De Europese Commissie heeft voorgesteld om de EUDR-handhavingsdatum uit te stellen, maar dat betekent niet dat de regelgeving minder urgent is. De kernverplichtingen blijven hetzelfde en bedrijven die betrokken zijn bij de import of handel in gedekte grondstoffen moeten nog steeds volledige traceerbaarheid en compliance aantonen.

Verschillende grote spelers in de branche, waaronder Ferrero en Mars, vertegenwoordigd via hun brancheverenigingen, hebben al kritiek geuit op het idee van uitstel. In een verklaring, geciteerd door Cocoaradar.com, waarschuwden ze dat uitstel van de EUDR "de bossen van de wereld in gevaar brengt en het vertrouwen in de milieutoezeggingen van Europa verzwakt."

In plaats van een pauze, moet dit voorgestelde uitstel worden gezien als een korte kans om slimmer te worden over EUDR-voorbereiding in 2025. Het is een kans om due diligence-processen te testen, leveranciersgegevens te versterken en de valkuilen van last-minute compliance te vermijden. 

Dit artikel schetst vijf praktische acties die compliance-teams nu kunnen ondernemen om voorop te blijven, middelen effectief te richten en klaar te zijn wanneer de handhaving begint.

{{custom-cta}}

Als de deadline verschuift, is EUDR-voorbereiding dan nog steeds belangrijk?

Ja. Een latere handhavingsdatum verandert de tijdlijn, maar niet de regelgeving zelf. De kernvereisten: volledige traceerbaarheid, ontbossingsvrije inkoop en due diligence-verklaringen, blijven van kracht. Of de compliance nu in 2025 of later begint, bedrijven zullen uiteindelijk aan dezelfde standaard moeten voldoen.

Het risico ligt in wachten. Vroege actievelingen die al leveranciers betrekken, geolocatiedata verzamelen en compliance-systemen testen, zullen beter gepositioneerd zijn om zich aan te passen aan updates in de regelgeving. Ze minimaliseren ook de kans op knelpunten wanneer de handhaving begint, waardoor last-minute haast, auditfalen en mogelijke verstoringen van de handel worden vermeden.

Zie het uitstel als extra tijd om te verfijnen, niet als een excuus om te pauzeren. Bedrijven die nu momentum behouden, zullen niet alleen sneller aan compliance voldoen, maar ook operationele veerkracht en soepelere leveranciersrelaties verkrijgen.

Moeten we de voorbereiding pauzeren of doorgaan?

Uitstel betekent geen vrijstelling. De EUDR zal nog steeds van kracht worden en wachten maakt compliance alleen maar moeilijker.

Bedrijven die nu pauzeren, lopen het risico op:

• Leveranciersknelpunten wanneer iedereen tegelijk gegevens begint op te vragen.
• Overhaaste due diligence-verklaringen die de kans op fouten vergroten.
• Onvolledige gegevens die niet bestand zijn tegen audits.
  

Doorgaan met de voorbereiding, zelfs onder een uitgestelde deadline, geeft je opties. Je kunt hefboomwerking met leveranciers opbouwen, blinde vlekken vroegtijdig identificeren en beslissen hoe je je investeringen tempo geeft. Degenen die deze tijd proactief gebruiken, zullen een soepelere, kostenefficiëntere weg naar compliance hebben dan degenen die later haasten.

Welke compliance-taken moeten we nu prioriteren?

Niet elke taak hoeft direct te worden afgerond, maar sommige kosten meer tijd en zijn cruciaal om later problemen te voorkomen. Bedrijven moeten zich eerst richten op de gebieden met de langste doorlooptijden en de grootste impact:

Leveranciersbetrokkenheid en geolocatieverzameling

Nauwkeurige perceelniveaugegevens van leveranciers verkrijgen vergt doorzettingsvermogen. Vroegtijdige benadering helpt vertragingen te voorkomen en bouwt de relaties op die nodig zijn voor een soepele gegevensuitwisseling.

Juridische documentatie, risicoanalyses en mitigatie

Verzamel nu landgebruiksvergunningen, arbeidsrechtendocumentatie en andere juridische stukken. Deze kunnen tijdrovend zijn om te verkrijgen, vooral in meerdere rechtsgebieden. 

