Zorgen voor compliance met de EU Houtverordening (EUTR) is moeilijker dan het lijkt. Veel teams vertrouwen nog steeds op handmatige controles, leveranciersmails en verspreide documenten. Dit kan werken voor een klein aantal producten, maar is onhoudbaar zodra de toeleveringsketens groeien of een auditor om bewijs vraagt dat je niet snel kunt leveren. 

En met naar schatting tot 30% van de wereldwijde houthandel afkomstig uit illegale bronnen, houden regelgevers steeds meer toezicht op exploitanten die geen goede zorgvuldigheid kunnen aantonen.

De EUTR vereist continu bewijs van legale oogst, wat betekent dat je de juiste documenten moet verzamelen, leveranciersinformatie moet verifiëren en altijd een actueel zorgvuldigheidssysteem moet bijhouden. Voor bedrijven die uit meerdere regio's of via tussenpersonen inkopen, wordt dit een echt operationeel risico.

Daarom zijn speciale EUTR compliance tools belangrijk. Ze centraliseren documentatie, stroomlijnen de verzameling van leveranciersgegevens, automatiseren controles en houden je zorgvuldigheidsworkflow auditklaar zonder constante handmatige inspanning.

Dit artikel behandelt de beste EUTR-tools in 2026 en belicht hun sterke punten, beperkingen en hoe je de juiste kiest op basis van de complexiteit van je toeleveringsketen en interne capaciteit. 

De tools die we zullen behandelen zijn:

• Coolset
• RADIX Tree
• OriginsNext
• Control Union Certifications / Woodtrack
• DoubleHelix Tracking

Wat kwalificeert als een EUTR compliance tool in 2026?

Een EUTR-tool is elk systeem dat bedrijven helpt te voldoen aan de kernverplichtingen van de verordening: zorgvuldigheid, risicobeoordeling, traceerbaarheid en auditklare documentatie. 

Praktisch gezien zou het leveranciersdocumenten moeten verzamelen, belangrijke informatie verifiëren, risico's signaleren en een duidelijk overzicht bijhouden van wat er is gecontroleerd voordat producten op de EU-markt worden gebracht.

Waarom handmatige benaderingen tekortschieten

Spreadsheets en e-mailthreads breken snel zodra je meer leveranciers, soorten of regio's toevoegt. Informatie gaat verloren, risicoscores worden inconsistent en er is geen betrouwbare audittrail. De meeste handhavingsproblemen onder EUTR komen voort uit documentatiehiaten, niet uit opzettelijke niet-naleving.

Wanneer een bedrijf echt een tool nodig heeft

Een speciaal systeem wordt essentieel wanneer:

• je leveranciersbasis of productlijst groeit
• je werkt in meerdere regio's of met tussenpersonen
• audits traag, stressvol of moeilijk te documenteren zijn
• meerdere teams zorgvuldigheidstaken uitvoeren

Op dat punt wordt software de enige duurzame manier om EUTR-workflows consistent, compleet en verdedigbaar te houden.

Toolvergelijking – Welke EUTR compliance software is vandaag beschikbaar?

Nu we weten hoe EUTR-tools bedrijven kunnen helpen aan hun verplichtingen te voldoen, laten we eens kijken naar 5 beschikbare tools.

1. Coolset

Als de auteurs van deze vergelijking willen we transparant zijn over het eerst vermelden van Coolset. 

Op basis van onze beoordeling van bruikbaarheid, dekking en geschiktheid voor houtimporteurs en exploitanten, geloven we oprecht dat Coolset de sterkste optie is voor teams die een duidelijk, gestructureerd systeem nodig hebben om EUTR-zorgvuldigheid te beheren en zich tegelijkertijd voor te bereiden op de aanstaande overgang naar EUDR.

Coolset is een end-to-end compliance platform dat EUTR-zorgvuldigheid, documentverzameling, leveranciersbeoordeling en auditklare rapportage ondersteunt. Het is ontworpen voor bedrijven die een eenvoudige, gecentraliseerde workflow nodig hebben in plaats van meerdere tools.

Website: www.coolset.com/eutr 

‍Beste voor: Houtimporteurs en exploitanten met meerdere leveranciers, gemengde productlijnen of beperkte interne compliance middelen.

