Sinds 2013 is de EU-houtverordening (EUTR) het belangrijkste juridische instrument van de EU om te voorkomen dat illegaal hout de Europese markt betreedt. In plaats van alleen te vertrouwen op verklaringen of certificeringen, legt EUTR de verantwoordelijkheid bij bedrijven die hout naar de EU importeren om aan te tonen dat hun producten legaal zijn.

Documentatie staat centraal in deze verplichting. Om te voldoen aan EUTR, moeten exploitanten met geloofwaardig en relevant bewijs kunnen aantonen dat hout is geoogst, verhandeld en geëxporteerd in overeenstemming met de wetten van het oogstland. Dit is geen eenmalige oefening. Documentatie moet per product en per leverancier worden verzameld, beoordeeld als onderdeel van een due diligence-systeem, jaarlijks worden herzien en waar nodig bijgewerkt volgens de Uitvoeringsverordening (EU) nr. 607/2012, en beschikbaar worden gehouden voor bevoegde autoriteiten tijdens inspecties.

Welke documenten hebben bedrijven nodig voor EUTR-compliance?

Wat de verordening zegt over documentatie

Een van de belangrijkste dingen om te begrijpen over EUTR is dat het geen vaste lijst van verplichte documenten biedt. In plaats daarvan vereist de verordening dat exploitanten een due diligence-systeem opzetten waarmee ze het risico van illegaal geoogst hout op de EU-markt kunnen beoordelen en beperken.

Dat due diligence-systeem heeft drie kerncomponenten: informatieverzameling, risicobeoordeling en risicobeperking. Documentatie valt voornamelijk binnen de eerste stap, maar vormt de basis voor het hele proces.

Artikel 6(a) van EUTR, dat de informatieverzamelingsvereisten uiteenzet, stelt expliciet dat exploitanten documenten of andere informatie moeten verzamelen die de naleving van hout en houtproducten met de toepasselijke wetgeving in het oogstland aantoont. Met andere woorden, bedrijven worden niet alleen verwacht de legaliteit te beschrijven, maar ook te bewijzen.

Om te begrijpen wat dat bewijs moet omvatten, definieert Artikel 2(h) van de verordening wat "toepasselijke wetgeving" betekent voor EUTR-doeleinden. Specifiek heeft legaliteit onder EUTR betrekking op naleving van nationale wetten die betrekking hebben op:

• Rechten om hout te oogsten binnen wettelijk vastgestelde grenzen
  
  
• Betalingen voor oogstrechten en hout, inclusief heffingen met betrekking tot houtkap
  
  
• Regels voor houtkap, inclusief milieuwetgeving en bosbeheer, en biodiversiteitsbehoud waar direct gerelateerd aan houtkap
  
  
• De wettelijke rechten van derden met betrekking tot landgebruik en eigendom die worden beïnvloed door houtkap
  
  
• Handels- en douane-eisen, voor zover het de bosbouwsector betreft
  
  

Deze juridische categorieën vormen de structurele basis voor EUTR-documentatie. Zodra ze duidelijk worden begrepen, wordt het mogelijk om elke categorie te koppelen aan concrete documenttypen, zoals oogstvergunningen, betalingsbewijzen, goedgekeurde beheerplannen, landgebruiktitels of export- en douanedocumenten, die samen naleving aantonen.

Waarom goede documentatie essentieel is voor due diligence

EUTR is in wezen een legaliteitsverordening. Hoewel risicobeoordeling een belangrijke rol speelt bij het identificeren van factoren die de kans op illegaliteit kunnen vergroten, is er uiteindelijk geen manier om legale houtkap te bevestigen zonder toegang tot de relevante documenten.

Risicobeoordeling helpt bedrijven te begrijpen waar en waarom illegaliteit zou kunnen optreden. Documentatie stelt hen in staat te bevestigen dat dit niet het geval was.

Dit wordt bijzonder duidelijk tijdens inspecties. Wanneer autoriteiten het due diligence-systeem van een exploitant beoordelen, zullen ze doorgaans vragen om documentatie die:

1. Concreet bewijs levert ter ondersteuning van de legaliteitsclaim
   
   
2. Aantoont dat het bedrijf een vastgesteld proces heeft om die documentatie te controleren en te beoordelen
   
   
3. Traceerbaarheid aantoont, wat betekent dat elk document duidelijk kan worden gekoppeld aan een specifiek product, bestelling en leverancier

Ontbrekende, verlopen of slecht gekoppelde documenten verzwakken de geloofwaardigheid van een legaliteitsclaim aanzienlijk. In de praktijk zijn documentatiehiaten een van de meest voorkomende redenen waarom bedrijven falen bij EUTR-inspecties, zelfs wanneer er geen opzettelijk wangedrag is.

