Zorgen voor compliance met de EU Houtverordening (EUTR) is lastiger dan het lijkt. Veel teams vertrouwen nog steeds op handmatige controles, leveranciersmails en verspreide documenten. Dit kan werken voor een klein aantal producten, maar is onhoudbaar zodra ketens groeien of een auditor om bewijs vraagt dat je niet snel kunt leveren. 

En met naar schatting tot 30% van de wereldwijde hout handel afkomstig uit illegale bronnen, controleren toezichthouders steeds meer op operators die geen goede zorgvuldigheid kunnen aantonen.

De EUTR vereist continu bewijs van legale oogst, wat betekent dat de juiste documenten verzameld moeten worden, leveranciersinformatie geverifieerd moet worden en er altijd een actueel zorgvuldigheidssysteem moet zijn. Voor bedrijven die uit meerdere regio's of via tussenpersonen inkopen, wordt dit een echt operationeel risico.

Daarom zijn speciale EUTR compliance tools belangrijk. Ze centraliseren documentatie, stroomlijnen de verzameling van leveranciersgegevens, automatiseren controles en houden je zorgvuldigheidsworkflow audit-klaar zonder constante handmatige inspanning.

Dit artikel behandelt de beste EUTR tools in 2025 en belicht hun sterke punten, beperkingen en hoe je de juiste kiest op basis van de complexiteit van je toeleveringsketen en interne capaciteit. 

De tools die we zullen behandelen zijn:

• Coolset
• RADIX Tree
• OriginsNext
• Control Union Certifications / Woodtrack
• DoubleHelix Tracking

Wat kwalificeert als een EUTR compliance tool in 2025?

Een EUTR tool is elk systeem dat bedrijven helpt te voldoen aan de kernverplichtingen van de verordening: zorgvuldigheid, risicobeoordeling, traceerbaarheid en audit-klare documentatie. 

Praktisch gezien moet het leveranciersdocumenten verzamelen, belangrijke informatie verifiëren, risico's signaleren en een duidelijk overzicht behouden van wat is gecontroleerd voordat producten op de EU-markt worden gebracht.

Waarom handmatige methoden tekortschieten

Spreadsheets en e-mailthreads breken snel zodra je meer leveranciers, soorten of regio's toevoegt. Informatie gaat verloren, risicoscores worden inconsistent en er is geen betrouwbare audittrail. De meeste handhavingsproblemen onder EUTR komen door documentatiegaten, niet door opzettelijke non-compliance.

Wanneer een bedrijf echt een tool nodig heeft

Een speciaal systeem wordt essentieel wanneer:

• je leveranciersbestand of productlijst groeit
• je werkt in meerdere regio's of met tussenpersonen
• audits traag, stressvol of moeilijk te documenteren zijn
• meerdere teams zorgvuldigheidstaken afhandelen

Op dat punt wordt software de enige duurzame manier om EUTR-workflows consistent, compleet en verdedigbaar te houden.

Toolvergelijking – Welke EUTR compliance software is er vandaag beschikbaar?

Nu we weten hoe EUTR tools bedrijven kunnen helpen aan hun verplichtingen te voldoen, laten we eens kijken naar 5 tools die er zijn.

1. Coolset

Als de auteurs van deze vergelijking willen we transparant zijn over het eerst vermelden van Coolset. 

Op basis van onze beoordeling van bruikbaarheid, dekking en geschiktheid voor houtimporteurs en operators, geloven we echt dat Coolset de sterkste optie is voor teams die een duidelijk, gestructureerd systeem nodig hebben om EUTR-zorgvuldigheid te beheren en zich tegelijkertijd voor te bereiden op de komende overgang naar EUDR.

Coolset is een end-to-end compliance platform dat EUTR-zorgvuldigheid, documentverzameling, leveranciersbeoordeling en audit-klare rapportage ondersteunt. Het is ontworpen voor bedrijven die een eenvoudige, gecentraliseerde workflow nodig hebben in plaats van meerdere tools.

Website: www.coolset.com/eutr 

‍Beste voor: Houtimporteurs en operators met meerdere leveranciers, gemengde productlijnen of beperkte interne compliance middelen.

