Hos Coolset verdsetter vi personvernet ditt og er forpliktet til å beskytte din personlige informasjon. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn, bruker, og beskytter dataen din når du samhandler med tjenestene våre. Ved å få tilgang til eller bruke tjenestene våre, godtar du praksisen beskrevet i denne policyen.

Sist forandret: 4 august 2023

1. Informasjon vi samler inn

1.1. Kontoinformasjon
Når du registrerer deg for tjenestene våre, kan vi samle inn personlig informasjon som navn, e-postadresse, stillingstittel og firmainformasjon for å opprette og administrere kontoen din.

1.2. Finansielle regnskapsdata
Som et B2B SaaS-selskap behandler vi økonomiske regnskapsdata levert av deg eller din organisasjon. Denne dataen kan omfatte finansielle transaksjoner, fakturaer, kvitteringer og relatert informasjon.

1.3. Bruksinformasjon
Vi kan samle inn informasjon om hvordan du samhandler med tjenestene våre, for eksempel IP-adresse, nettlesertype, enhetsinformasjon, besøkte sider og handlinger utført på plattformen vår.

1.4. Informasjonskapsler og lignende teknologier
Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier for å forbedre brukeropplevelsen din og samle inn viss informasjon om interaksjonene dine med nettstedet og tjenestene våre. Vi bruker både funksjonelle informasjonskapsler og analytiske informasjonskapsler.

Funksjonelle informasjonskapsler
Vi har en funksjonell informasjonskapsel som har en levetid på en uke og husker om besøkende på nettstedet har akseptert våre vilkår for bruk eller ikke.

Analytiske informasjonskapsler
Nettstedet vårt bruker Google Analytics som gjør det mulig for oss å forbedre vår nettsideopplevelse og måle effektiviteten til visse deler av den. Vi har tre hovedinformasjonskapsler som brukes til å skille mellom besøkende på nettstedet og hvordan de samhandler med nettstedet vårt. Levetiden til disse informasjonskapslene varierer mellom 1 dag og 2 år.

2. Hvordan vi bruker informasjonen din

2.1. Analyse av karbonavtrykk
Som en dekarboniseringsplattform er vårt primære formål med å samle inn og behandle informasjonen din å gjennomføre nøyaktige forbruksbaserte og aktivitetsbaserte analyser for å forstå bedriftens karbonavtrykk. Vi bruker dataen du eller organisasjonen din gir, for eksempel finansielle transaksjoner, operasjonelle aktiviteter og ressursbruk, til å beregne og vurdere karbonutslippene knyttet til forretningsdriften din.

2.2. Innsikt i utslippsreduksjon
Karbonfotavtrykksanalysen lar oss generere verdifull innsikt og anbefalinger som tar sikte på å hjelpe organisasjonen din med å redusere karbonutslippene. Denne innsikten kan omfatte å identifisere områder med ineffektivitet, foreslå bærekraftig praksis og måle effekten av utslippsreduksjonsinitiativer.

2.3. Levering av tjenester
Vi bruker informasjonen du oppgir til å levere våre karbonregnskapstjenester, inkludert nøyaktig beregning og rapportering av karbonavtrykksdataen din.

2.4. Kommunikasjon
Vi kan bruke kontaktinformasjonen din til å kommunisere viktige oppdateringer, fremdriftsrapporter om karbonreduksjonsarbeidet ditt, og nyheter relatert til plattformen og tjenestene våre.

2.5. Forbedring av tjenester
Vi analyserer aggregerte og anonymiserte bruksdata for å forbedre plattformens funksjonalitet, forbedre karbonregnskapstjenestene våre og optimalisere brukeropplevelsen for våre kunder.

2.6. Juridisk etterlevelse
Vi kan behandle dataen din for å overholde juridiske forpliktelser, bransjestandarder og svare på lovlige forespørsler fra offentlige myndigheter knyttet til karbonregnskap og miljørapportering.

3. Oppbevaring av data
‍
Vi oppbevarer dataen din i en periode på 24 måneder etter at kontrakten din med oss er avsluttet. Denne oppbevaringsperioden tillater oss å overholde juridiske forpliktelser, håndtere tvister og gi historiske data for å hjelpe deg om nødvendig.

