{{updated}}

Het is lastig om de Europese duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) te doorgronden, vooral als je je moet verdiepen in ESRS G1: Zakelijk gedrag.

Met een groeiende nadruk op ethische praktijken, anti-corruptiemaatregelen en verantwoord zakelijk handelen, is ESRS G1 een hoeksteen die ervoor zorgt dat je organisatie transparantie en integriteit handhaaft.

In essentie gaat ESRS G1 verder dan een wettelijke vereiste – het stimuleert bedrijven om de juiste stappen te zetten op het gebied van corruptie, concurrentie en lobbyen. Bedrijfsmisstanden kunnen vaak leiden tot reputatieschade, financiële boetes en verlies van vertrouwen van belanghebbenden. compliance van ESRS G1 helpt dergelijke problemen te voorkomen en relaties met klanten, leveranciers en werknemers te versterken.

Maar wat is ESRS G1 precies, en hoe kunnen bedrijven het effectief interpreteren? In dit artikel bespreken we de essentie van ESRS G1, verkennen we de belangrijkste vereisten en bieden we praktische stappen om het correct te implementeren.

Wat is ESRS G1 precies?

Bedrijven rapporteren binnen het Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) kader. ESRS G1 is het laatste van de 10 onderwerpen en begeleidt bedrijven bij het beoordelen, beheren en openbaar maken van hun aanpak van ethische zakelijke praktijken. Deze benaderingen omvatten anti-corruptiemaatregelen, eerlijke concurrentie en verantwoord lobbyen. 

De rol van ESRS G1 in een organisatie is om transparantie en verantwoording te brengen die kunnen leiden tot vertrouwen en duurzame economische prestaties.

De 6 ESRS G1 openbaarmakingsvereisten en hoe deze te interpreteren

Er zijn in totaal zes ESRS G1 openbaarmakingsvereisten die een bedrijf moet onthullen:

1. ESRS G1-1: Beleid voor zakelijk gedrag en bedrijfscultuur
2. ESRS G1-2: Beheer van relaties met leveranciers
3. ESRS G1-3: Preventie en detectie van corruptie en omkoping
4. ESRS G1-4: Incidenten van corruptie of omkoping
5. ESRS G1-5: Politieke invloed en lobbyactiviteiten
6. ESRS G1-6: Betalingspraktijken

Laten we elk van deze openbaarmakingen één voor één bekijken.

Openbaarmakingsvereiste G1-1: Beleid voor zakelijk gedrag en bedrijfscultuur

ESRS G1-1 vereist dat bedrijven hun beleid met betrekking tot zakelijk gedrag en hun aanpak voor het bevorderen van een bedrijfscultuur openbaar maken. 

De openbaarmaking van dit beleid geeft inzicht in hoe bedrijven risico's met betrekking tot zakelijk gedrag identificeren, beoordelen, beheren en oplossen.

Belangrijke elementen om openbaar te maken zijn onder andere:

1. MechaniMKBn voor identificatie, rapportage en onderzoek van zorgen: De organisatie moet rapporteren over haar aanpak om onwettig gedrag of acties die de gedragscode of interne regels schenden, te identificeren en aan te pakken. Verduidelijking of rapportage zowel interne als externe belanghebbenden omvat.
2. Anti-corruptie- en anti-omkopingsbeleid: Het bedrijf moet bestaand beleid openbaar maken dat in lijn is met de Verenigde Naties Conventie tegen corruptie. Als er geen dergelijk beleid bestaat, moet het bedrijf dit duidelijk maken en een plan en tijdlijn voor implementatie geven.
3. MechaniMKBn voor klokkenluidersbescherming: Vermeld alle details van gevestigde klokkenluiderskanalen. Vermeld ook welke maatregelen het bedrijf neemt om klokkenluiders te beschermen tegen represailles. Zorg ten slotte voor compliance van Richtlijn (EU) 2019/1937.
4. Beleid inzake klokkenluidersbescherming: Als er geen beleid bestaat voor klokkenluidersbescherming, zorg ervoor dat je dit openbaar maakt en een plan voor toekomstige implementatie geeft.
5. Opvolging van klokkenluidersrapporten: De organisatie moet rapporteren over procedures voor het onderzoeken van incidenten met zakelijk gedrag, inclusief corruptie- en omkopingszaken. Hun primaire focus moet liggen op snelheid, onafhankelijkheid en objectiviteit.
6. Dierenwelzijnsbeleid: Waar van toepassing, openbaar beleid met betrekking tot dierenwelzijn.
7. Training over zakelijk gedrag: Beschrijving van het trainingsbeleid van het bedrijf – doelgroep, frequentie en diepgang van de dekking.
8. Functies met risico op corruptie en omkoping: Dit omvat het identificeren van functies met risico en het waarborgen van compliance van relevante wettelijke vereisten, zoals Richtlijn (EU) 2019/1937.