Belangrijkste kenmerken:

• Documentverzameling & opslag
• Leverancier- & productniveau zorgvuldigheid
• Risicoscoring & mitigatie tracking
• Workflowbeheer en audithistorie
• Ondersteuning voor EUTR, EUDR-uitgelijnde zorgvuldigheid, FSC/PEFC documentatie
  

Beperkingen:

• Geen specialistisch hout-alleen systeem
• Traceerbaarheidsdiepte hangt af van de kwaliteit van leveranciersinput

2. RADIX Tree (Door Global Traceability)

Een lang bestaand systeem voor traceerbaarheid van toeleveringsketens en zorgvuldigheid, oorspronkelijk gebouwd voor EUTR compliance. Veel gebruikt in de houtsector voor gestructureerde documentatie en uitwisseling van leveranciersgegevens.

Website: www.global-traceability.com/en/radix-tree/  

Beste voor: Bedrijven met multi-tier houttoeleveringsketens die gestructureerde documentstromen en gestandaardiseerde risicobeoordeling vereisen.

Belangrijkste kenmerken:

• EUTR zorgvuldigheidsworkflows
• Leveranciersgegevensverzameling & keten van bewaring info
• Risicobeoordelingssjablonen
• Ondersteuning voor GTTN, FSC/PEFC documentuitwisseling
  

Beperkingen:

• Interface en workflows kunnen verouderd aanvoelen
• Minder flexibel voor bedrijven die niet-houtproducten inkopen

3. OriginsNext

Een platform met een speciale EUTR-module gericht op legaliteitsverificatie, leveranciersdocumentatie en digitale traceerbaarheid voor houtproducten.

Website: www.originsnext.com 

Beste voor: Importeurs en handelaren die hout uit meerdere oogstregio's verwerken en een duidelijke structuur nodig hebben voor het verzamelen van legaliteitsdocumenten.

Belangrijkste kenmerken:

• EUTR legaliteitsdocumentatiebeheer
• Leverancier- & productniveau traceerbaarheid
• Verificatieworkflows
• Ondersteuning voor FSC/PEFC, legaliteitscertificaten, soorten/landgegevens
  

Beperkingen:

• Voornamelijk gebouwd voor hout; beperkte toepassing buiten houtproducten
• Minder automatisering vergeleken met nieuwere compliance tools

4. Control Union Certifications / Woodtrack

Een door een certificeringsinstantie gerund zorgvuldigheidssysteem dat operators helpt te voldoen aan EUTR-vereisten via gestructureerde documentcontroles en legaliteitsverificatie.

Website: www.controlunion.com 

(Woodtrack is toegankelijk via het certificeringsportaal van Control Union.)

Beste voor: Bedrijven die een compliance tool willen ondersteund door een gevestigde monitoringorganisatie of derde partij verificateur.

Belangrijkste kenmerken:

• EUTR zorgvuldigheidssjablonen
• Verzameling van legaliteitsbewijzen
• Risicobeoordeling & mitigatie tracking
• Integratie met certificeringsschema's (FSC/PEFC, legaliteitsverificatie)
  

Beperkingen:

• Meer rigide workflow; minder aanpasbaar aan complexe of snel veranderende toeleveringsketens
• Gefocust op compliance in plaats van bredere operationele zichtbaarheid

5. DoubleHelix Tracking

Een traceerbaarheids- en verificatieplatform voor de houtsector dat ketenmapping, risicobeoordeling en wetenschappelijke oorsprongstesten voor risicovollere materialen biedt.

Website: www.doublehelixtracking.com 

Beste voor: Bedrijven die inkopen uit risicovolle regio's of sterkere verificatie nodig hebben (bijv. soortentesten, oorsprongsbevestiging).

Belangrijkste kenmerken:

• Ketenmapping & documentatie
• Legaliteitsrisicobeoordeling
• DNA/isotooptesten voor soorten/oorsprong
• Ondersteuning voor EUTR, legaliteitskaders, FSC/PEFC bewijs
  

Beperkingen:

• Meer gespecialiseerd; vaak gebruikt naast een ander compliance systeem
• Hogere kosten voor forensische testen

Hoe kies je de juiste EUTR compliance tool

Bij het kiezen van een EUTR-tool is het belangrijk dat het systeem aansluit bij de manier waarop je organisatie houtproducten inkoopt, evalueert en documenteert. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen.

