Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)-compliance in 2026 brengt de nodige planningsuitdagingen met zich mee. Veel bedrijven worstelen met de vraag waar ze moeten beginnen, welke European Sustainability Reporting Standards (ESRS) op hun organisatie van toepassing zijn en hoe ze een proces aansturen waarbij meerdere teams en databronnen betrokken zijn. Deze gids behandelt de belangrijkste stappen en wat je in elke fase kunt verwachten.

Stap 1: Voer je dubbele materialiteitsanalyse (DMA) uit

De DMA is het startpunt voor CSRD-compliance. Het bepaalt welke ESRS-standaarden relevant zijn voor jouw bedrijf en stuurt alles wat daarna komt: welke data je moet verzamelen, welke disclosures je moet doen en hoeveel van je duurzaamheidsverklaring naar assurance moet.

Een DMA beoordeelt duurzaamheidsonderwerpen langs twee dimensies:

• Impactmaterialiteit (inside-out): Hoe de activiteiten van jouw bedrijf mensen en het milieu beïnvloeden
• Financiële materialiteit (outside-in): Hoe duurzaamheidskwesties de financiële prestaties en positie van jouw bedrijf beïnvloeden

Een onderwerp is materieel als het de drempelwaarde op één van beide dimensies overschrijdt, niet per se op beide. Dit is het kenmerkende aspect van dubbele materialiteit en het belangrijkste verschil met de financiële materialiteitsbeoordelingen die in traditionele rapportage worden gebruikt.

Je DMA moet alle ESRS-thematische standaarden omvatten: E1–E5 (milieu), S1–S4 (sociaal) en G1 (governance). Voor elk onderwerp beoordeel je of de relevante impacts, risico's of kansen materieel zijn. Het resultaat is een lijst van materiële onderwerpen die de reikwijdte van je ESRS-disclosures bepaalt.

Voor praktische begeleiding bij het uitvoeren van de analyse, zie onze stapsgewijze gids voor de dubbele materialiteitsanalyse.

Stap 2: Koppel je materiële onderwerpen aan ESRS-standaarden

Zodra je een lijst met materiële onderwerpen hebt, vertaal je die naar de bijbehorende ESRS-standaarden. Elke standaard bevat een set disclosure-vereisten: sommige zijn verplicht voor alle bedrijven binnen de reikwijdte, andere zijn afhankelijk van materialiteit.

Onder de gewijzigde ESRS na de Omnibus I-richtlijn zijn verplichte datapunten aanzienlijk teruggebracht, van meer dan 1.000 naar ongeveer 320. Deze vereenvoudiging vermindert de rapportagelast voor de meeste bedrijven, met name op het gebied van milieu- en sociale standaarden waar veel datapunten eerder conditioneel waren maar nu als optioneel zijn verduidelijkt.

Bestudeer de structuur van elke toepasselijke standaard zorgvuldig. ESRS 1 en ESRS 2 zijn verplicht voor alle bedrijven binnen de reikwijdte en vormen het kader. De thematische standaarden (E1–E5, S1–S4, G1) zijn alleen van toepassing als het onderwerp materieel is volgens jouw DMA.

Stap 3: Breng je huidige data in kaart

Voordat je kunt rapporteren, moet je begrijpen welke data je al hebt en waar de lacunes zitten. Stel voor elke toepasselijke ESRS-disclosure-vereiste de volgende vragen:

• Bestaat deze data binnen jouw organisatie?
• Waar wordt die bewaard (HR-systemen, finance, operations, leveranciers)?
• Is die in een formaat dat geverifieerd kan worden?
• Wie is de eigenaar?

Deze gap-analyse stuurt je dataverzamelingsplan en helpt je prioriteiten te stellen.

Stap 4: Richt dataverzamelingsprocessen in

CSRD-rapportage vereist gestructureerde data uit de hele organisatie. Dit omvat doorgaans:

• CO2-uitstoot: Scope 1-, 2- en 3-broeikasgas-inventarisatie in lijn met ESRS E1-vereisten
• Personeelsdata: Personeelsaantallen, diversiteitsmetrieken en gezondheids- en veiligheidsdata onder ESRS S1
• Governance-informatie: Samenstelling van het bestuur, beloningsbeleid en bedrijfsgedrag onder ESRS G1
• Beleidsdocumentatie: Beschrijvingen van je beleid en acties met betrekking tot materiële onderwerpen

Ontwikkel verzamelingstemplates en workflows die het voor data-eigenaren in de organisatie eenvoudig maken om bij te dragen. Duurzaamheidsdata is zelden op één plek te vinden: effectieve CSRD-rapportage vereist afstemming tussen finance, HR, legal, operations en inkoop.

Stap 5: Stel je duurzaamheidsverklaring op

De duurzaamheidsverklaring is het eindresultaat van je CSRD-rapportageproces. Die maakt deel uit van je jaarverslag en moet voldoen aan de structuur- en inhoudsvereisten van de ESRS.

Een goed gestructureerde duurzaamheidsverklaring bevat:

• Een overzicht van je DMA-proces en de uitkomsten
• Governance- en strategiedisclosures (ESRS 2)
• Thematische disclosures voor elke materiële ESRS-standaard
• Beleid en acties met betrekking tot materiële onderwerpen
• Doelstellingen en voortgangsmetrieken

De verklaring moet machineleesbaar zijn in XBRL-formaat, wat vereist dat je disclosures worden getagd volgens de ESRS-taxonomie. Dit wordt doorgaans verzorgd door gespecialiseerde software of je accountantskantoor.

Stap 6: Bereid je voor op limited assurance

CSRD vereist dat je duurzaamheidsverklaring wordt onderworpen aan limited assurance door een geaccrediteerde derde partij, doorgaans je financiële accountant. Limited assurance betekent dat de auditor procedures uitvoert die voldoende zijn om materiële onjuistheden te identificeren, maar niet hetzelfde niveau van onderzoek biedt als reasonable assurance.

Om limited assurance te doorstaan, heb je nodig:

• Een gedocumenteerde en verdedigbare DMA
• Traceerbaar bewijs voor kwantitatieve metrieken
• Consistente toepassing van ESRS-definities en -methodologie
• Interne beoordeling en aftekening door het management

Auditgereedheid moet gedurende het hele proces als ontwerpprincipe worden behandeld, niet als een nagedachte. Traceerbare documentatie opbouwen terwijl je bezig bent, is veel efficiënter dan die achteraf reconstrueren.

Hoe Coolset hierbij helpt

Coolset ondersteunt elke fase van dit proces. Het platform biedt een gestructureerde DMA-workflow, ESRS-dataverzamelingstemplates, CO2-boekhouding in lijn met de huidige CSRD-reikwijdte en tijdlijnen, en auditklare documentatie met gekoppeld bewijs. Voor meer informatie over hoe je met je toeleveringsketen kunt samenwerken aan CSRD-gerelateerde vereisten, zie onze gids over het EUDR-complianceproces.

Wil je Coolset in actie zien, boek dan een demo met ons team.