Warum das Engagement der Lieferanten der schwierigste Teil der EUDR ist

Die meisten der für die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) erforderlichen Daten, wie Geolokalisierung, Landlegitimität und Produktionsnachweise, existieren nicht in den internen Systemen eines Unternehmens. Während interne Teams ihre eigenen Systeme und Dokumentationen kontrollieren können, stammen die meisten Rückverfolgbarkeits-, Legalitäts- und Entwaldungsdaten von vorgelagerten Lieferanten und Produzenten, die möglicherweise nicht dieselbe Dringlichkeit, digitale Infrastruktur oder Rechtsverständnis teilen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen mit verspäteten Antworten, inkonsistenten Dateiformaten, unklaren oder veralteten Dokumenten und in einigen Fällen mit Schweigen konfrontiert werden können. Wenn Lieferanten nicht mitwirken, reicht keine interne Vorbereitung aus, um eine konforme Due Diligence-Erklärung (DDS) zu erstellen. Für eine detaillierte Checkliste der Anforderungen gemäß der Verordnung, siehe unseren EUDR Due Diligence Guide.

In unserem jüngsten EUDR Winter School Webinar haben wir die Schwierigkeit der Einbindung von Lieferanten untersucht.

Dieser Artikel fasst die Diskussionen in diesem Webinar zusammen und konzentriert sich auf die operativen Realitäten der Sammlung von EUDR-Lieferantendaten, den Aufbau von Kooperationen und die Einhaltung der Vorschriften, auch bei der Arbeit mit wenig technikaffinen, risikoreichen oder nicht reagierenden Partnern. Er spiegelt die realen Einblicke wider, die in der Coolset EUDR Winter School Webinar-Reihe geteilt wurden, und konzentriert sich auf praktische Schritte zur Schließung von Lücken.

Welche Daten brauche ich von Lieferanten und warum?

Um die EUDR einzuhalten, müssen Sie Versand-, Lieferketten-, Herkunfts- und Due-Diligence-Daten für jede relevante Charge sammeln. Dies beinhaltet den Nachweis, dass Produkte:

• Entwaldungsfrei sind (keine Entwaldung nach dem 31. Dezember 2020)
• Rechtmäßig produziert im Herkunftsland sind

Um dies zu unterstützen, sind folgende Lieferantendaten erforderlich:

• Geolokalisierung des Produktionsgrundstücks: Ein GPS-Punkt (für Grundstücke <4 ha) oder eine Polygondatei (für Grundstücke ≥4 ha)
• Produktionsdatum oder -zeitraum: Entspricht dem Ernte- oder Beschaffungszeitraum
• Produzentenübersicht: Einschließlich Landbesitzer oder Genossenschaft
• Dokumentation des Landbesitzes: Pacht, Titel oder Konzession
• Erntelegalitätsdokumente: Nachweis, dass das Produkt in Übereinstimmung mit dem nationalen Recht geerntet oder produziert wurde
• Entwaldungsfreie Nachweise: Koordinaten müssen mit Grundstücken übereinstimmen, die nach dem Stichtag keine Entwaldung zeigen, idealerweise verifiziert mit Satellitenbildern

EU-basierte Lieferanten müssen eine gültige DDS-Referenz über das TRACES-Portal bereitstellen. Nicht-EU-Lieferanten müssen das vollständige Dokumentationspaket einreichen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

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Schritt-für-Schritt: Wie man Lieferantendaten sammelt und validiert

Der Prozess beginnt lange vor der Datenerfassung, mit einem strukturierten Ansatz, um sicherzustellen, dass Lieferanten verstehen, was benötigt wird und wie sie es liefern können.

1. Kartieren und priorisieren Sie Ihre Lieferanten

Das erste EUDR Winter School Webinar beschreibt wie man seine Lieferkette kartiert. Dies könnte das Auflisten aller Lieferanten mit EUDR-relevanten Produkten umfassen. 

Segmentieren Sie nach:

• Herkunftsland
• Größe des Lieferanten (SME oder groß)
• Risikostufe (Länderbenchmark oder bekannte Entwaldungsexposition)
• Lieferantenrolle (Produzent, Aggregator, Händler)

Dies informiert darüber, wo der Aufwand konzentriert werden sollte und welche Unterstützungs- oder Eskalationsmechanismen benötigt werden könnten.

2. Bereiten Sie ein klares Anforderungspaket vor

Erstellen Sie ein lieferantenorientiertes Paket, das Folgendes enthält:

• Eine kurze Erklärung der EUDR und warum die Daten des Lieferanten benötigt werden
• Eine Checkliste der erforderlichen Elemente (Geolokalisierung, Produktionsdaten, Dokumente)
• Vorlagen für gängige Formate (z.B. GPS-Daten, Legalitätserklärung)
• Eine Upload-Methode (z.B. gemeinsames Laufwerk oder gemeinsamer Ordner)
• Eine klare Frist

Ob Nachhaltigkeit, compliance oder Beschaffung, weisen Sie jedem Lieferanten einen einzigen Ansprechpartner zu. Dies definiert die Verantwortung klar, vermeidet doppelte Kontaktaufnahme und unterstützt eine bessere Nachverfolgung.

