Sinds 2013 is de EU-houtverordening (EUTR) het belangrijkste juridische instrument van de EU om te voorkomen dat illegaal hout de Europese markt betreedt. In plaats van alleen op verklaringen of certificeringen te vertrouwen, legt EUTR de verantwoordelijkheid bij bedrijven die hout naar de EU importeren om aan te tonen dat hun producten legaal zijn.

Documentatie staat centraal in deze verplichting. Om te voldoen aan EUTR moeten exploitanten met geloofwaardig en relevant bewijs kunnen aantonen dat hout is geoogst, verhandeld en geëxporteerd in overeenstemming met de wetten van het land van herkomst. Dit is geen eenmalige oefening. Documentatie moet per product en per leverancier worden verzameld, beoordeeld als onderdeel van een due diligence-systeem, jaarlijks worden herzien en indien nodig bijgewerkt volgens Verordening (EU) nr. 607/2012, en beschikbaar worden gehouden voor bevoegde autoriteiten tijdens inspecties.

Welke documenten hebben bedrijven nodig voor EUTR-compliance?

Wat de verordening zegt over documentatie

Een van de belangrijkste dingen om te begrijpen over EUTR is dat het geen vaste lijst van verplichte documenten biedt. In plaats daarvan vereist de verordening dat exploitanten een due diligence-systeem opzetten waarmee ze het risico van illegaal geoogst hout op de EU-markt kunnen beoordelen en beperken.

Dat due diligence-systeem heeft drie kerncomponenten: informatieverzameling, risicobeoordeling en risicobeperking. Documentatie valt voornamelijk binnen de eerste stap, maar vormt de basis van het hele proces.

Artikel 6(a) van EUTR, dat de informatieverzamelingsvereisten schetst, stelt expliciet dat exploitanten documenten of andere informatie moeten verzamelen die de naleving van hout en houtproducten met de toepasselijke wetgeving in het land van herkomst aangeeft. Met andere woorden, bedrijven worden niet alleen verwacht legaliteit te beschrijven, ze moeten het bewijzen.

Om te begrijpen wat dat bewijs moet omvatten, definieert Artikel 2(h) van de verordening wat "toepasselijke wetgeving" betekent voor EUTR-doeleinden. Specifiek heeft legaliteit onder EUTR betrekking op naleving van nationale wetten die betrekking hebben op:

• Rechten om hout te oogsten binnen wettelijk vastgestelde grenzen
  
  
• Betalingen voor oogstrechten en hout, inclusief heffingen met betrekking tot houtkap
  
  
• Houtkapregels, inclusief milieu- en boswetgeving, bosbeheer en biodiversiteitsbehoud waar direct gerelateerd aan houtkap
  
  
• De wettelijke rechten van derden met betrekking tot landgebruik en eigendom die worden beïnvloed door houtkap
  
  
• Handels- en douanevereisten, voor zover het de bosbouwsector betreft
  
  

Deze juridische categorieën vormen de structurele basis voor EUTR-documentatie. Zodra ze duidelijk zijn begrepen, wordt het mogelijk om elke categorie te koppelen aan concrete documenttypen, zoals oogstvergunningen, betalingsbewijzen, goedgekeurde beheerplannen, landgebruiktitels of export- en douanedocumenten, die samen naleving aantonen.

{{custom-cta}}

Waarom goede documentatie essentieel is voor due diligence

EUTR is in wezen een legaliteitsverordening. Hoewel risicobeoordeling een belangrijke rol speelt bij het identificeren van factoren die de kans op illegaliteit kunnen vergroten, is er uiteindelijk geen manier om legale houtkap te bevestigen zonder toegang tot de relevante documenten.

Risicobeoordeling helpt bedrijven te begrijpen waar en waarom illegaliteit zou kunnen optreden. Documentatie stelt hen in staat te bevestigen dat dit niet het geval was.

Dit wordt bijzonder duidelijk tijdens inspecties. Wanneer autoriteiten het due diligence-systeem van een exploitant beoordelen, zullen ze doorgaans vragen om documentatie die:

1. Concreet bewijs levert ter ondersteuning van de legaliteitsclaim
   
   
2. Aantoont dat het bedrijf een vastgesteld proces heeft om die documentatie te controleren en te beoordelen
   
   
3. Traceerbaarheid aantoont, wat betekent dat elk document duidelijk kan worden gekoppeld aan een specifiek product, bestelling en leverancier

Ontbrekende, verlopen of slecht gekoppelde documenten verzwakken de geloofwaardigheid van een legaliteitsclaim aanzienlijk. In de praktijk zijn documentatiehiaten een van de meest voorkomende redenen waarom bedrijven falen bij EUTR-inspecties, zelfs wanneer er geen opzettelijk wangedrag is.

