Als je bedrijf verpakte goederen importeert of distribueert in de EU, beheer je al douanedocumenten, productveiligheidscertificaten en leveranciersaudits. Maar vanaf 12 augustus 2026 voegt de Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) een nieuwe laag toe: het verzamelen van Conformiteitsverklaringen van verpakkingsfabrikanten, het beheren van verpakkingsportfolio's per SKU, registreren voor Extended Producer Responsibility (EPR) in meerdere EU-lidstaten en het bijhouden van auditklare documentatie tot 10 jaar.

Kortom, dit zijn geen taken die spreadsheets op schaal goed aankunnen. Daarom vervangen veel vooruitstrevende bedrijven gefragmenteerde handmatige processen door een systeem dat specifiek is gebouwd voor de vereisten van de verordening. PPWR compliance tools centraliseren documentatie, automatiseren leveranciersopvolging en creëren één auditspoor.

Deze gids evalueert de beste PPWR compliance tools die beschikbaar zijn in 2026, gerangschikt op hoe goed ze de use case van importeurs en distributeurs bedienen. We hebben de tools geselecteerd door PPWR-softwareopties te beoordelen op functiedekking voor importeurs en distributeurs, openbaar beschikbare productinformatie, regulatoire afstemming met Regulation (EU) 2025/40 en relevantie voor supply chain compliance workflows.

Behandelde tools:

1. Coolset
2. Recyda
3. Valpak
4. Packa
5. PPWR Copilot
6. Trace One

Wat is een PPWR compliance tool?

Een PPWR compliance tool is software die bedrijven helpt te voldoen aan de vereisten van de EU-verordening inzake verpakkingen en verpakkingsafval (Regulation (EU) 2025/40). PPWR compliance software omvat verpakkingsdatabeheer, het verzamelen van leveranciersdocumentatie, labeling, recycleerbaarheidstracking, EPR-rapportage en conformiteitsverificatie.

De Packaging and Packaging Waste Regulation is van toepassing vanaf 12 augustus 2026. Op grond van Artikel 18 van de PPWR hebben importeurs acht specifieke verplichtingen, waaronder het verifiëren dat fabrikanten een conformiteitsbeoordeling hebben uitgevoerd conform Artikel 38, technische documentatie hebben opgesteld conform Bijlage VII en een Conformiteitsverklaring hebben opgesteld volgens de modelstructuur van Bijlage VIII.

Importeurs moeten een kopie van de Conformiteitsverklaring bewaren gedurende 5 jaar (eenmalig gebruik) of 10 jaar (herbruikbare verpakkingen) en technische documentatie op verzoek beschikbaar stellen aan nationale autoriteiten.

Ter illustratie: stel je een middelgrote importeur voor die 500 SKU's inkoopt bij 40 verpakkingsleveranciers in 3 EU-markten. Het handmatig opvragen, bijhouden en opslaan van Conformiteitsverklaringen via e-mail wordt al snel onbeheersbaar.

Dedicated PPWR-softwaretools centraliseren deze workflow, automatiseren leveranciersopvolging en creëren één auditspoor dat meegroeit met het portfolio.

Waar moeten importeurs en distributeurs op letten bij een PPWR compliance tool?

Niet elke PPWR-softwaretool is ontworpen voor importeurs en distributeurs. Veel tools richten zich op verpakkingsontwerp of recycleerbaarheidsbeoordeling aan de kant van de fabrikant.

Importeurs en distributeurs hebben een andere set verplichtingen onder de PPWR. Ze hebben geen controle over het verpakkingsontwerp, maar dragen wel juridische verantwoordelijkheid voor wat de EU-markt bereikt.

Op grond van Artikel 21 activeren importeurs die onder hun eigen merk verkopen zelfs verplichtingen op fabrikantsniveau.

Hier zijn zeven evaluatiecriteria voor het vergelijken van PPWR compliance software:

1. Verzamelen van leveranciersdocumentatie: Automatiseert verzoeken om Conformiteitsverklaringen, stuurt herinneringen en valideert inkomende documenten aan de hand van de vereisten van Bijlage VIII. Een Conformiteitsverklaring is een schriftelijke zelfverklaring van de verpakkingsfabrikant die bevestigt dat de verpakking voldoet aan Artikelen 5 tot en met 12 van Regulation (EU) 2025/40.
2. Beheer van verpakkingsportfolio: Bijhouden van materialen, gewichten en recycleerbaarheidsstatus per SKU. De PPWR stelt recycleerbaarheidsgraden A tot en met E vast en stelt doelstellingen voor gerecycled materiaal (bijv. 30% gerecycled materiaal voor contactgevoelig PET per 1 januari 2030).
3. EPR-registratie en rapportageondersteuning: Extended Producer Responsibility vereist registratie in elke EU-lidstaat waar verpakte goederen op de markt worden gebracht, gegevensrapportage en betalingen. Dekking van meerdere landen is essentieel.
4. Labeling en genereren van conformiteitsdocumenten: De PPWR introduceert geharmoniseerde EU-labeling vanaf 12 augustus 2028. Verpakkingsregelgevingssoftware die labelingrichtlijnen genereert, vermindert risico's in markten met uiteenlopende bestaande vereisten.
5. ERP/PLM-integratie: Verbinding met bestaande enterprise resource planning- of product lifecycle management-systemen om handmatige gegevensinvoer te vermijden.
6. Auditspoor en bewijsopslag: Artikel 18(7) vereist dat importeurs binnen 10 dagen reageren op verzoeken van autoriteiten. Bewaarplicht loopt op tot 10 jaar voor herbruikbare verpakkingen.
7. Ondersteuning van meerdere kaders: Bedrijven die te maken hebben met de EUDR, CSRD of EcoVadis profiteren van één platform dat dubbele dataverzameling elimineert.

{{custom-cta}}

Wat zijn de beste PPWR compliance tools voor importeurs en distributeurs in 2026?

De volgende zes tools vertegenwoordigen een dwarsdoorsnede van de PPWR-softwaremarkt, van end-to-end supply chain compliance platforms tot gespecialiseerde verpakkingsbeoordelings- en documentatietools.

1. Coolset

Coolset is een end-to-end supply chain compliance platform met een dedicated PPWR-module gebouwd voor importeurs en distributeurs. Het platform automatiseert workflows voor leveranciersdocumentatie, inclusief het verzamelen en valideren van Conformiteitsverklaringen, en biedt verpakkingsportfoliobeheer per SKU met conformiteitsstatusTracking.

Hoewel we de auteurs van dit artikel zijn, geloven we oprecht dat Coolset de eerste plaats verdient: ons platform richt zich direct op de workflow van importeurs en distributeurs, namelijk het verzamelen van leveranciersdocumentatie, verpakkingsportfoliobeheer en conformiteitsTracking. Dit zijn de kernverplichtingen onder Artikelen 18 en 19 van de PPWR, en Coolset is daar volledig op gebouwd.

Website: coolset.com/ppwr

‍

Uitgelichte functies:

• Geautomatiseerde workflows voor het verzamelen en valideren van Conformiteitsverklaringen met leveranciersherinneringen
• Verpakkingsportfoliobeheer per SKU met conformiteitsstatusdashboard
• Auditklare bewijsopslag die voldoet aan de PPWR-bewaarplicht (5 tot 10 jaar conform Artikel 18)
• Ondersteuning van meerdere kaders: PPWR, EUDR, CSRD, EcoVadis in één platform
• Leveranciersportal voor documentatieverzoeken in multi-tier supply chains

Het meest geschikt voor: Middelgrote importeurs en distributeurs die veel SKU's beheren in multi-tier supply chains.

Beperking: Coolset voert geen diepgaande recycleerbaarheidsbeoordeling op schaal uit en biedt geen optimalisatie van verpakkingsontwerp. Bedrijven die gedetailleerde recycleerbaarheidsscores op materiaalniveau nodig hebben, kunnen Coolset combineren met een gespecialiseerde tool zoals Recyda.

2. Recyda

Recyda is een platform voor verpakkingsduurzaamheid gericht op recycleerbaarheidsbeoordeling, EPR-kostenberekening en verpakkingsdatabeheer. Het in Freiburg gevestigde bedrijf beoordeelt verpakkingen aan de hand van richtlijnen uit meer dan 20 landen, waaronder RecyClass, CEFLEX, KIDV en de Duitse ZSVR Minimum Standard.

Website: recyda.com

Uitgelichte functies:

• Portfolio-brede recycleerbaarheidsbeoordeling aan de hand van 20+ landspecifieke richtlijnen
• EPR-kostenberekening met eco-modulatieanalyse
• ERP/PLM-data-integratie (inclusief SAP-partnerschap)
• Op logica gebaseerde heuristieken om onvolledige verpakkingsdata aan te vullen
• Ondersteuning bij Conformiteitsverklaringen en voorbereiding van technische documentatie

Het meest geschikt voor: Merkeigenaren en fabrikanten die grote verpakkingsportfolio's beheren en gedetailleerde recycleerbaarheidsscores over meerdere EU-markten nodig hebben en EPR-kosten willen optimaliseren.

Beperking: Recyda is gebouwd voor fabrikanten en merkeigenaren die design-for-recycling workflows beheren. Het richt zich niet op de workflow voor het verzamelen van Conformiteitsverklaringen aan de kant van de importeur.

