Als je bedrijf producten importeert in de EU, beheer je al douaneaangiften, productveiligheidscertificaten en leveranciersaudits. Vanaf 12 augustus 2026 komt daar een nieuw document bij: de PPWR-conformiteitsverklaring (DoC). Anders dan de meeste compliance-documenten hoef je deze niet zelf op te stellen, maar te verzamelen.

De Verpakkingsverordening (Verordening (EU) 2025/40) vereist dat elk verpakkingstype dat op de EU-markt wordt gebracht, wordt ondersteund door een ondertekende conformiteitsverklaring van de fabrikant. Voor importeurs die met tientallen of honderden verpakkingsleveranciers werken, betekent dit dat je vóór de deadline een proces moet opzetten om DoC's op schaal op te vragen, te verifiëren en op te slaan.

Lees onze volledige uitleg over de PPWR-verordening in onze stapsgewijze gids.

De meeste bestaande gidsen leggen uit hoe fabrikanten een DoC opstellen. Deze gids draait het perspectief om. Hij behandelt wat de PPWR-conformiteitsverklaring is, wat erin moet staan, wie waarvoor verantwoordelijk is en, het belangrijkste, hoe je die bij je leveranciers opvraagt zonder te verdrinken in e-mailthreads. Voor een volledig overzicht van welke rollen op jouw bedrijf van toepassing zijn, zie de gids over PPWR-ketenrollen uitgelegd.

{{custom-cta}}

Wat is de PPWR-conformiteitsverklaring?

De EU-conformiteitsverklaring (DoC) is een schriftelijke zelfverklaring van de verpakkingsfabrikant die bevestigt dat een specifiek verpakkingstype voldoet aan de duurzaamheidsvereisten van Artikelen 5–12 van Verordening (EU) 2025/40 – de Verpakkingsverordening. De DoC volgt de modelstructuur in Bijlage VIII van de PPWR. Door deze te ondertekenen, neemt de fabrikant de volledige juridische verantwoordelijkheid voor de compliance van de verpakking (Artikel 39(4)).

Voor importeurs geldt: je stelt de DoC niet zelf op. Jouw leverancier, die de verpakking produceert, doet dat. Op grond van Artikel 18(7) moet je een kopie bewaren en beschikbaar houden voor markttoezichtautoriteiten. Zonder een geldige DoC mag de verpakking niet legaal op de EU-markt worden gebracht. Als je meer controle wilt over de inhoud van de DoC, kun je je leveranciers proactief een sjabloon aanreiken.

Je kunt je fabrikanten ondersteunen door hen proactief een sjabloon aan te bieden.

De DoC is geen CE-markering. De PPWR-verordening stelt expliciet dat CE-markering op verpakkingen verwarring zou veroorzaken met CE-markeringen op productniveau. Het is ook geen testcertificaat. Het is een zelfverklaring ondersteund door technische documentatie die aantoont dat de verpakking voldoet aan de PPWR-vereisten voor stofrestrities, recycleerbaarheid en minimalisering.

Wat moet een PPWR-conformiteitsverklaring bevatten?

Bijlage VIII van de PPWR beschrijft de verplichte elementen van de conformiteitsverklaring. Elk element heeft een specifiek doel en elk element is iets wat importeurs moeten controleren wanneer een leverancier een DoC indient.

1. Een uniek DoC-identificatienummer dat het document koppelt aan interne systemen, SAP-materiaalnummers of leveranciers-ID's. Essentieel voor traceerbaarheid binnen een portfolio met meerdere leveranciers.
2. Naam en adres van de fabrikant (en gemachtigde vertegenwoordiger indien van toepassing). Dit identificeert wie de juridische verantwoordelijkheid voor de verklaring draagt.
3. Een verklaring van uitsluitende verantwoordelijkheid waarbij de fabrikant bevestigt dat de DoC onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid is opgesteld. Geen voorbehouden, geen gedeelde aansprakelijkheid.
4. Unieke identificatie van de verpakking, inclusief type, batch, serienummer of ander traceerbaarheidselement. Een algemene verklaring zoals "al onze verpakkingen" voldoet niet aan deze vereiste.
5. Onderwerp van de verklaring met identificatie en beschrijving van de verpakking waarop de DoC betrekking heeft, inclusief materialen en belangrijkste kenmerken.
6. Conformiteitsverklaring die bevestigt dat de verpakking voldoet aan Verordening (EU) 2025/40, specifiek Artikelen 5–12 over stofrestrities, recycleerbaarheid, minimalisering en herbruikbaarheid.
7. Verwijzingen naar geharmoniseerde normen of gemeenschappelijke specificaties die zijn gebruikt om conformiteit aan te tonen. Als er nog geen geharmoniseerde normen bestaan (grotendeels het geval in 2026), verwijzingen naar andere technische specificaties of interne methoden.
8. Gegevens van de aangemelde instantie, indien van toepassing. Niet vereist voor de standaard Module A-procedure voor interne productiecontrole waaronder de meeste verpakkingen vallen.
9. Aanvullende informatie: eventuele aanvullende gegevens die relevant zijn voor de conformiteitsverklaring.
10. Handtekening, plaats en datum, ondertekend door of namens de fabrikant. Zonder een geldige handtekening heeft de DoC geen juridische geldigheid.