Belangrijkste kenmerken:

• Documentverzameling & opslag
• Leveranciers- & productniveau zorgvuldigheid
• Risicoscores & mitigatietracking
• Workflowbeheer en audithistorie
• Ondersteuning voor EUTR, EUDR-uitgelijnde zorgvuldigheid, FSC/PEFC documentatie
  

Beperkingen:

• Geen specialistisch hout-only systeem
• Traceerbaarheidsdiepte hangt af van de kwaliteit van leveranciersinputs

2. RADIX Tree (Door Global Traceability)

Een langdurig systeem voor traceerbaarheid van de toeleveringsketen en zorgvuldigheid, oorspronkelijk gebouwd voor EUTR-compliance. Veel gebruikt in de houtsector voor gestructureerde documentatie en uitwisseling van leveranciersgegevens.

Website: www.global-traceability.com/en/radix-tree/  

Beste voor: Bedrijven met multi-tier houttoeleveringsketens die gestructureerde documentstromen en gestandaardiseerde risicobeoordeling vereisen.

Belangrijkste kenmerken:

• EUTR-zorgvuldigheidsworkflows
• Leveranciersgegevensverzameling & keten van eigendom info
• Risicobeoordelingssjablonen
• Ondersteuning voor GTTN, FSC/PEFC documentuitwisseling
  

Beperkingen:

• Interface en workflows kunnen verouderd aanvoelen
• Minder flexibel voor bedrijven die niet-houtgrondstoffen inkopen

3. OriginsNext

Een platform dat een toegewijd EUTR-module biedt gericht op legaliteitsverificatie, leveranciersdocumentatie en digitale traceerbaarheid voor houtproducten.

Website: www.originsnext.com 

Beste voor: Importeurs en handelaren die hout uit meerdere oogstregio's verwerken en een duidelijke structuur nodig hebben voor het verzamelen van legaliteitsdocumenten.

Belangrijkste kenmerken:

• EUTR legaliteitsdocumentatiebeheer
• Leveranciers- & productniveau traceerbaarheid
• Verificatieworkflows
• Ondersteuning voor FSC/PEFC, legaliteitscertificaten, soorten/landgegevens
  

Beperkingen:

• Voornamelijk gebouwd voor hout; beperkte toepassing buiten houtproducten
• Minder automatisering vergeleken met nieuwere compliance tools

4. Control Union Certifications / Woodtrack

Een door een certificeringsinstantie gerund zorgvuldigheidssysteem dat exploitanten helpt te voldoen aan EUTR-vereisten via gestructureerde documentcontroles en legaliteitsverificatie.

Website: www.controlunion.com 

(Woodtrack is toegankelijk via het certificeringsportaal van Control Union.)

Beste voor: Bedrijven die een compliance tool willen ondersteund door een gevestigde monitoringorganisatie of derde partij verificateur.

Belangrijkste kenmerken:

• EUTR-zorgvuldigheidssjablonen
• Verzameling van legaliteitsbewijzen
• Risicobeoordeling & mitigatietracking
• Integratie met certificeringsschema's (FSC/PEFC, legaliteitsverificatie)
  

Beperkingen:

• Meer rigide workflow; minder aanpasbaar aan complexe of snel veranderende toeleveringsketens
• Gefocust op compliance in plaats van bredere operationele zichtbaarheid

5. DoubleHelix Tracking

Een traceerbaarheids- en verificatieplatform voor de houtsector dat toeleveringsketenmapping, risicobeoordeling en wetenschappelijk oorsprongstesten biedt voor materialen met hoger risico.

Website: www.doublehelixtracking.com 

Beste voor: Bedrijven die inkopen uit risicovolle regio's of sterkere verificatie nodig hebben (bijv. soortentesten, oorsprongsbevestiging).

Belangrijkste kenmerken:

• Toeleveringsketenmapping & documentatie
• Legaliteitsrisicobeoordeling
• DNA/isotooptesten voor soort/oorsprong
• Ondersteuning voor EUTR, legaliteitskaders, FSC/PEFC bewijs
  

Beperkingen:

• Meer gespecialiseerd; vaak gebruikt naast een ander compliance systeem
• Hogere kosten voor forensische testen

Hoe kies je de juiste EUTR compliance tool

Bij het kiezen van een EUTR-tool is het belangrijk dat het systeem aansluit bij de manier waarop je organisatie houtproducten inkoopt, evalueert en documenteert. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen.