3. Erklären Sie, warum EUDR wichtig ist

Viele Lieferanten werden annehmen, dass EUDR optional oder eine Doppelung der Zertifizierung ist. Klären Sie:

• EUDR ist eine gesetzliche Anforderung für den Zugang zum EU-Markt
• Fehlende Daten können verhindern, dass ihre Produkte importiert werden
• Sie bieten Unterstützung an, nicht nur Forderungen

4. Binden Sie Lieferanten über verschiedene Kanäle ein

Halten Sie das Momentum hoch, indem Sie Ihre Kommunikationsmethoden mit Ihren Lieferanten variieren:

• Bieten Sie kurze, virtuelle Einführungsgespräche oder Bildschirmfreigaben an, um Formate zu klären
• Nutzen Sie WhatsApp oder WeChat in Regionen mit geringer Konnektivität
• Übersetzen Sie Vorlagen oder Beispiele in lokale Sprachen
• Heben Sie schnelle Erfolge hervor und halten Sie Anfragen spezifisch

Lieferanten reagieren besser, wenn der Kontakt persönlich und hilfreich wirkt.

5. Überprüfen und bewerten Sie eingehende Daten

Sobald Lieferanten ihre Dokumente eingereicht haben und Sie ihre Daten erhalten haben:

• Validieren Sie GPS-Koordinaten
• Überprüfen Sie, ob Polygone genau sind und nicht überzeichnet oder vage Grenzen enthalten
• Stellen Sie sicher, dass Produktionsdaten und Landtitel übereinstimmen
• Kreuzen Sie Grundstücke mit Satellitentools ab, um den entwaldungsfreien Status zu bestätigen

Wenn etwas fehlt oder falsch ist, markieren Sie nur diese Punkte. Vermeiden Sie, dass Lieferanten den gesamten Prozess erneut durchlaufen müssen.

Siehe unsere Checkliste für die Einbindung von EUDR-Lieferanten unten:

Wie onboarde ich Lieferanten für EUDR compliance?

Das Onboarding von EUDR-Lieferanten sollte proaktiv und an das Wissensniveau Ihrer Lieferanten angepasst sein.

• Erklären Sie das Gesetz: Halten Sie es einfach. Verwenden Sie 2-3 Sätze, um die Anforderungen der EUDR zu beschreiben.
• Verwenden Sie Beispiele: Teilen Sie Screenshots oder Dummy-Dateien.
• Priorisieren Sie Klarheit: Ersetzen Sie juristische Texte durch visuelle Darstellungen oder Checklisten.
• Machen Sie es lokal: Übersetzen Sie bei Bedarf. Verweisen Sie auf regionale Werkzeuge und Beispiele.

Canal Chocolate, das im Webinar der Winter School verwendete Beispielunternehmen, führte mit jedem Lieferanten einen 15-minütigen Bildschirmfreigabeanruf durch, um zu zeigen, wie die Geolokalisierungsdatei, das legale Dokument und der Upload-Prozess aussehen sollten. Dieses Beispiel für visuelle Klarheit könnte Tage des Hin und Her sparen.

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Was tun, wenn Lieferanten nicht antworten?

Nicht-Antworten von EUDR-Lieferanten ist eine häufige Herausforderung, die mit einer Kombination aus strukturiertem Follow-up, Eskalation und Risikominderung angegangen werden kann. 

Hier ist ein standardmäßiger dreistufiger Eskalationsansatz:

1. Erinnerungs-E-Mail: Wiederholen Sie die Anfrage, fügen Sie die ursprünglichen Materialien erneut bei und setzen Sie eine neue Frist.
2. Anruf oder Nachricht: Verwenden Sie WhatsApp, WeChat oder Telefon, um weiter zu klären, welche Unterstützung sie benötigen.
3. Intern eskalieren: Wenn der Kontakt nicht reagiert, wenden Sie sich an jemand anderen in der Organisation oder heben Sie das Problem bei Ihrem Rechts- oder Compliance-Team hervor.

Wenn Lieferanten immer noch nicht antworten:

• Dokumentieren Sie alle Kontaktversuche zu Prüfzwecken
• Erwägen Sie, in ihrem Namen eine Selbsterklärung abzugeben, wenn Sie unabhängig zuverlässige Beweise sammeln können
• Erkunden Sie alternative Lieferanten, die die EUDR-Anforderungen erfüllen können
• Markieren Sie sie als hohes Risiko in Ihrem Rückverfolgbarkeitssystem und überprüfen Sie die Auswirkungen auf die weitere Beschaffung

Anhaltendes Schweigen sollte als Compliance- und Geschäftsrisiko behandelt werden, nicht nur als Verzögerung. Wenn es ungelöst bleibt, kann es zu Versandblockaden oder Prüfungsfehlern führen.