{{ppwr-document-checker}}

Hoe hangt de conformiteitsverklaring samen met de conformiteitsbeoordeling en technische documentatie?

De conformiteitsverklaring staat niet op zichzelf. Ze vormt de top van een driedelige compliance-keten. Begrijpen hoe deze onderdelen samenhangen is essentieel voor importeurs die leveranciersdocumentatie verifiëren.

De conformiteitsbeoordelingsprocedure (Bijlage VII, Module A)

De PPWR gebruikt interne productiecontrole (Module A) als conformiteitsbeoordelingsprocedure, beschreven in Bijlage VII. De fabrikant beoordeelt de conformiteit intern; een externe aangemelde instantie is onder de standaardprocedure niet vereist.

Het proces verloopt in drie stappen: de fabrikant stelt technische documentatie op over ontwerp, materialen en conformiteitsbeoordelingen; zorgt ervoor dat het productieproces conforme verpakkingen oplevert; en stelt vervolgens de DoC op op basis van die documentatie.

De technische documentatie op grond van Bijlage VII moet een algemene beschrijving van de verpakking bevatten, ontwerptekenigen, materialen van componenten, toegepaste geharmoniseerde normen, kwalitatieve beschrijvingen van recycleerbaarheid, minimaliserings- en herbruikbaarheidsbeoordelingen (Artikelen 6, 10, 11) en relevante testrapporten.

Hoe de DoC bovenop de technische documentatie staat

De DoC is de samenvattende verklaring. De technische documentatie is het bewijs daaronder. Als markttoezichtautoriteiten documentatie opvragen op grond van Artikel 18(8), willen ze beide: de DoC zelf én toegang tot de onderliggende technische documentatie.

Een DoC zonder technische documentatie is een bewering zonder bewijs. Technische documentatie zonder DoC betekent dat de fabrikant de conformiteit niet formeel heeft verklaard. Beide moeten aanwezig zijn om de verpakking rechtmatig op de EU-markt te mogen brengen.

Wat betekent dit voor importeurs?

Op grond van Artikel 18(2) moeten importeurs, voordat ze verpakkingen op de markt brengen, controleren of de fabrikant de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd, de technische documentatie heeft opgesteld, de verpakking correct heeft gelabeld en heeft voldaan aan de identificatievereisten.

Importeurs bewaren een kopie van de DoC (Artikel 18(7)) en moeten documentatie op verzoek aan autoriteiten kunnen overleggen. In de praktijk betekent dit dat je zowel de DoC als een schriftelijke bevestiging opvraagt dat de technische documentatie bestaat en toegankelijk is.

Wie is verantwoordelijk voor de DoC en wat zijn jouw verplichtingen als importeur?

Fabrikanten (Art. 15) zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de DoC en de technische documentatie en het ondertekenen ervan. Niet-EU-fabrikanten moeten ook een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen in elke EU-lidstaat om EPR-verplichtingen namens hen te beheren. Op grond van Bijlage VII voert de fabrikant de conformiteitsbeoordeling uit. Fabrikanten moeten beide documenten bewaren gedurende minimaal vijf jaar voor eenmalige verpakkingen en tien jaar voor herbruikbare verpakkingen.

Importeurs (Art. 18) verifiëren dat de fabrikant de beoordeling en documentatie heeft voltooid voordat de verpakking op de markt wordt gebracht. Ze bewaren deze documenten en stellen ze op verzoek beschikbaar aan autoriteiten. Als non-conformiteit wordt ontdekt, moeten importeurs onmiddellijk actie ondernemen.

Distributeurs (Art. 19) controleren of zowel fabrikanten als importeurs hebben voldaan aan de identificatievereisten. Ze verifiëren dat de verpakking correct is gelabeld. Distributeurs hoeven geen kopie van de DoC te bewaren, maar moeten ervoor zorgen dat non-conforme verpakkingen de markt niet bereiken.