Stap-voor-stap: Hoe bouw je je EUTR-documentatiepakket op

Onder EUTR sluiten documentatievereisten nauw aan bij de definitie van "toepasselijke wetgeving." In de praktijk vertaalt dit zich naar verschillende terugkerende documentatiecategorieën.

Bewijs van legale oogstrechten

De eerste vereiste bij het aantonen van legale productie onder EUTR is vaststellen dat het hout is geoogst onder een geldig en wettig recht. Operators moeten kunnen aantonen dat de oogst plaatsvond binnen wettelijk geautoriseerde grenzen en dat de entiteit die de oogst uitvoerde daartoe gerechtigd was.

In de praktijk wordt dit meestal aangetoond door documenten zoals:

• Oogst- of kapvergunningen uitgegeven door bevoegde autoriteiten
• Bosconcessie- of bosbeheer overeenkomsten
• Grondakten of huurovereenkomsten
• Certificaten voor toewijzing van gemeenschapsbossen

Deze documenten tonen aan wie het oogstrecht heeft, waar dat recht van toepassing is en onder welke wettelijke voorwaarden oogsten is toegestaan.

De exacte vereiste documenten variëren aanzienlijk per land. In veel rechtsgebieden is het hebben van een langlopende concessie of grondtitel op zichzelf niet voldoende. Oogsten is vaak onderworpen aan aanvullende, tijdgebonden autorisaties, zoals:

• Jaarlijkse of periodieke kapvergunningen uitgegeven door bosbouwautoriteiten
• Goedgekeurde oogst- of exploitatieplannen 

Gezamenlijk stellen oogstrechtdocumenten operators in staat om drie essentiële elementen van legaliteit onder EUTR aan te tonen: waar de oogst plaatsvond, wie bevoegd was om te oogsten en wat legaal mocht worden geoogst.

Bewijs van betaling van vergoedingen, royalty's en belastingen

EUTR omvat expliciet betalingsverplichtingen als onderdeel van legaliteit. Hout kan als illegaal worden beschouwd als wettelijk vereiste vergoedingen, royalty's of belastingen niet zijn betaald, zelfs als oogstrechten anderszins geldig waren.

In de praktijk vallen betalingsverplichtingen meestal in drie hoofdcategorieën.

De eerste categorie betreft vergoedingen betaald om toegang tot bosbronnen te verkrijgen of te behouden. Dit zijn betalingen aan de staat of een bevoegde autoriteit in ruil voor het recht om hout te oogsten. Bewijs van deze betalingen omvat doorgaans:

• Officiële facturen uitgegeven door bosbouwautoriteiten
  
• Betalingsbewijzen of bankoverschrijvingsbevestigingen
  
• Rekeningoverzichten van de bosbouwdienst

Een tweede categorie omvat betalingen die direct verband houden met het geoogste hout zelf. In veel landen worden kosten berekend op basis van de daadwerkelijke productie in plaats van alleen toegang. Deze productiegerelateerde betalingen kunnen stempelvergoedingen, volumegebaseerde royalty's of soortspecifieke kosten omvatten. Typische ondersteunende documenten zijn:

• Oogstaangiften
  
• Royaltybeoordelingsberichten
  
• Volumeverificatie rapporten
  
• Betalingsbewijzen die overeenkomen met de opgegeven volumes

Ten slotte, zelfs in landen waar geen specifieke toegangskosten of productieroyalty's van toepassing zijn, zijn belastingen en wettelijke heffingen met betrekking tot oogstactiviteiten meestal vereist. Deze kunnen bosbouwbelastingen, milieubelastingen of herbebossingsheffingen omvatten. Bewijs van compliance omvat doorgaans:

• Belastingaanslagen
  
• Officiële belastingbewijzen
  
• Uittreksels van belastingportalen
  
• Auditvrijstellingscertificaten (indien van toepassing)
  

Betalingsdocumentatie stelt operators in staat om aan te tonen dat aan alle wettelijk vereiste financiële verplichtingen met betrekking tot houtoogst is voldaan.

Compliance met bos- en milieuwetgeving

Legale oogst onder EUTR beperkt zich niet tot het hebben van de juiste vergunningen. Het vereist ook het aantonen dat houtoogst in overeenstemming was met milieu- en boswetgeving, inclusief regels over bosbeheer en biodiversiteitsbehoud, waar deze direct verband houden met oogstactiviteiten.