Bepaal de reikwijdte en interne rollen

Begin met het verduidelijken van wat de tool daadwerkelijk moet dekken:

• Welke producten vallen onder EUTR?
• Wie is verantwoordelijk voor leverancierscontact, documentatiecontroles en risicobeoordelingen?
• Draagt het inkoop-, duurzaamheids- en compliance-team allemaal bij?
• Hoeveel interne tijd kun je besteden aan voortdurende due diligence?
  

Een tool moet passen in je bestaande workflow, niet je dwingen tot een nieuwe die je niet kunt onderhouden.

Beoordeel de complexiteit van de toeleveringsketen en risicoblootstelling

Verschillende tools passen bij verschillende inkooprealiteiten:

• Lage complexiteit: stabiele leveranciers, laagrisicolanden, klein productassortiment → lichte systemen
• Gemiddelde complexiteit: gemengde leveranciers, tussenhandelaren, gevarieerde soorten → gestructureerde workflows
• Hoge complexiteit: hoogrisico-oorsprongen, meerlagige ketens, meerdere jaarlijkse audits → robuuste traceerbaarheid + verificatie
  

Het begrijpen van je risicoprofiel helpt om het veld te verkleinen voordat je functies vergelijkt.

Evalueer tools aan de hand van een beslissingschecklist

Ongeacht de grootte of sector moet elke EUTR-tool aan de kernbehoeften voldoen:

• Oorsprongsgegevens verzamelen: Mogelijkheid om land van oogst, soort en ondersteunende legaliteitsdocumenten vast te leggen.
• Leveranciersbetrokkenheid: Eenvoudige manieren om documenten op te vragen, herinneringen te sturen en reacties bij te houden.
• Risicobeoordelingslogica: Duidelijke, herhaalbare scores die in lijn zijn met EUTR-verwachtingen.
• Opslag van juridische documenten: Gecentraliseerde, versie-gecontroleerde opslagplaats voor certificaten en bewijsstukken.
• Ondersteuning voor invoer van meerdere leveranciers: Mogelijkheid om complexe ketens met handelaren, verwerkers of aggregators te beheren.
• Audit export / trace logs: Bewijspaden die laten zien wat is gecontroleerd, wanneer en door wie.

Welke functies maken een tool audit-klaar?

EUTR-audits richten zich op de vraag of een exploitant volledige, consistente en verifieerbare due diligence kan aantonen. Een audit-klare tool moet dit proces eenvoudig te volgen maken en in lijn zijn met de EU-verwachtingen.

Gecentraliseerde documentatie

Een enkele locatie voor legaliteitsbewijzen, certificaten, leveranciersverklaringen en risicobeoordelingen, met duidelijke geschiedenissen. Dit sluit aan bij de EU-eis voor gestructureerde, toegankelijke due-diligence records zoals beschreven in de officiële richtlijnen.

Realtime traceerbaarheid

Up-to-date links tussen producten, leveranciers, soorten en oogstoorsprongen, waardoor auditors gemakkelijk hout naar de bron kunnen traceren. Dit weerspiegelt de beste praktijken zoals benadrukt in de EUTR/FLEGT traceerbaarheidsrichtlijnen.

Toegangsrechten voor compliance reviewers

Rolgebaseerde toegangscontroles zodat interne teams, externe auditors of monitoringorganisaties bewijs kunnen beoordelen zonder niet-gerelateerde of gevoelige gegevens bloot te stellen.

Risicovlaggen en versiebeheer

Automatische waarschuwingen wanneer documenten ontbreken, verlopen of inconsistent zijn, plus zichtbare versiegeschiedenissen die laten zien wie wat en wanneer heeft veranderd—cruciaal voor het aantonen van een verdedigbaar due-diligence proces tijdens inspecties.

Hoe software helpt bij het stroomlijnen van EUTR-compliance

EUTR-compliance is in wezen een documentatie- en verificatieworkflow. Goede software vermindert de handmatige inspanning achter deze taken en zorgt ervoor dat er niets door de mazen van het net glipt.