Wanneer importeurs fabrikant worden (Artikel 21)

Als een importeur of distributeur verpakkingen onder zijn eigen naam of handelsmerk op de markt brengt, of verpakkingen die al op de markt zijn zodanig wijzigt dat dit de conformiteit beïnvloedt, neemt hij de rol van fabrikant over op grond van Artikel 21. Dat betekent dat je de volledige conformiteitsbeoordeling uitvoert, de technische documentatie opstelt en de DoC zelf uitgeeft op grond van Artikel 15.

Dit is met name relevant voor private label-importeurs en retailers. Als de verpakking jouw merknaam draagt, ligt de compliance-verplichting bij jou, niet bij je leverancier.

Wanneer heb je een DoC nodig? Belangrijke data en bewaartermijnen

De PPWR is op 11 februari 2025 in werking getreden, maar de DoC-verplichting geldt vanaf 12 augustus 2026, de algemene toepassingsdatum van de verordening. Importeurs moeten tegen die tijd een werkend verzamelproces hebben ingericht.

Hoe vraag je de conformiteitsverklaring op bij je leveranciers?

Dit is waar de PPWR-conformiteitsverklaring verschuift van een regulatoir concept naar een operationele uitdaging. Voor importeurs die met meerdere verpakkingsleveranciers werken, vereist het verzamelen van DoC's een gestructureerd proces.

Stap 1: Bepaal welke leveranciers een DoC moeten aanleveren

Elke verpakkingsfabrikant die verpakkingen levert die op de EU-markt worden gebracht, moet een DoC uitreiken voor elk verpakkingstype. Begin met het in kaart brengen van je leveranciers en de verpakkingstypes in je portfolio. Een leverancier die drie verschillende verpakkingsformaten levert, heeft drie afzonderlijke DoC's nodig.

Stap 2: Stuur een gestandaardiseerd documentatieverzoek

Laat het niet open. Stuur een gestructureerd verzoek waarin je precies aangeeft wat je nodig hebt:

• Een DoC per Bijlage VIII voor elk geleverd verpakkingstype
• Bevestiging dat technische documentatie per Bijlage VII bestaat en toegankelijk is
• De specifieke verpakkingstypes die worden gedekt, geïdentificeerd op type, batch of artikelnummer
• Het formaat en de taal waarin je de documentatie nodig hebt

Veelvoorkomende problemen bij ongestructureerde verzoeken: leveranciers leveren generieke kwaliteitscertificaten (ISO 9001, voedselveiligheidscertificaten) in plaats van PPWR-specifieke DoC's, of ze dienen één DoC in voor "alle verpakkingen" zonder identificatie per type.

Stap 3: Controleer volledigheid aan de hand van Bijlage VIII

Controleer elke ontvangen DoC aan de hand van de 10 vereiste elementen die hierboven zijn beschreven:

• Is er een uniek identificatienummer?
• Verwijst het specifiek naar Verordening (EU) 2025/40?
• Is het ondertekend?
• Heeft het betrekking op het specifieke verpakkingstype en niet slechts op een algemene productfamilie?

Stap 4: Houd indieningen bij en volg ontbrekende documenten op

Maak een overzicht met de volgende kolommen: leveranciersnaam, verpakkingstype, DoC-status (aangevraagd, ontvangen, volledig, onvolledig), ontvangstdatum en of een update nodig is. Markeer leveranciers die niet hebben gereageerd of onvolledige documenten hebben ingediend.

Stap 5: Sla op met versiebeheer voor auditgereedheid

Sla DoC's op in een systeem dat versiegeschiedenis bijhoudt. Autoriteiten kunnen om documentatie van jaren geleden vragen, dus voorkom eindeloos zoeken met een auditbestendig systeem.

Wat zijn de meest voorkomende fouten die importeurs maken met PPWR-conformiteitsverklaringen?

Zelfs goed georganiseerde compliance-teams lopen tegen voorspelbare problemen aan bij het verzamelen van PPWR-conformiteitsverklaringen van leveranciers. Dit zijn de meest voorkomende en hoe je ze vermijdt.

• Ervan uitgaan dat bestaande kwaliteitscertificaten de PPWR dekken: ISO 9001 of voedselveiligheidscertificaten vervangen een DoC niet. De DoC moet specifiek verwijzen naar de PPWR-verordening.