Niet alle landen reguleren deze gebieden op dezelfde manier. Om deze reden moeten operators eerst begrijpen welke juridische kaders van toepassing zijn in het productieland. Waar dergelijke wetgeving bestaat, vereist EUTR dat operators documentatie verzamelen die aantoont dat oogstactiviteiten in overeenstemming met die regels zijn uitgevoerd.

Een van de meest voorkomende juridische kaders betreft bosbeheerplanning. In veel houtproducerende landen is oogst alleen toegestaan als het plaatsvindt binnen een goedgekeurde bosbeheer eenheid en een officieel gevalideerd beheerplan volgt. Compliance wordt doorgaans aangetoond door documenten zoals:

• Goedgekeurde Bosbeheerplannen (FMP's of FMU's)
  
• Officiële goedkeuring of validatie uitgegeven door de bosbouwautoriteit
  
• Kaarten die beschermde gebieden duidelijk onderscheiden van oogstbare zones

Naast langetermijnplanning vereisen sommige landen dat oogstactiviteiten formeel worden gepland en goedgekeurd op jaarlijkse basis. Deze vereisten zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat oogstvolumes, locaties en methoden binnen wettelijke grenzen blijven jaar na jaar. Bewijs van compliance kan omvatten:

• Jaarlijkse exploitatie- of oogstplannen (AOP's)
  
• Coupe- of compartimentsplannen
  
• Jaarlijkse kapvergunningen gekoppeld aan het goedgekeurde plan

Veel landen hanteren ook een Milieu Effect Rapportage (MER) regime voor activiteiten met aanzienlijke milieueffecten, inclusief houtoogst. Waar een MER wettelijk vereist is, moeten operators kunnen aantonen dat het beoordelingsproces is voltooid en goedgekeurd, of dat de activiteit formeel was vrijgesteld. Relevante documenten omvatten doorgaans:

• MER-goedkeuringsbesluiten
  
• Officiële vrijstellingen of screeningsbepalingen
  

Ten slotte vereisen sommige juridische kaders, met name in verband met biodiversiteitsbehoud, aanvullende vergunningen, licenties of plannen die specifieke beschermingsmaatregelen voor het oogstgebied specificeren. EUTR introduceert geen zelfstandige biodiversiteitsbeoordelingseis. Operators zijn alleen verplicht om biodiversiteitsgerelateerde documentatie te verzamelen waar dergelijke verplichtingen bestaan onder de wetten van het oogstland en direct verband houden met houtoogst. Voorbeelden omvatten:

• documenten die bevestigen dat het oogstgebied niet overlapt met beschermde zones
  
• vergunningen of licenties die biodiversiteitsmaatregelen specificeren, zoals niet-kapzones of seizoensgebonden oogstlimieten

Derdenrechten en grondbezit

EUTR vereist ook dat operators de naleving en erkenning van derdenrechten met betrekking tot landgebruik en eigendom die mogelijk worden beïnvloed door houtoogst beoordelen en bevestigen. Dit is een van de meest complexe en vaak over het hoofd geziene aspecten van EUTR-documentatie.

Om aan deze vereiste te voldoen, moeten operators verder kijken dan oogstvergunningen en de juridische basis van landgebruiksrechten beoordelen. Dit omvat het begrijpen of oogstrechten overlappen met andere wettelijk erkende rechten, zoals gemeenschaps-, gebruikelijke of inheemse landrechten. In sommige gevallen worden eigendom van land en het recht om dat land voor oogst te gebruiken door verschillende partijen gehouden. Waar dit het geval is, moeten operators kunnen aantonen dat de uitoefening van oogstrechten de rechten van landeigenaren of andere legitieme begunstigden niet schond.

Deze situaties komen het meest voor op staats- of gemeenschapsbeheer land, waar meerdere partijen wettelijk erkende belangen kunnen hebben. Documentatie die wordt gebruikt om aan te tonen dat derdenrechten werden overwogen en gerespecteerd tijdens de verwerving of toewijzing van landgebruiksrechten kan omvatten:

• Grondhuurovereenkomsten
  
• Decreten voor toewijzing van gemeenschapsbossen
  
• Besluiten over staatsbosaanwijzing
  
• Documentatie van vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming (FPIC), indien van toepassing
  