Stap-voor-stap: Hoe bouw je je EUTR-documentatiepakket

Onder EUTR sluiten documentatievereisten nauw aan bij de definitie van "toepasselijke wetgeving." In de praktijk vertaalt dit zich in verschillende terugkerende documentatiecategorieën.

Bewijs van legale oogstrechten

De eerste vereiste bij het aantonen van legale productie onder EUTR is vaststellen dat het hout is geoogst onder een geldig en wettig recht. Exploitanten moeten kunnen aantonen dat de oogst plaatsvond binnen wettelijk geautoriseerde grenzen en dat de entiteit die de oogst uitvoerde daartoe gerechtigd was.

In de praktijk wordt dit meestal aangetoond door documenten zoals:

• Oogst- of kapvergunningen uitgegeven door bevoegde autoriteiten
• Bosconcessie- of bosbeheerovereenkomsten
• Grondakten of huurovereenkomsten
• Certificaten voor toewijzing van gemeenschapsbossen

Deze documenten tonen aan wie het oogstrecht bezit, waar dat recht van toepassing is en onder welke wettelijke voorwaarden oogsten is toegestaan.

De exacte vereiste documenten variëren aanzienlijk per land. In veel rechtsgebieden is het bezit van een langetermijnconcessie of grondtitel op zichzelf niet voldoende. Oogsten is vaak onderworpen aan aanvullende, tijdgebonden autorisaties, zoals:

• Jaarlijkse of periodieke kapvergunningen uitgegeven door bosbouwautoriteiten
• Goedgekeurde oogst- of exploitatieplannen 

Samen stellen oogstrechtdocumenten exploitanten in staat om drie essentiële elementen van legaliteit onder EUTR aan te tonen: waar de oogst plaatsvond, wie bevoegd was om te oogsten en wat legaal mocht worden geoogst.

Bewijs van betaling van vergoedingen, royalty's en belastingen

EUTR omvat expliciet betalingsverplichtingen als onderdeel van legaliteit. Hout kan als illegaal worden beschouwd als wettelijk vereiste vergoedingen, royalty's of belastingen niet zijn betaald, zelfs als oogstrechten anderszins geldig waren.

In de praktijk vallen betalingsverplichtingen meestal in drie hoofdcategorieën.

De eerste categorie betreft vergoedingen die worden betaald om toegang tot bosbronnen te verkrijgen of te behouden. Dit zijn betalingen aan de staat of een bevoegde autoriteit in ruil voor het recht om hout te oogsten. Bewijs van deze betalingen omvat doorgaans:

• Officiële facturen uitgegeven door bosbouwautoriteiten
  
  
• Betalingsbewijzen of bankoverschrijvingsbevestigingen
  
  
• Rekeningoverzichten van het bosbouwagentschap

Een tweede categorie omvat betalingen die direct verband houden met het geoogste hout zelf. In veel landen worden kosten berekend op basis van de daadwerkelijke productie in plaats van alleen toegang. Deze productiegerelateerde betalingen kunnen stempelvergoedingen, volumegebaseerde royalty's of soortspecifieke kosten omvatten. Typische ondersteunende documenten zijn:

• Oogstaangiften
  
  
• Royaltybeoordelingsberichten
  
  
• Volumeverificatierapporten
  
  
• Bewijs van betaling dat overeenkomt met opgegeven volumes

Ten slotte, zelfs in landen waar geen specifieke toegangskosten of productieroyalty's van toepassing zijn, zijn belastingen en wettelijke heffingen met betrekking tot oogstactiviteiten meestal vereist. Deze kunnen bosbronnenbelastingen, milieubelastingen of herbebossingsheffingen omvatten, of andere wettelijk verplichte kosten. Bewijs van compliance omvat doorgaans:

• Belastingaanslagen
  
  
• Officiële belastingbewijzen
  
  
• Uittreksels van belastingportalen
  
  
• Auditvrijstellingscertificaten (waar van toepassing)
  
  

Betalingsdocumentatie stelt exploitanten in staat aan te tonen dat aan alle wettelijk vereiste financiële verplichtingen met betrekking tot houtoogst is voldaan.

Compliance met bos- en milieuwetgeving

Legale oogst onder EUTR beperkt zich niet tot het hebben van de juiste vergunningen. Het vereist ook aantonen dat houtoogst voldeed aan milieu- en boswetgeving, inclusief regels over bosbeheer en biodiversiteitsbehoud, waar deze direct verband houden met oogstactiviteiten.