• Een enkele DoC accepteren voor alle verpakkingstypes: DoC's moeten specifieke verpakkingstypes identificeren. Een algemene verklaring voldoet niet aan de PPWR-vereisten.

• Niet controleren op technische documentatie: een DoC zonder onderliggende technische documentatie mist bewijs. Als autoriteiten de technische bestanden opvragen en je kunt ze niet overleggen, loop je het risico op een conformiteitsgat.

• Geen systeem voor updates: verpakkingsmaterialen en ontwerpen kunnen veranderen, waarna een DoC moet worden bijgewerkt. Zonder een trackingsysteem zorgen verouderde DoC's voor rommel.

• De trigger van Art. 21 over het hoofd zien: als je verpakkingen verkoopt onder jouw merk, ben jij de fabrikant en moet je zelf een DoC uitreiken.

• E-mail gebruiken voor DoC-opslag: de bewaartermijn van 5 tot 10 jaar vereist gestructureerde, doorzoekbare systemen. Controleer elke ontvangen DoC aan de hand van de 10 vereiste elementen die hierboven zijn beschreven.

Hoe kan software helpen bij het verzamelen en beheren van DoC's?

Documenten opvragen bij tientallen leveranciers, volledigheid controleren aan de hand van Bijlage VII, de indieningsstatus bijhouden en versiegeschiedenis beheren zijn precies de soort repetitieve taken die baat hebben bij een dedicated platform.

Bij Coolset ontwikkelen we ons supply chain traceability-platform om leveranciersdocumentatieworkflows te bevatten die specifiek zijn ontworpen voor PPWR-compliance. Dit heeft als doel compliance met de PPWR eenvoudiger en sneller te maken voor importeurs en distributeurs.

Verken onze oplossing hier.

Veelgestelde vragen

Wat is de PPWR-conformiteitsverklaring?

De DoC is een schriftelijke verklaring van verpakkingsfabrikanten. Het bevestigt dat een specifiek verpakkingstype voldoet aan de duurzaamheidsvereisten van Artikelen 5–12 van Verordening (EU) 2025/40. De DoC is verplicht voor alle verpakkingen die vanaf 12 augustus 2026 op de EU-markt worden gebracht.

Wat is de conformiteitsbeoordelingsprocedure voor de PPWR?

De PPWR-conformiteitsbeoordeling volgt Module A, interne productiecontrole, beschreven in Bijlage VII. De verpakkingsfabrikant stelt technische documentatie op over ontwerp, materialen, recycleerbaarheid en minimalisering, en testrapporten. Op basis van deze documentatie stelt de fabrikant de EU-conformiteitsverklaring op en ondertekent deze conform Bijlage VIII.

Hoe krijgen importeurs een conformiteitsverklaring?

Importeurs vragen de DoC op bij de verpakkingsfabrikant; ze stellen hem niet zelf op. Op grond van Artikel 18(2) moeten importeurs controleren of de fabrikant de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en de technische documentatie heeft opgesteld voordat de verpakking op de EU-markt wordt gebracht.

Wie ondertekent de PPWR-conformiteitsverklaring?

De verpakkingsfabrikant of een gemachtigde vertegenwoordiger ondertekent de DoC. Door de DoC te ondertekenen, nemen fabrikanten de juridische verantwoordelijkheid op zich voor de compliance van de verpakking met de PPWR-vereisten.

Hoe lang moeten importeurs PPWR-documentatie bewaren?

Importeurs moeten een kopie van de EU-conformiteitsverklaring bewaren gedurende 5 jaar (eenmalige verpakkingen) of 10 jaar (herbruikbare verpakkingen) vanaf de datum waarop de verpakking op de markt is gebracht.

Wat gebeurt er als een importeur geen geldige DoC heeft?

Op grond van Artikel 62 kan de lidstaat, als de DoC niet is opgesteld of niet correct is opgesteld, de economische operator verplichten de non-conformiteit op te lossen. Als het probleem aanhoudt, kan de lidstaat verbieden dat de verpakking op de markt beschikbaar wordt gesteld, of eisen dat deze wordt teruggeroepen of teruggetrokken.

Vervangt de DoC de CE-markering voor verpakkingen?

Nee. De PPWR maakt expliciet geen gebruik van CE-markering voor verpakkingscompliance (Overweging 109). CE-markering op verpakkingen verwijst uitsluitend naar de compliance van het verpakte product met andere EU-productwetgeving, niet naar de verpakking zelf. PPWR-compliance wordt aangetoond via de DoC en technische documentatie, niet via CE-markering.