Wat goede tooling kan automatiseren

• Documentverzoeken: Vraagt automatisch leveranciers om legaliteitsdocumenten en stuurt herinneringen.
• Tracking & volledigheidscontroles: Markeert ontbrekend bewijs, verouderde certificaten of onvolledige risicobeoordelingen.
• Versiebeheer: Houdt een record bij van wijzigingen in documenten en beoordelingen in de loop van de tijd.
• Audithistorie: Behoudt een duidelijk spoor van wat is gecontroleerd, wanneer en door wie.
• Leveranciersgegevensorganisatie: Linkt leveranciers, soorten en oogstoorsprongen op een gestructureerde manier.
  

Deze automatiseringen verwijderen repetitief administratief werk en helpen teams om consistente due diligence te behouden over meerdere productlijnen en inkoopregio's.

Waar EUTR overlapt met bredere kaders

EUTR bevindt zich vaak naast andere compliance-verplichtingen, vooral voor bedrijven die meerdere grondstoffen inkopen of rapporteren onder opkomende ESG-kaders. Veel teams beheren nu EUTR naast:

• EUDR (geolocatie en ontbossingsvrije vereisten)
• CSRD (transparantie van de toeleveringsketen, risicoblootstellingen)
• Vrijwillige regelingen zoals FSC/PEFC
• Leveranciers-ESG-beoordelingen en bredere duurzaamheidsrapportage
  

Wanneer deze vereisten overlappen, wordt het snel inefficiënt om aparte systemen te onderhouden.

Waar Coolset past

Coolset staat iets apart van traditionele hout-only systemen. Terwijl die tools gespecialiseerd zijn in houtlegaliteit en traceerbaarheid, biedt Coolset een bredere compliance-stack die EUTR-due diligence kan ondersteunen naast EUDR-voorbereiding en bredere ESG/toeleveringsketenvereisten. 

Dit maakt het een praktische optie voor middelgrote bedrijven die een enkele workflow willen voor meerdere compliance-behoeften in plaats van aparte tools voor elke regelgeving te beheren.

Veelgestelde vragen

Wat voor soort software heb ik nodig voor EUTR-compliance?

Je hebt een tool nodig die leveranciersdocumenten kan verzamelen, legaliteitsrisico's kan beoordelen, bewijs op een gestructureerde manier kan opslaan en een auditspoor kan genereren. Alles zonder deze kernfuncties voldoet niet aan de due-diligence verwachtingen van EUTR.

Wat is het verschil tussen een due diligence-systeem en een compliance-tool?

Een due diligence-systeem is het proces: documenten verzamelen, risico's beoordelen en beslissingen vastleggen.

Een compliance-tool is de software die dit proces ondersteunt door het gestructureerd, consistent en controleerbaar te maken. Goede tools operationaliseren due diligence in plaats van het te vervangen.

Kunnen EUDR-tools worden gebruikt voor EUTR-hout?

Soms, vooral als ze documentbeheer, leveranciersbetrokkenheid en risicobeoordeling bevatten. Maar EUDR-tools die zich alleen richten op geolocatie of ontbossingsvrije controles dekken mogelijk niet de specifieke legaliteitsdocumentatie die vereist is onder EUTR. Dekking varieert per tool. 

Lees meer over de verschillen en overeenkomsten tussen de EUDR en EUTR hier.

Wat gebeurt er als mijn tool geen multi-tier leveranciers dekt?

Je loopt risico op hiaten in traceerbaarheid. EUTR vereist dat exploitanten het volledige toeleveringspad begrijpen, niet alleen de laatste handelaar. Als de tool alleen directe leveranciers behandelt, mis je mogelijk cruciaal legaliteitsbewijs van upstream-acteurs.

Is handmatige compliance voldoende voor kleine houthandelaren?

Het kan als de volumes laag zijn, toeleveringsketens eenvoudig zijn en documentatie gemakkelijk te verkrijgen is. Maar zodra leveranciers, soorten of oogstlanden zich vermenigvuldigen, breken handmatige workflows meestal af en worden ze risicovoller tijdens audits.

‍