Voordat wordt bepaald welke van deze documenten vereist zijn, moeten operators vaak kaarten en grensdocumentatie raadplegen. Deze stap helpt vaststellen of er overlappende rechten bestaan en kan in sommige gevallen aantonen dat geen aanvullende derdenrechten documentatie nodig is. Relevante documenttypes omvatten:

• Officiële concessiekaarten
  
• Registers van inheemse landrechten erkend in de wet
  
• Gebruikelijke eigendomsrechten geformaliseerd door registratie

In sommige gevallen kunnen landgebruiksrechten onderhevig zijn geweest aan concurrerende of betwiste claims. Waar dergelijke geschillen bestaan of hebben bestaan, moeten operators kunnen aantonen hoe deze werden opgelost en op welke juridische basis oogstrechten uiteindelijk werden verleend. Documentatie ter ondersteuning hiervan kan omvatten:

• Officiële erkenning van de uitkomst van grens- of landgebruiksgeschillen

Gezamenlijk stellen documentatie over grondbezit en derdenrechten operators in staat om aan te tonen dat houtoogst niet plaatsvond ten koste van wettelijk erkende rechten van andere landgebruikers, wat een belangrijk onderdeel is van legaliteit onder EUTR.

Handels- en douanedocumentatie

De laatste categorie van toepasselijke wetgeving erkend onder EUTR betreft handels- en douanewetten, voor zover deze betrekking hebben op de bosbouwsector. Zelfs waar hout legaal is geoogst en aan alle binnenlandse verplichtingen is voldaan, kan het nog steeds als illegaal worden beschouwd onder EUTR als niet aan export- en douanevereisten is voldaan.

In veel houtproducerende landen vereist het exporteren van hout of houtproducten voorafgaande toestemming van een bevoegde autoriteit. Deze exportvergunningen of licenties bevestigen dat het hout in aanmerking komt voor export volgens de nationale wetgeving. Typische documenten omvatten:

• Houtexportvergunningen of exportlicenties
  
• Exportautorisatiecertificaten
  
• Goedkeuringen van de bosbouwautoriteit voor export

Naast exportautorisatie moet elke internationale zending vergezeld gaan van een douane-exportaangifte. Deze aangifte toont aan dat de zending formeel is aangegeven bij de douane en is goedgekeurd voor export. Leveranciers moeten een of meer van de volgende documenten kunnen verstrekken:

• Exportaangiften (bijv. SAD, DAU, EX-1, of nationale equivalenten)
  
• Afdrukken van elektronische douaneaangiften
  
• Bevestigingen van douanegoedkeuring

Handels- en douanecompliance omvat ook de betaling van eventuele toepasselijke exportheffingen of -heffingen. Onder EUTR zijn onbetaalde exportheffingen voldoende om hout illegaal op de EU-markt te plaatsen. Bewijs van compliance omvat doorgaans:

• Exportheffingsbeoordelingen
  
• Betalingsbewijzen of bankoverschrijvingsbevestigingen
  
• Bevestigingen van douane of schatkist
  

Ten slotte vereisen sommige landen voor bepaalde hout- en houtproducten een fytosanitair certificaat. Dit certificaat bevestigt dat het geëxporteerde hout voldoet aan de gezondheidseisen voor planten en vrij is van plagen of ziekten die een risico kunnen vormen voor de ecosystemen van het importerende land. Hoewel fytosanitaire certificaten primair instrumenten voor plantgezondheid zijn en geen bosbouwdocumenten, zijn ze vaak wettelijk vereist voor export en vormen ze daarom onderdeel van de handels- en douanedocumentatie die operators moeten verzamelen. Deze certificaten worden uitgegeven door de bevoegde plantgezondheidsautoriteit en worden doorgaans verstrekt door de leverancier of exporteur.

Legality-vrijstellende documenten: FLEGT-licenties en CITES-vergunningen

Hoewel EUTR doorgaans vereist dat operators een volledige set legaliteitsdocumenten verzamelen en beoordelen, erkent de verordening twee specifieke instrumenten die de standaard due diligence verplichtingen vervangen of aanzienlijk verminderen: FLEGT-licenties en CITES-vergunningen.

Een FLEGT-licentie is van toepassing op hout afkomstig uit landen die een Vrijwillig Partnerschapsovereenkomst (VPA) met de EU hebben gesloten en een gelicentieerd houtexportsysteem hanteren. Hout vergezeld van een geldige FLEGT-licentie wordt onder EUTR als legaal geoogst beschouwd. Als gevolg hiervan zijn operators die FLEGT-gelicentieerd hout op de EU-markt brengen niet verplicht om verdere legaliteitscontroles voor dat hout uit te voeren. De licentie vervangt de noodzaak om andere legaliteitsdocumentatie te verzamelen en te beoordelen.

