoordelingen helpen opkomende problemen vroegtijdig te signaleren, terwijl het volgen van de effectiviteit van beheersmaatregelen zorgt voor duurzaam risicobeheer.

9. Verzamel en rapporteer over ESRS S2-gegevens

Bouw robuuste systemen voor het verzamelen, verifiëren en documenteren van werknemersgerelateerde gegevens. Implementeer kwaliteitscontroles en duidelijke rapportagesjablonen om nauwkeurige en betekenisvolle openbaarmaking van informatie te garanderen. Deze systematische aanpak ondersteunt zowel compliance als continue verbetering.

Hoe de juiste software voor je ESRS S2-rapportage te selecteren

Om de compliance van ESRS S2-vereisten te verbeteren, moeten organisaties geavanceerde tools en software implementeren voor efficiënte gegevensverzameling, analyse en rapportage over zaken die werknemers in de waardeketen betreffen. 

Door gegevensprocessen te automatiseren en analyses te integreren, kunnen organisaties geïnformeerde, proactieve beslissingen nemen die het beheer van werknemerspraktijken verbeteren en sociale duurzaamheidsdoelen ondersteunen, wat uiteindelijk het rapportageproces vereenvoudigt en de transparantie verbetert. 

Coolset helpt gebruikers CSRD-compliance te bereiken door het beheer en de rapportage van gegevens over werknemers in de waardeketen te stroomlijnen. Probeer onze software hieronder, of boek hier een demo.

{{product-tour-injectable}}