Opmerking: Bedrijven die onderworpen zijn aan nationale wetten die Richtlijn (EU) 2019/1937 over klokkenluidersbescherming omzetten, kunnen compliance aantonen door hun compliance van deze wettelijke vereisten te verklaren.

Openbaarmakingsvereiste G1-2: Beheer van relaties met leveranciers

ESRS G1-2 vereist dat bedrijven openbaar maken hoe ze leveranciersrelaties beheren en hoe deze relaties hun toeleveringsketen beïnvloeden. Het doel is om het inkoopproces uit te leggen, met nadruk op eerlijke behandeling van leveranciers en stappen die worden genomen om duurzaamheidsrisico's te beheren.

Hier zijn de belangrijkste elementen van de openbaarmaking:

1. Beheer van leveranciersrelaties: Beschrijf de aanpak die het bedrijf hanteert om sterke leveranciersrelaties op te bouwen en te onderhouden, zoals regelmatige communicatie, prestatie-evaluaties of samenwerkingsinitiatieven.
2. Eerlijke betalingspraktijken: Beschrijf beleid om late betalingen te voorkomen, vooral aan MKB's.
3. Duurzaamheidscriteria: Leg uit of en hoe sociale en milieucriteria worden meegenomen in het selectieproces van leveranciers.

ESRS G1-2 zorgt ervoor dat alle leveranciers van een bedrijf eerlijk worden behandeld, zodat er weinig tot geen impact is op de toeleveringsketen.

Openbaarmakingsvereiste G1-3: Preventie en detectie van corruptie en omkoping

Hier moeten bedrijven de systemen openbaar maken die ze gebruiken om corruptie en omkoping te voorkomen, detecteren, onderzoeken en reageren op beschuldigingen. 

Belangrijke aspecten van de openbaarmaking zijn onder andere:

1. Procedures voor het beheren van corruptie- en omkopingsincidenten: Om corruptie en omkoping te beheren, moet het bedrijf:some text
   • Beschrijf de procedures die het zal nemen om beschuldigingen van corruptie en omkoping te voorkomen, detecteren en aanpakken.
   • Bevestig of de onderzoekers of commissies die deze beschuldigingen behandelen onafhankelijk opereren of het management omvatten.
   • Leg de processen uit om uitkomsten te rapporteren aan administratieve, management- en toezichthoudende organen.
   • Geef duidelijk aan en schets implementatieplannen als er geen procedure is om corruptiebeschuldigingen te behandelen.
2. Communicatie van beleid: Vermeld hoe corruptie- en omkopingsbeleid wordt gecommuniceerd aan relevante belanghebbenden. Bevestig ook dat het beleid toegankelijk is en de implicaties ervan duidelijk worden begrepen.
3. Training over anti-corruptie en anti-omkoping:some text
   • Verduidelijk de aard, reikwijdte en diepgang van de trainingsprogramma's die het bedrijf aanbiedt.
   • Maak het percentage functies met risico bekend dat door deze trainingsprogramma's wordt gedekt.
   • Vermeld de mate van training die wordt gegeven aan administratieve, management- en toezichthoudende leden.

ESRS G1-3 zorgt ervoor dat belanghebbenden de inzet van de organisatie begrijpen om corruptie en omkoping te voorkomen en aan te pakken via duidelijke procedures en effectieve trainingsprogramma's.