Niet alle landen reguleren deze gebieden op dezelfde manier. Om deze reden moeten exploitanten eerst begrijpen welke juridische kaders van toepassing zijn in het land van productie. Waar dergelijke wetgeving bestaat, vereist EUTR dat exploitanten documentatie verzamelen die aantoont dat oogstactiviteiten in overeenstemming met die regels zijn uitgevoerd.

Een van de meest voorkomende juridische kaders betreft bosbeheerplanning. In veel houtproducerende landen is oogst alleen toegestaan als het plaatsvindt binnen een goedgekeurde bosbeheerunit en volgens een officieel gevalideerd beheerplan. Compliance wordt doorgaans aangetoond door documenten zoals:

• Goedgekeurde Bosbeheerplannen (FMP's of FMU's)
  
  
• Officiële goedkeuring of validatie uitgegeven door de bosbouwautoriteit
  
  
• Kaarten die beschermde gebieden duidelijk onderscheiden van oogstbare zones

Naast langetermijnplanning vereisen sommige landen dat oogstactiviteiten formeel worden gepland en goedgekeurd op jaarbasis. Deze vereisten zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat oogstvolumes, locaties en methoden binnen wettelijke grenzen blijven jaar na jaar. Bewijs van compliance kan omvatten:

• Jaarlijkse exploitatie- of oogstplannen (AOP's)
  
  
• Coupe- of compartimentsplannen
  
  
• Jaarlijkse kapvergunningen gekoppeld aan het goedgekeurde plan

Veel landen hanteren ook een regime voor Milieu-effectbeoordeling (EIA) voor activiteiten met significante milieueffecten, waaronder houtoogst. Waar een EIA wettelijk vereist is, moeten exploitanten kunnen aantonen dat het beoordelingsproces is voltooid en goedgekeurd, of dat de activiteit formeel was vrijgesteld. Relevante documenten omvatten doorgaans:

• EIA-goedkeuringsbeslissingen
  
  
• Officiële vrijstellingen of screeningsbepalingen
  
  

Ten slotte, met name in verband met biodiversiteitsbehoud, vereisen sommige juridische kaders aanvullende licenties, vergunningen of plannen die specifieke conserveringsmaatregelen specificeren die van toepassing zijn op het oogstgebied. EUTR introduceert geen op zichzelf staande biodiversiteitsbeoordelingseis. In plaats daarvan zijn exploitanten alleen verplicht om biodiversiteitsgerelateerde documentatie te verzamelen waar dergelijke verplichtingen bestaan onder de wetten van het oogstland en direct verband houden met houtoogst. Voorbeelden omvatten:

• documenten die bevestigen dat het oogstgebied niet overlapt met beschermde zones
  
  
• vergunningen of licenties die biodiversiteitsmaatregelen specificeren, zoals niet-kapzones of seizoensgebonden oogstbeperkingen

Derdenrechten en grondbezit

EUTR vereist ook dat exploitanten de naleving van wettelijke rechten van derden met betrekking tot landgebruik en eigendom die door houtoogst kunnen worden beïnvloed, beoordelen en bevestigen. Dit is een van de meest complexe en vaak over het hoofd geziene aspecten van EUTR-documentatie.

Om aan deze eis te voldoen, moeten exploitanten verder kijken dan oogstvergunningen en de juridische basis van landgebruiksrechten beoordelen. Dit omvat het begrijpen of oogstrechten overlappen met andere wettelijk erkende rechten, zoals gemeenschaps-, gebruikelijke of inheemse landrechten. In sommige gevallen zijn eigendom van land en het recht om dat land voor oogst te gebruiken in handen van verschillende partijen. Waar dit het geval is, moeten exploitanten kunnen aantonen dat de uitoefening van oogstrechten de rechten van landeigenaren of andere legitieme begunstigden niet schond.

Deze situaties komen het meest voor op staatseigendom of gemeenschapsbeheer, waar meerdere partijen wettelijk erkende belangen kunnen hebben. Documentatie die wordt gebruikt om aan te tonen dat rechten van derden werden overwogen en gerespecteerd tijdens de verwerving of toewijzing van landgebruiksrechten kan omvatten:

• Grondhuurovereenkomsten
  
  
• Decreten voor toewijzing van gemeenschapsbossen
  
  
• Besluiten over staatseigendom
  
  
• Documentatie van vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming (FPIC), waar van toepassing
  
  

