Während unseres EUDR-Webinars bestätigte das Coolset-Forschungsteam, dass trotz Spekulationen keine allgemeine Verzögerung der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) genehmigt wurde.

Das Europäische Parlament diskutiert weiterhin Details, aber bis formale Änderungen angenommen werden, sollten Unternehmen davon ausgehen, dass der aktuelle Zeitplan gilt: Betreiber und Händler müssen ab dem 30. Dezember 2025 konform sein, mit vollständiger Durchsetzung für Mikro- und Kleinbetreiber ab dem 30. Dezember 2026.

Wie in der Sitzung besprochen, rührt die Verwirrung von Schlagzeilen über eine „Verzögerung“. Tatsächlich bezieht sich dies nur auf eine sechsmonatige Schonfrist für große und mittlere Betreiber (nicht auf die Compliance selbst).

Die Botschaft unserer Experten war klar: Keine Panik, aber auch keine Pause. Die Verordnung schreitet im Hintergrund voran, und Unternehmen, die jetzt proaktive Schritte unternehmen, sind am besten positioniert, um Störungen zu vermeiden und Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden, Investoren und Regulierungsbehörden zu demonstrieren.

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Empfehlungen unseres jüngsten Webinars in fünf kurzfristige Maßnahmen zusammen, die Nachhaltigkeits-, Beschaffungs- und Compliance-Teams ergreifen können, um Fortschritte zu zeigen und der Durchsetzung voraus zu sein.

Was „keine Verzögerung“ für Nicht-SME-Unternehmen bedeutet

Für große und mittlere Unternehmen bleibt die Compliance-Frist der 30. Dezember 2026, während kleine und Mikro-Unternehmen ein Jahr später folgen.

Obwohl die Europäische Kommission Vorschläge zur Erleichterung der Durchsetzung gemacht hat, konzentrieren sich diese darauf, den nationalen Behörden und Unternehmen mehr Zeit zur Anpassung an neue IT-Systeme und Prozesse zu geben, nicht darauf, die Kernverordnung selbst zu ändern. 

Das Ziel ist es, die Einführung praktischer zu gestalten, zum Beispiel durch gestaffelten Zugang zu TRACES, verzögerte Strafen oder klarere Anleitungen zur Risikoklassifizierung, während die ursprünglichen Compliance-Daten intakt bleiben.

Schritt-für-Schritt: So sind Sie bis zum 1. Januar 2026 bereit

Mit der nahenden Frist gibt es fünf praktische Schritte, um Fortschritte zu zeigen und das Compliance-Risiko zu reduzieren, auch wenn sich die Durchsetzungsdetails ändern. 

Denken Sie daran: Sie brauchen bis zum 1. Januar keine Perfektion, sondern nur einen vertretbaren Prozess.

1. Definieren Sie Ihren Umfang und Ihre Lieferanten

Bestätigen Sie, welche Produkte unter Anhang I fallen und identifizieren Sie deren HS-Codes. Kartieren Sie dann Ihre wichtigsten Lieferanten, indem Sie die Lieferanten oder Waren priorisieren, die den Großteil Ihres Importvolumens oder Risikos ausmachen.

2. Beginnen Sie frühzeitig mit der Lieferantenkommunikation

Erklären Sie zunächst, warum diese Daten benötigt werden. Wir empfehlen, einfache Vorlagen oder Übersetzungsunterstützung zu nutzen, um Lieferanten das Teilen von Koordinaten und Legalitätsdokumenten zu erleichtern. Warten Sie nicht auf TRACES-Zugang, die Datensammlung kann jetzt beginnen.

3. Testen Sie Ihren DDS-Einreichungsprozess

Führen Sie einen kleinen Test Ihrer Due Diligence Statement (DDS) mit ein oder zwei repräsentativen Sendungen durch. Auch wenn das TRACES-Portal noch nicht geöffnet ist, simulieren Sie den Prozess intern, um fehlende Felder und Kommunikationslücken zwischen Beschaffung und Compliance zu identifizieren.

4. Verfolgen und dokumentieren Sie den Fortschritt

Erstellen Sie ein einfaches Dashboard oder eine Tabelle, um Lieferantenantworten, DDS-Vollständigkeit und Datenqualität zu verfolgen. Dies wird Ihre Beweisgrundlage, die „angemessene Schritte“ zur Compliance zeigt, falls Behörden einen Nachweis der Vorbereitung verlangen.

5. Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu

Bestimmen Sie eine Person oder ein kleines Team, das für die Koordination der EUDR-Bereitschaft über Datensammlung, Verifizierung und DDS-Freigabe verantwortlich ist. Diese Verantwortung in Ihren ESG- oder internen Kontrollprozess einzubetten, hilft, Verwirrung in letzter Minute zu vermeiden.
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Was zu sammeln ist und wie zu priorisieren

Mit weniger als zwei Monaten verbleibend sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, die minimal erforderlichen Informationen zu sammeln, die Rückverfolgbarkeit und Legalität für jede in den Geltungsbereich fallende Sendung nachweisen. Das Ziel ist nicht, fehlerfreie Datensätze zu haben, sondern einen klaren, vertretbaren Prozess zu zeigen.