Openbaarmakingsvereiste G1-4: Incidenten van corruptie of omkoping

ESRS G1-4 vereist dat bedrijven details delen van corruptie- of omkopingsincidenten tijdens de verslagperiode. Het doel is om transparantie te bieden over de aard, uitkomsten en acties om op dergelijke incidenten te reageren, zodat er verantwoording en compliance in de organisatie is.

Belangrijke aspecten van openbaarmaking:

1. Verplichte openbaarmaking:some text
   • Maak het aantal veroordelingen en opgelegde boetes voor schendingen van anti-corruptie- en anti-omkopingswetten bekend. 
   • Lijst de acties die het bedrijf onderneemt om schendingen van procedures en normen met betrekking tot anti-corruptie en anti-omkoping aan te pakken.
2. Optionele openbaarmaking: Hier moet het bedrijf het volgende openbaar maken:some text
   • Totaal aantal en aard van bevestigde incidenten van corruptie of omkoping.
   • Aantal bevestigde incidenten waarbij werknemers werden ontslagen of gedisciplineerd voor corruptie- of omkopingsgerelateerde overtredingen.
   • Aantal bevestigde incidenten waarbij contracten met zakenpartners werden beëindigd of niet werden verlengd vanwege schendingen met betrekking tot corruptie of omkoping.
   • Details van openbare rechtszaken met betrekking tot corruptie of omkoping waarbij het bedrijf of zijn werknemers betrokken zijn. Daarnaast de uitkomsten van zaken die in voorgaande jaren zijn gestart maar in de huidige verslagperiode zijn afgerond.
3. Reikwijdte van incidenten: Neem incidenten met actoren in de waardeketen alleen op wanneer het bedrijf of zijn werknemers direct betrokken zijn.

Wanneer je incidenten van corruptie en omkoping aanpakt en vermindert, leidt dit vaak tot verbeterde verantwoording en vertrouwen in de organisatie.

Openbaarmakingsvereiste G1-5: Politieke invloed en lobbyactiviteiten

Deze openbaarmaking biedt transparantie over de activiteiten en verplichtingen van de onderneming met betrekking tot het uitoefenen van politieke invloed, inclusief politieke bijdragen en lobbyactiviteiten. Het benadrukt de gevolgen, risico's en kansen die met deze inspanningen samenhangen.

Je moet dingen openbaar maken zoals:

1. Toezichtverantwoordelijkheid: Identificatie van vertegenwoordigers in administratieve, management- en toezichthoudende organen die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op politieke en lobbyactiviteiten.
2. Politieke bijdragen: Totaal geldelijke waarde van financiële en in-natura politieke bijdragen, geaggregeerd per land of geografisch gebied en gecategoriseerd naar type ontvanger/begunstigde. 
3. Lobbyactiviteiten:some text
   • Belangrijkste onderwerpen die via lobbyinspanningen worden aangepakt en de belangrijkste standpunten van het bedrijf over deze onderwerpen.
   • Uitleg over hoe deze activiteiten verband houden met de materiële gevolgen, risico's en kansen van de onderneming, zoals geïdentificeerd in de materialiteitsbeoordeling.
4. Registratie in transparantieregisters: Openbaarmaking van registratie in het EU-transparantieregister of gelijkwaardige nationale registers, inclusief de naam en identificatienummer van het register.
5. Vorige openbare administratierollen: Informatie over leden van administratieve, management- en toezichthoudende organen die in de twee jaar voorafgaand aan hun benoeming tijdens de huidige verslagperiode openbare administratierollen (inclusief regelgevers) hebben vervuld.

Deze openbaarmaking zorgt voor verantwoording door de politieke en lobbyinspanningen, het toezicht en de afstemming met transparantiestandaarden van de onderneming te verduidelijken.

Openbaarmakingsvereiste G1-6: Betalingspraktijken

Om te voldoen aan ESRS G1-6 moeten bedrijven inzicht geven in hun contractuele betalingstermijnen en prestaties. De primaire focus moet liggen op hoe betalingspraktijken MKB's beïnvloeden.