Voordat wordt bepaald welke van deze documenten vereist zijn, moeten exploitanten vaak kaarten en grensdocumentatie raadplegen. Deze stap helpt vaststellen of er overlappende rechten bestaan en kan in sommige gevallen aantonen dat aanvullende documentatie van derdenrechten niet nodig is. Relevante documenttypen omvatten:

• Officiële concessiekaarten
  
  
• Registers van inheemse landrechten erkend in de wet
  
  
• Gebruikelijke eigendomsrechten geformaliseerd door registratie

In sommige gevallen kunnen landgebruiksrechten onderhevig zijn geweest aan concurrerende of betwiste claims. Waar dergelijke geschillen bestaan of hebben bestaan, moeten exploitanten kunnen aantonen hoe ze zijn opgelost en op welke juridische basis oogstrechten uiteindelijk zijn verleend. Documentatie ter ondersteuning hiervan kan omvatten:

• Officiële erkenning van de uitkomst van grens- of landgebruiksgeschillen

Samen stellen documentatie van grondbezit en rechten van derden exploitanten in staat aan te tonen dat houtoogst niet ten koste ging van wettelijk erkende rechten van andere landgebruikers, wat een belangrijk onderdeel is van legaliteit onder EUTR.

Handels- en douanedocumentatie

De laatste categorie van toepasselijke wetgeving erkend onder EUTR betreft handels- en douanewetten, voor zover deze betrekking hebben op de bosbouwsector. Zelfs waar hout legaal is geoogst en aan alle binnenlandse verplichtingen is voldaan, kan het nog steeds als illegaal worden beschouwd onder EUTR als niet aan export- en douanevereisten is voldaan.

In veel houtproducerende landen vereist het exporteren van hout of houtproducten voorafgaande toestemming van een bevoegde autoriteit. Deze exportvergunningen of licenties bevestigen dat het hout in aanmerking komt voor export volgens de nationale wetgeving. Typische documenten omvatten:

• Houtexportvergunningen of exportlicenties
  
  
• Exportautorisatiecertificaten
  
  
• Goedkeuringen van de bosbouwautoriteit voor export

Naast exportautorisatie moet elke internationale zending vergezeld gaan van een douane-exportverklaring. Deze verklaring toont aan dat de zending formeel bij de douane is aangegeven en is vrijgegeven voor export. Leveranciers moeten een of meer van de volgende documenten kunnen verstrekken:

• Exportverklaringen (bijv. SAD, DAU, EX-1 of nationale equivalenten)
  
  
• Afdrukken van elektronische douaneaangiften
  
  
• Bevestigingen van douanevrijgave

Handels- en douanecompliance omvat ook de betaling van eventuele toepasselijke exportheffingen of -heffingen. Onder EUTR zijn onbetaalde exportheffingen voldoende om hout illegaal op de EU-markt te plaatsen. Bewijs van compliance omvat doorgaans:

• Exportheffingsbeoordelingen
  
  
• Betalingsbewijzen of bankoverschrijvingsbevestigingen
  
  
• Bevestigingen van de douane of schatkist
  
  

Ten slotte vereisen sommige hout- en houtproducten een fytosanitair certificaat van exporterende landen. Dit certificaat bevestigt dat het geëxporteerde hout voldoet aan de eisen voor de gezondheid van planten en vrij is van plagen of ziekten die een risico kunnen vormen voor de ecosystemen van het importerende land. Hoewel fytosanitaire certificaten primair plantgezondheidsinstrumenten zijn in plaats van bosbouwdocumenten, zijn ze vaak wettelijk vereist voor export en vormen ze daarom onderdeel van de handels- en douanedocumentatie die exploitanten moeten verzamelen. Deze certificaten worden afgegeven door de bevoegde plantengezondheidsautoriteit en worden doorgaans verstrekt door de leverancier of exporteur.

Documenten die legaliteit vrijstellen: FLEGT-licenties en CITES-vergunningen

Hoewel EUTR over het algemeen vereist dat exploitanten een volledige set legaliteitsdocumenten verzamelen en beoordelen, erkent de verordening twee specifieke instrumenten die de standaard due diligence-verplichtingen vervangen of aanzienlijk verminderen: FLEGT-licenties en CITES-vergunningen.

Een FLEGT-licentie is van toepassing op hout afkomstig uit landen die een Vrijwillig Partnerschapsakkoord (VPA) met de EU hebben gesloten en een gelicentieerd houtexportsysteem exploiteren. Hout vergezeld van een geldige FLEGT-licentie wordt volgens EUTR als legaal geoogst beschouwd. Als gevolg hiervan zijn exploitanten die FLEGT-gelicentieerd hout op de EU-markt brengen, niet verplicht om verdere legaliteitscontroles voor dat hout uit te voeren. De licentie vervangt de noodzaak om andere legaliteitsdocumentatie te verzamelen en te beoordelen.