Begin tegelijkertijd met het in kaart brengen van risico's en het definiëren van mitigatiestappen voor leveranciers of regio's met een hoger risico. Dit fundament maakt je due diligence-proces later beter verdedigbaar.

Interne rolverdeling

Maak duidelijk of je bedrijf optreedt als een operator, handelaar of beide. Dit beïnvloedt je rapportageverplichtingen en zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn toegewezen.

Initiële DDS-formattering en proefruns

Test je due diligence-verklaringen voordat ze vereist zijn. Het uitvoeren van proefinzendingen benadrukt gegevenslacunes en bereidt teams voor op echte handhaving.

Focus nu op deze "lange termijn" taken om het risico op haast later te verminderen en een basis te creëren waarop je kunt voortbouwen zodra de tijdlijnen zijn bevestigd.

Hoe kunnen we de vertraging gebruiken om leveranciersdata en risicologboeken te verfijnen?

Een uitgestelde deadline geeft je waardevolle tijd om de kwaliteit en betrouwbaarheid van je leveranciersdata te verbeteren - werk dat niet gehaast kan worden zodra de handhaving begint. Gebruik deze periode om je data te standaardiseren, verifiëren en te versies zodat het later aan een kritische blik kan voldoen.

1. Verifieer en standaardiseer perceelniveaugegevens

Controleer alle leverancierscoördinaten om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig, compleet en consistent geformatteerd zijn. Verschillen zijn een van de meest voorkomende oorzaken van vertragingen bij due diligence-inzendingen. Onze EUDR-landenbenchmarkgids kan je helpen om regio's met een hoger risico te identificeren en de verificatie dienovereenkomstig te prioriteren.

2. Beoordeel leveranciersvolwassenheid

Voer korte leveranciersvolwassenheidsbeoordelingen uit om te bepalen hoe goed je partners de EUDR-vereisten begrijpen en naleven. Dit helpt leveranciers te signaleren die extra ondersteuning nodig hebben, waardoor verrassingen worden verminderd wanneer compliance verplicht wordt.

3. Houd risicologboeken geversioneerd en traceerbaar

Werk je risicoscores regelmatig bij en houd duidelijke versiecontrole bij. Elke documentupload of aanpassing moet een zichtbaar spoor achterlaten. Dat auditspoor zal later van onschatbare waarde zijn bij het voorbereiden van je EUDR due diligence-verklaring voor TRACES-inzending.

Voor officiële richtlijnen en achtergrondinformatie, zie het ontbossingsregulatieportaal van de Europese Commissie.

Hoe kunnen we middelenverspilling tijdens onzekerheid vermijden?

Een verschuivende tijdlijn betekent niet dat de voortgang moet stoppen. Het vraagt alleen om slimmere prioritering. De beste aanpak is om je EUDR-voorbereiding op te splitsen in "no-regret" acties en tijdlijngevoelige taken.

1. Focus op no-regret acties

Sommige stappen lonen ongeacht wanneer de handhaving begint. Leveranciersdataverzameling, interne training en risicokaartlegging versterken allemaal je compliancepositie. Zie onze EUDR-compliancegids voor belangrijke acties om nu te ondernemen.

2. Gebruik modulaire voorbereiding

Voer due diligence uit op je leveranciers- en oorsprongsgegevens op bron- in plaats van orderniveau. Deze aanpak maakt de gegevens herbruikbaar voor toekomstige transacties en helpt je een consistente, schaalbare basis op te bouwen. Het is ook een waardevolle manier om leveranciersprestaties te beoordelen en te identificeren waar extra ondersteuning of verificatie nodig kan zijn.

3. Prioriteer herbruikbare documentatie

Sla statische pdf's over die snel verouderen. Houd geversioneerde, herbruikbare records met duidelijke wijzigingsgeschiedenissen bij. Ze dienen zowel EUDR als bredere ESG-rapportagebehoeften.

Volg de pagina van de Europese Commissie over ontbossingsvrije producten voor updates over de implementatie.

Hoe ziet "stress-testen van compliance" er in de praktijk uit?

Een voorgestelde vertraging is het perfecte moment om te testen hoe je due diligence-systeem presteert onder echte omstandigheden. Het uitvoeren van gecontroleerde "stresstests" onthult gegevenslacunes, proceszwaktes en leveranciersproblemen voordat de handhaving begint.