Hier zijn de belangrijkste aspecten die je moet verduidelijken:

1. Gemiddelde betalingstijd: Het gemiddelde aantal dagen dat het bedrijf nodig heeft om een factuur te betalen vanaf het moment dat de contractuele termijn begint.
2. Standaard betalingstermijnen: Een duidelijke uitleg van de standaard betalingstermijnen van de organisatie, uitgedrukt in het aantal dagen voor elke hoofdcategorie van leveranciers, samen met het percentage betalingen dat aan deze termijnen voldoet.
3. Juridische procedures: Verduidelijk het aantal lopende juridische procedures met betrekking tot late betalingen.
4. Aanvullende contextuele informatie: Als representatieve steekproeven worden gebruikt om de gemiddelde betalingstijd te berekenen, maak dit feit dan openbaar en beschrijf de gebruikte methodologie.

ESRS G1-6 brengt transparantie in betalingspraktijken, bevordert eerlijkheid, vooral voor MKB's, en pakt problemen met late betalingen aan.

Praktische stappen voor het implementeren van ESRS G1 openbaarmakingsvereisten

Het implementeren van ESRS G1 vereist een gestructureerde aanpak die governance en duurzaamheid integreert in bedrijfsactiviteiten. Elk bedrijf dat dit probeert te doen, moet governancepraktijken evalueren, risico's aanpakken en zich houden aan ethische standaarden om te voldoen aan de openbaarmakingsvereisten. Hier zijn de stappen die je kunt nemen om ESRS G1 op de juiste manier te implementeren.

1. Een dubbele materialiteitsbeoordeling uitvoeren voor G1

Om ESRS G1 effectief te implementeren, moeten bedrijven een dubbele materialiteitsbeoordeling uitvoeren met de focus op governance-gerelateerde kwesties die cruciaal zijn voor duurzaamheid en bedrijfsweerbaarheid. Dit proces vereist evaluatie van de gevolgen, risico's en kansen (IRO's) over zes belangrijke subonderwerpen:

Bedrijfscultuur: Beoordeel of de bedrijfscultuur ethisch gedrag, inclusiviteit en afstemming met duurzaamheidsdoelen bevordert. Analyseer praktijken die diversiteit, gelijkheid en transparantie bevorderen en ontwikkel mechaniMKBn die compliance van ethische standaarden op alle organisatieniveaus waarborgen.

Bescherming van klokkenluiders: Evalueer beleid en mechaniMKBn om klokkenluiders te beschermen die wangedrag of onethische praktijken melden. Zorg ervoor dat deze systemen lekvrij zijn, represailles voorkomen en betrouwbaar zijn.

Dierenwelzijn: Voor brancheën die met dieren omgaan, beoordeel bedrijfsbeleid en praktijken om schade aan dieren te minimaliseren. Overweeg compliance van ethische standaarden, humane behandelingsmaatregelen en initiatieven om dierproeven te verminderen.

Politieke betrokkenheid: Beoordeel de politieke activiteiten van het bedrijf, zoals lobbyen of campagnebijdragen, om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met governance-standaarden en duurzaamheidsdoelen. Beoordeel transparantie in openbaarmakingen en potentiële risico's van niet-uitgelijnde politieke betrokkenheid die reputatie- of operationele uitkomsten beïnvloeden.

Relatiebeheer met leveranciers, inclusief betalingspraktijken: Onderzoek de aanpak die het bedrijf hanteert om ethische leveranciersrelaties te bevorderen. Dit omvat het evalueren van leveranciersgedragscodes, betalingstermijnen en praktijken die eerlijke behandeling en duurzaamheid in de hele toeleveringsketen ondersteunen.

Corruptie en omkoping: Beoordeel anti-corruptiebeleid, controles en training van werknemers; onderzoek monitoring- en rapportagesystemen voor het detecteren van omkoping. Zorg ook voor afstemming met internationale standaarden om integriteit te bevorderen en onethische praktijken te voorkomen.

Door deze subonderwerpen te evalueren, kunnen bedrijven de governancekwesties identificeren die het meest relevant zijn voor hun activiteiten. Deze gestructureerde aanpak helpt bij het prioriteren van actie en stemt corporate governance af op langetermijndoelen voor duurzaamheid en bedrijfsresultaten.