Bepaal de reikwijdte en interne rollen

Begin met het verduidelijken van wat de tool daadwerkelijk moet dekken:

• Welke producten vallen onder EUTR?
• Wie is verantwoordelijk voor leverancierscontact, documentatiecontroles en risicobeoordelingen?
• Draagt het inkoop-, duurzaamheid- en compliance-team allemaal bij?
• Hoeveel interne tijd kun je besteden aan voortdurende zorgvuldigheid?
  

Een tool moet passen bij je bestaande workflow, niet je dwingen tot een nieuwe die je niet kunt onderhouden.

Beoordeel de complexiteit van de toeleveringsketen en risicoblootstelling

Verschillende tools passen bij verschillende inkooprealiteiten:

• Lage complexiteit: stabiele leveranciers, laagrisicolanden, klein productassortiment → lichte systemen
• Gemiddelde complexiteit: gemengde leveranciers, tussenhandelaren, verschillende soorten → gestructureerde workflows
• Hoge complexiteit: hoogrisico-oorsprongen, meerlagige ketens, meerdere jaarlijkse audits → robuuste traceerbaarheid + verificatie
  

Het begrijpen van je risicoprofiel helpt om het veld te verkleinen voordat je functies vergelijkt.

Evalueer tools aan de hand van een beslissingschecklist

Ongeacht de grootte of sector moet elke EUTR-tool aan de kernbehoeften voldoen:

• Oorsprongsgegevensverzameling: Mogelijkheid om land van oogst, soort en ondersteunende legaliteitsdocumenten vast te leggen.
• Leveranciersbetrokkenheid: Eenvoudige manieren om documenten op te vragen, herinneringen te sturen en reacties bij te houden.
• Risicobeoordelingslogica: Duidelijke, herhaalbare scores afgestemd op EUTR-verwachtingen.
• Opslag van juridische documenten: Gecentraliseerde, versie-gecontroleerde opslagplaats voor certificaten en bewijsstukken.
• Ondersteuning voor invoer van meerdere leveranciers: Mogelijkheid om complexe ketens met handelaren, verwerkers of aggregators te beheren.
• Auditexport / traceerlogs: Bewijspaden die laten zien wat wanneer en door wie is gecontroleerd.

Welke functies maken een tool audit-klaar?

EUTR-audits richten zich op of een operator volledige, consistente en verifieerbare zorgvuldigheid kan aantonen. Een audit-klaar tool moet dit proces gemakkelijk te volgen maken en in lijn zijn met de EU-verwachtingen.

Gecentraliseerde documentatie

Een enkele locatie voor legaliteitsbewijzen, certificaten, leveranciersverklaringen en risicobeoordelingen, met duidelijke geschiedenissen. Dit komt overeen met de EU-vereiste voor gestructureerde, toegankelijke zorgvuldigheidsdocumenten zoals beschreven in de officiële richtlijnen.

Realtime traceerbaarheid

Up-to-date links tussen producten, leveranciers, soorten en oogstoorsprongen, waardoor auditors gemakkelijk hout naar de bron kunnen traceren. Dit weerspiegelt de beste praktijken zoals benadrukt in de EUTR/FLEGT traceerbaarheidsrichtlijnen.

Toegangsrechten voor compliance reviewers

Rolgebaseerde toegangscontroles zodat interne teams, externe auditors of monitoringsorganisaties bewijs kunnen beoordelen zonder niet-gerelateerde of gevoelige gegevens bloot te leggen.

Risicovlaggen en versiebeheer

Automatische waarschuwingen wanneer documenten ontbreken, verlopen of inconsistent zijn, plus zichtbare versiegeschiedenissen die laten zien wie wat wanneer heeft gewijzigd—cruciaal voor het aantonen van een verdedigbaar zorgvuldigheidsproces tijdens inspecties.

Hoe software helpt EUTR-compliance te stroomlijnen

EUTR-compliance is in wezen een documentatie- en verificatieworkflow. Goede software vermindert de handmatige inspanning achter deze taken en zorgt ervoor dat er niets door de mazen van het net glipt.