3. Valpak

Valpak is een in het VK gevestigd compliance-schema beheerd door Reconomy dat PPWR compliance aanbiedt als managed service. Valpak combineert expertconsultancy met een database van meer dan 50 miljoen SKU's, inclusief impactbeoordelingen, aangepaste labelingrapporten en doorlopende regelgevingsupdates naarmate gedelegeerde handelingen worden gepubliceerd tot 2030.

Website: valpak.co.uk/compliance/ppwr-eu-packaging-compliance-service

Uitgelichte functies:

• Managed compliance service met een dedicated expertteam
• Database van 50+ miljoen SKU's met verpakkingsgegevens
• Aangepaste PPWR-labelingrapporten per product
• Live tracking van regelgevingstijdlijn met updates over gedelegeerde handelingen
• Verpakkingsanalyse voor recycleerbaarheidsgradering (graden A tot en met C)

Beperking: Valpak werkt als managed service, niet als zelfbedieningssoftwareplatform. Bedrijven die volledige controle over workflows willen, vinden het mogelijk minder flexibel.

‍Het meest geschikt voor: In het VK gevestigde bedrijven die exporteren naar de EU en de voorkeur geven aan een managed-service model en behoefte hebben aan expertgeleide impactbeoordelingen van hun verpakkingsportfolio.

4. Packa

Packa is een digitaal verpakkingsbeheerplatform dat specificaties, artworkgoedkeuring, leveranciersbeheer en regelgevende compliance bundelt. Oorspronkelijk gebouwd voor fast-moving consumer goods (FMCG)-bedrijven, bevat Packa een PPWR-check, EPR-calculator en recycleerbaarheidsanalysetools naast gecentraliseerde opslag van verpakkingsspecificaties.

Website: packa.com

Uitgelichte functies:

• Gecentraliseerd beheer van verpakkingsspecificaties met hoge datakwaliteit
• Geïntegreerde PPWR-check en EPR-calculator per verpakkingstype
• CO₂-voetafdruk en recycleerbaarheidsanalyse per verpakkingsitem
• Geautomatiseerde herinneringen voor documentvervaldatums
• ERP-integratie met gestandaardiseerde dataparameters

Beperking: Packa richt zich op het beheer van verpakkingsspecificaties voor fabrikanten en merkeigenaren, niet op supply chain-documentatie aan de kant van de importeur.

Het meest geschikt voor: FMCG-bedrijven en merkeigenaren die een unified verpakkingsbeheerplatform nodig hebben dat specificaties, artworkgoedkeuring en PPWR compliance-checks combineert.

5. PPWR Copilot

PPWR Copilot is een in Cardiff gevestigde documentatietool die landspecifieke verpakkingscompliance-dossiers genereert in minder dan 60 seconden. Het platform beheert een database van vereisten in alle 27 EU-lidstaten plus het VK en selecteert automatisch recyclingssymbolen (zoals PAP 20, GL 70), materiaalcodes en landspecifieke labelingvereisten.

Het bevat ook een Artikel 24 Void Space Calculator die verpakkingen markeert die de drempel van 50% lege ruimte overschrijden.

Website: ppwrcopilot.com

Uitgelichte functies:

• Landspecifieke compliance-dossiers voor alle 27 EU-lidstaten en het VK in minder dan 60 seconden
• Geautomatiseerde selectie van recyclingssymbolen en materiaalcodes per verpakkingssamenstelling
• Artikel 24 void-space calculator met stoplichtmarkering voor compliance
• PDF-export geaccepteerd door Amazon en grote distributeurs
• Gratis proefversie beschikbaar, geen creditcard vereist

Beperking: PPWR Copilot dekt alleen labeling en het genereren van documentatie, niet EPR-registratie, het verzamelen van leveranciers-Conformiteitsverklaringen of conformiteitsTracking.

Het meest geschikt voor: E-commercemerken en kleinere importeurs die snelle, betaalbare verpakkingsdocumentatie nodig hebben, met name teams zonder een dedicated compliance-afdeling.

6. Trace One

Trace One is een product lifecycle management (PLM)-platform voor voeding en dranken, cosmetica en specialistische chemicaliën. Het platform centraliseert verpakkingsspecificaties, leveranciersdata en regelgevende compliance, met PPWR-functionaliteiten toegevoegd aan de verpakkingsbeheermodule.

Website: traceone.com

Uitgelichte functies:

• Volledig PLM-platform met beheer van verpakkingsspecificaties en goedkeuringsworkflows
• Leveranciersportals voor directe data-indiening en certificaatupdates
• Regelgevingscompliance-dashboard dat PPWR-gedelegeerde handelingen per regio bijhoudt
• ERP-integratie (SAP, PIM, GDSN) met GS1-conforme opmaak
• CITEO-partnerschap (Frankrijk) voor gelokaliseerde EPR-ondersteuning

Beperking: Trace One is een volledig enterprise PLM-systeem met langere implementatietijdlijnen en enterprise-prijsstelling. Bedrijven die alleen PPWR compliance nodig hebben, vinden het mogelijk complexer dan nodig.