Was tun, wenn Sie mehrere Lieferanten für dasselbe Produkt haben?

Wenn Ihr Unternehmen dasselbe Produkt von mehreren Lieferanten oder Grundstücken bezieht, müssen Sie jede Quelle individuell unter der EUDR behandeln. Eine Mischung ist nur erlaubt, wenn jede beitragende Partie vollständig rückverfolgbar und konform ist.

Artikel 9 der EUDR besagt, dass Betreiber Geolokalisierungsdaten für alle Grundstücke sammeln müssen, auf denen Rohstoffe produziert werden, und sicherstellen müssen, dass jeder Beitrag rückverfolgbar, entwaldungsfrei und legal bezogen ist.

Das bedeutet, dass Sie Eingaben von Lieferanten nur mischen können, wenn jede beitragende Partie vollständig verifiziert ist. Modelle, die individuelle Ursprünge verschleiern, wie Massenbilanz oder die Verwendung unbekannter Quellen, sind nicht konform: 

• Massenbilanz: Ein Beschaffungsmodell, bei dem Eingaben aus sowohl konformen als auch nicht konformen Ursprüngen gemischt werden, wobei die Konformität basierend auf ihrem proportionalen Anteil und nicht auf vollständiger Rückverfolgbarkeit beansprucht wird.
• Unbekannter Ursprung: Eine Rohstoffeingabe, für die die geografische Quelle nicht identifiziert ist oder nicht mit einem bestimmten Grundstück verknüpft werden kann.

Im Zweifelsfall sollten Chargen getrennt gehalten werden, es sei denn, Sie können jede Komponente auf einen überprüfbaren, konformen Ursprung zurückverfolgen. 

Wie hilft Software bei der Einbindung von EUDR-Lieferanten?

Die Einbindung von Lieferanten für die EUDR kann manuell erfolgen, aber Software reduziert Zeit und Risiko. Intelligente Compliance-Tools reduzieren Reibungen durch:

• Konsolidierung der Datenerfassung auf einer Plattform
• Verfolgung von Lieferantenantwortquoten und Nachweislücken
• Integration von GPS-Datenerfassungstools
• Automatische Durchführung von Satelliten-Entwaldungsrisikoprüfungen
• Erstellung von DDS und Prüfpfaden für Behörden

Plattformen wie Coolset helfen Unternehmen, auditbereit zu bleiben, mit durchgängiger Rückverfolgbarkeit, Risikobewertungen und der Erstellung von Due Diligence Statements (DDS).

Fordern Sie eine kostenlose Demo hier an, um zu sehen, wie es in Ihren EUDR-Workflow passt.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Wie frage ich Lieferanten nach Geolokalisierungsdaten?

Fordern Sie EUDR-Geolokalisierungsdaten an, indem Sie die Compliance-Anforderung klar erklären. Verwenden Sie Vorlagen, die Punkt- oder Polygonformate zeigen, und spezifizieren Sie WGS84-Koordinaten. Teilen Sie mobilfreundliche Formulare und bieten Sie einfache Beispiele an. Betonen Sie, dass Geolokalisierung für das Inverkehrbringen von Produkten auf dem EU-Markt unter der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) obligatorisch ist.

Welche Tools können Lieferanten verwenden, um GPS-Informationen zu sammeln?

Lieferanten können GPS-Koordinaten mit kostenlosen Tools wie Google Maps, GPS Essentials, OpenStreetMap oder integrierten Smartphone-Apps sammeln. 

Welche Daten sollte ich von Nicht-EU-Lieferanten erhalten, um die EUDR-Anforderungen zu erfüllen?

Sie müssen Geolokalisierung (Punkt oder Polygon), Produktionsdatum, Landbesitzdokumente, Nachweis der legalen Ernte und Nachweis, dass das Grundstück entwaldungsfrei ist, sammeln. Dieses vollständige Nachweispaket ist erforderlich, um ein konformes Due Diligence Statement (DDS) zu erstellen.

Wie werden sensible Lieferantendaten im DDS- und TRACES-System behandelt?

Das TRACES-System speichert DDS-Daten in einer sicheren, zugangskontrollierten Umgebung. Nur benannte Behörden und nachgelagerte Akteure mit einem gültigen Referenzcode können relevante Informationen einsehen. Vertrauliche Geschäftsdaten werden nicht öffentlich offengelegt.

Kann ich Lieferantenzertifizierungen vertrauen?

Lieferantenzertifizierungen sollten nicht blind für die EUDR-Compliance vertraut werden. Überprüfen Sie, ob der Zertifizierer die EUDR-Standards erfüllt und dass die Zertifizierung Geolokalisierung, Legalität und Entwaldungsfreiheit umfasst. Überprüfen Sie immer Stichprobenansprüche mit Satellitenbildern oder Drittanbieter-Verifizierungen, um das Risiko zu minimieren.

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