4. Datasikkerhet

4.1. Kryptering og datalagring
Vi forstår følsomheten til dataen vi håndterer, spesielt når det gjelder analyse av karbonavtrykk. All kundedata, inkludert finansiell og utslippsrelatert informasjon, krypteres under lagring og under overføring. Vi bruker industristandariserte krypteringsmetoder for å beskytte informasjonen din under lagring og overføring.

4.2. Tilgangskontroller
Tilgang til kundedata er begrenset til autorisert personell som trenger det for å tilby våre karbonregnskapstjenester. Våre tilgangskontroller er utformet for å forhindre uautorisert tilgang, endring eller avsløring av dataen din.

4.3. Sikre servere
Dataen din lagres på servere lokalisert i EU som er vert av anerkjente skytjenesteleverandører, og overholder strenge sikkerhetsstandarder og sertifiseringer. Disse serverne er beskyttet av robuste sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert fysisk tilgang.

4.4. Dataminimering
Vi samler bare inn og beholder dataen som er nødvendige for å utføre karbonfotavtrykksanalyse og tilby våre tjenester. Vi lagrer ikke personopplysninger utover den nødvendige oppbevaringsperioden, som beskrevet i retningslinjene for datalagring.

4.5. Opplæring av ansatte
Våre ansatte gjennomgår regelmessig opplæring i databeskyttelse og sikkerhetsbevissthet. De er utdannet om viktigheten av personvern og konfidensialitet, og understreker deres ansvar for å håndtere kundedata med forsiktighet.

4.6. Tredjepartsleverandører
I tilfeller der vi engasjerer tredjepartsleverandører for å støtte tjenestene våre, gjennomfører vi en grundig prosesskontroll for å sikre at deres praksis på sikkerhet stemmer overens med våre høye standarder. Disse leverandørene er bundet av kontraktsmessige forpliktelser til å beskytte kundedata og bruke dem utelukkende til formålene som er beskrevet i vår personvernpolicy.

4.7. Hendelsesrespons
Vi har implementert en omfattende hendelsesresponsplan for å håndtere eventuelle sikkerhetsbrudd eller datahendelser raskt. I det uheldige tilfellet av et datainnbrudd, vil vi varsle berørte kunder og relevante myndigheter i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

4.8. Datadeling og anonymisering
Vi prioriterer dataanonymisering i vår karbonfotavtrykksanalyse når det er mulig. Aggregerte og anonymiserte data brukes til forskning og bransjens benchmarking-formål uten å avsløre individuell bedriftsspesifikk informasjon.

4.9. Brukeransvar
Som bruker av vår dekarboniseringsplattform er du ansvarlig for å opprettholde sikkerheten til kontoopplysningene dine. Forsikre deg om at du holder påloggingsinformasjonen din konfidensiell og avstår fra å dele den med uautoriserte personer. Selv om vi tar alle rimelige tiltak for å beskytte dataene dine, kan ingen dataoverføring eller lagringsmetode garanteres å være 100% sikker. Hvis du har noen bekymringer eller spørsmål om sikkerheten til dataen din, vennligst kontakt oss på security@coolset.com.

5. Deling av informasjon
‍
5.1. Tredjeparts tjenesteleverandører
Vi kan dele informasjonen din med pålitelige tredjeparts tjenesteleverandører som hjelper oss med å levere tjenestene våre og vedlikeholde infrastrukturen vår.

5.2. Juridisk overholdelse
Vi kan dele dataen din for å overholde juridiske forpliktelser eller som svar på lovlige forespørsler fra offentlige myndigheter.

5.3. Bedriftsoverføringer
I tilfelle fusjon, oppkjøp eller salg av våre eiendeler, kan informasjonen din overføres til den overtakende enheten.

6. Dine rettigheter

Du har rett til å få tilgang til, rette opp og slette dine personlige opplysninger. Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene eller har spørsmål angående dataene dine, vennligst kontakt oss på info@coolset.com.

7. Oppdateringer til personvernreglene
‍
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i vår praksis eller juridiske krav. Vi oppfordrer deg til å gjennomgå retningslinjene med jevne mellomrom for eventuelle oppdateringer.

8. Kontakt oss
‍
Hvis du har spørsmål, bekymringer eller tilbakemeldinger angående denne personvernerklæringen eller vår datapraksis, vennligst kontakt oss på info@coolset.com.