1. Simuleer een echte DDS-inzending

Voer testinzendingen uit met behulp van werkelijke leveranciersgegevens om te zien hoe je systeem presteert onder echte omstandigheden. Je kunt DDS-inzendingen simuleren met behulp van de testversie van TRACES die beschikbaar is via de acceptatieomgeving van de Europese Commissie. Dit helpt te bevestigen of je due diligence-verklaringen correct zijn geformatteerd en in lijn zijn met de TRACES-vereisten.

Om het praktisch te maken, neem een paar willekeurige orders en doorloop het volledige proces:

• Heb je volledige leveranciersinformatie en volwassenheidsdata?
• Kun je de order terug traceren naar de oorsprong?
• Is de vereiste documentatie voor legale en ontbossingsvrije sourcing aanwezig?
• Voldoet de risicoanalyse aan de EUDR-norm?
• Als er risico's worden gesignaleerd, heb je dan gedefinieerde mitigatiestappen?

2. Voer proefaudits of collegiale beoordelingen uit

Nodig collega's of externe partners uit om je proces te beoordelen alsof ze auditors zijn. Focus op veelvoorkomende zwakke plekken zoals ontbrekende coördinaten, onduidelijke leveranciersrelaties of rolmisclassificatie tussen operators en handelaren.

3. Test op systeemgereedheid

Zorg ervoor dat je complianceplatform de echte handhaving weerspiegelt. Tools zoals Coolset’s EUDR-oplossing kunnen problemen zoals gegevenslacunes of niet-standaard formaten signaleren voordat ze worden ingediend. Voor best practices, zie onze EUDR-risicobeoordelingsgids.

Veelgestelde vragen

Laten we eens kijken naar enkele veelgestelde vragen over hoe te handelen gezien de voorgestelde nieuwe tijdlijn.

Moeten we de EUDR-voorbereiding pauzeren als de deadline wordt uitgesteld?

Nee. Een vertraging verandert de timing, niet de vereisten. De kernverplichtingen: traceerbaarheid, ontbossingsvrije sourcing en due diligence-verklaringen blijven hetzelfde. Voortzetting van de voorbereiding nu helpt om leveranciersknelpunten, gehaaste inzendingen en compliance-lacunes later te voorkomen.

Wat zijn de hoogste prioriteitstaken bij een uitgestelde tijdlijn?

Focus op langlopende acties zoals leveranciersbetrokkenheid, geolocatiedataverzameling, juridische documentatie en risicoanalyses. Deze kosten de meeste tijd en zijn fundamenteel voor compliance. Vroege vooruitgang hier geeft je flexibiliteit zodra de nieuwe handhavingsdatum is bevestigd.

Hoe kunnen we leveranciersdata auditklaar maken?

Standaardiseer en verifieer alle perceelniveaucoördinaten, werk risicologboeken bij met duidelijke versiegeschiedenissen en houd traceerbare documentatie bij voor elke leverancier. Tools zoals volwassenheidsbeoordelingen of risicoscorekaders maken het gemakkelijker om zwakke plekken te identificeren voordat audits plaatsvinden.

Wat betekent "modulaire compliance" eigenlijk?

Het is een flexibele aanpak die onmiddellijke, laagrisicoacties scheidt van die welke afhankelijk zijn van definitieve richtlijnen. Je kunt bijvoorbeeld nu leveranciersdata verzamelen en structureren, maar wachten met het uploaden ervan in je compliance-software totdat TRACES-formaten zijn bevestigd. Modulaire voorbereiding voorkomt herwerk terwijl de voortgang op schema blijft.

Hoe kan ik TRACES-klaar due diligence simuleren?

Voer proefinzendingen van due diligence-verklaringen uit met behulp van echte leveranciersgegevens. Je kunt de TRACES-testomgeving gebruiken om DDS-inzendingen te simuleren en je gegevensgereedheid te verifiëren. Controleer op onvolledige coördinaten, rolmisclassificaties en ontbrekende documenten. 

Platforms zoals Coolset’s EUDR-oplossing kunnen ook helpen om TRACES-vereisten te spiegelen en formatteringsproblemen te signaleren voordat de handhaving begint.