Beginnen Sie mit dem Wesentlichen:

• Geolokation: Koordinaten oder Polygone für jedes Herkunftsgrundstück
• Produktionsdatum oder Erntezeitraum: Nachweis, wann das Material produziert wurde
• Legalitätsdokumentation: Landtitel, Erntegenehmigungen oder andere lokale Eigentums- und Legalitätsnachweise
• DDS-Referenzen: für gehandelte Materialien, die bereits durch die Erklärung eines anderen Betreibers abgedeckt sind

Beginnen Sie klein: Verfolgen Sie ein oder zwei vollständige Lieferketten von Anfang bis Ende, um Ihren Datenfluss zu testen. Auch wenn sich Formate oder Vorlagen ändern, konzentrieren Sie sich darauf, Aufzeichnungen konsistent, überprüfbar und mit Lieferantenidentitäten verknüpft zu halten.

Nutzen Sie öffentliche Tools wie FAO Forest Watch, um Landnutzungsdaten zu überprüfen, und die TRACES-Sandbox (wenn verfügbar), um Einreichungsabläufe zu verstehen. Sie können sich an Ihre nationale zuständige Behörde für länderspezifische Compliance-Ratschläge wenden.

Coolsets EUDR-Modul kann Ihnen auch helfen, Lieferanteneingaben zu verwalten, Versionsverfolgung zu automatisieren und sicherzustellen, dass Daten auditbereit bleiben.

Wie Tools wie Coolset Ihnen helfen, schneller zu arbeiten

Einfach gesagt: Excel wird Sie nicht durch EUDR bringen. Manuelles Tracking mit Tabellen mag für eine Handvoll Lieferanten funktionieren, bricht jedoch schnell zusammen, wenn es um Hunderte oder Tausende von Datenpunkten geht.

Digitale Compliance-Tools können Wochen an Vorbereitungszeit sparen, indem sie die Rückverfolgbarkeitskartierung, Lieferantenkommunikation und DDS-Erstellung automatisieren, alles innerhalb eines einzigen Systems. Das Ziel ist nicht, eine weitere Softwareschicht hinzuzufügen, sondern die Datenerfassung schneller, klarer und auditbereit zu machen.

Mit Coolsets EUDR-Compliance-Plattform:

• Lieferanten können Daten direkt über mehrsprachige Formulare eingeben, ohne separate Logins zu benötigen.
• Die Plattform erfasst Geolokation und Legalitätsdokumentation in strukturierter Form und generiert automatisch TRACES-bereite DDS-Dateien.
• Eingebaute Prüfungen kennzeichnen fehlende Informationen und halten die Versionskontrolle aufrecht, sodass jede Änderung nachvollziehbar ist.

Bei der Bewertung von Tools empfehlen wir, sich auf Folgendes zu konzentrieren:

1. Interoperabilität: Integration mit Ihrem ERP-, Buchhaltungs- oder ESG-Systemen
2. TRACES-Synchronisation: Bereitschaft, DDSs direkt zu exportieren oder einzureichen
3. Mehrstufige Datenerfassung: die Fähigkeit, dass alle Lieferantenebenen ohne zusätzliche Lizenzbarrieren beitragen können

Diese Funktionen helfen Ihren Teams, die Kommunikation hin und her zu reduzieren, Datenfehler zu minimieren und kontinuierliche Compliance aufrechtzuerhalten.

Sie können Coolsets EUDR-Plattform in Aktion sehen, indem Sie heute eine Demo buchen.

FAQs

Werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Unsicherheiten, die im Webinar zur EUDR-Bereitschaft aufkamen.

Was passiert, wenn die vorgeschlagene Verzögerung der Kommission später angenommen wird?

Jede Verzögerung würde lediglich Zeitpläne verschieben, nicht die Kernanforderungen. Alle Vorbereitungen, die Sie jetzt treffen, von der Lieferantenanbindung bis zu DDS-Entwürfen, bleiben unter jedem aktualisierten Zeitplan gültig.

Muss ich ein DDS einreichen, bevor das IT-System live ist?

Nein. Einreichungen werden erst erforderlich, wenn das TRACES-Portal offiziell für EUDR geöffnet ist. Wir ermutigen Unternehmen jedoch, interne DDS-Entwürfe vorzubereiten und jetzt Mock-Einreichungen durchzuführen, um am ersten Tag bereit für den Upload zu sein.

Kann ich als Betreiber oder Händler Upstream-DDS-Daten wiederverwenden?

Ja. Wenn ein Lieferant oder ein Upstream-Betreiber bereits ein DDS für dieselbe Charge erstellt hat, können Sie deren Erklärungs-ID anstelle einer Duplikation angeben. Denken Sie jedoch daran: Jeder Betreiber bleibt dafür verantwortlich, die Genauigkeit und Vollständigkeit seiner eigenen Aufzeichnungen zu bestätigen.

Wie sollte ich mit Lieferanten umgehen, die sich weigern, Koordinaten zu teilen?

Geolokation ist eine gesetzliche Anforderung, keine Unternehmenspräferenz. Wir empfehlen, dies klar zu erklären und praktische Unterstützung anzubieten. Zum Beispiel über eine Plattform wie Coolset, die lokalisierte Onboarding- und Schritt-für-Schritt-Anleitungen bietet. Wenn Lieferanten nicht reagieren, bleibt nur die Möglichkeit, Lieferanten zu wechseln.