Wat goede tooling kan automatiseren

• Documentverzoeken: Vraagt automatisch leveranciers om legaliteitsdocumenten en stuurt herinneringen.
• Tracking & volledigheidscontroles: Markeert ontbrekende bewijzen, verouderde certificaten of onvolledige risicobeoordelingen.
• Versiebeheer: Houdt een record bij van wijzigingen in documenten en beoordelingen in de tijd.
• Audithistorie: Behoudt een duidelijk spoor van wat wanneer en door wie is gecontroleerd.
• Leveranciersgegevensorganisatie: Linkt leveranciers, soorten en oogstoorsprongen op een gestructureerde manier.
  

Deze automatiseringen verwijderen repetitief administratief werk en helpen teams consistente zorgvuldigheid te behouden over meerdere productlijnen en inkoopregio's.

Waar EUTR overlapt met bredere kaders

EUTR zit vaak naast andere compliance-verplichtingen, vooral voor bedrijven die meerdere grondstoffen inkopen of rapporteren onder opkomende ESG-kaders. Veel teams beheren nu EUTR naast:

• EUDR (geolocatie- en ontbossingsvrije vereisten)
• CSRD (transparantie van de toeleveringsketen, risicobekendmakingen)
• Vrijwillige regelingen zoals FSC/PEFC
• Leveranciers-ESG-beoordelingen en bredere duurzaamheidsrapportage
  

Wanneer deze vereisten overlappen, wordt het snel inefficiënt om aparte systemen te onderhouden.

Waar Coolset past

Coolset staat iets apart van traditionele hout-only systemen. Terwijl die tools gespecialiseerd zijn in houtlegaliteit en traceerbaarheid, biedt Coolset een bredere compliance-stack die EUTR-zorgvuldigheid kan ondersteunen naast EUDR-voorbereiding en bredere ESG/toeleveringsketenvereisten. 

Dit maakt het een praktische optie voor middelgrote bedrijven die één workflow willen voor meerdere compliance-behoeften in plaats van aparte tools voor elke regelgeving te beheren.

Veelgestelde vragen

Welk soort software heb ik nodig voor EUTR-compliance?

Je hebt een tool nodig die leveranciersdocumenten kan verzamelen, legaliteitsrisico's kan beoordelen, bewijs op een gestructureerde manier kan opslaan en een auditspoor kan genereren. Alles zonder deze kernfuncties voldoet niet aan de zorgvuldigheidseisen van EUTR.

Wat is het verschil tussen een zorgvuldigheidssysteem en een compliance-tool?

Een zorgvuldigheidssysteem is het proces: documenten verzamelen, risico's beoordelen en beslissingen registreren.

Een compliance-tool is de software die dit proces ondersteunt door het gestructureerd, consistent en controleerbaar te maken. Goede tools operationaliseren zorgvuldigheid in plaats van het te vervangen.

Kunnen EUDR-tools worden gebruikt voor EUTR-hout?

Soms, vooral als ze documentbeheer, leveranciersbetrokkenheid en risicoscores omvatten. Maar EUDR-tools die zich alleen richten op geolocatie of ontbossingsvrije controles dekken mogelijk niet de specifieke legaliteitsdocumentatie die vereist is onder EUTR. Dekking varieert per tool. 

Lees meer over de verschillen en overeenkomsten tussen de EUDR en EUTR hier.

Wat gebeurt er als mijn tool geen multi-tier leveranciers dekt?

Je loopt het risico op hiaten in traceerbaarheid. EUTR vereist dat operators het volledige leveringspad begrijpen, niet alleen de laatste handelaar. Als de tool alleen directe leveranciers behandelt, kun je cruciale legaliteitsbewijzen van upstream-acteurs missen.

Is handmatige compliance voldoende voor kleine houthandelaren?

Het kan als de volumes laag zijn, de toeleveringsketens eenvoudig zijn en documentatie gemakkelijk te verkrijgen is. Maar zodra leveranciers, soorten of oogstlanden zich vermenigvuldigen, breken handmatige workflows meestal af en worden ze risicovoller tijdens audits.