Een CITES-vergunning is van toepassing op houtsoorten die zijn opgenomen onder het Verdrag inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten. Waar een geldige CITES-export- of wederuitvoervergunning wordt verstrekt, beschouwt EUTR de vereisten met betrekking tot oogst, handel en douane als vervuld voor de vermelde soorten. In deze gevallen zijn operators niet verplicht om aanvullende documentatie te verzamelen om legaliteit aan te tonen voor de aspecten die door de vergunning worden gedekt.

Wie moet welke documenten voor EUTR leveren?

Net als de EUDR onderscheidt de EU-houtverordening twee rollen op de markt: operators en handelaren.

• Operators: Bedrijven die voor het eerst hout of houtproducten op de EU-markt brengen.
  
• Handelaren: Bedrijven die hout kopen of verkopen dat al op de EU-markt is gebracht.

Onder EUTR zijn alleen operators verplicht om een due diligence systeem te implementeren. Dit omvat het verzamelen, controleren en bewaren van documentatie die compliance met de toepasselijke wetgeving in het land van oogst aantoont. Handelaren daarentegen hebben beperktere verplichtingen voor het bijhouden van gegevens en zijn niet verplicht om legaliteit te beoordelen of dezelfde documentatie te verzamelen.

Waarom leveranciersbetrokkenheid onvermijdelijk is

De meeste EUTR-documentatie wordt buiten de EU gegenereerd, in stadia van de toeleveringsketen die operators niet direct beheersen. Oogstvergunningen, betalingsgegevens, bosbeheerplannen en exportdocumenten worden doorgaans gehouden door de producent of door de leverancier die het hout exporteert.

Als gevolg hiervan is EUTR-compliance afhankelijk van actieve betrokkenheid bij leveranciers. Operators moeten documentatie opvragen, opvolgen bij ontbrekende informatie en beoordelen of het verstrekte bewijs voldoende en toepasbaar is. Dit is vaak een uitdaging, aangezien bedrijven verplicht zijn documenten te verkrijgen en te verifiëren voor processen die ze zelf niet beheren.

Hoe software helpt bij het beheren van EUTR-documentatie op schaal

Het handmatig beheren van EUTR-documentatie kan werken voor een handvol leveranciers. Het breekt snel af op schaal.

Software helpt bedrijven om leveranciersbenadering te standaardiseren, documentverzoeken te structureren, versies en vervaldatums bij te houden en documenten te koppelen aan specifieke producten en zendingen. Het maakt het ook gemakkelijker om ontbrekende informatie te markeren, audits voor te bereiden en documentatie efficiënt te hergebruiken waar wettelijk toegestaan.

Omdat EUDR direct voortbouwt op EUTR-legaliteitsvereisten, maakt het hebben van gestructureerde systemen vandaag de overgang aanzienlijk soepeler.

FAQ

Welke documenten zijn vereist voor EUTR due diligence?

EUTR vereist documenten die legale oogstrechten, betaling van vereiste vergoedingen en belastingen, naleving van bos- en milieuwetten, respect voor derdenrechten en legale export- en douanegoedkeuring aantonen.

Hoe vaak moeten bedrijven EUTR-documentatie bijwerken?

EUTR legt geen vaste jaarlijkse rapportagecyclus op, maar in de praktijk worden veel belangrijke documenten (zoals oogstvergunningen, exploitatieplannen of belastingvrijstellingen) jaarlijks uitgegeven. Bedrijven moeten daarom hun EUTR-documentatie minstens jaarlijks herzien en bijwerken, en in ieder geval wanneer hout op de markt wordt gebracht of inkoopvoorwaarden veranderen.

Kunnen leverancierscertificeringen EUTR-documentatie vervangen?

Nee. Certificeringen kunnen risicobeoordeling ondersteunen maar vervangen niet de noodzaak voor legale documentatie onder EUTR. Alleen het FLEGT- en CITES-certificaat kan de noodzaak voor documentverzameling verlichten.

Zijn handelaren verplicht om dezelfde documenten te verzamelen als operators?

Nee. Alleen operators moeten een due diligence systeem hanteren en legaliteitsdocumentatie verzamelen.

Moet ik documenten opslaan voor elke zending?

Ja. Operators moeten kunnen aantonen dat documentatie van toepassing is op het specifieke hout of de houtproducten die op de EU-markt zijn gebracht.