2. Ontwikkel beleid dat zakelijk gedrag, ethiek en integriteit behandelt

Om te voldoen aan ESRS G1-1 moeten bedrijven uitgebreide beleidsmaatregelen vaststellen die ethische zakelijke praktijken, anti-corruptie en verantwoordelijke corporate governance bevorderen. Deze beleidsmaatregelen moeten duidelijk de inzet van het bedrijf voor transparantie, juridische en regelgevende compliance en het bevorderen van een ethische cultuur in al haar activiteiten en waardeketen uiteenzetten.

3. Maak een actieplan

Om ESRS G1 effectief te implementeren, moeten bedrijven een actieplan ontwikkelen met specifieke maatregelen ter ondersteuning van ethisch bestuur en integriteit. Dit actieplan moet kwesties aanpakken zoals het versterken van de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur, het verbeteren van transparantie en het opbouwen van organisatorische capaciteit voor compliance en ethische praktijken.

Belangrijke acties zijn onder andere:

• Het opzetten van uitgebreide governancekaders die toezichtverantwoordelijkheden definiëren.
• Het uitrollen van bedrijfsbrede trainingsprogramma's over governance en ethisch gedrag.
• Het introduceren van robuuste klokkenluiderMKBchaniMKBn en het uitvoeren van regelmatige audits om governance-risico's te monitoren.

4. Stel duidelijke doelen

Stel meetbare doelen die verantwoordelijkheid stimuleren en de voortgang naar verbeterd bestuur en ethische praktijken volgen. Doelen kunnen metrics omvatten zoals het bereiken van nul incidenten van corruptie, het waarborgen van 100% deelname aan ethiektraining of het verminderen van de tijd die nodig is om klokkenluidersrapporten op te lossen.

Vergeet niet dat deze doelen moeten aansluiten bij het governancebeleid van het bedrijf en moeten worden gekoppeld aan erkende kaders zoals de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen of ISO 37001 (Anti-Bribery Management Systems). 

5. Monitor en rapporteer over metrics

Om ESRS G1 succesvol te implementeren, moeten bedrijven toezicht houden op en rapporteren over belangrijke governance- en ethiekmetrics. Regelmatige monitoring stelt bedrijven in staat om de effectiviteit van governancekaders te beoordelen, verbeterpunten te identificeren en verantwoordelijkheid aan te tonen.

6. Beoordeel en openbaar financiële risico's en kansen gerelateerd aan governance

Om volledig te voldoen aan ESRS G1 moeten bedrijven de financiële risico's en kansen die verband houden met governance en ethische praktijken beoordelen en openbaar maken. 

Dit omvat het identificeren van potentiële kosten, zoals boetes voor niet-compliance, juridische kosten of reputatieschade, en kansen, zoals verbeterd investeerdersvertrouwen, betere toegang tot kapitaal of verbeterde werknemersbehoud.

Openbaarmakingen moeten deze financiële implicaties kwantificeren waar mogelijk of kwalitatieve inzichten bieden wanneer kwantificering niet mogelijk is. 

Bedrijven moeten de methodologieën en aannames schetsen, waarbij ze aantonen hoe governance-gerelateerde risico's en kansen worden geïntegreerd in bredere financiële planning en besluitvorming. Deze aanpak verbetert de transparantie en ondersteunt geïnformeerde besluitvorming door belanghebbenden.

Kies de juiste software voor ESRS G1-rapportage

Het begrijpen en rapporteren over ESRS G1 is een opgave op zich. Om echter te voldoen aan CSRD, heb je robuuste software nodig die is ontworpen voor efficiënte gegevensverzameling, analyse en rapportage over governance-gerelateerde metrics zoals zakelijk gedrag, risicobeheer en belanghebbendenbetrokkenheid.

Coolset helpt gebruikers bij het bereiken van CSRD-compliance door het rapportageproces te vereenvoudigen en governance-gerelateerde openbaarmakingen te verduidelijken. Probeer onze software hieronder uit of boek een demo hier.

{{product-tour-injectable}}