Een CITES-vergunning is van toepassing op houtsoorten die zijn opgenomen in de Conventie inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten. Waar een geldige CITES-export- of wederuitvoervergunning wordt verstrekt, beschouwt EUTR de vereisten met betrekking tot oogst, handel en douane als vervuld voor de vermelde soorten. In deze gevallen zijn exploitanten niet verplicht om aanvullende documentatie te verzamelen om legaliteit aan te tonen voor de aspecten die onder de vergunning vallen.

Wie moet welke documenten voor EUTR verstrekken?

Net als de EUDR onderscheidt de EU-houtverordening twee rollen op de markt: exploitanten en handelaren.

• Exploitanten: Bedrijven die voor het eerst hout of houtproducten op de EU-markt brengen.
  
  
• Handelaren: Bedrijven die hout kopen of verkopen dat al op de EU-markt is gebracht.

Onder EUTR zijn alleen exploitanten verplicht om een due diligence-systeem te implementeren. Dit omvat het verzamelen, controleren en bewaren van documentatie die compliance met de toepasselijke wetgeving in het land van oogst aantoont. Handelaren daarentegen hebben beperktere administratieve verplichtingen en zijn niet verplicht om legaliteit te beoordelen of dezelfde documentatie te verzamelen.

Waarom leveranciersbetrokkenheid onvermijdelijk is

De meeste EUTR-documentatie wordt buiten de EU gegenereerd, in stadia van de toeleveringsketen die exploitanten niet direct beheersen. Oogstvergunningen, betalingsbewijzen, bosbeheerplannen en exportdocumenten worden doorgaans beheerd door de producent of door de leverancier die het hout exporteert.

Als gevolg hiervan is EUTR-compliance afhankelijk van actieve betrokkenheid bij leveranciers. Exploitanten moeten documentatie opvragen, opvolgen bij ontbrekende informatie en beoordelen of het verstrekte bewijs voldoende en van toepassing is. Dit is vaak uitdagend, aangezien bedrijven documenten moeten verkrijgen en verifiëren voor processen die ze niet zelf beheren.

Hoe software helpt bij het beheren van EUTR-documentatie op schaal

Het handmatig beheren van EUTR-documentatie kan werken voor een handvol leveranciers. Het stort snel in bij schaalvergroting.

Software helpt bedrijven bij het standaardiseren van leverancierscontacten, het structureren van documentverzoeken, het bijhouden van versies en vervaldatums, en het koppelen van documenten aan specifieke producten en zendingen. Het maakt het ook gemakkelijker om ontbrekende informatie te markeren, audits voor te bereiden en documentatie efficiënt te hergebruiken waar wettelijk toegestaan.

Omdat EUDR direct voortbouwt op EUTR-legaliteitsvereisten, maakt het hebben van gestructureerde systemen vandaag de overgang aanzienlijk soepeler.

FAQ

Welke documenten zijn vereist voor EUTR-due diligence?

EUTR vereist documenten die legale oogstrechten, betaling van vereiste vergoedingen en belastingen, compliance met bos- en milieuwetten, respect voor rechten van derden en legale export- en douanevrijgave bewijzen.

Hoe vaak moeten bedrijven EUTR-documentatie bijwerken?

EUTR legt geen vaste jaarlijkse rapportagecyclus op, maar in de praktijk worden veel belangrijke documenten (zoals oogstvergunningen, exploitatieplannen of belastingvrijstellingen) jaarlijks uitgegeven. Bedrijven moeten daarom hun EUTR-documentatie minstens jaarlijks herzien en bijwerken, en in ieder geval wanneer hout op de markt wordt gebracht of inkoopvoorwaarden veranderen.

Kunnen leverancierscertificeringen EUTR-documentatie vervangen?

Nee. Certificeringen kunnen risicobeoordeling ondersteunen, maar vervangen niet de noodzaak voor legale documentatie onder EUTR. Alleen het FLEGT- en CITES-certificaat kunnen de noodzaak voor documentverzameling verlichten.

Zijn handelaren verplicht om dezelfde documenten te verzamelen als exploitanten?

Nee. Alleen exploitanten moeten een due diligence-systeem beheren en legaliteitsdocumentatie verzamelen.

Moet ik documenten opslaan voor elke zending?

Ja. Exploitanten moeten kunnen aantonen dat documentatie van toepassing is op het specifieke hout of houtproducten die op de EU-markt worden gebracht.

‍