Het meest geschikt voor: Grote CPG-retailers en voedings- en drankenfabrikanten die al investeren in PLM en PPWR compliance willen integreren in hun bestaande productontwikkelingsinfrastructuur.

Hoe helpt Coolset importeurs en distributeurs met PPWR compliance?

De PPWR-module van Coolset is gebouwd rondom de workflow waarmee importeurs en distributeurs te maken hebben onder de PPWR: het verzamelen van documentatie van upstream leveranciers, het bijhouden van conformiteit over een verpakkingsportfolio en het onderhouden van auditklaar bewijs voor markttoezichtautoriteiten.

De PPWR houdt importeurs en distributeurs juridisch aansprakelijk vanaf 12 augustus 2026, zelfs voor verpakkingen die ze niet hebben ontworpen.

Artikel 18 vereist dat importeurs Conformiteitsverklaringen van leveranciers verifiëren, deze 5 tot 10 jaar bewaren en binnen 10 dagen reageren op verzoeken van autoriteiten. Artikel 19 legt parallelle verplichtingen op aan distributeurs. Die kloof tussen juridische verantwoordelijkheid en operationele controle is wat Coolset aanpakt.

De workflow volgt vier stappen:

1. Breng je verpakkingsportfolio in kaart: Importeer SKU- en verpakkingsdata en koppel elk product aan de bijbehorende verpakkingstypes, materialen en leveranciers.
2. Verzamel leveranciersdocumentatie: Verstuur geautomatiseerde verzoeken voor Conformiteitsverklaringen via het leveranciersportal van Coolset. Het platform volgt de responsstatus, stuurt herinneringen en valideert documenten aan de hand van de vereisten van Bijlage VIII.
3. Monitor conformiteitsstatus: Een centraal dashboard toont welke SKU's geldige Conformiteitsverklaringen hebben, welke in behandeling zijn en waar hiaten zitten, zodat compliance-teams realtime inzicht hebben in de gereedheid.
4. Genereer auditklaar bewijs: Alle documentatie, conformiteitsbeoordelingen en communicatielogboeken worden opgeslagen met tijdgestempelde auditsporen voor verzoeken op grond van Artikel 18(7).

Voor bedrijven die Coolset al gebruiken voor EUDR, CSRD of EcoVadis, voegt de PPWR-module verpakkingscompliance toe zonder een nieuw platform of leveranciersonboardingproces.

‍

Vraag een demo aan of verken de PPWR-productpagina.

FAQ

Wat is de Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR)?

De PPWR (Regulation (EU) 2025/40) is een EU-verordening die de Verpakkingsrichtlijn 94/62/EG vervangt. De verordening stelt bindende regels vast voor recycleerbaarheid, labeling, stoffenbeperkingen en Extended Producer Responsibility voor alle verpakkingen die op de EU-markt worden gebracht. Ze is van toepassing vanaf 12 augustus 2026.

Wie moet voldoen aan de PPWR?

Fabrikanten, importeurs, distributeurs, merkeigenaren en fulfilmentdienstverleners die verpakte goederen op de EU-markt brengen. Op grond van Artikel 18 moeten importeurs Conformiteitsverklaringen van fabrikanten verzamelen en compliance verifiëren. Op grond van Artikel 21 activeren importeurs die onder hun eigen merk verkopen verplichtingen op fabrikantsniveau.

Wat is een PPWR Conformiteitsverklaring?

Een zelfverklaring ondertekend door de verpakkingsfabrikant die bevestigt dat een verpakkingstype voldoet aan Artikelen 5 tot en met 12 van Regulation (EU) 2025/40, conform de modelstructuur van Bijlage VIII. Importeurs moeten Conformiteitsverklaringen bewaren gedurende 5 jaar (eenmalig gebruik) of 10 jaar (herbruikbaar). Lees onze volledige gids over de PPWR Conformiteitsverklaring.

Wat kost PPWR compliance software?

De prijzen lopen sterk uiteen. Documentatietools zoals PPWR Copilot bieden gratis proefversies en toegankelijke instapprijzen. Volledige platforms zoals Coolset hanteren aangepaste prijzen op basis van bedrijfsomvang, aantal SKU's en leveranciersvolume. Vraag demo's aan bij geselecteerde leveranciers om te vergelijken.

Wat is het verschil tussen de PPWR en de oude Verpakkingsrichtlijn?

De Verpakkingsrichtlijn (94/62/EG) verplichtte lidstaten nationale wetgeving op te stellen, wat leidde tot gefragmenteerde regels. De PPWR is een verordening die rechtstreeks van toepassing is in alle 27 EU-lidstaten zonder nationale omzetting en creëert uniforme vereisten voor recycleerbaarheid, labeling en EPR.